Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (ACPM)
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Direccionamiento
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Riesgos
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- Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. |
Código ACPM: 714
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Compreter en el Plan de Acción institucional la definición de metas para la gestión de recursos propios por parte de las unidades potencialmente generadoras de recursos |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
Continuar con las acciones de gestión de la ampliación de la base presupuestal transferida del Gobierno Nacional |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
Aprobación de la actualización del Plan de Desarrollo institucional |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS |
2014-01-01 |
2014-04-30 |
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- Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis . |
Código ACPM: 715
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Fecha de Seguimiento: 2014-07-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Continuar con la identificación de situaciones que pueden suscitar crisis y la definición de acciones preventivas |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
Incorporar criterios para la definción de perfiles y la selección de cargos directivos con competencias relacionadas con las capacidades de negociación, diálogo y resolución de conflictos Incorporación de estas temáticas en los programas de capacitación, inducción y reinducción orientados a cargos directivos y representantes de estamentos y asociaciones |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-03-30 |
2014-06-30 |
Establecer estrategias de diálogo permanente de manera formal e informal desde las directivas universitarias hacia la comunidad |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ , JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES , CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
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- Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos
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Código ACPM: 652
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Continuar con la revisión y actualización de funciones de los cargos, especialmente los cargos directivos en la organización |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-03-30 |
2014-06-30 |
Programar en el plan de capacitación 2014 la inducción y reinducción colectiva de todos los funcionarios que ocupan cargos de dirección, con el fin de que sean plenamente conocidas sus competencias, funciones y responsabilidades, no solo por el titular del cargo, sino además, por sus pares y superiores directos. Incluir temáticas relativas a la responsabilidad legal, ética y moral. |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-05-15 |
2014-06-30 |
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- Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. |
No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis . |
Código ACPM: 715
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Fecha de Seguimiento: 2014-07-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Continuar con la identificación de situaciones que pueden suscitar crisis y la definición de acciones preventivas |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
Incorporar criterios para la definción de perfiles y la selección de cargos directivos con competencias relacionadas con las capacidades de negociación, diálogo y resolución de conflictos Incorporación de estas temáticas en los programas de capacitación, inducción y reinducción orientados a cargos directivos y representantes de estamentos y asociaciones |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-03-30 |
2014-06-30 |
Establecer estrategias de diálogo permanente de manera formal e informal desde las directivas universitarias hacia la comunidad |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ , JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES , CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
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- Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos
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Código ACPM: 652
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Continuar con la revisión y actualización de funciones de los cargos, especialmente los cargos directivos en la organización |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-03-30 |
2014-06-30 |
Programar en el plan de capacitación 2014 la inducción y reinducción colectiva de todos los funcionarios que ocupan cargos de dirección, con el fin de que sean plenamente conocidas sus competencias, funciones y responsabilidades, no solo por el titular del cargo, sino además, por sus pares y superiores directos. Incluir temáticas relativas a la responsabilidad legal, ética y moral. |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-05-15 |
2014-06-30 |
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- Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. |
No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis . |
No existen acciones propuestas |
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- Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos
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No existen acciones propuestas |
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Información y Comunicación
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Riesgos
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- Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional |
Código ACPM: 710
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Aprobar la política de comunicaciones |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA |
2014-03-20 |
2014-05-20 |
Formalización del comité de comunicaciones |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA |
2014-01-01 |
2014-03-15 |
Elaborar la política de comunicaciones |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2014-01-01 |
2014-03-15 |
Elaborar documento tipo hoja de ruta para el manejo de crisis informativa |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2014-01-01 |
2014-02-15 |
Elaborar y ejecutar un plan estratégico de comunicaciones interno y externo por anualidad, con revisión trimestral |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2014-05-30 |
2014-06-30 |
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- Utilización indebida de información confidencial |
Código ACPM: 711
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Definición de la información con carácter reservado o confidencial sobre la cual deban definirse directrices sobre su uso |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2014-01-01 |
2014-03-15 |
Elaboración de directrices institucionales sobre información reservada o confidencial |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2014-04-01 |
2014-06-30 |
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- Publicación de información de carácter partidista a favor de un grupo, persona o partido político del momento |
Código ACPM: 712
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Fecha de Seguimiento: 2014-03-30
Fecha de Cierre: 2014-03-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Emisión de refuerzo de directrices institucionales, en épocas electorales frente a las prohibiciones estipuladas en la Ley 734 de 2002 |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2014-01-01 |
2014-03-30 |
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- Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional |
Código ACPM: 710
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Aprobar la política de comunicaciones |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA |
2014-03-20 |
2014-05-20 |
Formalización del comité de comunicaciones |
CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA |
2014-01-01 |
2014-03-15 |
Elaborar la política de comunicaciones |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2014-01-01 |
2014-03-15 |
Elaborar documento tipo hoja de ruta para el manejo de crisis informativa |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2014-01-01 |
2014-02-15 |
Elaborar y ejecutar un plan estratégico de comunicaciones interno y externo por anualidad, con revisión trimestral |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2014-05-30 |
2014-06-30 |
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- Utilización indebida de información confidencial |
Código ACPM: 711
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Definición de la información con carácter reservado o confidencial sobre la cual deban definirse directrices sobre su uso |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2014-01-01 |
2014-03-15 |
Elaboración de directrices institucionales sobre información reservada o confidencial |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2014-04-01 |
2014-06-30 |
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- Publicación de información de carácter partidista a favor de un grupo, persona o partido político del momento |
Código ACPM: 712
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Fecha de Seguimiento: 2014-03-30
Fecha de Cierre: 2014-03-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Emisión de refuerzo de directrices institucionales, en épocas electorales frente a las prohibiciones estipuladas en la Ley 734 de 2002 |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2014-01-01 |
2014-03-30 |
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- Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional |
No existen acciones propuestas |
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- Publicación de información de carácter partidista a favor de un grupo, persona o partido político del momento |
No existen acciones propuestas |
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- Utilización indebida de información confidencial |
No existen acciones propuestas |
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Planificación
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Riesgos
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- Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad. |
Código ACPM: 646
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Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar seguimiento a la creación de programas académicos en la Oficina de Posgrados, garantizando la realización de estudios de pertinencia y mercado. (Auditoría). |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-30 |
