Sistema Integrado de Gestión
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Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora(ACPM)

 
Nombre quien Reporta:  MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
Cargo:  --
Fecha:  2009-02-24
Código acción:  81
 

Descripción de la Situación
Nombre del Proceso Responsable
Planificación MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
Tipo Solicitud Fuente de la Situación Detectada
Acción correctiva
Amerita correción:
Auditoría Interna
Descripción de la Situación
No se encontraron mecanismos que permitan asegurar que los cambios (normativos, tecnológicos, organizacionales, entre otros) que pueden afectar la integridad del SIG, se lleven a cabo de manera planificada; lo que contraviene el requisito 5.4.2 b) de la NTCGP 1000:2004
 

Análisis de Causas
Análisis realizado por:    PAULA ANDREA CHICA CORTÉS   PROFESIONAL UNIVERSITARIO-OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
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Causas Priorizadas
Descripción: Categorización de la causa
No se ha documentado una metodología para el análisis de situaciones que pueden afectar al sistema y deben ser planificados Planeación inadecuada
 
La Universidad apenas comienza a operar bajo los requisitos del Sistema Integrado de Gestión por lo que la implementación de requisitos como éste se ha pospuesto. Método inexistente
 
 

Acciones Propuestas
Acción Responsable(s) de implementar Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar un diagnóstico y establecer las situaciones de cambio (normativos, tecnológicos, organizacionales, entre otros) que pueden afectar la integridad del Sistema Integrado de Gestión en el corto y mediano plazo (acción de tipo permanente). MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-04-01 2009-12-31
Registrar e implementar acciones preventivas para todas las situaciones de cambio institucional que pueden afectar la integridad del sistema en el corto y mediano plazo (acción de tipo permanente). MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-04-15 2009-12-31
Incorporar al procedimiento para implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora una nueva fuente de situación frente a cambios institucionales y definir el método para registrar dichas situaciones. TATIANA OCHOA CARDENAS 2009-04-01 2009-04-15
Fecha de Seguimiento:  2009-09-30
Fecha de Cierre:  2009-12-31
 

Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia fué realizada por:
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
Auditor lider
Observaciones del Seguimiento:
Se modificó el procedimiento para implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora, P-MM-7 incorporando en éste y en el Sofware que lo opera, una nueva fuente de situación frente a cambios institucionales allí se definió igualmente el método para registrar dichas situaciones. En el proceso de direccionamiento y como resultado de la revisión por la Dirección vigencia 2008 se registraron acciones relativas a esta fuente.
Observaciones de Cierre:
CUMPLIDAS

Estado Acciones: Acciones evaluadas como cumplidas
Adecuación Se pudo evidenciar mediante matríz de seguimiento de asuntos tratados en Equipo Directivo (que a su vez es el Equipo Coordinador del SIG), que incluye la entrada de revisión por la dirección de cambios institucionales que pueden afectar el SIG.
Conveniencia Las acciones propuestas fueron ajustadas de tal forma que permite ahora registrar de una manera mucho más clara las tareas. Se ajustó el procedimiento para formular e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora. Se corrobora que el Software contiene este ajuste a la funcionalidad.
Eficacia Las acciones pueden considerarse eficaces en la medida en que se les hace continuo seguimiento en el Equipo Coordinador del SIG. Mediante ACtas se pudo verificar los asuntos tratados y los responsables asignados. En el proceso de Direccionamiento se tiene un riesgo denominado:"pérdida de gobernabilidad en situaciones de crisis" del cual se deriba una acción preventiva que se ha implementado y cerrado como cumplida relativa a la responsabilidad del Equipo Directivo en la definición de estrategias de intervención de carácter preventivo cuando se van a dar decisiones institucionales que pueden suscitar crisis y que por sus condiciones se originan a partir de cambios.
Eficiencia Los ajustes suscitados en el procedimiento y las revisiones permanentes en Equipo Directivo, garantizan el adecuado uso de recursos y optimización de los resultados esperados, toda vez que este seguimiento se hace en forma semanal.
Efectividad Los beneficios obtenidos se perciben en el corto plazo a través de el ejercicio de control y seguimiento que ejerce el Equipo Directivo. Es posible replicar esta acción a otros procesos del SIG.
 



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