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MAPA DE RIESGOS |
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| Riesgo 1: | |
| Ofrecer programas académicos en región con baja pertinencia e impacto social. |
| Clasificación: | Misionales |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Planes de estudio descontextualizados. | Interna |
| Débiles procesos de autoevaluación permanente de los programas. | Interna |
| Deficientes procesos de identificación de necesidades en las regiones. | Externa |
| No se implementan los planes de mejora como resultado de los estudios de pertinencia de los programas. | Interna |
| Insuficiente control a las estadísticas de desempeño de los programas de las regiones. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Realizar sistemáticamente estudios de pertinencia de los programas académicos de pregrado y postgrado 2 Informes de autoevaluación de los programas académicos 3 Estudio de caracterización de las necesidades regionales y los programas en la región. 4 Gestión para la cofinanciación de las matrículas de los estudiantes para programas especiales. 5 Gestión permanente para la mejora de la infraestructura en la región. 6 Relación interinstitucional con las administraciones locales. |
| Controles versiones anteriores | |
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1 Estudios de pertinencia social de los programas que actualmente ofrece la Universidad con egresados y empleadores (acción permanente).
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| Riesgo 2: | |
| Inadecuada aplicación de la normatividad vigente en materia de procesos académicos. |
| Clasificación: | Corrupción |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (5) Catastrófico |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Frecuentes cambios de normativa del Gobierno Nacional y deficientes procesos de socialización y acompañamiento en la implementación de las mismas. | Externa |
| Deficientes procesos internos de actualización y revisión de normativa para ajustes a procesos internos. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Solicitar a los directores de departamento diligenciar con número de horas el campo "Horas presenciales profesor" en los PIAAS activos. 2 Solicitar a la mesa de ayuda, ajustar en Sistema de Información Académica (SIA), de tal manera que al momento de programar la labor docente, se migre las "horas presenciales profesor" aprobadas en el PIAA correspondiente. 3 Actualización de la normativa en el normograma. 4 Actualización permanente de los procedimientos del SIG y la normativa que los soporta. |
| Controles versiones anteriores | |
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1 Existencia de normativa que determina la correcta prestación de una actividad académica. 2 Capacitación periódica a los directores de departamento y de programa relacionado con la correcta prestación de actividades académicas. |
| Riesgo 3: | |
| Ineficacia en el diseño, aprobación y oferta de programas académicos |
| Clasificación: | Misionales |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Demora en la elaboración de las propuestas por parte de las unidades académicas | Interna |
| Demora en la aprobación en las instancias académico - administrativas | Interna |
| Reprocesos por inconsistencias en la información presentada en las propuestas | Interna |
| Inexistencia de política y directrices institucionales para la creación de nuevos programas | Interna |
| Insuficiente participación institucional para la creación de nuevos programas. | Interna |
| Deficientes procesos de análisis sobre la pertinencia del programa y la capacidad institucional para ofertarlo. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Seguimiento realizado por la Vicerrectoría Académica frente a las fechas de vencimiento de los registros calificados de los programas y alertas oportunas a los programas para la realización de los informes de autoevaluación. 2 Revisión de los documentos de autoevaluación y asesoría a todo el proceso por parte de la Vicerrectoría Académica. |
| Controles versiones anteriores | |
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1 Procedimientos documentados y aprobados que describen las actividades para la creación de programas académicos 2 Responsables, tiempos y logística definidos para que los Departamentos elaboren las propuestas ajustadas a los requerimientos institucionales. 3 Capacitaciones permanentes a los Comités de Currículo y Departamentos en la normatividad y procedimientos aplicables para la creación de programas. |
| Riesgo 4: | |
| Vencimiento de los registros calificados |
| Clasificación: | Misionales |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Incumplimiento en los tiempos y cronogramas establecidos para la realización de los procesos de autoevaluación antes del vencimiento de la vigencia del registro. | Interna |
