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MAPA DE RIESGOS

PROCESO: Planificación
Versión: 6
Emisión: 2019-11-18

Riesgo 1:
Utilización de recursos no planificados que permitan suplir necesidades de espacios físicos para dar cumplimiento a las actividades académico-administrativas.

Clasificación: Estratégicos
Probabilidad: (5) Casi seguro
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Inexistencia de coordinación, liderazgo o articulación para la planificación, formulación y posterior ejecución de las obras. Interna
Al crear programas y proyectos nuevos, no se planifican las necesidades de infraestructura física. Interna
Inadecuada programación de espacios por parte de los departamentos. Interna
Afectación en el cronograma académico por falta de espacios Interna
Aumento en el número de estudiantes, docentes y administrativos con una planta física inadecuada para el desarrollo de las actividades. Interna
Falta de parametrización del sistema de aulas que incorpore los espacios de todos los campus (Bellas Artes, Versalles) Interna

Controles Existentes
1 Solicitar a las dependencias encargadas de crear programas, proyectos y laboratorios la aprobación por parte de la Oficina Asesora de Planeación de las necesidades de espacios físicos requeridos para el desarrollo de las actividades propuestas. El responsable es el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. Tiempo: Permanente. La evidencia del control es el oficio de aprobación de espacios físicos por parte de la Oficina de Planeación.
2 Solicitar a los Directores de Departamento y Programa la adecuada programación de los espacios académicos, procurando la optimización en el uso de los mismos. Los responsables del control son la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y el Vicerrector Académico. Tiempo: Semestral. La evidencia del control son los oficios de solicitud y los registros de asistencia a reuniones realizadas con los interesados.
3 Realizar diagnóstico de la capacidad real instalada de la Universidad de Caldas, con el fin de determinar que espacios académicos y administrativos tiene realmente la institución. El responsable del control es el Profesional Universitario de la Oficina Asesora de Planeación. La evidencia del control es el diagnóstico de necesidades de espacio físico del POF.

Riesgo 2:
Ejecución ineficiente de la estrategia institucional por falta de articulación en la planificación de los planes, programas y proyectos por parte de las Facultades y Departamentos.

Clasificación: Estratégicos
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Propuestas de proyectos de facultad sin contribución a la estrategia de plan de desarrollo institucional y Plan de acción institucional. Externa
Desconocimiento de las Facultades de los documentos estratégicos institucionales vigentes. Externa
Falta de metodología y linea de planificación para asesorar a las facultades en la construcción de su PAF y a los departamentos en la elaboración de los PADES. Externa
Falta de apropiación desde la Facultad para el cumplimiento del plan de acción aprobado. Externa
Desarticulación de las actividades propuestas en los planes de desarrollo académico de los departamentos con la estrategia institucional y de Facultad. Externa
Departamentos sin planificación ni prospectiva que conlleve su nulo crecimiento y desarrollo en sus áreas misionales y sin referenciación a nivel de educación superior en el contexto nacional e internacional. Externa

Controles Existentes
1 Realizar reuniones con Decanos y Directores de Departamentos para dar a conocer la estrategia institucional, la normativa y la metodología para formular los planes de acción respectivos y su contribución a la misma. El responsable del control es el Profesional Universitario Oficina de Planeación. Tiempo: Anualmente o cuando sea solicitado por la Facultad o Departamento. La evidencia del control es el registro de asistencia.
2 El Decano y los Directores de Departamento realizan seguimiento interno a la ejecución de su respectivo plan, de acuerdo a los tiempos establecidos en el procedimiento. Asimismo, la Oficina de Planeación solicitará informe de seguimiento de la ejecución del plan de acción de Facultad. El responsable del control es el Profesional Universitario de la Oficina de Planeación. Tiempo: Semestral. La evidencia del control es el formato establecido en el SIG para tal fin.
3 Solicitar a los Departamentos el análisis del entorno regional, nacional e internacional relacionado con su objeto de estudio, con el fin de realizar propuestas de actividades basadas en un contexto real y actualizado teniendo en cuenta las necesidades de la sociedad. El responsable del control es el Profesional Universitario Oficina de Planeación. Tiempo: Cada que se construya el PADE. La evidencia del control es el PADE construido con su respectivo Plan de acción anual.
4 Establecer los tiempos para la construcción y seguimiento del plan de acción de las facultades. El responsable del control es el Profesional Universitario de la Oficina de Planeación en conjunto con los Decanos y Consejos de Facultad respectivos. Tiempo: Una única vez. La evidencia del control son los tiempos establecidos en el procedimiento.

