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MANUAL INTEGRADO DE GESTIóN


MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN


Rige a partir de:
2012-10-12

Versión: 2
 

OBJETIVO:
Este Manual describe al Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas.

ALCANCE:
El Manual del Sistema Integrado de Gestión aplica a todos los procesos definidos por la Universidad e incluye la definición del alcance del Sistema, los detalles de su configuración y operación, la descripción e interacción de todos los procesos y documentos establecidos para demostrar su conveniencia adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad a partir del principio de mejoramiento continuo.

Tertiary Education design, development and service rendering: on-campus undergraduate and graduate academic programs; formative, basic or theoretical and applied research, and projection: continuing education, medical consultation services through telemedicine, animal health care, cultural services, technical consultancy and assistance, support to the social and community management through the faculties of Arts and Humanities, Agricultural Sciences, Engineering, Natural and Exact Sciences, Law and Social Sciences, and Health Sciences.

RESPONSABILIDAD:
La aprobación de este Manual es responsabilidad del Rector y su aplicación es responsablidad de los funcionarios de la Universidad de Caldas que participan y aportan a cualquiera de los procesos definidos en el Sistema Integrado de Gestión.

NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ver Normograma

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
DEFINICIONES CONTENIDAS EN LA NORMA TECNICA DE LA GESTION PUBLICA NTCGP 1000:2009.

1. ALTA DIRECCIÓN:

Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad.


2. AUTORIDAD

Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación.

3. CALIDAD

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
NOTA 1 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente.
NOTA 2 "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como una
característica permanente.


4. CLIENTE

Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
NOTA 1 Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios.
NOTA 2 El cliente puede ser interno o externo a la entidad.

5. COMPETENCIAS

Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.


6. DOCUMENTO
Información y su medio de soporte.
EJEMPLO Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.
NOTA El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

7. EFECTIVIDAD

Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

8. EFICACIA

Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
NOTA: La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultados.

9. EFICIENCIA

Relación entre el resulado alcanzado y los recursos utilizados.

10. GESTION

Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad.

11. GESTION DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

12.MANUAL DE CALIDAD:

Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad.
NOTA: los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular.

13 MISION:

Se entiende como el objetio social o la razón de ser de la entidad.

14. POLITICA

Intención global y orientaciones relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.

DESARROLLO:


 




 CONTENIDO DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION


 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 


 

 



 


El Manual del Sistema Integrado de Gestión es un documento estratégico dentro de la estructura documental del Sistema Integrado de Gestión – SIG, que describe la forma en que este da cumplimiento a los requisitos establecidos por ley, el cliente, la Universidad y los definidos por las normas de referencia adoptadas dentro del sistema.

 


El Manual del Sistema Integrado de Gestión, así como toda la documentación del mismo, se encuentra administrada y controlada en un sistema de información denominado Software SIG que se encuentra diseñada para la elaboración, modificación y control de los documentos del sistema y ha sido adoptado por la Universidad mediante el Acuerdo del Consejo Superior No. 011 de junio de 2008.

 


Las directrices relacionadas con la elaboración, identificación, control y administración del Manual, al igual que el resto de la documentación del Sistema, se encuentra documentada en el procedimiento para elaborar, modificar y controlar documentos y registros (P-GD-15).

 


 

 



 


La Universidad nació en la década de los 40, cuando el Departamento de Caldas ya mostraba una vigorosa producción y un activo comercio del café, mientras que Manizales controlaba un vasto comercio de importación, y no obstante contar con incipientes vías de comunicación, el departamento y la región se orientaron hacia los grandes sistemas de exportación e igualmente se iniciaban en los procesos de industrialización a partir de actividades artesanales. Estos factores económicos estimularon el desarrollo de las ciudades y el surgimiento de instituciones de educación importantes para el crecimiento de la cultura regional.

 


Fue en esta época donde la idea de crear una Universidad se relacionaba con este mismo ambiente cultural, bajo la premisa de que la cultura podría favorecer una nueva orientación social. El joven departamento poseía una gran cantidad de oradores y escritores, que arraigados en la clase política, la dirigencia económica y la sociedad en general, plantearon la necesidad de crear una Universidad ya que existía el ambiente apropiado para ello.

 


Finalmente, el interés en fundar una Universidad se cristalizó en la Ordenanza Nro. 006 del 24 de mayo de 1943 la cual creó la Universidad Popular en Manizales con proyección al Departamento. Posteriormente, en la década de los 50, adoptó el nombre de Universidad de Caldas y fue nacionalizada mediante la Ley 34 de 1967.

 


Desde entonces la Universidad de Caldas ha sido un espacio académico, cultural e investigativo y se ha convertido en una Institución líder de la educación superior, que ha impulsado la formación profesional y ha incidido positivamente en el desarrollo de nuestra región. 

 


Con fundamento en lo establecido en nuestra Constitución Política y en la Ley 30 de 1992, la Institución se organiza en la actualidad como un ente universitario autónomo.

 


 

 


Mision.

 


La Universidad de Caldas, en cumplimiento de la función social que corresponde a su naturaleza pública, tiene la misión de generar, apropiar, difundir y aplicar conocimientos, mediante procesos curriculares, investigativos y de proyección, para contribuir a formar integralmente ciudadanos útiles a la sociedad, aportar soluciones a los problemas regionales y nacionales y contribuir al desarrollo sustentable y a la integración del centro-occidente colombiano.

 


Vision.

 


Una Universidad efectiva, visible por la calidad de sus aportes al desarrollo, en un contexto global caracterizada por: 

 


- Un ambiente agradable, basado en el respeto a la vida y a la diferencia, la solidaridad, la responsabilidad, el orden, la tolerancia y  la participación.

