Mide la eficacia de la gestión documental de la universidad en cuanto a la estandarización del archivo, mediante la depuración de los documentos, eliminando aquellos cuya disposición final es eliminación y conservando aquellos de valor secundario.
Fórmula de Cálculo:
(Número de procedimientos terminados / Total de procedimientos) *100
Tipo:
Eficacia
Clase:
Acumulativo
Tendencia:
Ascendente
Tributación:
Factor de Acreditación:
Organización, Gestión y Administración
Unidad de Medida:
Porcentaje
Fuente Origen de Datos (Registro,documento):
Secretaría General - Líder Grupo Interno Gestión Documental
Responsable Reportar Datos para Medición:
Administrador de documentos
Método para la Medición:
Se toman las tablas de retención y valoración documental, identificando las series documentales cuya disposición final es eliminación y se procede a levantar el acta y eliminar los documentos, los cuales son registrados
Responsable de Realizar el Análisis:
Método para el análisis
Esta metodología se ha unificado y se encuentra descrita en el Instructivo para la definición y administración de los indicadores de la Universidad (I-MM-107)
Se continuó con la depuración del archivo central, culminando los tres procedimientos de la primera fase de ELIMINACIÓN de los documentos que carecen de valores secundarios, copias y los documentos con valores primarios que se pueden consultar en el microfilm. Para realizar esta actividad, se utilizan las tablas de retención y valoración documental.
Se aclara que la organización del archivo se realizará en tres fases, compuesta cada una por tres ítems:
1. ELIMINACION – Con un valor del 33.33%
a. Se eliminan por carecer de valores secundarios
b. Cumplidos los tiempos en el archivo central se eliminan, porque los originales reposan en la unidad productora.
c. Cumplidos los tiempos de retención en el archivo central, se eliminan si se encuentran microfilmados, por ser instrumento de consulta.
2. SELECCIÓN – con un valor del 33.33%
a. Se selecciona en el Archivo Central aquellos cuyo contenido amerite su conservación
b. Verificar expediente con la Unidad productora () para completar al serie documental, si es copia, se elimina.
c. Valor secundario informativo, selección muestra aleatoria
3. CONSERVACIÓN TOTAL - con un valor del 33.33%
a. Se transfieren al Archivo Histórico para su conservación por mantener vigentes los valores secundarios
b. Se conservan permanentemente en el Archivo Central para posterior consulta
c. Se conservan permanentemente en el Archivo Central para mantener vigentes los valores secundarios.
Por lo anterior, el avance de la organización del archivo central se encuentra en el 33.33%, porcentaje de la primera fase ya culminada. Se eliminaron 450 kilos de papel, para una desocupación de 200 cajas, las cuales serán reutilizadas en las transferencias documentales que se realizan en el año 2016.
Para el año 2016, se pretende trabajar con el segundo ítem de la fase SELECCIÓN, que corresponde al de: Verificar expediente con la Unidad productora () para completar la serie documental, si es copia, se elimina. Esta tiene un valor porcentual de 11.11