2013-12-13 |
Revisión de la normativa que regula la creacion y modificación de programas académicos |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-12-13 |
2014-06-30 |
Desarrollar estrategias de mercadeo para promover la demanda de los programas. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2013-09-30 |
2014-06-30 |
Evaluar los métodos aplicados en la actualidad para determinar la pertinencia social y de mercado de los programas, determinando su utilidad y vigencia para los diferentes periodos académicos. Incorporar a los estudios, análisis de pertinencia social, Demanda o necesidades del mercado, de manera que se promueva la creación de programas convenientes viables desde el punto de vista académico y financiero. Utilizar el software Qlick View para análisis de datos de mercado que permitan orientar la creación y permanencia de los programas. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2013-09-30 |
2014-06-30 |
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- Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades, programas y departamentos que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos). |
Código ACPM: 647
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Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar e implementar mecanismos para centralizar el registro de los proyectos de la universidad en todas sus instancias, realizando control a las ejecuciones presupuestales y cumplimiento de objetivos. Establecer la posibilidad de centralizar la información a través del aplicativo de Costos y Presupuestos del SIG. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-08-30 |
2013-12-13 |
Evaluar los diferentes procedimientos existentes en la universidad para la Gestión de Proyectos de recursos externos, procurando su unificación, control o registro por parte de una sola dependencia y su respectivo control por parte de la Oficina de Planeación. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-30 |
2014-06-30 |
Rediseñar el procedimiento del Banco de Programas y Proyectos de Inversión, documentarlo en el SIG, socializarlo e implementarlo en las unidades académicas y administrativas. Evaluar la documentación necesaria en el SIG para implementar planes de acción por departamentos y programas, documentar, concertar y socializar. |
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA |
2013-03-29 |
2014-06-30 |
Implementar desde la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, el procedimiento establecido y documentado para realizar seguimiento a los proyectos del banco de proyectos. Incorporar a los procedimientos de planes de acción de programas y departamentos, mecanismos de seguimiento y control por parte de la Oficina de Planeación. |
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA |
2013-12-13 |
2014-06-30 |
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- Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales |
Código ACPM: 648
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Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Análisis y rediseño del procedimiento de programas especiales que permita centralizar la elaboración de presupuestos a través del aplicativo SIG en todas las unidades académicas y administrativas, con el fin de disminuir tiempos y centralizar información de proyectos en ejecución. Socializar procedimiento y capacitar a funcionarios específicos en el manejo del aplicativo. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-08-30 |
2013-10-31 |
Incluir en todos los procedimientos para la gestión de proyectos el control operativo para planes de adquisiciones que permitan planificar las necesidades de recursos de acuerdo a las fechas de uso requeridas, bajo criterios de prioridad y pre-requisitos. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-30 |
2013-12-13 |
Elaboración de un procedimiento para el manejo de proyectos que involucren recursos externos, unificado para todas las unidades académico – administrativas y ubicado en la Oficina de Planeación, con el fin de mejorar el control de los mismos. Realizar revisión de los procedimientos existentes en el SIG para la gestión de proyectos de las vicerrectorías, determinar la posibilidad de unificarlos o simplificarlos. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-30 |
2014-06-30 |
Evaluar, desde la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, los resultados obtenidos en el proyecto de análisis de cargas de trabajo realizado por Gestión Humana, con el fin de identificar la información obtenida, como insumo para determinar necesidades de ajustes en capacidad de la planta de personal o nuevos análisis. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2013-12-13 |
2014-06-30 |
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- Ejecución de obras por fuera de lo establecido en el plan de obras y de las especificaciones planeadas |
Código ACPM: 649
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Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar los procedimientos relacionados con la planificación de infraestructura física de la Universidad, determinando necesidades de ajustes y tomando las decisiones correspondientes en los siguientes aspectos:
1. Independencia entre la inteventoría y ejecución.
2. Mecanismos para mejorar la eficacia de la interventoría
3. Metodologías para la planificación de las obras y el seguimiento permanente a la ejecución de las mismas a partir de lo planeado.
4. Control frente a la evaluación de proveedores de obras.
5. Procesos de elaboración, aprobación y revisión de planos.
Documentar y publicar en el SIG el procedimiento ajustado |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-08-30 |
2013-10-31 |
Actualizar e implementar el plan de ordenamiento físico de la Universidad de Caldas. Aprobarlo en las instancias pertinentes y socializarlo. Garantizar la ejecución de planes de obras a partir de dicho plan. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-01-24 |
2014-12-19 |
Realizar verificación de la eficacia del procedimiento en el mejoramiento del control de la ejecución de obras. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2013-12-02 |
2014-06-30 |
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- Prestación de servicios institucionales a nivel interno y externo sin control sobre el monto de las ofertas, los costos asociados y los resultados financieros y de calidad obtenidos. |
Código ACPM: 650
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Fecha de Seguimiento: 2014-02-03
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaboración de procedimiento para diseñar y presupuestar propuestas comerciales y elaborar análisis financieros de manera que se tenga control tarifario y determinación de viabilidad técnica, operativa y financiera. También debe incluirse la verificación de la calidad del servicio prestado de acuerdo a los parámetros establecidos e incluir la metodología en el proceso de MM. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-03-03 |
2014-08-01 |
Analizar el portafolio de servicios ofrecidos por la Universidad y determinar cuáles pueden convertirse en unidades de negocio y cuáles son las características de la oferta de los demás servicios |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2014-03-03 |
2014-06-30 |
Diseñar una metodología para la presentación de ofertas comerciales por parte de la universidad que sea revisada y validada por instancias administrativas, tanto para unidades de negocio, como para todos los servicios institucionales. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2014-03-03 |
2014-06-30 |
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- Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad. |
No existen acciones propuestas |
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- Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades, programas y departamentos que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos). |
No existen acciones propuestas |
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- Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales |
No existen acciones propuestas |
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- Prestación de servicios institucionales a nivel interno y externo sin control sobre el monto de las ofertas, los costos asociados y los resultados financieros y de calidad obtenidos. |
No existen acciones propuestas |
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- Ejecución de obras por fuera de lo establecido en el plan de obras y de las especificaciones planeadas |
No existen acciones propuestas |
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Docencia
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Riesgos
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- Lentitud en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos. |
No existen acciones propuestas |
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- Oferta de programas académicos sin registro calificado. |
Código ACPM: 656
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Fecha de Seguimiento: 2014-03-27
Fecha de Cierre: 2014-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Con el vencimiento del registro calificado de un programa académico, notificar al Decano, Director de Programa, Mercadeo, Web Master con el fin de inactivar o eliminar la publicidad del respectivo programa. |
CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA |
2013-09-03 |
2014-07-30 |
Solicitar una consulta jurídica a la Secretaría General sobre los efectos jurídicos de una conducta negligente comprobada por parte del director del programa para cumplir oportunamente con los compromisos asociados al procedimiento de renovación del registro calificado |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2013-09-30 |
2013-10-30 |
Realizar reuniones periódicas con los Decanos de las Facultades asociadas a los programas académicos que se encuentran en proceso de renovación de registro calificado, con el fin de informar sobre su estado actual y determinar las acciones que sean pertinentes. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO |
2013-09-30 |
2014-07-30 |
Realizar un estudio para determinar las causas que originan las demoras en la entrega de los documentos maestros de los programas académicos en proceso de renovación del registro calificado e implementar las acciones de mejora que sean pertinentes. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO, CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA |
2013-09-30 |
2013-11-29 |
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- Programas académicos con baja pertinencia social.
