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MAPA DE RIESGOS |
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| Riesgo 1: | |
| Demandas a la Universidad asociadas al tipo de vinculación de personas a la Institución. |
| Clasificación: | Cumplimiento |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Aumento de la oferta académica y de cobertura ha aumentado en los últimos años, aún así desde 2008 la planta administrativa sigue teniendo los mismos cargos (328) para atender las necesidades de cumplimiento con la misión. | Interna |
| Insuficientes cargos en la planta administrativa que conllevan a realizar vinculaciones y contrataciones diferentes a la carrera administrativa. | Interna |
| Existencia de proyectos en los que se desarrollan actividades por parte de contratistas, con bajo control por parte del nivel central. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Reorganización de cargos de la planta administrativa, de acuerdo con las funciones, responsabilidades y necesidades del servicio. El responsable del control es la Jefe de Gestión Humana. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son los actos administrativos de reubicación de personas o cargos. |
| Controles versiones anteriores | |
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1 Verificar la solicitud de personal para proyectos. El responsable del control es la Jefe de la Oficina de Gestión Humana. Tiempo: Diariamente. La evidencia del control son las solicitudes de certificaciones de los proyectos. |
| Riesgo 2: | |
| Elaboración de la nómina sin contar con soporte tecnológico adecuado para los controles normativos y financieros. |
| Clasificación: | Seguridad digital |
| Probabilidad: | (5) Casi seguro |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Obsolescencia de los desarrollos técnicos del sistema de información actual (SARA). | Externa |
| Aumento de las diferentes modalidades de vinculación del personal (administrativos y docentes). | Interna |
| Insuficiencia técnica entre la artículación del sistema de información SARA y el sistema financiero. | Interna |
| Ingreso de la información manual por parte de los funcionarios por acción u omisión relacionada con nómina. | Interna |
| Controles Existentes | |
| Controles versiones anteriores | |
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1 Verificar a través de la base de datos de excel, la revisión contra lo que arroja SARA. Los responsables del control son el Profesional Especializado 14 y el Profesional universitario grado 04. Tiempo: Mensual. La evidencia son los archivos digitales. |
| Riesgo 3: | |
| Uso y manejo inadecuado de datos personales e historias laborales de los servidores públicos. |
| Clasificación: | Corrupción |
| Probabilidad: | (4) Probable |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Desconocimiento de normatividad interna y externa aplicable a datos personales y comunicación pública. | Interna |
| Manejo de intereses de carácter personal. | Externa |
| Controles Existentes | |
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1 El funcionario de planta administrativa del área de historias laborales será el autorizado para suministrar información de la historia laboral a través de cualquier medio de comunicación. Tiempo: Permanente. |
| Controles versiones anteriores | |
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1 Solicitar autorización del titular de la información de la historia laboral, cuando un externo realice dicha solicitud, con excepción de los entes de control, Secretaría General y la Oficina de Gestión Humana. Tiempo: Permanente. El responsable del control es el Auxiliar Administrativo Grado 13 de la Oficina de Gestión Humana. La evidencia del control son las autorizaciones realizadas. 2 Acompañamiento por parte de uno de los funcionarios del área de historias laborales, cuando un funcionario desee consultar su propia hoja de vida. Tiempo: Cuando se requiera. La evidencia del control es la ficha de control interno préstamo de historias laborales. 3 Los funcionarios que laboran en el área de historias laborales deben firmar cláusula de confidencialidad para el manejo de la información. El responsable del control es el Jefe de Gestión Humana. La evidencia del control es el documento firmado. |
| Riesgo 4: | |
| Aumento de desórdenes musculoesqueléticos por adopción de la estrategia de trabajo en casa a partir de la aparición del covid-19. |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Factor de riesgo individual. | Externa |
| Condiciones individuales en las residencias, para el trabajo en casa. | Externa |
| Controles Existentes | |
| Controles versiones anteriores | |
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1 Realizar el plan de capacitación sobre ergonomía en casa. Responsable: Oficina de Gestión Humana con la ARL. Tiempo: Abril 2020. La evidencia del control es el plan de capacitación debidamente socialización. 2 Realizar las capacitaciones individuales virtuales sobre ergonomía derivadas de la implementación del plan. Responsable: Profesional Grado 04 Seguridad y salud en el trabajo. Tiempo: Segundo trimestre de 2020. La evidencia del control son las capacitaciones grabadas y la asistencia a la misma. 3 Enviar correos electrónicos con tips educativos sobre información preventiva relacionada con trabajo en casa. Responsable: Profesional Grado 6 de Seguridad y Salud en el Trabajo. La evidencia del control son los correos electrónicos. 4 Analizar puestos de trabajo verificando las condiciones ergonómicas. Responsable: Profesional Grado 4 Seguridad y salud en el trabajo. La evidencia son las videollamadas, correos electrónicos y/o registro fotográfico. 5 Facilitar las condiciones de trabajo en casa mediante el traslado de los elementos de oficina a los servidores públicos que lo requieran, con el fin de mejorar su ergonomía. Responsable: Jefe de Gestión Humana. Tiempo: Cuando sea requerido durante el tiempo de contingencia. La evidencia del control: Formato para solicitar autorización para el retiro de bienes de las instalaciones de la Universidad. |
| Riesgo 5: | |
| Adquisición de enfermedad laboral y/o pérdida de vida humana por ocurrencia de accidente de trabajo, enfermedad laboral o enfermedad común. |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (5) Casi seguro |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Materialización del riesgo (biológico, físico, químico, psicosocial, biomecánicos, condiciones de seguridad, fenómenos naturales). | Externa |
| Exposición continua a un factor de riesgo (biológico, físico, químico, psicosocial, biomecánicos, condiciones de seguridad, fenómenos naturales. | Externa |
| Estado de salud del trabajador. | Externa |
| Actos subestándar y factores personales | Externa |
| Factores del trabajo y condiciones ambientales subestándar | Externa |
| Controles Existentes | |
| Controles versiones anteriores | |
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1 Se realizará control a través de acta de asesoría individual. El responsable del control es el Profesional Universitario Grado 06 del SGSST. Tiempo: Mensual. La evidencia del control son las actas de seguimiento. 2 Actualizar la base de datos de incapacidades. El responsable del control es el Profesional Universitario Grado 04. Tiempo: Mensual. La evidencia del control es la base de datos de excel y SARA. |
| Riesgo 6: | |
| Aumento del ausentismo laboral por incapacidad, relacionada con riesgo psicosocial. |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (5) Casi seguro |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Estrés laboral. | Externa |
| Cambios en el clima laboral que generan desmotivación. | Externa |
| Manejo inadecuado de las relaciones interpersonales, comunicación y capacidad de liderazgo. | Interna |
| Incumplimiento de las recomendaciones del médico tratante. | Externa |
| Controles Existentes | |
| Controles versiones anteriores | |
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1 Realizar actividades que permitan fortalecer el clima organizacional y la convivencia institucional, acompañado de actividades de promoción y prevención de enfermedades físicas y mentales. Los responsables del control son el Profesional Universitario Grado 06 SGSST y Profesional Universitario Grado 04 de la Oficina de Gestión Humana. Tiempo: Mensual. La evidencia del control es el plan de capacitación realizado en conjunto con la ARL y la base de datos de excel y SARA. 2 Realizar seguimiento a la evolución del estado de salud de los docentes, funcionarios y trabajadores, a través de llamadas telefónicas y correos electrónicos por parte del profesional universitario grado 06 del Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo. Tiempo: Permanente. La evidencia del control son las bases de datos de seguimiento. |
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