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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  JEFE DE OFICINA-10 -OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Fecha:  2013-09-19
Código acción:  679
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Bienestar LUCY AMPARO GIL ZULUAGA
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Desfinanciación de los programas de bienestar asociada a fallas de gestión y políticas
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    CLAUDIA MARCELA NARANJO LONDOÑO   ASESOR-OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Movimientos internos de presupuestos que modifican la planeación inicial de los mismos Falta medición o control
 
Multiples demandas de las instancias de la Universidad para hacer uso de su prespuesto con actividades que no están dentro del alcance de su misión Planeación inadecuada
 
No hacer uso del prespuesto priorizando lo que se encuentra regulado en lo acuerdos, reglamentaciones y políticas internas y externas en materia de bienestar en las universidades publicas Incumplimiento de un método o procedimiento
 
No contar con el presupuesto completo para cada programa al inicio de cada vigencia Falta de recursos económicos
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Presentación de prespuestos a la comisión de presupuesto con mínimo 3 escenarios: deseable, proyectado ajustando el vigente al incremento del IPC del siguiente año y un tercer escenario sosteniendo el mismo presupuesto vigente. TATIANA OCHOA CARDENAS 2014-07-15 2014-10-30
Antes de ser aprobado cualquier tipo de acto administrativo sobre un programa o proyecto de Bienestar, este tenga su CDP correspondiente FERNANDO DUQUE GARCÍA 2014-01-15 2014-12-30
Presentar en el primer trimestre del año al Vicerrector Administrativo y Oficina Financiera, las necesidades de adiciones presupuestales para evitar incumplimientos en la ejecución y contratación de servicios misionales de bienestar. TATIANA OCHOA CARDENAS 2014-01-15 2014-12-30
Fecha de Seguimiento:  2014-08-04
Fecha de Cierre:  2014-12-30
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
Los pagos de los incentivos, apoyos o similares se aprueban previa disponibilidad presupuestal, lo que es verificado por el ordenador del gasto - jefe de la oficina de bienestar universitario, previa a la firma y legalización del acto administrativo que inicia el proceso de pago o contratación. El proyecto de presupuesto fue presentado en el mes de agosto a la comisión de presupuesto, de acuerdo con el cronograma establecido por la Oficina de Planeación y Sistemas. El control a la ejecución presupuestal, permitió por parte del ordenador del gasto de la oficina de bienestar universitario, conocer con anticipación sus requerimientos de recursos, y de esa manera se logró presentar ante la Vicerrectoría Administrativa y la Oficina Financiera el requerido para atender los compromisos misionales de bienestar. Esto ha permitido no afectar el cumplimiento de dichos compromisos y suplir las necesidades.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Se garantiza la prestación de los servicios de bienestar y el incremento permanente de los mismos.
Conveniencia Los recursos asignados a bienestar, se apropian en el presupuesto institucional anual, el cual incorpora la base presupuestal definida en la normativa y diferentes fondos que permiten incrementar el presupuesto.
Eficacia Se logra año tras año incrementar la cobertura y calidad de los servicios.
Eficiencia Se optimizan los recursos de bienestar para los diferentes apoyos socioeconómicos.
Efectividad Se tienen importantes resultados en materia de permanencia, disminución de la deserción, mejora en el rendimiento académico a través de los apoyos brindados.
 



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