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Código ACPM: 657
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Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar sistemáticamente estudios de pertinencia de los programas académicos de pregrado y postgrado |
MARÍA LORENA GÁRTNER ISAZA |
2013-09-30 |
2014-07-30 |
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- Prestación de actividades académicas con ausencia o con errores en los soportes normativos. |
Código ACPM: 645
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Fecha de Seguimiento: 2013-11-05
Fecha de Cierre: 2013-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a los directores de departamento diligenciar con número de horas el campo "Horas presenciales profesor" en los PIAAS activos. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2013-10-15 |
2013-12-15 |
Solicitar a la mesa de ayuda, ajustar en Sistema de Información Académica (SIA), de tal manera que al momento de programar la labor docente, se migre las "horas presenciales profesor" aprobadas en el PIAA correspondiente. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2013-10-15 |
2013-11-30 |
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- Ofrecer programas académicos en región con baja pertinencia e impacto social.
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Código ACPM: 657
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Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar sistemáticamente estudios de pertinencia de los programas académicos de pregrado y postgrado |
MARÍA LORENA GÁRTNER ISAZA |
2013-09-30 |
2014-07-30 |
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- Inadecuada aplicación de la normatividad vigente en materia de procesos académicos. |
Código ACPM: 645
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Fecha de Seguimiento: 2013-11-05
Fecha de Cierre: 2013-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a los directores de departamento diligenciar con número de horas el campo "Horas presenciales profesor" en los PIAAS activos. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2013-10-15 |
2013-12-15 |
Solicitar a la mesa de ayuda, ajustar en Sistema de Información Académica (SIA), de tal manera que al momento de programar la labor docente, se migre las "horas presenciales profesor" aprobadas en el PIAA correspondiente. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2013-10-15 |
2013-11-30 |
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- Ineficacia en el diseño, aprobación y oferta de programas académicos |
No existen acciones propuestas |
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- Vencimiento de los registros calificados |
Código ACPM: 656
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Fecha de Seguimiento: 2014-03-27
Fecha de Cierre: 2014-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Con el vencimiento del registro calificado de un programa académico, notificar al Decano, Director de Programa, Mercadeo, Web Master con el fin de inactivar o eliminar la publicidad del respectivo programa. |
CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA |
2013-09-03 |
2014-07-30 |
Solicitar una consulta jurídica a la Secretaría General sobre los efectos jurídicos de una conducta negligente comprobada por parte del director del programa para cumplir oportunamente con los compromisos asociados al procedimiento de renovación del registro calificado |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2013-09-30 |
2013-10-30 |
Realizar reuniones periódicas con los Decanos de las Facultades asociadas a los programas académicos que se encuentran en proceso de renovación de registro calificado, con el fin de informar sobre su estado actual y determinar las acciones que sean pertinentes. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO |
2013-09-30 |
2014-07-30 |
Realizar un estudio para determinar las causas que originan las demoras en la entrega de los documentos maestros de los programas académicos en proceso de renovación del registro calificado e implementar las acciones de mejora que sean pertinentes. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO, CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA |
2013-09-30 |
2013-11-29 |
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- Vencimiento de acreditación de las licenciaturas |
No existen acciones propuestas |
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- Incremento de la deserción estudiantil |
No existen acciones propuestas |
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Investigación
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Riesgos
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- No contribuir a la formación de recurso humano científico |
Código ACPM: 574
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Fecha de Seguimiento: 2013-10-01
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Requerir en las nuevas convocatorias de investigación, la participación de un estudiante de pre o pos grado.
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CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE, ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2012-09-27 |
2014-06-30 |
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- Incumplimiento de las actividades planeadas en los proyectos de investigación financiados por la Institución y Cofinanciados |
No existen acciones propuestas |
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- Los proyectos de investigación concluidos carecen de producción científica |
No existen acciones propuestas |
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- Inobservancia en el cumplimiento de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado |
Código ACPM: 575
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Fecha de Seguimiento: 2013-12-06
Fecha de Cierre: 2013-12-06
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Propuesta de reforma integral al sistema de postgrado, donde se prevean mecanismos para eliminar este riesgo, radicado en el Consejo Académico para su trámite.
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ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2012-09-27 |
2013-12-06 |
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- Selección final de beneficiarios de becas doctorales de COLCIENCIAS con posible conflicto de interés. |
Código ACPM: 667
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Fecha de Seguimiento: 2013-12-15
Fecha de Cierre: 2014-12-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incorpor en el reglamento para la selección de beneficiarios de becas, la obligación de declarar formalmente el conflicto de intereses y de marginarse del proceso de selección para los directivos y profesores del programa doctoral |
CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE |
2014-03-31 |
2014-12-30 |
Elaborar un reglamento que garantice la selección objetiva, pública y basada en méritos de los beneficiarios de las becas |
CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE |
2013-10-01 |
2014-02-14 |
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- Uso exclusivo y privado de equipos u otros bienes que apoyan el proceso de investigación después de que se ha concluido el proyecto. |
Código ACPM: 668
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Fecha de Seguimiento: 2014-01-15
Fecha de Cierre: 2014-06-28
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incluir como una de las condiciones de las nuevas convocatorias que los profesores entreguen prueba de que los equipos adquiridos en proyectos pasados y concluidos, se han entregado o a un grupo de investigación o a un laboratorio u otra dependiencia, donde puedan estar a disposición de los miembros de la comunidad universitaria que los requieran |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2013-08-15 |
2014-06-28 |
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- No contribuir a la formación de recurso humano científico |
No existen acciones propuestas |
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- Uso exclusivo y privado de equipos u otros bienes que apoyan el proceso de investigación después de que se ha concluido el proyecto. |
No existen acciones propuestas |
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- Selección final de beneficiarios de becas doctorales de COLCIENCIAS con posible conflicto de interés. |
Código ACPM: 667
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Fecha de Seguimiento: 2013-12-15
Fecha de Cierre: 2014-12-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incorpor en el reglamento para la selección de beneficiarios de becas, la obligación de declarar formalmente el conflicto de intereses y de marginarse del proceso de selección para los directivos y profesores del programa doctoral |
CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE |
2014-03-31 |
2014-12-30 |
Elaborar un reglamento que garantice la selección objetiva, pública y basada en méritos de los beneficiarios de las becas |
CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE |
2013-10-01 |
2014-02-14 |
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- Inobservancia en el cumplimiento de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado |
No existen acciones propuestas |
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- No contribuir a la formación de recurso humano científico |
No existen acciones propuestas |
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- Inobservancia en el cumplimiento de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado |
No existen acciones propuestas |
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- Uso exclusivo y privado de equipos u otros bienes que apoyan el proceso de investigación después de que se ha concluido el proyecto. |
No existen acciones propuestas |
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Proyección
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Riesgos
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- Desarticulación entre las Vicerrectorías y las Facultades para la formulación y ejecución de proyectos de proyección. |
No existen acciones propuestas |
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- Insuficiente impacto de los proyectos de proyección con relación a las potencialidades y capacidades institucionales. |
No existen acciones propuestas |
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- La movilidad internacional de docentes y estudiantes no genere impacto para el fortalecimiento de las funciones misionales. |
No existen acciones propuestas |
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Gestión Jurídica
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Riesgos
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- No presentar recursos cuando es procedente, en procesos judiciales. |
Código ACPM: 707
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Fecha de Seguimiento: 2014-05-30
Fecha de Cierre: 2014-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Monitoreo permanente al sistema LITIGOB por parte del Secretario General. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-11-19 |
2014-12-15 |
Creación de un instructivo que indique la necesidad de justificar ante el Secretario General la no presentación del recurso. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-11-19 |
2014-12-15 |
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- Vencimiento de términos judiciales y no se pueda realizar una defensa apropiada de la entidad |
Código ACPM: 705
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Fecha de Seguimiento: 2014-07-30
Fecha de Cierre: 2015-01-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Crear tabla de reporte de procesos notificados y fecha extrema de vencimiento con registro de presentación de la contestación |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2013-01-15 |
2015-01-15 |
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- Delitos contra la administración pública |
Código ACPM: 709
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Fecha de Seguimiento: 2014-07-30
Fecha de Cierre: 2015-03-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Fortalecer el proceso de Gestión Humana en lo relativo a la selección (aplicación de pruebas), inducción y reinducción |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-01-30 |
2015-01-30 |
Informe bimestral de las labores desplegadas por los funcionarios y contratistas encargados de ejercer la defensa de los intereses de la entidad. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2014-01-15 |
2015-03-15 |
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Contratación
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Riesgos
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- Contratar con personas incursas en causales de inhabilidad |
Código ACPM: 680
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Fecha de Seguimiento: 2013-11-30
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
integrar al 100% los centros de gasto a la unidad de contratación
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LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-01-01 |
2013-12-31 |
incluir en las invitaciones a cotizar y en las orden de servicio la pregunta de si es o no servidor publico
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LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-01-01 |
2013-10-31 |
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- Vicios en la supervision a la contratación |
Código ACPM: 681
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incluir una clausula en el formato de la orden o contrato donde se declare por parte del interventor no estar incurso en conflicto de interés.
