Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (ACPM)
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Direccionamiento
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Riesgos
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- Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis . |
| No existen acciones propuestas |
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- Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos
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| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crisis. |
| No existen acciones propuestas |
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- Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos
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| No existen acciones propuestas |
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- Efectos adversos en el desempeño de la gestión institucional por inadecuada toma de decisiones. |
| No existen acciones propuestas |
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Innovación y Proyectos
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Riesgos
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Información y Comunicación
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Riesgos
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- Sanciones por utilización indebida de la información confidencial. |
| No existen acciones propuestas |
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- Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional |
| No existen acciones propuestas |
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- Difusión de la información institucional inoportuna por desactualización de los equipos técnicos para la producción de mensajes institucionales en audio, vídeo, graficación y diseño. |
| No existen acciones propuestas |
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Planificación
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Riesgos
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- Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad. |
| No existen acciones propuestas |
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- Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades, programas y departamentos que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos). |
| No existen acciones propuestas |
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- Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales |
| No existen acciones propuestas |
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- Prestación de servicios institucionales a nivel interno y externo sin control sobre el monto de las ofertas, los costos asociados y los resultados financieros y de calidad obtenidos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Ejecución de obras por fuera de lo establecido en el plan de obras y de las especificaciones planeadas |
| No existen acciones propuestas |
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- Utilización de recursos no planificados que permitan suplir necesidades de espacios físicos para dar cumplimiento a las actividades académico-administrativas. |
| No existen acciones propuestas |
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- Ejecución ineficiente de la estrategia institucional por falta de articulación en la planificación de los planes, programas y proyectos por parte de las Facultades y Departamentos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Detrimento patrimonial por inadecuada planificación, formulación y posterior ejecución de las obras. |
| No existen acciones propuestas |
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- Déficit presupuestal por ejecución inadecuada de los presupuestos de los proyectos y programas especiales. |
| No existen acciones propuestas |
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- Ejecución de proyectos de inversión que no contribuyen a la estrategia institucional en cuanto a su objetivo y presupuesto asignado. |
| No existen acciones propuestas |
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- Sanciones legales, económicas o disciplinarias por reportes de
información extemporáneos, incompletos o incoherentes ante los entes externos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de confiabilidad, integridad y consistencia de la información. |
| No existen acciones propuestas |
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- Utilización de recursos no presupuestados por inadecuada planificación de la infraestructura tecnológica. |
| No existen acciones propuestas |
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- Déficit presupuestal por ejecución inadecuada de los presupuestos de los proyectos y programas especiales. |
| No existen acciones propuestas |
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- Sanciones legales, económicas o disciplinarias por reportes de
información extemporáneos, incompletos o incoherentes ante los entes externos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de confiabilidad, integridad y consistencia de la información. |
| No existen acciones propuestas |
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- Utilización de recursos no presupuestados por inadecuada planificación de la infraestructura tecnológica. |
| No existen acciones propuestas |
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- Utilización de recursos no planificados que permitan suplir necesidades de espacios físicos para dar cumplimiento a las actividades académico-administrativas. |
| No existen acciones propuestas |
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- Ejecución ineficiente de la estrategia institucional por falta de articulación en la planificación de los planes, programas y proyectos por parte de las Facultades y Departamentos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Detrimento patrimonial por inadecuada planificación, formulación y posterior ejecución de las obras. |
| No existen acciones propuestas |
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- Ejecución de proyectos de inversión que no contribuyen a la estrategia institucional en cuanto a su objetivo y presupuesto asignado. |
| No existen acciones propuestas |
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Proyección
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Riesgos
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- Desarticulación entre las Vicerrectorías y las Facultades para la formulación y ejecución de proyectos de proyección. |
| No existen acciones propuestas |
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- Insuficiente impacto de los proyectos de proyección con relación a las potencialidades y capacidades institucionales. |
| No existen acciones propuestas |
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- La movilidad internacional de docentes y estudiantes no genere impacto para el fortalecimiento de las funciones misionales. |
| No existen acciones propuestas |
