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MAPA DE RIESGOS

PROCESO: Información y Comunicación
Versión: 7
Emisión: 2019-08-20

Riesgo 1:
Sanciones por utilización indebida de la información confidencial.

Clasificación: Estratégicos
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Ausencia de directrices sobre asuntos de confidencialidad institucional Interna
Desconocimiento de acuerdos de confidencialidad Interna
Falta de aplicación de la política de habeas data Interna

Controles Existentes
1 Elaborar, socializar y aplicar la política de comunicaciones institucionales. El responsable del control es la Rectoría. La evidencia del control es la matriz de seguimiento a la política de comunicaciones. Tiempo: Permanente.
2 Implementación del plan estratégico de comunicaciones en el que se establece los mecanismos de difusión de acuerdo con los temas estratégicos de la Institución por parte de la Rectoría. La evidencia del control es la matriz de seguimiento al plan de comunicaciones. Tiempo: Permanente.
3 Aplicación y seguimiento de la política de protección de datos personales de la Universidad de Caldas por parte de la Rectoría y la Secretaría General. La evidencia del control es la aplicación del procedimiento del tratamiento y disposición de la información. Tiempo: Permanente.

Riesgo 2:
Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional

Clasificación: Imagen
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (4) Mayor
Zona de riesgo: Extrema

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Flujos de información y comunicación poco claros, lentos e inoportunos Interna
Gestión reactiva de la comunicación interna y externa Interna
Falta de planeación en el manejo de crisis informativa Interna
Falta de información y socialización interna de la Política institucional de Comunicaciones Interna
Desinformación interna que genera un clima laboral inestable y un desconocimiento de los voceros autorizados para dar a conocer temas internos. Interna
Inconsistencias en la información emitida en medios de comunicación institucionales y en medios externos Interna
Filtración de información falsa sin comprobación de fuentes que afecta la imagen de la entidad Externa
La fuente de la información esta errada y la interpretación de la información es confusa Interna
Inoportunidad en la entrega de la información a los medios de comunicación. Interna

Controles Existentes
1 Realizar rendición de cuentas a la comunidad universitaria por parte del Rector y su equipo directivo, a través de diferentes canales como audiencia pública, reuniones internas con grupos de interés, visita a medios de comunicación y actividades con aliados y ciudadanos. La evidencia del control son los registros de asistencia, fotográficos, video y publicaciones en medios. Tiempo: Permanente.
2 Noticias, comunicados, boletines y toda la información a nivel interno y externo que se emita oficialmente es revisada y validada por la Unidad de Prensa y Comunicaciones. La evidencia del control son las comunicaciones enviadas por el correo institucional. Tiempo: Permanente.
3 Elaborar, compartir y aplicar una política institucional para el uso de redes sociales de la Universidad de Caldas (Facebook, Twitter, Instagram). El responsable es la Rectoría. La evidencia del control es la parrilla de publicación en redes sociales. Tiempo: Permanente.
4 Revisar y actualizar el instructivo para desarrollar las comunicaciones institucionales en manejo de crisis I-IC-506. El responsable del control es la Rectoría. La evidencia del control es el instructivo actualizado y debidamente publicado. Tiempo: Según tiempos de aprobación por parte del Consejo Superior de la política de comunicaciones.

Riesgo 3:
Difusión de la información institucional inoportuna por desactualización de los equipos técnicos para la producción de mensajes institucionales en audio, vídeo, graficación y diseño.

Clasificación: Tecnológicos
Probabilidad: (4) Probable
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta

CAUSAS
DESCRIPCIÓN TIPO
Falta de presupuesto para la actualización o compra de equipos que faciliten la difusión de mensajes institucionales. Interna
Equipos de producción y realización de productos multimedia en mal estado, deteriorados y desactualizados. Interna
Falta de equipos y personal idóneo para su manejo. Interna

Controles Existentes
1 Elaborar y presentar un plan de renovación tecnológica para la Unidad de Prensa y Comunicaciones ante la Vicerrectoría Administrativa y la Oficina Asesora de Planeación, con el fin de determinar la viabilidad del plan. La evidencia del control son los oficios de solicitud con el plan de renovación adjunto. Tiempo: Durante el segundo semestre del 2019.
2 Presentar ante la Vicerrectoría Administrativa y a la Oficina de Gestión Humana, los requerimientos de personal idóneo para el manejo de equipos tecnológicos de la Unidad de Prensa y Comunicaciones. La evidencia del control son los oficios de solicitud con los requerimientos de personal. Tiempo: Durante el segundo semestre del 2019.


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