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TIPO DE COMUNICACIÓN
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EMISOR
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RECEPTOR
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MENSAJE
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FRECUENCIA
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MEDIOS DE COMUNICACIÓN
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EVIDENCIA
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COMUNICACIÓN INTERNA
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0137-10 |
Personal Administrativo |
Invitación a participar en los procesos de capacitación |
De acuerdo al plan de capacitación y a las convocatorias internas y externas de capacitación donde puedan participar los funcionarios administrativos |
Correo Institucional. |
Archivos electrónicos en el correo institucional, Documento en medio físico del plan de capacitación. |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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0137-10 |
Docentes, administrativos y trabajadores oficiales. |
Información relacionada con el reporte y trámite de incapacidades |
Circular: Semestral. Oficios: Cuando se requieran |
Circular informativa, oficios a través de correo institucional |
Archivos de correo electrónico y de gestión. |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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0137-10 |
Docentes, administrativos y trabajadores oficiales, contratista. |
Solicitud para diligenciar la declaración juramentada de bienes y rentas |
Anual |
Correo Institucional y circular. |
Archivos de correo electrónico y de gestión. |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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0137-10 |
Docentes, administrativos, trabajadores oficiales, contratistas, decanaturas, facultades, departamentos y programas. |
Solicitud para reportar novedades de nómina, reporte de horas de docentes, reporte de cumplidos |
Mensualmente o cada que se requiera |
Correo Institucional, circular, admiarchi. |
Archivos de correo electrónico y de gestión. |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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Rectoría |
Copasst
Seguridad y Salud
en el Trabajo
Partes interesadas |
Compromiso de
la dirección
Misión y Visión
– Política y
objetivos de
seguridad y
salud en el trabajo |
Permanente.
Al implementar
el SGSST al
realizar la
planeación anual
y cada vez que
haya
actualizaciones. Cuando haya
ingreso de
personal. |
Reuniones,
boletines,
folletos, protector
de pantalla,
carteleras,
cuadros o placas.
En la página de
inicio de nuestro sitio web e
intranet.
En inducción y re
inducción. |
Archivos de
correo
electrónico
institucional
, y
en medio
físico |
|
COMUNICACIÓN INTERNA
|
Rector-
Seguridad y
Salud en el
Trabajo |
A todo el personal. |
Representantes
por la Dirección
ante el SGSST |
Cuando haya
cambio del
Representante de
la Universidad
para el SGSST.
Cuando haya
ingreso de
personal. |
Mediante acto
administrativo
emitido por la
Universidad.
Correo
electrónico. |
Archivos de
correo
electrónico
institucional
, y
en medio
físico |
|
COMUNICACIÓN INTERNA
|
Seguridad y
Salud en el
Trabajo |
COPASST -
Responsable del
SG-SST |
Revisión por la
dirección |
Cuando se
realice revisión
por la dirección,
después de
aprobada el acta
por la Rectoría. |
Correo
electrónico
institucional,
publicación en la
unidad de red
interna |
Archivos de
correo
electrónico
institucional |
|
COMUNICACIÓN INTERNA
|
Las personas que
tienen a cargo
responsabilidade
s del SG-SST |
Partes interesadas. |
Rendición de
cuentas |
Por medio del
protocolo de
rendición de
cuentas |
Mediante
informes |
Archivos de
correo
electrónico
institucional |
|
COMUNICACIÓN INTERNA
|
Seguridad y
salud en el
trabajo-Gestión
Jurídica |
Partes interesadas. |
Información
relacionada con
requisitos
legales
aplicables y
otros así como la
importancia de
su
cumplimiento. |
Cuando hayan
modificaciones
en la
normatividad. |
Página web,
correo
electrónico
institucional,
reuniones,
comunicaciones
personalizadas. |
Archivos de
correo
electrónico
institucional |
|
COMUNICACIÓN INTERNA
|
Seguridad y
Salud en el
Trabajo. |
Todo el personal y
contratistas. |
Roles y
responsabilidade