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- Proyectos y actividades de extensión con baja pertinencia e impacto en la estrategia institucional. |
| No existen acciones propuestas |
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- Detrimento patrimonial por deficiencias en la formulación y seguimiento a los proyectos y actividades de extensión |
| No existen acciones propuestas |
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- Oferta de proyectos y actividades de extensión que no corresponden a las necesidades de la región. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida del vínculo entre el egresado y la Universidad |
| No existen acciones propuestas |
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- Oferta de servicios universitarios poco competitivos por ausencia de un portafolio consolidado. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de recursos y/o tiempo por incumplimiento en la entrega de productos editoriales |
| No existen acciones propuestas |
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- Movilidad Nacional e Internacional sin impacto en los Ejes Estratégicos de la Universidad |
| No existen acciones propuestas |
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- Gestión ineficiente de los activos intelectuales por ausencia de lineamientos institucionales. |
| No existen acciones propuestas |
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- Detrimento patrimonial por deficiencias en la formulación y seguimiento a los proyectos y actividades de extensión |
| No existen acciones propuestas |
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- Oferta de proyectos y actividades de extensión que no corresponden a las necesidades de la región. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida del vínculo entre el egresado y la Universidad |
| No existen acciones propuestas |
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- Oferta de servicios universitarios poco competitivos por ausencia de un portafolio consolidado. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de recursos y/o tiempo por incumplimiento en la entrega de productos editoriales |
| No existen acciones propuestas |
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- Proyectos y actividades de extensión con baja pertinencia e impacto en la estrategia institucional. |
| No existen acciones propuestas |
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- Movilidad Nacional e Internacional sin impacto en los Ejes Estratégicos de la Universidad |
| No existen acciones propuestas |
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- Gestión ineficiente de los activos intelectuales por ausencia de lineamientos institucionales. |
| No existen acciones propuestas |
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- Cierre del Hospital Veterinario |
| No existen acciones propuestas |
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- Disminución del número de atenciones del Hospital Veterinario |
| No existen acciones propuestas |
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- Robo o pérdida de los recaudos del Hospital Veterinario. |
| No existen acciones propuestas |
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Docencia
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Riesgos
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- Ofrecer programas académicos en región con baja pertinencia e impacto social.
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Código ACPM: 657
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Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Realizar sistemáticamente estudios de pertinencia de los programas académicos de pregrado y postgrado |
MARIA LORENA GARTNER ISAZA |
2013-09-30 |
2014-07-30 |
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- Inadecuada aplicación de la normatividad vigente en materia de procesos académicos. |
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Código ACPM: 645
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Fecha de Seguimiento: 2013-11-05
Fecha de Cierre: 2013-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Solicitar a los directores de departamento diligenciar con número de horas el campo "Horas presenciales profesor" en los PIAAS activos. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2013-10-15 |
2013-12-15 |
| Solicitar a la mesa de ayuda, ajustar en Sistema de Información Académica (SIA), de tal manera que al momento de programar la labor docente, se migre las "horas presenciales profesor" aprobadas en el PIAA correspondiente. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2013-10-15 |
2013-11-30 |
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- Ineficacia en el diseño, aprobación y oferta de programas académicos |
| No existen acciones propuestas |
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- Vencimiento de los registros calificados |
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Código ACPM: 656
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Fecha de Seguimiento: 2014-03-27
Fecha de Cierre: 2014-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Con el vencimiento del registro calificado de un programa académico, notificar al Decano, Director de Programa, Mercadeo, Web Master con el fin de inactivar o eliminar la publicidad del respectivo programa. |
CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA |
2013-09-03 |
2014-07-30 |
| Solicitar una consulta jurídica a la Secretaría General sobre los efectos jurídicos de una conducta negligente comprobada por parte del director del programa para cumplir oportunamente con los compromisos asociados al procedimiento de renovación del registro calificado |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2013-09-30 |
2013-10-30 |
| Realizar reuniones periódicas con los Decanos de las Facultades asociadas a los programas académicos que se encuentran en proceso de renovación de registro calificado, con el fin de informar sobre su estado actual y determinar las acciones que sean pertinentes. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO |
2013-09-30 |
2014-07-30 |
| Realizar un estudio para determinar las causas que originan las demoras en la entrega de los documentos maestros de los programas académicos en proceso de renovación del registro calificado e implementar las acciones de mejora que sean pertinentes. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO, CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA
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2013-09-30 |
2013-11-29 |
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- Vencimiento de acreditación de las licenciaturas |
| No existen acciones propuestas |
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- Incremento de la deserción estudiantil |
| No existen acciones propuestas |
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- Oferta de programas académicos con baja pertinencia e impacto social.