| Insuficientes procesos de seguimiento y verificación a entrega de informes de auto-evaluación. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Realizar un estudio para determinar las causas que originan las demoras en la entrega de los documentos maestros de los programas académicos en proceso de renovación del registro calificado e implementar las acciones de mejora que sean pertinentes. 2 Solicitar una consulta jurídica a la Secretaría General sobre los efectos jurídicos de una conducta negligente comprobada por parte del director del programa para cumplir oportunamente con los compromisos asociados al procedimiento de renovación del registro calificado 3 Realizar reuniones periódicas con los Decanos de las Facultades asociadas a los programas académicos que se encuentran en proceso de renovación de registro calificado, con el fin de informar sobre su estado actual y determinar las acciones que sean pertinentes. 4 Con el vencimiento del registro calificado de un programa académico, notificar al Decano, Director de Programa, Mercadeo, Web Master con el fin de inactivar o eliminar la publicidad del respectivo programa. 5 Notificaciones desde al MEN como recordatorio a las condiciones en el vencimiento de registros calificados, notificación que es reenviada a los programas y decanos. 6 Seguimiento realizado por la Vicerrectoría Académica frente a las fechas de vencimiento de los registros calificados de los programas y alertas oportunas a los programas para la realización de los informes de autoevaluación. 7 Revisión de los documentos de autoevaluación y asesoría a todos los procesos por parte de la Vicerrectoría Académica. |
| Controles versiones anteriores | |
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1 Aprobación por las instancias competentes para la Oferta de un programa académico nuevo o la continuidad de uno existente. 2 Cronogramas de trabajo establecidos para la renovación de los registros calificados de los programas académicos. |
| Riesgo 5: | |
| Vencimiento de acreditación de las licenciaturas |
| Clasificación: | Misionales |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| La periodicidad de los procesos de autoevaluación de los programas, no corresponde con los tiempos establecidos por el CNA para iniciar procesos de autoevaluación con fines de acreditación o re-acreditación. | Interna |
| Insuficientes procesos de seguimiento y verificación a entrega de informes de autoevaluación. | Interna |
| Discontinuidad en la conformación de los Comités de Currículo y las direcciones de los programas. | Interna |
| Demoras en entrega de informes y resoluciones de acreditación por parte del CNA | Externa |
| Controles Existentes | |
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1 Seguimiento realizado por la Vicerrectoría Académica frente a las fechas de vencimiento de la acreditación y re-acreditación por programas y alertas oportunas a los programas para la realización de los informes de autoevaluación. 2 Alertas tempranas por parte del Ministerio a la institución que son enviadas a los programas. 3 Revisión de los documentos de autoevaluación y asesoría a todos el proceso por parte de la Vicerrectoría Académica. 4 Sistema para la administración y control de los planes de mejoramiento. |
| Riesgo 6: | |
| Incremento de la deserción estudiantil |
| Clasificación: | Misionales |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Insuficientes mecanismos para la identificación de los riesgos y factores desencadenantes de la deserción. | Interna |
| Ineficacia de las acciones de prevención implementadas. | Interna |
| Insuficientes programas y personal de apoyo para desarrollar las acciones de prevención. | Interna |
| La actual normativa solo permite la vinculación del reconocimiento de docentes de planta como tutores, resultando insuficiente la capacidad de los mismos para atender las necesidades. | Interna |
| Subregistro, algunos estudiantes se niegan a suministrar información personal, lo que impide la identificación de la problemática y posterior remisión a servicios. | Externa |
| Controles Existentes | |
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1 Software del sistema tutorial que administra el registro y trazabilidad de las acciones emprendidas para los estudiantes. 2 Existencia de tutores individuales y grupales con preparación para identificar estudiantes en situación de vulnerabilidad. 3 Programas y servicios establecidos por la Vicerrectoría Académica y la Oficina de Bienestar que permiten intervenir necesidades específicas de los estudiantes. 4 Monitoreo permanente de las estadísticas de deserción de la institución. |
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