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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  
Cargo:  RECTOR UNIVERSIDAD-23 -RECTORÍA
Fecha:  2014-02-19
Código acción:  710
 

Descripción de la Situación

Nombre del Proceso Responsable
Información y Comunicación FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción preventiva
Administración del riesgo
Descripción de la Situación
Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional
 

Análisis de Causas

Análisis realizado por:       RECTOR UNIVERSIDAD-RECTORÍA
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
Flujos de información y comunicación poco claros, lentos e inoportunos Planeación inadecuada
 
No generar espacios abiertos para los medios de comunicación Planeación inadecuada
 
Gestión reactiva de la comunicación interna y externa Planeación inadecuada
 
Falta de planeación en el manejo de crisis informativa Planeación inadecuada
 
 

Acciones Propuestas

Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Elaborar la política de comunicaciones CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2014-01-01 2014-03-15
Aprobar la política de comunicaciones CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA 2014-03-20 2014-05-20
Elaborar documento tipo hoja de ruta para el manejo de crisis informativa CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2014-01-01 2014-02-15
Formalización del comité de comunicaciones CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA 2014-01-01 2014-03-15
Elaborar y ejecutar un plan estratégico de comunicaciones interno y externo por anualidad, con revisión trimestral CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2014-05-30 2014-06-30
Fecha de Seguimiento:  2014-06-30
Fecha de Cierre:  2014-06-30
 

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:
Observaciones del Seguimiento:
Esta acción no requiere seguimiento dada la proximidad entre la fecha de inicio y la fecha de cierre en la implementación de las acciones
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación El planteamiento del plan estratégico de comunicación como parte del PAI, la implementación del plan de crisis y el establecimiento inicial de las reuniones del comité de comunicación son coherentes para mitigar los riesgos asociados, dado que permiten planear mejor la comunicación en la institución.
Conveniencia Debido al cambio de administración se reformularon las acciones pertinentes y se enfocó el tema de comunicaciones como parte del Plan de Acción Institucional. Además se estableció una logística inicial para realizar el comité de comunicaciones, como prueba piloto, para afinar esta acción. Por otra parte, se aplicó un plan de comunicaciones para la elección de rector, en el cual se vieron mitigados todos los riesgos.
Eficacia Si bien no se realizaron las acciones de acuerdo a lo planificado, debido al cambio de administración, el punto más vital referido a la planeación de la comunicación permitirán un mejor flujo y enfoque de la comunicación institucional.
Eficiencia Este proceso se realizará de manera eficiente, puesto que la elaboración de la estrategia de comunicación institucional se hará simultáneamente con la construcción del Plan de Acción Institucional, lo cual permitirá integrar ambos procesos y así ahorrar tiempo, reuniones y otro tipo de recursos.
Efectividad Dado que el plan estratégico apenas está en construcción, estamos a la espera de ver los resultados tanto del proceso de planeación, como de su aplicación. Sin embargo, la ejecución del plan estratégico de la administración saliente, el cual se enfocó en un proceso transparente de elección de rector, fue exitoso y de hecho la asociación de universidades Ascun manifestó querer replicarlo como experiencia exitosa.
 



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