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| No existen acciones propuestas |
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- Dificultades de tipo académico y administrativo, por inaplicación de la normatividad vigente en materia de procesos académicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Oferta académica institucional afectada por la ineficacia en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Afectación directa sobre la oferta académica por vencimiento de los registros calificados de los programas académicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Afectación en indicadores institucionales por vencimiento de la acreditación de alta calidad de los programas académicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Incremento de la deserción estudiantil |
| No existen acciones propuestas |
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- Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto o similares. |
| No existen acciones propuestas |
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- Sobrecostos para la Institución por incumplimiento en compromisos de las comisiones de estudio por parte de los docentes. |
| No existen acciones propuestas |
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- Efectos adversos de tipo académico y administrativo por incumplimiento del calendario académico. |
| No existen acciones propuestas |
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- Sobrecostos para la Institución por ineficiencia o inconsistencias en la concertación y seguimiento a las labores académicas de los docentes. |
| No existen acciones propuestas |
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- Retención no deseada de estudiantes |
| No existen acciones propuestas |
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- Incremento de la deserción estudiantil |
| No existen acciones propuestas |
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- Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto o similares. |
| No existen acciones propuestas |
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- Sobrecostos para la Institución por incumplimiento en compromisos de las comisiones de estudio por parte de los docentes. |
| No existen acciones propuestas |
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- Efectos adversos de tipo académico y administrativo que afecten el desarrollo de los procesos académicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Sobrecostos para la Institución por ineficiencia o inconsistencias en la concertación y seguimiento a las labores académicas de los docentes. |
| No existen acciones propuestas |
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- Retención no deseada de estudiantes |
| No existen acciones propuestas |
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- Dificultades de tipo académico y administrativo, por inaplicación de la normatividad vigente en materia de procesos académicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Oferta académica institucional afectada por la ineficacia en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Afectación directa sobre la oferta académica por vencimiento de los registros calificados de los programas académicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Afectación en indicadores institucionales por vencimiento de la acreditación de alta calidad de los programas académicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Oferta de programas académicos con baja pertinencia e impacto social.
