Proceso: Gestión Documental
Versión: 5
Rige a partir de: 2014-08-20
Indicador: Reproducción de información para consulta en archivos de gestión
 
Caracterización
Descripción: Mide la eficacia de la Gestión Documental de la consulta en tiempo real de los documentos en los Archivos de Gestión
Fórmula de Cálculo: (Número de series documentales digitalizadas / Total series documentales a digitalizar) * 100
Tipo: Eficacia
Clase: Acumulativo
Tendencia: Ascendente
Tributación:
Factor de Acreditación: Organización, Gestión y Administración
Unidad de Medida: Porcentaje
Fuente Origen de Datos (Registro,documento): Secretaría General - Líder Grupo Interno Gestión Documental
Responsable Reportar Datos para Medición: Administrador de documentos
Método para la Medición: Se toman las tablas de retención documental de la universidad, identificando las series documentales que deben ser digitalizadas comparándolas con las que efectivamente han pasado por este proceso
Responsable de Realizar el Análisis:
Método para el análisis Esta metodología se ha unificado y se encuentra descrita en el Instructivo para la definición y administración de los indicadores de la Universidad (I-MM-107)
Frecuencia de Seguimiento: Semestral
Frecuencia de Medición para Análisis: Semestral
 
 
Medición
Metas
Periodo Descripción Meta
2015 20% de las series documentales del archivo de gestión, digitalizadas. 20
2014 20% 20
 
Medición
Período Resultado Cumplimiento Soporte
2015 22.72 113.6 %
2014 68 340 % Ver
2013 30  %
Fecha Actualización:2017-01-19 Fecha Corte:2015-12-31
 
 
 
Análisis de Datos

Análisis Gráfico
Evolución Histórica frente a la meta
 
Visualizar detalle resultados
 
Análisis Descriptivo


Descripción:   Modificar
Se continúa con la actualización de la digitalización de las historias académicas, con el propósito de tener al día esta información. En el transcurso de los tres años anteriores se subió al archivo de gestión de registro académico – sistema admiarchi, más de 47.000 historias académicas que posibilitan la consulta en tiempo real y que seguirá siendo una labor constante hasta que los matriculados hasta el primer semestre de 2013 culminen sus estudios, por lo tanto, esta labor de actualización debe continuar aproximadamente hasta el año 2019. Igualmente, se ingresan al normograma los actos administrativos que van surgiendo cada dia, como también las actas del Consejo Superior y Académico.

Actualmente, estamos digitalizando las historias clínicas del hospital veterinario para tenerlas disponibles en el momento de atender la consulta externa. Se ha dispuesto la digitalización de las historias entre los años 2005 hasta el año 2016 y la actualización consta de las mismas cada vez que se genere un control o nueva consulta.

Hemos avanzado en la digitalización de las historias en el segundo semestre del año 2015 en un 22.72%. En el segundo semestre del año 2016, se propondrá al Comité de Archivo la eliminación de las historias digitalizadas, y para este comité, se invitará un representante del Hospital Veterinario.