Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  JEFE DE OFICINA-14 -OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
Fecha:  2013-08-30
Código acción:  651
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Medición, Análisis y Mejora
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Toma de decisiones y generación de reportes internos y externos bajo información poco confiable y no controlada.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       PROFESIONAL ESPECIALIZADO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Informalidad en el manejo de la información institucional. Método inexistente
 
Poco control a las bases de datos. Dificultades en la gobernabilidad
Falta medición o control
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
El manejo de la información en cuanto a captura, procesamiento y reportes no se encuentra centralizada ni es controlada por una sola dependencia. Dificultades en la gobernabilidad
Método inexistente
Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
Apropiación de la información por parte de funcionarios. Falta de cooperación, coordinación o articulación
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Planificar la implementación del software Qlick View como estrategia institucional para centralizar el manejo de información y datos. Determinar necesidades, etapas, ingenieros de desarrollo, usuarios, etc., MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2013-08-01 2013-12-13
Identificar los datos e indicadores requeridos a nivel institucional para la medición de la gestión, reportar a entidades externas y la toma de decisiones a través del software Qlick View. Caracterizar origen de los datos, bases de datos existentes, quién la maneja y las responsabilidades asociadas al manejo y control de las mismas. Elaborar mapa de tal información. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2013-09-30 2014-03-31
Coordinar la implementación de la política de privacidad de datos e información de los usuarios, uniéndola a la estrategia integral de manejo de información. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2014-02-28 2014-07-31
Establecer las políticas de manejo y control de datos e información a través de la definición de responsabilidades alrededor de la captura, procesamiento, reporte, actualización de la información y la posterior presentación de la misma. Dirigir las actividades de desarrollo del aplicativo para la presentación de la información previamente identificada de conformidad con las necesidades de los usuarios en cuanto a periodicidad y tipo de información a presentar: Observatorio académico, indicadores PD, indicadores SIG, reportes a entidades externas, etc. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2014-01-17 2014-06-30
Fecha de Seguimiento:  2014-02-28
Fecha de Cierre:  2014-07-31
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia es realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
El software Click View fue adquirido por la universidad, se seleccionaron los ingenieros que se encargarán del mismo y se realizó la capacitación correspondiente. Se implementaron los indicadores que permiten soportar el sistema de prevención de la deserción, como cumplimiento de compromiso establecido con el Ministerio de Educación. Una vez se ha verificado la eficacia y efectividad del sistema, se extenderá su uso a los indicadores y datos seleccionados e identificados. Debe fortalecerse la identificación de información unificada y pertinente para procesarla y manejarla a través del sistema. El Jefe de la Oficina Asesora de PLaneación y Sistemas debe liderar la efectiva implementación de esta acción.
Fecha de seguimiento: 2014-11-19
Observaciones del Seguimiento:
Se han implementado las acciones relacionadas con la planificación de la información institucional que se manejará a través de indicadores, integrando reportes internos y externos y el respectivo modelamiento en el software QW.
Está pendiente formalizar la política de privacidad de datos e información a través de Resolución de Rectoría y procedimiento del SIG, en la que se establecen las políticas de manejo y control de datos e información. No se ha ejecutado por ciertas confusiones frente a los documentos que deben contener la política, pues ya se han elaborado los borradores pertinentes, lo que ha dificultado la implementación de la acción y la determinación de su eficacia y efectividad.
Observaciones de Cierre:
Se establece nueva fecha de seguimiento

Estado Acciones: Acciones evaluadas como no cumplidas
 



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