Sistema Integrado de Gestión

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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

Nombre quien Reporta:
Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-15 -SECRETARÍA GENERAL
Fecha: 2014-11-19
Código acción: 755

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso		Responsable
Contratación
Tipo Solicitud		Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva	Amerita correción:	Resultado de la medición de indicadores
Descripción de la Situación
Realizando el análisis de los días promedio que se demora el trámite contractual desde la aprobación de la solicitud hasta la legalización del contrato, se encuentra que el foco de intervención es la contratación privada de menor cuantía porque no está cumpliendo con la meta en un 55% (Meta: 12 días, Promedio: 22 días), mientras que las demás modalidades están cumpliendo en un 100% la directa y en un 92% la privada de mayor cuantía (Contratación Pública no se registra).

Análisis de Causas

Análisis realizado por: PROFESIONAL ESPECIALIZADO-SECRETARÍA GENERAL

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Causas Priorizadas
Descripción:	Categorización de la causa
12 días como meta para la contratación privada de menor cuantía es una meta muy ajustada, pues el proceso con todas sus formalidades, se demora justo 12 días hábiles, pero el sistema para el análisis cuenta los días calendario.	Incumplimiento de un método o procedimiento
El rango establecido en el indicador, está definido desde la aprobación de la solicitud hasta la legalización del contrato, sin embargo, la legalización incluye trámites que no dependen de la Oficina de Contratación, sino directamente del solicitante y del contratista.	Método inexistente
El diagrama de causas recurrentes, muestra que casi la totalidad de las causas de demoras se enfocan en los diferentes trámites de legalización: Firmas, pólizas, seguridad social, envío de órdenes a contratistas, con lo que se obtienen 30 contratos afectados por esta situación, un 60% del total de causas analizadas.	Dificultades en la gobernabilidad Incumplimiento de un método o procedimiento Falta de cooperación, coordinación o articulación

Acciones Propuestas

Acción	Responsable(s) de implementar	Fecha Inicio	Fecha Fin
Eliminar o minimizar ciertos pasos dentro del proceso contractual, de manera que sea más ágil y se pueda desarrollar en los 12 días calendario establecidos en la meta. Esta simplificación de trámites deberá generar una nueva versión de los procedimientos de contratación.	JUAN SEBASTIAN GUTIERREZ HERNÁNDEZ, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ	2014-11-03	2015-12-18
Mejorar el procedimiento y manejo de la supervisión, pues aunque hasta el momento se ha manejado como pos-contractual, los supervisores son las personas que deben promover por la oportunidad en el inicio de la prestación del servicio contratado. El procedimiento mejorado en el SIG, deberá establecer claramente las responsabilidades alrededor de las actividades asociadas a la supervisión.	JUAN SEBASTIAN GUTIERREZ HERNÁNDEZ	2014-11-28	2015-12-18
Montar en la página principal de la universidad un módulo para que los supervisores ingrese la documentación relacionada con la ejecución del contrato y los informes de contratistas. El módulo puede ser desarrollado por la empresa contratista del SINCO o la Oficina de Sistemas de la universidad.	JUAN SEBASTIAN GUTIERREZ HERNÁNDEZ	2015-01-23	2015-12-18

Fecha de Seguimiento: 2014-07-01

Fecha de Cierre: 2015-12-18

Evaluación de la Eficacia

La evaluación de la eficacia fué realizada por:

Evaluador:

Cargo: --

Observaciones del Seguimiento:

Durante la revisión de las acciones planteadas, se determinó la necesidad de modificar el estatuto de contratación a la par de los procedimientos del SIG, con el fin de verificar cuales aspectos son los que generan trámites adicionales al proceso que no están contemplados en las normas y leyes relacionadas con la contratación estatal y que por el contrario dificultan la ejecución de los contratos e incrementan los tiempos de los mismos. Con respecto a la tercera acción planteada, se han identificado dificultades relacionadas con la viabilidad de la creación del módulo por lo que se continuará en evaluación durante el año.

Observaciones de Cierre:

CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas

Adecuación	La primera acción no eliminó las causas, por cuanto no fue posible implementarla. La segunda acción ha ayudado sustancialmente a disminuir los riesgos por las deficiencias en la supervisión, aunque no es suficiente. La tercera acción no fue adecuada por la imposibilidad de implementarla.
Conveniencia	En cuanto a la primera acción, no resultó siendo conveniente por cuanto la misma implicaba la modificación sustancial del Estatuto de Contratación, para lo cual el tiempo para su estructuración, aprobación y posterior publicidad no era el suficiente. En cuanto a la segunda acción, resultó conveniente, por cuanto al tratarse de un documento públicado en el SIG, es de fácil acceso para los funcionarios que ejercen la supervisión. En cuanto a la tercer acción no resultó conveniente, por cuanto la misma implicaba la inversión de recursos con los que no contaba la universidad, para el desarrollo del sistema SINCO.
Eficacia	La primera y tercera acción no fueron implementadas. La segunda acción se implementó en el tiempo presupuestado.
Eficiencia	Se obtuvo algunos resultados, pero no todos los que se esperaban, haciendo un buen uso de los recursos con los que se contaba, como los es el SIG.
Efectividad	Se logró que los supervisores conocieran sus funciones, atribuciones, prohibiciones y responsabilidades, por cuanto el SIG es de acceso público, por lo cual si es posible replicar las acciones en otro proceso

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