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| No existen acciones propuestas |
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Investigación
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Riesgos
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- No contribuir a la formación de recurso humano científico |
| No existen acciones propuestas |
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- Inobservancia en el cumplimiento de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado |
| No existen acciones propuestas |
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- Uso exclusivo y privado de equipos u otros bienes que apoyan el proceso de investigación después de que se ha concluido el proyecto. |
| No existen acciones propuestas |
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- Recurrencia de no apertura de cohortes de programas de posgrado. |
| No existen acciones propuestas |
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- Discrepancias entre la información que se encuentra en el documento maestro del MEN y la información efectiva de los programas de posgrado. |
| No existen acciones propuestas |
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- Demoras en la entrega de productos como compromiso para el cierre de los proyectos de investigación. |
| No existen acciones propuestas |
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- Interrupción en la continuidad de los investigadores en el desarrollo de un proyecto de investigación. |
| No existen acciones propuestas |
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- Recurrencia de no apertura de cohortes de programas de posgrado. |
| No existen acciones propuestas |
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- Demoras en la entrega de productos como compromiso para el cierre de los proyectos de investigación. |
| No existen acciones propuestas |
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- Interrupción en la continuidad de los investigadores en el desarrollo de un proyecto de investigación. |
| No existen acciones propuestas |
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Gestión Jurídica
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Riesgos
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- No presentar recursos cuando es procedente, en procesos judiciales. |
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Código ACPM: 707
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Fecha de Seguimiento: 2014-05-30
Fecha de Cierre: 2014-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Monitoreo permanente al sistema LITIGOB por parte del Secretario General. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-11-19 |
2014-12-15 |
| Creación de un instructivo que indique la necesidad de justificar ante el Secretario General la no presentación del recurso. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-11-19 |
2014-12-15 |
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- Vencimiento de términos judiciales y no se pueda realizar una defensa apropiada de la entidad |
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Código ACPM: 705
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Fecha de Seguimiento: 2014-07-30
Fecha de Cierre: 2015-01-15
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Crear tabla de reporte de procesos notificados y fecha extrema de vencimiento con registro de presentación de la contestación |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2013-01-15 |
2015-01-15 |
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- Delitos contra la administración pública |
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Código ACPM: 709
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Fecha de Seguimiento: 2014-07-30
Fecha de Cierre: 2015-03-15
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Fortalecer el proceso de Gestión Humana en lo relativo a la selección (aplicación de pruebas), inducción y reinducción |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-01-30 |
2015-01-30 |
| Informe bimestral de las labores desplegadas por los funcionarios y contratistas encargados de ejercer la defensa de los intereses de la entidad. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2014-01-15 |
2015-03-15 |
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- Demandas en contra de la Universidad que acarren sanciones.
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| No existen acciones propuestas |
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- Incremento en el número de tutelas y faltas disciplinarias por incumplimientos en los derechos de petición. |
| No existen acciones propuestas |
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- Irregularidades en la ejecución de los procesos electorales. |
| No existen acciones propuestas |
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|
- Demandas en contra de la Universidad que acarren sanciones.
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| No existen acciones propuestas |
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- Incremento en el número de tutelas y faltas disciplinarias por incumplimientos en los derechos de petición. |
| No existen acciones propuestas |
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- Irregularidades en la ejecución de los procesos electorales. |
| No existen acciones propuestas |
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- Protección inadecuada de la función pública desacatando los términos de ley. |
| No existen acciones propuestas |
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Recursos Físicos
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Riesgos
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- Incumplimiento de requisitos legales ambientales |
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Código ACPM: 713
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Fecha de Seguimiento: 2014-03-03
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Documentar los requisitos de trámite ambiental en los procedimientos para la gestión de proyectos |
, LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ
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2013-09-01 |
2014-03-30 |
| Elaborar y aprobar una matriz legal ambiental aplicable a la Universidad de Caldas |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2013-09-01 |
2014-03-30 |
| Aplicar estrategias de sensibilización y difusión a los institutos y grupos de investigación para dar a conocer los requisitos legales ambientales |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2014-02-01 |
2014-06-30 |