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LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-01-01 |
2013-12-31 |
Accion conjunta con la Oficina de Control Interno para realizar auditoria aleatoria a la labor de interventoría a la contratación
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LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
Consolidar el proyecto de especializacion de la función interventoría
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LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
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- Errores involuntarios en pliegos de condiciones |
No existen acciones propuestas |
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Bienestar
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Riesgos
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- Vulnerabilidad Institucional frente a cambios abruptos en el sistema de Bienestar Universitario a Nivel Nacional |
Código ACPM: 675
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2013-11-30
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Desarrollar un encuentro con los coordinadores de bienestar y de las áreas de desarrollo humano para trabajar los siguientes temas:
1) Inclusión social universitaria.
2) Red tutorial
3) Documento ASCUN Reforma Ley 30 |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-25 |
2013-11-30 |
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- Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de sentido de pertenencia institucional y problemas de convivencia. |
Código ACPM: 676
|
Fecha de Seguimiento: 2014-01-30
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Desarrollar el plan de trabajo producto de la línea base. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-06-01 |
2014-06-30 |
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- Vulnerabilidad institucional frente a reformas internas en el proceso de Bienestar |
Código ACPM: 677
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Fecha de Seguimiento: 2014-01-30
Fecha de Cierre: 2014-03-28
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Crear espacios de análisis y discusión colectiva de los proyectos de reforma involucrando a todos los actores asociados de la comunidad universitaria |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-02-15 |
2014-03-28 |
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- Concentracion de información de determinadas actividades o procedimientos en una persona |
Código ACPM: 678
|
Fecha de Seguimiento: 2014-03-28
Fecha de Cierre: 2014-12-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Desarrolar aplicativo para hacer seguimiento de todos los apoyos que se hacen desde bienestar a nivel psicosocial, socioeconomico, deportivo, cultural y lograr una trazabilidad con el sistema académico. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-08-30 |
2014-12-30 |
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- Desfinanciación de los programas de bienestar asociada a fallas de gestión y políticas |
Código ACPM: 679
|
Fecha de Seguimiento: 2014-08-04
Fecha de Cierre: 2014-12-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Presentación de prespuestos a la comisión de presupuesto con mínimo 3 escenarios: deseable, proyectado ajustando el vigente al incremento del IPC del siguiente año y un tercer escenario sosteniendo el mismo presupuesto vigente. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2014-07-15 |
2014-10-30 |
Presentar en el primer trimestre del año al Vicerrector Administrativo y Oficina Financiera, las necesidades de adiciones presupuestales para evitar incumplimientos en la ejecución y contratación de servicios misionales de bienestar. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2014-01-15 |
2014-12-30 |
Antes de ser aprobado cualquier tipo de acto administrativo sobre un programa o proyecto de Bienestar, este tenga su CDP correspondiente |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2014-01-15 |
2014-12-30 |
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- Incidencia y prevalencia en los problemas de salud mental en la comunidad universitaria. |
Código ACPM: 704
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Fecha de Seguimiento: 2014-02-19
Fecha de Cierre: 2014-03-31
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Presentar el proyecto de creación del centro atención en salud mental de la universidad de caldas, al equipo directivo. |
, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES , CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2014-01-20 |
2014-03-31 |
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- Insuficiente cobertura en todos los estamentos frente a los programas de bienestar y posible incumplimiento en las actividades propuestas. |
Código ACPM: 679
|
Fecha de Seguimiento: 2014-08-04
Fecha de Cierre: 2014-12-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Presentación de prespuestos a la comisión de presupuesto con mínimo 3 escenarios: deseable, proyectado ajustando el vigente al incremento del IPC del siguiente año y un tercer escenario sosteniendo el mismo presupuesto vigente. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2014-07-15 |
2014-10-30 |
Presentar en el primer trimestre del año al Vicerrector Administrativo y Oficina Financiera, las necesidades de adiciones presupuestales para evitar incumplimientos en la ejecución y contratación de servicios misionales de bienestar. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2014-01-15 |
2014-12-30 |
Antes de ser aprobado cualquier tipo de acto administrativo sobre un programa o proyecto de Bienestar, este tenga su CDP correspondiente |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2014-01-15 |
2014-12-30 |
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- Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de sentido de pertenencia institucional y problemas de convivencia. |
No existen acciones propuestas |
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- Inadecuada utilización de los recursos asociados a los apoyos socioeconómicos |
No existen acciones propuestas |
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- Ausentismo laboral o académico asociado al desarrollo de las actividades deportivas |
No existen acciones propuestas |
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Gestión Documental
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Riesgos
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|
- Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la universidad
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Código ACPM: 684
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Fecha de Seguimiento: 2014-03-28
Fecha de Cierre: 2014-08-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Capacitación en Admiarchi (Recepción, elaboración, aprobación y distribución de las comunicaciones oficiales). |
JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO |
2013-09-01 |
2014-08-31 |
Funcionario en Administración de Documentos para que administre el sistema |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2013-09-01 |
2014-08-31 |
Instrucciones al personal de Ventanilla Unica para informar sobre documentos que no tengan el consecutivo instituciona y por ende no elaborados por el sistema admiarchi |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2013-09-01 |
2014-08-31 |
Información por parte de Gestión Humana a la Oficina de Administración de Documentos de la vinculación de nuevas secretarias para su respectiva capacitación |
GLORIA ELENA BEDOYA HENAO |
2013-09-01 |
2014-08-31 |
|
|
- Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico. |
Código ACPM: 685
|
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30
Fecha de Cierre: 2014-08-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Levantar protocolo para que los controles se conviertan en política institucional |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2013-09-01 |
2014-08-30 |
|
|
- Alteración o manipulación de documentos oficiales |
Código ACPM: 686
|
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30