Riesgo 3:
Detrimento patrimonial por inadecuada planificación, formulación y posterior ejecución de las obras.

Clasificación: Estratégicos
Probabilidad: (4) Probable
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Construcción y adecuación de obras que no cumplen con los estándares por falta de una adecuada planeación y supervisión. Interna
Falta de regulación de las obras derivadas de los proyectos de regalías. Interna
Inexistencia de coordinación, liderazgo o articulación para la planificación, formulación y posterior ejecución de las obras Interna
Inoperancia del Comité de Infraestructura en la aprobación de las obras. Interna
Falta de seguimiento a las obras en proceso o ejecutadas. Interna
Pérdida de liderazgo por parte de la Oficina de Planeación. Interna
El presupuesto establecido para el diseño y ejecución de las obras no es preciso, lo que genera un déficit para la Universidad. Interna
Las obras no corresponden a las necesidades reales de crecimiento de la Universidad. Interna

Controles Existentes
1 Actualización del plan de ordenamiento físico que incluya un manual de estándares espaciales. El responsable del control es el Profesional Universitario de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. La evidencia del control es Manual de estándares espaciales del POF.
2 Realizar un instructivo en el SIG que evidencie todos los pasos a seguir para la creación de un proyecto con fondos de regalias, que incluya la revisión y aprobación de espacios físicos acorde con los lineamientos institucionales. El responsable del control es la Vicerrectoría de Proyección. La evidencia del control es el instructivo del SIG publicado.
3 Actualizar la Resolución del Comité de Infraestructura aclarando las funciones y responsabilidades en la aprobación de las obras. El responsable del control es el Vicerrector Administrativo como presidente del Comité. La evidencia del control es la Resolución del Comité aprobada. Tiempo: De acuerdo a la sesiones del Comité.
4 Elaborar un borrador del plan de crecimiento de infraestructura física de la Universidad de Caldas para el Plan de Ordenamiento Físico, el cual permita determinar cual es la capacidad y los recursos requeridos para crecer. El responsable del control es el Profesional Universitario de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Tiempo: Durante el desarrollo del POF. La evidencia del control es el documento elaborado.
5 Realizar seguimientos a las obras en ejecución y ejecutadas del plan de obras en conjunto con la Unidad de Desarrollo Físico, con el fin de conocer el estado real de las mismas. El responsable del control es el Profesional Universitario Oficina de Planeación. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son las fichas de supervisión a las obras.
6 Articulación entre la Unidad de Desarrollo Físico y la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas en la elaboración y revisión de los presupuestos para las obras a ejecutar, para posterior presentación ante el Comité de Infraestructura. El responsable del control es la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. La evidencia del control son los presupuestos aprobados desde Planeación. Tiempo: Permanente.

Riesgo 4:
Déficit presupuestal por ejecución inadecuada de los presupuestos de los proyectos y programas especiales.

Clasificación: Financieros
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Inadecuada planificación de los recursos requeridos para los proyectos de los programas especiales. Externa
Registro incompleto de la información presupuestal por desconocimiento del tercero. Interna
Desarticulación entre las dependencias responsables del desarrollo de los proyectos de los programas especiales. Externa
Apertura de programas sin el número de estudiantes aprobado en el presupuesto. Externa
Demoras en la aprobación de los presupuestos por parte de los Ordenadores del Gasto generando retrasos en la ejecución de los presupuestos. Externa

Controles Existentes
1 Solicitar a los coordinadores de programas y/o proyectos previamente la planificación de los ingresos y gastos de las necesidades requeridas para el desarrollo de las actividades académicas, con el fin de que sean contempladas en su totalidad para la elaboración de los presupuestos. Los responsables del control son los Profesionales Universitarios de Presupuesto de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas en conjunto con los Coordinadores de programa. Tiempo: Permanente. La evidencia del control es el presupuesto elaborado con todos los requerimientos.
2 Asesorar a los coordinadores de programas y/o proyectos en los requerimientos de información para la elaboración del presupuesto e informar sobre normativa o lineamientos internos que influyan en el desarrollo del mismo. Los responsables del control son los Profesionales Universitarios de Presupuesto de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Tiempo: Permanente. La evidencia del control es el presupuesto elaborado con todos los requerimientos.
3 Solicitar información de punto de equilibrio de los programas académicos a cada Facultad, con el fin de aportar a la sostenibilidad del programa. Los responsables del control son los Profesionales Universitarios de Presupuesto de la Oficina Asesora de Planeación Tiempo: Anual. La evidencia del control es el oficio de solicitud del punto de equilibrio y la respuesta de los programas con el mismo.
4 Una vez se cumpla el plazo que está establecido en el procedimiento para la aprobación de los presupuestos por parte de los ordenadores del gasto, realizar un requerimiento por escrito a los responsables para agilizar el proceso y poder dar continuidad del mismo desde la Oficina Asesora de Planeación. Los responsables del control son los Profesionales Universitarios de Presupuesto de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Tiempo: Cuando sea requerido. La evidencia del control son los correos a los ordenadores del gasto firmado por la Jefe de Planeación.
5 Realizar un informe que permita evaluar los tiempos de recepción de la solicitud, elaboración, seguimiento y aprobación de los presupuestos, conforme a lo establecido en el procedimiento. Tiempo: Anual. El responsable del control son los Profesionales Universitarios de la Oficina de Planeación del área de presupuesto. La evidencia del control es el informe elaborado.