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- Hurto de bienes |
| No existen acciones propuestas |
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- Daños en la infraestructura física, derivados de eventos naturales |
| No existen acciones propuestas |
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- Suspensión de servicios básicos que apoyan el desarrollo de actividades institucionales (energía, agua, baterías sanitarias, etc.) |
| No existen acciones propuestas |
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- Acceso indebido a las estaciones de trabajo o a los servidores, que soportan los sistemas de información de la Universidad de Caldas |
| No existen acciones propuestas |
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- Inadecuada selección y/o obsolescencia de Infraestructura y Plataforma Tecnológica de hardware y software y de los sistemas de comunicación. |
| No existen acciones propuestas |
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- Detrimento patrimonial por pérdida de bienes. |
| No existen acciones propuestas |
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- Discontinuidad de las actividades académicas y administrativas a causa de afectaciones a la infraestructura física. |
| No existen acciones propuestas |
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- Discontinuidad de las actividades académicas y administrativas a causa de la suspensión de servicios básicos (energía, acueducto, alcantarillado, gas natural, etc.) |
| No existen acciones propuestas |
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- Discontinuidad de las actividades académicas y administrativas a causa de la alteración y fallas de los sistemas de información de la institución. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida total de la conectividad en la red LAN/WAN. |
| No existen acciones propuestas |
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- Sanciones por autoridades ambientales derivadas del incumplimiento de requisitos legales ambientales en la Institución. |
| No existen acciones propuestas |
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- Efectos ambientales indeseables por el inadecuado uso y disposición de materiales de alto riesgo. |
| No existen acciones propuestas |
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Gestión Pensional
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Riesgos
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Bienestar
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Riesgos
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- Insuficiente cobertura en todos los estamentos frente a los programas de bienestar y posible incumplimiento en las actividades propuestas. |
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Código ACPM: 679
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Fecha de Seguimiento: 2014-08-04
Fecha de Cierre: 2014-12-30
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Presentación de prespuestos a la comisión de presupuesto con mínimo 3 escenarios: deseable, proyectado ajustando el vigente al incremento del IPC del siguiente año y un tercer escenario sosteniendo el mismo presupuesto vigente. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2014-07-15 |
2014-10-30 |
| Presentar en el primer trimestre del año al Vicerrector Administrativo y Oficina Financiera, las necesidades de adiciones presupuestales para evitar incumplimientos en la ejecución y contratación de servicios misionales de bienestar. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2014-01-15 |
2014-12-30 |
| Antes de ser aprobado cualquier tipo de acto administrativo sobre un programa o proyecto de Bienestar, este tenga su CDP correspondiente |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2014-01-15 |
2014-12-30 |
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- Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de sentido de pertenencia institucional y problemas de convivencia. |
| No existen acciones propuestas |
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- Inadecuada utilización de los recursos asociados a los apoyos socioeconómicos |
| No existen acciones propuestas |
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- Ausentismo laboral o académico asociado al desarrollo de las actividades deportivas |
| No existen acciones propuestas |
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- Insuficiente cobertura en todos los estamentos frente a los programas de bienestar y posible incumplimiento en las actividades propuestas. |
| No existen acciones propuestas |
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- Información resultante de los programas de bienestar no sistematizada. |
| No existen acciones propuestas |
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- Sobrecarga personal y laboral de los funcionarios de los programas de promoción socioeconómica y desarrollo humano y convivencia universitaria. |
| No existen acciones propuestas |
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- Alteración en la adjudicación de apoyos socioeconómicos por la manipulación de la información. |
| No existen acciones propuestas |
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- Adjudicación de apoyos socioeconómicos con la presentación de documentación fraudulenta. |
| No existen acciones propuestas |
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Contratación
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Riesgos
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- Contratar con personas incursas en causales de inhabilidad |
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Código ACPM: 680
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Fecha de Seguimiento: 2013-11-30
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| integrar al 100% los centros de gasto a la unidad de contratación
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LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-01-01 |
2013-12-31 |
| incluir en las invitaciones a cotizar y en las orden de servicio la pregunta de si es o no servidor publico
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LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-01-01 |
2013-10-31 |
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- Vicios en la supervision a la contratación |
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Código ACPM: 681
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Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Incluir una clausula en el formato de la orden o contrato donde se declare por parte del interventor no estar incurso en conflicto de interés.