Fecha de Cierre: 2014-08-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Microfilmación y digitalización de los actos administrativos, hojas académicas y demás documentos que demanen alto grado de consulta. Publicación en la pagina web (normograma), y consulta en los archivos de gestión respectivamente. |
, JHON EDDIER JARAMILLO QUICENO , LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2013-09-01 |
2014-08-31 |
|
|
- Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la Universidad |
Código ACPM: 685
|
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30
Fecha de Cierre: 2014-08-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Levantar protocolo para que los controles se conviertan en política institucional |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2013-09-01 |
2014-08-30 |
|
|
- Alteración o manipulación de documentos oficiales |
Código ACPM: 686
|
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30
Fecha de Cierre: 2014-08-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Microfilmación y digitalización de los actos administrativos, hojas académicas y demás documentos que demanen alto grado de consulta. Publicación en la pagina web (normograma), y consulta en los archivos de gestión respectivamente. |
, JHON EDDIER JARAMILLO QUICENO , LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2013-09-01 |
2014-08-31 |
|
|
- Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico. |
No existen acciones propuestas |
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|
Gestión Financiera
|
Riesgos
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|
- Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad |
Código ACPM: 687
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Cronograma de reporte de informaciòn al área de Contabilidad, que debe ser incluída en los estados financieros y que se genera en otras dependiencias |
JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ |
2014-03-14 |
2014-12-31 |
|
|
- Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales. |
Código ACPM: 688
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Capacitar a los integrantes del Comité de Inversiones en áreas relacionadas con el tema de inversiones |
EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL |
2014-03-14 |
2014-12-31 |
|
|
- Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera |
Código ACPM: 701
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Velar por el cumplimiento de la normatividad relacionada con los avances y las cajas menores. Contar con personal capacitado para la asesoría a los usuarios en estos temas |
JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ, SONIA IMELDA VALLEJO RIVERA |
2014-03-14 |
2014-12-31 |
|
|
- Políticas y procedimientos en la recuperación de carteras morosas, sin impacto real en la misma
|
Código ACPM: 702
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Conciliación de la facturación de los centros gastos de la vigencia 2013 y tomar medidas frente a generación de cartera morosa sin justa causa. |
JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ |
2014-03-14 |
2014-12-31 |
|
|
- Manejo de claves para el registro de Ingresos y Giros
|
Código ACPM: 716
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Conciliaciones permanentes y actualizadas, auditorias internas del área
|
EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL |
2014-03-14 |
2014-12-31 |
|
|
- Expedición de Paz y Salvos
|
Código ACPM: 717
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Conciliación permanente con la oficina de Registro Académico y los sistemas académico y financiero.
|
EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL |
2014-03-14 |
2014-12-31 |
|
|
- Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad |
Código ACPM: 687
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Cronograma de reporte de informaciòn al área de Contabilidad, que debe ser incluída en los estados financieros y que se genera en otras dependiencias |
JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ |
2014-03-14 |
2014-12-31 |
|
|
- Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales. |
Código ACPM: 688
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Capacitar a los integrantes del Comité de Inversiones en áreas relacionadas con el tema de inversiones |
EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL |
2014-03-14 |
2014-12-31 |
|
|
- Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera |
Código ACPM: 701
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Velar por el cumplimiento de la normatividad relacionada con los avances y las cajas menores. Contar con personal capacitado para la asesoría a los usuarios en estos temas |
JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ, SONIA IMELDA VALLEJO RIVERA |
2014-03-14 |
2014-12-31 |
|
|
Gestión Humana
|
Riesgos
|
|
- Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta. |
Código ACPM: 683
|
Fecha de Seguimiento: 2014-12-30
Fecha de Cierre: 2014-12-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar los procesos de selección de conformidad con el nuevo manual específico de funciones y requisitos |
DANERY GONZÁLEZ VÉLEZ |
2014-06-24 |
2014-12-30 |
|
|
- Asumir el costo por enfermedad profesional reflejado en incapacidades permanentes, ausentismo por enfermedad o incapacidad para ejercer funciones por evaluación de la ARP. |
Código ACPM: 662
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Campañas de sensiblización y capacitación relacionadas con el uso adecuado de los elementos de protección personal |
PAOLA TATIANA GÓMEZ DUQUE |
2013-09-01 |
2014-12-19 |
Visitas de inspección a los sitios de trabajo para documentar las condiciones en el área de trabajo. |
PAOLA TATIANA GÓMEZ DUQUE |
2013-09-01 |
2014-12-19 |
|
|
- Uso y manejo inadecuado de información, por acción o por omisión, que beneficie indebidamente a un servidor público. |
Código ACPM: 663
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-16
Fecha de Cierre: 2014-12-10
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
En los seminarios de Gerencia del Servicio que planea y ejecuta la Oficina de Gestión Humana, incluir un capítulo sobre Estatuto Anticorrupción y/o temas de corrupción. |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2013-11-04 |
2014-12-10 |
En los proceso de Inducción y Reinducción abrir un espacio educativo para analizar el Estatuto Anticorrupción. |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2014-01-15 |
2014-12-10 |
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|
- Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto. |
Código ACPM: 664
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitud de ajuste al módulo de puntaje en SARA para generar alertas previas sobre productividad académica repetida al momento de ingresar los datos de la solicitud realizada. |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2013-09-30 |
2014-12-19 |
Enviar a los profesores el decreto 1279 de 2002 para que sea nuevamente estudiado por el cuerpo docente de la universidad e incluir en la inducción y reinducción un tema relacionado con la productividad académica y la aplicación de la normativa. |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2013-10-31 |
2014-06-30 |
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|
- Plagio y autoplagio de la productividad académica de los docentes.
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Código ACPM: 665
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-08-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar, adquirir e implementar del software antiplagio para revisión de la producción académica previa asignación de puntaje salarial. |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2013-09-27 |
2014-08-29 |
Incluir en la temática de las actividades de inducción y reinducción de docentes, temas relacionados con la corrupción y los mecanismos de control implementados en la universidad. |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2013-10-31 |
2014-08-29 |
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- Alteración de los datos que generan el pago de nómina.
