Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta:
Cargo: ASESOR-07 -OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
Fecha: 2013-09-03
Código acción: 659
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Control y Seguimiento
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución.
Análisis de Causas
Análisis realizado por: ASESOR-OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
Poca profundidad al aplicar los instrumentos para el control y seguimiento a los procesos por parte del equipo auditor
Falta de entrenamiento
Inadecuada selección del objeto de auditoria o actividad de control y seguimiento
Planeación inadecuada
El programa de auditorias se ve interrumpido por la necesidad de hacer auditorias para atender quejas y solicitudes particulares. Muchos objetos de auditoria urgentes aplazan los objetos importantes.
Dificultades en el clima organizacional
Limitaciones en acceso a la información. Se depende de un proveedor externo (mesa de ayuda) para obtener la información necesaria para el desarrollo de las auditorias
Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Elaborar y entregar a la Oficina de Planeación un listado de requerimientos de generación de consultas permanentes, para ser ubicadas en el en el perfil de control Interno del SIA o en la intranet, de lograrse su implementación en 2013 o 2014.
TATIANA OCHOA CARDENAS
2013-09-01
2014-09-01
Mantener implementados los controles existentes:
El programa anual de auditoria es puesto en consideracion y aprobación por parte del Rector y el Representante de la Dirección
Sin excepción, todos los informes de auditoria de gestión y de control interno generados por los auditores internos adscritos a la Oficina de Control Interno se revisan, aprueban y emiten por parte del Asesor titular del despacho. Para el caso de las auditorias de calidad, estas se regirán por los lineamientos establecidos en el procedimiento y programa de auditorias aplicable
Emisión y entrega de informes a los líderes de procesos y jefes directamente implicados. El informe no se queda solo archivado en la Oficina de Control Interno
Asiento permanente del Asesor de Control Interno de Gestión en el Equipo Directivo
TATIANA OCHOA CARDENAS
2013-09-01
2014-09-01
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-09-01
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
Los controles se mantienen implementados. La lista de requerimientos ya fue entregada a la Oficina de Planeación y está a su vez esta creada como un requerimiento en la mesa de ayuda
Fecha de seguimiento: 2016-02-24
Observaciones del Seguimiento:
Si bien los controles se mantienen implementados, la acción relacionada con la creación de consultas exclusivas para la Oficina de Control Interno no ha sido concluida por parte de la Oficina de Planeación. Puede resultar pertinente redefinir los requerimientos de las consultas, a fin de concretar las necesidades y articular esta necesidad al proyecto de inteligencia de negocios que actualmente desarrolla la Oficina de Planeación a través de la implantación de la herramienta Qlick View.
Se define una nueva fecha de cierre en espera que la acción pueda ser implementada por cualquiera de las dos estrategias.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Si bien la primera acción fue ejecutada y se convierte en una función permanente de la oficina, la segunda acción no se considera pertinente, dado que en el momento de la identificación y valoración del riesgo analizado, los procesos de generación de información en la Oficina de Planeación eran bastante lentos, lo que restaba oportunidad a las auditorías y el respectivo análisis de información. En la actualidad, 2017, la situación no se presenta, pues se ha incrementado la oportunidad en la generación de tal información.
Conveniencia
La primera acción planteada se ha instaurado, mas que como una acción puntual, como una función permanente de la Oficina de Control Interno, en el que la alta dirección mantiene al tanto del diseño y ejecución de las auditorías anuales, al igual que la exhaustiva revisión de los informes de auditoría por parte del líder de control y seguimiento.
Eficacia
Instaurar las revisiones de informes y la evaluación del programa de auditoría, han sido acciones eficaces para el control del riesgo.
Eficiencia
Las acciones mejoraron el tiempo de respuesta frente a la planificación de los programas de auditoría.
Efectividad
Ha sido posible favorecer el control del riesgo, de hecho la primera acción se convierte en control para la nueva versión del mapa de riesgos.
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