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LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-01-01 |
2013-12-31 |
| Accion conjunta con la Oficina de Control Interno para realizar auditoria aleatoria a la labor de interventoría a la contratación
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LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
| Consolidar el proyecto de especializacion de la función interventoría
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LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
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- Errores involuntarios en pliegos de condiciones |
| No existen acciones propuestas |
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- Celebración indebida de contratos por violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. |
| No existen acciones propuestas |
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- Detrimento patrimonial por inadecuada labor de supervisión o interventoría durante la ejecución de los acuerdos de voluntades suscritos por la Universidad. |
| No existen acciones propuestas |
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- Sanciones de orden legal por celebración de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales. |
| No existen acciones propuestas |
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- Celebración indebida de contratos por violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. |
| No existen acciones propuestas |
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- Detrimento patrimonial por inadecuada labor de supervisión o interventoría durante la ejecución de los acuerdos de voluntades suscritos por la Universidad. |
| No existen acciones propuestas |
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- Sanciones de orden legal por celebración de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales. |
| No existen acciones propuestas |
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Gestión Documental
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Riesgos
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- Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la Universidad |
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Código ACPM: 685
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Fecha de Seguimiento: 2014-03-30
Fecha de Cierre: 2014-08-30
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Levantar protocolo para que los controles se conviertan en política institucional |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2013-09-01 |
2014-08-30 |
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- Alteración o manipulación de documentos oficiales |
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Código ACPM: 686
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Fecha de Seguimiento: 2014-03-30
Fecha de Cierre: 2014-08-31
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Microfilmación y digitalización de los actos administrativos, hojas académicas y demás documentos que demanen alto grado de consulta. Publicación en la pagina web (normograma), y consulta en los archivos de gestión respectivamente. |
, JHON EDDIER JARAMILLO QUICENO
, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
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2013-09-01 |
2014-08-31 |
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- Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico. |
| No existen acciones propuestas |
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- Sanciones por parte del ente de control por incumplimiento en la normatividad vigente en materia de gestión documental.
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| No existen acciones propuestas |
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- Presencia de agentes contaminantes afectando la salud y la integridad de los funcionarios y el acervo documental.
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| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de la integridad de la información física y digital que reposa en el archivo central, histórico y Sistema ADMIARCHI. |
| No existen acciones propuestas |
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Gestión Financiera
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Riesgos
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- Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad |
| No existen acciones propuestas |
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- Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera |
| No existen acciones propuestas |
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- Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad |
| No existen acciones propuestas |
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|
- Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera |
| No existen acciones propuestas |
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- Información financiera que no refleja la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de recursos financieros por vulnerabilidad en la seguridad física e informática del área financiera. |
| No existen acciones propuestas |
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- Afectaciones del personal y de las operaciones de la Oficina Financiera.
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| No existen acciones propuestas |
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|
- Pérdida de recursos financieros por vulnerabilidad en la seguridad física e informática del área financiera. |
| No existen acciones propuestas |
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|
- Afectaciones del personal y de las operaciones de la Oficina Financiera.
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| No existen acciones propuestas |
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- Información financiera que no refleja la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad. |
| No existen acciones propuestas |
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- Aplicación del manual de políticas contables no coherente con el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos establecidos en el marco normativo determinado por la CGN Contaduría General de la Nación. |
| No existen acciones propuestas |
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- Información financiera que no refleja el reconocimiento, identificación, clasificación, medición inicial, registro y medición posterior de los hechos económicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Medición posterior de la Universidad que no manifiesta los hechos económicos al final del periodo contable. |