 


- Unos procesos curriculares flexibles, contextualizados y articulados, para contribuir a la formación integral de personas autónomas, agentes  de práctica social

 


- Una investigación que produce y recrea conocimiento, generado en comunidades científicas, centrada en escuelas de pensamiento, que fundamenta el desarrollo de programas de posgrado

 


- Un compromiso social expresado en propuestas de solución, a los problemas que plantea el desarrollo sustentable 

 


- Unos procesos administrativos y financieros autocontrolados, en una estructura organizacional moderna

 


- Una inserción creativa en los procesos de globalización del conocimiento.

 


Principios y valores institucionales.

 


Principios



En un ambiente de libertad y tolerancia:

 


Se formará para la democracia, la paz y el desarrollo. Se ejercerá la autonomía con responsabilidad

 


Se desarrollará el conocimiento, a partir del ejercicio de la inteligencia y el saber.

 


Valores

 


Valores corporativos son categorías de valor de la institución que comprometen a todos sus integrantes con la construcción de ciudadanía y a la constitución de comunidades académicas que contribuyen al cumplimiento de su misión y al logro de su visión. Estos valores deben constituirse en los fundamentos para la construcción de una cultura organizacional facilitadora de los logros propuestos:

 


Respeto por las distintas formas de vida y la diversidad, Respeto a lo normativo e institucional, Solidaridad, Responsabilidad, Respeto a la diferencia, Convivencia democrática, Reconocimiento al respeto y al trabajo, Transparencia y equidad

 


Lealtad y pertenencia institucional.

 


Factores claves de éxito

 


Factores claves de éxito son atributos que inciden en la efectividad institucional; contribuyen al cumplimiento de la misión y al alcance de la visión:

 


- Cumplimiento, Calidad del trabajo, Apropiación tecnológica, Vinculación al medio, Orientación al cambio, Aprendizaje permanente

 


- Eficiencia y eficacia.

 


- Principios axiológicos de la Acreditación Institucional 

 


- Amor, cooperación, eficiencia, eficacia, transparencia, universalidad, coherencia, equidad, integridad, responsabilidad, pertinencia e idoneidad.

 



 


El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas se configura en consideración a lo establecido por la ley 30 de 1992, a lo definido en la misión, visión y el Proyecto Educativo Institucional, dirigido por una política y unos objetivos y fundamentado en 16 Procesos entre misionales, estratégicos, de apoyo y evaluación. El SIG ha sido institucionalizado en la Universidad por medio del Acuerdo 011 de junio de 2008 del Consejo Superior por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas, se crean y reglamentan los equipos de trabajo institucional y se definen las autoridades y responsabilidades en el diseño, implementación y evaluación del Sistema Integrado de Gestión

 



 



 


 

 



 



 


 

 



 


Diseño, desarrollo y prestación de servicios de Educación Superior: Programas académicos presenciales de pre y postgrado, investigación formativa, básica o teórica y aplicada, y en proyección: educación continuada, servicios de consulta médica en telemedicina, atención en salud animal, servicios culturales, consultoría, asesoría y asistencia técnica, apoyo a la gestión social y comunitaria en las facultades de artes y humanidades, ciencias agropecuarias, ingenierías, ciencias exactas y naturales, ciencias jurídicas y sociales y ciencias para la salud.

 


Estos servicios se prestan a través de la ejecución de los procesos a saber:

 


Estratégicos: Direccionamiento, Planificación e Información y Comunicación.

 


Misionales: Docencia, Investigación y Proyección.

 


Apoyo: Recursos de Apoyo Académico, Bienestar, Gestión Humana, Gestión Jurídica, Recursos Físicos, Gestión Documental, Gestión Financiera y Contratación.

 


Evaluación: Control y Seguimiento y Medición, Análisis y Mejora.

 


 

 



 



 


 

 



 


El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas no tiene exclusiones sobre ninguno de los requisitos establecidos por las normas de referencia incluidas en el mismo.

 


 

 



 


La Universidad de Caldas ha adoptado el “Mapa de Procesos” para esquematizar la interacción de los 16 procesos que integran el Sistema Integrado de Gestión y su interacción en la cadena de valor de la prestación de los servicios que ofrece. Adicionalmente tiene documentadas caracterizaciones para cada uno de ellos, que describen aspectos generales de los mismos, actividades enmarcadas en el ciclo de Demming del Planear, Hacer, Verificar y Actuar, con sus respectivas responsabilidades y recursos y se constituyen en elemento complementario a la descripción que presenta este Manual.

 


En el mapa de procesos se ilustra la entrada de las necesidades de los clientes que una vez identificadas, se traducen en los diferentes servicios que ofrece la Universidad a través de lo que sus funciones sustantivas establecidas por la Ley 30 de 1992 han definido como servicios de Educación Superior, los que para su prestación requieren la dinámica de todos los procesos de la Institución, que a través de su interacción generan valor tanto para sus clientes como para sí misma y su equipo humano.

 


El mapa de procesos se contituye en uno de los puntos de partida para la navegación en la documentación aprobada en los procesos.

 



 


La Universidad ha documentado e implementado procedimientos, instructivos y guías y otros documentos de orientación estratégica y operativa para dar cumplimiento a los requisitos establecidos por la normas de referencia incorporadas en el SIG y además, en consideración al grado de complejidad e interés de sus actividades y al talento humano involucrado y su competencia.

 


 

 



 



 



Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Mauricio ArbelÁez Rendon

JEFE DE OFICINA ASESORA
Mauricio ArbelÁez Rendon

JEFE DE OFICINA ASESORA
RICARDO GÓMEZ GIRALDO

RECTOR UNIVERSIDAD