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MAPA DE RIESGOS |
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| Riesgo 1: | |
| Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. |
| Clasificación: | Estratégicos |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Débil gestión de recursos propios. | Interna |
| Excesiva dependencia financiera externa. | Interna |
| Débil gestión de la base presupuestal transferida del gobierno nacional | Interna |
| Cambio en la reglamentación de la política pública | Externa |
| Cambio de administración con ello, el ingreso de nuevos directivos | Interna |
| Desactualización del Plan de Desarrollo | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Proyección del aumento de recursos propios incluyendo las metas para cada vigencia en el Plan de Desarrollo. La Oficina Asesora de Planeación y la Vicerrectoría de Proyección deberán establecer herramientas y procedimientos para mejorar la gestión de recursos. La evidencia del control es el Plan de Desarrollo formulado y los procedimientos para la generación de recursos desarrollados. Tiempo: Anual. 2 Informes de seguimiento al cumplimiento de las metas del Plan de Acción y Plan de Desarrollo Institucional realizados por la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina Asesora de Control Interno. La evidencia del control son los informes de seguimiento presentados al Equipo Directivo y publicados en la web. Tiempo: De acuerdo a los procedimientos del SIG. 3 Representación, participación y liderazgo por parte de la Universidad de Caldas ante estamentos del orden nacional en los que se discute permanentemente la financiación de las universidades públicas realizado por el Rector, el Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. La evidencia del control son las actas de resultados levantada por el responsable respectivo. Tiempo: Permanente. 4 Estrategia de participación y socialización en la construcción del Plan de Desarrollo y Plan de Acción Institucional claramente determinada realizada por la Oficina Asesora de Planeación. La evidencia del control es la ejecución del procedimiento del SIG y soportes documentados del desarrollo de las estrategias participativas. Tiempo: Según periodicidad establecida de la vigencia de los planes. 5 Aplicar un formato en el procedimiento P-DI-691 que relacione las actividades pendientes en materia de planificación estratégica y presupuestal de la administración saliente con miras a un oportuno desarrollo de dichas actividades por parte de la administración entrante. La evidencia del control es el formato publicado en el procedimiento. Tiempo: Según la vigencia de los diferentes planes. |
| Riesgo 2: | |
| Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crisis. |
| Clasificación: | Estratégicos |
| Probabilidad: | (4) Probable |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Deficiente capacidad para planificar los cambios que pueden suscitar crisis. | Interna |
| Pérdida de contacto con la realidad universitaria. Aislamiento entre la dirección y la comunidad universitaria | Interna |
| Movimientos que pueden promover actos de violencia | Externa |
| Competencias para el manejo del diálogo, la negociación, el manejo del conflicto y la crisis, no afianzada entre los cargos de dirección | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Incluir en las agendas del Equipo Directivo los temas que se derivan del análisis de grupos de interés de los cuales puedan presentarse situaciones de crisis realizadas por la Rectoría. Dejar evidencias en las actas de los equipos directivos de los temas tratados, según análisis de grupos de interés, así como situaciones que se presentan derivadas de la dinámica institucional. Tiempo: Permanente. 2 A partir de las metas del plan de acción institucional y el análisis de grupos de interés, incluir en el plan anual de comunicaciones los espacios cara a cara y espacios pedagógicos con las respectivas fechas de realización y responsables. El responsable del control es la Rectoría. La evidencia del control es la matriz de seguimiento al plan de comunicaciones. Tiempo: Permanente. 3 Implementación del plan estratégico de comunicaciones en el que se establece los mecanismos de difusión de acuerdo a los temas estratégicos de la Institución por parte de la Rectoría. La evidencia del control es la matriz de seguimiento al plan de comunicaciones. Tiempo: Permanente. 4 Reuniones periódicas con los representantes estudiantiles y profesorales para conocer el estado actual de la dinámica institucional que permitan identificar de manera oportuna y proactiva posibles situaciones críticas realizadas por el Rector. La evidencia del control es una matriz de seguimiento de las reuniones realizadas con los grupos de interés por parte del Rector. Tiempo: Permanente. 5 Implementar el procedimiento para el manejo de crisis institucional. El responsable del control es la Rectoría. La evidencia del control es el procedimiento documentado, aprobado y publicado en el SIG. Tiempo: Permanente. |
