Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: JEFE DE OFICINA-14 -OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
Fecha: 2013-08-30
Código acción: 650
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Planificación
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Prestación de servicios institucionales a nivel interno y externo sin control sobre el monto de las ofertas, los costos asociados y los resultados financieros y de calidad obtenidos.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
Inexistencia de líneas metodológicas unificadas para la formulación de ofertas comerciales a nivel interno y externo.
Método inexistente
Servicios universitarios no documentados en cuanto a las especificidades de las ofertas.
Planeación inadecuada
Inexistencia de procedimientos unificados para planificar los servicios universitarios, sus costos, presupuestos, resultados financieros y por lo tanto, montos de las ofertas.
Método inexistente
Ofertas comerciales presentadas por diferentes dependencias, no validades ni revisadas por una sola instancia como planeación o mercadeo.
Falta de cooperación, coordinación o articulación
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Analizar el portafolio de servicios ofrecidos por la Universidad y determinar cuáles pueden convertirse en unidades de negocio y cuáles son las características de la oferta de los demás servicios
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA
2014-03-03
2014-06-30
Diseñar una metodología para la presentación de ofertas comerciales por parte de la universidad que sea revisada y validada por instancias administrativas, tanto para unidades de negocio, como para todos los servicios institucionales.
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA
2014-03-03
2014-06-30
Elaboración de procedimiento para diseñar y presupuestar propuestas comerciales y elaborar análisis financieros de manera que se tenga control tarifario y determinación de viabilidad técnica, operativa y financiera. También debe incluirse la verificación de la calidad del servicio prestado de acuerdo a los parámetros establecidos e incluir la metodología en el proceso de MM.
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ
2014-03-03
2014-08-01
Fecha de Seguimiento: 2014-02-03
Fecha de Cierre: 2014-08-01
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia es realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
Las acciones propuestas están en plena implementación y deben reajustarse a las directrices de la nueva administración.
Fecha de seguimiento: 2014-11-19
Observaciones del Seguimiento:
Las acciones establecidas en la ACPM no han podido ser ejecutadas, dado su alcance, el cual desborda las capacidades de la oficina de planeación y la oficina de mercadeo. La oferta de servicios universitarias, depende de las capacidades institucionales manejadas desde los departamentos, por lo que la consolidación del portafolio, la metodología de prestación del servicio y el proceso de control tarifario debe estar liderado desde los departamentos. La Oficina de planeación y de mercadeo deben acompañar el proceso, por lo cual se generó una acción con este enfoque en el proceso de proyección, acción que será desarrollada de manera conjunta. Una vez se implementen las acciones allí establecidas, se podrá cerrar la ACPM
Fecha de seguimiento: 2017-02-07
Observaciones del Seguimiento:
La acción no se ha implementado en su totalidad, han sido acciones parciales y fragmentadas, debe incluirse en el plan de mejoramiento a través de una acción global y estructurada que realmente impacte en las causas identificadas. Se disminuye la calificación de impacto del riesgo, pues los controles aplicados desde la Oficina de Planeación en cuanto a elaboración de presupuestos y resoluciones de tarifas, obedece a análisis de mercado y se realiza un trabajo juicioso de costeo; con lo que se mitiga el efecto del riesgo evaluado. Sin embargo, al ser imposible ejecutar la acción a cabalidad, debe incluirse en el plan de mejoramiento de la vigencia.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento
Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG