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Código ACPM: 666
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Fecha de Seguimiento: 2014-05-01
Fecha de Cierre: 2015-03-27
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisión muestral de la nómina por parte de un funcionario ajeno al procedimiento, con el acompañamiento de un funcionario de nómina con una periodicidad cuatrimestral |
CARMENZA MORENO RODRÍGUEZ |
2013-10-01 |
2014-10-31 |
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- Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta. |
Código ACPM: 683
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Fecha de Seguimiento: 2014-12-30
Fecha de Cierre: 2014-12-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar los procesos de selección de conformidad con el nuevo manual específico de funciones y requisitos |
DANERY GONZÁLEZ VÉLEZ |
2014-06-24 |
2014-12-30 |
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- Asumir costo que no corresponde a la institución por ausentismo de enfermedad profesional, enfermedad general y permisos personales. |
Código ACPM: 662
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Campañas de sensiblización y capacitación relacionadas con el uso adecuado de los elementos de protección personal |
PAOLA TATIANA GÓMEZ DUQUE |
2013-09-01 |
2014-12-19 |
Visitas de inspección a los sitios de trabajo para documentar las condiciones en el área de trabajo. |
PAOLA TATIANA GÓMEZ DUQUE |
2013-09-01 |
2014-12-19 |
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- Errores o alteración en los datos que genera la liquidación de la nómina. |
No existen acciones propuestas |
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- Uso y manejo inadecuado de información privilegiada y confidencial de los servidores públicos. |
Código ACPM: 663
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-16
Fecha de Cierre: 2014-12-10
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
En los seminarios de Gerencia del Servicio que planea y ejecuta la Oficina de Gestión Humana, incluir un capítulo sobre Estatuto Anticorrupción y/o temas de corrupción. |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2013-11-04 |
2014-12-10 |
En los proceso de Inducción y Reinducción abrir un espacio educativo para analizar el Estatuto Anticorrupción. |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2014-01-15 |
2014-12-10 |
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- Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto. |
Código ACPM: 664
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitud de ajuste al módulo de puntaje en SARA para generar alertas previas sobre productividad académica repetida al momento de ingresar los datos de la solicitud realizada. |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2013-09-30 |
2014-12-19 |
Enviar a los profesores el decreto 1279 de 2002 para que sea nuevamente estudiado por el cuerpo docente de la universidad e incluir en la inducción y reinducción un tema relacionado con la productividad académica y la aplicación de la normativa. |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2013-10-31 |
2014-06-30 |
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- Plagio y autoplagio de la productividad académica de los docentes.
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Código ACPM: 665
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-08-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar, adquirir e implementar del software antiplagio para revisión de la producción académica previa asignación de puntaje salarial. |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2013-09-27 |
2014-08-29 |
Incluir en la temática de las actividades de inducción y reinducción de docentes, temas relacionados con la corrupción y los mecanismos de control implementados en la universidad. |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2013-10-31 |
2014-08-29 |
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- Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta. |
No existen acciones propuestas |
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- Asumir costo que no corresponde a la institución por ausentismo de enfermedad profesional, enfermedad general y permisos personales. |
No existen acciones propuestas |
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- Errores o alteración en los datos que genera la liquidación de la nómina. |
No existen acciones propuestas |
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- Uso y manejo inadecuado de información privilegiada y confidencial de los servidores públicos. |
No existen acciones propuestas |
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Recursos de Apoyo Academico
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Riesgos
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- Exceder el estándar de límite máximo tolerable para la pérdida de material bibliográfico en la biblioteca. |
Código ACPM: 691
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realización de inventarios anualizados, comparando la información física contra los datos del sistema bibliográfico. |
CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Verificación constante de los sistema de control de activos (bandas magnéticas y sensor). |
CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Verificación mensual con respecto a los deudores de recursos bibliográficos. |
CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- Modificación fraudulenta del SIA. |
Código ACPM: 692
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Activación del sistema de auditoría en las bases de datos. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Verificación constante de las condiciones en las cuales se realizan las copias de seguridad de los servidores. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Validación constante de los anillos de seguridad que protegen la red de información UCALDAS. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Adquisición de un nuevo aplicativo de Sistema de Información Académica. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Seguimiento constante al sistema de validación de identidad implementado. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- Expedición fraudulenta de certificados. |
Código ACPM: 693
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revision desde la Oficina de Gestión Humana del perfil de los funcionarios de Registro Académico. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Sistematización del 100% de las plantillas de certificados en el SIA. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Elaboración de certificados manuales con anotación en libro de actas, para control de consecutivos. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-01-16 |
2014-06-30 |
Depuración de las plantillas para elaboración de certificados, estableciendo con claridad todas las que deben sistematizarse a través del SIA. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Elaboración de procedimiento para la expedición y entrega de certificados, claramente definido y socializado con funcionarios y usuarios del servicio. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- Vulneración física de los archivos físicos de historia académica y pérdida de información en el SIA.
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Código ACPM: 694
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2015-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Aumentar los niveles de seguridad (validaciones) y las condiciones para la disposición y salvaguarda de las copias de seguridad de la información académica. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Redefinición de las tablas de retención documentos en conjunto con el grupo interno de Gestión Documental. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-01-16 |
2014-06-30 |
Depuración de hojas de vida físicas y transferencias al Archivo Central |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-01-16 |
2014-06-30 |
Digitalización de hojas de vida. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-01-16 |
2015-06-30 |
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- Material bibliográfico desactualizado
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Código ACPM: 695
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Inventario constante de colecciones y ediciones, con el fin de determinar necesidades de actualización bibliográfica. |
CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Realización de campañas informativas constantes para determinación de necesidades por parte de los docentes. |
CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Ejecutar las compras de manera inmediata a su solicitud. |
CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- Expedir un título sin el cumplimiento pleno de requisitos. |
Código ACPM: 696
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Adquisición de un nuevo aplicativo de Sistema de Información Académica, el cual permita parametrizar los requisitos de grado y su cumplimiento, así como su seguimiento. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Parametrizar el sistema de notas y la plantilla de núcleos, con el fin de garantizar la certificación automática de los requisitos académicos. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-10-21 |
2014-12-19 |
Establecimiento de una hoja de chequeo que deberá ser firmada por los responsables de la verificación de documentos y requsitos. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- No disponibilidad o uso ineficiente de aulas. |
Código ACPM: 689
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Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Ajuste al sistema de aulas, de acuerdo con lo establecido en la nueva normativa de cupos aprobada por el Consejo Académico en septiembre de 2013. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-11-04 |
2014-02-21 |
Mantener el rol de gerencia de aulas (espacios) en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, con el fin de ejercer control constante en términos de la utilización de la infraestructura institucional. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Implementación de una nueva normativa sobre cancelaciones de materias y de semestre, para controlar la fluctuación de estudiantes en los grupos inicialmente aprobados. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-01-16 |
2014-03-31 |
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- Inversión insuficiente e inadecuada para dotación y mantenimiento de laboratorios. |
Código ACPM: 697
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Fecha de Seguimiento: 2014-03-31
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Definición de un mecanismo que permita controlar la adquisición de equipos e infraestructura recibidos vía proyectos de investigación. |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2014-01-16 |
2014-06-30 |
Realización de un inventario de necesidades de cada laboratorio, con el fin de tener información confiable que permita diseñar un plan de compras adecuado. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- Admisión fraudulenta de nuevos estudiantes. |
No existen acciones propuestas |
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- Falta de preparación del personal que labora en la Biblioteca. |
Código ACPM: 700
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Promover actividades de capacitación de temáticas relacionadas, garantizando así la actualización de los funcionarios del Centro de Bibliotecas. |
CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Ajuste en los manuales de funciones, con el fin de mantener claras las actividades de cada funcionario según la actividad a realizar, incluso cuando haya nuevas vinculaciones. |
CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- Devolución de estudiantes en movilidad académica. |
Código ACPM: 690
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Acompañamiento constante a los estudiantes durante el periodo de anormalidad académica. |
PAULA ANDREA HENAO RUÍZ |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Socializar la reglamentación sobre movilidad académica internacional con los Directores de Departamento y Programa |
PAULA ANDREA HENAO RUÍZ |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- Poca pertinencia y calidad de los contenidos disponibles en la plataforma virtual. |
No existen acciones propuestas |
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- Gestión de laboratorios no articulada a las necesidades institucionales y de usuarios externos. |
Código ACPM: 697
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Fecha de Seguimiento: 2014-03-31
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Definición de un mecanismo que permita controlar la adquisición de equipos e infraestructura recibidos vía proyectos de investigación. |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2014-01-16 |
2014-06-30 |
Realización de un inventario de necesidades de cada laboratorio, con el fin de tener información confiable que permita diseñar un plan de compras adecuado. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- Admisión fraudulenta de nuevos estudiantes. |
No existen acciones propuestas |
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- Certificados expedidos con información errónea o fraudulenta. |
No existen acciones propuestas |
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- Expedir un título sin el cumplimiento pleno de requisitos. |
Código ACPM: 696
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Adquisición de un nuevo aplicativo de Sistema de Información Académica, el cual permita parametrizar los requisitos de grado y su cumplimiento, así como su seguimiento. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Parametrizar el sistema de notas y la plantilla de núcleos, con el fin de garantizar la certificación automática de los requisitos académicos. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-10-21 |
2014-12-19 |
Establecimiento de una hoja de chequeo que deberá ser firmada por los responsables de la verificación de documentos y requsitos. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- Insuficiente disponibilidad de material bibliográfico
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Código ACPM: 695
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Inventario constante de colecciones y ediciones, con el fin de determinar necesidades de actualización bibliográfica. |
CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Realización de campañas informativas constantes para determinación de necesidades por parte de los docentes. |
CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Ejecutar las compras de manera inmediata a su solicitud. |
CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- Pérdida o alteración de información académica conservada en medio físico o en el Sistema de Información Académico. |
Código ACPM: 692
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Activación del sistema de auditoría en las bases de datos. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Verificación constante de las condiciones en las cuales se realizan las copias de seguridad de los servidores. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Validación constante de los anillos de seguridad que protegen la red de información UCALDAS. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Adquisición de un nuevo aplicativo de Sistema de Información Académica. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
Seguimiento constante al sistema de validación de identidad implementado. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-01-16 |
2014-12-19 |
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- Incremento no deseado de la contratación docente |
No existen acciones propuestas |
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- Retención no deseada de estudiantes por deficiencias en su recorrido curricular |
No existen acciones propuestas |
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Recursos Físicos
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Riesgos
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- Incumplimiento de requisitos legales ambientales |
Código ACPM: 713
|
Fecha de Seguimiento: 2014-03-03
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar los requisitos de trámite ambiental en los procedimientos para la gestión de proyectos |
, LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2013-09-01 |
2014-03-30 |
Elaborar y aprobar una matriz legal ambiental aplicable a la Universidad de Caldas |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2013-09-01 |
2014-03-30 |
Aplicar estrategias de sensibilización y difusión a los institutos y grupos de investigación para dar a conocer los requisitos legales ambientales |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2014-02-01 |
2014-06-30 |
|
|
- Incumplimiento de requisitos legales ambientales |
Código ACPM: 713
|
Fecha de Seguimiento: 2014-03-03
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar los requisitos de trámite ambiental en los procedimientos para la gestión de proyectos |
, LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2013-09-01 |
2014-03-30 |
Elaborar y aprobar una matriz legal ambiental aplicable a la Universidad de Caldas |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2013-09-01 |
2014-03-30 |
Aplicar estrategias de sensibilización y difusión a los institutos y grupos de investigación para dar a conocer los requisitos legales ambientales |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2014-02-01 |
2014-06-30 |
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|
- Hurto de bienes |
No existen acciones propuestas |
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- Daños en la infraestructura física, derivados de eventos naturales |
No existen acciones propuestas |
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- Suspensión de servicios básicos que apoyan el desarrollo de actividades institucionales (energía, agua, baterías sanitarias, etc.) |
No existen acciones propuestas |
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- Acceso indebido a las estaciones de trabajo o a los servidores, que soportan los sistemas de información de la Universidad de Caldas |
No existen acciones propuestas |
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- Inadecuada selección y/o obsolescencia de Infraestructura y Plataforma Tecnológica de hardware y software y de los sistemas de comunicación. |
No existen acciones propuestas |
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Medición, Análisis y Mejora
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Riesgos
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- Análisis de la gestión de los procesos (institucional) basada en mediciones erróneas de indicadores. |
Código ACPM: 636
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Fecha de Seguimiento: 2013-07-31
Fecha de Cierre: 2013-08-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisión de los objetivos estratégicos de los procesos (Caracterizaciones) para determinar la existencia de todos los componentes que conduzcan a medir la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-04-30 |
2013-07-12 |
A partir de los objetivos estratégicos modificados, analizar los indicadores y modificar o agregar indicadores que correspondan a la medición de eficiencia, eficacia y efectividad del proceso. Caracterizarlos e ingresarlos al SIG con la revisión previa de los mismos por parte de los líderes de proceso. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-05-31 |
2013-07-15 |
Realizar capacitaciones a los líderes de procesos y líderes de actividades frente a la importancia de medir los indicadores de los procesos y su utilidad para la formulación de ACPMs y con ésto lograr la mejora en el desempeño de los procesos. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-07-18 |
2013-08-15 |
Realizar la medición de los nuevos indicadores planteados para el I sem de 2013 a través de talleres realizados en cada uno de los procesos en los que se oriente sobre la medición, el análisis y la formulación de acciones derivadas. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-07-15 |
2013-08-15 |
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- Gestión del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión. |
Código ACPM: 637
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Fecha de Seguimiento: 2013-06-03
Fecha de Cierre: 2013-11-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Actualizar los riesgos calificados bajo la anterior metodología, a la nueva metodología sistematizada en el SIG |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2012-10-31 |
2012-11-30 |
Ajustar el módulo de riesgos del SIG para ingresar y calificar los riesgos de corrupción. Coordinar con los líderes de proceso, el ingreso de los riesgos de corrupción de cada proceso al aplicativo en cumplimiento del plan anticorrupción. |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2013-06-03 |
2013-08-30 |
Ajustar el módulo del SIG a la nueva metodología de valoración propuesta por el DAFP |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2012-10-01 |
2012-11-15 |
Realizar capacitación para líderes de proceso y personal de apoyo, para dar a conocer la importancia y utilidad de la gestión de riesgos para la Universidad y la metodología de calificación con la que cuenta el SIG |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-02 |
2013-09-30 |
Establecer, documentar y difundir una metodología de seguimiento a los riesgos con los equipos de trabajo al interior de los procesos, con el fin de implantar una dinámica de Gestión de Riesgos. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-30 |
2013-11-29 |
|
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Control y Seguimiento
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Riesgos
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|
- Perdida de independencia en el ejercicio de auditorias internas
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Código ACPM: 658
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Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-09-01
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Implementar un acta o declaratoria escrita de los auditores asignados a auditorias en las que manifiesten no estar incursos en ninguna inhabilidad para ejecutar la auditoria y conflicto de interés. Este documento contendrá un manifiesto sobre los principios que deben guardarse en la auditoria en torno a la independencia, transparencia, objetividad, etica y moralidad que debe distinguir al auditor interno en el ejercicio de sus funciones |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
Mantener implementados los controles existentes:
Clausulas de inhabilidad en la selección de auditores contempladas en el procedimiento documentado
Procesos de selección de aspirantes a formarse como auditores que incluye pruebas psicotecnicas
Sin excepción, todos los informes de auditoria de gestión y de control interno generados por los auditores internos adscritos a la Oficina de Control Interno se revisan, aprueban y emiten por parte del Asesor titular del despacho. Para el caso de las auditorias de calidad, estas se regirán por los lineamientos establecidos en el procedimiento y programa de auditorias aplicable. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
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|
- Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución.
