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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  --
Fecha:  2009-02-18
Código acción:  7
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Contratación
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
En el proceso de Contratación, no se evidencia registro de los requerimientos de las direntes facultades como entrada para la construcción del plan de compras de 2008. No se evidencia registros de los requerimientos de las siguientes compras relacionadas en el plan de compras del 2008: dotación sala de cirujía, adquisición de equipos y muebles de oficina, video proyector. No se eviencia el Visto Bueno del Rector en el plan de compras del 2008. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el artículo 9 del Estatuto de Contratación. El proceso no realiza publicación del registro de los contratos de bienes y servicios adquiridos por la entidad en un lugar visible de la Universidad como lo establece el artículo 35 del Estatuto de Contratación. Adicionalmente, en consideración al enfoque por procesos, la construcción del plan de compras se asocia directamente al proceso de Planificación y hace parte de un documento de entrada al proceso de Contratación, lo que no se hace evidente en la caracterización de los respectivos procesos.
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:    LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO   PROFESIONAL ESPECIALIZADO-SECRETARÍA GENERAL
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
La caracterizacion incurrio en un error al incluir el plan general de compras ya que la Secretaria General no es la responsable de su construccion Planeación inadecuada
Falta de entrenamiento
Método inexistente
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a Planeación el cambio en la caracterizacion del procedimiento de contratacion CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-03-23 2009-05-15
Fecha de Seguimiento:  2009-04-30
Fecha de Cierre:  2009-05-15
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Seguimiento realizado. Las acciones aún se encuentran en estado de implementación.
Observaciones de Cierre:
VErificado el proceso de Contrataciòn, se observa que el Plan de Compras hace parte de la Entrada al proceso y no como una salida del mismo. Asì mismo se verificò que el plan de compras es responsabilidad del proceso de Planificaciòn, corrigièndose lo pertinente planteado en la acciòn de mejora.

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
 



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