 |
MAPA DE RIESGOS |
|
|
|
|
|
| Riesgo 1: | |
| Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la Universidad |
| Clasificación: | De apoyo |
| Probabilidad: | (4) Probable |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
|
|
| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Incumplimiento del Acuerdo 038 de 2002 del AGN para la institución y el funcionario. | Interna |
| Incumplimiento de la normativa institucional en cuanto a la elaboración de comunicaciones | Interna |
| Falta de seguimiento y control en la utilización del sistema ADMIARCHI. | Interna |
| Falta de reporte por parte de la oficina de Gestión Humana cuando hay nueva contratación y cuando se presentan novedades administrativas con el personal. | Interna |
| Alta rotación de personal. | Interna |
| Incumplimiento de la normativa relacionada con la responsabilidad del servidor público en entrega y recepción de archivos (electrónicos y digitales). | Interna |
| Elaboración de comunicaciones institucionales por fuera del sistema ADMIARCHI. | Interna |
| Controles Existentes | |
|
1 Solicitud de entrega de los archivos documentales (fisicos y electrónicos) a funcionarios que se retiren de la institución o se trasladen de cargo temporal o permanentemente. 2 Acta de entrega de archivos de gestión (físicos y electrónicos) firmado por el funcionario entrante y saliente. 3 Cumplimiento de la normativa institucional por parte de los funcionarios |
| Controles versiones anteriores | |
|
1 Formato de préstamo y consulta de documentos en los archivos central e histórico, con su respectivo seguimiento.
2 Estandarización y difusión de medidas para la preservación y conservación de documentos en los archivos de gestión, central e histórico. 3 Actualizar de manera automática la base de datos de remitentes 4 Capacitación personalizada a las comunicaciones oficiales y seguimiento y acompañamiento en la aplicación del sistema 5 Mantenimiento de las redes eléctricas, hidráulicas, fumigación para control de plagas, instalación de medidas de seguridad. |
| Riesgo 2: | |
| Alteración o manipulación de documentos oficiales |
| Clasificación: | Corrupción |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
|
|
| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Extravío deliberado de los documentos para favorecimiento de terceros | Interna |
| Ingreso a los archivos institucionales de personal no autorizado | Interna |
| Selección de funcionarios sin las competencias necesarias para el cargo. | Interna |
| Controles Existentes | |
|
1 Microfilmación y digitalización de los actos administrativos, hojas académicas y demás documentos que demanen alto grado de consulta. Publicación en la pagina web (normograma), y consulta en los archivos de gestión respectivamente. |
| Controles versiones anteriores | |
|
1 Procedimiento para préstamo de documentos 2 Documentos foliados 3 Personal calificado 4 Inventario documental 5 Mecanismos de seguridad implementados (Cerraduras, alarmas, control de ingreso del personal) |
| Riesgo 3: | |
| Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico. |
| Clasificación: | De apoyo |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (3) Moderado |
| Zona de riesgo: | Alta |
|
|
|
| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Falla en los sistemas eléctricos e hidráulicos, conato de incendios, roedores y plagas. | Interna |
| Préstamo de documentos sin controles | Interna |
| Inundación del archivo histórico por condiciones climáticas. | Interna |
| Sustracción indebida de documentos | Interna |
| Controles Existentes | |
|
1 Restricción de acceso a los archivos. 2 Registro de préstamos a través de ADMIARCHI y seguimiento a las entregas. 3 Revisión y verificación de foliación del documento cuando es entregado y recibido 4 Fumigaciones, actualización de extintores, revisión de detectores de humo, alarmas contra incendios. |
DOCUMENTO CONTROLADO: Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso. Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG |
||||||||||||||||||||||||