 |
MAPA DE RIESGOS |
|
|
|
|
|
| Riesgo 1: | |
| Insuficiente cobertura en todos los estamentos frente a los programas de bienestar y posible incumplimiento en las actividades propuestas. |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (4) Probable |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
|
|
| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Movimientos internos de presupuestos que modifican la planeación inicial de los mismos | Interna |
| Insuficiencia presupuestal para la ejecución de programas de bienestar | Interna |
| Múltiples demandas de las instancias de la Universidad para hacer uso de su presupuesto con actividades que no están dentro del alcance de su misión. | Interna |
| Controles Existentes | |
|
1 Realizar cruce de información de las bases de datos de los beneficios socioeconómicos otorgados, para evitar asignación de varios apoyos a un mismo estudiante. El responsable del control es el profesional encargado del área de promoción socioeconómica. Tiempo: Semestral, cada que se realiza convocatoria. La evidencia del control son las bases de datos de beneficiarios de cada uno de los apoyos debidamente depurada. 2 Presentar al Vicerrector Administrativo y Oficina Financiera, las necesidades de adiciones presupuestales para evitar incumplimientos en la ejecución y contratación de los servicios de bienestar y acuerdos laborales. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son oficios y correos electrónicos con las solicitudes de adición presupuestal. |
| Riesgo 2: | |
| Información resultante de los programas de bienestar no sistematizada. |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (5) Casi seguro |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
|
|
| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| No se cuenta con un sistema de información apropiado para los programas de bienestar. | Interna |
| El procesamiento manual de la información genera errores en la confiabilidad de los datos. | Interna |
| Inaplicabilidad de la ley de habeas data en la recolección, administración y custodia de la información. | Interna |
| Controles Existentes | |
|
1 Optimización y capacitación en el módulo de adjudicación de residencias estudiantiles existente en el SIA con el fin de utilizar al 100% la herramienta. El responsable del control es la Jefe de la Oficina de Bienestar en conjunto con el Jefe de Sistemas. Tiempo: Durante el transcurso del semestre. La evidencia del control son los listados de asistencia de las capacitaciones y el módulo activo en sus etapas. 2 Gestionar la realización del estudio técnico para la sistematización de la información resultante de los programas de bienestar realizada por la Jefe de la Oficina de Bienestar. Tiempo: En el transcurso del semestre. La evidencia del control son los oficios y correos electrónicos de la gestión realizada. |
| Riesgo 3: | |
| Sobrecarga personal y laboral de los funcionarios de los programas de promoción socioeconómica y desarrollo humano y convivencia universitaria. |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (5) Casi seguro |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Extrema |
|
|
| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Incremento en las problemáticas sociales de la Institución, las cuales son direccionadas hacia la Oficina de Bienestar para su posible solución | Interna |
| Recurso humano insuficiente para cubrir la demanda de las necesidades de la comunidad universitaria en los programas de promoción socioeconómica y desarrollo humano y convivencia universitaria. | Interna |
| Falta de asesoría jurídica permanente para dar solución a las problemáticas sociales que se manejan en estos programas. | Interna |
| Controles Existentes | |
|
1 Solicitar intervención psicosocial por parte del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo - ARL Positiva, para el equipo de trabajo de la Oficina de Bienestar Universitario. Tiempo: Semestral. El responsable del control es el Jefe de la Oficina de Bienestar. La evidencia del control es la solicitud realizada a la Oficina de Seguridad y Salud en el trabajo. 2 Realizar actividades de fortalecimiento de la convivencia, el desarrollo humano y la salud mental del equipo de bienestar a cargo de la Jefe de la Oficina de Bienestar. Tiempo: Semestral. La evidencia del control son registros fotográficos y listados de asistencia. 3 Gestionar recursos para la contratación de personal de apoyo de acuerdo a la demanda en temas como: ruta de atención de la violencia e implementación de las zonas de orientación universitaria relacionados con el consumo de sustancias psicoactivas (SPA). Tiempo: De acuerdo a las necesidades identificadas. La evidencia del control son los contratos del personal de apoyo debidamente legalizados. 4 Solicitar formalmente a Secretaría General el apoyo jurídico permanente para responder a los diferentes requerimientos. El responsable es la Jefe de Oficina de Bienestar. Tiempo: Durante el transcurso del semestre. La evidencia del control es el oficio de solicitud a Secretaría General y la respuesta respectiva. |
| Riesgo 4: | |
| Alteración en la adjudicación de apoyos socioeconómicos por la manipulación de la información. |
| Clasificación: | Seguridad digital |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (2) Menor |
| Zona de riesgo: | Moderada |
|
|
| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Ingresos no autorizados por terceros al SIA que alteren la información. | Interna |
| Ataques cibernéticos que elimine o modifique la información del SIA. | Externa |
| Intereses particulares de un tercero para obtener beneficios del programa de apoyos socioeconómicos. | Interna |
| Controles no definidos para la asignación y restitución de claves por cambio de usuarios del SIA. | Interna |
| Controles Existentes | |
|
1 Solicitar al Ingeniero administrador del SIA, el bloqueo y cambio de claves de los funcionarios al momento del retiro del área de bienestar por parte de la Jefe de la Oficina de Bienestar. Tiempo: Cada que se retire un funcionario de la Oficina de Bienestar. La evidencia del control es la solicitud enviada mediante correo electrónico. 2 Realizar revisiones aleatorias a los listados finales de asignación de beneficios del área de promoción socioeconómica. El responsable es el profesional del área de apoyos socioeconómicos. Tiempo: Cada que se presentan convocatorias. La evidencia del control es el listado definitivo revisado. |
| Riesgo 5: | |
| Adjudicación de apoyos socioeconómicos con la presentación de documentación fraudulenta. |
| Clasificación: | Corrupción |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (5) Catastrófico |
| Zona de riesgo: | Extrema |
|
|
| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Presentación de documentos con información falsa o incompleta por parte de los usuarios de los programas. | Interna |
| Funcionarios sin el conocimiento de la norma para aplicar los procedimientos para la adjudicación de apoyos socioeconómicos. | Interna |
| Controles Existentes | |
|
1 Revisión aleatoria de los documentos que presentan los estudiantes para obtener los apoyos socioeconómicos por parte del Profesional encargado del área de promoción socioeconómica. Tiempo: Cada que se realice la convocatoria. La evidencia del control es el listado de los estudiantes analizados. 2 Realizar capacitaciones a los funcionarios del área de Bienestar sobre la normativa aplicable al procedimiento de adjudicación de apoyos socioeconómicos. Tiempo: Cada que cambie la normativa. El responsable es la Jefe de la Oficina de Bienestar. La evidencia son los listados de asistencias a las capacitaciones. |
DOCUMENTO CONTROLADO: Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso. Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG |
||||||||||||||||||||||||