Extravío deliberado de los documentos para favorecimiento de terceros
Dificultades en la gobernabilidad
Ingreso a los archivos de personal ajeno a la dependencia
Falta medición o control
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Microfilmación y digitalización de los actos administrativos, hojas académicas y demás documentos que demanen alto grado de consulta. Publicación en la pagina web (normograma), y consulta en los archivos de gestión respectivamente.
Se ha venido trabajando en la microfilmación y digitalización de las historias académicas de los egresados, recopilando los expedientes de los programas y registro académico, para completar en lo posible la historia académica. Los digitalizados se ingresan a admiarchi para permitir la consulta a Registro académico para responder a las solicitudes de los usuarios y se microfilma para conservarla y prevenir la pérdida de la misma. Igualmente, con los actos administrativos.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Las acciones adelantadas, no eliminan totalmente las causas identificadas, pero si disminuyen los riegos de la pérdida de los documentos debido a que la fuente de información de consulta estará digital y para garantizar su conservación se utilizará el microfilm
Conveniencia
Si, las acciones fueron coherentes con la normativa y el plan de desarrollo institucional.
Eficacia
Las acciones se han implementado en el tiempo indicado, pero como son documentos que continuamente se producen deben actualizarse permanente. Entre ellos, las historias académicas y los actos administrativos; Acuerdos, Resoluciones, actas
Eficiencia
Se cumplió con las acciones en el tiempo indicado
Efectividad
Conservación de la memoria institucional, en caso de suceder algún fenómeno provocado por la naturaleza o por el hombre.
Documento Controlado
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