| No existen acciones propuestas |
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- Información no fiable y sin relevancia, adicional a revelaciones insuficientes en la presentación de los estados financieros y sus notas. |
| No existen acciones propuestas |
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Gestión Humana
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Riesgos
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- Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta. |
| No existen acciones propuestas |
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- Asumir costo que no corresponde a la institución por ausentismo de enfermedad profesional, enfermedad general y permisos personales. |
| No existen acciones propuestas |
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- Errores o alteración en los datos que genera la liquidación de la nómina. |
| No existen acciones propuestas |
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- Uso y manejo inadecuado de información privilegiada y confidencial de los servidores públicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Demandas a la Universidad asociadas al tipo de vinculación de personas a la Institución. |
| No existen acciones propuestas |
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- Elaboración de la nómina sin contar con soporte tecnológico adecuado para los controles normativos y financieros. |
| No existen acciones propuestas |
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- Uso y manejo inadecuado de datos personales e historias laborales de los servidores públicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Aumento del ausentismo laboral por incapacidad, relacionada con riesgo psicosocial. |
| No existen acciones propuestas |
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- Adquisición de enfermedad laboral y/o pérdida de vida humana por ocurrencia de accidente de trabajo, enfermedad laboral o enfermedad común. |
| No existen acciones propuestas |
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- Demandas a la Universidad asociadas al tipo de vinculación de personas a la Institución. |
| No existen acciones propuestas |
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- Elaboración de la nómina sin contar con soporte tecnológico adecuado para los controles normativos y financieros. |
| No existen acciones propuestas |
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- Uso y manejo inadecuado de datos personales e historias laborales de los servidores públicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Aumento del ausentismo laboral por incapacidad, relacionada con riesgo psicosocial. |
| No existen acciones propuestas |
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- Adquisición de enfermedad laboral y/o pérdida de vida humana por ocurrencia de accidente de trabajo, enfermedad laboral o enfermedad común. |
| No existen acciones propuestas |
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- Aumento de desórdenes musculoesqueléticos por adopción de la estrategia de trabajo en casa a partir de la aparición del covid-19. |
| No existen acciones propuestas |
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- Demandas a la Universidad asociadas al tipo de vinculación de personas a la Institución. |
| No existen acciones propuestas |
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- Elaboración de la nómina sin contar con soporte tecnológico adecuado para los controles normativos y financieros. |
| No existen acciones propuestas |
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- Uso y manejo inadecuado de datos personales e historias laborales de los servidores públicos. |
| No existen acciones propuestas |
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- Aumento de desórdenes musculoesqueléticos por adopción de la estrategia de trabajo en casa a partir de la aparición del covid-19. |
| No existen acciones propuestas |
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- Adquisición de enfermedad laboral y/o pérdida de vida humana por ocurrencia de accidente de trabajo, enfermedad laboral o enfermedad común. |
| No existen acciones propuestas |
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- Aumento del ausentismo laboral por incapacidad, relacionada con riesgo psicosocial. |
| No existen acciones propuestas |
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Recursos de Apoyo Academico
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Riesgos
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Control Disciplinario
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Riesgos
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Medición, Análisis y Mejora
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Riesgos
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- Análisis de la gestión de los procesos (institucional) basada en mediciones erróneas de indicadores. |
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Código ACPM: 636
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Fecha de Seguimiento: 2013-07-31
Fecha de Cierre: 2013-08-15
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Revisión de los objetivos estratégicos de los procesos (Caracterizaciones) para determinar la existencia de todos los componentes que conduzcan a medir la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-04-30 |
2013-07-12 |
| A partir de los objetivos estratégicos modificados, analizar los indicadores y modificar o agregar indicadores que correspondan a la medición de eficiencia, eficacia y efectividad del proceso. Caracterizarlos e ingresarlos al SIG con la revisión previa de los mismos por parte de los líderes de proceso. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-05-31 |
2013-07-15 |
| Realizar capacitaciones a los líderes de procesos y líderes de actividades frente a la importancia de medir los indicadores de los procesos y su utilidad para la formulación de ACPMs y con ésto lograr la mejora en el desempeño de los procesos. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-07-18 |
2013-08-15 |
| Realizar la medición de los nuevos indicadores planteados para el I sem de 2013 a través de talleres realizados en cada uno de los procesos en los que se oriente sobre la medición, el análisis y la formulación de acciones derivadas. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-07-15 |
2013-08-15 |
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- Gestión del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión. |
