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MAPA DE RIESGOS |
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| Riesgo 1: | |
| Proyectos y actividades de extensión con baja pertinencia e impacto en la estrategia institucional. |
| Clasificación: | Estratégicos |
| Probabilidad: | (4) Probable |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| La formulación de los proyectos no está coordinada con las facultades y los planes de acción institucionales. | Interna |
| Proyectos de extensión con deficiencias en la formulación. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Los proyectos formulados por los docentes serán verificados por el Consejo de Facultad correspondiente, de tal forma que se articulen con el Plan de acción institucional y los intereses de las Facultades. Tiempo: Cada que se requiera. La evidencia del control son las actas de los Consejos de Facultad. 2 Realizar jornadas de capacitación para la presentación de proyectos. El responsable del control es el equipo de la Oficina de Innovación y formulación de proyectos de la Vicerrectoría de Proyección con la supervisión del Profesional Especializado. Tiempo: Anual. La evidencia del control es el registro de asistencia a capacitaciones. |
| Riesgo 2: | |
| Detrimento patrimonial por deficiencias en la formulación y seguimiento a los proyectos y actividades de extensión |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Deficiencias en el proceso de sistematización de los proyectos y actividades de extensión, lo que dificulta su seguimiento y control. | Interna |
| Fallas en la formulación del presupuesto del proyecto o actividad de extensión por parte de los Coordinadores. | Interna |
| Inadecuado control por parte de los Consejos de Facultad en relación a la labor docente aprobada vs los objetivos, impacto y actividades de los proyectos formulados. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Creación de formato formulado en Excel, para el diligenciamiento del presupuesto de los proyectos. El responsable del control es el profesional universitario de la Vicerrectoría de Proyección. Tiempo: Una única vez. La evidencia del control es el formato formulado en excel. 2 Implementación de un formulario en linea para la presentación y control de proyectos. El responsable del control es el profesional universitario de la Vicerrectoría de Proyección. Tiempo: Una única vez. La evidencia del control es el formato Google Forms y bases de datos de proyectos. 3 Definir e implementar criterios para la aprobación de la labor docente en función del proyecto presentado. El responsable del control son los Consejos de Facultad. Tiempo: Cada que se requiera. La evidencia del control son las actas de los Consejos de Facultad. |
| Riesgo 3: | |
| Oferta de proyectos y actividades de extensión que no corresponden a las necesidades de la región. |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Inexistencia de la Oficina de Regionalización. | Interna |
| Desarticulación con los planes de Gobierno, las Agendas Regionales y las Entidades Locales. | Externa |
| Controles Existentes | |
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1 Realizar verificación de los proyectos formulados por los docentes, de tal forma que apunten a los planes de gobierno, agendas regionales y entidades locales. El responsable del control es el panel de evaluación en conjunto con la Vicerrectoría de Proyección. Tiempo: Cada que se requiera. La evidencia del control es el proyecto formulado con la calificación del panel de evaluación si está enmarcado en la convocatoria. 2 Creación de la Oficina de Regionalización. El responsable del control es el Vicerrector de Proyección. La evidencia del control es el acto administrativo que respalde la creación de la oficina dentro de la estructura orgánica de la Institución. |
| Riesgo 4: | |
| Pérdida del vínculo entre el egresado y la Universidad |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (4) Probable |
| Impacto: | (2) Menor |
| Zona de riesgo: | Alta |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Ausencia de un CRM para la comunicación con el egresado. | Interna |
| Base de datos desactualizada para el manejo de la información de los egresados con su respectivo proceso de actualización | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Actualización permanente de las bases de datos a través de la creación e implementación de incentivos para los egresados. El responsable del control es el Jefe de la Oficina de Egresados. Tiempo: Permanente. La evidencia del control es la base de datos actualizada. 2 Desarrollo de un CRM para establecer la comunicación directa con los egresados. El responsable del control es el Jefe de la Oficina de Egresados. Tiempo: Una única vez. La evidencia del control es el CRM creado. |
| Riesgo 5: | |
| Oferta de servicios universitarios poco competitivos por ausencia de un portafolio consolidado. |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (5) Casi seguro |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Falta análisis de la competencia y modelo de negocio. | Interna |
| Ausencia de un portafolio de servicios y productos consolidado, lo que genera una baja demanda en el mercado. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Creación del portafolio de servicios de la Universidad de Caldas. El responsable del control es la Vicerrectoría de Proyección. Tiempo: Una única vez. La evidencia del control es el portafolio de productos y servicios. 2 Consolidar un sistema de información de mercados. El responsable del control es la Vicerrectoría de Proyección. Tiempo: Cada que se requiera. La evidencia del control es el documento de análisis. 3 Creación del marco legal, normativo y administrativo para la operación de los laboratorios de extensión como un servicio universitario. Los responsables del control son Vicerrectoría de proyección, Vicerrectoría Académica en conjunto con el Comité de Laboratorios y los Coordinadores de cada laboratorio de extensión. Tiempo: Durante la próxima vigencia. La evidencia del control son los marcos normativos, legales y administrativos. |
| Riesgo 6: | |
| Pérdida de recursos y/o tiempo por incumplimiento en la entrega de productos editoriales |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (4) Probable |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Los pares evaluadores no entregan los resultados a tiempo. | Externa |
| Los autores no entregan correcciones. | Interna |
| Fallas en el proceso de impresión de los libros. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Realizar control de calidad de los productos editoriales. El responsable del control es el editor
y el impresor. Tiempo: Cada que se requiera. La evidencia del control es el libro impreso. 2 Realizar seguimiento constante a los tiempos de evaluación y comunicación con el par evaluador, con el fin de que se cumplan los tiempos establecidos. El responsable del control es el editor. Tiempo: Cada que se requiera. La evidencia del control es la ficha de evaluación diligenciada. 3 Cancelar la impresión del libro en caso de que los autores no entreguen las correcciones a tiempo. El responsable del control es el editor. Tiempo: Cuando sea requerido. La evidencia del control es la cancelación de la impresión del libro. |
| Riesgo 7: | |
| Movilidad Nacional e Internacional sin impacto en los Ejes Estratégicos de la Universidad |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Deficiencias en los controles para la asignación de apoyos económicos para asistencia a eventos nacionales e internacionales. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Revisar la pertinencia de los eventos nacionales e internacionales de los cuales se solicita apoyo económico, de acuerdo a los ejes estratégicos de la institución. El responsable del control es el Coordinador de internacionalización y movilidad académica. Tiempo: Permanente. La evidencia del control es la presentación de informes sobre los eventos. |
| Riesgo 8: | |
| Gestión ineficiente de los activos intelectuales por ausencia de lineamientos institucionales. |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Falta de personal de propiedad intelectual para asesoramiento de profesores. | Interna |
| Falta de herramientas administrativas, como protocolos, manuales o marcos normativos para la gestión de los activos intelectuales. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Creación de herramientas administrativas: protocolos, manuales, marco normativo para la gestión de los activos intelectuales. El responsable del control es el Profesional Especializado de la Vicerrectoría de Proyección. La evidencia del control son los protocolos, manuales y marco normativo. 2 Designación de un abogado para la gestión de los activos intelectuales. El responsable del control es la Oficina de Gestión Humana por solicitud de la Vicerrectoría de Proyección. La evidencia del control es la solicitud realizada a gestión humana. |
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