Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  JEFE DE OFICINA-10 -OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Fecha:  2013-09-19
Código acción:  678
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Bienestar LUCY AMPARO GIL ZULUAGA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Concentracion de información de determinadas actividades o procedimientos en una persona
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    CLAUDIA MARCELA NARANJO LONDOÑO   ASESOR-OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Falta agilidad en la entrega oportuna de información cuando es solicitada por algun organismo de control, institución o dependencia Falta de recursos técnicos o tecnológicos
Falta de entrenamiento
 
No se cuenta con sistemas de información para gestionar los servicios de bienestar Falta de recursos técnicos o tecnológicos
 
No exiten interfaces con los sistemas de información de la universidad que permitan agilizar la generación de información para realizar reportes. Falta de recursos técnicos o tecnológicos
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Desarrolar aplicativo para hacer seguimiento de todos los apoyos que se hacen desde bienestar a nivel psicosocial, socioeconomico, deportivo, cultural y lograr una trazabilidad con el sistema académico. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-08-30 2014-12-30
Fecha de Seguimiento:  2014-03-28
Fecha de Cierre:  2014-12-30
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
Está en desarrollo, con el apoyo de la Oficina de Planeación y Sistemas, un aplicativo que permitirá la administración de la información referida a los trámites para acceder a los diferentes apoyos socio-económicos, con lo que se permitirá la trazabilidad de la información con el SIA. En proceso de ajuste se tiene el acceso virtual a toda la información de las Zonas de Orientación Universitaria, entre las cuales se cuenta con el sistema tutorial, articulado al SIA; a través de las cuales se brinda apoyo a los estudiantes desde la asesoría psciologica individual y grupal, así como a los demás integrantes de la comunidad universitaria. Es necesario ampliar fecha de ejecución de la acción para continuar con el desarrollo del aplicativo hacia los programadas de deportes, cultura y cultura de la salud.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación El sistema de información cuenta con los tutoriales, manuales y procedimientos del SIG que permiten que sea apropiado y manejado por cualquier funcionario.
Conveniencia El sistema de información incorporó los parámetros normativos relacionados con apoyos socieconómicos.
Eficacia Se mejoró en el procesamiento, ya que se sistematizó la operación de solicitud, adjudicación y seguimiento.
Eficiencia El proceso fue sistematizado atendiendo las tareas correspondientes y los requerimientos de apoyo de bienestar a los estudiantes.
Efectividad El proceso se realiza virtualmente, eliminando filas, documentos, revisiones, listados y se mejoró la satisfacción de los estudiantes.
 



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