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Código ACPM: 659
|
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaborar y entregar a la Oficina de Planeación un listado de requerimientos de generación de consultas permanentes, para ser ubicadas en el en el perfil de control Interno del SIA o en la intranet, de lograrse su implementación en 2013 o 2014. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
Mantener implementados los controles existentes:
El programa anual de auditoria es puesto en consideracion y aprobación por parte del Rector y el Representante de la Dirección
Sin excepción, todos los informes de auditoria de gestión y de control interno generados por los auditores internos adscritos a la Oficina de Control Interno se revisan, aprueban y emiten por parte del Asesor titular del despacho. Para el caso de las auditorias de calidad, estas se regirán por los lineamientos establecidos en el procedimiento y programa de auditorias aplicable
Emisión y entrega de informes a los líderes de procesos y jefes directamente implicados. El informe no se queda solo archivado en la Oficina de Control Interno
Asiento permanente del Asesor de Control Interno de Gestión en el Equipo Directivo |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
|
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- Baja cobertura del programa de auditorias, respecto de los procesos y actividades susceptibles de auditar en la Universidad |
Código ACPM: 653
|
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-09-01
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
En virtud de los compromisos asumidos en la Revisión por la Dirección, enviar a la comisión de personal y a la rectoría o la instancia competente el proyecto de resolución para el reconocimiento de la labor de los auditores internos de calidad. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
Solicitar a la Vicerectoría Administrativa la contratación de auditores técnicos externos, para objetos particulares, cuando así se considere pertinente y con la suficiente argumentación de la necesidad del servicio. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
Realizar una campaña de sensibilización a todos los procesos, relativa coherencia y armonía del ciclo PHVA y el ejercicio del control interno. |
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
|
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- Que no se implementen proyectos y acciones de mejoramiento producto de las conclusiones y recomendaciones de las auditorias |
Código ACPM: 654
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
A partir del programa de auditorias de la vigencia 2014, asegurar que el programa y las auditorias son plenamente registradas en el SIG, con el fin de asegurar que los líderes de procesos comprometan ACPM |
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-01-30 |
2014-12-19 |
|
|
- Perdida, sustracción indebida o alteración de la información o registros correspondientes a las auditorias internas. |
Código ACPM: 655
|
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
A partir del programa de auditorias de la vigencia 2014, asegurar que el programa y las auditorias son plenamente registradas en el SIG |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
Implementar un mecanismo de trazabilidad de la autenticidad de los informes finales de auditoria, anexos y soportes relevantes, remitidos por el Asesor titular de la oficina, que permitan su salvaguarda y aseguramiento documental. Incluir la gestión de archivo en medio magnético como soporte complementario. |
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, LORENZA MARÍA RÍOS ZAPATA |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
|
|
- Baja cobertura del programa de auditorias, respecto de los procesos y actividades susceptibles de auditar en la Universidad |
Código ACPM: 653
|
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-09-01
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
En virtud de los compromisos asumidos en la Revisión por la Dirección, enviar a la comisión de personal y a la rectoría o la instancia competente el proyecto de resolución para el reconocimiento de la labor de los auditores internos de calidad. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
Solicitar a la Vicerectoría Administrativa la contratación de auditores técnicos externos, para objetos particulares, cuando así se considere pertinente y con la suficiente argumentación de la necesidad del servicio. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
Realizar una campaña de sensibilización a todos los procesos, relativa coherencia y armonía del ciclo PHVA y el ejercicio del control interno. |
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
|
|
- Que no se implementen proyectos y acciones de mejoramiento producto de las conclusiones y recomendaciones de las auditorias |
Código ACPM: 654
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
A partir del programa de auditorias de la vigencia 2014, asegurar que el programa y las auditorias son plenamente registradas en el SIG, con el fin de asegurar que los líderes de procesos comprometan ACPM |
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-01-30 |
2014-12-19 |
|
|
- Perdida, sustracción indebida o alteración de la información o registros correspondientes a las auditorias internas. |
No existen acciones propuestas |
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- Perdida de independencia en el ejercicio de auditorias internas
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Código ACPM: 658
|
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-09-01
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Implementar un acta o declaratoria escrita de los auditores asignados a auditorias en las que manifiesten no estar incursos en ninguna inhabilidad para ejecutar la auditoria y conflicto de interés. Este documento contendrá un manifiesto sobre los principios que deben guardarse en la auditoria en torno a la independencia, transparencia, objetividad, etica y moralidad que debe distinguir al auditor interno en el ejercicio de sus funciones |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
Mantener implementados los controles existentes:
Clausulas de inhabilidad en la selección de auditores contempladas en el procedimiento documentado
Procesos de selección de aspirantes a formarse como auditores que incluye pruebas psicotecnicas
Sin excepción, todos los informes de auditoria de gestión y de control interno generados por los auditores internos adscritos a la Oficina de Control Interno se revisan, aprueban y emiten por parte del Asesor titular del despacho. Para el caso de las auditorias de calidad, estas se regirán por los lineamientos establecidos en el procedimiento y programa de auditorias aplicable. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
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|
- Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución.
|
Código ACPM: 659
|
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaborar y entregar a la Oficina de Planeación un listado de requerimientos de generación de consultas permanentes, para ser ubicadas en el en el perfil de control Interno del SIA o en la intranet, de lograrse su implementación en 2013 o 2014. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
Mantener implementados los controles existentes:
El programa anual de auditoria es puesto en consideracion y aprobación por parte del Rector y el Representante de la Dirección
Sin excepción, todos los informes de auditoria de gestión y de control interno generados por los auditores internos adscritos a la Oficina de Control Interno se revisan, aprueban y emiten por parte del Asesor titular del despacho. Para el caso de las auditorias de calidad, estas se regirán por los lineamientos establecidos en el procedimiento y programa de auditorias aplicable
Emisión y entrega de informes a los líderes de procesos y jefes directamente implicados. El informe no se queda solo archivado en la Oficina de Control Interno
Asiento permanente del Asesor de Control Interno de Gestión en el Equipo Directivo |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-09-01 |
2014-09-01 |
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