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TIPO DE COMUNICACIÓN
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EMISOR
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RECEPTOR
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MENSAJE
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FRECUENCIA
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MEDIOS DE COMUNICACIÓN
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EVIDENCIA
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COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
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Reclutamiento, selección y vinculación de personal - Oficina de Gestión Humana |
Funcionarios administrativos y Sociedad en general |
Invitación a participar en los procesos de selección. |
De acuerdo con las necesidades para proveer cargos vacantes o actividades administrativas de apoyo a la gestión. |
Correo institucional-cartelera de la Oficina de Gestión Humana y página web institucional |
Correos y documentos de invitación a participar en convocatoria interna y convocatoria pública |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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Gestión de competencias laborales - Oficina de Gestión Humana |
Comisión de Personal Sociedad en general |
Aprobación y publicación del plan de capacitación |
Publicación en la página web institucional: Bianualmente |
Correo institucional y página web institucional |
Plan de capacitación, archivo electrónico en correos y en la página web institucional |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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Gestión de competencias laborales - Oficina de Gestión Humana |
Funcionarios administrativos, docentes y trabajadores oficiales. |
Invitación a participar en los procesos de capacitación. |
De conformidad con el plan de capacitación, y del cronograma de formación que haga la Oficina de Gestión Humana con base en la necesidad de fortalecer |
Correo institucional. |
Plan de capacitación, correos, inscripción a los eventos de formación y certificados de asistencia. |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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Administración de nómina - Grupo interno de nómina y compensación. |
Funcionarios administrativos, docentes y trabajadores oficiales. |
Reporte de novedades de nómina |
Los primeros diez (10) días de cada mes. |
Correo institucional y solicitud para aplicación de novedad. |
Recordatorios a través de correo electrónico de fechas para la entrega de novedades, solicitudes de novedades y registro del sistema SARA. |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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Administración de nómina - Grupo interno de nómina y compensación. |
Departamentos, Facultades y unidades académico-administrativas. |
Vinculaciones docentes y administrativas |
De acuerdo con las necesidades de la oferta académica para la vinculación de docentes de planta, ocasionales y catedráticos; para el caso de vinculaci |
Correo institucional, página web, cartelera de la oficina. |
Solicitud de vinculación y actos administrativos de vinculación. |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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Rector - Sistema Seguridad y Salud en el Trabajo |
Funcionarios administrativos, docentes y trabajadores oficiales. |
Dar conocer a los miembros de la comunidad universitaria la política y funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. |
En consonancia con la necesidad de actualización de las normas y requisitos legales. |
Correo electrónico, actos administrativos si se requieren. |
Archivos de correo electrónico institucional y archivos de gestión. |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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Sistema Seguridad y Salud en el trabajo |
Funcionarios administrativos, docentes y trabajadores oficiales. |
Seguimiento de condiciones de salud física y mental, apostando a procesos de promoción y prevención de la salud en el entorno laboral. |
Cada vez que se evidencie la necesidad de indagar con los funcionarios administrativos, docentes y trabajadores oficiales sobre condiciones de salud. |
Correos electrónicos, llamadas y página web institucional. |
Registro de llamadas, correos electrónicos e historia clínica laboral. |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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Trámites y servicios - Oficina de Gestión Humana |
Funcionarios administrativos, docentes, trabajadores oficiales, pensionados, exfuncionarios y entes de control. |
Atención para la solicitud de certificados laborales. |
Con relación a las necesidades de los usuarios. |
correos electrónicos y página web. |
Correos electrónicos y base de datos de los certificados expedidos. |
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COMUNICACIÓN INTERNA
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Trámites y servicios - Oficina de Gestión Humana |
Departamentos, Facultades y unidades académico-administrativas. |
Solicitud de situaciones administrativas. |
Con relación a las necesidades de los usuarios de las diferentes dependencias académico administrativas. |
Correos electrónicos, sistemas de información y llamadas telefónicas. |
Solicitud de aprobación de situaciones administrativos y los actos administrativos. |
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COMUNICACIÓN EXTERNA
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Administración de nómina - Profesional Universitario |
ARL, EPS Y AFP |
Solicitudes de reconocimiento económico de incapacidades. |
De acuerdo con el número de incapacidades que lleguen a la Oficina de Gestión Humana. |
Correo institucional y plataformas de las ARL, EPS y AFP |
Archivos de correo electrónico y de gestión. |
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COMUNICACIÓN EXTERNA
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Sistema Seguridad y Salud en el trabajo |
Aseguradora de Riesgos Laborales (ARL) |
Necesidades de promoción y prevención de la salud en el entorno laboral, de conformidad con lo estipulado en las normas. |
En consonancia con la necesidad de atención por parte de la Institución y los funcionarios. |
Correos electrónicos, reuniones de equipo. |
Correos electrónicos, plan de trabajo e informes de seguimiento. |
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COMUNICACIÓN EXTERNA
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Trámites y servicios - Oficina de Gestión Humana |
Entidades bancarias |
Confirmación de vínculo laboral y/o capacidad de endeudamiento. |
Con relación a las necesidades de los usuarios. |
Correos electrónicos, sistemas de información y llamadas telefónicas. |
Certificaciones laborales y desprendibles de pago. |