Riesgo 5:
Ejecución de proyectos de inversión que no contribuyen a la estrategia institucional en cuanto a su objetivo y presupuesto asignado.

Clasificación: Estratégicos
Probabilidad: (4) Probable
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Proyectos de inversión propuestos desde las Vicerrectorías sin análisis de prefactibilidad en cuanto a su contribución a los objetivos estratégicos trazados. Externa
Aprobación de proyectos de inversión para su realización por parte de la comisión de presupuesto sin el respectivo análisis de recursos para su realización. Externa
La formulación de los proyectos de inversión por parte de las Vicerrectorías no contribuyen en su objetivo propuesto e indicadores a la meta institucional planteada. Interna
Utilización de recursos asignados para inversión ejecutados en funcionamiento o proyectos que no se articulan con la estrategia institucional. Externa

Controles Existentes
1 Solicitar el diligenciamiento del análisis de prefactibilidad en el formato para inscribir proyectos en el banco universitario de programas y proyectos del SIG. El responsable del control es el Profesional Universitario de Oficina de Planeación. Tiempo: Anual. La evidencia del control es el formato del SIG dispuesto para tal fin.
2 Presentar a la Comisión de Presupuesto por parte de los responsables de los proyectos de inversión, el análisis de prefactibilidad sustentado de porque se debe realizar el proyecto para la próxima vigencia y la justificación del presupuesto solicitado. El responsable del control es la Comisión de Presupuesto. Tiempo: Anual. La evidencia del control son las actas de la Comisión de Presupuesto.
3 Incluir en el formato para el presupuesto de programas estratégicos, la justificación de cada proyecto de como contribuye al cumplimiento a la estrategia institucional. El responsable del control es el Profesional Universitario de Oficina de Planeación. La evidencia del control es el formato actualizado y publicado en el SIG.

Riesgo 6:
Sanciones legales, económicas o disciplinarias por reportes de información extemporáneos, incompletos o incoherentes ante los entes externos.

Clasificación: Cumplimiento
Probabilidad: (2) Improbable
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Alta

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Reportes de información extemporáneos, incompletos o incoherentes. Interna
Las dependencias envían información por fuera del tiempo establecido por la Oficina Asesora de Planeación. Externa
Desarticulación de los sistemas de información. Interna
Información administrada manualmente que genera inconsistencias por errores humanos involuntarios. Externa

Controles Existentes
1 Hacer un inventario de los reportes obligatorios que se presentan a entidades externas, con el fin de realizar un seguimiento periódico de los reportes institucionales. Tiempo: Permanente para el seguimiento. El responsable del control es el Profesional Universitario de la Oficina Asesora de Planeación en conjunto con los responsables de los reportes. La evidencia del control es el inventario de reportes institucionales y los seguimientos respectivos.
2 Elaborar un procedimiento o instructivo en el SIG en el que se describa el flujo de la información en la institución que permita su estandarización y confiabilidad (recepción de solicitudes, designación de responsables de la información, tiempos de entrega, linea de autoridad, habeas data, etc). El responsable del control es el Profesional Universitario de la Oficina Asesora de Planeación en conjunto con los responsable de la información. Tiempo: Durante la vigencia. La evidencia del control es el documento publicado en el SIG.

Riesgo 7:
Pérdida de confiabilidad, integridad y consistencia de la información.

