Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)
Nombre quien Reporta: FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ
Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-12 -RECTORÍA
Fecha: 2014-11-11
Código acción: 736
Descripción de la Situación
Nombre del Proceso
Responsable
Información y Comunicación
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ
Tipo Solicitud
Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes
Descripción de la Situación
Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de Información y Comunicación, las preguntas con más baja calificación fueron: Valore el impacto de la información institucional que se comunica en las redes sociales con una calificación de 2.67 y Valores su grado de satisfacción con la oportunidad y calidad del servicio que le prestaron en el Proceso de Información y Comunicación que igualmente obtuvo una calificación de 2,67.
Falta de espacios e informes visibles de la gestión de información sobre los temas principales de difusión de los que se encarga la Oficina de Prensa.
Planeación inadecuada
Percepción que tiene la comunidad académica frente al enfoque de la comunicación institucional, debido a que esta gestión se concentra en la generación de noticias frente a las actuaciones y logros de los directivos dejando de lado la vida universitaria y la producción de contenidos de divulgación científica y académica.
Planeación inadecuada
El enfoque del proceso de información y comunicación en el SIG está circunscrito a comunicación pública y comunicación informativa, en general, sin un componente específico de divulgación científica.
Planeación inadecuada
Poca visibilidad de las acciones que apunten al cubrimiento y generación de contenidos de carácter académico en los planes de comunicación que se construyen de acuerdo a objetivos de Direccionamiento.
Planeación inadecuada
Acciones Propuestas
Acción
Responsable(s) de implementar
Fecha Inicio
Fecha Fin
Redefinir estructura organizacional y funcional de la Oficina de Prensa, definiendo su ubicación en el organigrama institucional.
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, YORLADY MEDINA GÓMEZ
2014-11-11
2015-10-30
A partir de lo establecido en la estructura, definir desde el punto de vista del modelo operacional si se conservará el proceso de información y comunicación y el enfoque del mismo o se establecerá como actividad dentro de un proceso existente.
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, YORLADY MEDINA GÓMEZ
2014-11-11
2015-10-30
Definir claramente las funciones y responsabilidades de la Oficina de Información y Comunicación, delimitado a la información de tipo académico y la difusión de la producción intelectual de la institución.
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, YORLADY MEDINA GÓMEZ
2014-11-11
2015-10-30
Fecha de Seguimiento: 2015-05-29
Fecha de Cierre: 2015-10-30
Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ
PROFESOR TITULAR -. -DEPARTAMENTO DE DISEÑO VISUAL
Observaciones del Seguimiento:
El informe de gestión de la Oficina de Prensa y Comunicaciones se presentó ante el rector y actualmente se están considerando posibilidades de nuevos indicadores y otros modelos de funcionamiento, a partir de propuestas desde la Jefatura de Prensa y desde la Oficina de Planeación. El tema continúa en análisis y se definió realizar con el líder del proceso (rector) unos comités de comunicación semanales, con el fin de ir haciendo los ajustes pertinentes.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS
Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación
No fue necesaria una reforma estructural, con la clara definición de roles, funciones y responsabilidades alrededor del Sistema Integrado de Gestión, a nivel de objetivos de proceso y actividades del proceso se resolvió la situación.
Conveniencia
La acción fue ejecutada en la medida que se dejan claras las funciones y responsabilidades alrededor del proceso de información y comunicación.
Eficacia
Se logró articulación del proceso de información y comunicación con todos los demás procesos misionales y de apoyo.
Eficiencia
No se requirió recursos adicionales.
Efectividad
Los resultados de satisfacción del proceso se han incrementado de manera significativa, demostrando la efectividad de la acción tomada.
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