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MAPA RIESGOS GESTIóN DOCUMENTAL

GESTIóN DOCUMENTAL
Rige a partir de:
2018-04-10

Versión: 5

 

MAPA DE RIESGOS PROCESO GESTIóN DOCUMENTAL

 
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Listado Riesgos

Riesgo:

Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la Universidad
Clasificación: De apoyo
Causas:
CausaTipo
Incumplimiento del Acuerdo 038 de 2002 del AGN para la institución y el funcionario. Interna
Incumplimiento de la normativa institucional en cuanto a la elaboración de comunicaciones Interna
Falta de seguimiento y control en la utilización del sistema ADMIARCHI.Interna
Falta de reporte por parte de la oficina de Gestión Humana cuando hay nueva contratación y cuando se presentan novedades administrativas con el personal. Interna
Alta rotación de personal. Interna
Incumplimiento de la normativa relacionada con la responsabilidad del servidor público en entrega y recepción de archivos (electrónicos y digitales). Interna
Elaboración de comunicaciones institucionales por fuera del sistema ADMIARCHI. Interna
Probabilidad: (4) Probable
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta
Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

Controles Existentes

Control:
Solicitud de entrega de los archivos documentales (fisicos y electrónicos) a funcionarios que se retiren de la institución o se trasladen de cargo temporal o permanentemente.
Acta de entrega de archivos de gestión (físicos y electrónicos) firmado por el funcionario entrante y saliente.
Cumplimiento de la normativa institucional por parte de los funcionarios
Controles Implementados en la versión anterior
Control:
Formato de préstamo y consulta de documentos en los archivos central e histórico, con su respectivo seguimiento.
Estandarización y difusión de medidas para la preservación y conservación de documentos en los archivos de gestión, central e histórico.
Actualizar de manera automática la base de datos de remitentes
Capacitación personalizada a las comunicaciones oficiales y seguimiento y acompañamiento en la aplicación del sistema
Mantenimiento de las redes eléctricas, hidráulicas, fumigación para control de plagas, instalación de medidas de seguridad.
 
Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.

Riesgo:

Alteración o manipulación de documentos oficiales
Clasificación: De corrupción
Causas:
CausaTipo
Extravío deliberado de los documentos para favorecimiento de terceros Interna
Ingreso a los archivos institucionales de personal no autorizado Interna
Selección de funcionarios sin las competencias necesarias para el cargo.Interna
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta
Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

Controles Existentes

Control:
Microfilmación y digitalización de los actos administrativos, hojas académicas y demás documentos que demanen alto grado de consulta. Publicación en la pagina web (normograma), y consulta en los archivos de gestión respectivamente.
Controles Implementados en la versión anterior
Control:
Procedimiento para préstamo de documentos
Documentos foliados
Personal calificado
Inventario documental
Mecanismos de seguridad implementados (Cerraduras, alarmas, control de ingreso del personal)
 
Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.

Riesgo:

Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico.
Clasificación: De apoyo
Causas:
CausaTipo
Falla en los sistemas eléctricos e hidráulicos, conato de incendios, roedores y plagas. Interna
Préstamo de documentos sin controles Interna
Inundación del archivo histórico por condiciones climáticas.Interna
Sustracción indebida de documentosInterna
Probabilidad: (3) Posible
Impacto: (3) Moderado
Zona de riesgo: Alta
Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

Controles Existentes

Control:
Restricción de acceso a los archivos.
Registro de préstamos a través de ADMIARCHI y seguimiento a las entregas.
Revisión y verificación de foliación del documento cuando es entregado y recibido
Fumigaciones, actualización de extintores, revisión de detectores de humo, alarmas contra incendios.
 
Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.

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