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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  ORLANDO LONDOÑO BETANCOURT
Cargo:  --
Fecha:  2013-12-13
Código acción:  691
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Recursos de Apoyo Academico ORLANDO LONDOÑO BETANCOURT
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Exceder el estándar de límite máximo tolerable para la pérdida de material bibliográfico en la biblioteca.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    JULIAN OROZCO OSPINA   JEFE DE OFICINA-VICERRECTORÍA ACADÉMICA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Pérdida de material bibliográfico. Falta medición o control
 
No conocer el estado actual del inventario de material bibliográfico Planeación inadecuada
Falta medición o control
 
Robo de material bibliográfico por parte de los usuarios. No Aplica
 
Mutilación de material bibliográfico No Aplica
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Realización de inventarios anualizados, comparando la información física contra los datos del sistema bibliográfico. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
Verificación constante de los sistema de control de activos (bandas magnéticas y sensor). CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
Verificación mensual con respecto a los deudores de recursos bibliográficos. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
Fecha de Seguimiento:  2014-06-30
Fecha de Cierre:  2014-12-19
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
ORLANDO LONDOÑO BETANCOURT
Observaciones del Seguimiento:
Con respecto a las acciones planteadas a la fecha: 1) No se ha podido realizar completamente el inventario propuesto, debido al cambio que se tuvo del sistema bibliográfico y luego la implementación de la nueva versión de dicho sistema. Se espera poder realizar un inventario real del acervo bibliográfico para el inicio del segundo semestre de 2015. 2) Se realizan verificaciones constantes en las bandas magnéticas así como en el sensor para control de activos. Igualmente se hace seguimiento constante a la información sobre deudores del centro de bibliotecas con una periodicidad mensual. El sistema de bibliotecas automáticamente envía recordatorios.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Aunque es imposible lograr la eliminación total del riesgo, si se logró la minimización del mismo.
Conveniencia Las acciones son coherentes con la planificación específica del área de bibliotecas y la normativa asociada a la adquisición y conservación de material bibliográfico.
Eficacia Las acciones implementadas permitieron minimizar en alto grado la pérdida de volúmenes bibliográfico.
Eficiencia No se invirtieron recursos para ejecutar la acción porque son procedimientos que hacen parte de la operación de la biblioteca.
Efectividad Protección del acervo bibliográfico.
 



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