Incumplimiento a las tablas de retención documental.
Planeación inadecuada
Falta de recursos físicos (instalaciones)
Condiciones inadecuadas en el espacio fisico
Falta de recursos físicos (instalaciones)
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Redefinición de las tablas de retención documentos en conjunto con el grupo interno de Gestión Documental.
JULIAN OROZCO OSPINA
2014-01-16
2014-06-30
Depuración de hojas de vida físicas y transferencias al Archivo Central
JULIAN OROZCO OSPINA
2014-01-16
2014-06-30
Digitalización de hojas de vida.
JULIAN OROZCO OSPINA
2014-01-16
2015-06-30
Aumentar los niveles de seguridad (validaciones) y las condiciones para la disposición y salvaguarda de las copias de seguridad de la información académica.
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2014-01-16
2014-12-19
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2015-06-30
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
ORLANDO LONDOÑO BETANCOURT
Observaciones del Seguimiento:
1. En reunión conjunta con la Oficina de administración de documentos, se definió la nueva estructura de la TRD de la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
2. Se realizó un proceso de depuración de hojas de vida de graduados desde el año 1998 al 2009, realizando las respectivas transferencias al archivo central, así mismo, se realizó depuración de reportes extemporáneos de notas.
3. Se está diseñando un plan de trabajo para retomar el proyecto de digitalización de hojas de vida anteriores al año 2007; no obstante, la Oficina de Administración de Documentos, ha venido realizado proceso de actualización de acuerdo con la depuración de hojas en físico que fueron transferidas al archivo en el año 2011.
4. Se está fortaleciendo el mecanismo de seguridad en el SIA para la conservación y salvaguarda de la información académica. Se logró aclarar que dentro de la información de los graduados, si queda registrada la información de las notas.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
Se eliminaron las causas identificadas por medio de digitalización del archivo de graduados.
La realizó depuración del archivo de estudiantes graduados
Conveniencia
se re definieron las tablas de retención documentos en conjunto con el grupo interno de Gestión Documental.
Lo que permitió ser coherentes con la normativa
Eficacia
La revisión de las tablas de retención y la digitalización se puedo cumplir con el resultado esperado
Eficiencia
Se utilizaron los recursos disponibles para la digitalización y se optimizo el espacio físico del archivo
Efectividad
La mejora y optimización del espacio fisico con la depuración y digitalización de la información, permitieron replicar al proceso de matricula de estudiantes de primer semestre. Donde la entrega de documentos para la matricula se realiza de manera virtual y se elimina la entrega de documentos fisicos.
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