Listado Riesgos
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Riesgo:
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Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la Universidad |
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Clasificación:
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De apoyo |
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Causas:
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| Causa | Tipo | | Incumplimiento del Acuerdo 038 de 2002 del AGN para la institución y el funcionario. | Interna | | Incumplimiento de la normativa institucional en cuanto a la elaboración de comunicaciones | Interna | | Falta de seguimiento y control en la utilización del sistema ADMIARCHI. | Interna | | Falta de reporte por parte de la oficina de Gestión Humana cuando hay nueva contratación y cuando se presentan novedades administrativas con el personal. | Interna | | Alta rotación de personal. | Interna | | Incumplimiento de la normativa relacionada con la responsabilidad del servidor público en entrega y recepción de archivos (electrónicos y digitales). | Interna | | Elaboración de comunicaciones institucionales por fuera del sistema ADMIARCHI. | Interna |
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Probabilidad:
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(4) Probable |
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Impacto:
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(3) Moderado |
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Zona de riesgo:
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Alta
Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Solicitud de entrega de los archivos documentales (fisicos y electrónicos) a funcionarios que se retiren de la institución o se trasladen de cargo temporal o permanentemente. |
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Acta de entrega de archivos de gestión (físicos y electrónicos) firmado por el funcionario entrante y saliente. |
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Cumplimiento de la normativa institucional por parte de los funcionarios |
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Controles Implementados en la versión anterior
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Control:
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Formato de préstamo y consulta de documentos en los archivos central e histórico, con su respectivo seguimiento.
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Estandarización y difusión de medidas para la preservación y conservación de documentos en los archivos de gestión, central e histórico.
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Actualizar de manera automática la base de datos de remitentes |
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Capacitación personalizada a las comunicaciones oficiales y seguimiento y acompañamiento en la aplicación del sistema |
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Mantenimiento de las redes eléctricas, hidráulicas, fumigación para control de plagas, instalación de medidas de seguridad. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Alteración o manipulación de documentos oficiales |
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Clasificación:
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Corrupción |
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Causas:
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| Causa | Tipo | | Extravío deliberado de los documentos para favorecimiento de terceros | Interna | | Ingreso a los archivos institucionales de personal no autorizado | Interna | | Selección de funcionarios sin las competencias necesarias para el cargo. | Interna |
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Probabilidad:
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(3) Posible |
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Impacto:
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(3) Moderado |
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Zona de riesgo:
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Alta
Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Microfilmación y digitalización de los actos administrativos, hojas académicas y demás documentos que demanen alto grado de consulta. Publicación en la pagina web (normograma), y consulta en los archivos de gestión respectivamente. |
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Controles Implementados en la versión anterior
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Control:
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Procedimiento para préstamo de documentos |
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Documentos foliados |
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Personal calificado |
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Inventario documental |
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Mecanismos de seguridad implementados (Cerraduras, alarmas, control de ingreso del personal) |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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Riesgo:
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Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico. |
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Clasificación:
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De apoyo |
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Causas:
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| Causa | Tipo | | Falla en los sistemas eléctricos e hidráulicos, conato de incendios, roedores y plagas. | Interna | | Préstamo de documentos sin controles | Interna | | Inundación del archivo histórico por condiciones climáticas. | Interna | | Sustracción indebida de documentos | Interna |
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Probabilidad:
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(3) Posible |
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Impacto:
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(3) Moderado |
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Zona de riesgo:
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Alta
Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir |
Controles Existentes
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Control:
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Restricción de acceso a los archivos. |
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Registro de préstamos a través de ADMIARCHI y seguimiento a las entregas. |
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Revisión y verificación de foliación del documento cuando es entregado y recibido |
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Fumigaciones, actualización de extintores, revisión de detectores de humo, alarmas contra incendios. |
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Acciones preventivas: si usted desea conocer las acciones preventivas que se han definido para este riesgo, debe ingresar al SIG con su login y clave de acceso.
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