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MAPA DE RIESGOS |
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| Riesgo 1: | |
| Sanciones por parte del ente de control por incumplimiento en la normatividad vigente en materia de gestión documental. |
| Clasificación: | Cumplimiento |
| Probabilidad: | (4) Probable |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Falta de responsabilidad y compromiso frente al manejo de los archivos de las diferentes dependencias. | Interna |
| Falta de conocimiento sobre el manejo de los archivos. | Interna |
| Desconocimiento de los lineamientos y normativas internas y externas, en términos archivistas. | Interna |
| Manejo inadecuado de los archivos durante su ciclo vital: gestión, central e histórico. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Inducciones a los funcionarios responsables del archivo de gestión en el manejo de la documentación por parte de la Oficina de administración de documentos. La evidencia del control son los registros de asistencia a las inducciones generales e individuales. Tiempo: Permanente. 2 Capacitaciones específicas en lineamientos y normatividad archivística a los funcionarios de la Oficina de administración de documentos programadas por la Oficina de Gestión Humana. La evidencia del control son los registros de asistencia a las capacitaciones. Tiempo: Cuando sea requerido. 3 Actualización por parte de los funcionarios de la Oficina de administración de documentos en nuevas técnicas y normas del manejo documental. La evidencia del control son los soportes de las capacitaciones o asistencias a los seminario, eventos y demás. Tiempo: De acuerdo a la programación de los eventos. 4 Elaboración, revisión y actualización de los diferentes instrumentos archivísticos, con el fin de cumplir con los requerimientos de los entes de control por parte de la Oficina de administración de documentos. La evidencia del control son los instrumentos archivísticos desarrollados. Tiempo: Permanente. |
| Riesgo 2: | |
| Presencia de agentes contaminantes afectando la salud y la integridad de los funcionarios y el acervo documental. |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (4) Probable |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Deficientes condiciones ambientales de las instalaciones donde reposan los archivos. | Interna |
| Inadecuada ubicación para el almacenamiento de los archivos. | Interna |
| Deficientes rutinas de limpieza y desinfección de áreas. | Interna |
| Niveles contaminantes del aire en los archivos de gestión, central e histórico. | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Análisis de los programas que componen el Sistema Integrado de Conservación Documental relacionados con el saneamiento ambiental por parte de la Oficina de administración de documentos. La evidencia del control son los avances derivados del análisis a la documentación. Tiempo: Permanente. 2 Aplicación del protocolo de prevención de agentes biológicos (control de temperatura, fumigaciones, limpieza y aseo, entre otros) por parte de la Oficina de administración de documentos. La evidencia del control es el registro de las actividades realizadas. Tiempo: Permanente. |
| Riesgo 3: | |
| Pérdida de la integridad de la información física y digital que reposa en el archivo central, histórico y Sistema ADMIARCHI. |
| Clasificación: | Operativos |
| Probabilidad: | (3) Posible |
| Impacto: | (4) Mayor |
| Zona de riesgo: | Extrema |
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| CAUSAS | |
| DESCRIPCIÓN | TIPO |
| Daño en los servidores donde reposa la información institucional. | Interna |
| Ataques cibernéticos que elimine o modifique la información del sistema. | Externa |
| Administración tercerizada del sistema ADMIARCHI y de la custodia de la información que reposa allí. | Interna |
| Falta de controles establecidos para el préstamo de documentos del archivo físico. | Interna |
| Eventos adversos (inundaciones, incendios, problemas eléctricos, factores atmosféricos, entre otros) que puedan ocasionar daños en los documentos en custodia. | Interna |
| Sustracción indebida de documentos del archivo físico | Interna |
| Controles Existentes | |
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1 Aplicación adecuada del formato establecido para el préstamo de la documentación del archivo central e histórico por parte del Funcionario responsable de la Oficina de Administración de documentos. La evidencia del control son los formatos diligenciados de manera adecuada. Tiempo: Permanente. 2 Realizar copias de seguridad de la información existente en el sistema ADMIARCHI por parte del Ingeniero administrador del sistema en conjunto con la Oficina de Sistemas. La evidencia del control es la copia de seguridad. Tiempo: Permanente. 3 Registro de ingreso al archivo central e histórico para el personal ajeno a la Oficina de administración de documentos, por parte del Funcionario responsable. La evidencia del control es el formato de registro diligenciado en los casos específicos. Tiempo: Cuando aplique. 4 Aplicación del programa de prevención de emergencias y atención de desastres del Sistema Integrado de Conservación Documental. La evidencia del control son las establecidas en el protocolo. Tiempo: Cuando aplique. |
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