Clasificación: Seguridad digital
Probabilidad: (4) Probable
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Débil interoperabilidad de los sistemas de información institucional. Interna
Falta de lineamientos institucionales para la administración de la información. Interna
Falta de parámetros de seguridad para la conectividad y sistemas de información. Interna
Escaso recurso humano para soporte de los sistemas de información. Interna
Falta de documentación en el proceso de desarrollo de aplicativos. Interna
Pérdida de soporte del sistema de información académica Interna
Diferentes parámetros de consulta en los sistemas de información. Interna
Información suministrada manualmente que genera inconsistencias por errores humanos involuntarios. Interna

Controles Existentes
1 Evaluación de los sistemas de información para determinar si se pueden conectar de manera segura entre sí, con el fin de elaborar propuesta para integrar los sistemas (cambio de sistema de información, adecuación de los actuales o implementar un bus integrador). El responsable del control es el Jefe de la Oficina de Sistemas. Tiempo: 1 año. La evidencia de control son los requerimientos funcionales del producto.
2 Elaborar procedimientos que permitan establecer los requisitos, lineamientos y responsabilidades para la gestión de la información (accesibilidad, seguridad, administración, integridad, consistencia, confiabilidad). El responsable del control es el Jefe de la Oficina de Sistemas en conjunto con Secretaría General y el SIG. Tiempo: 1 año. La evidencia de control es la normativa aprobada y los procedimientos publicados en el SIG.
3 Incluir en los contratos de soporte de aplicativos e impresoras, recurso humano en sitio durante el horario laboral. El responsable del control es el Jefe de la Oficina de Sistemas y la empresa contratante. Tiempo: Durante la vigencia. La evidencia de control son los contratos materializados.
4 Garantizar la actualización de los manuales técnicos y de usuarios del SIA. El responsable del control es el Jefe de la Oficina de Sistemas en conjunto con los ingenieros que actualmente soportan el SIA. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son los manuales elaborados y presentados.

Riesgo 8:
Utilización de recursos no presupuestados por inadecuada planificación de la infraestructura tecnológica.

Clasificación: Estratégicos
Probabilidad: (5) Casi seguro
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Falta de lineamientos institucionales para la planificación, ejecución, mantenimiento y soporte de la infraestructura tecnológica de hardware y software. Interna
No se cuenta con un plan estratégico de tecnologías de la información. Interna
Escaso recurso humano para el desarrollo de las actividades de la dependencia. Interna
Falta de capacitación para los funcionarios del área de sistemas para el mejoramiento de habilidades y competencias. Interna
Escaso presupuesto para desarrollar las actividades de la dependencia. Interna

Controles Existentes
1 Elaborar plan estratégico de tecnologías de información de la Universidad de Caldas. El responsable del control es el Jefe de la Oficina de Sistemas. Tiempo: 1 año. La evidencia del control es el plan elaborado y presentado ante la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y la Vicerrectoría Administrativa.
2 Modificar procedimientos para la planificación, ejecución, mantenimiento y soporte de la infraestructura tecnológica de hardware y software. El responsable del control es el Jefe de la Oficina de Sistemas en conjunto con Secretaría General y el SIG. Tiempo: 1 año. La evidencia de control es la normativa aprobada y los procedimientos publicados en el SIG.
3 Redistribución de funciones entre los ingenieros de los sistemas de información de la Oficina de Sistemas, con el fin de cualificar sus competencias. El responsable del control es el Jefe de la Oficina de Sistemas. Tiempo: Durante la próxima vigencia. La evidencia del control son las actas de reunión.
4 Incluir en los contratos de renovación tecnológica, cursos para fortalecer las competencias y habilidades del personal de la Oficina de Sistemas. El responsable del control es el Jefe de la Oficina de Sistemas. Tiempo: Durante el desarrollo de los contratos. La evidencia del control es el registro de asistencia.



HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
6Se modifica el mapa de riesgos de acuerdo a la actualización de la metodología del DAFP para la administración del riesgo. 2019-11-18
5Conforme a los seguimientos anuales realizados al mapa de riesgos, se actualiza la pertinencia de los riesgos y su valoración después de implementados los controles, las acciones preventivas y se identifican nuevos riesgos o nuevos controles, vigentes a la realidad actual institucional.

Aunado a lo anterior, se harán las siguientes modificaciones:
Modificación de causas
Probabilidad actual y de impacto
Cambio en los controles sobre la ejecución de acciones preventivas
2017-02-08
4Se realiza actualización del mapa de riesgos determinando nueva valoración a partir de la determinación de efectividad de controles existentes y acciones correctivas implementadas.

Se actualizan los riesgos de corrupción, implementando plan de acción propuesto en el plan anticorrupción de la Universidad.
2013-12-12
3Actualización del mapa de riesgos del proceso2012-09-28
2Actualización del mapa de riesgos del proceso2011-08-24
1Versión inicial2009-04-21


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