s en SST |
Cuando haya
ingreso de
personal, cuando
haya cambio de
cargos o roles,
cuando se
definan nuevas
responsabilidade
s o autoridades. |
En inducción y re
inducción de
personal,
manuales de roles
y
responsabilidades
, comunicaciones
oficiales internas
o externas. |
Archivos de
correo
electrónico
institucional |
|
COMUNICACIÓN INTERNA
|
Seguridad y
Salud en el
Trabajo. |
Todo el personal y
contratistas. |
Documentos y
formatos del
SGSST |
Cada vez que se
crean o
modifican. |
Correo
electrónico,
reuniones de
área,
comunicaciones
oficiales internas
o externas. |
Archivos de
correo
electrónico
institucional |
|
COMUNICACIÓN INTERNA
|
Seguridad y
Salud en el
trabajo, Jefes de
área. |
Todo el personal y
contratistas. |
Peligros
identificados |
Cuando haya
ingreso de
personal
cuando haya
modificaciones
en la matriz de
identificación de
peligros y
valoración de
riesgos y
determinación de
controles |
Inducción,
reinducción,
capacitaciones,
documentación
relacionada con
contratistas. |
Archivos de
correo
electrónico
institucional |
|
COMUNICACIÓN INTERNA
|
Seguridad y
Salud en el
Trabajo |
Todo el personal y
contratista |
Plan de
emergencias |
Permanentemente |
Inducción, re
inducción,
capacitaciones. |
Archivos de
correo
electrónico
institucional |
|
COMUNICACIÓN INTERNA
|
Seguridad y
Salud en el
Trabajo |
Alta Dirección –
COPASST,
personal implicado
y/o que pueda
verse afectado en
casos similares. |
Resultados de
las
investigaciones
de incidentes y
accidentes de
trabajo |
En la revisión
por la dirección
– en reuniones
periódicas -
Copasst - Jefes
Inmediatos. |
Capacitaciones,
boletines
informativos,
comunicados -
lecciones
aprendidas |
Archivos de
correo
electrónico
institucional |
|
COMUNICACIÓN INTERNA
|
Seguridad y
Salud en el
Trabajo |
Todo el personal |
Representantes
de los
trabajadores en
el COPASST,
Comité de
Convivencia
Laboral y
Brigadas de
emergencia. |
Cuando haya
cambio de los
representantes en
el comité –
cuando ingresa
personal a la
Entidad. |
Correo
electrónico –
Inducción, re
inducción,
capacitaciones. |
Archivos de
correo
electrónico
institucional |
|
COMUNICACIÓN EXTERNA
|
0137-10 Seguridad y
Salud en el
Trabajo |
Contraloria, procuraduría, juzgados, DAFP. |
Respuesta de requerimientos relacionados con investigaciones, embargos etc. |
Cada que lo requieran |
Admiarchi, documentos en físico. |
Archivo de gestión y admiarchi |
|
COMUNICACIÓN EXTERNA
|
0137-10 Seguridad y
Salud en el
Trabajo |
Funcionarios de carrera administrativa, provisionales y de libre nombramiento y remoción. |
Información relacionada con los lineamientos y las fechas para entregar la evaluación de desempeño |
Carrera Administrativa: Seestral. Provisionales y LNR: Anual |
Correo Institucional y circular. |
Archivos de correo electrónico y de gestión. |
|
COMUNICACIÓN EXTERNA
|
0137-10 Seguridad y
Salud en el
Trabajo |
Sociedad en general |
Novedades de personal |
Con cada novedad |
Registros fotográficos en medios institucionales de posesiones, cartas y notificaciones |
Contratos, archivo fotográfico y de prensa |
|
COMUNICACIÓN EXTERNA
|
0137-10 Seguridad y
Salud en el
Trabajo |
ARL, EPS Y AFP |
Solicitudes en relación al reconocimiento económico de incapacidades |
Cuando se requiera. |
Correo institucional, correo físico. |
Archivos de correo electrónico y de gestión. |
|
COMUNICACIÓN EXTERNA
|
Seguridad y
Salud en el
Trabajo. |
Partes interesadas
externas |
Respuestas a
comunicaciones
de las partes
interesadas
externas. (ARL,
entes
territoriales) |
Cuando se reciba
una solicitud
formal de
información. |
Comunicación
oficial externa |
Archivos de
correo
electrónico
institucional
, y
en medio
físico |
|
COMUNICACIÓN EXTERNA
|
Grupo de
Seguridad y
Salud en el
trabajo |
Entes de control y
vigilancia. |
Informes
necesarios para
la rendición de
cuentas a |
Cuando lo
requieran |
En medio físico o
digital acorde a lo
solicitado. |
Archivos de
correo
electrónico
institucional |
|
COMUNICACIÓN EXTERNA
|
Seguridad y
salud en el
trabajo-Jefe
Gestión humana |
Administradora de
Riesgos Laborales,
Entidad territorial. |
Investigaciones
de accidentes de
trabajo grave y/o
mortal. |
Cuando se
presenten
accidentes de
trabajo graves
y/o mortales
(res.1401/2007) |
Comunicación
oficial externa |
Archivos de
correo
electrónico
institucional
, y
en medio
físico |