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Código ACPM: 637
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Fecha de Seguimiento: 2013-06-03
Fecha de Cierre: 2013-11-29
Estado: Cerrada cumplida |
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Acción preventiva |
| Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
| Actualizar los riesgos calificados bajo la anterior metodología, a la nueva metodología sistematizada en el SIG |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2012-10-31 |
2012-11-30 |
| Ajustar el módulo de riesgos del SIG para ingresar y calificar los riesgos de corrupción. Coordinar con los líderes de proceso, el ingreso de los riesgos de corrupción de cada proceso al aplicativo en cumplimiento del plan anticorrupción. |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2013-06-03 |
2013-08-30 |
| Ajustar el módulo del SIG a la nueva metodología de valoración propuesta por el DAFP |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2012-10-01 |
2012-11-15 |
| Realizar capacitación para líderes de proceso y personal de apoyo, para dar a conocer la importancia y utilidad de la gestión de riesgos para la Universidad y la metodología de calificación con la que cuenta el SIG |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-02 |
2013-09-30 |
| Establecer, documentar y difundir una metodología de seguimiento a los riesgos con los equipos de trabajo al interior de los procesos, con el fin de implantar una dinámica de Gestión de Riesgos. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-30 |
2013-11-29 |
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- Análisis de la gestión de los procesos del SIG basada en mediciones erróneas de indicadores. |
| No existen acciones propuestas |
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- Gestión del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión. |
| No existen acciones propuestas |
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- Alteración de la información institucional manejada por el SIG. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de la integridad de la información que reposa en el SIG |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de la certificación del SIG. |
| No existen acciones propuestas |
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|
- Análisis de la gestión de los procesos del SIG basada en mediciones erróneas de indicadores. |
| No existen acciones propuestas |
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- Gestión del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión. |
| No existen acciones propuestas |
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- Alteración de la información institucional manejada por el SIG. |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de la integridad de la información que reposa en el SIG |
| No existen acciones propuestas |
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- Pérdida de la certificación del SIG. |
| No existen acciones propuestas |
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Control y Seguimiento
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Riesgos
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- Perdida de independencia en el ejercicio de auditorias internas
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| No existen acciones propuestas |
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- Perdida, sustracción indebida o alteración de la información o registros correspondientes a las auditorias internas. |
| No existen acciones propuestas |
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- Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución.
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| No existen acciones propuestas |
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- Baja cobertura del programa de auditorias, respecto de los procesos y actividades susceptibles de auditar en la Universidad |
| No existen acciones propuestas |
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- Que no se implementen proyectos y acciones de mejoramiento producto de las conclusiones y recomendaciones de las auditorias |
| No existen acciones propuestas |
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- Perdida, sustracción indebida o alteración de la información o registros correspondientes a las auditorias internas. |
| No existen acciones propuestas |
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- Bajo cubrimiento de las áreas de la entidad en cuanto a evaluaciones y seguimiento en procesos de auditoría. |
| No existen acciones propuestas |
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|
- Perdida de independencia en el ejercicio de auditorias internas
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| No existen acciones propuestas |
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- Cambios continuos en la normatividad externa e interna dificultando el seguimiento al proceso. |
| No existen acciones propuestas |
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- Demoras en el suministro de la información requerida para llevar a cabo el proceso auditor. |
| No existen acciones propuestas |
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- Inoportunidad en presentación de los informes a los entes de control |
| No existen acciones propuestas |
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- Perdida, sustracción indebida o alteración de la información o registros correspondientes a las auditorias internas. |
| No existen acciones propuestas |
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|
- Bajo cubrimiento de las áreas de la entidad en cuanto a evaluaciones y seguimiento en procesos de auditoría. |
| No existen acciones propuestas |
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|
- Perdida de independencia en el ejercicio de auditorias internas
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| No existen acciones propuestas |
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|
- Cambios continuos en la normatividad externa e interna dificultando el seguimiento al proceso. |
| No existen acciones propuestas |
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- Demoras en el suministro de la información requerida para llevar a cabo el proceso auditor. |
| No existen acciones propuestas |
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- Inoportunidad en presentación de los informes a los entes de control |
| No existen acciones propuestas |
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