| Riesgo 3: | |
| Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos |
| Clasificación: | Estratégicos |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Falta de lineamientos claros en la definición de funciones y responsabilidades | Interna |
| Cambio de administración y con ello el ingreso de nuevos directivos | Interna |
| Inadecuado proceso de selección de funcionarios para cargos directivos. | Interna |
| Desconocimiento de los roles y responsabilidades asociados al servicio público. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Actividad de seguimiento al desempeño de las dependencias realizadas por el Rector y a partir de los compromisos institucionales definidos en los planes estratégicos y las agendas directivas. La evidencia del control es el acta de seguimiento a desempeño y formulación de compromisos. Tiempo: Trimestral. 2 Aplicación del Manual de Funciones y Competencias Laborales para la provisión de cargos de todos los niveles jerárquicos y revisión del cumplimiento de requisitos mínimos realizados por la Oficina de Gestión Humana. La evidencia del control es el proceso de selección realizado para proveer los cargos directivos. Tiempo: Permanente. 3 Proceso de capacitación y empalme a funcionarios del nivel directivo cuando haya cambio de administración, en temas institucionales y de buen gobierno. El responsable del control es la Oficina de Gestión Humana. La evidencia del control es la certificación del proceso de capacitación y empalme por parte de la Oficina de Gestión Humana. Tiempo: Permanente. 4 Aplicación de mecanismos de evaluación de desempeño de directivos que incluyan cumplimiento de metas institucionales, así como la aplicación del código de integridad. El responsable del control es Rectoría. La evidencia del control es el mecanismo desarrollado. Tiempo: Permanente. |
| Riesgo 4: | |
| Efectos adversos en el desempeño de la gestión institucional por inadecuada toma de decisiones. |
| Clasificación: | Estratégicos |
| Probabilidad: | (4) Probable |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Deficiente estructura en el abordaje de los temas estratégicos por parte de los entes colegiados y equipo directivo. | Interna |
| Insuficiente y/o inexacta información sobre el objeto de las decisiones a tomar. | Interna |
| Insuficiente análisis sobre el efecto de las decisiones en los grupos de interés. | Interna |
| Insuficiente análisis del impacto financiero, técnico y de receptividad ante la comunidad universitaria. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Agenda directiva concertada con equipo directivo y entes colegiados con relación a los temas estratégicos a tratar. Responsable: Rectoría. Evidencia del Control: Cronograma de agenda directiva para el semestre. Tiempo: Permanente. 2 Análisis de las agendas del Consejo Académico y Consejo Superior en Equipo Directivo para definir acciones previas de análisis de temas, cumplimiento de compromisos de la administración y posición frente a decisiones a tomar en los entes colegiados. Responsable: Rectoría. Evidencia del Control: Agendas de equipo directivo. Tiempo: Según programación de reuniones de equipo directivo. 3 Con anterioridad a las sesiones de los diferentes entes colegiados en las que se tomará decisiones, la administración universitaria realizará análisis de los impactos financieros y las implicaciones de las mismas como insumos para la realización del respectivo debate. Responsable: Equipo Directivo. Evidencia del Control: Actas de reunión de entes colegiados. Tiempo: Según periodicidad de las reuniones. 4 Con anterioridad a las sesiones de diferentes entes colegiados en las que se tomará decisiones, la administración universitaria realizará un análisis del posible nivel de receptividad de las propuestas de reforma ante la comunidad universitaria y los grupos de interés que serán afectados por la medida, elementos que constituyen insumos para el análisis y la definición de estrategias de comunicaciones sobre la adopción de la medida. Responsable: Equipo Directivo. Evidencia del Control: Actas de reunión de entes colegiados, plan de comunicaciones específicos. Tiempo: Según periodicidad de las reuniones. |
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