Confidential
MAPA RIESGOS PLANIFICACIóN

PLANIFICACIóN
Rige a partir de:
2017-02-08

Versión: 5

 

MAPA DE RIESGOS PROCESO PLANIFICACIóN

 
Consultar versión anterior del mapa de riesgos

Listado Riesgos

Riesgo:

Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad.
Clasificación: Estratégicos
Causas:
CausaTipo
Falta de estudios de pertinencia social y mercado que orienten la apertura y permanencia del programa en el medio.Interna
-Insuficiente difusión de los programas académicos en el medio.Interna
-Falta de estudios técnicos que argumenten la asignación de cuposInterna
Los estudios de pertinencia social y mercado que oriente la apetura y permanencia del programa en el medio no estan actualizados para los programas antiguosInterna
Falta rigor en la elaboración de los estudios de pertinencia social y mercado que oriente la apetura y permanencia del programa en el medio para los programas nuevos.Interna
Falta de estrategias de mecadeo que permitan establecer una mayor difusión de los programas a través de todos los medios disponiblesInterna
Falta de autocrítica en las unidades académicas (programas y departamentos) y capacidad de decisión concrentrada en los programas para la creación y continuidad de los mismosInterna
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema
Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o transferir

Controles Existentes

Control:
Elaboración de presupuestos de programas especiales desde la Oficina de Planeación, en donde se evalúa el punto de equilibrio del programa y las perspectivas en oferta de cupos
Análisis de número mínimo de estudiantes frente al cual se elabora los presupuestos, realizando monitoreo acorde a criterios de sostenibilidad.
Análisis periódico de la labor académica de docentes, aportando información de valor al Equipo Directivo frente al desempeño de la dedicación de docentes de planta a programas de posgrado.
Monitoreo a las principales estadísticas de desempeño de los programas de posgrado a través del Observatorio de Gestión Institucional.
Estrategias de mercadeo coordinadas desde la Oficina de Posgrados, que buscan consolidar la oferta académica de formación avanzada.
Controles Implementados en la versión anterior
Control:
Procedimiento para apalancar la apertura de programas de posgrado que dada su trascendencia académica, pueda dar inicio a la oferta por debajo de número de estudiantes planeado inicialmente.
 
Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.

Riesgo:

Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades, programas y departamentos que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos).
Clasificación: Estratégicos
Causas:
CausaTipo
Formulación de proyectos desarticulada del Plan de DesarrolloInterna
Falta de seguimiento y controlInterna
Falta de recursos financieros que impiden la ejecución de proyectos de alto impactoExterna
No se aplican técnicas o metodologías unificadas para la formulación de proyectosInterna
No se conserva una línea planificadora desde el plan de desarrollo hasta los planes de acción en la base académica.Interna
Insuficiente cultura de gestión por proyectos.Interna
No existe una instancia en la universidad que consolide los proyectos manejados por las diferentes unidades académico-administrativas.Interna
Restricciones asociadas a la gobernabilidad universitaria en los programas y departamentosInterna
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta
Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

Controles Existentes

Control:
Procedimiento de Planeación Estratégica y Táctica que orienta sobre la planificación institucional en cascada que lleva a la formulación de proyectos en las unidades ejecutoras para dar cumplimiento a las metas propuestas en el Plan de Desarrollo Institucional.
Controles Implementados en la versión anterior
Control:
Algunos Consejos de Facultad realizan análisis críticos desde la planificación hasta la aprobación.
Para la planificación de la infraestructura y tecnología se hace concertación de prioridades desde la Oficina de Planeación y Sistemas con los decanos.
Definir indicadores de impacto ligados a las variables estratégicas del Plan de Desarrollo.
Asesorar la formulación de los planes de acción de facultad, desarrollando la metodología respectiva. Incorporar los proyectos derivados en el banco de proyectos cuando así sea pertinente.
Asesoría en la formulación de los proyectos a través del Banco Universitario de Proyectos de Inversión.
Seguimiento a la ejecución de los proyectos a través de revisiones periodicas del nivel de ejecución de los mismos y los indicadores propuestos.
Apoyo en la formulación presupuestal de programas especiales.
 
Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.

Riesgo:

Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales
Clasificación: Estratégicos
Causas:
CausaTipo
Ausencia de estudios de capacidad en talento humano tanto para administrativos como para docentes y la proyección de necesidades en el marco del plan de desarrollo.Interna
En la ejecución de proyectos y programas especiales, no se cuenta con instrumentos de identificación de necesidades, aprobación de las mismas y planeación de requerimientos.Interna
Insuficiente apropiación de los métodos de costos y presupuestos para identificar, cuantificar y valorar las necesidades para la ejecución de proyectos o programas. Interna
Al ejecutar programas y proyectos, no se planifican las necesidades de infraestructura física y tecnológica.Interna
Probabilidad: (4) Probable
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta
Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

Controles Existentes

Control:
Apoyo en la elaboración de estudios técnicos para analizar necesidades de planta docente, administrativa y posibles reformas a la Estructura Organizacional.
Elaboración y aprobación de presupuesto institucional, incorporando las necesidades para el funcionamiento y la inversión.
Elaboración del plan anual de compras.
Participación en el Comité de Infraestructura, en el que se evalúan las necesidades de adecuación que van surgiendo durante la vigencia.
Administración del Sistema de Aulas.
 
Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.

Riesgo:

Prestación de servicios institucionales a nivel interno y externo sin control sobre el monto de las ofertas, los costos asociados y los resultados financieros y de calidad obtenidos.
Clasificación: De corrupción
Causas:
CausaTipo
Inexistencia de líneas metodológicas unificadas para la formulación de ofertas comerciales a nivel interno y externo.Interna
Servicios universitarios no documentados en cuanto a las especificidades de las ofertas.Interna
Inexistencia de procedimientos unificados para planificar los servicios universitarios, sus costos, presupuestos, resultados financieros y por lo tanto, montos de las ofertas.Interna
Ofertas comerciales presentadas por diferentes dependencias, no validades ni revisadas por una sola instancia como planeación o mercadeo. Interna
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta
Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

Controles Existentes

Controles Implementados en la versión anterior
Control:
Procedimiento para la fijación y/o modificación de tarifas de los servicios universitarios.
Servicios universitarios caracterizados en el SIG a través del mapa de procesos, portafolio de servicios e identificación de requisitos.
 
Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.

Riesgo:

Ejecución de obras por fuera de lo establecido en el plan de obras y de las especificaciones planeadas
Clasificación: De corrupción
Causas:
CausaTipo
Inexistencia de coordinación, liderazgo o articulación para la planificación, formulación y posterior ejecución de las obras.Interna
Decisiones tomadas con informalidad y que no obedecen a lo planificado.Interna
Las actividades de interventoría son ineficaces.Interna
Discrecional de lo ordenadores para la ejecución de obras. Interna
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta
Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

Controles Existentes

Controles Implementados en la versión anterior
Control:
Sesiones de Comité de Obras con las actas respectivas
Actividades de seguimiento a la implementación del plan de obras
Manual de interventoría, interventorías ejecutadas desde la Oficina de Planeación
 
Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.

Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG