Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (ACPM)
|
|
Direccionamiento
|
Riesgos
|
|
- Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis . |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crisis. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Efectos adversos en el desempeño de la gestión institucional por inadecuada toma de decisiones. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
Aunque ha existido una comisión designada por Secretaría General para la formulación del Proyecto Educativo Institucional, no se evidencia el acto administrativo de la rectoría a través del cual se conforma ésta con un año de antelación al vencimiento del PEI, como lo establece el procedimiento P-DI-130. |
Código ACPM: 349
|
Fecha de Seguimiento: 2011-04-04
Fecha de Cierre: 2011-05-09
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Modificar el procedimiento P-DI-130 de acuerdo al concepto del Consejo Superior referente al no vencimiento del PEI |
PAULA ANDREA HENAO RUÍZ |
2011-01-24 |
2011-03-31 |
Socializar con las instancias directivas y la comisión de revisón del PEI los cambios al procedimiento para que se tengan en cuenta en ésta revisión |
PAULA ANDREA HENAO RUÍZ |
2011-04-11 |
2011-05-09 |
|
Considerando la carta publicada en el espacio denominado "correo abierto" titulada "una donación frustante" el día 1 de febrero de 2010 en el Diario La Patria de Manizales, enviada por el señor Hernando Arango Monedero en la que expresó su inconformidad respecto de la forma como la Universidad atendió su intención de donar unos libros, se hace necesario realizar un debido análisis de la situación y el registro de acciones correctivas para eliminar de manera eficaz las causas que la ocasionaron, dado que es una situación susceptible de repetirse afectando la imagen de la institución y su compromiso con el mejor servicio. |
Código ACPM: 288
|
Fecha de Seguimiento: 2010-06-30
Fecha de Cierre: 2010-12-17
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Establecer un programa de capacitación y entrenamiento a todos los funcionarios de la Universidad en atención al cliente, atención teléfonica y creatividad para la solución de problemas relacionados con el cliente |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2010-03-01 |
2010-12-17 |
Establecer un procedimiento en el proceso de direccionamiento que permita a la comunidad universitaria conocer el paso a paso para recibir bienes muebles en donación para la Universidad de Caldas, teniendo en cuenta la reglamentación existente y las necesidades de acceso y atención de los posibles donantes |
MANUEL HUMBERTO JIMENEZ RAMIREZ |
2010-02-22 |
2010-03-23 |
Ubicar en las sedes Palogrande y Versalles un punto de información satélite con acceso a internet y linea teléfonica directa con la Unidad de Servicios a fin de orientar al usuario en lo referente a trámites y solicitudes antes de trasladarse a la sede Principal |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2010-03-29 |
2010-08-05 |
|
En atención a la acción preventiva número 138 para el riesgo de Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis, en sesión de Equipo Directivo realizada el 18 de Mayo del 2009, se identificaron las siguientes situaciones que en el segundo semetre del 2009 pueden generar crisis:
1. La modificación del Acuerdo 025/02 por parte del Consejo Superior.
2. La modificación del procedimiento para elección del Rector.
3. Procesos disciplinarios para docentes que no cumplieron compromisos en sus comisiones de estudio.
4. Las demandas a las resoluciones de reconocimiento de pensión a varios de los jubilados.
5. Proyecto de Ley de Concurrencias.
6. Cambio de reglamentación de ECAES.
|
Código ACPM: 219
|
Fecha de Seguimiento: 2009-11-30
Fecha de Cierre: 2009-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Gestionar la aprobación de la modificación del acuerdo 025/02 y las modificaciones al estatuto general relacionadas con la elección del rector por tardar en Julio del presente año. |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO, GERMAN GOMEZ LONDOÑO , CLARA INÉS BARCO GÓMEZ , CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE |
2009-05-18 |
2009-07-31 |
Aprobar el procedimiento de Comisión de Estudios. |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO, SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ , JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2009-05-18 |
2009-08-31 |
Implementar la acción preventiva número 138 "Documentar, aprobar e implementar condiciones de seguridad para la Universidad". |
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2009-05-18 |
2009-12-15 |
|
El proceso de Direccionamiento no tiene evidencia de los informes sobre atención al ciudadano por parte de la Secretaria General en lo relativo al estado de atención de peticiones, quejas y reclamos y lo relacionado a la medición de la satisfacción de los clientes. Adicionalmente, no se presentan los reportes estadísticos con sus respectivos análisis y acciones tomadas desde la alta dirección frente a los mismos. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 8.2.1, 8.4 de la NTCGP 1000 y en el Estatuto General en su artículo 33 literal f). |
Código ACPM: 72
|
Fecha de Seguimiento: 2009-07-30
Fecha de Cierre: 2009-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Trasladar los informes de antención al ciudadano a la Rectoría, para la toma de decisiones. Realizar la modificación al procedimiento correspondiente. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-03-16 |
2009-12-15 |
Consolidar la unidad de mercadeo y servicio como soporte documental para la estandarización de los servicios, la operación del ciclo de retroalimentación con los clientes y la entrega de información para la toma de decisiones de la alta dirección frente a estos temas. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2009-03-16 |
2009-12-15 |
|
No se encontró evidencia de la implementación de una politica de Control Interno, tampoco de una política de Administración del Riesgo, tal como lo exige el Decreto 2145 de 1999 y el requisito 1.3.5 MECI. |
Código ACPM: 74
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30
Fecha de Cierre: 2009-06-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Socializar al Rector y a todos los funcionarios de la Universidad la normatividad que regula el sistema de control interno de la Universidad, así como la política de administración del riesgo |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-05-04 |
2009-06-15 |
|
El proceso de Direccionamiento no dispone de un instrumento que le permita hacer seguimiento de manera estratégica al cumplimiento de PEI, Plan de Desarrollo y Plan de Acción. Al revisar el cronograma para la elaboración y aprobación del Plan de Desarrollo se encontró que este fué presentado al Consejo Superior el 29 de agosto y en cronograma aparece proyectado el 2 de junio. El acta 13 del 29 de agosto no se encuentra debidamente firmada por el Presidende del Consejo. Revisados los cronogramas de socialización y los registros de ejecución, se encontró incumplimiento en las fechas planeadas. Lo anterior pone en evidencia la contravención al requisito 8.2.3 de la NTCGP1000:2004 |
Código ACPM: 75
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-05-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaborar e implementar un procedimiento para el seguimiento y control de los planes estratégicos, tácticos y operativos. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-04-06 |
2009-05-27 |
|
Se evidenció que en el Plan de Acción de Transición vigencia 2008 el proceso de Direccionamiento no ha aplicado mecanismos que permitan reevaluar las metas propuestas que no alcanzan a ser cumplidas. Tal es el caso del objetivo de conversión tecnológica que no cumplió su meta según la fecha establecida, sin que se hubieran realizado justificaciones, modificaciones o cualquier otra acción derivada de este hecho. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el requisito 8.2.3 de la NTCGP1000:2004. |
Código ACPM: 73
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Reprogramar las metas en el Plan de Acción Institucional 2009 a través de la Variable de Gestión Tecnológica y el Proyecto Adquisición Técnológica. A esta acción se suma la Acción correctiva No. 75 de implemementación de un procedimiento para hacer seguimiento a los planes estratégicos tácticos y operativos por parte del Líder del Proceso de Control y Seguimiento |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO |
2009-02-28 |
2009-06-30 |
|
Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de direccionamiento, la pregunta con más baja calificación es: Valore el nivel de participación que usted tuvo en la construcción del: PEI, Plan de desarrollo institucional y plan de acción institucional, la cual tuvo una calificación promedio de 2,75. |
Código ACPM: 735
|
Fecha de Seguimiento: 2015-01-22
Fecha de Cierre: 2015-02-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Definir acciones concretas para integrar a la comunidad universitaria el concepto de humanismo, desde el cual se desprenden los escenarios de participación, diálogo y concertación con la comunidad universitaria para la formulación de políticas, logrando la vinculación de los estamentos. |
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2014-11-11 |
2015-02-27 |
Establecer un plan de comunicaciones con un enfoque informativo, con el fin de vincular y conocer expectativas y necesidades de la comunidad universitaria, desde donde se legitiman todas las actuaciones. |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS, FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ |
2014-11-11 |
2015-02-27 |
Elaborar el plan de acción institucional de manera participativa, conectándolo con el plan de desarrollo vigente y socializarlo a toda la comunidad universitaria, tanto desde lo programático como a nivel de proyectos, conectándolos conceptualmente y con su coherencia estratégica. |
YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2014-11-11 |
2015-02-27 |
Rediseñar los procedimientos existentes en el SIG para la elaboración de los documentos estratégicos, con el fin de integración metodológica a la planificación táctica y operativa en las unidades académico administrativas |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-11-11 |
2014-12-18 |
|
El acuerdo 07 de 2008 y las resoluciones de creación de los grupos internos de trabajo establecen el objetivo, obligaciones y entregables de los mismos. No obstante lo anterior, se envidencia la falta de preocedimientos o metodologías de planificación anual así como los instrumentos para realizar control y seguimiento al cumplimiento de dicha planificación. La anterior situación pone en riesgo el logro de la eficacia y efectividad de los Grupos Internos de Trabajo - GIT. |
Código ACPM: 441
|
Fecha de Seguimiento: 2012-03-05
Fecha de Cierre: 2012-08-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar el procedimiento para gestionar los Grupos Internos de Trabajo, que en atención a lo establecido en el Acuerdo 07 de 2008 y en los actos administrativos de su creación, establezca directrices para la planeación anual de actividades y su seguimiento por parte de sus jefes superiores. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2011-11-01 |
2011-11-30 |
Publicar y difundir la existencia del procedimiento, para su inicio de aplicación durante la vigencia 2012 |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2011-12-01 |
2011-12-16 |
Realizar el primer seguimiento al plan de acción anual y seguimento por parte de los jefes inmediatos de los coordinadores de Grupos Internos de Trabajo para verificar eficacia del procedimiento implementado. Seguimiento correspondiente a la gestión de los GIT del primer semestre de 2012. Presentación de informe sobre la gestión de los GIT al Rector. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2012-07-20 |
2012-08-30 |
|
Al analizar el indicador de Posicionamiento de la Universidad de Caldas en la región, según encuesta: Manizales Cómo Vamos, para los resultados 2013, se muestran un ligero decrecimiento en el criterio de favorabilidad, aunque los tres factores se mantienen en un rango adecuado y positivo en comparación con las entidades destacadas de la ciudad de Manizales, pues la Universidad de Caldas se mantiene siempre en los tres primeros lugares. |
Código ACPM: 734
|
Fecha de Seguimiento: 2015-03-31
Fecha de Cierre: 2015-05-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se gestionará la aplicación de una encuesta por parte de Manizales Cómo Vamos, dentro del convenio interadministrativo que se tiene, para realizar medición de percepción de los ciudadanos frente a diferentes criterios en las Universidades de la Ciudad, teniendo en cuenta que la vocación de servicio con las entidades públicas y privadas con las que se compara actualmente, es totalmente diferente y sería de gran importancia para la institución compararse con instituciones pares. |
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2014-11-11 |
2015-05-29 |
|
Innovación y Proyectos
|
Riesgos
|
|
Hallazgos
|
No existen acciones propuestas |
|
Información y Comunicación
|
Riesgos
|
|
- Sanciones por utilización indebida de la información confidencial. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Difusión de la información institucional inoportuna por desactualización de los equipos técnicos para la producción de mensajes institucionales en audio, vídeo, graficación y diseño. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
En el proceso de Información y Comunicación no existe un Plan de Comunicación, tal como lo establece la caracterización del proceso. |
Código ACPM: 70
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Construir el plan de comunicaciones de la Universidad vigencia del 2009. |
MISAEL ALEJANDRO PERALTA RODRIGUEZ |
2009-03-02 |
2009-06-30 |
|
No se evidencia en el Proceso de Información y Comunicación un mecanismo formal e institucionalizado a nivel estratégico para comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad en la institución incumpliendo con el requisito 5.5.1 de NTCGP1000:2004 Y 2.3.1 MECI |
Código ACPM: 69
|
Fecha de Seguimiento: 2009-07-30
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Implementar la accion correctiva No. 61 en el proceso de Gestión Humana consistente en elaborar y ejecutar un programa de reinducción en el que se socialice el manual de funciones y el estatuto administrativo. |
SAFARI PAOLA ALZATE ACOSTA |
2009-05-26 |
2009-12-18 |
|
No se tienen definidos criterios para la asignación de permisos para usuarios de los Sistemas de Gestión Financiera, SICE, SUIP, entre otros. |
Código ACPM: 71
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-11-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaborar e implementar una matriz en la que se definan los responsables para asignar y administrar los sistemas de información cuyo acceso requiera permiso. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2009-05-01 |
2009-11-15 |
|
Se evidencia una Política de Comunicación de manera informal, no socializada y sin aprobación. Por tanto no se cumple con lo establecido en la caracterización del proceso, además contraviene lo dispuesto en el requisito 2.3.2 de MECI. |
Código ACPM: 68
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-07-06
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar y ajustar la politica de comunicación incluyendo su titulación, programar su socialización y difusión. |
MISAEL ALEJANDRO PERALTA RODRIGUEZ |
2009-04-30 |
2009-07-06 |
|
Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de Información y Comunicación, las preguntas con más baja calificación fueron: Valore el impacto de la información institucional que se comunica en las redes sociales con una calificación de 2.67 y Valores su grado de satisfacción con la oportunidad y calidad del servicio que le prestaron en el Proceso de Información y Comunicación que igualmente obtuvo una calificación de 2,67. |
Código ACPM: 736
|
Fecha de Seguimiento: 2015-05-29
Fecha de Cierre: 2015-10-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Redefinir estructura organizacional y funcional de la Oficina de Prensa, definiendo su ubicación en el organigrama institucional. |
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2014-11-11 |
2015-10-30 |
A partir de lo establecido en la estructura, definir desde el punto de vista del modelo operacional si se conservará el proceso de información y comunicación y el enfoque del mismo o se establecerá como actividad dentro de un proceso existente. |
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2014-11-11 |
2015-10-30 |
Definir claramente las funciones y responsabilidades de la Oficina de Información y Comunicación, delimitado a la información de tipo académico y la difusión de la producción intelectual de la institución. |
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2014-11-11 |
2015-10-30 |
|
Se recomienda cambiar los contactos universitarios, por reuniones más pequeñas y personalizadas, con menor formalidad. De esta forma podrá haber una mejor escucha de las opiniones, inquietudes y comentarios de la comunidad universitaria. Dichos encuentros se llamarán diálogos creativos universitarios y se harán con profesores y estudiantes elegidos aleatoriamente, en grupos muy pequeños, y también en grupos más amplios por departamentos. Se harán coordinados por la Oficina de Desarrollo Docente y el área de Comunicación y Prensa. |
Código ACPM: 639
|
Fecha de Seguimiento: 2013-10-18
Fecha de Cierre: 2013-12-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Crear los Diálogos Creativos con un tono más informal y más personalizados (con menor asistencia, pero mayor frecuencia). |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO, MARIA ALEJANDRA GOMEZ URIBE |
2012-08-06 |
2013-12-27 |
|
Realizando el análisis del indicador de cumplimiento al plan de comunicaciones, se identifica una no conformidad potencial en cuanto al cumplimiento de las actividades programadas, debido a que uno de los funcionarios del área se retira de la universidad y tenía varias actividades a cargo, razón por la cual es necesario realizar los ajustes pertinentes para evitar el incumplimiento en la meta propuesta |
Código ACPM: 638
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-23
Fecha de Cierre: 2013-09-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Dado el avance satisfactorio de las demás actividades del plan se recomienda dejar que las acciones sigan su curso y evaluar el cumplimiento total, como es habitual. En futuros diseños del plan, se sugiere aplicar acciones más generales y coherentes con la labor de Información y Comunicaciones. |
MARIA ALEJANDRA GOMEZ URIBE, CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2012-10-01 |
2013-09-27 |
|
En el proceso de Información y Comunicación se detectó la no utilización del registro número R-1724 para solicitud de servicios de grabaciòn, dado que se evidenció que las solicitudes se realizan en medio físico ó por e-mail sin dar utilización al formato indicado en el procedimiento I IC 537, lo cual, contraviene el procedimeinto indicado en el Sistema Integrado de Gestión. |
Código ACPM: 458
|
Fecha de Seguimiento: 2012-12-07
Fecha de Cierre: 2012-12-07
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Socialización del formato con el equipo de prensa, aclaración de dudas e instrucciones de uso. |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2012-09-03 |
2012-12-07 |
|
Revisado el mapa de riesgos del proceso de Información y Comunicación, se encontró que el mapa de riesgos no se encuentra actualizado, e igualmente se indica la necesidad de segmentar ó de compartir el mapa de riesgos con el proceso de Planificación. |
Código ACPM: 459
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-19
Fecha de Cierre: 2013-09-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Compartir el riesgo con la Oficina de Planeación y revisar anualmente el mapa de riesgos con fines de actualización. |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS, MARIA ALEJANDRA GOMEZ URIBE |
2013-07-01 |
2013-09-27 |
|
No obstante que el proceso presenta diferentes acciones de mejora, se sugiere, conforme al modelo estandar de control interno (MECI 3.3.2) y la norma NTC GP 1000 2009, numeral 8.5.1, utilizar planes de mejoramiento por procesos dado que este no existe como tal; se tienen acciones de mejora pero no obedecen a un plan de mejoramiento previamente establecido. Esta situación hace referencia al tema de "Consejo de prensa" el cual deberá ser documentado e institucionalizado. |
Código ACPM: 460
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-23
Fecha de Cierre: 2013-09-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Formalizar el Consejo de Prensa como una iniciativa permanente de mejora en le Oficina de Prensa y Comunicaciones. |
CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2013-06-03 |
2013-09-27 |
|
En el proceso de información y comunicación se detectó que el procedimiento P-IC-469 se encuentra desactualizado conforme a la normativa externa de la CGR, ley orgánica 6289 de 2011 y 6445 de 2012 contraviniendo lo estipulado en la norma NTC GP 1000:2009 numeral 4.2.3. literal b, que indica que " Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben ser revisados y actualizados cuando sea necesario y aprobados nuevamente". |
Código ACPM: 456
|
Fecha de Seguimiento: 2014-05-15
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Establecer, dentro de la Oficina Asesora de Planeación, en cabeza del Coordinador del SIG, un método sistemático y periódico para la revisión permanente de la documentación, de manera que las actualizaciones se realicen de manera oportuna y permitan contemplan cambios, tanto en la operación como en la normativa |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-04-30 |
2014-06-30 |
Implementar en el sistema un mecanismo, que permita actualizar la normativa de los procedimientos cada vez que se cuente con actualización de la normativo por parte de Secretaría Jurídica. Verificar la oportunidad de la realización de tal actividad en el normograma. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-04-30 |
2014-06-30 |
Realizar la actualización del documento objeto de la presente ACPM. |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2014-04-21 |
2014-04-30 |
|
Planificación
|
Riesgos
|
|
- Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades, programas y departamentos que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos). |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Prestación de servicios institucionales a nivel interno y externo sin control sobre el monto de las ofertas, los costos asociados y los resultados financieros y de calidad obtenidos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Ejecución de obras por fuera de lo establecido en el plan de obras y de las especificaciones planeadas |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Utilización de recursos no planificados que permitan suplir necesidades de espacios físicos para dar cumplimiento a las actividades académico-administrativas. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Ejecución ineficiente de la estrategia institucional por falta de articulación en la planificación de los planes, programas y proyectos por parte de las Facultades y Departamentos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Detrimento patrimonial por inadecuada planificación, formulación y posterior ejecución de las obras. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Déficit presupuestal por ejecución inadecuada de los presupuestos de los proyectos y programas especiales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Ejecución de proyectos de inversión que no contribuyen a la estrategia institucional en cuanto a su objetivo y presupuesto asignado. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Sanciones legales, económicas o disciplinarias por reportes de
información extemporáneos, incompletos o incoherentes ante los entes externos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de confiabilidad, integridad y consistencia de la información. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Utilización de recursos no presupuestados por inadecuada planificación de la infraestructura tecnológica. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Déficit presupuestal por ejecución inadecuada de los presupuestos de los proyectos y programas especiales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Sanciones legales, económicas o disciplinarias por reportes de
información extemporáneos, incompletos o incoherentes ante los entes externos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de confiabilidad, integridad y consistencia de la información. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Utilización de recursos no presupuestados por inadecuada planificación de la infraestructura tecnológica. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Utilización de recursos no planificados que permitan suplir necesidades de espacios físicos para dar cumplimiento a las actividades académico-administrativas. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Ejecución ineficiente de la estrategia institucional por falta de articulación en la planificación de los planes, programas y proyectos por parte de las Facultades y Departamentos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Detrimento patrimonial por inadecuada planificación, formulación y posterior ejecución de las obras. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Ejecución de proyectos de inversión que no contribuyen a la estrategia institucional en cuanto a su objetivo y presupuesto asignado. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
Los rubros ejecutados de Servicio a la Deuda y Gastos Generales presentaron una variación porcentual del -62.26% y 19.16% respectivamente con relación al presupuesto planificado, conduciendo a l incumplimiento de la meta del indicador que establecía una variación igual o inferior al 5%. |
Código ACPM: 290
|
Fecha de Seguimiento: 2010-06-23
Fecha de Cierre: 2010-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Modificar el indicador de tal forma que solo mida la variación porcentual en la ejecución financiera del rubro de Gastos Generales y excluya la variación en la ejecución presupuestal del rubro de Servicio a la Deuda |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2010-01-18 |
2010-01-28 |
Fijar una meta de variación porcentual -5% para el indicador en la vigencia 2010 |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2010-01-18 |
2010-01-28 |
Medir el indicador de cumplimiento en la ejecución presupuestal en el rubro de gastos generales para la vigencia 2010 y establecer su comportamiento y nivel de cumplimiento |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2010-01-18 |
2010-12-31 |
|
En el proceso de Planificación, se verificó la existencia de la Matriz Plurianual de Inversiones, pero no fué posible obtener evidencia del PAC (Plan Anualizado mensual de Caja del año 2008). |
Código ACPM: 78
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-15
Fecha de Cierre: 2010-01-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Modificar la caracterizaciòn del proceso de Planificación y ajustar la ubicación de la salida correspondiente al Plan Anualizado de Caja en el proceso de Gestión Financiera |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-06-01 |
2010-01-15 |
|
No se encontraron mecanismos que permitan asegurar que los cambios (normativos, tecnológicos, organizacionales, entre otros) que pueden afectar la integridad del SIG, se lleven a cabo de manera planificada; lo que contraviene el requisito 5.4.2 b) de la NTCGP 1000:2004 |
Código ACPM: 81
|
Fecha de Seguimiento: 2009-09-30
Fecha de Cierre: 2009-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar un diagnóstico y establecer las situaciones de cambio (normativos, tecnológicos, organizacionales, entre otros) que pueden afectar la integridad del Sistema Integrado de Gestión en el corto y mediano plazo (acción de tipo permanente). |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-04-01 |
2009-12-31 |
Incorporar al procedimiento para implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora una nueva fuente de situación frente a cambios institucionales y definir el método para registrar dichas situaciones. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2009-04-01 |
2009-04-15 |
Registrar e implementar acciones preventivas para todas las situaciones de cambio institucional que pueden afectar la integridad del sistema en el corto y mediano plazo (acción de tipo permanente). |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-04-15 |
2009-12-31 |
|
El Plan de Ordenamiento Físico es insumo fundamental para realizar una efectiva planificación de la infraestructura. No se encuentra evidencia de dicho Plan en el Proceso de Planificación.
|
Código ACPM: 80
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30
Fecha de Cierre: 2009-08-28
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Aprobar e implementar el plan de ordenamiento físico |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-02-02 |
2009-08-28 |
|
La Universidad de Caldas, a pesar de disponer de importantes elementos que constituyen patrimonio cultural a nivel regional y nacional, al poseer bienes declarados de interés cultural, no cuenta con un plan de protección y conservación del patrimonio cultural. (Revisión documental de los Acuerdos Municipales sobre Patrimonio Cultural) |
Código ACPM: 79
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-08-28
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar el plan de ordenamiento físico que incluya las dispociones frente al manejo y conservación del patrimonio. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-02-02 |
2009-08-28 |
|
En el proceso de Planificación no se encontró evidencia la inscripción de proyectos en el Banco de Proyectos según lo dispuesto en el Estatuto Financiero de la Universidad (Acuerdo 01 de 1998). |
Código ACPM: 77
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar la operación del banco de proyectos y consolidar su operación. |
GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO |
2009-05-01 |
2009-06-30 |
|
Para el año 2009 no existe Banco de proyectos como lo estipula el Procedimiento P-PL-490. |
Código ACPM: 366
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-15
Fecha de Cierre: 2011-06-13
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar modificaciones al procedimiento levantado, modificando así mismo el formato de inscripción para Banco de Proyectos; así mismo dar la instrucción solicitada por los líderes de proyectos para que diligencien esta nueva versión.
Consignar y tener una base de datos donde se encuentre los proyectos inscritos con la información necesaria para tener conocimiento de lo que se trata.
|
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA, HILDA MERY MUÑOZ HENAO |
2010-08-16 |
2011-05-16 |
En el año 2010 se debe tener claro lo que se quiere hacer para la implementación de un Banco de Proyectos, donde se pueda tener y acceder a la información. Esto se puede ver reflejado en la nueva versión creada del procedimiento y en la nueva versión del formato para la inscripción de los proyectos. Aunque no se tenga aplicativo para la administración de un banco de proyectos, se tienen los formatos establecidos diligenciados por los proyectos inscritos; estos están consignados de manera magnética y se tiene una base de datos en la cual sabemos que proyectos se tienen. |
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA, HILDA MERY MUÑOZ HENAO |
2010-08-16 |
2011-05-16 |
Identificar aplicativos o herramientas informáticas externas con visitas a otras universidades o entidades que manejen bancos de proyectos los cuales nos puedan servir de ejemplo y cumplan esta función; así mismo y adquirlo en el caso que cumpla los requerimientos. |
FABIO CARDONA MARÍN, WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA |
2010-10-01 |
2011-06-13 |
|
En el objetivo del Procedimiento para el costeo de los servicios universitarios P-PL-401 , especifica que está direccionado a los proceos misionales. Se evidencia que se está aplicando el proceso a programas de pregrado y postgradolos y los servicios prestados desde los laboratorios, para los demás servicios es calculado por los directos prestadores. Lo anterior evidencia que aun falta la implementación del procedimiento para los demás servicios de la Universidad |
Código ACPM: 367
|
Fecha de Seguimiento: 2011-04-04
Fecha de Cierre: 2011-08-01
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar y poner en marcha un plan de difusión del sistema de costos y presupuesto de manera tal que las unidades academico admnisitrativas apropien y adopten los procedimientos y procesos en torno a este tema. |
HILDA MERY MUÑOZ HENAO |
2011-01-14 |
2011-06-21 |
Diseñar un sistema de información para el registro, seguimiento y control de cada una de las unidades prestadoras de servicios. a través de este sistema se manejaría desde del diseño del servicio, pasando por el análisis de costos hasta llegar a la fijación de la tarifa. |
HILDA MERY MUÑOZ HENAO |
2011-01-11 |
2011-08-01 |
|
Al realizar el análisis de inversión por estudiante, se tiene para el corte del 30 de Junio, un cumplimiento de la meta de un 45,7%, resultado muy cercano al cumplimiento pues el 100% debe cumplirse al finalizar la vigencia. Sin embargo, la ejecución presupuestal del año 2014, puede tener ciertas dificultades en cuanto a la generación de ingresos propios que podrían no cubrir totalmente el presupuesto asignado a inversión en algunos proyectos o fondos especiales, afectando el indicador, por lo cual se formula la la acción preventiva correspondiente. |
Código ACPM: 732
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2015-06-30
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Establecer una metodología para costear y valorar los diferentes servicios universitarios que permita incluir conceptos de rentabilidad y retorno de la inversión que se convierta en una guía eficaz para las unidades que brindan servicios al momento de calcular el valor de las propuestas que serán presentadas a diferentes clientes. Documentar procedimiento |
HILDA MERY MUÑOZ HENAO |
2014-11-28 |
2015-06-30 |
Acompañar a la Vicerrectoría Administrativa en la identificación de fuentes de recursos externos de orden gubernamental y apoyar el establecimiento de contactos para la presentación de proyectos para fortalecer financieramente la institución.
|
YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2014-11-03 |
2015-06-30 |
Diseñar una estrategia dirigida a la comunidad universitaria que permita socializar diferentes conceptos del presupuesto institucional y sus diferentes componentes, de manera que se articule el trabajo de las diferentes unidades para el fortalecimiento de los recursos propios |
YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2015-01-30 |
2014-12-19 |
|
No se cumplen las actividades documentadas para solicitar el diseño y construcción de una obra y consolidar el plan de obras anual, según lo especificado en el proceso de planificación, no se encontró evidencia registrada en el formato para la solicitud de intervención en la planta física CODIGO: R-969-I-PL-432, Versión: 1, contraviniendo los requisitos 4.2.3 Control de documentos y 4.2.4 Control de los registros de la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública NTCGP 1000:2009 |
Código ACPM: 480
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-05
Fecha de Cierre: 2012-11-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
modificar el procedimiento para que en el formato del plan de obras ingresen directamente las obras a realizar concertadas con los decanos |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2012-09-20 |
2012-11-15 |
|
El seguimiento planteado para enero del 2012 sobre la actualización mapa de riesgos 2010-2011 a la acción dar continuidad a la acción preventiva de "Asesorar la formulación de los planes de acción de facultad desarrollando la metodologÃa respectiva. Incorporar los proyectos derivados en el banco de proyectos cuando asàsea pertinente" Se evidencia el acompañamiento del proceso de planificación a la formulación de los planes de acción, sin embargo, no se realizó el seguimiento planteado, que le genere al proceso una retroalimentación. |
Código ACPM: 481
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-15
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
De conformidad con lo establecido en el procedimiento PPl - 268; paso 14 el jefe de la oficina de planeación y sistemas analizara los avances presentados por cada facultad en los cortes establecidos y realizara una retroalimentación de avance de las metas propuestas y recomendaciones de ajuste; partir del avance presentado a mitad del año 2012. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2012-10-04 |
2012-12-14 |
|
Se evidencia la necesidad de redireccionar los indicadores, en busca de resultados que aporten al conocimiento del desempeño del proceso y del cumplimiento de su objetivo. |
Código ACPM: 482
|
Fecha de Seguimiento: 2013-01-21
Fecha de Cierre: 2013-02-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se realizo una revisión con el líder del proceso, de los indicadores existentes, generando una propuesta de indicadores mas orientados al impacto. En la actualidad se está en proceso de medición y análisis con el fin de determinar la pertinencia de los mismos ligados al objetivo del proceso. Deben volverse a evaluar en el mes de Diciembre con su segunda medición para determinar tal pertinencia. |
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA, WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA |
2012-05-15 |
2013-02-15 |
|
Al analizar el indicador de capacidad de la infraestructura física, específicamente los espacios usados para propósitos académicos, se concluye que aunque el índice general es positivo y se cumple la meta establecida, existe un riesgo de que al incrementarse el número de estudiantes, dichos espacios sean insuficientes frente a las necesidades crecientes en cuanto a docencia, investigación y proyección. |
Código ACPM: 557
|
Fecha de Seguimiento: 2013-04-15
Fecha de Cierre: 2013-12-13
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar formalmente el ingreso de las programaciones de las asignaturas en el SIA a los Directores de programa que no lo hacen, previo conocimiento por parte de las decanaturas |
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA |
2013-03-01 |
2013-04-30 |
Realizar listado de ajustes requeridos al sistema acadèmico para ingreso de actividades no incluìdas en el pensum y al sistema de aulas en cuanto a la generación y revisiòn de reportes. Realizar solicitud formal al àrea de sistemas |
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA |
2013-02-18 |
2013-02-28 |
Exponer la situaciòn de programaciòn de aulas, debidamente justificada con anàlisis de causas a la vicerrectorìa acadèmica y las instancias correspondientes. |
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA |
2013-03-01 |
2013-04-30 |
Realizar anàlisis de factibilidad para la implementaciòn de una modalidad de contrataciòn para la ejecuciòn del plan de obras que mejora la eficiencia y eficacia de las obras a realizar |
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA |
2013-02-18 |
2013-04-30 |
Realizar ajustes al procedimiento de plnificaciòn y ejecuciòn del plan de obras, con el fin de delimitar alcances y responsabilidades de las oficinas participantes |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-04-30 |
2013-05-31 |
Incluir dentro del procedimiento para la creaciòn de programas especiales o programas de pregrado, el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeaciòn y sistemas frente a la disponibilidad de espacios para realizar las actividades acadèmicas |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-04-01 |
2013-04-30 |
|
El promedio de satisfacción de los servidores públicos frente a servicios internos tuvo un resultado para la vigencia 2013 de 67,9%, lo que no cumple la meta establecida del 70%. Adicionalmente el resultado está 5 puntos por debajo de lo obtenido para la vigencia 2012. |
Código ACPM: 733
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar ajustes al contenido de la encuesta, tanto de servicios internos como de acreditación, pues ambas están conectadas en su aplicación y presentación de resultados y se requiere actualizar las preguntas a las nuevas disposiciones del CNA y las realidades del servicio tanto interno como externo. Se actualizará también la población objetivo a la cual se le aplica la encuesta. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2015-02-27 |
2015-12-18 |
Socializar la encuesta de servicio interno vigencia 2013 con los nuevos líderes con el fin de establecer acciones concretas frente a los resultados en cada proceso |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-10-01 |
2014-12-12 |
Implementar la estrategia de comunicación y participación en lo que respecta a la Oficina de Planeación: Socialización de la construcción conceptual y estratégica del PAI, PAF, visita a los diferentes departamentos para realizar capacitación del SIG, visitas constantes a facultades y departamentos, socializar conceptos generales del presupuesto institucional, a través del uso de diferentes medios y estrategias de comunicación. |
YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2015-11-20 |
2015-12-18 |
|
Proyección
|
Riesgos
|
|
- Desarticulación entre las Vicerrectorías y las Facultades para la formulación y ejecución de proyectos de proyección. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Insuficiente impacto de los proyectos de proyección con relación a las potencialidades y capacidades institucionales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- La movilidad internacional de docentes y estudiantes no genere impacto para el fortalecimiento de las funciones misionales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Proyectos y actividades de extensión con baja pertinencia e impacto en la estrategia institucional. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Detrimento patrimonial por deficiencias en la formulación y seguimiento a los proyectos y actividades de extensión |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Oferta de proyectos y actividades de extensión que no corresponden a las necesidades de la región. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida del vínculo entre el egresado y la Universidad |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Oferta de servicios universitarios poco competitivos por ausencia de un portafolio consolidado. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de recursos y/o tiempo por incumplimiento en la entrega de productos editoriales |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Movilidad Nacional e Internacional sin impacto en los Ejes Estratégicos de la Universidad |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Gestión ineficiente de los activos intelectuales por ausencia de lineamientos institucionales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Detrimento patrimonial por deficiencias en la formulación y seguimiento a los proyectos y actividades de extensión |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Oferta de proyectos y actividades de extensión que no corresponden a las necesidades de la región. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida del vínculo entre el egresado y la Universidad |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Oferta de servicios universitarios poco competitivos por ausencia de un portafolio consolidado. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de recursos y/o tiempo por incumplimiento en la entrega de productos editoriales |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Proyectos y actividades de extensión con baja pertinencia e impacto en la estrategia institucional. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Movilidad Nacional e Internacional sin impacto en los Ejes Estratégicos de la Universidad |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Gestión ineficiente de los activos intelectuales por ausencia de lineamientos institucionales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Cierre del Hospital Veterinario |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Disminución del número de atenciones del Hospital Veterinario |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Robo o pérdida de los recaudos del Hospital Veterinario. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
En la Maestría en Didáctica del Inglés no se lograron evidenciar actas del Comité de Currículo de los años 2009 y 2010, como tampoco la vinculaciòn de egresados. Así mismo en la Maestría en Ciencias Veterinarias no se observa la vinculación de los egresados, por cuanto no hay constituido un comité de currículo. Se evidencia incumplimiento de lo dispuesto en los Artículos 2 y 5 del Acuerdo del Consejo Académico No. 03 de 2008. |
Código ACPM: 318
|
Fecha de Seguimiento: 2011-01-31
Fecha de Cierre: 2011-06-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Capacitar a los directores de posgrados sobre la normativa y funcionamiento del comite |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ, CARLOS ALBERTO RUÍZ VILLA , CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA , DOLLY MAGNOLIA GONZALEZ HOYOS , JOSE FERNANDO KOGSON QUINTERO , MARIA YOLANDA AGUIRRE OSPINA |
2010-08-23 |
2011-06-15 |
Establecer informes semestrales donde se evidencie el funcionamiento y dificultades de los comites de currículo |
MARIA LORENA GARTNER ISAZA |
2010-08-23 |
2010-12-15 |
|
Al revisar la iniciativa de emprendimiento "Producción y comercialización de Arroz con leche entero y deslactosado e Industrias Alimenticias DELISAN", no se logró evidenciar la realización de la entrevista al emprendedor ni el control documental de la ficha de inscripción de las iniciativas (formato código: R-525-P-PR-38), contraviniendo el Procedimiento para la Gestión Integral de Proyectos de Emprendimiento en la Universidad de Caldas P-PR-38, el requisito 7.3 NTCGP 1000:2004 y los numerales 1.2 y 2.1 MECI 1000:2005. |
Código ACPM: 316
|
Fecha de Seguimiento: 2012-01-30
Fecha de Cierre: 2012-01-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Actualización del procedimiento para la Gestión Integral de Proyectos de Emprendimiento en el Sistema Integrado de Gestión (SIG). |
LUZ ESTELLA RÍOS SANCHEZ |
2012-01-30 |
2012-01-31 |
Desarrollo de la convocatoria de la Unidad de Emprendimiento, buscando mejorar el proceso de gestión documental y almacenamiento de las fichas de inscripción de los proyectos de emprendimiento. |
LUZ ESTELLA RÍOS SANCHEZ |
2012-01-30 |
2012-01-31 |
|
En los servicios que hacen parte del proceso de Proyección no se conoce ni tienen definidos mecanismos de identificación y control de la propiedad del cliente, contraviniendo el requisito 7.5.4 de la NTCGP1000:2004. |
Código ACPM: 236
|
Fecha de Seguimiento: 2010-03-30
Fecha de Cierre: 2010-08-23
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incluir en el procedimiento para la celebración de convenios la directriz de que aquellos que se suscriban para la prestación de alguno de los servicios de investigación o proyección y sobre los cuales el cliente entregue bienes que deban ser custodiados o cuidados por la Universidad, definan en sus responsabilidades lo que sera de alcance y obligatoriedad para la Universidad al respecto. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-11-09 |
2010-02-15 |
para el servicio de programas académicos aplica como propiedad del cliente la información relativa a certificaciones personales del estudiante y las notas. Dado que éstos se constituyen en documentos y registros, se asegura la adecuada identificación, trazabilidad y custodia de los mismos por medio de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y registros y las disposiciones establecidas en la ley general de archivos (ley 594 de 2000) y ante cualquier pérdida, deterioro o uso inadecuado, se formularán acciones correctivas. (Acción permanente) |
JUAN CARLOS GONZALEZ CARDONA |
2009-09-14 |
2010-06-30 |
Controlar a través de la revisión durante las etapas de formalización de los convenios que medien prestación de servicios de investigación y proyección que se incluyan las condiciones para el manejo de bienes de propiedad del cliente antes de que éstos sean aprobados. (Acción permanente) |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2010-02-15 |
2010-06-30 |
Para los servicios de laboratorios de extensión, a través de la implementación de la ACPM 234 (la de laboratorios), asegurar que para cada uno de los laboratorios de extensión se determina en su documentación, los bienes de propiedad del cliente que pueden ser incorporados y las medidas de control y protección. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS |
2010-01-15 |
2010-08-23 |
Para el servicio de atención en salud animal y servicios de impresión, incluir en la documentación que define los procedimientos para la prestación de estos servicios, los elementos que se considerarán propiedad del cliente y las directrices para el manejo y salvaguarda de estos bienes, si aplica. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS |
2010-01-15 |
2010-06-30 |
|
En el laboratorio de Bioimpedanciometría eléctrica del proceso de Proyección se evidencia que las instalaciones no tienen la adecuación para la prestación del servicio, no obstante se ofrece dentro del portafolio de servicios de la Universidad. La falta de control documental dificulta la trazabilidad de la información. Adicionalmente, en entrevista con la persona responsable de valoración nutricional se evidencia el desconocimiento del procedimiento interno código VPR-131 y la normatividad interna establecida en el SIG. Lo anteriormente expuesto contraviene los requisitos 7.1 y 7.5.3 de la NTCGP1000:2004 y el 2.1.1 del MECI. |
Código ACPM: 34
|
Fecha de Seguimiento: 2009-03-27
Fecha de Cierre: 2009-03-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se reitera la convocatoria a la docente responsable del laboratorio con el fin de definir las acciones correctivas |
FANNY OSORIO GIRALDO |
2009-03-16 |
2009-03-27 |
|
En el proceso de Proyección, no se demostró la planificación de actividades y métodos para la verificación, seguimiento y control sistemáticos de los servicios prestados, (algunos a través de convenios). No fue factible encontrar los registros necesarios (informes, planes de calidad, reportes de supervision, indicadores, etc) para proporcionar evidencia de que el proceso de Proyeccion y los servicios resultantes cumplen los requisitos. |
Código ACPM: 35
|
Fecha de Seguimiento: 2009-08-14
Fecha de Cierre: 2009-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar un inventario de los proyectos vigentes e identificar vacios de información, solicitar a los docentes responsables de los proyectos y directores de departamentos el ajuste a la información con plazoz definidos |
MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA |
2009-04-06 |
2009-05-04 |
Crear base de datos para hacer monitoreo y seguimiento al desarrollo de los proyectos |
MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA |
2009-03-24 |
2009-04-06 |
Revisar el formato para la inscripción de proyectos de extensión |
FANNY OSORIO GIRALDO |
2009-03-27 |
2009-04-17 |
Revisar el PROCEDIMIENTO PARA PRESTACION DE SERVICIOS A TRAVES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE EXTENSIÓN, para ajustar requisitos y condiciones de desembolsos y registro en la labor académica
|
FANNY OSORIO GIRALDO |
2009-03-30 |
2009-05-04 |
Dotar la Vicerrectoría de un software avanzado que permita sistematizar y concentrar la información referente al proceso de proyección |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-04-13 |
2009-12-15 |
Identificar la linea base de los servicio de proyección a traves de equipos de trabajo de la Vicerrectoria |
FANNY OSORIO GIRALDO |
2009-03-16 |
2009-03-30 |
Estandarizar los servicios de proyección univeristaria |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2009-03-16 |
2009-06-30 |
|
No se evidenció el acta donde constara la socialización y el aval del colectivo del Departamento de Estudios Educativos, para el proyecto Capacitación para Educadores en Ejercicio, contraviniendo el procedimiento para Prestación de Servicios a través de la Gestión de Proyectos de Extensión P-PR-94, el requisito 7.1 NTCGP 1000:2004 y el numeral 1.2 MECI 1000:2005. |
Código ACPM: 317
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-10
Fecha de Cierre: 2011-02-24
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Modificar el procedimiento a fin de hacer reducción de trámites facilitando el paso por el departamento y reduciéndolo al visto bueno del Director obviando el acta, quedando el acta de la Comisión Central de Proyección como registro de la planificación del servicio |
FANNY OSORIO GIRALDO |
2010-10-05 |
2010-12-10 |
Reunir a directores de departamento y a decanos con el fin de socializar los cambios al procedimiento garantizando su empoderamiento frente a la responsabilidad en la planificación del servicio |
FANNY OSORIO GIRALDO |
2011-01-24 |
2011-02-24 |
|
En el laboratorio de suelos y bromatología del proceso de Proyección, los servicios prestados a INGECAL en septiembre 9/08 y a la GOBERNACION DE CALDAS en septiembre 15/08 no se envidencian las firmas de recibido en el libro de entrega de resultados incumpliendo el procedimiento P-PR-131. |
Código ACPM: 33
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-16
Fecha de Cierre: 2009-04-16
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Dejar registro de la llamada cuando se utilice este medio para informar los resultados. Modificar el formato único para que quede explicito el medio por el cual se entregaron los resultados |
JORGE MARIO URIBE MÁRQUEZ |
2009-03-16 |
2009-04-16 |
|
En los proyectos del proceso de Proyección "Generación de paquetes de información" con código CPU-CEN-511 con fecha de terminacion 15 de abril de 2008 y "Diplomado en administración y análisis de proyectos" con fecha de terminación 02 de agosto de 2008, con código VPU-CEN-519, no se evidencia el informe final de culminación del proyecto ni el acta de terminación del mismo contraviniendo lo dispuesto en el procedimiento P-PR-94. |
Código ACPM: 26
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-15
Fecha de Cierre: 2009-05-04
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar un inventario de los proyectos vigentes e identificar vacios de información, solicitar a los docentes responsables de los proyectos y directores de departamentos el ajuste a la información con plazoz definidos |
MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA |
2009-04-06 |
2009-05-04 |
Crear base de datos para hacer monitoreo y seguimiento al desarrollo de los proyectos |
MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA |
2009-03-24 |
2009-04-06 |
|
En los servicios que hacen parte del proceso de Proyección no se conoce ni tienen definidos mecanismos de identificación y control de la propiedad del cliente, contraviniendo el requisito 7.5.4 de la NTCGP1000:2004. |
Código ACPM: 30
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Establecer los mecanismos para identificar y controlar la propiedaad del cliente para los servicios en los cuales se presente esta condición |
FANNY OSORIO GIRALDO |
2009-03-16 |
2009-06-30 |
|
En la muestra seleccionada para verificar requisitos de laboratorios en el proceso de Proyección fueron seleccionados el de Bioimpedancia, Toxicología e Hidrodensiometría y no fue posible hacerlo porque no están prestando servicios en el último periodo académico, lo anterior pone en riesgo la imagen y sostenibilidad de estos servicios teniendo en cuenta que se ofrecen dentro del portafolio de la Universidad. |
Código ACPM: 28
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-06-16
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Nombrar un químico farmaceutico que garanticela prestación de los servicios de manera continua |
CARLOS RICARDO ESCOBAR ORTEGA |
2009-03-16 |
2009-06-16 |
|
Al revisar los proyectos con código VPU-AH-122 "Difusión de la música andina", el CPU-CEN-511 "generación de paquetes de información" y el VPU-CEN-519 "Diplomado en administración y análisis de proyectos" no se encontraron las firmas del Vicerrector, lo que contraviene lo dispuesto en el procedimiento para la gestión de proyectos de extensión. |
Código ACPM: 32
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-16
Fecha de Cierre: 2009-04-16
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Modificar el formato de inscripción de proyectos y el procedimiento para la prestación de servicio de proyección, eliminando la firma del Vicerrector de Proyección del Formato y determinando el oficio de inscripción de proyectos con la firma del vicerrector como requisito para validar la inscripción a la Vicerrectoría de Proyección |
FANNY OSORIO GIRALDO |
2009-03-16 |
2009-04-16 |
|
En el procedimiento de gestión integral de proyectos de emprendimiento se dificulta encontrar los datos que alimentan los indicadores del plan de accion 2008, tal es el caso de los "estudiantes que presentan iniciativa empresarial" no se visualiza cuales corresponden a lo proyectado para esta vigencia. |
Código ACPM: 29
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-17
Fecha de Cierre: 2009-04-17
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Definir dentro del proceso de gestión documental los mecanismos para la administración de archivos electrónicos |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-03-16 |
2009-04-17 |
|
Se hace evidente en el proceso de Proyección que no se aplica adecuadamente Ley General de Archivo (Ley 594 de 2000) para el control de registros; tal es el caso del procedimiento de gestión integral de proyectos de emprendimiento en el que se observa que los registros concernientes a dichos proyectos son administrados solo en medio electrónico por el responsable de esta actividad y esto dificulta el seguimiento y control de la información. No es una información de fácil acceso o consulta. Lo anterior contraviene los requisitos 4.2.4 y 7.5.3 de la NTCGP 1000:2004. |
Código ACPM: 31
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-04-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Crear tabla de retención documental para Emprendimiento incluyendo las series documentales para los registros electrónicos necesarios |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-03-03 |
2009-04-30 |
|
Analizando el resultado de la medición de satisfacción del año 2013 para el servicio de salud animal, aunque la calificación global es muy positiva (91.14%), la pregunta con más baja calificación fue la relacionada con el inventario de los medicamentos en la farmacia y su disponibilidad para los pacientes del Hospital Veterinario, con un total de 4.34. El análisis de causas derivo a situaciones que deben ser objeto de mejora. |
Código ACPM: 741
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2015-06-30
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Formular un proyecto de extensión que se presente a la Vicerrectoría de proyección que aborde de manera integral aspectos de mejora en la prestación del servicio y los recursos necesarios para este y articule esfuerzos en proyectos de investigación. |
GINES FERNANDO RAMIREZ BENAVIDEZ |
2014-11-13 |
2015-06-30 |
Analizar la posibilidad de continuar el proyecto de diplomados que prepara profesionales graduados con matricula vigente para prestar servicios en el Hospital Veterinario en horarios no cubiertos por Docentes y Estudiantes. |
GINES FERNANDO RAMIREZ BENAVIDEZ, MARIA VICTORIA BENJUMEA RINCÓN |
2014-11-13 |
2015-06-30 |
Evaluar la prestación del servicio actual y documentarlo en un procedimiento que incluya actividades necesarias para mejorar la atención del usuario. |
GINES FERNANDO RAMIREZ BENAVIDEZ, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-11-13 |
2015-06-30 |
|
La encuesta de satisfacción de los servicios de proyección evaluados para la vigencia 2013, presentaron en su totalidad una evaluación satisfactoria superior al 90% (Usuarios externos); sin embargo, los resultados de la encuesta de satisfacción de servicios internos tuvo un resultado global de 59,09%, por debajo de la meta propuesta y por debajo del promedio comparativo con los demás procesos.
|
Código ACPM: 742
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar una mejora integral a la forma como se registran, evalúan y se hace seguimiento a los proyectos de proyección. |
MARIA VICTORIA BENJUMEA RINCÓN |
2014-10-01 |
2015-06-30 |
Establecer e implementar una estrategia para la difusión permanente de los servicios de Proyección y vincular las actividades que se realicen en todos los ámbitos de la Vicerrectoría. |
PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA |
2015-01-30 |
2015-12-18 |
Implementar y hacer seguimiento al proyecto que hace parte del Plan de Acción Institucional sobre la socialización de los logros de los docentes en el ámbito de la proyección universitaria |
PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA |
2015-01-30 |
2015-12-18 |
Visitar periodicamente las facultades para recoger iniciativas de proyectos y socializar a los docentes las posibilidades que brinda la administración para el apoyo a proyectos articulados en docencia, investigación y proyección. |
PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA |
2015-01-30 |
2015-12-18 |
|
Aunque la calificación de satisfacción de los egresados (Medición de indicadores) supera la meta y también la medición de satisfacción de educación continuada, el proceso de proyección ha logrado identificar que no se cuenta con un análisis estratégico ni estructural de la oferta de educación continuada que dinamice los objetivos misionales de la universidad. |
Código ACPM: 752
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Actualización del diagnóstico de necesidades de educación continuada a partir de un análisis prospectivo de los sectores productivos con relación a las competencias del recurso humano que deben fortalecerse. |
GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO |
2015-01-23 |
2014-06-30 |
Complementar el diagnóstico de necesidades de educación continuada a partir de un análisis real de las brechas que existen entre las necesidades del medio y las competencias de nuestros profesionales. |
GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO |
2015-01-23 |
2015-06-30 |
Estructurar el diseño de un modelo de servicio de educación continuada bajo el enfoque de sistemas que brinde información sobre el monitoreo del entorno y el desempeño de los diferentes programas. |
GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO, LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2015-01-23 |
2015-06-30 |
Realizar un reconocimiento e identificación de la oferta actual de educación continuada dentro de todos los programas, identificando de manera conjunta programas pertinentes a ser ofertados a partir del diagnóstico de necesidades realizado. |
GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO, ANDRÉS FELIPE BETANCOURTH LÓPEZ |
2015-06-30 |
2015-12-18 |
Proyectar una agenda de educación continuada permanente y de actualización anual que responda a las necesidades del medio y a las capacidades académicas de los diferentes programas |
GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO, LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2015-06-30 |
2015-12-18 |
Estructurar un programa de mercadeo unificado y estandarizado para la totalidad de la agenda de educación continuada de cada año. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2015-06-30 |
2015-12-18 |
|
Analizando los servicios no conformes presentados en el 2011 y 2012, se identifica como recurrente la dificultad para la consecución de aulas o espacios adecuados para la prestación del servicio de educación continuada, los que pone en riesgo el cumplimiento de la promesa de servicio. |
Código ACPM: 547
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-30
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Es necesario incluir en el formato de Presentación de Proyectos a la Vicerrectoría de Proyección en el Procedimiento P-PR-94 específicamente para Educación Continuada, el item relacionado con "espacio definido y reservado para realizar la actividad", de esta manera la Comisión Central de Proyección puede conocer de antemano si se cuenta con los espacios adecuados o no. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2012-10-29 |
2012-12-14 |
|
Al analizar el indicador que mide la cultura del emprendimiento se identificó que aunque la meta se cumple: (Durante la vigencia 2011 se inscribieron a la convocatoria Ucaldas-emprende 25 iniciativas , a las que se sumaron 15 , que venian en proceso de acompañamiento del año 2010, para un total de 40 iniciativas. de las cuales estan en marcha, o generando ventas 8 iniciativas, equivalente al 20%), se ha evidenciado un alto nivel de deserción o mortandad en las iniciativas de emprendimiento entre las etapas de idea de negocio y su puestas en marcha, en un 80%, razón por la cual se solicita formular una acción preventiva para identificar las causas de deserción y poder focalizar el accionar de la unidad.
|
Código ACPM: 503
|
Fecha de Seguimiento: 2013-05-22
Fecha de Cierre: 2013-10-25
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Gestionar ante los directores de programa y de departamento los proceso de emprendimiento de los estudiantes como actividades académicas válidas ejemplo: pasantías, proyectos de grado, practicas, otros |
LUZ ESTELLA RÍOS SANCHEZ |
2012-10-26 |
2013-10-25 |
|
El Centro de Museos continúa desarrollando su objeto misional, tal como fue evidenciado en la última auditoría interna. Sin embargo, luego de realizar una revisión a la continuidad y crecimiento de los proyectos liderados por esta instancia se denota una progresiva disminución en la participación en la gestión de proyectos de investigación y proyección así como su articulación con la gestión académica de la Universidad y la posibilidad que ofrecen convocatorias del nivel nacional. La Universidad debe destinar recursos importantes para la adecuación de los espacios que implican la protección y salvaguarda de las obras y patrimonio que alberga este Centro de Museos. |
Código ACPM: 623
|
Fecha de Seguimiento: 2014-08-13
Fecha de Cierre: 2014-11-28
Estado: Abierta |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Invitar a los departamentos que tienen en su misión temas realcionados con las colecciones del Centro de Museos qa que se vinculen con proyectos de docencia, investigación y proyección, aprovechando las piezas aqui salvaguardadas. |
SANDRA MILENA LINCE SALAZAR |
2014-03-03 |
2014-07-15 |
Trabajar conjuntamente con los departamentos que tienen intereses en temas de gestión cultural y reflexión sobre la cultura en eventos de proyección como seminarios, conferencias, talleres, etc. |
SANDRA MILENA LINCE SALAZAR |
2014-03-03 |
2014-11-28 |
Preparar un proyecto genérico del Centro de Museos y buscar apoyo en las instancias administrativas de la Universidad realcionadas con la gestión de proyectos para aplicar a convocatorias nacionales y regionales. |
SANDRA MILENA LINCE SALAZAR |
2014-04-30 |
2014-07-30 |
Busqueda de articulación a través de convenios de cooperación con museos, centros de investigación y organizaciones culturales que contribuyan al desarrollo del patrimonio y las acciones que se realizan desde el Centro de Museos de la Universidad. |
SANDRA MILENA LINCE SALAZAR |
2014-04-30 |
2014-11-28 |
Abrir espacios de educación no formal dirigidos a la comunidad en general como estrategia de visibilidad y difusión del Centro de Museos. |
SANDRA MILENA LINCE SALAZAR |
2014-03-03 |
2014-11-28 |
|
Al evaluar la satisfacción del servicio de asesoría y consultoría de la Universidad de Caldas, se evidencia una calificación satisfactoria de 87,79% por parte de todos los clientes encuestados; sin embargo, muy pocos clientes que la diligencian, pues solo se aplica a convenios formales legalizados, lo cual puede presentar sesgo en el resultado e insuficiente información para el análisis. |
Código ACPM: 743
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar acompañamiento a los departamentos para identificar las posibles fortalezas y potencialidades en temas necesarios en el medio, que puedan hacer parte del portafolio institucional de servicios de asesoría y consultoría. |
PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA |
2015-01-30 |
2015-12-18 |
Establecer metodología para configurar la oferta de servicios de asesoría y consultoría a partir de las potencialidades identificadas en los diferentes departamentos. |
PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA |
2015-01-30 |
2015-12-18 |
Diseñar e implementar un programa de capacitaciones para los docentes interesados en ofertar servicios de consultoría sobre metodologías para abordar consultorías, elaboración de propuestas de servicios, mercadeo, establecimiento de tarifas, etc. |
PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA |
2015-01-30 |
2015-12-18 |
Diseñar e implementar, con apoyo de las facultades, un plan de mercadeo específico para los servicios de asesoría y consultoría que se requieren brindar. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2015-01-30 |
2015-12-18 |
|
El soporte documental que da evidencia de la prestación de los servicios de proyección, se constituye de los informes de seguimiento y cierre de los mismos con los debido soportes que permitan dar cuenta con evidencia objetiva de la ejecución de las actividades para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, con lo cual la Comisión evalúe con base en criterios y juicios contundentes la eficacia, eficiencia y efectividad de los mismos. Es así como la identificación y trazabilidad del servicio a lo largo de toda la cadena de prestación del mismo, se garantiza a través de la información contenida en dichos informes. Luego de haber realizado la revisión documental a los proyectos registrados en la Vicerrectoría de Proyección, se hizo evidente que existen debilidades en cuanto al cumplimiento para la presentación de estos informes (7 de 37 proyectos) y así como en su completitud y soporte (7 de 37 proyectos). La no existencia de informes que den cuenta de la ejecución de las actividades, así como la existencia de los mismos que no cuenten con los debidos soportes de su ejecución, afecta la identificación y trazabilidad del servicio, con lo cual se contraviene lo dispuesto en el numeral 7.5.3 de la NTCGP 1000:2009 y de manera consecuente se pone de manifiesto la existencia de riesgos en el cumplimiento del numeral 7.3.5 correspondiente a la verificación del diseño y desarrollo, en tanto, la Comisión Central de Proyección como instancia responsable de esta actividad, puede carecer de elementos objetivos y criterios basados en evidencia para evaluar la conformidad en la prestación de los servicios. Así mismo se pone en riesgo la capacidad del proceso para cumplir con el seguimiento y medición del servicio estipulada en el requisito 8.2.4 de la NTC GP 1000:2009 y se pone de manifiesto debilidades en la eficacia de la mejora continua, por tratarse esta situación de un hallazgo reiterativo de la auditoría de la vigencia 2009 al proceso. |
Código ACPM: 621
|
Fecha de Seguimiento: 2014-05-22
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
La Vicerrectoría de Proyección Universitaria y la Comisión Central de Proyección elaborarán un protocolo de seguimiento a los proyectos, de acuerdo a los informes parciales y finales y dispondrán las sanciones para quienes incumplan el procedimiento P-PR-94, el cual establece la obligatoriedad de presentar estos informes a la VPU. |
FANNY OSORIO GIRALDO |
2013-11-15 |
2014-06-16 |
Puesta en marcha del software de administración de los proyectos de proyección, que garantice la sistematización de la información y un optimo seguimiento a los mismos. |
FANNY OSORIO GIRALDO |
2014-01-30 |
2014-06-30 |
|
Se analiza el indicador: Proyectos que han demostrado su impacto social a través del uso del conocimiento, el cual presenta un resultado de 18%, ligeramente inferior a la meta establecida del 20%, obteniendo un 90% de cumplimiento; sin embargo, se ha identificado la posibilidad de tener subregistro de los datos que hacen parte del indicador, con lo que es posible superar en gran medida la meta propuesta. |
Código ACPM: 748
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Modificación del procedimiento P-PR-94 para incluir el concepto: Desarrollo Social e Inclusión, con el fin de identificar los proyectos de extensión de impacto social desarrollados en la universidad articulado a la clasificación propuesta por el Ministerio de Educación unificando las fuentes de información para la medición de responsabilidad social. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-06-30 |
2014-08-29 |
Armonizar la medición de indicadores internos con los reportes generados al Ministerio de Educación Nacional para darle visibilidad a los proyectos sociales para ir construyendo la línea base para establecer la verdadera dinámica institucional alrededor de los proyectos de responsabilidad social. |
CARLA NORIDIA MURILLO NOREÑA |
2014-06-30 |
2014-12-19 |
Diseñar e implementar un sistema de información para la formulación y seguimiento a los proyectos de extensión, con el fin de facilitar la presentación de los mismos a la Vicerrectoría de Proyección y su ejecución de conformidad con lo planificado, estimulando la presentación de proyectos por parte de las diferentes facultades. |
CARLOS ALBERTO CUESTA IGLESIAS |
2014-10-01 |
2015-03-31 |
Establecer e implementar estrategias para promover el reporte de los proyectos de fondos especiales a través del aplicativo implementado, de manera que se conozca la verdadera dinámica de formulación de proyectos de proyección en la institución. Socializar en las diferentes facultades el instrumento generado para estimular su uso. |
PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA |
2015-01-30 |
2015-12-18 |
|
Docencia
|
Riesgos
|
|
- Ofrecer programas académicos en región con baja pertinencia e impacto social.
|
Código ACPM: 657
|
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar sistemáticamente estudios de pertinencia de los programas académicos de pregrado y postgrado |
MARIA LORENA GARTNER ISAZA |
2013-09-30 |
2014-07-30 |
|
|
- Inadecuada aplicación de la normatividad vigente en materia de procesos académicos. |
Código ACPM: 645
|
Fecha de Seguimiento: 2013-11-05
Fecha de Cierre: 2013-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a los directores de departamento diligenciar con número de horas el campo "Horas presenciales profesor" en los PIAAS activos. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2013-10-15 |
2013-12-15 |
Solicitar a la mesa de ayuda, ajustar en Sistema de Información Académica (SIA), de tal manera que al momento de programar la labor docente, se migre las "horas presenciales profesor" aprobadas en el PIAA correspondiente. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2013-10-15 |
2013-11-30 |
|
|
- Ineficacia en el diseño, aprobación y oferta de programas académicos |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Vencimiento de los registros calificados |
Código ACPM: 656
|
Fecha de Seguimiento: 2014-03-27
Fecha de Cierre: 2014-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Con el vencimiento del registro calificado de un programa académico, notificar al Decano, Director de Programa, Mercadeo, Web Master con el fin de inactivar o eliminar la publicidad del respectivo programa. |
CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA |
2013-09-03 |
2014-07-30 |
Solicitar una consulta jurídica a la Secretaría General sobre los efectos jurídicos de una conducta negligente comprobada por parte del director del programa para cumplir oportunamente con los compromisos asociados al procedimiento de renovación del registro calificado |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2013-09-30 |
2013-10-30 |
Realizar reuniones periódicas con los Decanos de las Facultades asociadas a los programas académicos que se encuentran en proceso de renovación de registro calificado, con el fin de informar sobre su estado actual y determinar las acciones que sean pertinentes. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO |
2013-09-30 |
2014-07-30 |
Realizar un estudio para determinar las causas que originan las demoras en la entrega de los documentos maestros de los programas académicos en proceso de renovación del registro calificado e implementar las acciones de mejora que sean pertinentes. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO, CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA |
2013-09-30 |
2013-11-29 |
|
|
- Vencimiento de acreditación de las licenciaturas |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Incremento de la deserción estudiantil |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Oferta de programas académicos con baja pertinencia e impacto social.
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Dificultades de tipo académico y administrativo, por inaplicación de la normatividad vigente en materia de procesos académicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Oferta académica institucional afectada por la ineficacia en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Afectación directa sobre la oferta académica por vencimiento de los registros calificados de los programas académicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Afectación en indicadores institucionales por vencimiento de la acreditación de alta calidad de los programas académicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Incremento de la deserción estudiantil |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto o similares. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Sobrecostos para la Institución por incumplimiento en compromisos de las comisiones de estudio por parte de los docentes. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Efectos adversos de tipo académico y administrativo por incumplimiento del calendario académico. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Sobrecostos para la Institución por ineficiencia o inconsistencias en la concertación y seguimiento a las labores académicas de los docentes. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Retención no deseada de estudiantes |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Incremento de la deserción estudiantil |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto o similares. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Sobrecostos para la Institución por incumplimiento en compromisos de las comisiones de estudio por parte de los docentes. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Efectos adversos de tipo académico y administrativo que afecten el desarrollo de los procesos académicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Sobrecostos para la Institución por ineficiencia o inconsistencias en la concertación y seguimiento a las labores académicas de los docentes. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Retención no deseada de estudiantes |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Dificultades de tipo académico y administrativo, por inaplicación de la normatividad vigente en materia de procesos académicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Oferta académica institucional afectada por la ineficacia en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Afectación directa sobre la oferta académica por vencimiento de los registros calificados de los programas académicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Afectación en indicadores institucionales por vencimiento de la acreditación de alta calidad de los programas académicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Oferta de programas académicos con baja pertinencia e impacto social.
|
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
Ningún documento relacionado directamente con las tecnologías: Administración Judicial, Administración y Finanzas, Regencia en Farmacia, Tecnología en Sistemas Informáticos, Electrónica y Profesional en Agropecuarias de Empresas Agropecuarias, se encuentra documentado en el Sistema Integrado de Gestión, excepto por el formato G-DC-67 denominado guía para elaborar el programa institucional de la actividad académica (asignatura). |
Código ACPM: 380
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-11
Fecha de Cierre: 2011-03-16
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar la documentación del procedimiento para la contratación de tutores |
JORGE IVAN CORREA OSPINA |
2011-02-10 |
2011-03-16 |
Gestionar la aprobación del Acuerdo de Educación a Distancia y Virtualidad |
JORGE IVAN CORREA OSPINA |
2011-01-11 |
2011-03-16 |
Elaborar y presentar propuesta de Educación a Distancia y Virtualidad ante el Consejo Superior |
JORGE IVAN CORREA OSPINA |
2011-01-13 |
2011-03-16 |
|
Al preguntarle a los directores de los programas de tecnologías: Administración Judicial, Finanzas, Sistemas, Profesional en Admón de Empresas Agropecuarias, Regencia en Farmacia y Electrónica, sobre el proceso de selección de sus tutores se evidenció que no existe un procedimiento establecido para tal fin. |
Código ACPM: 372
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-11
Fecha de Cierre: 2011-03-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar procedimiento para la contratación de tutores. |
CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE |
2011-02-15 |
2011-03-18 |
Gestionar la aprobación del Acuerdo de Educación a Distancia y Virtualidad |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ , JORGE IVAN CORREA OSPINA |
2011-01-13 |
2011-03-18 |
Elaborar y presentar propuesta reglamentaria de Educación a Distancia y Virtualidad, al Consejo Superior |
JORGE IVAN CORREA OSPINA |
2011-01-12 |
2011-03-18 |
|
Revisado el contrato de compraventa No. 008 del 04 de marzo de 2009, fue nombrado interventor el docente ocasional de tiempo completo identificado con cédula 70.513.966 y en el formato de acta de recibo a satisfacción se observa que quien firma como interventor no es el mismo del que figura en el contrato. se contraviene el acuerdo No. 03 de 2009 (Estatuto de Contratación) y el artículo 5o. de la Resolución 296 de 2009 (reglamentaria del Acuerdo 03/09). Como tampoco se ejercen las funciones de supervisor contraviniendo el articulo 7o. de la misma resolución. |
Código ACPM: 285
|
Fecha de Seguimiento: 2010-11-30
Fecha de Cierre: 2010-11-30
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 386 |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Enviar oficio a los interventores y supervisores recordandoles las funciones y deberes adquiridos, así de la importancia que tien el proceso de interventoria |
FABIO CARDONA MARÍN, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2010-06-30 |
2010-07-30 |
Realizar una (1) capacitacion en la normatividad de contratación con enfasis en deberes y obligaciones de interventoría y supervisión en los prcesos de contratación |
FABIO CARDONA MARÍN, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2010-06-30 |
2010-11-30 |
Consolidar un banco de datos con la información de interventores y supervisores, que permita reasignar nuevos interventores cuando el proceso lo requiera |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2010-07-30 |
2010-11-30 |
|
Ningún documento relacionado directamente con las tecnologías: Administración Judicial, Administración y Finanzas, Regencia en Farmacia, Tecnología en Sistemas Informáticos, Electrónica y Profesional en Agropecuarias de Empresas Agropecuarias, se encuentra documentado en el Sistema Integrado de Gestión, excepto por el formato G-DC-67 denominado guía para elaborar el programa institucional de la actividad académica (asignatura). |
Código ACPM: 286
|
Fecha de Seguimiento: 2010-11-30
Fecha de Cierre: 2010-12-15
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 380 |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaborar y presentar propuesta de Educación a Distancia y Virtualidad ante el Consejo Superior |
GERMAN GOMEZ LONDOÑO, JORGE IVAN CORREA OSPINA , CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2010-06-30 |
2010-07-30 |
Gestionar la aprobación del Acuerdo de Educación a Distancia y Virtualidad |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO, GERMAN GOMEZ LONDOÑO , JORGE IVAN CORREA OSPINA |
2010-06-30 |
2010-07-30 |
Realizar la documentación de los procesos y procedimientos de educación a distancia y virtualidad en el SIG |
JORGE IVAN CORREA OSPINA, CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA , MAURICIO ARBELÁEZ RENDON , PAULA ANDREA CHICA CORTÉS , LUZ ANGELA ARISTIZÁBAL ARIAS |
2010-09-15 |
2010-12-15 |
|
Al preguntarle a los directores de los programas de tecnologías: Administración Judicial, Finanzas, Sistemas, Profesional en Admón de Empresas Agropecuarias, Regencia en Farmacia y Electrónica, sobre el proceso de selección de sus tutores se evidenció que no existe un procedimiento establecido para tal fin. |
Código ACPM: 283
|
Fecha de Seguimiento: 2010-10-30
Fecha de Cierre: 2010-12-15
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 372 |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaborar y presentar propuesta reglamentaria de Educación a Distancia y Virtualidad, al Consejo Superior |
GERMAN GOMEZ LONDOÑO, JORGE IVAN CORREA OSPINA , CLARA INÉS BARCO GÓMEZ , FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2010-02-26 |
2010-06-30 |
Gestionar la aprobación del Acuerdo de Educación a Distancia y Virtualidad |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ , GERMAN GOMEZ LONDOÑO , JORGE IVAN CORREA OSPINA , MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2010-06-30 |
2010-07-30 |
Realizar la documentación de los procesos y procedimientos de educación a distancia y virtualidad en el SIG |
JORGE IVAN CORREA OSPINA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS , LUZ ANGELA ARISTIZÁBAL ARIAS , CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA |
2010-10-15 |
2010-12-15 |
|
Dentro de los Departamentos escogidos aleatoriamente, se encuentran 15 docentes con grupos de cero inscritos |
Código ACPM: 245
|
Fecha de Seguimiento: 2010-05-13
Fecha de Cierre: 2010-10-31
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 369 |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se creara en el sistema de información académico un acceso a consulta del comportamiento de los grupos teniendo en cuenta repitencias |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-01-03 |
2010-06-01 |
Enviadas las solicitudes a los departamentos para recisión de grupos con 0 estudiantes, se realizará seguimiento a las acciones correctivas ejecutadas por los departamentos con periodicidad no superior a un mes |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-05-01 |
2010-10-31 |
|
Revisando los contratos de las secretarias de las Tecnologías, se evidenció que éstas cumplen horarios de trabajo, tienen subordinación, son contratos continuos, es decir, se presume el contrato realidad. Se contraviene las siguientes normas: artículos 53 y 209 de la CPC, Sentencia del Consejo de Estado 077 de 2009, artículo 2 y 3 del código de lo contencioso administrativo, y ley 74 de 1968. |
Código ACPM: 284
|
Fecha de Seguimiento: 2010-03-01
Fecha de Cierre: 2010-03-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Desarrollar un procedimiento que permita a la Universidad transferir el proceso de contratación a un ente externo y que a la vez fije directrices para contratar la labor secretarial de las tecnologías |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO , JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2010-01-01 |
2010-03-30 |
|
En el Sistema e Información Académico - SIA se registran todas las adiciones, cancelaciones y reportes extemporáneos de notas. Al realizar la verificación de los registros (trazabilidad) correspondiente a los periodos 2009-1, 2009-2 y 2010-1 en las direcciones de programas con base en los reportes del SIA, se encuentra de manera generalizada informalidad en la administración de estos registros (inexistentes, certificaciones docentes sin identificación, justificación y firma, en papel periódico de memorando, hojas toma-nota, notas adhesivas, recibos de consignación sin información del estudiante u otro soporte del pago que permita su identificación). Lo anterior contraviene el requisito 4.2.4 de la NTCGP1000:2004 y 2.2 MECI 1000:2005. En el programa académico de Biología, contrario a lo que establece el Reglamento Estudiantil, solo se solicita la certificación del docente cuando se ha desarrollado más del 12.5% y 25% para adiciones y cancelaciones respectivamente. En todos los programas académicos de pregrado auditados no fue posible verificar el cumplimiento de los términos para realizar el registro de las adiciones y cancelaciones establecidos en los parágrafos 2° de los artículos 34 y 35 del Reglamento Estudiantil, en tanto no existen registros de las solicitudes de los estudiantes que permitan confrontar con las fechas del registro en el SIA. |
Código ACPM: 303
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-30
Fecha de Cierre: 2011-10-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar formato en el SIG para adiciones y cancelaciones en el que se registre la solicitud del estudiante, la certificación del docente y la aprobación del director del programa con la referencia a los distintos soportes. |
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-08-01 |
2011-02-15 |
Crear en el SIA campo obligatorio para registro del número de consignación de la adición, cancelación y habilitaciones |
DIEGO ALONSO ARIAS HERNÁNDEZ |
2010-07-30 |
2011-02-15 |
Solicitar a los programas reporte de inicio real de las actividades académicas y que el SIA, con base en esas fechas y los límites del reglamento estudiantil, automatice cierres. Comunicación oportuna de la puesta en marcha de este control. |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-08-01 |
2011-10-15 |
|
En la Facultad de Ciencias para la Salud y en Facultad de Ciencias Júridicas y Sociales, se encontró que en los programas de Educacion Básica con énfasis en Recreacion y Deporte y en la tecnología de Administración judicial, la información relacionada con el seguimiento a compromisos del Colectivo Docente y relacionados con la calidad del programa no se tienen adecuadente disponibles en la secretaría de la dependencia para el control social, en razón a que se administran en las computadoras personales de los Directores de los Programas. Lo anterior contraviene un principio de trasparencia del MECI y el requisito de la NTCGP1000 7.5.3. |
Código ACPM: 92
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
definir desarrollar e implementar repositorios para garantizar la informacion a directores de programas y departamentos. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2009-03-05 |
2009-06-30 |
verificar el cumplimiento a la implementación de repositorios de informacíón relacionada con el seguimiento a compromisos del colectivo docente y relacionados con la calidad del programa para los directores de programas y departamentos |
GERMAN GOMEZ LONDOÑO |
2009-04-01 |
2009-06-30 |
|
Los programas académicos de Lic en educación básica con énfasis en educación física, recreación y deporte, Esp en anestesiología, Diseño visual, Msc en didáctica del ingles, Derecho, Esp derecho administrativa, Ing de alimentos, Esp en desarrollo agroindustrial y Agronomía ajustados bajo política curricular por acuerdo del Consejo Académico no tienen coherencia con los planes de estudio registrados en el Sistema de Información Académica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 7.2.2 y 7.3.7 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.1, 1.2 de la MECI 1000:2005. |
Código ACPM: 299
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-30
Fecha de Cierre: 2011-12-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar la correspondencia nuevos planes de estudio aprobados con los registrados en el SIA. |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-07-12 |
2010-09-30 |
El SIA crear un sitio único para visualizar los planes de estudio con sus respectivas vigencias. |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-07-01 |
2010-07-30 |
Informe semestral a Secretaría General de ajustes efectuados a planes de estudio incorporados al SIA |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2011-07-01 |
2011-12-30 |
|
El ajuste a política curricular de los programas académicos de Biología, Lic en educación básica con énfasis en educación física, recreación y deporte, Esp en anestesiología, Diseño visual, Msc en didáctica del ingles, Derecho, Esp derecho administrativa, Ing de alimentos, Esp en desarrollo agroindustrial y Agronomía no se encuentra actualizado en la WEB institucional en el portal de Programas Académicos. Esta es la información básica del programa fuente consulta de los aspirantes y la sociedad en general. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 7.2.3 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.1, 2.3.2, 2.3.3 MECI 1000:2005 |
Código ACPM: 301
|
Fecha de Seguimiento: 2011-05-15
Fecha de Cierre: 2011-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Definir un formulario unificado para en el SIA para el registro de la información de los programas académicos que será mostrada en el portal web para la sociedad. |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-10-30 |
2011-04-29 |
Unificar un mecanismo información sobre planes curriculares: Prensa, Mercadeo, Web, Registro Académico, Secretaría General. |
LILIANA MARIA BECERRA HERRERA, LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA , JUAN CARLOS CANO AGUILERA , ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ , CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2010-09-15 |
2011-06-30 |
|
La Msc en Ciencias Veterinarias no opera aún bajo política curricular (aunque se encuentra dentro del plazo fijado para realizarlo): Sus actividades académicas actuales obedecen al pensum (plan de estudios) #401. En el SIA no aparece el número de créditos y al estudiante con código 223082149 no le aparece el pensum que está cursando. Lo anterior contraviene los requisitos 7.5.1 y 7.5.3 de la NTCGP 1000:2004 y 2.1 y 3.1 MECI 1000:2005. |
Código ACPM: 302
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-01
Fecha de Cierre: 2011-04-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar la correspondencia nuevos planes de estudio aprobados con los registrados en el SIA |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2010-08-01 |
2011-04-30 |
Establecer un limites de tiempo a los pasos que deben cumplir los directores de programa para efecto del reporte de los planes de estudio y sus respectivas modificaciones a Registro Académico. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2010-08-01 |
2010-12-17 |
El SIA debe crear un sitio único para visualizar los planes de estudio con sus respectivas vigencias |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-07-30 |
2010-12-17 |
Siempre asignar a nuevos estudiantes el plan vigente. |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-07-30 |
2010-08-15 |
|
Al revisar la trazabilidad del reporte extemporáneo de una nota al estudiante con código 800923055 el docente justificó el reporte argumentando que el estudiante no estaba en lista (Fecha: 02 2009, Docente: Hoja de vida #266). Lo anterior contraviene la directriz institucional impartida a los docentes relativa a la prohibición de aceptar estudiantes en las clases sin que aparezcan en lista. |
Código ACPM: 297
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-28
Fecha de Cierre: 2011-04-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Ajustar el sistema de información académico para que, al momento de que un director de programa realice un reporte extemporáneo, este obligue asociar adicionalmente el número del grupo original al que estuvo asociado el estudiante. Luego de este ajuste, en la página de visualización de grupos debe reflejarse para los grupos, cuantos estudiantes fueron registrados por medio de reporte extemporáneo. |
ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN, ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-11-01 |
2011-04-29 |
Pasar propuesta de modificación del reglamento al Consejo Académico, para que se retire del artículo 55 del acuerdo 049, la opción de adicionar notas a estudiantes que no estén debidamente registrados en los grupos. |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-10-25 |
2011-02-04 |
|
Con excepción de los programas de Biología, Derecho y la Lic en Educación Básica con énfasis en educación física, recreación y deporte, al resto de programas académicos auditados que han presentado ECAES no fue posible verificar el registro formal del análisis de datos, toma de acciones y el seguimiento a su cumplimento. No hay claridad entre los directores de programas auditados, acerca del alcance en su responsabilidad, en la del comité de currículo o del departamento que oferte las asignaturas que reflejen debilidades. El procedimiento P-DC-35 establece que el análisis es realizado por el director de la Oficina de Acreditación (Ahora Evaluación y Calidad Académica). Lo anterior pone en riesgo el cumplimiento del requisito 8.4 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.2 MECI 1000:2005. |
Código ACPM: 305
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-30
Fecha de Cierre: 2011-06-01
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar un diagnóstico y plan de mejora de obligatorio cumplimiento por parte de directores de programa, canalizables a través de consejos de Facultad y Oficina de Evaluación y Calidad Académica. Instrumentos definidos por Planeación y Oficina de Evaluación y Calidad Académica |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, MARIA LORENA GARTNER ISAZA |
2010-08-01 |
2010-10-30 |
Emitir resolución de Vicerrectoría Académica |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2010-08-01 |
2010-10-30 |
Hacer seguimiento permanente de la misma por parte de Oficina de Evaluación y Calidad Académica. |
MARIA LORENA GARTNER ISAZA |
2010-08-01 |
2010-12-17 |
Diseño instrumento interno de ECAES, a partir de simulacros (requisitos para intercambios, pasantías, becas). |
MARIA LORENA GARTNER ISAZA |
2010-06-15 |
2011-06-01 |
|
En el proceso de Docencia, se encuentra atraso en el cumplimiento del cronograma de evaluacion de los departamentos. Existe una modificacion al cronograma y aún se presenta el atraso. Con respecto al acuerdo 057 de 2006, no se encontró una autoridad responsable para controlar y garantizar el éxito de este proceso de autoevaluación. Se considera contravención al requisito de la norma NTCGP 1000 en el numeral 5.5.1 de Responsabilidad y Autoridad. |
Código ACPM: 91
|
Fecha de Seguimiento: 2009-09-30
Fecha de Cierre: 2010-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Presentar el informe consolidado parcial de autoevaluación de Departamentos |
MARIA LORENA GARTNER ISAZA |
2009-02-09 |
2009-03-05 |
Culminar el proceso de consolidado del informe de autoevaluación de Departamentos |
MARIA LORENA GARTNER ISAZA |
2009-03-12 |
2009-03-31 |
Adecuar el software de tal manera que sea visible el plan de mejoramiento y el juicio crítico para los Decanos y para super usuario (Jefe Acreditación) |
JOSE FERNANDO CASTELLANOS GALEANO |
2009-03-01 |
2009-03-20 |
Dar cumplimiento al cronograma del proceso de evaluación de Departamentos por parte de la persona responsable |
MARIA LORENA GARTNER ISAZA |
2009-02-05 |
2010-07-30 |
|
Se encontró en la verificación de la ejecucion de la labor docente en el Departamento de Jurídicas, que existen restriciones para atender los requerimientos de algunos estudiantes para la evaluación de tésis de grado, por no contar con los docentes de planta, debido a que acuerdo 025 de 2002 de labor académica impide reprogramar o adicionar horas por fuera de los períodos establecidos, sin que sobre pase el promedio de docencia o tope máximo de horas por profesor. |
Código ACPM: 103
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-19
Fecha de Cierre: 2009-12-11
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Generar un calendario acadèmico que permita flexibilizar la asignaciòn de labor acadèmica a los docentes en lo referido a trabajos de Grado. |
JUAN CARLOS GONZÁLEZ CORRALES |
2009-03-12 |
2009-12-11 |
|
En la hoja de labor académica registrada en el SIA se presentan las siguientes situaciones:1. Docentes y jefes de departamento que no están dando cumplimiento a la actualización de la hoja de labor académica.2. Se evidenció que algunos docentes no presentan carga académica registrada en el SIA.3. Comisiones de estudio que no se encuentran actualizadas o en su defecto figuran sin definir el concepto o nombre de la comisión. 4. Se presentan docentes con carga académica por debajo de los promedios establecidos y sin ninguna observación en la hoja de labor académica.5. Se presentan situaciones relacionadas con la facilidad de modificación de los registros en el SIA; durante el proceso de revisión se encontró que en una primera revisión se presentaba una situación y en la segunda revisión figura con una situación totalmente diferente a la primera verificación.6. Docentes que aparecen en la primera revisión en el SIA y en la segunda ya no figuran y viceversa.7. Docentes que ejercen como jefes de departamento o labor administrativa y en el SIA no figuran con este tipo de situación.8. Docentes pensionados que aún figuran como activos y con carga académica. |
Código ACPM: 244
|
Fecha de Seguimiento: 2010-05-13
Fecha de Cierre: 2010-06-16
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Implementar desde registro académico, vicerrectoria académica y gestión humana, estrategias de capacitación en: manejo del SIA, para instrucción en la normativa institucional pertinente y sus funciones heredadas al cargo que desempeñen los docentes. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-04-01 |
2010-06-16 |
Mejorar la interacción entre los sistemas manejados en registro académico y desarrollo humano, por medio de interfaces de datos, para actualización de la información de los docentes con el propósito de manejar información coherente y actualizada. |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-01-04 |
2010-06-06 |
Realizar capacitaciones complementarias a docentes y directores de departamento, con el propósito de mejorar sus competencias en el SIA y en el reglamento académico |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-01-03 |
2010-01-09 |
|
Se encontró que en el Programa de Licenciatura Educacion Básica con enfasis en Recreacion y Deporte, se posee solamente un computador de uso de la secretaria y el Director se vale de uno personal. Lo anteriormente expuesto genera el riesgo de pérdida de la informacion del programa y una accesibilidad restringida. |
Código ACPM: 94
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-19
Fecha de Cierre: 2009-12-11
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Compra de equipos tecnológicos |
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2009-02-06 |
2009-12-11 |
Generar repositorios de información para las diferentes unidades académico- administrativas |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2009-02-12 |
2009-12-11 |
|
Al revisar la información consignada en el SIA respecto a la labor académica de los docentes y confrontada en terreno, se evidencia que esta no es la misma en la práctica. Ejemplo: Asignatura Rotación Área Clínica Médica del departamento de salud animal - aula F209 sala de cómputo, cupo de estudiantes: 45. En el sistema no aparece la clínica como aula y el grupo de estudiantes son 5 por que debe interactuar profesor, estudiante y paciente.
|
Código ACPM: 246
|
Fecha de Seguimiento: 2010-04-26
Fecha de Cierre: 2010-05-13
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Coordinar con la oficina de planeación el registro adecuado de los espacios físicos utilizados para el desarrollo de las actividades académicas y practicas |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2010-01-14 |
2010-05-13 |
Recordar a los profesores a través de sus directores de departamento por medio escrito, la importancia en el uso de los espacios físicos asignados. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2010-01-14 |
2010-05-13 |
|
La nueva política curricular exige la revisión y ajuste de los programas académicos de pre y postgrado en función de la flexibilidad. Se detecta que en el proceso de Docencia hay atraso en el cronograma y en el número de programas ajustados y no cumplimientono con el registro en SACES de dichas modificaciones al MEN. |
Código ACPM: 104
|
Fecha de Seguimiento: 2009-03-31
Fecha de Cierre: 2009-08-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Emitir un control de advertencia previa frente al incumplimiento de las responsabilidades relacionadas con las actividades para el ajuste de los planes currriculares de los programas académicos. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-03-17 |
2009-08-30 |
|
Revisado el contrato de compraventa No. 008 del 04 de marzo de 2009, fue nombrado interventor el docente ocasional de tiempo completo identificado con cédula 70.513.966 y en el formato de acta de recibo a satisfacción se observa que quien firma como interventor no es el mismo del que figura en el contrato. se contraviene el acuerdo No. 03 de 2009 (Estatuto de Contratación) y el artículo 5o. de la Resolución 296 de 2009 (reglamentaria del Acuerdo 03/09). Como tampoco se ejercen las funciones de supervisor contraviniendo el articulo 7o. de la misma resolución. |
Código ACPM: 386
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-10
Fecha de Cierre: 2011-03-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Consolidar un banco de datos con la información de interventores y supervisores, que permita reasignar nuevos interventores cuando el proceso lo requiera |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2011-02-11 |
2011-03-14 |
Realizar una (1) capacitacion en la normatividad de contratación con enfasis en deberes y obligaciones de interventoría y supervisión en los prcesos de contratación |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2011-02-08 |
2011-03-15 |
Enviar oficio a los interventores y supervisores recordandoles las funciones y deberes adquiridos, así de la importancia que tien el proceso de interventoria |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2011-03-08 |
2011-03-15 |
|
El Consejo Académico ha prorrogado el cronograma de ajuste de los programas académicos a la política curricular, así como la fecha de máxima de inicio de su aplicación estableciendo el principio del periodo 2010-2, sin embargo no se encuentra el acta oficial de esta decisión. Al solicitarles a los directores de programa auditados los programas ajustados y aprobados por el Consejo Académico no suministran el documento oficial y controlado. Por lo anterior se hace evidente la falta de unanimidad de conceptos en las unidades académico - administrativas acerca de las disposiciones establecidas para la planificación de los ajustes a los programas académicos, lo que contraviene la debida planificación del servicio, específicamente en los cambios a su diseño dispuesto en los requisitos 7.3.1 NTCGP 1000:2004 , 1.2 y 2.1 MECI 1000:2005. |
Código ACPM: 300
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-07
Fecha de Cierre: 2011-12-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Consolidar y entregar informe al Consejo Académico, determinando que programas no han cumplido con los ajustes curriculares dentro de las fechas establecidos, para que se determine las medidas pertinenentes de tipo administrativo y disciplinario |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2010-11-24 |
2010-12-10 |
Debe establecerse en un comunicado del Consejo Académico claridad respecto del plazo máximo para la presentación de los ajustes de la política curricular. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2010-08-17 |
2010-08-18 |
Actualizacion permanente del normograma, determinar en la pagina web los datos de contacto de las secretarias de los Consejos para mayor orientaciòn de la comunidad universitaria |
SANDRA MILENA CORTÉS OROZCO, SANDRA LORENA CARDONA ARCILA , VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ |
2010-08-02 |
2011-12-30 |
|
En los informes de la labor académica se visualiza la diferencia en la información, contenidos, profundidad que cada docente imprime al documento presentado a su director de departamento, lo que no permite unificar criterios de evaluación y necesariamente no puede constituirse en información valiosa, fuente de mejora continua. |
Código ACPM: 599
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-27
Fecha de Cierre: 2013-12-13
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar capacitaciones a Decanos y Directores de departamento en el uso del aplicativo de labor académica. |
PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ |
2013-02-15 |
2013-12-13 |
Revisión detallada de las bases de datos y de la información que alimentan dichas bases con el fin de corroborar que la información este al día. |
FANNY OSORIO GIRALDO, ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2013-02-15 |
2013-12-13 |
|
Se percibe por parte de los estudiantes que los procesos formativos tienen un carácter meramente disciplinar; no se trabaja suficientemente otros componentes de las disciplinas y las ciencias, que permitan comprender el sentido de la formación INTEGRAL. |
Código ACPM: 750
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-18
Fecha de Cierre: 2015-10-22
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Establecer un cronograma de actividades orientadas a la discusión y definición de estrategias para la formación flexible desde las Unidades Académicas. |
HENRY PORTELA GUARÍN |
2014-11-18 |
2015-10-22 |
|
Realizando un análisis integral a la medición de indicadores del proceso de docencia, se concluye que dos de los indicadores no cumplen la meta propuesta: 1. Acreditación de alta calidad de programas (debido a que se incluye para la medición del indicador los programas de posgrado y se está en espera de 4 Resoluciones por parte del ministerio. Resultado: 27% Meta 30%) y Desempeño académico (Resultado: 29% Meta: 30%)
En cuanto a la medición de la encuesta de satisfacción de los programas académicos para la vigencia 2013, se tiene un resultado de la percepción de los estudiantes frente a su programa en los aspectos relacionados con Pertinencia y Calidad Académica en una valoración inferior a la esperada: 3,67 3,61 |
Código ACPM: 747
|
Fecha de Seguimiento: 2015-04-23
Fecha de Cierre: 2015-07-24
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Aplicación de la Normatividad exigida por el MEN |
FRANCISCO JAVIER RUÍZ ORTEGA |
2014-11-18 |
2014-12-19 |
Implementar estrategias de acompañamiento a los docentes para cualificar sus prácticas de aula. |
YASALDEZ EDER LOAIZA ZULUAGA |
2014-11-18 |
2015-07-24 |
Implementar estrategias de acompañamiento a los docentes para cualificar sus prácticas de aula. |
YASALDEZ EDER LOAIZA ZULUAGA |
2014-11-18 |
2015-07-24 |
|
El componente de Flexibilidad Curricular no se ve reflejado suficientemente en los procesos de formación en segundo idioma, en los diferentes programas académicos. |
Código ACPM: 751
|
Fecha de Seguimiento: 2015-05-14
Fecha de Cierre: 2015-08-20
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar un plan estratégico desde el cual se generen posibilidades de formación en segundo idioma en los distintos niveles de formación, teniendo en cuenta también las particularidades de las diferentes disciplinas académicas. |
MARGARITA MARIA LÓPEZ PINZÓN |
2014-11-18 |
2015-08-20 |
|
No se encuentra información registrada trazable que demuestre que se ha realizado análisis de datos y toma de decisiones frente al número significativamente elevado de adiciones y cancelaciones de actividades académicas presentadas en los últimos tres periodos académicos que pone en consideración la coherencia y efectividad de la planificación académica con su ejecución. Además del análisis de los procesos y procedimientos institucionales que se ven afectados en consecuencia y el establecimiento del nivel impacto sobre estos aspectos. Lo anterior contraviene el requisito 8.4 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.2 MECI 1000:2005. |
Código ACPM: 304
|
Fecha de Seguimiento: 2011-06-30
Fecha de Cierre: 2014-10-31
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Desarrollar las acciones definidas en la ACPM 303 |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2010-07-30 |
2011-08-15 |
Presentar informe semestral (junio y diciembre) de adiciones, cancelaciones, reporte extemporáneo de notas y habilitaciones que incluya análisis de datos y acciones cuando hubiere lugar al Consejo Académico |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-06-30 |
2011-12-30 |
Diseño de módulo de consultas para visualizar adiciones, cancelaciones, reporte extemporáneo de notas y habilitaciones |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-08-01 |
2010-09-30 |
|
En las Especializaciones de Estudios Penales, Legislación Comercial, Legislación de Familia y del menor, se evidenciaron inconsistencias en el número de inscritos comparado con la información suministrada por la Oficina de Admisiones y Registro Académico y el punto de equilibrio establecido en los respectivos presupuestos de las especializaciones. |
Código ACPM: 450
|
Fecha de Seguimiento: 2012-07-01
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar e implementar en los procedimientos respectivos para la apertura de cohortes de programas especiales (de manera específica en programas de postgrado), las directrices necesarias que establezcan las acciones a seguir cuando un programa especial solicita aval para abrir una nueva cohorte sin que se alcance el punto de equilibrio estipulado en el presupuesto y costeo aprobado por el Jefe de Planeación y Sistemas |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2012-01-16 |
2012-05-01 |
Verificar la eficacia de la corrección en el programa de auditorias ordinario al proceso de Docencia a efectuarse en la vigencia 2012 |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2012-07-01 |
2012-10-01 |
|
Acuerdo 020 de 2010, acuerdo que regula la oferta de programas a distancia en la Universidad, indica la existencia del comité Central de Educación e indica la conformación y participación de los diferentes funcionarios, sin embargo, no es claro en revelar la frecuencia de reuniones de dicho comité. Durante el proceso auditor y con la evidencia del acta leída, se deduce que desde la fecha de reglamentación de la oferta de programas a distancia en junio de 2010 solo se han realizado dos reuniones y durante el año 2011, por manifestación del mismo director de la oficina, no se han realizado reuniones del comité. |
Código ACPM: 446
|
Fecha de Seguimiento: 2012-12-03
Fecha de Cierre: 2012-12-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Nos permitimos aclarar que en el año 2011 se realizaron 7 Comités de Educación a Distancia por consiguiente elaboramos 7 actas ,las cuales reposan en el archivo de la oficina ellas son:
Acta 01 Julio 13 de 2011
Acta 02 Agosto 12 de 2011
Acta 03 Septiembre 07 de 2011
Acta 04 Octubre 19 de 2011
Acta 05 Octubre 25 de 2011
Acta 06 Noviembre 2 de 2011
Acta 07 Noviembre 22 de 2011
Para el Año 2012 hemos llevado a cabo 2 Comités de Educación a Distancia y 1 comité ejecutivo, a saber:
Acta 01 Enero 26 de 2012
Acta 02 Agosto 15 de 2012
Acta 03 Septiembre 27 de 2012
Para el último trimestre del 2012 se espera realizar al menos dos reuniones de comité central adicionales. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ, CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2012-10-09 |
2012-12-20 |
Se espera poder acordar una periodicidad para le año 2013 durante las próximas reuniones. |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2012-10-09 |
2012-11-29 |
|
El Plan de mejoramiento derivado del análisis de los resultados de la aplicación de la autoevaluación de los programas de postgrado como requisito para viabilizar la apertura de una nueva cohorte carece de mecanismos que posibiliten su validación y el seguimiento a su cumplimiento. Lo anterior pone en riesgo el cumplimiento del requisito 8.5 de la NTCGP 1000:2004 y 3.3 MECI 1000:2005 |
Código ACPM: 306
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-30
Fecha de Cierre: 2012-11-16
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Seguimiento a los procesos de autoevaluación |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2010-08-01 |
2010-12-15 |
Establecer formato de autoevaluación de los programas de postgrado con base en lineamientos del CNA |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2010-10-30 |
2011-06-30 |
|
Con excepción del Doctorado en Diseño y Creación, se encuentra que en todos los programas auditados, en los que han realizado renovación de registro, procesos de acreditación o autoevaluación para la apertura de una cohorte, existen planes de mejoramiento. No obstante lo anterior, Los directores de programa, en general, no reconocen esta herramienta como útil, además de manifestar que no se le pueda hacer seguimiento a estos planes, en tanto no poseen un cronograma ni un presupuesto que los haga medibles y realizables. Asi mismo se evidenció un nueva guía denominada "G-DC-615-GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS" que señala la existencia de un software para la elaboración de dichos planes. Sin embargo, éste software aún o esta en funcionamiento y se avizoran restricciones de uso, en tanto exige que se elaboren los planes durante los tres primeros meses del año sin considerar la etapa proceso en el que se encuentre el programa. Lo anterior pone de manifiesto fallas en el cumplimiento de los numerales 8.5 NTCGP 1000:2004 y 3.3 de MECI 1000:2005. Este hallazgo es reiterativo desde 2010, dejando de manifiesto las fallas en la implementación de acciones por parte del proceso. |
Código ACPM: 597
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incorporar las mejoras al Software para el registro y seguimiento de los planes de mejoramiento de los programas, esta herramienta se encuentra incluida dentro de la navegación del director de programa, como componente esencial de la gestión curricular del programa. Esta herramienta cuenta con la posibilidad de ingresar el plan de mejoramiento de cada uno de los programas académicos ya sean fruto de autoevaluaciones con fines de Acreditación o como autoevaluaciones realizadas por cambios en el currículo. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ , MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2013-02-15 |
2013-12-31 |
Capacitar a los Directores de Programa en le manejo del Software de planes de mejoramiento y en la elaboración de acciones de mejoramiento pertinentes al programa y a la gobernabilidad del mismo. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO, MARGARITA MARIA LÓPEZ PINZÓN , PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ |
2013-03-05 |
2013-11-30 |
|
Al indagar sobre la identificación, registro y analisis de servicio no conforme los directores de los 21 programas auditados expresaron su desconocimiento del concepto, aunque reconocen que reciben manifestaciones diarias de estudiantes y docentes frente a situaciones del servicio que deben corregir de inmediato, no se lleva un registro de las mismas que permita luego su control y mejora. Los funcionarios de la Vicerrectoría reconocen no tener un mecanismo definido para cumplir con este requisito, lo que contraviene el númeral 8.3 NTCGP 1000:2009 y 2.1.3 de MECI 1000:2005. Adicionalmente se encuentra que esta situación fué reportada en la auditoría de ICONTEC, como una oportunidad de mejora. Esto pone de manifiesto falta en la efectividad de la mejora continua del proceso de Docencia |
Código ACPM: 595
|
Fecha de Seguimiento: 2013-08-21
Fecha de Cierre: 2014-10-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Establecer metodología para caracterizar los requisitos de calidad de los diferentes servicios. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2013-02-15 |
2013-12-31 |
Definir conceptualmente la identificación del Servicio no conforme para la Universidad de Caldas y socializarla. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-02-15 |
2013-06-30 |
Defrinir un instrumento para registrar el no conforme desde las unidades académicas. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-02-15 |
2013-12-15 |
Definir instrumento o metodología para analizar el servicios no conforme, realizar las correcciones o definir acciones preventivas derivadas de su implementación. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ, CARMENZA GALLEGO GIRALDO |
2013-04-15 |
2013-12-15 |
|
La puesta en vigencia del Acuerdo 026 de 2012 que modificó al Acuerdo 020 de 2010 en lo relativo con la contratación de tutores, representó dificultades en la contratación de éstos para el periodo académico 2012-2. Se evidenció que la actividad académica G6J002 Desarrollo Social y Humano, orientada para la tecnología en Regencia de Farmacia en el municipio de Supía entre los días 25 de agosto y 1 de septiembre de 2012, según consta en la resolución de vinculación 030 del 20 de agosto de 2012, finalizó su ejecución el día 10 de septiembre, según consta en la resolución de avances y cumplido de labor, sin que para ello mediara una prorroga al contrato. La anterior situación presentada puede implicar riesgos para la institución, asociados a la debida contratación de los tutores al momento de desarrollar sus labores y denota debilidades en el procedimiento de planificación del la prestación del servicio de Docencia en lo que respecta a la educación a distancia. |
Código ACPM: 592
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-27
Fecha de Cierre: 2014-06-27
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se avisará al secretario y la decanatura sobre la situación para que se establezcan los correctivos del caso |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2013-05-07 |
2013-06-29 |
Se sugerirá a la Viucerrectoría Académcia que se haga capacitación o charla de refrescamiento a los secretarios y decanos sobre el tema |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2013-05-07 |
2013-06-28 |
|
El Acuerdo 020 de 2010 de Educación a Distancia en su artículo 5 numeral 4 reza: "Evaluar las ejecuciones presupuestales de los programas de educación a distancia, frente a su programación". Al solicitar evidencias de estas revisiones en las actas de dicho comité, éstas no fueron aportadas a pesar de afirmar que las revisiones si se realizan en el seno del Comité Central de Educación a Distancia. Lo que representa un incumplimiento a la normatividad interna y pone en riesgo el cumplimiento del requisito 7.1 de la norma NTCGP 1000:2009 y el numeral 1.2 de MECI 1000:2005 |
Código ACPM: 591
|
Fecha de Seguimiento: 2013-08-31
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Como miembro del comité de Educación a Distancia y Virtualidad, procederé a recomendar al presidente del comité central de Educación a Distancia y Virtualidad tomar las medidas necesarias para que esto se cumpla. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ, CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2013-05-07 |
2013-08-30 |
Se recomendará al Comité Central de Educación a Distancia sesionar al respecto como punto único. |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2013-05-07 |
2013-08-31 |
Se sugerirá que la oficina jurídica nos acompañe en un comité paritario para realizar una revisión minuciosa acerca de si este ítem requiere modificación en aras de darle más claridad al mandato. |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2013-05-07 |
2013-08-31 |
|
Se hace necesario implementar una acción correctiva en torno al proceso de admisión de nuevos estudiantes, dado que la meta establecida según el Plan de Desarrollo es 12.520 estudiantes y la medición 2012 fue de 11.582 estudiantes.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
1) Existe una diferencia cercana a los 1.000 estudiantes entre la meta y la medición obtenida.
2) Debemos tener en cuenta que la medición de absorción en pregrado, según los históricos, dan cuenta de que no se asignaron 420 cupos en todo el año 2012 (tocaría analizar bien las causas, aunque históricamente siempre han quedado sin asignar entre 81 y 235 cupos desde el año 2007).
3) En programas a distancia es notable que la cantidad de inscritos tiende a disminuir sobre todo en municipios, dada la gran cantidad de instituciones que entraron a competir con oferta de este tipo de programas y la necesidad de evaluar la pertinencia de nuestros programas en dichas localidades.
4) En programas de postgrado la oferta también depende en gran parte de la pertinencia de los mismos, y también según las condiciones de las convocatorias. |
Código ACPM: 606
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-19
Fecha de Cierre: 2013-06-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Optimizar las herramientas de comunicación y difusión de la información sobre las convocatorias, a través de: sitio web nuevo, envío de email, llamadas telefónicas y publicación de las actas de cada llamado. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2013-05-15 |
2013-05-15 |
Ajustar la normativa institucional para llamar a más aspirantes durante cada primer llamado, con el fin de aumentar el número de matriculados durante el mismo. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2012-10-17 |
2013-06-19 |
Creación de un nuevo sitio web de admisiones que permita administrar y gestionar la información de cada convocatoria. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2012-09-10 |
2013-05-15 |
Incluir dentro del Calendario Académico los calendarios de admisiones específicos para los programas especiales (presenciales, distancia, postgrados) con fechas adecuadas para que sea posible hacer procesos de difusión, mercadeo e inscripción en tiempos precisos. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2012-10-08 |
2013-01-25 |
|
Dentro de los Departamentos escogidos aleatoriamente, se encuentran 15 docentes con grupos de cero inscritos |
Código ACPM: 369
|
Fecha de Seguimiento: 2011-05-26
Fecha de Cierre: 2012-11-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Crear en el sistema de consultas para departamentos en acad.ucaldas.edu.co/app2 y en el sistema de labor académica, consultas que permitan al director del departamento entender como es el comportamiento de grupos y estudiantes inscritos en ellos.
|
DIEGO ALONSO ARIAS HERNÁNDEZ, ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN |
2010-09-15 |
2011-01-31 |
Ajustar el sistema de información académico para que, al momento de que un director de programa realice un reporte extemporáneo, este obligue asociar adicionalmente el número del grupo original al que estuvo asociado el estudiante. Luego de este ajuste, en la página de visualización de grupos debe reflejarse para los grupos, cuantos estudiantes fueron registrados por medio de reporte extemporáneo. |
ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN |
2010-11-15 |
2011-02-15 |
Proponer modificación al acuerdo 049 de 2007, para que el procedimiento de cancelación de actividades académicas luego de superado el 25% de cursada la materia, requiera aprobación del consejo de facultad para su cancelación y no del director de programa para ejercer mayor control sobre cancelaciones extemporáneas que deben ser soportadas sumariamente.
|
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-10-13 |
2011-04-29 |
Implementar en el sistema un registro adicional para el procedimiento de cancelación de materias, que lleve traza del por que se solicita la cancelación y de observaciones respecto a la aprobación de la cancelación autorizada por el director de programa, permitiendo realizar traza de las razones de la cancelación permitiendo traza de las mismas. |
ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN |
2010-10-25 |
2011-04-29 |
i.
Remitir informes periódicos a las facultades y programas sobre el comportamiento de los grupos, para que puedan apoyar sus decisiones respecto a los grupos
|
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-06-30 |
2011-11-01 |
|
Se observa en los inventarios de los diferentes CERES que éstos figuran a nombre de un funcionario de la Universidad, sin embargo la resolución 00747 de 2007 reglamenta la responsabilidad de los inventarios los cuales deben estar bajo responsabilidad del director de la oficina pudiendo este a su vez, delegar en los respectivos coordinadores. Esta situación, a la fecha de la presente auditoría, no se ha realizado conforme a lo normado en el artículo 11 y artículo 26 de la citada resolución rectoral para manejo y custodia de inventarios, con lo cual se contraviene lo allí estipulado. |
Código ACPM: 447
|
Fecha de Seguimiento: 2013-02-13
Fecha de Cierre: 2014-06-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se solicitó al Secretario General una evaluación de los convenios interadministrativos con el objetivo de establecer cuáles bienes son de nuestra propiedad y cuáles de las alianzas y en cuáles lugares nos corresponde administrar bienes |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ, FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2012-10-09 |
2012-12-19 |
Una vez emitido el concepto del Secretario General, se procederá a dividir los bienes que pertenecen a la Universidad y los que pertenecen a las Alianzas, para proceder a asignarlos al inventario donde correspondan. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA, CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2012-10-09 |
2012-12-19 |
|
El acuerdo 020 de 2010 regulatorio de la oferta de programas a distancia no profundiza sobre la virtualidad, razón por la cual se hace necesario reglamentarse en la institución. El acuerdo 010 de abril de 2010, en su artículo 13, indica que "Los cursos virtuales tendrá una normatividad especial y el Consejo Académico los reglamentará antes del 30 de junio de 2010". A la fecha de esta auditoría no se ha dado la citada reglamentación. |
Código ACPM: 448
|
Fecha de Seguimiento: 2013-02-28
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Abierta |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
El director de Educación a Distancia ha conformado un comité integrado, compuesto por representantes de las diferentes iniciativas existentes en el tema, con el objetivo de generar un documento estratégico que oriente las políticas y enfoques institucionales. |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2012-10-09 |
2013-06-28 |
Una vez generado el documento estratégico, se procederá a entregarlo al comité Central de Educación a Distancia y al Señor Rector para que sea gestionado ante el Consejo Académico. |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2012-10-09 |
2013-06-28 |
|
Al indagar sobre los analisis de datos y toma de acciones y decisiones sobre los resultados de las Pruebas Saber Pro, se evidencia en los programas de pregrado auditados que no se realiza este análisis. La Vicerrectoría Académica no reporta datos desde 2011 a los programas, argumentando que no han podido realizar la interpretación de los mismos, ya que desde 2011 el ICFES cambió la metodología. Esta situación contraviene el numeral 8.4 de la NTCGP1000:2009. Adicionalmente se encuentra que esta no conformidad es recurrente desde la auditoría efectuada al proceso en 2010, lo que pone de manifiesto fallas en la efectividad de la mejora continua producto del ejercicio de auditorias internas (requisito 8.2.2 de la NTGP1000:2009) en el proceso de Docencia. |
Código ACPM: 596
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-15
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Consolidar los resultados de las pruebas Sabor Pro de las competencias genéricas del 2011 y 2012 por programa académico comparando los resultados globales de la Universidad de Caldas y entregar a cada Director de Programa para que efectúe el análisis en el comité de currículo. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO, JOSE FERNANDO QUINTANA VELASCO |
2013-02-15 |
2013-12-15 |
Promover en los Directores de Programa los eventos de capacitación programados por el ICFES a través de los medios virtuales dispuestos por esta entidad. |
JOSE FERNANDO QUINTANA VELASCO |
2013-02-15 |
2013-12-31 |
Adicionar en los estudios de Pertinencia de los programas académicos implementados por la Vicerrectoría Académica el análisis de los resultados de las pruebas Saber Pro de cada programa académico. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO |
2013-02-15 |
2013-12-31 |
|
En el 67% de los programas académicos auditados (21 programas) se evidencia que sus comité de currículo no son operartivos o regulares en sus funciones. Adicionalmente, se referencia por parte del proceso la creación de un software que incorpora ayudas a los comités de currículo. Sin embargo, este aún no ha empezado a operar. Esta no conformidad es recurrente desde la auditoría efectuada al proceso en 2010. Lo anterior contraviene el requisito 7.5 NTGP1000:2009. 2.1 y 3.1 MECI 1000:2005, además de poner de manifiesto fallas en la efectividad de la mejora continua producto del ejercicio de auditorias internas (requisito 8.2.2 de la NTGP1000:2009) |
Código ACPM: 594
|
Fecha de Seguimiento: 2013-10-14
Fecha de Cierre: 2014-11-20
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se realizarán capacitaciones continuas en lo pertinente al reglamento estudiantil y a la normatividad vigente que tenga que ver con la gestión curricular de directores de programa |
FERNANDO DUQUE GARCÍA, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ |
2013-02-15 |
2013-12-20 |
Se pone en funcionamiento el nuevo sofware de gestión curricular para los directores de programa el cual dentro de su contenido contiene un repositorio documental, con la normatividad vigente necesaria para la gestión de los directores de programa, también contiene el manual del usuario y la resolución de funciones propias del cargo. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, CARMENZA GALLEGO GIRALDO |
2013-02-15 |
2013-12-20 |
|
Se evidencia que persiste la no conformidad por incoherencias entre los planes de estudio aprobados y lo publicado a los estudiantes en el Sistema de Información Acadèmico: 1)Maestría en Educación Acuerdo 019 de 2010, se observa una incoherencia entre el número de créditos aprobados para la actividad académica Tesis de grado con código G5K0398 aprobada con 9 créditos ofrecida con 5. 2)Maestría en Ingeniería de Alimentos Ac 037 de 2010 del CS, se observa una incoherencia entre el número de créditos aprobados para la actividad académica trabajo de grado con código G8E0249 aprobada con 16 créditos ofrecida con 27. 3) Tecnología en Logística Ac 011 de 2010, no hay coherencia entre el total de créditos aprobados 81 y los ofrecidos 79. 4) Especialización en Medicina Interna, Ac 008 de 2010, pensum 439, su número total de créditos ofrecidos en SIA es de 174 y lo aprobado es de 180. 5) Tecnología en Regencia de Farmacia Acuerdo 030 de 2009, pensum 508, no existe coherencia entre los aprobado y lo publicado, 96 créditos contra 107 respectivamente. 6) Maestría en Ciencias de la Tierra Ac 024 de 2009, pensum vigente 418 el cual ofrece 75 créditos pero el acuerdo del académico aprueba 75. Lo anterior contraviene los numerales 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1NTCGP 1000:2009, 2.2.1, 2.1.1, 2.3.2, 2. Adicionalmente se encuentra que esta no conformidad es recurrente desde la auditoría efectuada al proceso en 2010, lo que pone de manifiesto fallas en la efectividad de la mejora continua producto del ejercicio de auditorias internas (requisito 8.2.2 de la NTGP1000:2009) |
Código ACPM: 593
|
Fecha de Seguimiento: 2013-12-10
Fecha de Cierre: 2014-11-20
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar desde la Vicerrectoría Académica todos los planes de estudio de los programas académicos aprobados bajo política curricular reportados en el Sistema de Información Académico con los debidos soportes. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ |
2012-09-17 |
2013-12-20 |
Realización de capacitaciones permanentes con los directores de programa y de departamento en la apropiación de la Política Curricular y el Reglamento Estudiantil y en el manejo y conocimiento de los procesos y procedimientos relacionados con este tema |
FERNANDO DUQUE GARCÍA, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ |
2013-02-14 |
2013-12-31 |
|
Al verificar la vigencia y aplicación de los documentos del sistema en el proceso de docencia, se identifican: G-DC-615-GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS, no se cumple por la ausencia del software con el cual se debe elaborar el plan de mejoramiento en el aplicativo web- gestión curricular y el I-DC-568-INSTRUCTIVO PARA LA RENOVACIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO DE UN PROGRAMA ACADÉMICO, que no cumple en sus pasos 2 y 3 frente a la información suministrada al Equipo Directivo para evaluar la conveniencia de la renovación de Registro Calificado. Lo anterior contraviene el requisito 4.2.3 NTCGP 1000:2009 y 2.2 MECI 1000: 2005. |
Código ACPM: 590
|
Fecha de Seguimiento: 2013-07-23
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incorporar las mejoras al Software para el registro y seguimiento de los planes de mejoramiento de los programas, esta herramienta se encuentra incluida dentro de la navegación del director de programa, como componente esencial de la gestión curricular del programa. Esta herramienta cuenta con la posibilidad de ingresar el plan de mejoramiento de cada uno de los programas académicos ya sean fruto de autoevaluaciones con fines de Acreditación o como autoevaluaciones realizadas por cambios en el currículo. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ , MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2013-02-02 |
2013-12-31 |
Actualizar el Instructivo I-DC-598 en sus nuevos pasos. |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO, CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA |
2012-02-11 |
2013-12-31 |
Enviar a los Decanos y directores de programa un oficio en el cual se les indican las fechas de vencimiento de los registros calificados, y se les indica la fecha en la cual se debe de iniciar el proceso. |
CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA |
2012-11-02 |
2013-12-31 |
|
Luego de que fueran revisados los procedimientos internos de la Clinica Veterinaria, para dar respuesta a queja interpuesta por un estudiante relacionada con el procedimiento de eutanasia y disposición final de un equino, se evidencia que si bien la Clinica cuenta con unos procedimientos y formatos de prestación del servicio, estos no se encuentran estandarizados y controlados por el SIG, además de haberse detectado la necesidad de revisar estos procedimientos a la luz de la conformidad con las normas establecidas sobre manejo y disposición de residuos hospitalarios. |
Código ACPM: 442
|
Fecha de Seguimiento: 2012-09-28
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar todo lo relacionado con el numeral 7.5.4 de la NTCGP 1000: 2009 (propiedad del cliente) en términos de establecer los protocolos que deben seguirse cuando se trabaja en el hospital con elementos (en este caso mascotas o animales) que son propiedad del usuario. |
FRANCY ELENA BUENO ZAPATA |
2012-08-22 |
2012-10-31 |
Documentar en el SIG un procedimiento que permita establecer la gestión de consultas en el Hospital Veterinario |
FRANCY ELENA BUENO ZAPATA |
2012-08-22 |
2012-11-30 |
Diseñar un manual interno de funciones para el personal del Hospital Veterinario, que dé cuenta de las actividades específicas que deben realizar las personas que allí laboran o realizan prácticas. |
SERGIO EDUARDO LINARES VILLALBA, FRANCY ELENA BUENO ZAPATA |
2012-08-22 |
2012-12-14 |
|
La encuesta de satisfacción da cuenta de que el tema de Flexibilidad Curricular no atiende las necesidades de los estudiantes en un buen porcentaje. |
Código ACPM: 749
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-18
Fecha de Cierre: 2015-10-22
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Fortalecer y proponer nuevos lineamientos curriculares en la Política Curricular Institucional, que atiendan la formación flexible y la organización curricular de una manera participativa y pluralista. |
HENRY PORTELA GUARÍN |
2014-11-18 |
2015-10-22 |
Establecer un portafolio de ofertas electivas me manera permanente, desde las disciplinas académicas y las Facultades. |
HENRY PORTELA GUARÍN |
2014-11-18 |
2015-10-22 |
Establecer un plan de formación docente que permita ampliar el panorama conceptual de los docentes sobre diferentes enfoques sobre las dinámicas universitarias contemporáneas. |
HENRY PORTELA GUARÍN |
2014-11-18 |
2015-10-22 |
|
Con respecto a las pruebas de Inglés: Se evidenciaron imprecisiones en la aplicación del art. 62 del Acuerdo 049 de 2007 "Para demostrar competencia en comprensión lectora en una lengua extranjera". En las FCS para la convocatoria 2011 se exigió la prueba de inglés como requisito previo a la presentación de las pruebas de conocimientos. En la FCJS se le solicitó al Depto de Lenguas y Literatura que certifique la validez de las constancias allegadas por los estudiantes, acreditando la comprensión lectora. |
Código ACPM: 451
|
Fecha de Seguimiento: 2012-07-01
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar e implementar lo debido en el SIG, en lo que respecta al procedimiento de admisión de estudiantes de programas de postgrado, con el fin de unificar los criterios para la certificacion de la competencia lectora en lengua estranjera, de conformidad con lo establecido en el artículo 65 del acuerdo 049 de 2007. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2012-01-16 |
2012-05-01 |
Verificar la eficacia de la corrección en el programa de auditorias ordinario al proceso de Docencia a efectuarse en la vigencia 2012 |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2012-07-01 |
2012-10-01 |
|
En las FCS y en la FCJS se evidenciaron, de manera generalizada, debilidades en el control documental a la información sobre la inscripción y matrícula de sus estudiantes. Adicionalmente, en la Especialización en Geriatría los registros del estudiantes con código 711110001 presentan fallas en el control de registros correspondientes a sus pruebas de conocimientos y prueba de inglés. |
Código ACPM: 452
|
Fecha de Seguimiento: 2012-07-01
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar e implementar un procedimiento para la inscripción, admisión y matricula de estudiantes de postgrado, que incluya todos los registros y formatos que se consideren convenientes para garantizar el efectivo control de registros y salvaguarda de la información necesaria de los aspirantes y admitidos. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2012-01-16 |
2012-05-01 |
Verificar la eficacia de la corrección en el programa de auditorias ordinario al proceso de Docencia a efectuarse en la vigencia 2012 |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2012-07-01 |
2012-10-01 |
|
Al realizar la busqueda de los acuerdos de creación o aprobación de los 21 programas de pregrado y postgrado auditados, los siguientes Maestría en Sistemas de Producción Agropecuaria, Doctorado en Diseño y Creación, Especialización en Medicina Interna, Maestría en Didáctica de las Matemáticas e Ingeniería Mecatrónica no se encuentraron en el normograma y las instancias responsables tampoco pudieron suministrarlos, por lo tanto, no fué posible verificar sus ajustes a política currícular. Lo que contraviene el numeral 4.2.4 NTCGP 1000:2009 y 2.2 MECI 1000: 2005. |
Código ACPM: 589
|
Fecha de Seguimiento: 2013-10-23
Fecha de Cierre: 2014-11-20
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Ejercer control y seguimiento a los tiempos establecidos para el cargue de la información por parte de Secretaria General. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-02-15 |
2013-07-31 |
Previo a la sanción del acto administrativo en la Vicerrectoría Académica verifica que la información allí expuesta corresponda con lo aprobado por el Consejo Académico y Consejo Superior. |
CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA |
2013-02-15 |
2013-07-31 |
Verificar en el momento del cargue de la información en el Normograma la correcta escritura y su adscripción ya sea de Consejo Académico o del Consejo Superior, para facilitar la consulta de usuarios de este aplicativo. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-02-15 |
2013-12-31 |
Desarrollar un nuevo modulo en Admiarchi que permita realizar trazabilidad documental que evidencien las etapas de aprobación, validación y verificación de los programas académicos. |
PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ |
2013-02-15 |
2013-12-31 |
|
Al analizar el comportamiento en el tamaño de la oferta académica (tamaños de grupo) de 8 asignaturas teóricas de alta demanda (G6K0801, G6E0074, G6F0186, G6F0185, G5E0078, G5K0139, G5K0113, G6F0115), se evidencia un número promedio de 29 estudiantes por grupo, lo que significa un 50% menos de inscripción que la capacidad teórica definida en el artículo 27 del Acuerdo 029 de 2008, afectando directamente la eficiencia en el uso de los recursos físicos por la ocupación de aulas y los recursos financieros por demanda de labor docente. Lo anterior denota debilidades tanto en la normativa existente, como en el control ejercido para su cumplimiento y con ello se pone en riesgo el cumplimiento de lo dispuesto en el requisito 7.5.1 respecto del control a la prestación del servicio. |
Código ACPM: 438
|
Fecha de Seguimiento: 2012-01-23
Fecha de Cierre: 2016-03-10
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar y analizar el comportamiento histórico en la inscripción de actividades académicas teóricas. De manera prioritaria aquellas que presentan alta demanda. Incluye la implementación de acciones para corregir situaciones de ineficiencia en el tamaño actual de los grupos. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2012-01-01 |
2012-08-05 |
Realizar un inventario de las aulas y su capacidad instalada en comparación con su ocupación actual |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2012-01-02 |
2012-08-05 |
Revisar y proponer ajuste al acuerdo 029 de 2008 en lo relativo a:
- Requisitos, responsables y trámites para la definición y modificación de cupos de las asignaturas teóricas, teórico prácticas y electivas.
- Responsabilidades y condiciones para la oferta de grupos en cada periodo académico.
- Directrices para la reorganización del tamaño de los grupos durante los procesos de inscripción, adiciones y cancelaciones.
|
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2012-01-01 |
2012-08-20 |
Optimizar el Sistema de Información Académico – SIA incorporando controles automatizados que garanticen el cumplimiento de la Política Curricular en lo relativo a la oferta académica, control y ajuste del tamaño de grupos. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2012-01-01 |
2012-10-29 |
|
Investigación
|
Riesgos
|
|
- No contribuir a la formación de recurso humano científico |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Inobservancia en el cumplimiento de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Uso exclusivo y privado de equipos u otros bienes que apoyan el proceso de investigación después de que se ha concluido el proyecto. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Recurrencia de no apertura de cohortes de programas de posgrado. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Discrepancias entre la información que se encuentra en el documento maestro del MEN y la información efectiva de los programas de posgrado. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Demoras en la entrega de productos como compromiso para el cierre de los proyectos de investigación. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Interrupción en la continuidad de los investigadores en el desarrollo de un proyecto de investigación. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Recurrencia de no apertura de cohortes de programas de posgrado. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Demoras en la entrega de productos como compromiso para el cierre de los proyectos de investigación. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Interrupción en la continuidad de los investigadores en el desarrollo de un proyecto de investigación. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
El procedimiento P-IN-77 en su paso 6 establece la priorización de los proyectos de investigación por parte de la Comisión de Investigaciones y Postgrados de las facultades antes de ser enviados a la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados, al preguntar a los decanos por esta priorización manifestaron la no existencia de criterios documentados para realizarla, en consecuencia los proyectos llegan al Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados sin ser priorizados lo que dificulta el cumplimiento de requisitos enunciados en el numeral 7.3.4 de la Norma GP 1000. |
Código ACPM: 307
|
Fecha de Seguimiento: 2011-05-15
Fecha de Cierre: 2011-07-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
En las próximas convocatorias no se solicitará la priorización de los proyectos en las comisiones, por no encontrarse procedente este aspecto. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2011-04-11 |
2011-07-18 |
Actualizar el procedimiento P-IN-77 en el paso correspondiente a la preselección de los proyectos para que ya no se lleve a cabo la priorización. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2011-02-11 |
2011-02-18 |
|
La prestación de servicios universitarios se rige por los procedimientos establecidos en cada proceso misional. Sin embargo, al indagar el cumplimiento de estos procedimientos en los Institutos se encuentra que estos no los acogen. Lo anterior contraviene el requisito establecido en el numeral 7,3 de la GP 1000 |
Código ACPM: 309
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-30
Fecha de Cierre: 2011-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incluir en el procedimiento P-PR-94 las instancias de revisión y verificación para la prestación de servicios de los institutos. |
FANNY OSORIO GIRALDO |
2011-02-25 |
2011-06-30 |
|
Al indagar acerca de la conformación de semilleros, se evidencia el uso de una ficha de inscripción de semilleros no controlada por el Sistema Integrado de Gestión que carece de fecha y aval institucional, lo que contraviene el requisito 4.2.4 control de registros de la norma GP 1000. No se evidencia en la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados un mecanismo para las actualizaciones de información de semilleros, de acuerdo al instructivo I-IN-63-INSTRUCTIVO PARA INSCRIBIR SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN. |
Código ACPM: 308
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-11
Fecha de Cierre: 2011-03-11
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Actualizar el Instructivo para inscribir semilleros de investigación, lo cual conllevará a actualizar la ficha de inscripción de semilleros, con las fechas pertinentes. También se tendrá en cuenta la implementación de un mecanismo para actualizar la información de semilleros. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2011-03-07 |
2011-03-11 |
|
No existen convocatorias abiertas en la actualidad, en razón de que no existen los recursos económicos para efectuar la convocatoria. La última fue abierta en el año 2007 en el cual se realizó todo proceso de selección satisfactoriamente; no obstante por falta de planeación presupuestal podría presentarse una interrupción en la prestación del servicio de asignación de becas como producto del proceso de investigación. |
Código ACPM: 240
|
Fecha de Seguimiento: 2010-05-03
Fecha de Cierre: 2011-03-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Proponer una modificación al Acuerdo 009 de 2005 del Consejo Superior, de tal manera que se defina específicamente el alcance en la responsabilidad de la Oficina de Bienestar y la Vicerrectoría de Investigaciones y Postrados frente a la asinganción de los recursos para la apertura de convocatorias para otorgar becas de postgrado. |
CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE, LILIA VARGAS PIEDRAHITA , CARLOS HERNANDO VALENCIA CALVO |
2009-11-30 |
2010-02-15 |
Abrir convocatoria para otorgar becas de postgrado en la vigencia 2010 de conformidad con el procedimiento para asingar becas de postgrados (P-IN-22) posterior a la aprobación de la modificación al Acuerdo 009 de 2005 o el acto administrativo resultante. Continuar permanentemente con la apertura de convocatorias de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento |
CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE, LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2010-04-30 |
2011-03-30 |
|
No existen convocatorias abiertas en la actualidad, en razón de que no existen los recursos económicos para efectuar la convocatoria. La última fue abierta en el año 2007 en el cual se realizó todo proceso de selección satisfactoriamente; no obstante por falta de planeación presupuestal podría presentarse una interrupción en la prestación del servicio de asignación de becas como producto del proceso de investigación. |
Código ACPM: 152
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-08-07
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 240 |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Abrir la convocatoria para el año 2009 en acuerdo con las oficinas responsables y la asignación presupuestal |
CARLOS HERNANDO VALENCIA CALVO |
2009-03-23 |
2009-08-07 |
|
Al solicitaron (3) proyectos de investigación en el proceso de Investigación, se hizo seguimiento y trazabilidad a los proyectos, evidenciando los documentos de la convocatoria, formatos de inscripcion del proyecto, selección de los proyectos y hoja de vida de los pares evaluadores, sin embargo no se logra evidenciar la aplicación de algún mecanismo para el control sobre la autoria intelectual del investigador. |
Código ACPM: 153
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-27
Fecha de Cierre: 2009-04-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar un formato para que los investigadores certifiquen la autoría de los proyectos y otro formato para que los pares evaluadores suscriban claúsula de confidencialidad sobre la información contenida en los proyectos e informes de investigación que se mandan a evaluar |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-03-30 |
2009-04-27 |
|
Se evidencia que en el proceso de Investigación es necesario que en las convocatorias para publicación de libros de investigación se haga visible el cierre de la propuesta para no incurrir en interpretaciones ambiguas por parte de los usuarios. |
Código ACPM: 158
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-18
Fecha de Cierre: 2009-05-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
En el cronograma de la siguiente covocatoria y las futuras, se empleará la locución "cierre de la convocatoria" para evitar otra interpretación diferente |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-03-10 |
2009-05-18 |
|
Al revisar las investigaciones identificadas con los códigos Nros: 0561706, 0000414, 0306808, 1865006, 0224808, 0216108, 0219008, 0671407, 1223506 y 1783305 se evidenció que no se encuentran en el Sistema de Información Académica - SIA - debidamente actualizadas las fechas de vencimiento de las mismas, dado que han existido prórrogas, incumpliendo con el Acuerdo No. 25 de 2002 en su Artículo 12. |
Código ACPM: 259
|
Fecha de Seguimiento: 2010-02-15
Fecha de Cierre: 2010-04-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incorporar en el oficio de la aprobación de prórroga la indicación de la obligación que tiene el docente de actualizar en el SIA las fechas de los compromisos de los proyectos de investigación (Accion permanente) |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-11-23 |
2010-04-05 |
Realizar jornadas de capacitación a los docentes acerca del manejo del Sistema de Información Académico |
JUAN CARLOS GONZALEZ CARDONA |
2009-11-16 |
2010-04-15 |
Analizar y decidir sobre la posiblidad de realizar una interfase entre el proceso de Investigación y el Sistema de Información Académica |
JUAN CARLOS GONZALEZ CARDONA, CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE |
2009-11-23 |
2010-03-30 |
|
Al revisar las carpetas de las investigaciones identificadas con los códigos Nros: 0561706, 0000414, 0306808, 1865006, 1230006, 0800105, 0224808, 0216108, 1519306, 0219008, 0679507, 0671407, 1223506, 1783305, 0190808 no se encontraron los informes parciales como se establece en las cartas de compromisos firmadas por cada uno de ellos. Contraviniendo el Artículo 7 del Acuerdo No. 019 de 2000. |
Código ACPM: 260
|
Fecha de Seguimiento: 2010-01-13
Fecha de Cierre: 2010-02-26
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incluir en cada convocatoria realizada, la obligatoriedad de entregar un informe técnico anual y un informe técnico final como resultado del desarrollo del proyecto (Acción permanente) |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-11-20 |
2010-02-26 |
Establecer un formato para la elaboración de los informes técnicos y ajustar en la carta de compromiso la obligación de entregarlos de acuerdo a la periodicidad establecida |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2010-02-01 |
2010-02-15 |
Incluir en el instructivo para el seguimiento a los proyectos de investigación, la actividad de revisión del cumplimiento de compromisos incluyendo la presentación de informes. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-11-16 |
2009-11-23 |
|
No se encuentra en el SIA reportadas en las hojas de labor académica las investigaciones e investigadores que a continuación se relacionan:Investigación No. 1230006 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 24.325.191.Investigación No. 0224808 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 18.460.726.Investigación No. 0219008 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 30.405.943.Investigación No. 0679507 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 12.987.374.Investigación No. 0671407 e investigadores identificados con las cédulas de ciudadanía Nros. 7.513.856 y 11.299.690.Investigación No. 0190808 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 25.095.574, incumpliendo con el Acuerdo No. 25 de 2002 en su Artículo 12. |
Código ACPM: 262
|
Fecha de Seguimiento: 2010-03-15
Fecha de Cierre: 2010-12-17
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
El 9 de noviembre se envió oficio 16102 al jefe de registro académico, solicitándole ingresar en la labor académica de los docentes, los proyectos que aún no tienen reportados. Para lo cual se está cruzando la información que se tiene en la Oficina de Investigaciones para proceder a hacerlo por medio del sistema. |
JUAN CARLOS GONZÁLEZ CORRALES, LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-11-09 |
2009-12-11 |
Incluir en la carta de compromiso, la obligatoriedad de registrar en la labor académica, en el SIA, los proyectos de investigación que tenga vigente cada docente, antes de iniciar la ejecución de los recursos. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2010-03-01 |
2010-12-17 |
|
Se realiza trazabilidad a la solicitud de revisión de informe de investigación con fines de ascenso al escalafón docente presentada por la profesora Dora Inés Molina de Salazar. Se recomienda ampliar los términos para realizar los ajustes al informe final por parte del par evaluador. |
Código ACPM: 156
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-14
Fecha de Cierre: 2009-11-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Modificar en el procedimiento de evaluación por parte de los pares externos el tiempo estipulado para este fin |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-04-13 |
2009-11-20 |
|
En el proceso de Investigación se detecta la necesidad de revisar el alcance, límites y responsabilidades del proceso, con base en un análisis cuidadoso de su secuencia e interacciones y de los objetivos o productos resultantes requeridos, diferenciando la gestión por procesos de la gestión por áreas de la administración; en este sentido, evaluar la conveniencia de la ubicación del área de postgrados dentro del proceso de Investigación. |
Código ACPM: 160
|
Fecha de Seguimiento: 2009-08-26
Fecha de Cierre: 2009-09-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Actualizar la caracterización de los procesos de Investigación y Docencia, exponiendo la relación entrada y salida de los programas de postgrados para ambos procesos. |
GERMAN GOMEZ LONDOÑO, CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE |
2009-05-08 |
2009-07-30 |
Solicitar información sobre el estado académico y administrativo de los programas de postgrados en las facultades, para realizar propuesta de mejoramiento de los postgrados. |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO |
2009-05-08 |
2009-07-30 |
Revisión del Acuerdo 019 del 2000 del Consejo Superior sobre el sistema de investigaciones y postgrados a la luz de las propuestas de mejoramiento de los programas de postgrado. Proponer la modificación al Acuerdo en lo pertinente a postgrados. |
CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE |
2009-07-30 |
2009-09-30 |
|
Al indagar por el cumplimiento del procedimiento para la creación de una maestría o doctorado, la responsable informa que la propuesta con registro de factibilidad llega aprobado por el Consejo de Facultad, se solicita el estudio de factibilidad del Doctorado de Ciencias Agropecuarias pero no se evidencia según lo dispuesto en el procedimiento. Se solicita informacion sobre el Doctorado en Ciencias de la Educación; se solicitan los documentos encontrándose que algunos no reposan en la oficina de postgrados. Los responsables informan que el doctorado no se gestionó por la oficina de postgrados, sino por el Consejo Académico. |
Código ACPM: 157
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-10-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Sistematizar los archivos de los programas de postgrados |
CARLOS HERNANDO VALENCIA CALVO |
2009-04-06 |
2009-10-19 |
|
En el proceso de Investigación, se encuentra que el último proyecto que se realizó en convenio con la Universidad Nacional fué en el año 2006. No se dispone de una lista de proyectos realizadas entre las dos instituciones. Al revisar las carpetas de los convenios suscritos entre las dos instituciones, se encuentra que las fechas son confusas para efectos de trazabilidad y no se evidencian documentos que permitan dar claridad frente al cumplimiento de este procedimiento. Al revisar el proyecto "Determinación propiedades eléctricas, mecánicas y térmicas de los huesos y músculos", no se encontraron evidencias, las reponsables informan que la información se maneja en la Universidad Nacional. |
Código ACPM: 155
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-07-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar capacitación en el manejo de excel u otra herramientas informáticas, para jefes y secretarias, orientada a la organización y control de la información |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-03-16 |
2009-07-31 |
Determinar las necesidades de sistematización de los proyectos ejecutados de manera conjunta con la Universidad Nacional, en todas las convocatorias y desarrollar un método para tal efecto |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-03-16 |
2009-04-20 |
|
No se evidencia un listado de becados activos lo cual no permite tener control y conocimiento de los clientes totales del proceso, siendo esto una no conformidad frente al numeral 7.1 y 7.5.1. de la NTCGP1000:2004 y 2.1.1 - 2.1.2 de MECI |
Código ACPM: 151
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-07-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Detectar la necesidad de sistematización de la información del proceso y desarrollar el método de sistematización para las necesidades detectadas |
CARLOS HERNANDO VALENCIA CALVO |
2009-03-16 |
2009-04-13 |
Solicitar la ejecución de una capacitación en excell a jefes y secretarias aplicable al control de la información |
CARLOS HERNANDO VALENCIA CALVO |
2009-03-16 |
2009-07-31 |
|
No se evidencia una lista de ganadores de premio a la Investigacion, con el fin de identificar que una persona o grupo que se este inscribiendo ya haya sido ganadora previamente. Siendo esto una no conformidad frente al numeral 7.5.1 y 7.1 de NTCGP1000:2004 y 2.1.1 - 2.1.2 de MECI |
Código ACPM: 154
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-28
Fecha de Cierre: 2009-04-28
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar la ejecución de una capacitación en el manejo de excel para jefes y secretarias orientada a la organización y control de la información |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-03-30 |
2009-04-28 |
Elaborar una base de datos que contenga el histórico de los ganadores del premio a la investigación |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-03-30 |
2009-04-28 |
|
Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de investigaciones, la pregunta con más baja calificación es: Valore la gestión del proceso frente a las convocatorias en lo relativo a frecuencia en la apertura, difusión masiva de las convocatorias, claridad de los instrumentos (formatos), agilidad en el desarrollo de las etapas de la convocatoria, claridad de los criterios de decisión aplicados y difusión y retroalimentación de los resultados, con un calificación de 3.37.
|
Código ACPM: 738
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2015-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Publicación anual de las convocatorias que serán financiadas internamente para el año 2015 |
ALEJANDRO CEBALLOS MARQUEZ, MARIA HELENA MEJIA SALAZAR |
2014-11-11 |
2015-02-27 |
Promover desde la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados un plan de apoyo institucional a los grupos para avalarlos y lograr un mejor escalafonamiento en COLCIENCIAS. |
LUISA FERNANDA GIRALDO ZULUAGA, ALEJANDRO CEBALLOS MARQUEZ |
2014-11-11 |
2015-04-30 |
Promover junto con la oficina de innovación el fortalecimiento de la relación Universidad – Empresa con el fin de lograr acceder a más recursos para investigación. |
ALEJANDRO CEBALLOS MARQUEZ, PATRICIA SALAZAR VILLEGAS |
2014-11-11 |
2015-12-31 |
Promover en la comunidad científica de la Universidad un mejor conocimiento de los términos de las convocatorias internas, para entender el mecanismo mediante el cual se evalúan y califican los proyectos de investigación. |
ALEJANDRO CEBALLOS MARQUEZ |
2014-11-11 |
2015-12-31 |
Analizar y definir las acciones necesarias para lograr la indexación de las revistas que no fueron aceptadas para indexar en las bases ISI y Scopus. |
ALEJANDRO CEBALLOS MARQUEZ |
2014-11-11 |
2015-12-31 |
Suscripción a una base de datos para la búsqueda de fondos nacionales e internacionales para financiar proyectos de investigación. |
ALEJANDRO CEBALLOS MARQUEZ |
2014-11-11 |
2015-12-31 |
Difusión de la información sobre los fondos con recursos disponibles, mediante la creación de perfiles de investigación que permitan recibir permanentemente en los correos de los investigadores los términos de referencia para aplicar a dichos fondos. |
ALEJANDRO CEBALLOS MARQUEZ, PATRICIA SALAZAR VILLEGAS |
2014-11-11 |
2015-12-31 |
|
Hay un número significativo de proyectos en fase de evaluación a la espera de culminar procesos de publicación de artículos científicos que aún no se ha definido la aceptación o no de las publicaciones en las revistas científicas de la categoría inicialmente comprometida por el investigador. |
Código ACPM: 602
|
Fecha de Seguimiento: 2013-10-31
Fecha de Cierre: 2013-12-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Implementar un sistema electrónico automático para recordarle periódicamente a los investigadores la necesidad de reportar a la oficina de investigaciones la culminación de los procesos de publicación de artículos en revistas científicas |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2012-10-31 |
2013-12-20 |
Diseñar un procedimiento SIG para la toma de decisiones ante la eventualidad de que los manuscritos para publicación no sean aceptados por en el comité editorial de la revista a la cual se sometió |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2012-10-31 |
2013-03-01 |
|
A algunos investigadores les llega la fecha de finalización de los proyectos y la pasan inadvertida, en razón a sus múltiples ocupaciones y responsabilidades; y en repetidas ocasiones olvidan acoger el plazo de dos meses de antelación para solicitar prórrogas |
Código ACPM: 603
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30
Fecha de Cierre: 2013-10-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Envío automático de mensajes de correo electrónico recordando la directriz de acoger plazos |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2012-10-31 |
2013-10-30 |
|
En cumplimiento de los compromisos celebrados con la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados, los investigadores someten los manuscritos de artículos para publicación en alguna revista que tenga la categoría en la cual se hizo el compromiso de publicar, pero existe una significativa probabilidad de que los manuscritos sometidos sean rechazados por la revista. En los procedimientos SIG no está estipulada la acción a tomar cuando ésto sucede. |
Código ACPM: 605
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30
Fecha de Cierre: 2013-11-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Proponer a la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados una directriz a seguir para considerar en qué casos excepcionales se puede exonerar a los investigadores del requerimiento de publicación y qué requerimiento se exigirá a cambio. |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2013-05-31 |
2013-11-29 |
|
Al revisar el procedimiento P-IN-580 para la elaboracion de proyectos de investigacion se encuentra que la guia para la formulacion de proyectos de investigacion no es un documento controlado por el SIG y la version publicada no es la que corresponde a cada convocatoria contraviniendo los requisitos 7.3.1 y 4.2.3 de la norma NTCGP1000:2009. Además, la revision del procedimiento P-IN-22 para otorgar becas de posgrado evidencia desactualizacion en varios apartes a saber: paso 14 responsabilidad de solicitar el CDP en cabeza de la secretaria ejecutiva de bienestar social y corresponde a bienestar universitario, asà como la solicitud a la oficina de planeacion y no a la financiera como ocurre en la realidad. Lo anterior, contraviene los requisitos 4.2.3 y 7.3.1 de la norma NTCGP1000:2009 |
Código ACPM: 518
|
Fecha de Seguimiento: 2013-10-31
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisión y actualización del procedimiento para gestionar proyectos de investigación, con el fin de actualizarlo y determinar documentación adjunta al procedimiento, ej: Guía |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2013-05-31 |
2013-07-19 |
Realizar comparación de lo descrito en el procedimiento para Otorgar Becas de Posgrado con lo realizado actualmente. Determinar necesidades de ajustes a los documentos. |
MARGARITA MARIA LÓPEZ PINZÓN |
2013-09-11 |
2013-12-20 |
|
Incumplimiento al Acuerdo 019 de 2000 CS en el ARTICULO 10 numeral a) que determina la conformacion de los integrantes de los institutos con por lo menos 2 profesores con titulo de PHD y 5 profesores de tiempo completo con titulo de maestria. En la visita al Instituto de investigaciones en salud se encuentra que solo la coordinadora esta inscrita con labor academica al instituto, contraviniendo el requisito 6.1 de la norma NTCGP1000:2009 |
Código ACPM: 516
|
Fecha de Seguimiento: 2013-04-30
Fecha de Cierre: 2013-05-15
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se ha conformado una comisión nombrada por el Rector para hacer un análisis de la situación actual de los Institutos y el correspondiente plan de mejoramiento |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2012-10-31 |
2013-05-15 |
|
Incumplimiento del Acuerdo 019 de 2000 CS en el ARTIÂCULO 6 paragrafo 1 que establece la obligatoriedad de la vinculacion de estudiantes de pregrado en todas las investigaciones y su participacion debe ser reglamentada por la VIP. No se encuentra evidencia de la existencia de dicha reglamentacion contraviniendo el requisito 7.1 de la norma NTCGP1000:2009 |
Código ACPM: 520
|
Fecha de Seguimiento: 2013-11-01
Fecha de Cierre: 2013-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incluir en las convocatorias de investigación la obligatoriedad de incorporar estudiantes de pregrado o postgrado mientras se promulga la modificación del acuerdo 019 |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2013-05-02 |
2013-12-15 |
|
Hay reiterado incumplimiento de los pares evaluadores externos para reportar resultados de evaluación de trabajos especiales de promoción docente, tesis candidatizadas a mención Laureada, proyectos de investigación o propuestas de libros de investigación. No hay norma alguna en el país ni controles por parte de COLCIENCIAS para obligar a los pares evaluadores a acatar los plazos otorgados para las evaluaciones que se les encomienda. |
Código ACPM: 604
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30
Fecha de Cierre: 2013-11-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Enviar comunicación a COLCIENCIAS pidiendo proponer alguna intervención |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2012-11-28 |
2013-11-29 |
|
Revisado el expediente que contiene el proyecto de investigacion identificado con el codigo 0040811 se encuentra que hay incumplimiento de los investigadores para la presentacion del informe final, cuya prorroga autorizada por la institucion y la entidad cofinanciadora (fundacion Carolina) era el 30 de marzo de 2012. No hay evidencia de la presentacion del informe, no reposa en el expediente, ni consultado uno de los investigadores dio razon de dicho cumplimiento. No obstante y de manera tardia en el seguimiento les fue requerido mediante oficio de la oficina de investigaciones con fecha 16 de agosto de 2012 sin respuesta a la fecha, contraviniendo los requisitos 7.5.1 y 8.2.4 de la norma NTCGP1000:2009 |
Código ACPM: 517
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Aplicar apropiadamente el protocolo de seguimiento de proyectos, levantar actas y enviar las comunicaciones oportunamente. |
ROGELIO OCAMPO CARDONA |
2012-11-28 |
2013-11-29 |
|
Gestión Jurídica
|
Riesgos
|
|
- No presentar recursos cuando es procedente, en procesos judiciales. |
Código ACPM: 707
|
Fecha de Seguimiento: 2014-05-30
Fecha de Cierre: 2014-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Monitoreo permanente al sistema LITIGOB por parte del Secretario General. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-11-19 |
2014-12-15 |
Creación de un instructivo que indique la necesidad de justificar ante el Secretario General la no presentación del recurso. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-11-19 |
2014-12-15 |
|
|
- Vencimiento de términos judiciales y no se pueda realizar una defensa apropiada de la entidad |
Código ACPM: 705
|
Fecha de Seguimiento: 2014-07-30
Fecha de Cierre: 2015-01-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Crear tabla de reporte de procesos notificados y fecha extrema de vencimiento con registro de presentación de la contestación |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2013-01-15 |
2015-01-15 |
|
|
- Delitos contra la administración pública |
Código ACPM: 709
|
Fecha de Seguimiento: 2014-07-30
Fecha de Cierre: 2015-03-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Fortalecer el proceso de Gestión Humana en lo relativo a la selección (aplicación de pruebas), inducción y reinducción |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-01-30 |
2015-01-30 |
Informe bimestral de las labores desplegadas por los funcionarios y contratistas encargados de ejercer la defensa de los intereses de la entidad. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2014-01-15 |
2015-03-15 |
|
|
- Demandas en contra de la Universidad que acarren sanciones.
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Incremento en el número de tutelas y faltas disciplinarias por incumplimientos en los derechos de petición. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Irregularidades en la ejecución de los procesos electorales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Demandas en contra de la Universidad que acarren sanciones.
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Incremento en el número de tutelas y faltas disciplinarias por incumplimientos en los derechos de petición. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Irregularidades en la ejecución de los procesos electorales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Protección inadecuada de la función pública desacatando los términos de ley. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
Socializar el informe realizado por la oficina de control Interno disciplinario del proceso de Gestión Jurídica, con una frecuencia semestral, tal como lo establece la guía G-GJ-447 del Sistema Integrado de Gestión. |
Código ACPM: 319
|
Fecha de Seguimiento: 2011-01-10
Fecha de Cierre: 2011-07-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Consolidar informe para ser presentado al Equipo Directivo de acuerdo a lo establecido en la guìa. |
SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ |
2010-11-30 |
2011-01-14 |
Agendar al Equipo Directivo para la socialización, discusión y toma de decisiones del informe presentado por la Oficina de Control interno Disciplinario. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2011-01-24 |
2011-07-25 |
Dejar constancia en el Acta del respectivo Equipo Directivo de la socialización, discusión y toma de decisiones con respecto al informe semestral presentado por la Oficina de Control Interno Disciplinario. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2011-01-31 |
2011-07-29 |
|
Realizar copias de seguridad de los asuntos judiciales, extrajudiciales y de control disciplinario del proceso de Gestión Jurídica, direccionadas hacia el servidor en la Oficina de sistemas con el fin de minimizar el riesgo de pérdida de información y obtener respaldo del servidor, tal como lo establece el instructivo I-IC-362 del sistema Integrado de Gestión. |
Código ACPM: 320
|
Fecha de Seguimiento: 2011-05-25
Fecha de Cierre: 2011-07-22
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a la oficina de Planeacion y sistemas la capacitacion de los empleados de la secretaria general grupo de gestion juridica y control disciplinario en la realizacion de copias de seguridad. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON , ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2010-11-26 |
2011-03-09 |
Elaborar un intructivo de copias de seguridad de los archivos de la oficina de control interno disciplinario y gestion juridica |
WILLIAMS FELIPE IBAÑEZ JURADO, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ , SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ , ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2010-11-26 |
2011-04-23 |
Solicitar a la oficina de planeacion y sistemas el suministro de comuptadores que tengan la capacidad de realizar las copias de seguridad. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2010-11-26 |
2011-07-22 |
|
Ampliar la difusión y culturización del normograma institucional en el proceso de Gestión Jurídica, con el propósito de evitar el riesgo de incurrir en errores por el desconocimiento de las normas por parte de la comunidad universitaria. |
Código ACPM: 323
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-18
Fecha de Cierre: 2011-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Oficiar al Líder de Comunicaciones solicitándole la existencia dentro de la página web, de un espacio para dar mayor difusión y publicidad a los Acuerdos, Resoluciones, Circulares y otros expedidos por las diferentes autoridades universitarias. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2010-11-22 |
2011-06-01 |
Solicitar al Grupo Interno de Archivo se estudien los pasos que quedaron establecidos en la nueva Versión del Admiarchi, con el fin de que capacite a los funcionarios de la Universidad respecto a los cambios surgidos y a la nueva aplicación para su fácil consulta. |
SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2010-05-31 |
2011-06-30 |
Establecer criterios que permitan determinar prioridades para la publicación de la información en la página Web, teniendo en cuenta las solicitudes realizadas por los líderes de los procesos. |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO, CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS |
2010-11-26 |
2011-02-28 |
|
Los informes sobre el control disciplinario en el Proceso de Gestión Jurídica, no se encuentran presentados de manera debida acorde a lo exigido por el Estatuto General en su artículo 34. Solo se encuentra evidencia de los mismos desde el mes de agosto de 2008 y adicionalmente no se encuentran documentados como una salida del proceso en la caracterización. |
Código ACPM: 44
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-17
Fecha de Cierre: 2009-04-17
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Reconstruir los informes de Control Disciplinario de la vigencia 2008 incluyendo el análisis estadístico de las principales faltas disciplinarias y las recomendaciones. |
ALEXÁNDER VELÁSQUEZ VILLA |
2009-03-16 |
2009-04-17 |
Documentar un procedimiento para la presentación de informes de Control Disciplinario en donde se reglamente la emisión de recomendaciones y las acciones a tomar por parte del proceso frente a ellas. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-03-23 |
2009-04-17 |
Modificar la caracterización del proceso incorporando la salida de los informes de control disciplinario |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-03-23 |
2009-04-03 |
|
Se evidencia que el Proceso de Gestión Jurídica, no verifica semestralmente el cumplimiento del requisito de ser estudiante, a los representantes estudiantiles ante los Consejos Superior y Académico. |
Código ACPM: 46
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-23
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Modificar el instructivo para elegir representantes del pesonal docente, estudiantil y egresados antes las distintas corporaciones universitarias adicionando la directriz de verificar semestralmente la condición de estudiante regular a los representantes estudiantiles a los Consejos Superior y Académico. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-03-23 |
2009-04-03 |
Socializar la modificación al instructivo a los funcionarios relacionados con dicha actividad |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-13 |
2009-06-30 |
|
Ajustar el aplicativo SAC, puesto en marcha desde junio de 2009 en la oficina de atención al ciudadano del proceso de Gestión Jurídica, con el propósito de registrar la evaluación del servicio y de evaluar el grado de satisfacción de los diferentes clientes. |
Código ACPM: 322
|
Fecha de Seguimiento: 2011-04-21
Fecha de Cierre: 2011-06-30
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 398 |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Dirigir oficio a la Oficina de Planeacion y sistemas, para que se realicen los ajustes del aplicativo del SAC, de conformidad con las observaciones realizadas en la auditoria |
LUCENA OCAMPO BALLESTEROS, VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ , MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2010-11-26 |
2011-02-15 |
Se implementara una encuesta en forma aleatoria de los usuarios del SAC, via correo electronico teniendo en cuenta la calificacion del servicio en el tramite de la peticion queja y reclamo |
LUCENA OCAMPO BALLESTEROS |
2010-11-29 |
2011-06-30 |
|
En el Estatuto General en el artículo 34, se define el requisito de que se indiquen las conductas antidisciplinarias de mayor ocurrencia al interior de la institución por parte de sus funcionarios. Se encuentra que el proceso de Gestión Jurídica no realiza la medición y e incorporación de esta información a sus actividades, reflejándose en indicadores de gestión incoherentes con lo dispuesto en el Estatuto General. |
Código ACPM: 47
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-24
Fecha de Cierre: 2009-04-24
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar un procedimiento para la presentación de informes de Control Disciplinario en donde se reglamente la emisión de recomendaciones y las acciones a tomar por parte del proceso frente a ellas. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-03-23 |
2009-04-17 |
Socialización del procedimiento a los funcionarios responsables o relacionados con la actividad |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-20 |
2009-04-24 |
|
Se encuentra que el proceso de Gestión Jurídica, pese a que tiene como responsabilidad desarrollar asesoría jurídico - administrativa a la comunidad universitaria y la elaboración, modificación, aclaración y revisión de actos administrativos, no dispone de una metodología establecida para incorporar la normatividad tanto interna como externa a los procedimientos y actividades propias de la institución, lo que pone en riesgo la aplicación y acatamiento de las mismas. |
Código ACPM: 45
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-20
Fecha de Cierre: 2009-04-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar un procedimiento en el que se defina la metodología para incoporar la normatividad interna y externa a los procedimientos y demás actividades propias de la institución. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-03-23 |
2009-04-03 |
Socializar el procedimiento a todo el equipo del proceso de Gestión Jurídica en la Secretaría General |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-13 |
2009-04-20 |
|
Pese a que se observa que el Proceso de Gestión Jurídica, tiene un listado actualizado de los procesos judiciales y extrajudiciales, este no permite ejercer un control rápido sobre el estado y vigencias de los mismos, en razón de que esta información no se especifica. |
Código ACPM: 227
|
Fecha de Seguimiento: 2009-09-01
Fecha de Cierre: 2009-09-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Contratar la adecuaciòn del software existente para control de tèrminos de las audiencias |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-07-30 |
2009-09-30 |
|
Pese a que se observa que el Proceso de Gestión Jurídica, tiene un listado actualizado de los procesos judiciales y extrajudiciales, este no permite ejercer un control rápido sobre el estado y vigencias de los mismos, en razón de que esta información no se especifica. |
Código ACPM: 43
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-05-29
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 227 |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar la cotización para el ajuste al software existente en el que se incorpore el control a las vigencias de las audiencias. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-03-16 |
2009-03-30 |
Solicitar al área de sistemas de la Universidad, la viabilidad de intervenir el software para realizarle los ajustes necesarios. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-03-16 |
2009-03-30 |
Realizar el ajuste al software de tal manera que se incluya el control a las vigencias de las audiencias. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-20 |
2009-05-29 |
|
Al revisar uno de los casos correspondientes a prima técnica, se evidencia que presentó recurso de reposición el día 29 de febrero de 2012, sin allegar más documentación. Mediante Resolución No. 647 del 27 de junio de 2012 se decide el recurso de reposición y su notificación se da el 18 de julio de 2012. Lo anterior contraviene el Artículo 86 del Código Contencioso Administrativo. |
Código ACPM: 640
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-30
Fecha de Cierre: 2013-09-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
incrementar personal de apoyo al grupo de gestión juridica |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-01-18 |
2013-06-20 |
Implementar modelos de respuesta de prima técnica y disponer en el archivo de gestión carpetas individuales por funcionario el cual contiene las solicitudes y resoluciones que dieron respuesta |
SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ |
2012-11-22 |
2013-09-30 |
Designar un funcionario para proyectar las respuestas de prima técnica, que contara con experiencia en la respuesta de este tipo de reclamaciones |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-01-18 |
2013-09-30 |
|
Se identificó como riesgo de Gestión Jurídica el Vencimiento de términos en los derechos de petición |
Código ACPM: 611
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Modificar el procedimiento P-MM-80
|
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2012-11-01 |
2013-12-31 |
|
Se identifico como riesgo en el proceso de gestion juridica el Vencimiento de tèrminos en los derechos de peticiòn, identificando como causas que los derechos de peticiòn ingresados a dependencias diferentes de atenciòn al ciudadano, Falta de seguimiento y control de las peticiones por parte de la oficina de atencion al ciudadano, Desconocimiento de la resolucion rectoral Nro. 00806 de 2006
|
Código ACPM: 612
|
Fecha de Seguimiento: 2013-07-12
Fecha de Cierre: 2013-12-02
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Capacitaciones continuas y personalizada a los funcionarios de la Institución acerca del Derecho de Petición (normativa, términos, implicaciones). |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2012-12-03 |
2013-12-02 |
|
La última actualización del Instructivo 385 fue realizada en septiembre de 2009 y no fue ajustado luego de la aprobación por parte del Consejo Superior del Acuerdo 020 de 2010, con el fin de incluir las actividades y el formato para la inscripción de representantes estudiantiles al Comité Central de Educación a Distancia (Dado que se debe elegir a través del mecanismo que consagra el Estatuto Electoral de la Universidad Acuerdo 44 de 1997). Lo anterior contraviene el numeral 4.1 de la norma NTCGP1000:2009 y 1.2 del MECI: 1000:2005 |
Código ACPM: 641
|
Fecha de Seguimiento: 2013-07-30
Fecha de Cierre: 2013-09-19
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar el instructivo de elecciones en su integridad y realizar los ajustes necesarios para su actualización antes de celebrarse una nueva convocatoria a elecciones |
SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ, FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2012-10-17 |
2013-09-19 |
|
De los contatos revisados, solamente uno de ellos presenta el informe de ejecución de recursos, las restantes carpetas de la oficina juridica no presentan esta información, como tampoco, no se remiten los informes de ejecución y liquidación a la secretaría general, contraviniendo las circulares Nros. 05 y 015 de 2010 emitidas por la Secretaria General y el procedimiento SIG P-CC-384 |
Código ACPM: 445
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
PRESENTACION PROYECTO SOFTWARE: Desde principio de año se solicito a la Oficina de Sistemas la adquisición de un software para convenios, el que hoy día cuenta con todos los estudios previos, sin embargo, está pendiente de la asignación de recursos. Se propone el software, por cuanto los convenios se encuentran en una base de datos (Excel), sin que esta permita hacer una trazabilidad del mismo desde su radicación en la Secretaria General, hasta su liquidación incluyendo entre estos dos momentos los informes de supervisión. Un sistema debidamente programado y con usuarios definidos permitirá a través de la pagina web crear el portal de convenios para su consulta y visualización de su trámite, incluyendo informes y alarmas |
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-02-01 |
2014-12-01 |
|
Aunque se cumple la meta, al realizar una Paretto de causas de los fallos en contra, es posible que para el próximo periodo se incremente el número de fallos por las mismas causas; sin embargo, la universidad desde el mes de febrero de 2012 especificamente mediante acta No. 2 del Comitè de Conciliaciòn decide para los casos donde la entidad sea convocada para reliquidaciòn de pensiones con factores extralegales conciliar extrajudicialmente en asuntos contenciosos administrativos. Se toma esta acciòn para evitar futuras condenas aunque no es posible garantizar el impacto en los fallos que obtendràn en el II semestre de 2012. Se documenta entonces el desarrollo de la acciòn para tomar acciones para futuros fallos en contra. |
Código ACPM: 510
|
Fecha de Seguimiento: 2012-10-25
Fecha de Cierre: 2012-12-24
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se propone utilizar el mecanismo de conciliación extrajudicial, para evitar demandas y condenas en contra de la Universidad, en aquellos casos donde la Universidad sea convocada en asuntos contenciosos administrativos, relacionados con la reliquidacion de pensiones con factores devengados por los servidores en el ultimo año de servicio. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2012-04-16 |
2012-12-24 |
|
Toda vez que se trata de un tema eminentemente tecnico relativo a la capacidad del software del sig, en cuanto a la capacidad en mejorar el tiempo de respuesta de las consultas en el normograma, se oficiará a la oficina de planeación y sistema, para que implemente la acción correctiva y mejorar en tiempos de respuesta del software. |
Código ACPM: 610
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-26
Fecha de Cierre: 2012-12-04
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Oficiar a la Oficina de Planeación y de Sistemas con el fin que realicen los ajustes pertinentes, para que sea mejorado el criterio de busqueda y memoria. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2012-10-29 |
2012-12-04 |
|
Ajustar el aplicativo SAC, puesto en marcha desde junio de 2009 en la oficina de atención al ciudadano del proceso de Gestión Jurídica, con el propósito de registrar la evaluación del servicio y de evaluar el grado de satisfacción de los diferentes clientes. |
Código ACPM: 398
|
Fecha de Seguimiento: 2013-04-30
Fecha de Cierre: 2013-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Dado que el SAC no puede ser modificado para incluir una encuesta electrónica, es necesario revisar la encuesta manual para optimizar la aplicación de la misma. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2012-10-25 |
2013-06-30 |
|
Revisando las bases de datos de las Resoluciones de Rectoría 2011 y 2012 y diferentes Resoluciones que pasan por revisión de abogados del proceso de Gestión Jurídica, se evidencian varias modificaciones por errores cometidos en digitación. Ejemplos:* Resolución No. 0000095 del 12 de febrero de 2012 que modifica la Resolución No. 000089 del 10 de febrero de 2012. * Resolución No. 0000462 del 26 de abril de 2012 que modifica la Resolución No. 0000403 del 30 de marzo de 2012* Resolución No. 000924 del 24 de agosto de 2012 que modifica la Resolución No. 000759 del 19 de Julio de 2012.* Resolución No. 000946 del 28 de Agosto de 2012 que modifica la Resolución No. 000924 del 24 de agosto de 2012. * Resolución No. 000980 del 7 de septiembre de 2012 que modifica la Resolución No. 000946 del 28 de agosto de 2012.Lo anterior contraviene la conformidad en la prestación de los servicios del proceso, con la consecuente afectación a los usuarios. |
Código ACPM: 642
|
Fecha de Seguimiento:
Fecha de Cierre: 2015-01-30
Estado: Abierta |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Adoptar un plan de contingencia, consistente en obtener el apoyo de un mayor número de abogados -todos adscritos a la Secretaría General-, para efectos de asumir con mayor talento humano la revisión de un alto número de actos administrativos que ocurran en circunstancias excepcionales, como las acontecidas en las fechas de expedición de las resoluciones. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2014-12-30 |
2015-01-30 |
|
No se cumplió la meta del indicador de ahorro patrimonial, pues el resultado en el I sem de 2014 fue de 113%, por encima de la meta fijada en máximo 50% de condenas con relación a las pretensiones demandadas en diferentes procesos judiciales, a pesar de realizar una defensa judicial adecuada, pues se presentaron condenas que superaron el 50% del valor de las pretensiones. Al realizar un análisis de los condenas, se encuentra que 4 fallos corresponden a demandas por reliquidacion pensional y uno de los fallos correspondió a la revocatoria directa de un acto administrativo que había reconocido una sustitución pensional.
|
Código ACPM: 721
|
Fecha de Seguimiento: 2014-11-28
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaborar y aprobar una política de prevención del daño antijurídico sobre reliquidación pensional régimen de transición, a partir de la metodología establecida en el Manual de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico realizado por la Agencia de Defensa Jurídica del Estado de Junio de 2014. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2014-10-01 |
2014-12-31 |
|
Recursos Físicos
|
Riesgos
|
|
- Incumplimiento de requisitos legales ambientales |
Código ACPM: 713
|
Fecha de Seguimiento: 2014-03-03
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar los requisitos de trámite ambiental en los procedimientos para la gestión de proyectos |
, LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2013-09-01 |
2014-03-30 |
Elaborar y aprobar una matriz legal ambiental aplicable a la Universidad de Caldas |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2013-09-01 |
2014-03-30 |
Aplicar estrategias de sensibilización y difusión a los institutos y grupos de investigación para dar a conocer los requisitos legales ambientales |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2014-02-01 |
2014-06-30 |
|
|
- Hurto de bienes |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Daños en la infraestructura física, derivados de eventos naturales |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Suspensión de servicios básicos que apoyan el desarrollo de actividades institucionales (energía, agua, baterías sanitarias, etc.) |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Acceso indebido a las estaciones de trabajo o a los servidores, que soportan los sistemas de información de la Universidad de Caldas |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Inadecuada selección y/o obsolescencia de Infraestructura y Plataforma Tecnológica de hardware y software y de los sistemas de comunicación. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Detrimento patrimonial por pérdida de bienes. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Discontinuidad de las actividades académicas y administrativas a causa de afectaciones a la infraestructura física. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Discontinuidad de las actividades académicas y administrativas a causa de la suspensión de servicios básicos (energía, acueducto, alcantarillado, gas natural, etc.) |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Discontinuidad de las actividades académicas y administrativas a causa de la alteración y fallas de los sistemas de información de la institución. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida total de la conectividad en la red LAN/WAN. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Sanciones por autoridades ambientales derivadas del incumplimiento de requisitos legales ambientales en la Institución. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Efectos ambientales indeseables por el inadecuado uso y disposición de materiales de alto riesgo. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
En el proceso de Recursos Físicos, el líder declara que se fijan metas a los funcionarios por medio de ordenes de trabajo. No se evidencia un mecanismo de planificación de actividades y metas, ni el control al cumplimiento de las mismas, asi como la medición de la idoneidad y competencia de los funcionarios asociados al proceso. Dado lo anterior, no se evidencia el desarrollo de acciones de mejoramiento individuales por cada funcionario, derivadas de dichas evaluaciones y controles, por ende no se logra hacer seguimiento a dichos planes y la retroalimentación correspondiente. Lo anterior contraviene los requisito 4.1 f), 8.4 y 8.5 de la NTCGP 1000:2004 y el MECI 2.1.1 y 3.3.3. |
Código ACPM: 51
|
Fecha de Seguimiento: 2009-07-30
Fecha de Cierre: 2009-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Concertar objetivos de desempeño con todos los funcionarios del proceso en coherencia con el plan de accion y registrarlos en el formato correspondiente.
|
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2009-02-25 |
2009-03-30 |
Realizar seguimiento al cumplimiento de los objetivos de desempeño de manera bimestral
|
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2009-03-05 |
2009-12-31 |
Evaluar al final de la vigencia, el cumplimiento total de los objetivos de desempeño
|
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2009-12-01 |
2009-12-31 |
Fijar planes de mejoramiento individual concertados con el funcionario, con base en los resultados de la evaluación al cumplimiento de los objetivos de desempeño
|
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2009-12-01 |
2009-12-31 |
Solicitar al proceso de gestión humana la incorporación de los funcionarios del proceso de recursos fisicos, al plan de implementación de la evaluación por competencias
|
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2009-03-05 |
2009-03-30 |
Realizar control y seguimiento a las actividades asignadas mediante órdenes de trabajo, a través de la base de datos de Servicios Generales |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2009-01-19 |
2009-12-18 |
|
Se evidencia que en el proceso de Recursos Físicos se ejecutan obras de infraestructura que no responden a una planificación establecida con base en diagnósticos de necesidades ni priorización de las mismas. Se evidencia la ejecución de obras en respuesta a solicitudes que se viabilizan a través de un comité de obras. De igual manera no se lleva un registro que demuestre el seguimiento a las ejecuciones, la conformidad y adecuación de las obras y el análisis de datos que permitan retroalimentar el proceso para la toma de acciones consecuentes. Lo anterior contraviene los requisitos 4.1 f) y 8.4 de la NTCGP 1000:2004. |
Código ACPM: 48
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar revisiòn al manual y procedimiento de interventorìa incluido capacitciòn a los interventores de obras fìsicas existentes. |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2009-03-30 |
2009-12-12 |
solicitar al proceso de Gestiòn Humana un funcionario competente para la realizacion de interventorìas a obras fìsicas. |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2009-03-30 |
2009-03-30 |
Construir ficha para las obras de infraestructura física, que permita la planeación y priorizaciòn de las proyectos |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2009-01-15 |
2009-04-30 |
Realizar interventorìa de las obras de infraestructura, mediante la construcción de una bitácora de avance de obra, a realizarse durante su ejecuciòn |
ANA MARÍA ISABEL VENEGAS CEBALLOS |
2009-04-20 |
2009-12-18 |
|
La actividad de control y seguimiento ejercido al desempeño en el servicio de vigilancia prestado por el contratista, amerita la implementación de instrumentos para el registro de novedades o desviaciones, a fin de generar información trazable que sea útil a los fines de evaluación del desempeño del contratista, incorporar ajustes necesarios a las consignas o focalizar esfuerzos en la capacitación al personal. |
Código ACPM: 627
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30
Fecha de Cierre: 2013-12-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Sistematización de los eventos materializados en todas las sedes de la Universidad, de manera cronológica. |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2013-02-01 |
2013-12-20 |
Reporte de eventos a las instancias correspondientes para toma de acciones correctivas. |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2013-02-01 |
2013-12-20 |
|
Las actividades de control y seguimiento al manejo, salvaguarda y estado de los bienes, deben obedecer a un esquema planificado por parte del proceso y no solo a actividades puntuales. Es pertinente que se recupere esta práctica que el proceso tenia implementada y que le aporta elementos de gran valor para el cumplimiento de su objetivo misional. |
Código ACPM: 625
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30
Fecha de Cierre: 2013-12-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Verificar inventarios de bienes devolutivos en los municipios |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ, JOHN JAIRO BUITRAGO OCAMPO |
2013-02-01 |
2013-09-30 |
Verificar bienes que son retirados de las instalaciones por los responsables para el desarrollo de actividades en otras sedes o institiuiones de la ciudad o del país. |
ALEISI SÁNCHEZ CEBALLOS |
2013-02-01 |
2013-12-20 |
Remisión de listados de inventarios de bienes devolutivos a cada responsable y atención y solución de novedades. |
ALEISI SÁNCHEZ CEBALLOS |
2013-02-01 |
2013-12-20 |
|
Al realizar el análisis del indicador: Oportunidad en la atención de las actividades de mantenimiento tecnológico, las cuales son tramitadas a través de la mesa de ayuda, no se cumple la meta del indicador, la cual está en 90% y el resultado obtenido fue del 86%, pese a que se realizaron ingentes esfuerzos desde la oficina de sistemas para contrarrestar los factores causantes de la situación. |
Código ACPM: 726
|
Fecha de Seguimiento: 2015-04-17
Fecha de Cierre: 2015-06-30
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Asignar los recursos necesarios para realizar mantenimiento y soporte de la infraestructura tecnológica, la cual está conformada por: Cámaras de vigilancia, UPS (Baterías), Servidores, Aires acondicionados, Planta telefónica, Equipos computacionales y Redes estructuradas. |
GERMAN MEJIA RIVERA, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-11-12 |
2015-06-30 |
Disponer de mínimo cuatro funcionarios para la Unidad de Hardware, con el fin de realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la base computacional instalada compuesta por 3.400 computadores distribuidos en las diferentes sedes de la Universidad de Caldas. |
GERMAN MEJIA RIVERA, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-11-12 |
2015-06-30 |
Realizar las reparaciones a la infraestructura tecnológica que resultó afectada producto de la navegación oscura realizada en el interior de la comunidad universitaria. |
GERMAN MEJIA RIVERA |
2014-11-12 |
2015-06-30 |
|
Analizando los resultados de la medición de la encuesta de satisfacción, se identifico que una de las preguntas con calificación más baja es: Califique la percepción que tiene frente a la seguridad en las instalaciones de la universidad, con un total de 3.31.
|
Código ACPM: 740
|
Fecha de Seguimiento: 2014-11-30
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Asignación de presupuesto para inversión en nuevos dispositivos electrónicos articulados a la central de monitoreo. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-05-02 |
2014-07-07 |
Identificación de áreas vulnerables susceptibles de intervenir con medios electrónicos, articulados a la central de monitoreo. |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-06-30 |
2014-08-04 |
Desarrollo del proceso de convocatoria, contratación e instalación de los nuevos dispositivos. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-09-02 |
2014-12-19 |
|
Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de Recursos Físicos, una de las preguntas con más baja calificación fue la relacionada con la calificación a la gestión del proceso frente a la respuesta de solicitudes de mantenimiento de obras físicas (carpintería, electricidad, plomería, pintura, metal-mecánica, cerrajería, telefonía, servicios varios), en lo relativo a cumplimiento, oportunidad y calidad. |
Código ACPM: 739
|
Fecha de Seguimiento: 2015-03-31
Fecha de Cierre: 2015-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Implementar un mecanismo de notificación que permita establecer directrices claras y oportunas a las personas que ejecutan la actividad de mantenimiento solicitada, evitando los reprocesos que ocurren actualmente. |
GABRIELA MARIN MUÑOZ |
2014-11-12 |
2015-06-30 |
Incorporar la evaluación de cada servicio de mantenimiento por parte del usuario a la mesa de ayuda, para que sea diligenciada cuando se cierre el ticket. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-11-14 |
2015-06-30 |
|
Frente al mantenimiento correctivo y preventivo de los sistemas de información desarrollados por la Universidad existe un riesgo de falta de gobernabilidad y control por parte del proceso, para atender el mantenimiento correctivo o cualquier otra contingencia que se presente con sistemas tan vitales como el Sistema de Información Académico o el Sistema Integrado de Gestión. No se cuenta con directrices o políticas claras para la gestión adecuada del desarrollo de software por parte del personal o los contratistas de la Universidad. Así mismo, se avizora la oportunidad de simplificar los procedimientos para el mantenimiento, ajustándolo a las condiciones particulares de la universidad (mantenimiento en sistemas de información contratados y sistemas de información de construcción propia), y a los diferentes sistemas de información que se poseen. Lo anterior, a fin de que se haga mas evidente la existencia de un PLAN PREVENTIVO y no solamente a la respuesta de solicitudes de mantenimiento correctivo o ajustes y optimizaciones al sistema, como hasta hoy se hace evidente. |
Código ACPM: 626
|
Fecha de Seguimiento: 2014-07-15
Fecha de Cierre: 2014-12-17
Estado: Abierta |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se deben apropiar los recursos necesarios para adquirir e implantar los sistemas de informacion necesarios como nuevo SIA - BANCO DE PROYECTOS - CONVENIOS - con el fin de integrarlos y brindar una funcionalidad adecuada - se definio por concenso en el equipo directivo la compra de nuevo SIA, pero a la fecha no se han apropiado los recursos, teniendo en cuenta que el SIA es un core o el nucleo de los sistemas de informacion de la Universidad. |
GERMAN MEJIA RIVERA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS |
2014-02-03 |
2014-11-27 |
Una vez iniciada la implantacion de los nuevos sistemas de informacion, de igual manera los ingenieros existentes se deben capacitar para mantener y soportar las herramientas o sistemas de informacion nuevos como el SIA y otros desarrollos de terceros, toda vez que las nuevas plataformas e infraestructuras requieren de personal capacitado y con conocimientos apropiados para brindar un soporte en las condiciones que lo exigen los nuevos ambientes y sistemas de informacion. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS , GERMAN MEJIA RIVERA |
2014-03-03 |
2014-07-14 |
Mantener y soportar los sistemas de informacion contratados con terceros durante el tiempo de vida util de los mismos; con el fin de brindar un servicio apropiado y con oportunidad, teniendo en cuenta los niveles de servicio y los tiempos de respuesta de los proveedores - tambien es necesario revisar y evaluar la funcionalidad de estos sistemas con el fin de verificar si ya estan siendo obsoletos o ya han cumplido su tiempo de vida util que es aproximadamente 10 años. |
GERMAN MEJIA RIVERA, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-02-03 |
2014-12-17 |
En relacion a los sistemas de informacion desarrollados en la Universidad de Caldas, se debe tener claro que no se cuenta con capacidad de respuesta con la actual fuerza de trabajo - toda vez que los ingenieros deben desarrollar el dia a dia de las necesidades que se presentan, documentar y brindar el soporte tecnico a los sistemas en cuestion y de acuerdo a las estadisticas con las que contamos del sistema de mesa de ayuda, se determino que el soporte tecnico a estos sistemas es excesivo y requiere de mucha atencion por parte de los ingenieros, donde finalmente no les queda tiempo de realizar mas desarrollos o realizar reingenieria en los sistemas que se hacen a la medida en la Universidad, razon por la cual es conveniente la compra de sistemas de informacion a terceros para equilibar las necesidades y requerimientos de la Universidad con los sistemas de informacion adaptables y parametrizables para uso en la Universidad. De no continuar con esta accion preventiva y hasta correctiva continuara colapsada la atencion que le brindamos a los sistemas con el desarrollo de nuevas necesidades institucionales. |
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-03-03 |
2014-11-27 |
|
Luego de revisar los registros de consumo telefónico comparativo vigencia 2010 y 2011 correspondiente a los meses de julio, agosto y septiembre, se identifica una tendencia creciente en el uso de números de celular. Pese a que se realizan seguimientos cuatrimestrales y se hacen llamados de atención a los responsables de las líneas corresponidentes, no se ha logrado la efectividad esperada en pro de salvaguardar el cumplimiento de principios de austeridad en el gasto. |
Código ACPM: 436
|
Fecha de Seguimiento: 2012-07-30
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Convocar (circular) a los integrantes de la comunidad universitaria al
uso racional del servicio telefónico y como apoyo a las actividades
institucionales (Acción de implementación permanente como una manera de recordar y enfatizar sobre el uso racional del servicio) |
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO, LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2011-10-30 |
2012-12-14 |
Elaborar y aprobar una base de datos de teléfonos celulares oficiales y de mayor frecuencia de uso, por dependencia. |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2012-02-15 |
2012-11-30 |
Implementar formato de control para el registro de llamadas a celular y larga distancia en cada dependencia |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2012-03-30 |
2012-08-30 |
Gestionar un contrato con una empresa operadora de telefonía
mediante el cual se logre una tarifa especial para las llamadas a celular que salen de nuestro sistema telefónico. Lo anterior a través de un trabajo conjunto con el área de Sistemas con la instalación de equipamiento tecnológico
|
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2012-02-15 |
2012-04-30 |
|
El indicador asociado a eventos de hurto ha presentado una medición favorable frente a la meta propuesta en lo que va corrido del año, no obstante es evidente continuar articulando acciones de mejora a fin de fortalecer los mecanismos de control en el área de seguridad, para ello se diseña la central de llaves que contendrá los duplicados de las aulas, puertas principales y espacios comúnes. |
Código ACPM: 584
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-09
Fecha de Cierre: 2012-12-21
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Reposición y mantenimiento de cerraduras de las chapas |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2012-06-20 |
2012-12-14 |
Diseño de una base de datos para relacionar la totalidad de las llaves duplicadas, con base en la nomenclatura establecida |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2012-06-20 |
2012-12-21 |
Adecuación de un espacio físico para almacenar duplicados de las llaves y garantizar el control |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2012-06-20 |
2012-08-17 |
|
Al realizar análisis del indicador relacionado con eficacia en la atención a solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo, se concluye que existe una no conformidad potencial frente a la satisfacción de la calidad del servicio por tiempos de respuesta, situación que aunque es analizada, es necesario establecer mecanismos para la mejora.
|
Código ACPM: 585
|
Fecha de Seguimiento: 2013-08-15
Fecha de Cierre: 2013-12-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitud de convocatoria y contratación de proveedor de servicios de cerrajería y plomería con experiencia y conocimiento. |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2013-02-04 |
2013-12-20 |
Incorporar medición de la satisfacciòn de los usuarios frente a la prestación de los servicio de mantenimiento, a travès de las òrdenes de trabajo. |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2013-02-04 |
2013-12-20 |
|
El anàlisis de la mediciòn de los indicadores dio como resultado que no se mantiene el consumo de agua y energìa durante el año 2012, comparativamente con la vigencia 2011, en razòn de situaciones externas que afectaron la dinàmica institucional. Para ello se hace necesario implementar acciones para optimizar el consumo de dichos servicios en la vigencia 2013 y años siguientes. |
Código ACPM: 624
|
Fecha de Seguimiento: 2013-08-30
Fecha de Cierre: 2013-12-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Jornadas de sensibilización para promover el uso eficiente y racional de los servicios como agua y energia en todas las sedes. |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2013-03-04 |
2013-12-20 |
Implementar tecnologìa lìmpia en eficiencia energètica, con cambio de luminarias. |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2013-04-01 |
2013-12-20 |
Implementar sistema de aguas lluvias en dos de las baterìas sanitarias del edificio Bicentenario. |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2013-04-01 |
2013-12-20 |
|
Con el fin de mejorar el resultado de los indicadores y poder incrementar las metas, se plantea mejorar los consumos de agua, energía y aprovechamiento de los residuos solidos, a través de proyectos que contribuyan a la disminución del impacto ambiental. |
Código ACPM: 744
|
Fecha de Seguimiento: 2016-06-30
Fecha de Cierre: 2015-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Instalación de iluminación LED para el Campus Palogrande como piloto inicial para el cálculo de eficiencias energéticas. |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2015-01-19 |
2015-06-30 |
Planeación de visitas de inspección a los Campus de la Universidad para control de fugas de agua, mantenimiento de baterias sanitarias y redes hidráulicas con el contratista de plomería. |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ, GABRIELA MARIN MUÑOZ |
2014-11-14 |
2015-12-14 |
Implementación de una estrategia iconográfica y cambio de canecas para almacenamiento de residuos, con el fin de mejorar la separación de la fuente y aumentar el aprovechamiento de los residuos sólidos. |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ, GERMAN MEJIA RIVERA |
2015-01-19 |
2015-06-30 |
Realizar una estrategia de sensibilización y capacitación en manejo adecuado de los residuos sólidos y la separación en la fuente para aumentar el aprovechamiento de los residuos sólidos. |
LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ |
2015-01-19 |
2015-12-14 |
|
Gestión Pensional
|
Riesgos
|
|
Hallazgos
|
No existen acciones propuestas |
|
Bienestar
|
Riesgos
|
|
- Insuficiente cobertura en todos los estamentos frente a los programas de bienestar y posible incumplimiento en las actividades propuestas. |
Código ACPM: 679
|
Fecha de Seguimiento: 2014-08-04
Fecha de Cierre: 2014-12-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Presentación de prespuestos a la comisión de presupuesto con mínimo 3 escenarios: deseable, proyectado ajustando el vigente al incremento del IPC del siguiente año y un tercer escenario sosteniendo el mismo presupuesto vigente. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2014-07-15 |
2014-10-30 |
Presentar en el primer trimestre del año al Vicerrector Administrativo y Oficina Financiera, las necesidades de adiciones presupuestales para evitar incumplimientos en la ejecución y contratación de servicios misionales de bienestar. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2014-01-15 |
2014-12-30 |
Antes de ser aprobado cualquier tipo de acto administrativo sobre un programa o proyecto de Bienestar, este tenga su CDP correspondiente |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2014-01-15 |
2014-12-30 |
|
|
- Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de sentido de pertenencia institucional y problemas de convivencia. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Inadecuada utilización de los recursos asociados a los apoyos socioeconómicos |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Ausentismo laboral o académico asociado al desarrollo de las actividades deportivas |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Insuficiente cobertura en todos los estamentos frente a los programas de bienestar y posible incumplimiento en las actividades propuestas. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Información resultante de los programas de bienestar no sistematizada. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Sobrecarga personal y laboral de los funcionarios de los programas de promoción socioeconómica y desarrollo humano y convivencia universitaria. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Alteración en la adjudicación de apoyos socioeconómicos por la manipulación de la información. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Adjudicación de apoyos socioeconómicos con la presentación de documentación fraudulenta. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
Ajustar el formato para historia clínica que utiliza la IPS Universitaria en el proceso de Bienestar Universitario, conforme a lo establecido en la Resolución 1995 de 1999 del sistema General de Seguridad Social en Salud, con el fin de evitar el riesgo de incumplir lo estipulado en la citada resolución. |
Código ACPM: 340
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-10
Fecha de Cierre: 2011-02-17
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Subir al SIG el formato que se tiene determinado desde la IPS universitaria con el fin de cumplir requerimientos de Ley |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2011-01-25 |
2011-02-17 |
|
Mejorar el control a las entrevistas que se realizan por parte de los estudiantes a quienes solicitan cupo para las residencias universitarias y el control que realiza el área socioeconómica del proceso de Bienestar Universitario a las residencias estudiantiles para el adecuado uso de las mismas. Lo anterior con el fin de evitar el riesgo de no asignar adecuadamente los cupos a las residencias y de evitar un mal uso de las mismas |
Código ACPM: 341
|
Fecha de Seguimiento: 2011-08-23
Fecha de Cierre: 2011-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaborar un protocolo que contenga los requisitos que deben cumplir los estudiantes residentes que esten interesados en participar en el proceso de entrevistas para asignación de cupo |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA |
2011-04-05 |
2011-06-30 |
Diseñar formato para realizar controles mensuales y evaluar el uso adecuado de las residencias |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA |
2011-04-11 |
2011-06-29 |
Realizar actividades desde la IPS Universitaria desde Psicologia , salud y capellania |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA |
2011-04-04 |
2011-12-15 |
|
Con base en la revisión realizada a la agenda cultural de la vigencia 2010 en la oficina de extensión cultural, se observó que un solo funcionario desempeña las funciones de atención de requerimientos de las diferentes dependencias de la institución tanto en el horario normal como en horas nocturnas, fines de semana y festivos. Esta situación podría generar riesgos de incumplimiento en la atención de los requerimientos de las diferentes dependencias de la universidad. |
Código ACPM: 342
|
Fecha de Seguimiento: 2011-07-13
Fecha de Cierre: 2011-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar presupuesto 2011de Bienestar para contratacion de personal |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2011-01-24 |
2011-02-24 |
Solicitar a Vice Administrativa y Gestiòn Humana contrataciòn tecnico medio tiempo |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2011-02-24 |
2011-03-24 |
Realizar la contrataciòn |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2011-03-22 |
2011-12-14 |
|
En la caracterización del proceso de Bienestar no se definen como clientes los docentes, administrativos, directivos, familias de los servidores publicos, ni los jubilados, poblaciones referidas como usuarios por parte de los funcionaros responsables de la prestación de los servicios lo que también genera dificultad para diferenciar los servicios por parte de los usuarios. |
Código ACPM: 123
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30
Fecha de Cierre: 2009-07-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar discusiones, foros o consultas que permitan construir el concepto colectivamente .
|
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2009-04-09 |
2009-07-31 |
Realizar muestreos anuales que permitan estar definiendo presupuestos de acuerdo a necesidades y prioridades de los diferentes estamentos. |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2009-04-15 |
2009-07-31 |
|
La programación para el otorgamiento del subsidio de matrícula no concuerda con el calendario académico, generando extemporaneidad en la matrícula de los estudiantes. Adicionalmente no se tiene claridad sobre la administración de los registros soportes del otorgamiento del subsidio por parte del comité matrícula. |
Código ACPM: 124
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-23
Fecha de Cierre: 2009-06-23
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar el acuerdo 03 de 1998 por el cuañl se creó el comité de matriculas y la resolución 000790 de 2006 que reglamenta los apoyos para el subsidio de matricula |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA , AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2009-04-21 |
2009-04-27 |
Armonizar la convocatoria con el calendario academico tomando la informacion directamente del sistema de registro académico( promedio y liquidación de matrícula) |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO , LILIA VARGAS PIEDRAHITA , CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2008-12-09 |
2009-01-15 |
En el formato de convocatoria se aclarará que el estudiante será responsable de hacerle seguimiento a su hoja académica |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA |
2009-05-29 |
2009-06-23 |
|
Frente a la inspeccion realizada al programa establecido en la circular 006 de septiembre 23 de 2008, para asignar residencias estudiantiles en el segundo periodo del 2008, el instructivo existente no se aplicó en forma oportuna. No existe un instrumento que permita verificar y reportar el estado de la infraestructura física en las residencias. Se encontró adicionalmente escaso orden en la informacion como los soportes, listas, cuadros de control y demás registros relativos a esta actividad. |
Código ACPM: 125
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-28
Fecha de Cierre: 2009-04-28
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Reportar una lista de chequeo de necesidades físicas cada semestre a SG y P que generen mejoren las condiciones de vida |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA |
2009-04-14 |
2009-04-28 |
|
La detecta en el proceso de Bienestar la necesidad de definir programas y proyectos de carácter Institucional y con el apoyo de la Alta Dirección para desarrollar habilidades en los estudiantes para el manejo de conflictos, la convivencia pacífica, el diálogo y la no violencia, que permitan fortalecer las competencias de los individuos para hacer frente a los compromisos establecidos en la Misión de la Universidad, como entidad pública orientada a propiciar el desarrollo económico, social y humano sostenible de las comunidades locales, regionales y globales con calidad, eficiencia y equidad social. |
Código ACPM: 130
|
Fecha de Seguimiento: 2009-07-27
Fecha de Cierre: 2009-07-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Definir estrategias que permitan desarrollar acciones artículadas con los diferentes actores |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2009-03-24 |
2009-07-27 |
Definir estrategias que permitan desarrollar acciones artículadas con la alta gerencia institucional. |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2009-04-14 |
2009-06-30 |
|
Mejorar la planificación para la elaboración de la agenda cultural en la oficina de extensión cultural en el proceso de Bienestar Universitario con el propósito de evitar el riesgo de no cumplimiento oportuno de la agenda o de realizar actividades por fuera de la misma. |
Código ACPM: 347
|
Fecha de Seguimiento: 2011-07-21
Fecha de Cierre: 2011-12-11
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar Formato de convocatoria |
HENRY CARDONA . |
2011-01-24 |
2011-02-24 |
Realizar dos convocatorias internas y externas al año iniciando calendario academico |
HENRY CARDONA . |
2011-02-21 |
2011-03-15 |
Diseñar agenda Extension Cultural para su aprobación y ejecución |
HENRY CARDONA . |
2011-03-11 |
2011-06-11 |
Convocatoria II semetre |
HENRY CARDONA . |
2011-06-11 |
2011-07-11 |
Diseñar agenda Extension Cultural para su aprobación y ejecución |
HENRY CARDONA . |
2011-08-11 |
2011-12-11 |
|
Revisado en el proceso de Bienestar Universitario el servicio de médico estudiantil prestado a través de la IPS Universitaria, se observó que el acuerdo 054 de 1988 debe alinearse con la ley 30 de 1992 y la 100 de 1993 a través de la Secretaria General, con el fin de racionalizar los recursos que la institución dispone para tal fin. |
Código ACPM: 344
|
Fecha de Seguimiento: 2011-08-23
Fecha de Cierre: 2011-11-18
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 421 |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Crear comité multiestamentario para analizar el acuerdo 054 de 1988 |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2011-02-22 |
2011-06-22 |
Presentar propuesta de nuevo acuerdo para revision Sec General |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2011-07-11 |
2011-11-18 |
|
Al revisar las mediciones del proceso, se encuentra una clara responsabilidad del éste frente a los indicadores SUE que miden la eficiencia y la eficacia. Es conveniente definir un indicador que mida el impacto social de los servicios (efectividad), en tanto se pone en riesgo el cumplimiento del requisito 8.2.3 de la NTCGP1000:2004. |
Código ACPM: 121
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-15
Fecha de Cierre: 2009-12-15
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Definir el comité impulsor de la Política de Bienestar conformado por los diferentes estamentos(Aprobar por resolución) |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO |
2009-03-17 |
2009-03-20 |
Incorporar el objetivo y alcance del objetivo en el documento borrador de la politica de Bienestar y modificar la caracterización del proceso |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2009-05-06 |
2009-05-15 |
Definir el objetivo y alcance del proceso de Bienestar con el comitè impulsor de la política de Bienestar. |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2009-03-31 |
2009-12-15 |
Definir y caracterizar los indicadores de efectividad del proceso de Binestar e iniciar su medición. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-04-16 |
2009-04-30 |
|
No se encuentran claramente determinados los recursos de inflaestructura, talento humano y tecnología necesarios para la prestacion de los servicios de Bienestar. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 4.1 d) y 6.1. de la NTCGP1000:2004. |
Código ACPM: 120
|
Fecha de Seguimiento: 2009-12-05
Fecha de Cierre: 2009-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diagnosticar y priorizar las necesidades de infraestructura, tecnología y talento humano requeridos para el desarrollo de los programas de Bienestar. |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2009-03-16 |
2009-04-30 |
Presentar diagnóstico y priorización de necesidades de infraestructura, tecnología y talento humano requeridos para el desarrollo de los programas de Bienestar para su análisis e incorporación en la planificación de la inversión para las vigencias 2009 a 2012. |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2009-05-11 |
2009-05-29 |
Realizar sustentación ante el proceso de Planificación antes de que el comité presente al Consejo Superior el plan de inversión de cada vigencia. De cara al presupuesto aprobado, realizar un plan de acción para realizar seguimiento a su ejecución. |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2009-09-14 |
2009-12-15 |
|
El Proceso de Bienestar contribuye al ambiente de trabajo en tanto atiende las condiciones de convivencia, espiritualidad y promoción y prevención de la salud en la comunidad universitaria, no obstante es necesario revisar las condiciones ambientales en el área de deportes, toda vez que se observan aspectos de luminosidad y ergonomía no adecuadas para la prestación de los servicios, lo que pone en riesgo el cumplimiento del requisito 6.4 de la NTCGP1000:2004. |
Código ACPM: 119
|
Fecha de Seguimiento: 2009-07-21
Fecha de Cierre: 2009-07-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar un diagnóstico de necesidades de infraestrucutura y tecnologia para los servicios que ofrece el área de Deporte. |
MAURICIO CASTILLO VILLEGAS |
2009-03-25 |
2009-04-15 |
Presentar un plan de inversión a la administración a corto , mediano y largo plazo |
MAURICIO CASTILLO VILLEGAS |
2009-04-30 |
2009-05-21 |
Presentar solicitud a la oficina de planeación de la Universidad para que incorpore en el plan de inversión una partida presupuestal destinada a la infraestrutura del area de Deporte. |
MAURICIO CASTILLO VILLEGAS |
2009-05-29 |
2009-07-31 |
|
No se encontró evidencia de las evaluaciones que el profesional universitario del área de deportes debe hacerle a los técnicos para cada deporte. De igual manera no se encontró evidencia de la aprobación que el profesional universitario del área de deporte debe hacer sobre el plan de trabajo del técnico Gilberto Osorio. |
Código ACPM: 126
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-04-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar e implementar un formato que contenga los parámetros necesarios para la prestación del servicio . |
MAURICIO CASTILLO VILLEGAS |
2009-03-11 |
2009-03-31 |
Solicitar a Gestión Humana el acompañamiento en la implementación de un modelo de evaluación de desempeño para personas que tienen contrato por prestación de servicios ( entrenadores) |
MAURICIO CASTILLO VILLEGAS |
2009-03-16 |
2009-04-30 |
|
No existe un soporte que evidencie que la tarifa cobrada al estudiante por concepto de consulta con especialistas, medicamentos, exámenes de laboratorio o de rayos X, corresponde al porcentaje acordado por valor de matrícula. |
Código ACPM: 127
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-05-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar e implementar un instrumento para evidenciar el control sobre el cobro de las tarifas por servicios de salud prestados frente al valor pagado por matrícula. |
MARIA DEL PILAR GIL VALENCIA |
2009-03-18 |
2009-05-29 |
|
No se encuentran documentadas las actividades de prestación de los servicios culturales, generando el riesgo de no tenerse claro el alcane y objetivos del mismo. |
Código ACPM: 129
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-01
Fecha de Cierre: 2009-06-01
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaborar procedimiento que permita determinar las acciones y pasos que orienten la agenda cultural de la Universidad, definiendo intencionalidades. |
HENRY CARDONA . |
2009-04-14 |
2009-05-29 |
Revisar avances de la construcción de la política Cultural Institucional. |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2009-04-07 |
2009-06-01 |
|
En el proceso de Bienestar Universitario, a través de la IPS Universitaria, al revisar los registros de estudiantes que solicitan servicio médico, se observó que se debe mejorar el registro de la información de los estudiantes en el momento de realizar la matricula en la oficina de Registro Académico, con fin de evitar el riesgo de que se genere doble vinculación al sistema de salud, o que el estudiante se quede sin la afiliación al mismo |
Código ACPM: 343
|
Fecha de Seguimiento: 2011-01-30
Fecha de Cierre: 2011-03-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Ampliar la información respecto a la afiliación en salud de los admitidos a la universidad de caldas exigiendo certificado de la EPS, donde se especifique: quién es el cotizante, quiénes son los beneficiarios, categoría del carné, tiempo de vinculación y si es dependiente o independiente. Y para los casos en que el admitido no cuente con Seguridad Social, lo manifieste por por escrito |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-08-01 |
2011-03-30 |
Comunicar a través del SIA a los estudiantes que en caso de haber cambiado su situación respecto a la afiliación al sistema de seguridad, lo actualicen por el sistema de información académico, y crear la opción en el SIA para que esta acción pueda ser ejecutada. |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-11-08 |
2011-03-15 |
|
Realizar seguimiento por parte del proceso de Bienestar Universitario a través del área socioeconómica, a las recomendaciones generadas por la Unidad Tecnológica de Alimentos, en cuanto a los resultados de reportes microbiológicos realizados durante el año 2010 a las cafeterías donde se ofrece el subsidio de alimentación a estudiantes de la Universidad. |
Código ACPM: 346
|
Fecha de Seguimiento: 2011-04-20
Fecha de Cierre: 2011-05-31
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 399 |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a las cafeterías donde se brinda el servicio de alimentación a los estudiantes beneficiarios de este Programa informe de las medidas que se hayan tomado como resultado de la entrega de los análisis microbiológicos |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA |
2011-02-24 |
2011-05-31 |
Hacer trazabilidad de las acciones tomadas a partir del informe presentado por la UTA
|
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA |
2011-03-28 |
2011-04-29 |
|
Se observó que el proceso de Bienestar en lo referente al procedimiento de becas de compensación y asignación de residencias estudiantiles, el registro de información y su trazabilidad, es realizado en su mayoría de manera manual. Se evidencia que el desarrollo de este procedimiento demanda la gestión de gran cantidad de información, por lo cual se avizora que carece de un sistema de información que permita el control y ejecución de las actividades propias de los procesos de una manera automatizada evitando el riesgo de desgaste administrativo o la posibilidad de incurrir en errores. |
Código ACPM: 492
|
Fecha de Seguimiento: 2013-03-20
Fecha de Cierre: 2014-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Gestionar ante las Oficina de Planeación y Sistemas la implementación de un Sistema de Información para la Oficina de Bienestar Universitario |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2012-11-13 |
2013-11-29 |
|
Al revisar la normativa aplicable al procedimiento para otorgar becas de compensación (Acuerdo 078 de 2004), se observó que se encuentra establecida la veeduría por parte de la Oficina de Control Interno; no obstante lo anterior, no se encuentra evidencia sobre la ejecución de esta veeduría ni la referencia a esta actividad en el procedimiento documentado P-BN-336 en el Sistema Integrado de Gestión. |
Código ACPM: 493
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-23
Fecha de Cierre: 2012-12-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Gestionar ante la Oficina de Planeación y el Sistema Integrado de Gestión, la inclusión de la veeduría, en el procedimiento de Becas por Compensación. |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA |
2012-11-20 |
2012-11-20 |
Definir con la Oficina de Control Interno en qué momento del procedimiento se realizará la veeduría. |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA |
2012-11-20 |
2012-12-20 |
|
Evacuación del edificio donde funcionaban las residencias estudiantiles universitarias "Gabriel Soto Bayona" por inseguras condiciones de infraestructura, de acuerdo a estudio realizado por ingenieros de la Universidad Nacional Sede Manizales
|
Código ACPM: 582
|
Fecha de Seguimiento: 2012-09-17
Fecha de Cierre: 2012-09-13
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Evacuar inmediatamente el Edificio Gabriel Soto Bayona. Dicha evacuación será entre el viernes 11 de mayo y el domingo 13 de mayo de 2012. |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2012-05-11 |
2012-05-13 |
Consecución de viviendas suficientes para alojar 130 residentes evacuados. |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2012-05-07 |
2012-05-16 |
Contratación de arrendamiento de seis (06) viviendas para alojar los estudiantes evacuados. |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2012-05-15 |
2012-05-16 |
Adecuación viviendas para alojamiento de los residentes evacuados |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2012-05-28 |
2012-09-13 |
|
En el Área de Deportes se evidenció que las acciones propuestas en el ACPM 119 del año 2009, producto de la auditoría interna del mismo año, no surtieron efecto en tanto reincide la falencia detectada en esta área referente a dotación tecnológica y comunicaciones, lo cual contraviene el numeral 6.3 de la NTCGP 1000-2009 Infraestructura y 2.2.3 MECI (Medios de Comunicación). |
Código ACPM: 489
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-09
Fecha de Cierre: 2012-11-16
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se destino un rubro por el programa especial Club Deportivo con el fin de realizar la dotación tecnológica para el área de deportes. |
MAURICIO CASTILLO VILLEGAS |
2012-10-31 |
2012-11-16 |
|
Revisado el proceso de Bienestar, se observó que en la Universidad de Caldas no se cuenta con una política de inclusión de la población estudiantil que presenta discapacidad física, mental, psicológica que permita el diseño, elaboración y ejecución de un plan integral de atención para dicha población, en el marco de gestión de sus diferentes Áreas de atención, lo cual contribuirá de manera pertinente al cumplimiento del objetivo del proceso. |
Código ACPM: 490
|
Fecha de Seguimiento: 2013-05-31
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar en la ficha integral de ingreso de los estudiantes, valoración para determinar la existencia de discapacidades, a llevarse a cabo a través de la Corporación IPS Universitaria de Caldas |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2012-06-18 |
2012-12-14 |
Definir una linea de acción liderada por el Servicio de Salud Estudiantil a través de la Corporación IPS Universitaria de Caldas, que permita realizar actividades de inclusión de personas con discapacidad que hacen parte del estamento estudiantil de la Universidad de Caldas. Mantener actualizada semestralmente, la base de datos de los estudiantes que ingresan con discapacidad. |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2013-03-18 |
2013-12-13 |
|
Revisado en el proceso de Bienestar Universitario el servicio de médico estudiantil prestado a través de la IPS Universitaria, se observó que el acuerdo 054 de 1988 debe alinearse con la ley 30 de 1992 y la 100 de 1993 a través de la Secretaria General, con el fin de racionalizar los recursos que la institución dispone para tal fin. |
Código ACPM: 421
|
Fecha de Seguimiento: 2012-01-30
Fecha de Cierre: 2012-01-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Analizar el Acuerdo 054 de 1988 en el Comité multiestamentario. |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2012-01-09 |
2012-01-31 |
Presentar propuesta de nuevo acuerdo para revisión en el Comité. |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2012-01-09 |
2012-01-31 |
|
Realizar seguimiento por parte del proceso de Bienestar Universitario a través del área socioeconómica, a las recomendaciones generadas por la Unidad Tecnológica de Alimentos, en cuanto a los resultados de reportes microbiológicos realizados durante el año 2010 a las cafeterías donde se ofrece el subsidio de alimentación a estudiantes de la Universidad. |
Código ACPM: 399
|
Fecha de Seguimiento: 2012-01-30
Fecha de Cierre: 2012-02-01
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a las cafeterías donde se brinda el servicio de alimentación a los estudiantes beneficiarios de este programa, informes sobre las medidas tomadas como resultado de los análisis microbiológicos realizados por la Unidad Tecnológica de Alimentos según requerimiento de Bienestar Universitario. |
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA |
2012-01-09 |
2012-02-01 |
|
Diseñar programas de intervención para la comunidad identificada como de alto riesgos para procurar una mejora en sus condiciones físicas y mentales a través del deporte y la recreación |
Código ACPM: 607
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-16
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Hacer demanda inducida en los programas permanentes de actividad física con las personas detectadas con riesgo muscular, respiratorio o cardíaco que hacen parte del estudio. |
MAURICIO CASTILLO VILLEGAS |
2012-09-03 |
2012-12-14 |
|
Con el fin de consolidar una base de datos de los grupos de artes escénicas, grupos musicales de cámara, colectivos de artes plásticas, de diseño visual y ademas de otros grupos de interés cultural que hacen parte de la dinámica de la Universidad de Caldas; se hace necesario elaborar un directorio que permita articular y visibilizar la producción artística. |
Código ACPM: 609
|
Fecha de Seguimiento: 2013-04-15
Fecha de Cierre: 2013-07-01
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a las diferentes unidades académicas que están relacionadas con la formación artística y con los colectivos culturales de la Universidad de Caldas, información para la construcción de una caracterización de la producción artística, con el fin de consolidar un directorio que pueda actualizarse anualmente |
HENRY CARDONA . |
2013-02-04 |
2013-07-01 |
|
Identificando el estrés como una de las causas de ausentismo y como desencadenante de enfermedades, se formula un programa de desintoxicación iónica, terapia de sanación y terapia de meditación guiada. Una vez implementada se evaluará el impacto. |
Código ACPM: 608
|
Fecha de Seguimiento: 2013-01-31
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se realiza prueba piloto con una terapia para el cuerpo, la mente y el espíritu, con 60 personas de la comunidad universitaria, elegidas aleatoriamente. Se analizan encuestas de satisfacción y se programarán terapias para 200 personas durante el segundo semestre del año 2012. |
LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2012-05-15 |
2012-12-14 |
|
En el Área de Deportes del proceso de Bienestar al revisar las condiciones de ambiente e infraestructura referenciados en el numeral 6.4 de la NTCGP1000-2009 y el 1.1 del componente ambiente de control de MECI, se pudo evidenciar el ruido originado por las actividades propias del gimnasio, aspecto que el equipo auditor considera de interés y que podría ser pertinente su evaluación y análisis por el área competente para este caso, Salud Ocupacional. |
Código ACPM: 491
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-16
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Trasladar la solicitud de la necesidad de implementar acciones preventivas del área de deportes a la oficina de salud ocupacional para que se realicen los análisis pertinentes de la ubicación de las oficinas del talento humano del área de deportes. |
MARIA JOSE BEDOYA GIRALDO |
2012-10-31 |
2012-12-14 |
|
En solicitud escrita realizada por los funcionarios del gimnasio el dìa 22 de octubre, se menciona la necesidad de arreglar una polea que se reventó en la maquina extensora de pierna, haciéndose evidente la necesidad de actividades de mantenimiento preventivo adicionales como lubricación de máquinas. |
Código ACPM: 504
|
Fecha de Seguimiento: 2012-10-31
Fecha de Cierre: 2012-11-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar un mantenimiento de las máquinas mensualmente con el fin de tenerlas en un servicio permanente. |
MAURICIO CASTILLO VILLEGAS |
2012-10-27 |
2012-11-27 |
|
Contratación
|
Riesgos
|
|
- Contratar con personas incursas en causales de inhabilidad |
Código ACPM: 680
|
Fecha de Seguimiento: 2013-11-30
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
integrar al 100% los centros de gasto a la unidad de contratación
|
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-01-01 |
2013-12-31 |
incluir en las invitaciones a cotizar y en las orden de servicio la pregunta de si es o no servidor publico
|
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-01-01 |
2013-10-31 |
|
|
- Vicios en la supervision a la contratación |
Código ACPM: 681
|
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incluir una clausula en el formato de la orden o contrato donde se declare por parte del interventor no estar incurso en conflicto de interés.
|
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-01-01 |
2013-12-31 |
Accion conjunta con la Oficina de Control Interno para realizar auditoria aleatoria a la labor de interventoría a la contratación
|
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
Consolidar el proyecto de especializacion de la función interventoría
|
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2014-01-01 |
2014-12-31 |
|
|
- Errores involuntarios en pliegos de condiciones |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Celebración indebida de contratos por violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Detrimento patrimonial por inadecuada labor de supervisión o interventoría durante la ejecución de los acuerdos de voluntades suscritos por la Universidad. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Sanciones de orden legal por celebración de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Celebración indebida de contratos por violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Detrimento patrimonial por inadecuada labor de supervisión o interventoría durante la ejecución de los acuerdos de voluntades suscritos por la Universidad. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Sanciones de orden legal por celebración de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
El proceso de Contratación no cuenta con una base de datos de proveedores como referencia y fuente de información para los diferentes ordenadores de gasto y la junta de compras para la invitación a cotizar, así mismo no se tienen establecidos criterios que permitan definir a que proveedores invitar, lo que pone en riesgo el fundamento del principio de la transparencia citado en el estatuto de contratación de la Universidad. |
Código ACPM: 8
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-05-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar e implementar en el estatuto de contratación y los procedimientos relacionados lo pertinente al concepto de banco de proveedores y su administración. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-02-10 |
2009-04-15 |
Elaborar una base de datos de proveedores única aplicable para todos los ordenadores de gasto de la universidad. Socializarla y publicarla. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-02-10 |
2009-05-29 |
|
En el proceso de Contratación, no se tiene registro de actas de la junta de compras de las 3 sesiones anteriores a la fecha de la auditoría, en las cuales se referencie la aprobación de solicitudes de compras ya adjudicadas. |
Código ACPM: 3
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-24
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Generar directamente en computador portatil el acta en cada sesion |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-01-19 |
2009-12-18 |
|
El proceso de Contratación, pese a que tiene documentado un procedimiento, no tiene clararidad sobre los criterios para evaluación y reevaluación de proveedores de bienes o servicios a la Universidad; igualmente no posee registros de evaluaciones aplicadas, lo que contraviene lo dispuesto en el numeral 7.4 de la NTCGP 1000:2004. |
Código ACPM: 4
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-11-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Socializar el estatuto de contratacion y sus reglamentaciones a todos los centros de gastos
|
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-02-10 |
2009-04-15 |
Realizar visitas de control y seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-04-30 |
2009-11-30 |
Realizar visitas de control y seguimiento por parte de la Secretaria General mensualmente (a uno o mas centros de gastos
|
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2009-04-30 |
2009-11-30 |
|
En el proceso de Contatación se envió una circular el 24 de noviembre de 2008 referente a la utilización de los formatos aprobados en el SIG para la implementación de los procedimientos asociados al proceso, no obstante se encuentra que no se han implementado adecuada y completamente sin que se hayan adelantado las acciones pertinentes. Lo anterior contraviene el requisito 4.2.3 de la NTCGP 1000:2004. |
Código ACPM: 5
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-05-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Difundir en la capacitación de contratación los formatos SIG |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-15 |
2009-05-29 |
|
En el proceso de Contratación, no se evidencia registro de los requerimientos de las direntes facultades como entrada para la construcción del plan de compras de 2008. No se evidencia registros de los requerimientos de las siguientes compras relacionadas en el plan de compras del 2008: dotación sala de cirujía, adquisición de equipos y muebles de oficina, video proyector. No se eviencia el Visto Bueno del Rector en el plan de compras del 2008. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el artículo 9 del Estatuto de Contratación. El proceso no realiza publicación del registro de los contratos de bienes y servicios adquiridos por la entidad en un lugar visible de la Universidad como lo establece el artículo 35 del Estatuto de Contratación. Adicionalmente, en consideración al enfoque por procesos, la construcción del plan de compras se asocia directamente al proceso de Planificación y hace parte de un documento de entrada al proceso de Contratación, lo que no se hace evidente en la caracterización de los respectivos procesos. |
Código ACPM: 7
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-05-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a Planeación el cambio en la caracterizacion del procedimiento de contratacion |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-03-23 |
2009-05-15 |
|
En el proceso de Contratación, no se tienen identificados los folios de los expedientes de los contratos 049 y 050 de 2008. No se tiene establecida la tabla de retención documental para la administración de la documentación de los convenios. Lo anterior contraviene el requisito 4.2.4 de la NTCGP 1000:2004. |
Código ACPM: 6
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-05-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Comunicar a través de circular y correo electrónico, la obligación de foliar los documentos para la contatación antes de ser enviados a la Secretaría General. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-15 |
2009-05-15 |
Solicitar al área de administración de documentos asesoría en la administración del archivo de gestión para la funcionaria LIGIA RIOS GARCIA. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-01 |
2009-04-03 |
Realizar inspección y diagnóstico del archivo de gestión y las tablas de retención documental del proceso de Contratación, determinar ajustes y realizarlos. |
LIGIA RÍOS GARCÍA |
2009-04-15 |
2009-05-18 |
Realizar capacitación a la funcionaria LIGIA RIOS GARCIA acerca de la administración de los archivos de gestión. |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-04-13 |
2009-04-15 |
|
Se pretende evitar tramites innecesarios conservado dos archivos de contratos, el de la Secretaria General con originales y faltandoles documentos como los recibidos a satisfacción y las actas de liquidacion y el de la Oficina Financiera donde igualmente deben quedar los originales y donde efectivamente reposan los recibidos a satisfacción y las actas de liquidación para efectos de pago. Por lo tanto que el expediente del contrato se conserve directamente en la oficina Financiera. |
Código ACPM: 266
|
Fecha de Seguimiento: 2009-11-16
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Generar una nueva tabla de retención documental por parte de la Oficina de Administración de Documentos para la serie de contratos y los documentos que debe contener su expediente, en acuerdo con la Oficina Financiera |
FERNANDO ARENAS CLAVIJO |
2009-04-15 |
2009-12-18 |
|
El proyecto de estandarización y centralización de la contratación directa de la Universidad de Caldas, pretende mostrar de un modo detallado, como erradicar los riesgos jurídicos de los cuales son vulnerables todas las personas que intervienen en el proceso de contratación directa y de la universidad misma, además pretende rediseñar el proceso donde se plantean las responsabilidades y métodos en pro del mejoramiento continuo de los procesos administrativos de la universidad. |
Código ACPM: 461
|
Fecha de Seguimiento: 2013-01-31
Fecha de Cierre: 2013-11-01
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Unificar el procedimiento de contratacion directa en un grupo especializado de la Secretaria General, para que desde alli se opere el procedimiento, como una accion de mejora frente a los hallazgos de la Contraloria |
, LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2011-05-31 |
2013-05-31 |
Implementar la especializacion en la supervision de los contratos, reduciendo el grupo de personas que pueden efectuar esta accion a un grupo de 15 o 20 personas, permitiendo con esto ademas de un segumiento mas directo a la contratacion, la operatividad del SINCO en lo que respecta a las actas de recibo a satisfaccion, reevaluacion del proveedor y el acta de liquidacion |
, LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-11-01 |
2013-11-01 |
|
Luego de haber sido auditada la gestión contractual de todos los centros de gasto, sobre muestra de contratos seleccionados aleatoriamente, se encuentran no conformidades sobre los siguientes aspectos (ver detalles en la lista de verificación de la auditoria): a) publicación de la contratación dentro de los términos establecidos en el Acuerdo 03 de 2009, b) falta de inscripción de un proveedor en el banco de proveedores, c) falta de consulta en el SICE en un contrato, d) debilidades en el registro de la información contractual en los formatos de rendición al organo de control, e) debilidades en la elaboración de los estudios de mercado, f) requisito de consulta en el plan de compras en la etapa precontractual, g) fallas en el cumplimiento de los plazos establecidos en el procedimiento de contratación, h) debilidades en el uso de la modalidad de "compra global". Lo anterior denota la existencia de debilidades en el manejo de las etapas precontractuales por parte de los centros de gasto, que avizoran la necesidad de establecer correctivos integrales al procedimiento de contratación bajo el alcance de los centros de gasto, dado que los controles que hoy estan establecidos en estas etapas, no estan evidenciando su efecitividad para evitar la persistencia de fallas identificadas en auditorias internas y externas anteriores de similar connotación. |
Código ACPM: 453
|
Fecha de Seguimiento: 2012-06-29
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Desarrollar el proyecto de unidad de contratación que pemita centralizar la gestión contractual, desde las etapas precontactuales de los centros de gasto en una unidad de gestión liderada por la Secretaría General. El proyecto se desarrollará por prueba piloto integrando progresivamente a cada centro de gasto. El proyecto se constituirá en el objeto de seguimiento de cumplimiento de esta ACPM. |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2011-06-01 |
2012-12-14 |
|
Se evidencia que aún persiste un gran riesgo en términos de la cultura del "inmediatismo" que muchos funcionarios tienen a la hora de suscribir convenios sin seguir las formalidades plenas establecidas en el procedimiento P-CC-384. Así mismo, no existe una acción correctiva o preventiva relacionada con el tema de convenios y esto tiene implicaciones jurídicas graves para la Institución y para quienes suscriben dichos convenios.Lo anterior contraviene los numerales 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3 de la norma NTCGP-1000. |
Código ACPM: 495
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2013-06-28
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se elaborara a modo de prueba un solo procedimiento unificando el procedimiento de la Vicerrectoria de Proyeccion con el de la Secretaria General ya que gran parte de la informacion de este último se encuentra en el formato de que para el efecto tiene el procedimiento de la Viceproyeccion. |
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-11-01 |
2013-06-28 |
|
Al solicitar los informes de interventoría y/o supervision de contratos, se encuentra de manera generalizada la inexistencia de informes de interventoría y supervisión, cuando aplica. No se hace evidente en todos los contratos la actuación de los internventores y supervisores respecto de la generación de informes. Lo anterior avizora riesgos de control documental de los expedientes de los contratos y falta de claridad sobre el alcance de actuación de los supervisores e interventores en la actividad de emisión de informes que soporten el recibo a satisfacción. |
Código ACPM: 443
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2014-12-19
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
PRESENTACION PROYECTO SOFTWARE: Desde principio de año se solicito a la Oficina de Sistemas la adquisición de un software para convenios, el que hoy día cuenta con todos los estudios previos, sin embargo, está pendiente de la asignación de recursos. Se propone el software, por cuanto los convenios se encuentran en una base de datos (Excel), sin que esta permita hacer una trazabilidad del mismo desde su radicación en la Secretaria General, hasta su liquidación incluyendo entre estos dos momentos los informes de supervisión. Un sistema debidamente programado y con usuarios definidos permitirá a través de la pagina web crear el portal de convenios para su consulta y visualización de su trámite, incluyendo informes y alarmas |
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-02-06 |
2014-12-19 |
La digitalización de los convenios junto con su visualización en la página web de la Universidad |
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-10-01 |
2012-12-19 |
|
De conformidad con el acta de revisión por la dirección de la vigencia 2009, registrar el cronograma de implementación del Subsistema de Inventarios y Compras – SINCO en una acción preventiva, el que empezará a consolidar la base de datos de contratos en el mes de agosto de 2010. |
Código ACPM: 289
|
Fecha de Seguimiento: 2011-06-30
Fecha de Cierre: 2011-11-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
El desarrollo del cronograma de implementación del subsistema de inventarios y compras SINCO |
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2009-09-01 |
2011-11-30 |
|
Se evidencia que no se ha venido llevando un control documental adecuado en cuanto al orden de los registros en los expedientes contractuales y de convenios, propiciando riesgos por extravío o traspapelación de registros que se archivan en diferentes carpetas sin conservar orden consecutivo según la estructura de cada proceso contractual y lo establecido en el numeral 4.2.4 de la norma NTCGP-1000 |
Código ACPM: 497
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Generar para la prueba piloto una nueva tabla de retencion documental y el archivo digital de los contratos
|
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-11-01 |
2013-12-31 |
|
Se evidencia que aún persisten inconsistencias en la firma de los formatos de paz y salvo por parte de los supervisores en cada proceso contractual a través de los cuales se autorizan los pagos a los proveedores. Lo anterior contraviene los numerales 4.2.4 y 7.4.3 de la norma NTCGP-1000 |
Código ACPM: 496
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Implementar la especializacion en la supervision de los contratos, reduciendo el grupo de personas que pueden efectuar esta accion a un grupo de 15 o 20 personas, permitiendo con esto ademas de un segumiento mas directo a la contratacion, la operatividad del SINCO en lo que respecta a las actas de recibo a satisfaccion, reevaluacion del proveedor y el acta de liquidacion
|
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-11-01 |
2013-12-31 |
|
Realizando el análisis de los días promedio que se demora el trámite contractual desde la aprobación de la solicitud hasta la legalización del contrato, se encuentra que el foco de intervención es la contratación privada de menor cuantía porque no está cumpliendo con la meta en un 55% (Meta: 12 días, Promedio: 22 días), mientras que las demás modalidades están cumpliendo en un 100% la directa y en un 92% la privada de mayor cuantía (Contratación Pública no se registra). |
Código ACPM: 755
|
Fecha de Seguimiento: 2014-07-01
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Eliminar o minimizar ciertos pasos dentro del proceso contractual, de manera que sea más ágil y se pueda desarrollar en los 12 días calendario establecidos en la meta. Esta simplificación de trámites deberá generar una nueva versión de los procedimientos de contratación. |
JUAN SEBASTIAN GUTIERREZ HERNÁNDEZ, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2014-11-03 |
2015-12-18 |
Mejorar el procedimiento y manejo de la supervisión, pues aunque hasta el momento se ha manejado como pos-contractual, los supervisores son las personas que deben promover por la oportunidad en el inicio de la prestación del servicio contratado. El procedimiento mejorado en el SIG, deberá establecer claramente las responsabilidades alrededor de las actividades asociadas a la supervisión. |
JUAN SEBASTIAN GUTIERREZ HERNÁNDEZ |
2014-11-28 |
2015-12-18 |
Montar en la página principal de la universidad un módulo para que los supervisores ingrese la documentación relacionada con la ejecución del contrato y los informes de contratistas. El módulo puede ser desarrollado por la empresa contratista del SINCO o la Oficina de Sistemas de la universidad. |
JUAN SEBASTIAN GUTIERREZ HERNÁNDEZ |
2015-01-23 |
2015-12-18 |
|
Es recomendable estudiar estrategias que permitan la optimización y agilidad en la actualización de indicadores de los procesos y de los registros de reevaluación de los mapas de riegos en el SIG desde el año 2009 y las acciones que se toman por parte del líder de proceso para reevaluar su probabilidad de ocurrencia y su impacto con el fin de lograr su mitigación. |
Código ACPM: 499
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Trazar un solo programa de acciones ya sean de auditorias de control, de auditorias internas, de planes de mejoramiento con la Contraloria, de acciones con Transparencia por Colombia, de solicitud autonoma o del grupo interno de trabajo unifican las fechas de seguimiento.
|
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-11-01 |
2013-12-31 |
|
Realizando análisis del indicador eficiencia en la contratación para el II semestre del año 2012, se identifica, que aunque la meta se cumple, por un lado, el indicador unifica las mediciones de días de contratación, tanto para directa como para pública y privada (procesos contractuales completamente diferentes en su ejecución) y por el otro, se presenta un alto riesgo de incumplimiento en la contratación directa, la cual se ejecuta en la universidad con mayor frecuencia y representa gran cantidad de recursos para la adquisición de bienes y servicios, identificando una no conformidad potencial frente a posibles posibles demoras derivadas de ineficiencias en el proceso contractual. |
Código ACPM: 620
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-03
Fecha de Cierre: 2013-06-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Rediseñar el proceso de plan de compras, elaborarlo a partir de la Planeación de las facultades y articularlo al Banco de Programas y Proyectos de la universidad. Rediseñar procedimiento y sistematizar |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-04-01 |
2013-04-30 |
Modificar el procedimiento del SIG, complementando actividades previas a la solicitud, actividades del planear y articularlo a la operación del SINCO. Simplificar los documentos existentes. |
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-03-01 |
2013-04-30 |
Socializar y difundir el procedimiento modificado, dentro de los funcionarios relacionados con la contratación, realizando una campaña para dar a conocer los principios de legalidad y transparencia |
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-04-30 |
2013-05-31 |
Implementar el proyecto de selección, consolidación del grupo y mejoramiento de competencias del grupo de supervisores de los contratos en la Universidad, debidamente caracterizados por temas |
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2013-04-30 |
2013-06-14 |
|
Analizando el resultado del indicador de eficacia en la selección de proveedores, en el cual se determina los proveedores que obtienen una mayor calificación en los procesos de reevaluación, a pesar de cumplir la meta, se identifica una no conformidad en cuanto a contratar un proveedor que no cuenta con recalificación de proveedores previa, teniendo el riesgo de no cumplir las expectativas o criterios de evaluación de la universidad dado que la evaluación se realiza a través de una muestra. |
Código ACPM: 500
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se trabajo con la casa de software y Sistemas, en la parametrizacion en el SINCO de la REEVALUACION del proveedor, del acta de recibido a satisfaccion y de acta de liquidación. En la actualidad el SINCO ya cuenta con estas actas y reevaluación, sin embargo, para ponerla en marcha es necesario capacitar a un grupo de personas para que cumplan de manera especializada la funcion de la supervision y pueden asi mismo adelantar dichos tramites a traves del sistema SINCO. Esta actividad depende de la disponibilidad de personal y distribucion de funciones que se soliciten a la Oficina de Gestion Humana y que sean aprobadas por ésta.
|
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-04-16 |
2013-12-31 |
|
A raíz de la puesta en marcha de dos acciones de mejora, se hace necesario brindar claridad respecto de un periodo de transición entre los procedimientos ya existentes de Contratación en el SIG Y FORMATOS y el SUBSISTEMA SINCO y la PRUEBA PILOTO. Al poner en marcha estas dos últimas acciones se presenta un paralelismo entre estos nuevos procedimientos y los procedimientos del SIG, si bien la normatividad sigue siendo la misma en lo que respecta a responsables, formatos y pasos. |
Código ACPM: 501
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
definir un perido de transicion entre el sistema SINCO Y EL SIG, tiempo en el cual se correran las adaptaciones a uno y otro hasta lograr la uniformidad en ambos
|
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-11-01 |
2013-12-31 |
|
UNA VEZ ANALIZADOS LOS INDICADORES a pesar que se cumple la meta de los 24 dias dentro del proceso global de la contratacion, es necesario analizar los plazos de la Oferta Privada ya que respecto de los tiempo del año pasado este termino aumento. Por lo que se llevara acabo una accion correctiva en la que se incluira el analisis de pareto como fuente de identificacion de acciones.
|
Código ACPM: 526
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2012-11-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Analisis de las 7 convocatorias utilizando el metodo de pareto para formulacion precisa de las acciones, iniciando con la descripcion paso a paso del tramite surtido luego de recepcionada en la Junta de Compras la solicitud |
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-08-01 |
2012-11-30 |
|
Se evidencian debilidades aún persistentes en cuanto a la cultura del registro de acciones y proyectos de mejoramiento que si bien se han implementado o se encuentran en ejecución, no están siendo documentados dentro del módulo de ACPMs del SIG, perdiendo trazabilidad y visibilidad de proyectos que generan impactos positivos en la institución y podrían demostrar la madurez del sistema. |
Código ACPM: 498
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Trazar un solo programa de acciones ya sean de auditorias de control, de auditorias internas, de planes de mejoramiento con la Contraloria, de acciones con Transparencia por Colombia, de solicitud autonoma o del grupo interno de trabajo unificando las fechas de seguimiento. |
LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO |
2012-11-01 |
2013-12-31 |
|
Gestión Documental
|
Riesgos
|
|
- Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la Universidad |
Código ACPM: 685
|
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30
Fecha de Cierre: 2014-08-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Levantar protocolo para que los controles se conviertan en política institucional |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2013-09-01 |
2014-08-30 |
|
|
- Alteración o manipulación de documentos oficiales |
Código ACPM: 686
|
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30
Fecha de Cierre: 2014-08-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Microfilmación y digitalización de los actos administrativos, hojas académicas y demás documentos que demanen alto grado de consulta. Publicación en la pagina web (normograma), y consulta en los archivos de gestión respectivamente. |
, JHON EDDIER JARAMILLO QUICENO , LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2013-09-01 |
2014-08-31 |
|
|
- Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Sanciones por parte del ente de control por incumplimiento en la normatividad vigente en materia de gestión documental.
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Presencia de agentes contaminantes afectando la salud y la integridad de los funcionarios y el acervo documental.
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de la integridad de la información física y digital que reposa en el archivo central, histórico y Sistema ADMIARCHI. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
Se evidencia un riesgo en términos de la disponibilidad de los documentos electrónicos soportados en la plataforma SIG, toda vez que no se tiene asignado un suplente en caso de ausencia forzosa del administrador de desarrollo, soporte e implementación del mismo, buscando garantizar la accesibilidad a dicha documentación en el Sistema. Numeral 2.2.3 de MECI: 2005. |
Código ACPM: 311
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-28
Fecha de Cierre: 2011-05-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Capacitar a alguno de los funcionarios actuales para brindar el soporte |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2011-03-01 |
2011-05-31 |
Estudiar las cargas de los ingenieros actuales para porderle asignar esta nueva responsabilidad. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2011-02-01 |
2010-02-26 |
|
Se evidenciò que en la Sede Central existen dos puntos de recepciòn de documentos; en la Oficina de Atenciòn al ciudadano y en la ventanilla única, lo que puede causar un subregistro de las PQR y como consecuencia una falta de seguimiento por parte de la Oficina de Atenciòn al ciudadano. |
Código ACPM: 267
|
Fecha de Seguimiento: 2010-02-26
Fecha de Cierre: 2010-03-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Trasladar la ventanilla unica para la oficina de atención al ciudadano |
ANDREA VIVIANA HENAO GIL |
2010-01-18 |
2010-03-30 |
Capacitar en PQR al funcionario encargado de la ventanilla unica con el objeto de que clasificeque el tipo de documento que llega |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2010-01-18 |
2010-03-30 |
Impartir la instruccion al funcionario encargado de la ventanilla unica para que abra los sobres y clasifique los documentos |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2010-01-18 |
2010-03-30 |
|
No se evidencian la entrega de inventarios documentales de acuerdo a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 594 de 2000, lo que genera liberación de responsabilidades por parte del funcionario que asume un cargo. |
Código ACPM: 23
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incluir y aprobar en el procedimiento Administración de Archivos de Gestión, Central e Histórico, la obligación de realizar el inventario documental al momento de abandonar un cargo donde se tengan como responsabilidad la administración de archivos |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-03-16 |
2009-04-15 |
Socializar el procedimientos de Administración de Archivos de Gestión, Central e Histórico, mediante el Programa de Inducción y Reinducción |
HÉLMER QUINTERO VERGARA |
2009-03-16 |
2009-12-18 |
|
Se evidencia que en el proceso de gestión documental hay un riesgo asociado al control de la correspondencia recibida en tanto no esta armonizada la recepción de documentos con las distintas sedes de la Universidad. Esta situación se hace mayormente riesgosa para las notificaciones judiciales y los derechos de petición. |
Código ACPM: 22
|
Fecha de Seguimiento: 2009-03-30
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Difundir entre los miembros de la comunidad universitaria, la prohibición de recepcionar documentos oficiales en dependencias diferentes a Administración de Documentos |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-02-09 |
2009-12-18 |
Socializar el procedimientos de Gestión de Documentos Oficiales mediante el Programa de Inducción y Reinducción |
HÉLMER QUINTERO VERGARA |
2009-04-01 |
2009-12-18 |
|
La Res. de Rectoría 746 de 2003, creó el comité de archivo de la Universidad de Caldas, pero este no se reune periodicamente lo que lo hace poco operativo en consideración a las necesidades actuales frente a la gestión de la documentación en virtud de la implementación del SIG. |
Código ACPM: 21
|
Fecha de Seguimiento: 2009-07-31
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar un plan de trabajo, de acuerdo con las necesidades de Administración de Documentos |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-02-23 |
2009-03-30 |
Convocar y reunir al Comité de Archivo, de acuerdo con las necesidades y el plan de trabajo |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-01 |
2009-12-18 |
Elaborar actas del Comité de Archivo y procurar su aprobación inmediata |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-04-01 |
2009-12-18 |
Implementar las políticas y directrices aprobadas por el Comité de Archivo |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-04-01 |
2009-12-18 |
|
El proceso de Gestión Documental carece de información actualizada relacionada con el estado de conservación de documentos históricos, lo que podría dar lugar a la nesidad de emprender actividades de restauración. |
Código ACPM: 19
|
Fecha de Seguimiento: 2009-11-02
Fecha de Cierre: 2010-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Entrenar y capacitar un funcionario de Administración de Documentos en técnicas de restauración y conservación documental |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2009-03-24 |
2009-07-31 |
Determinar el estado de conservación en que se encuentra la documentación, mediante muestra representativa |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-08-03 |
2009-10-30 |
Implementar de medidas de conservación y restauración, según resultados del diagnóstico |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-11-02 |
2010-06-30 |
|
El proceso de Gestión Documental no cuenta con un normograma aprobado y vigente, lo que contraviene lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y MECI información primaria y secundaria |
Código ACPM: 18
|
Fecha de Seguimiento: 2009-03-15
Fecha de Cierre: 2009-05-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Ajustar el aplicativo Admiarchi, a fin de articularlo con SIG y propiciar así la difusión del normograma |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2008-11-25 |
2008-12-19 |
Seleccionar normatividad interna y externa vigente y aplicable a la Universidad |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2008-11-25 |
2009-05-15 |
Articular Admiarchi y SIG para publicar en éste último el Normograma |
VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ |
2009-03-18 |
2009-05-29 |
|
De manera sistemática se evidenció en todos los procesos lo siguiente:1. Los archivos de gestion no se encuentran organizados conforme a las tablas de retencion documental aprobadas mediante resolucion de Rectoria numero 797 de 2003. 2. Se evidencia incumplimiento en los tiempos de Retencion Documental por que no se han realizado transferencias al archivo central desde el ano 2005. 3. Se evidencia que las tablas de retencion estan desactualizadas de acuerdo a la estructura organica vigente y a la estructura documental del SIG. 4. Se evidencia la existencia de un plan de trabajo aprobado desde enero de 2008, sin embargo los resultados obtenidos a la fecha no garantizan una solucion a corto plazo de la situacion actual de los archivos de gestion. Lo anteriormente expuesto contraviene lo dispuesto en los requisitos 4.2.3 y 4.2.4 de NTCGP-1000 |
Código ACPM: 17
|
Fecha de Seguimiento: 2009-11-30
Fecha de Cierre: 2010-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Ajustar las Tablas de Retención Documental a las modificaciones de estructura orgánica, funcionales y de procedimiento |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2008-11-25 |
2009-03-30 |
Asesorar y verificar la implementación de las Tablas de Retención Documental vigentes en los archivos de gestión. |
FERNANDO ARENAS CLAVIJO |
2008-11-25 |
2009-03-30 |
Aprobar las modificaciones a las Tablas de Retención Documental por parte del Comité de Archivo |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO |
2009-04-01 |
2009-04-17 |
Realizar actividades de sensibilización a los funcionarios repsonsables de los archivos de gestión frente a las modificaciones de las Tablas de Retención Documental aprobadas por el Comité de Archivo |
FERNANDO ARENAS CLAVIJO |
2009-04-20 |
2009-05-15 |
Asesorar a los funcionarios responsables de los archivos de gestión en la implementación de las Tablas de Retención Documental modificadas y aprobadas. |
FERNANDO ARENAS CLAVIJO |
2009-05-01 |
2009-12-18 |
Verificar la aplicación de las Tablas de Retención Documental modificadas y aprobadas, en los archivos de getión, previa planificación de la metodología |
FERNANDO ARENAS CLAVIJO |
2009-08-03 |
2009-11-30 |
Programar las actividades de capacitación sobre administración de archivos de gestión dirigido a funcionarios responsales y capacitación sobre valoración y descarte documental para funcionaes del área de administración de documentos, en el plan de capacitación institucional |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2008-11-25 |
2009-03-30 |
Ejecutar las actividades de capacitación sobre administración de archivos de gestión y valoración y descarte documental programas en el programa de capacitación institucional |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2009-05-04 |
2009-12-18 |
Elaborar y presentar propuesta de Tablas de Valoración Documental al Comité de Archivo |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-08-18 |
2009-12-18 |
Aprobar las Tablas de Valoración Documental por parte del Comité de Archivo |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO |
2010-01-20 |
2010-02-19 |
Enviar la propuesta de Tablas de Valoración Documental al Archivo General de la Nación para su aprobación. |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2010-02-22 |
2010-03-10 |
Valorar y realizar descarte documental en el archivo central de acuerdo con la normatividad vigente |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-06-15 |
2009-11-30 |
Elaborar cronograma de transferencias primarias |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-08-17 |
2009-08-31 |
Ejecutar cronograma de tranfesrencias primarias donde se incluye brigadas de depuración y eliminación documental en archivos de gestión. |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-09-01 |
2010-06-30 |
|
En el proceso de Gestión Documental se encontró que no se controlan las condiciones de temperatura y humedad en el archivo central e histórico, conviniendo los parámetros establecidos al respecto por el AGN |
Código ACPM: 25
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Identificar el dispositivo de medición de temperatura y humedad relativa y conocer su funcionamiento |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2008-11-25 |
2009-02-13 |
Diseñar un formato para hacer el control de las variaciones diarias de temperatura y humedad relativa |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2008-11-25 |
2009-02-13 |
Revisar y calibrar el dispositivo de medición de temperatura y humedad relativa |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2009-02-16 |
2009-04-30 |
Registrar diariamente las condiciones de temperatura y humedad relativa |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-05-01 |
2009-12-18 |
Implementar acciones que propicien estabilidad de las condiciones de temperatura y humedad relativa adecuadas para la documentación, de acuerdo con el seguimiento registrado diariamente |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-05-01 |
2009-12-18 |
|
Se evidencia que en la dependencia de administración de archivos central e histórico hay obsolecencia de los equipos de computo y pese a que existía un espacio destinado a la sala de consulta al público, ésta ya no se encuentra habilitada para tal fin. Lo anteriormente expuesto pone en riesgo el cumplimiento del numeral 6.3 de la NTCGP-1000 |
Código ACPM: 24
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Acondicionar espacio físico, en Administración de Documentos, para facilitar a los usuarios las consultas documentales |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2009-04-01 |
2009-06-30 |
Obtener el diagóstico técnico sobre el estado de los equipos de cómputo de Administración de Documentos |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-03-02 |
2009-03-30 |
Solicitar las adquisiones y/o actualizaciones de equipos de cómputo, de acuerdo con el diagnóstico obtenido |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-01 |
2009-06-30 |
|
El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso. |
Código ACPM: 20
|
Fecha de Seguimiento: 2009-12-18
Fecha de Cierre: 2010-03-12
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 353 |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar propuesta existente sobre Tablas de Valoración Documental, para determinar su vigencia y pertinencia |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-07-01 |
2009-08-14 |
Entrenar y capacitar un funcionario de Administración de Documentos en elaboración y aplicación de TVD |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2009-07-01 |
2009-11-30 |
Elaborar y presentar propuesta de Tablas de Valoración Documental al Comité de Archivo |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2009-08-18 |
2009-12-18 |
Aprobar las Tablas de Valoración Documental por parte del Comité de Archivo |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO |
2010-01-20 |
2010-02-19 |
Enviar la propuesta de Tablas de Valoración Documental al Archivo General de la Nación para su aprobación |
LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ |
2010-02-22 |
2010-03-12 |
|
No se está dando manejo a los archivos de gestión y no se han realizado transferencias al Archivo Central con la normativa institucional de acuerdo con la normativa institucional, pues al auditar los archivos de gestión de la Vicerrectoría de Proyección y la Decanatura de Ciencias para la Salud, no se evidencia control en el manejo de actas y desconocimiento de la ubicación de las tablas de retención documental en la plataforma SIG. Lo anterior es recurrente y contraviene los requisitos 4.2.3, 4.2.4 y 8.2.4 de NTCGP 1000: 2004 y 2.2.2 - 3.3.1 MECI 1000:2005. |
Código ACPM: 312
|
Fecha de Seguimiento: 2010-12-10
Fecha de Cierre: 2010-12-10
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaboración de cronograma para transferencias documentales |
, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2010-05-19 |
2010-05-19 |
Capacitacón a las secretarias en la oganización de archivos de gestión y transferencias documentales |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2010-06-02 |
2010-12-10 |
|
El líder del proceso demostró desconocimiento de las ACPM existentes en el proceso de gestión documental, pues al solicitar evidencias sobre las acciones emprendidas, no fue concreto con sus respuestas, hecho que es recurrente y contraviene los requisitos 8.2.3, 8.5.2 y 8.5.3. de la NTCGP 1000: 2004 y MECI 3.3. |
Código ACPM: 314
|
Fecha de Seguimiento: 2010-11-30
Fecha de Cierre: 2010-12-17
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Consultar permanente en Sistema Integrado de Gestión |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2010-07-12 |
2010-12-17 |
Capacitar al profesional de apoyo en el Sistema Integrado de Gestión, para las acciones que debe emprender, monitorear y controlar dentro de su proceso |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2010-07-12 |
2010-07-12 |
|
El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso. |
Código ACPM: 428
|
Fecha de Seguimiento: 2012-10-05
Fecha de Cierre: 2012-11-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Análisis de la información para construcción de la tabla de valoración documental por dependencia |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-01-02 |
2012-08-31 |
Socializar con un Docente de cada Facultad para determinar si los procedimientos son acordes a los tiempos de retención de los expedientes. |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-09-03 |
2012-09-28 |
Presentación de la TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL AL COMITE DE ARCHIVO |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-10-01 |
2012-11-15 |
|
No existe evidencia del control y seguimiento a la ejecución del servicio prestado por 472 durante las vigencias 2011 y 2012. Fueron aplicadas encuestas por el contratista, pero no existe evidencia de la socialización y análisis de la información, contraviniendo el numeral 4.1. relacionado con la obligación de controlar los servicios tercerizados, de la NTCGP 1000:2009 que afecten la prestación del servicio |
Código ACPM: 564
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-01
Fecha de Cierre: 2012-11-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Socializar el resultdo de las encuestas a los usurios internos en especial a las secretarias, quienes son las llamadas a realizar el proceso de envio y recepcion de las comunicaciones |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-10-25 |
2012-11-15 |
|
Los puntos señalados contraviene el requisito 4.2.4 Control de Registros de la norma NTCGP1000:2009:Durante el desarrollo de la auditoría del Proceso de Investigación, se detectó que no existe tabla de retención documental (TRD) asociada a los registros del Instituto de Salud y comisiones de investigaciones y postgrados de las facultades, los auditados muestran registros almacenada en AZ y otro tipo de archivos que no han sido transferidos por la carencia descrita. En el proceso de Docencia se detectan deficiencias en el archivo de las siguientes actas de los comités currículo, actas perforadas, almacenadas en AZ y sin orden (cronológico): Maestría en Filosofía (Acta No 2 julio de 2011, Acta No 1 de enero de 2012, Acta No 2 abril de 2012, Acta No 3 de julio de 2012). Licenciatura en música (Acta No 9 de julio de 2012). Regencia en Farmacia (Acta 2 de marzo de 2011, Acta No 3 de abril de 2012, Acta 6 julio de 2012). Doctorado en Ciencias Biomédica (Acta No 9 de diciembre de 2011 y Acta No 2 de mayo 2012). |
Código ACPM: 563
|
Fecha de Seguimiento: 2012-12-06
Fecha de Cierre: 2012-12-06
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Programar capacitación el día jueves 25 de octubre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de las Tecnologías, Posgrados e Institutos |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-10-25 |
2012-10-25 |
Programar capacitación el día jueves 1 de noviembre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de las las oficinas administrativas. |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-11-01 |
2012-11-01 |
Programar capacitación el día jueves 8 de noviembre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de los programas. |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-11-08 |
2012-11-08 |
Programar capacitación el día jueves 15 de noviembre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de los departamentos y Decanaturas |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-11-15 |
2012-11-15 |
Enviar oficio a los funcionarios que asistan a la capacitación y reprogramar la misma. |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-11-19 |
2012-11-19 |
Seguimiento especial a las dependencias que fueron auditadas, y verificar el cumplimiento de la norma en la organización de archivos, con prioridad en las Actas. |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO |
2012-12-03 |
2012-12-06 |
Enviar oficio firmado por el Secretario General al jefe de Gestión Humana, solicitando nuevamente reporte de los movimientos de personal para acompañarlos en la entrega y recibo de los archivos de gestión y dejar constancia en el acta. |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2012-11-01 |
2012-11-01 |
|
En el sistema no están disponibles las mediciones de los indicadores de la vigencia 2012 y segundo semestre de 2011, tampoco disponible la actualización de los riesgos y las acciones asociadas; contraviniendo el artículo 14 del Acuerdo 11 de 2008 del Consejo Superior que establece que la administración documental se hará mediante una herramienta informática diseñada para tal fin; y 4.2.3 Control de documentos, literal d, de la NTCGP 1000:2009. |
Código ACPM: 562
|
Fecha de Seguimiento: 2013-03-29
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar sesión de trabajo con cada uno de los líderes de los procesos para reformular los indicadores y orientarlos a la medición del impacto de cada proceso. Indicadores de efectividad |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2012-05-15 |
2012-08-15 |
Solicitar las mediciones de los nuevos indicadores con corte al I semestre del año 2012 a cada uno de los procesos y consolidar la matriz general de caracterización de los indicadores con las respectivas mediciones |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2012-09-06 |
2012-09-28 |
Realizar una segunda sesión de trabajo de trabajo con los líderes de los procesos para realizar el análisis de los indicadores y los ajustes pertienentes en cuanto a forma y contenido |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2012-09-03 |
2012-09-28 |
Ingresar los indicadores a la base de datos del sistema de información del SIG y dejar visible las graficas, caracterizaciones, metas y análisis. Realizar los ajustes pertinentes en el sistema de información |
CARLA NORIDIA MURILLO NOREÑA |
2012-10-01 |
2012-10-19 |
Mejorar el aplicativo del SIG para permitir el ingreso de datos y el ingreso de análisis por parte de cada uno de los líderes de los procesos con el fin de tener mediciones inmediatas, una vez obtenidos los datos en cada proceso |
CARLA NORIDIA MURILLO NOREÑA |
2012-11-01 |
2012-12-14 |
|
En el aplicativo se consultó el normograma, y se evidenció que la normatividad interna está disponible aunque presentando lentitud en la consulta; en lo que respecta a la normatividad externa no fue posible consultar al momento de la auditoría y durante la etapa de preparación de la misma: la Ley 30 de 1992, Ley 734 de 2002, Ley 1474 de 2011, observándose que los criterios de búsqueda no cumplen con su fin de agilizar la consulta y la disponibilidad de los documentos; contraviene el numeral 4.2.3. literal f, de la NTCGP 1000:2009y el numeral 2.2. Documentos normativos internos y externos del procedimiento del P-GD-15 |
Código ACPM: 566
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2012-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Oficiar al jefe de la oficina de planeacion y sistemas para que sea revisado el sistema y se hagan los ajustes respectivos para mejorar los criterios de busqueda |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2012-11-01 |
2012-12-31 |
|
En el proceso PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL E HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD, P-GD-103. En el flujorama (Paso 24) es necesario actualizar el formato para la entrega de los archivos de gestión en la unidades productoras, y en cumplimiento del Acuerdo 038 de septiembre 20 de 2002. |
Código ACPM: 614
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-15
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Modificar el formato para la entrega de los archivos de gestión cuando se deje el cargo |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-12-14 |
2012-12-14 |
Agregar un paso en el flujograma donde se describa el procedimiento en la entrega de los archivos de gestión |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-12-14 |
2012-12-14 |
|
En Gestión Documental modificar el Instructivo para la Gestión de Reuniones de Trabajo en la Universidad de Caldas, debido a que este formato puede ser utilizado por todas las instancias que en su momento realicen reuniones, para que queden plasmados los temas tratados y los compromisos adquiridos |
Código ACPM: 615
|
Fecha de Seguimiento: 2013-09-15
Fecha de Cierre: 2012-12-14
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Análisis del instructivo |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-12-14 |
2012-12-14 |
Cambios en el instructivo para la Gestión de Reuniones de Trabajo en lo relacionado con el Desarrollo y Flujograma |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-12-14 |
2012-12-14 |
|
Con la implementación del sistema de gestión documental para la elaboración de las comunicaciones oficiales, se debe modificar sustancialmente el proceso del sistema Interado de Gestión " P - GED- 282 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES". Este proceso permite, optimizar la mensajería, enviar y recibir la información una vez este aprobado el documento e igualmente imprimir un solo ejemplar para conformar los expedientes de los archivos de gestión. ]En cuanto a las comunicaciones recibidas externas, se tramitan por la Ventanilla Unica, se radican, escanean y envian por el sistema, permitiendo toma de decisiones oportunas |
Código ACPM: 466
|
Fecha de Seguimiento: 2012-12-03
Fecha de Cierre: 2013-12-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaborar el procedimiento para las comunicaciones oficiales de la Institución y gestíonar para subirlo al SIG. |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-08-13 |
2012-08-31 |
En el contrato con la empresa de correo disminuír un auxiliar que se desempeña como mensajero inteno. y redefinir las rondas de entrega y recibo de correspondencia interna. |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-05-31 |
2012-06-29 |
Ubicar en la Ventanilla Unica un funcionario para que atienda todo lo relacionado con la recepción de los documentos que llegan a la Universidad y relice su tramite a través del sistema de gestión documental. Recepción, radicación, escaneo y distribución de las comunicaciones oficiales |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-02-01 |
2012-02-02 |
Capacitación y asesoría constante a las secretarias y Jefes en la utilización del sistema de gestión-admiarchi, para elaborar, aprobar, distribuir y consultar las comunicaciones oficiales. Además para la consulta del normograma, archivo central e histórico y realizar transferencias documentales. |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-01-23 |
2012-12-21 |
Disminuir el uso de papel en la impresión de las comunicaciones, mediante el de sistema admiachi , e imprimiendo solamente el documento que hará parte del expediente de la Unidad administrativa según la tabla de retención documental.( sensibilización). |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-02-01 |
2013-12-20 |
|
No fue posible comparar los indicadores del proceso con datos estadísticos consolidados en el SIG y en archivo de gestión, ya que al solicitar datos numéricos consolidados del proceso, no se evidencia su existencia lo cual es recurrente y contraviene los requisitos 8.2.3 y 8.4 de la NTCGP 1000: 2004. |
Código ACPM: 310
|
Fecha de Seguimiento: 2010-11-30
Fecha de Cierre: 2010-12-17
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Inducción al funcionario para el conocimiento amplio del cargo |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2010-07-01 |
2010-07-16 |
Aplicación de los conocimientos en las actividades archivísticas |
JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ |
2010-07-16 |
2010-12-16 |
Diseñar formato que permita conocer los consolidados de los prestamos de documentos |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ |
2010-07-28 |
2010-12-17 |
|
No existen actas de entrega de inventarios documentales en los archivos de gestión, pues cuando se da la desvinculación laboral de un funcionario no se evidencia la entrega del inventario documental al nuevo funcionario, lo cual es recurrente con respecto a la auditoría anterior y contraviene los requisitos 4.2.4, 8.2.3 y 8.2.4 de NTCGP 1000:2004 y la Ley 594 de 2000. |
Código ACPM: 313
|
Fecha de Seguimiento: 2010-12-15
Fecha de Cierre: 2010-12-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar al Dr. José Jesús Díaz Corrales, autorice enviar información sobre las novedades de personal en cuanto a traslado permanente o temporal y desvinculación del personal de la entidad, con el propósito de aplicar el Acuerdo 038/2002 A.G.N. artículo segundo. |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2010-05-18 |
2010-05-18 |
Acompañar a las secretarias en la entrega y recibo de los archivos de gestión cada vez que se presente un traslado o dejación del cargo de manera temporal o definitiva. |
JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2010-07-12 |
2010-12-15 |
|
Al solicitar los registros que evidenciaran la calibración y el manejo del Termohigrómetro (dispositivo que mide la temperatura y la humedad relativa del Archivo Central), estos no fueron suministrados, así como tampoco el manual del equipo, incumpliendo el numeral 7.6 de la NTCGP 1000: 2004. Igualmente, se pudo evidenciar que en el archivo central sólo se cuenta con 1 sensor de humo, ubicado aproximadamente en la parte central del espacio, lo cual no garantiza una eventual detección de humo por riesgo de incendio en las esquinas o puntos alejados del recinto. La cargas de los extintores se encuentran vencidas (con fecha de marzo de 2010). Así mismo, se manejan dos tablas no controladas por el S.I.G. en las cuales se verifican las lecturas del termohigrómetro durante el día, omitiendo lo establecido en el numeral 7.5.1 y 7.5.5 de la NTCGP 1000: 2004 y el artículo 19 de la Ley 594 de 2000. |
Código ACPM: 315
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-15
Fecha de Cierre: 2011-03-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Consecución de un manual del termo higrómetro digital |
JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ |
2010-10-29 |
2010-12-17 |
Diseñar formato que contenga los parámetros de las condiciones ambientales en el archivo central y que permita visualizar los controles de temperatura y su variación, con acciones correctivas si es del caso |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ |
2010-10-28 |
2010-12-01 |
Solicitar a la profesional de Salud Ocupacional, la recarga de los extintores y la adquisiciòn de un detector de humo |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ |
2010-11-19 |
2010-11-30 |
Solicitar a la Lider de Grupo de Servicios Generales, el mantenimiento del termo-higrómetro y la calibración del mismo si se requiere. |
JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ |
2011-03-22 |
2011-03-31 |
|
El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso. |
Código ACPM: 353
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-15
Fecha de Cierre: 2011-09-30
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 428 |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
CONSTRUCCION HISTORIA INSTITUCIONAL |
JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2010-11-30 |
2011-01-31 |
IDENTIFICACION DE ENTES PRODUCTORES |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2010-11-15 |
2011-02-14 |
IDENTIFICACION DE ASUNTOS POR DEPENDENCIAS |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2010-12-01 |
2011-02-14 |
BUSQUEDA DE SOPORTES LEGALES QUE AYUDEN A DETERMINAR TIEMPOS DE RETENCION DE LA INFORMACION.
|
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2011-03-15 |
2011-05-27 |
ANALISIS DE LA INFORMACION PARA LA CONSTRUCCION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2011-06-01 |
2011-09-30 |
|
Al realizar el anàlisis del indicador del consumo de papel, se determina que la meta no se cumple, pues se habìa planteado una reducciòn en el consumo de un 15% en el año y a junio de 2012 por el contrario, se ha incrementado en un 9%. La meta de reducciòn se habìa planteado como resultado del uso del ADMIARCHI; sin embargo, por diferentes razones no fue posible cumplir con lo propuesto. |
Código ACPM: 509
|
Fecha de Seguimiento: 2013-05-31
Fecha de Cierre: 2013-12-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Remitir oficio a la coordinadora de Bienes y Suministros, solicitándole el retiro de la papelería en desuso de las diferentes dependencias y definir su disposición. |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-10-24 |
2012-10-24 |
Trabajar con la oficina de sistemas, Gestión Ambiental y Secretaría General para determinar la ubicación de 15 impresoras con impresión a doble cara y escáner, con el propósito de ubicarlas estratégicamente y optimizar el uso de papel. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO, LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO , HENRY GONZÁLEZ GONZÁLEZ , LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-09-12 |
2012-10-19 |
Contratar el outsourcing de impresiones a dos caras preconfiguarada en los cómputadores exceptuando de esto aquellos documentos que por normatividad o conveniencia institucional deban ser impresos a una cara |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2012-08-01 |
2012-08-30 |
Capacitar y sensibilizar la utilización del sistema de gestión documental para la elaboración de las comunicciones oficiales |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-02-01 |
2013-12-20 |
Seguimiento y control en el cumplimiento de las políticas cero papel |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-02-02 |
2013-12-20 |
Revisión de los procedimientos de la TRD |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO |
2013-01-21 |
2013-12-20 |
|
Los puntos señalados contravienen el requisito 4.2.3 Control de documentos, de la NTCGP 1000:2009:Al verificar la aplicación del procedimiento P.GD-103 se observa el uso de la versión 1 del formato CODIGO: R-1138-P-GD-103, el cual fue actualizado el 15 de febrero de 2012 pasando a versión 2. El formato CODIGO: R-947-P-GD-103 no se aplica en atención al procedimiento, en su reemplazo se implementó un formato no controlado por el SIG de acta de entrega de archivos de gestión. El procedimiento P-GD-282-PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES, fue actualizado a partir del día 04 de septiembre de 2012, no obstante durante el año 2011 y lo que iba corrido del 2012 las actividades no fueron coherentes con el procedimiento en versión 2. |
Código ACPM: 565
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-06
Fecha de Cierre: 2012-11-08
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Utilización del formato del SIG para préstamo de documentos CODIGO: R.- 947-P-GD-103, VERSION 2 |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-10-25 |
2012-10-25 |
Diseñar Acta de entrega de archivos de gestión, con todos las caracteristicas del formato sugerido por el AGN y subierla al SIG |
LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ |
2012-11-01 |
2012-11-08 |
|
Gestión Financiera
|
Riesgos
|
|
- Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Información financiera que no refleja la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de recursos financieros por vulnerabilidad en la seguridad física e informática del área financiera. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Afectaciones del personal y de las operaciones de la Oficina Financiera.
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de recursos financieros por vulnerabilidad en la seguridad física e informática del área financiera. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Afectaciones del personal y de las operaciones de la Oficina Financiera.
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Información financiera que no refleja la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Aplicación del manual de políticas contables no coherente con el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos establecidos en el marco normativo determinado por la CGN Contaduría General de la Nación. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Información financiera que no refleja el reconocimiento, identificación, clasificación, medición inicial, registro y medición posterior de los hechos económicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Medición posterior de la Universidad que no manifiesta los hechos económicos al final del periodo contable. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Información no fiable y sin relevancia, adicional a revelaciones insuficientes en la presentación de los estados financieros y sus notas. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
Se evidencia entre los auditados del proceso de Gestión Financiera, el cumplimiento exclusivo de ejecuciones diarías cotidianas, mas no sujeto a un programa en el que se planee con antelación, no solo lo cotidiano, sino además las metas del proceso. De manera consecuente, no se evidencia el analisis de estos resultados ni la existencia de planes de mejoramiento derivados de la evaluación al cumplimiento de objetivos y metas del proceso y sus funcionarios.
|
Código ACPM: 12
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-20
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revision y concertacion de objetivos y metas del proceso con los funcionarios de la oficina Financiera e incorporacion en el respectivo Plan de Accion. |
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2009-03-16 |
2009-03-20 |
Desplegar los objetivos y metas del Plan de Accion del Proceso a objetivos y metas de desmpeño individual |
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2009-03-23 |
2009-06-30 |
|
-Se evidencia en el procedimiento P-GF-136 en punto 14 la referencia a "boletin diario de tesoreria" cuando el termino usado en la practica es "boletin diario de caja y bancos".- Se evidencia que en el avance de gloria maria rodriguez de junio de 2010, con el formato R-319-P-GH-37 Formato para cumplido de comision, se usa en el procedimiento de legalizacion de avance y este no esta referenciado en el procedimiento, debe ser R-1080-P-GF-190.- En la legalizacion de avance, del profesor Jorge Ronderos, con fecha junio 1 de 2010, de recibido en financiera, se legalizo con un formato no controlado. No esta con el numero de documento ni con la version.-Se debe revisar el paso 36 procedimiento P-GF-118, esta mal redactado, en el paso 36 imprime la nota debito, estaba en otra carpeta. En el paso 39 se evidencia el pago cuando se informa via fax, pero cuando se informa via telefonica no hay evidencia de que se informo. Se debe completar el procedimiento para definir que se hace cuando no hay reclamacion por parte del beneficiario del pago. |
Código ACPM: 326
|
Fecha de Seguimiento: 2010-09-30
Fecha de Cierre: 2010-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Circularizar la ruta del formato de legalización de avances que existe dentro del Sistema Integrado de Gestion a través de los funcionarios encargados de entregar los avances y recibir las legalizaciones. En caso de recibir formatos no controlados de funcionarios que asistieron a comisiones de las cuales no sea posible repetir el registro se validara el formato no controlado hasta terminar la vigencia 2010. |
SONIA IMELDA VALLEJO RIVERA, MARIA FANNY HURTADO SANCHEZ |
2010-07-26 |
2010-12-31 |
Adicionar en el procedimiento para la revision y causacion para efectuar pago de cuentas P.G.F.118, punto 39: que tambien se confirma el pago telefonicamente. |
SONIA IMELDA VALLEJO RIVERA |
2010-08-01 |
2010-09-30 |
Trazar procedimiento constitucion Acreedores Varios |
SONIA IMELDA VALLEJO RIVERA |
2010-08-01 |
2010-09-30 |
Unificar con la oficina de desarrollo docente el formato para legalización de avances y cumplidos de comisión, dejando vigente solo el formato del procedimeinto de Gestión Financiera |
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2010-08-02 |
2010-08-30 |
|
NO CONFORMIDAD POTENCIAL. SE EVIDENCIA QUE NO EXISTE SOPORTE DE LOS DINEROS GIRADOS A LA UNIVERSIDAD DE CALDAS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA POR PARTE DE LA GOBERNACION. SE SOLICITA LA ORDENANZA DE LA ASAMBLEA Y EVIDENCIA DE SOLICITUD DE INFORME DETALLADO A LA GOBERNACION. |
Código ACPM: 325
|
Fecha de Seguimiento: 2010-09-15
Fecha de Cierre: 2010-09-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Comunicación a la Contraloría Departamental, recordando el cumplimiento de la Odenanza que autoriza el cobro de estampilla para las Universidades |
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO, RICARDO GÓMEZ GIRALDO , AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2010-08-31 |
2010-09-30 |
Comunicación a la Contraloría Municipal, recordando el cumplimiento del Acuerdo que autoriza el cobro de estampilla para las Universidades |
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO, RICARDO GÓMEZ GIRALDO , AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2010-08-31 |
2010-09-30 |
|
Al realizar trazabilidad de la actividad de avances en el Proceso de Gestión Financiera realizada al funcionario FERNANDO VALENCIA de la seccion Deportes se evidenció que no contiene la solicitud de legalización , ni resolucion aclaratoria sobre la no legalización dentro de los plazos, como tampoco la resolución aclaratoria sobre su aplazamiento ni el reporte de la situación administrativa para descuento en nómina; lo anterior contraviene la Resolucion de avances 000594 de julio 15 de 2008. Adicionalmente se evidencio en la actividad de modificaciones presupuestales que no se adjunta la autorización o solicitud del ordenador del gasto contraviniendo lo dispuesto en el procedimiento aprobado para ese efecto. |
Código ACPM: 9
|
Fecha de Seguimiento: 2009-02-15
Fecha de Cierre: 2009-03-13
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Verificar la corrección de la situación (resolucion aclaratoria modificando la fecha de viaje del señor FERNANDO VALENCIA |
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2008-11-17 |
2008-11-20 |
Enviar circular a todos los funcionarios del Proceso de Gestión Financiera para que revisen, atiendan y cumplan los procedimientos de manera estricta. |
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2009-03-10 |
2009-03-13 |
|
Al revisar las condiciones de ambiente e infraestructura del proceso de Gestión Financiera, se hicieron evidentes algunos aspectos, que el equipo auditor considera de interés y que podría ser pertinente su valoración y análisis por parte del área de Salud Ocupacional (ver lista de verificación de la auditoría), como el competente para tal efecto |
Código ACPM: 463
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-15
Fecha de Cierre: 2012-11-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Envíar comunicación a la oficina de Salud Ocupacional para que en visita con la ARP se tomen las acciones pertinentes |
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2012-08-22 |
2012-11-30 |
|
Con el objeto de realizar el monitoreo al proceso de gestión financiera, este genera unos indicadores que se encuentran ubicados en el SIG a traves del link LUPA. Estos indicadores se adminsitran desde la oficina de planeación con insumos remitidos desde los diferentes procesos, en consecuencia se hace la presente observación, dado que se evidencia una gestión por parte del proceso de gestión financiera para que los indicadores sean debidamente actualizados en el Sistema Integrado de Gestión por parte del proceso de Planificación. |
Código ACPM: 464
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-15
Fecha de Cierre: 2012-11-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Enviar comunicación a la Oficina de Planeación y Sistemas solicitando la actualización del sistema en cuanto a indicadores |
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2012-08-22 |
2012-11-30 |
Realizar revisión y seguimiento para verificar que los datos se estén cargando oportunamente |
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2012-08-22 |
2012-11-30 |
|
Revisado el procedimiento P GF 136 se evidenció que se encuentra desactualizado dado que se presentan consignaciones que son archivadas en otras dependencias y reportadas electrónicamente por el banco a la oficina financiera; igualmente, se encuentra desactualizado el formato para el registro de llamadas correspondiente al paso 39 del P GF 118. De igual forma el procedimiento P-GF - 240 relacionado con recaudos se encuentra desactualizado dada la aclaración de la oficina financiera en el sentido de que éste procedimiento no es una actividad de tipo permanente sino que ésta se realiza cuando un centro de gastos lo requiere. En consecuencia a los procedimientos revisados, se encuentra que no están alineados conforme al criterio de auditoría "Control de documentos 4.2.3 literal b". |
Código ACPM: 465
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-15
Fecha de Cierre: 2012-11-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar la respectiva actualización con las aclaraciones pertinentes,donde se aclare que la actividad de Caja es una actividad eventual y que la desarrolla un auxiliar admistrativo |
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2012-08-22 |
2012-11-30 |
|
Si bien la normativa interna de la Universidad establece por su naturaleza, medidas de control fiscal, estas se encuentran dispersas en gran cantidad de actos administrativos o se encuentran algunas directrices que siendo necesarias, no se encuentran claramente determinadas en la normativa. Respecto de lo anterior se identifica la oportunidad de mejora de generar un documento de referencia que contenga en forma de compendio las políticas de control fiscal aplicables a la Universidad de Caldas. |
Código ACPM: 444
|
Fecha de Seguimiento: 2012-07-01
Fecha de Cierre: 2016-04-29
Estado: Abierta |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
En el marco del comité de sostenibilidad financiera, liderado por el Vicerrector Administrativo, analizar y documentar un proyecto de acto administrativo que contenga lineamientos relativos al control fiscal, donde se consideren las medidas y reglamentos de austeridad del gasto existentes y se incluyan directrices institucionales adicionales y complementarias, resultantes de las observaciones que en esta auditoría se han puesto de manifiesto y otros aspectos de relevancia para el control fiscal. |
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS |
2012-01-16 |
2012-10-15 |
Verificar la eficacia y efectividad de las directrices establecidas, mediante ejercicios de control y seguimiento o auditoria ordinaria durante la vigencia 2013. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-01-14 |
2013-12-20 |
|
En las Tecnologías de Electrónica y Administración Judicial se evidenció que se produjo la alteración en el contenido del formato de legalización de avances, presentación del formato en fotocopia o escaneado, solicitud de avances establecido en un formato diferente y la utilización de formatos de versiones anteriores, en las siguientes resoluciones de avances números: G7-115, G7-130, G7-133, G7-154, G6-358, G6 490, G6-539, G7-139, G7-175, G7-167, G7-259, G6-339, G6-375, G6-497, G6-420. |
Código ACPM: 449
|
Fecha de Seguimiento: 2012-11-30
Fecha de Cierre: 2012-12-03
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Actualización de la Resolución 594 de 2008 con el fin de dar claridad a situaciones que suceden en el proceso de legalización de avances y que no están contempladas en la actual Resolución |
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO |
2012-10-01 |
2012-12-03 |
|
Gestión Humana
|
Riesgos
|
|
- Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Asumir costo que no corresponde a la institución por ausentismo de enfermedad profesional, enfermedad general y permisos personales. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Errores o alteración en los datos que genera la liquidación de la nómina. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Uso y manejo inadecuado de información privilegiada y confidencial de los servidores públicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Demandas a la Universidad asociadas al tipo de vinculación de personas a la Institución. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Elaboración de la nómina sin contar con soporte tecnológico adecuado para los controles normativos y financieros. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Uso y manejo inadecuado de datos personales e historias laborales de los servidores públicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Aumento del ausentismo laboral por incapacidad, relacionada con riesgo psicosocial. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Adquisición de enfermedad laboral y/o pérdida de vida humana por ocurrencia de accidente de trabajo, enfermedad laboral o enfermedad común. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Demandas a la Universidad asociadas al tipo de vinculación de personas a la Institución. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Elaboración de la nómina sin contar con soporte tecnológico adecuado para los controles normativos y financieros. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Uso y manejo inadecuado de datos personales e historias laborales de los servidores públicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Aumento del ausentismo laboral por incapacidad, relacionada con riesgo psicosocial. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Adquisición de enfermedad laboral y/o pérdida de vida humana por ocurrencia de accidente de trabajo, enfermedad laboral o enfermedad común. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Aumento de desórdenes musculoesqueléticos por adopción de la estrategia de trabajo en casa a partir de la aparición del covid-19. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Demandas a la Universidad asociadas al tipo de vinculación de personas a la Institución. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Elaboración de la nómina sin contar con soporte tecnológico adecuado para los controles normativos y financieros. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Uso y manejo inadecuado de datos personales e historias laborales de los servidores públicos. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Aumento de desórdenes musculoesqueléticos por adopción de la estrategia de trabajo en casa a partir de la aparición del covid-19. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Adquisición de enfermedad laboral y/o pérdida de vida humana por ocurrencia de accidente de trabajo, enfermedad laboral o enfermedad común. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Aumento del ausentismo laboral por incapacidad, relacionada con riesgo psicosocial. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
En el proceso de Gestión Humana se evidencia que el formato único declaración juramentada de bienes y rentas y actividad económica privada persona natural no se encuentra diligenciada completamente, falta la parte posterior del formato y no pemite establecer el año a que corresponde la declaración tal como lo solicita la circular 003 de 2004 del Archivo general de la Nación. Al indagar por el medio utilizado para pedir actualizarlas, se mencionó el envío de una circular para toda la comunidad universitaria, la cual nunca fue aportada para su evidencia. |
Código ACPM: 59
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30
Fecha de Cierre: 2009-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar el instructivo para la actualizacion de formatos de declaracion Juramentada. |
JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO |
2009-03-12 |
2009-03-30 |
Comunicar a través de Circular Interna, el cronograma y procedimiento para la actualizacion y diligenciamiento del formato de declaracion Juramentada |
HÉLMER QUINTERO VERGARA |
2009-04-04 |
2009-04-10 |
Responsabilizar a los jefes inmediatos de la actualizacion y diligenciamiento del formato de declaracion Juramentada, según cronograma y circular. |
HÉLMER QUINTERO VERGARA |
2009-04-01 |
2009-07-30 |
|
En el procedimiento para otorgar el año sabático –P-GH-167- existe inconsistencia al mencionar un parágrafo que no existe en la normativa. Así mismo, no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsable de la expedición del certificado sobre sanciones penales. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de la normatividad, revisión documental y con la entrevista realizada a los directores de departamento. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI. |
Código ACPM: 338
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-01
Fecha de Cierre: 2011-03-11
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 392 |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se modificará el procedimiento y se indicara correctamente que la disposición que señala que el requisito de estar al día con los compromisos adquiridos con la Universidad, incluida las comisiones de estudio previos es el artículo 78. Modificado por el artículo 9 del Acuerdo 014/2008 numeral 4, y no el parágrafo 2 del mismo artículo. |
JAIDER LOSADA SALGADO |
2011-01-12 |
2011-03-03 |
Se aclarará en el procedimiento de año sabático que la dependencia competente para expedir el Paz y Salvo por conceptos de comisiones de estudio es la Oficina de Gestión Humana. |
JAIDER LOSADA SALGADO |
2011-01-12 |
2011-03-03 |
Se aclarará en el procedimiento de año que el único órgano competente para acreditar si ha sido o no sancionado disciplinariamente será la Contraloría General de la Republica o en su defecto el certificado Judicial para acreditar que no ostenta antecedentes penales. |
JAIDER LOSADA SALGADO |
2011-01-12 |
2011-03-03 |
Se diseñará una hoja de Ruta donde conste cada uno de los requisitos que exige la norma, para que los respectivos directores de Departamento posean total conocimiento de cuales son los requisitos que se necesitan para iniciar los tramites para la concesión de año sabático, hoja de ruta que se ingresará al procedimiento de solicitud de año sabático . |
JAIDER LOSADA SALGADO |
2011-01-12 |
2011-03-11 |
Se elaborará un oficio para cada uno de los directores de Departamento, donde se especifique cuales son sus obligaciones y responsabilidades como director en el trámite y ejecución del otorgamiento del año sabático. |
JAIDER LOSADA SALGADO |
2011-01-12 |
2011-03-11 |
|
Revisado el plan de capacitación correspondiente a la vigencia 2010, se evidenció el incumplimiento de su socialización, ante la Comisión de Personal de la Universidad de Caldas. Esto se pudo evidenciar con la verificación del procedimiento para Planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo –paso 5-. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 6.2.2 literal e) de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2 MECI 1000:2005 y el paso 5 del procedimiento para planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo. |
Código ACPM: 371
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-10
Fecha de Cierre: 2011-03-21
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
En el momento de dar a conocer el plan de capacitación a la comisión de personal, se debe hacer claridad que este nace de las necesidades detectadas y expresadas por cada uno de los funcionarios en un respectivo formato que va firmado por cada funcionario. De las necesidades expresadas en la evaluación de desempeño y por competencias suministradas por el área de selección. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, CAROLINA TORRES MONTOYA |
2011-01-21 |
2011-03-21 |
Redefinir el procedimiento y realizar los ajustes necesarios para la claridad del mismo. Atendiendo expresamente el alcance que tiene la comisión de personal frente a la elaboración del plan de capacitación anual definido en la ley 909 de 2004 |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2011-01-21 |
2011-02-21 |
|
En el procedimiento para solicitar comisión de estudios –P-GH-39- no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsables de la expedición del certificado sobre sanciones disciplinarias. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de normatividad, revisión documental y entrevista con los directores de Departamento. Esto contraviene lo estipulado en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI. |
Código ACPM: 337
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-01
Fecha de Cierre: 2011-03-03
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 391 |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se diseñará una hoja de Ruta donde conste cada uno de los requisitos que exige la norma, para que los respectivos directores de Departamento posean total conocimiento de cuales son los requisitos que se necesitan para iniciar los tramites de la concesión de la comisión de docentes, hoja de ruta que se ingresará al procedimiento para solicitar comisión de estudio. |
JAIDER LOSADA SALGADO |
2011-01-12 |
2011-03-03 |
Se elaborará un oficio para cada uno de los directores de Departamento, donde se especifique cuales son sus obligaciones y responsabilidades como director en el trámite y ejecución del otorgamiento de las comisiones de estudio. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2011-01-12 |
2011-03-03 |
Se aclarará en el procedimiento de comisión de estudio que el único órgano competente para acreditar si ha sido o no sancionado disciplinariamente el solicitante de la comisión de estudio será la Contraloría General de la Republica. |
JAIDER LOSADA SALGADO |
2011-01-12 |
2011-03-03 |
|
Actualizar el procedimiento para planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo según la Resolución de Rectoría 243 de febrero 26 de 2010 |
Código ACPM: 327
|
Fecha de Seguimiento: 2010-12-10
Fecha de Cierre: 2010-12-10
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Actualizar el procedimiento en el SIG, teniendo en cuentala Resolución de Rectoría 243 de Febrero 26 de 2010. |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2010-08-27 |
2010-12-10 |
|
Incrementar los controles para una adecuada implementación del procedimiento de Otorgamiento de año sabático –P-GH-167- y del procedimiento para solicitar comisión de estudios –P-GH-39- |
Código ACPM: 333
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-01
Fecha de Cierre: 2011-03-03
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se determinará con total claridad cual debe ser la función de la Oficina de Gestión Humana en las comisiones de estudio y en el otorgamiento del año sabático para los docentes. |
JAIDER LOSADA SALGADO |
2011-01-12 |
2011-03-03 |
|
El plan de capacitación correspondiente al año 2010, fue entregado el 22 de enero de 2010, tanto a Rectoría como a Control interno y Vicerrectoría Administrativa. Según el procedimiento para planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo -paso 5-, la socialización del programa de capacitación se hace ante la Comisión de Personal y permite complementar la información sobre las necesidades de formación, las debilidades y fortalezas del programa de capacitación. Tiempo: Un mes posterior a la elaboración del programa de capacitación. A la fecha de la auditoría -10 de junio de 2010-, no se evidenció dicha socialización. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 6.2.2 literal e) de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2 MECI 1000:2005. |
Código ACPM: 331
|
Fecha de Seguimiento: 2010-12-15
Fecha de Cierre: 2010-12-17
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Socializar el Plan de Capacitación, ante la Comisión de Personal. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2010-04-19 |
2010-12-17 |
|
Se evidenció la sub-utilización del Software SARA (adquirido en el año 2007), en tanto no hay conformidad con la utilización de este. El líder del proceso manifestó que el único módulo que se encuentra en funcionamiento es el de nómina. Se verificó el ingreso de información al módulo de capacitación, encontrándose errores del sistema que no permiten dar continuidad al procedimiento. En cuanto al módulo de hojas de vida, se verificó la información académica de la funcionaria Lorenza Ríos Zapata, evidenciándose que el nombre del colegio donde obtuvo su título de bachiller no corresponde al verdadero. Los funcionarios encargados de la ejecución de los módulos de nómina y capacitación, manifestaron no tener el manual de usuario ni haber recibido capacitación para el manejo de sistema. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el numeral 6.3 de la NTCGP1000:2004 y 2.2.3 MECI1000:2005. |
Código ACPM: 332
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-25
Fecha de Cierre: 2011-04-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Aplicar los lineamientos que están en el contrato con la empresa Union Soluciones dando continuidad con la implementación y parametrización de los módulos que no están en total funcionamiento |
VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO, GLORIA ELENA BEDOYA HENAO , GLORIA INÉS HERNÁNDEZ PINEDA , CLAUDIA PATRICIA BETANCUR VARGAS , CAROLINA TORRES MONTOYA , FREDDY MAURICIO GIRALDO MURILLO , JOSÉ HUMBERTO BEDOYA TABARES , JAIDER LOSADA SALGADO |
2010-08-01 |
2011-04-30 |
Solicitar los manuales de usuario del sistema de información SARA a la empresa proveedora |
VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO , JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2010-08-01 |
2010-12-17 |
|
En la oficina de Gestión Humana es evidente la necesidad de fortalecer mecanismos de comunicación interna, con el fin de mantener al tanto a los funcinarios acerca de las posibilidades de capacitación respecto al software SARA, esto debido a que Los funcionarios encargados de los módulos de nómina y capacitación no estaban enterados que disponían de 32 horas por semestre para capacitación del sistema. |
Código ACPM: 339
|
Fecha de Seguimiento: 2011-03-01
Fecha de Cierre: 2011-04-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Analizar contrato de la Universidad de Caldas con la empresa Unión Soluciones y programar las capacitaciones. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO , ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2010-08-01 |
2011-03-31 |
Utilizar, de acuerdo a las capacitaciones recibidas, la información para aplicar en la utilización de los módulos del sistema de información SARA |
VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO |
2010-08-01 |
2011-04-30 |
|
Mejorar los mecanismos para generar aproximadamente 550 desprendibles de pago de jubilados y funcionarios que aún no reciben esta información por correo electrónic |
Código ACPM: 328
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-01
Fecha de Cierre: 2011-04-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Modificar los procedimiento de ingreso de funcionarios a la Universidad de Caldas donde se establezca como requisito de documentación, la obtención de un correo electrónico institucional y anexarlo a la hoja de vida del sistema de información SARA |
HÉCTOR MARIO VALLEJO FRANCO, VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO , MARIA DEL CARMEN QUINTERO BEDOYA , GLORIA ELENA BEDOYA HENAO , GLORIA INÉS HERNÁNDEZ PINEDA |
2010-08-01 |
2011-04-30 |
Solicitar a los funcionarios de la Universidad de Caldas la activacion del correo electrónico institucional o la activación del mismo para anexarlo a la hoja de vida del sistema de información SARA. Para los Pensionados, sólo se anexa el correo, ya sea institucional o personal, para las personas que deseen usar este método para obtener el desprendible de pago |
VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO, CARMENZA MORENO RODRÍGUEZ , MARIA DEL CARMEN QUINTERO BEDOYA |
2010-08-01 |
2011-04-30 |
|
De acuerdo con la información suministrada por la oficina de Gestión Humana y verificadas las alarmas recibidas por correo electrónico del SUIP – DAFP, del 18 de junio de 2010, no se envían tanto reportes de contratos desde 26/07/2006 como reportes de novedades desde 30/01/2007, lo que contraviene las disposiciones establecidas en los Artículos 9 y 13 del Decreto 1145 de 2004. |
Código ACPM: 329
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-28
Fecha de Cierre: 2011-05-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Adoptar la nomenclatura del DAFP y presentar la propuesta de la modificación del Acuerdo como planta global. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, GLORIA ELENA BEDOYA HENAO |
2010-08-10 |
2011-02-23 |
Que el Consejo Superior apruebe el proyecto de acuerdo de la planta global |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2010-11-23 |
2011-05-31 |
Solicitar a la Secretaría General para que se agende dentro de las primeras sesiones del Consejo Superior del año 2011, la aprobación de la planta globla. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, GLORIA ELENA BEDOYA HENAO |
2010-11-23 |
2011-01-12 |
|
En el archivo de gestión de la oficina de Gestión Humana, se evidenciaron inconsistencias relacionadas con la aplicación de la tabla de retención documental. Lo anterior se pudo evidenciar con la revisión realizada a las actas del Comisión de Personal, El Comité Paritario de Salud y al acta No.9 del 25 de mayo de 2010 del Consejo Académico mediante la cual se aprobó el año sabático de un docente, cotejado esto, con la TRD que aplica para este proceso. Por tanto, lo anterior contraviene a lo dispuesto en los numerales 4.2.4 de la NTCGP1000:2004 y 2.2.2 MECI 1000:2005. |
Código ACPM: 334
|
Fecha de Seguimiento: 2012-01-30
Fecha de Cierre: 2012-01-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a la Oficina de Gestión Documental mayor acompañamiento en el manejo de las T.R.D |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2012-01-27 |
2012-01-30 |
|
En la Oficina de Gestión Humana se verificó, mediante información suministrada por parte de los funcionarios encargados de las hojas de vida, que no se ha hecho efectiva la actualización del Formato Único de Hoja de Vida, con los ajustes recomendados por la Contraloría General de la República, comunicada en noviembre 26 de 2009 por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP. Lo anterior, contraviene las disposiciones establecidas en el Decreto 1145 de 2004 en su Artículo 10 |
Código ACPM: 330
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-25
Fecha de Cierre: 2011-04-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Enviar circular a cada uno de los funcionarios a través de todo ucaldas, informando sobre el requerimiento de la Contraloría General de la República respecto a la actualización del Formato Único de Hoja de Vida y al igual que del diligenciamiento del Formato Unico de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas; indicando fecha límite de entrega del respectivo formato. Se enviará recordatorio a través de correo electrónico con el fin de que los funcionarios respondan a dicho requerimiento. |
CLAUDIA PATRICIA BETANCUR VARGAS, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2010-08-18 |
2011-04-29 |
Después de enviado el recordatorio a través de los correspondientes correos electrónicos se dará un tiempo prudente para el envío de ambos formatos debidamente diligenciados a la Oficina de Gestión Humana – Área Hojas de Vida, momento a partir del cual se enviará a la instancia respectiva un listado de las personas que no hayan enviado estos formatos diligenciados a la dependencia antes mencionada, con el fin de iniciar las acciones que consideren pertinentes. Lo anterior teniendo en cuenta que es obligación dar cumplimiento estos requerimientos de la Contraloría General de la República. |
CLAUDIA PATRICIA BETANCUR VARGAS, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2010-08-18 |
2011-04-29 |
|
En el proceso de Gestión Humana, al verificar las hojas de vida de diversos funcionarios se encontró lo siguiente: 1.H.V 15 Administrativo al veficar y confrontar la hoja de vida con el Estatuto General y la Resolución 000150 de marzo 9 del 2008 en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, se evidencia que no se cumple con el paragrafo: " el aspirante al cargo de Vicerrector debera acreditar estudios de gestión universitaria, en caso de no tenerlo debera asistir dentro del primer año a un curso de gestión universitaria que ofrezca la universidad". 2. Al verificar los requistos de estudio y experiencia para el el cargo Jefe de Oficina de Investigaciones y Postgrados, se evidencia en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, que no se requiere formación en posgrado pero si se referencia el posgrado en las equivelancias del cargo. 3. Al verficar la hoja de vida # 33 Administrativo quien se desempeña en el cargo de Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, le falta formación en Plan de Desarrollo institucional, sistemas de informacion, normativida interna vigente, planeación estratégica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en la normatividad interna institucional y el requisito 6.2.2 de la NTCGP 1000:2004. |
Código ACPM: 61
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Estado: Cerrada no cumplida Generó ACPM: 351 |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Efectuar visita visita técnica al DAFP para dirimir la confusión existente entre los conceptos de "Planta Globlal" y "Planta Estructural" y su incidencia sobre la adecuación del manual de funciones
|
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2009-03-12 |
2009-03-13 |
Elaborar y presentar propuesta de modificación del manual de funciones como planta global al Equipo Directivo
|
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2009-03-16 |
2009-04-17 |
Aprobar el manual de funciones ajustado
|
RICARDO GÓMEZ GIRALDO |
2009-04-18 |
2009-05-18 |
Elaborar y ejecutar un programa de reinducción en el que se socialice el manual de funciones y el estatuto administrativo
|
SAFARI PAOLA ALZATE ACOSTA |
2009-05-26 |
2009-12-18 |
Realizar una revisión total a las hojas de vida de los funcionarios, cotejando el cumplimiento de los requisitos de conocimientos básicos esenciales y determinando las necesidades de formación.
|
JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO |
2009-03-20 |
2009-12-18 |
Elaborar y ejecutar un plan de contingencia para atender las necesidades de formación detectadas en el diagnóstico de las hojas de vida de funcionarios activos.
|
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2009-04-15 |
2009-12-18 |
|
No se encontro evidencia de la inducción del funcionario con Hoja de Vida # 23 Provisional, nombrado el dia 14 de noviembre de 2008, lo que contraviene lo dispuesto en el procedimiento relacionado en el proceso de Gestión Humana y el numeral 6.2.2 de la NTCGP 1000:2004. |
Código ACPM: 62
|
Fecha de Seguimiento: 2009-08-16
Fecha de Cierre: 2009-12-16
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Dar cumplimiento al procedimiento de induccion de personal, a más tardar en los 8 días siguientes a su vinculacion. |
SAFARI PAOLA ALZATE ACOSTA |
2009-04-12 |
2009-12-16 |
|
En el proceso de Gestión Humana existe una formato de hoja de ruta que permite realcionar los documentos que contiene una historia laboral, esta no se encuentra relacionada y controlada en el SIG. De igual manera, no se evidencia que las siguientes hojas de vida poseen la hoja de ruta: 60 Administrativo, 167 Administrativo, 740 Administrativo, 41 Ciencias Exactas, 15 Administrativo, 33 Administrativo, 77 Administrativo, 6 Administrativo. |
Código ACPM: 58
|
Fecha de Seguimiento: 2009-07-30
Fecha de Cierre: 2009-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
ASIGNACION DE BECARIOS PARA EL AREA DE HOJAS DE VIDA, QUE APOYEN LA ORGANIZACION DE LAS MISMAS. |
JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO |
2009-04-01 |
2009-12-31 |
INCLUIR HOJAS DE VIDA COMO INSTRUCTIVO Y CONTROLAR EL MISMO A TRAVES DEL SIG |
RICARDO DIAZ GARCIA |
2009-04-01 |
2009-04-30 |
DESIGNAR UN FUNCIONARIO PARA LIDERAR Y EFECTUAR EL DESARROLLO DE HOJAS DE RUTA DE LAS HOJAS DE VIDA |
JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO |
2009-04-01 |
2009-04-30 |
|
No hay fechas claramente definidas para la elaboración de resoluciones de pago y entrega de documentos al proceso de Gestión Financiera para desarrollar pertinentes. No hay suficiente claridad en cuanto a los días límite, si son hábiles o calendario, el procedimiento habla de día del mes y los responsables del proceso hablan de días hábiles, lo que pone en riesgo el control y la eficacia del proceso para atender las solicitudes de pago oportunamente y la adecuada interacción con el proceso de Gestión Financiera. |
Código ACPM: 63
|
Fecha de Seguimiento: 2009-08-10
Fecha de Cierre: 2009-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Establecer, fijar e implementar un cronograma para la recepción de novedades internas y externas |
CARMENZA MORENO RODRÍGUEZ |
2009-03-18 |
2009-12-31 |
Difundir el cronograma para la recepción de novedades en las diferentes dependencias de la Universidad y entidades externas |
CARMENZA MORENO RODRÍGUEZ |
2009-03-18 |
2009-04-15 |
|
En el proceso de Gestión Humana, al revisar la hoja de vida # 740 Administrativo y verificar las experiencias laborales relacionadas en el formato único de hoja de vida no se evidenció el soporte de las experiencias en: CI agroquímicas, Industria Licorera de Caldas. |
Código ACPM: 57
|
Fecha de Seguimiento: 2009-09-04
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Efectuar el procedimiento de seleccion diseñado en el Sistema Integrado de Gestion. |
SAFARI PAOLA ALZATE ACOSTA |
2009-01-16 |
2009-12-18 |
Implementar el chequeo de requisitos antes del nombramiento de los funcionarios. |
SAFARI PAOLA ALZATE ACOSTA |
2009-01-18 |
2009-12-16 |
|
Después de realizar la revisión por la dirección correspondiente a la vigencia 2008, se detecta que un cambio en un líder de proceso, puede afectar la integridad del SIG. |
Código ACPM: 2
|
Fecha de Seguimiento: 2009-08-24
Fecha de Cierre: 2009-11-06
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incorporar en el procedimiento de inducción y reinducción del proceso de Gestión Humana los aspectos a considerar como parte de la inducción a los funcionarios que ejercerán el rol de líderes de procesos. Implementar las directrices cuando ocurra un cambio de líder, de manera permanente |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2009-03-23 |
2009-11-06 |
|
En el proceso de Gestión Humana, al verificar las siguientes situaciones administrativas en los funcionarios cuyo número de hoja de vida se relaciona a continuación, se encontró lo siguiente: 1. H.V 167 Administrativo (prorroga de un encargo remunerado en el cargo de auxiliar administrativo 14 a la Dirección de Planeación Resolucion 000953) se realizó el encargo como producto del proceso de reestructuracion de la institucion y no se evidencia la solicitud de realizar el encargo. 2. H.V 23 Provisional(posesión nombramiento provisional profesional universitario acta 204) se evidencia en los documentos que aún no posee firmas del Rector Encargado y aunque en el sistema aparece el numero del acta, el acta aún no tiene la radicacion de este número. 3. H.V 382 Ocasional (contrato de docente cátedra número 377 del docente) solo se evidencia un listado firmado por el Vicerrector académico con el nombre de las personas a contratar; al momento de indagar con la oficina de registro académico para verificar la necesidad de contratar, el líder del proceso se encontraba en auditoria y no se pudo evidenciar la solicitud. 4. H.V 59 Planta Artes y Humanidades y H.V 48 Planta Artes y Humanidades (año sabático Resolución 000605 y Resolución 000604 respectivamente), se evidencia solo las resoluciones pero no se puede evidenciar la solicitud de año sabático ni demás evidencias ya que el responsable en la Secretaría General donde reposan los expedientes no se encontraba disponible. |
Código ACPM: 60
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30
Fecha de Cierre: 2009-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Capacitar al personal en el manejo de los procedimientos y requerimientos para solicitar y conceder encargos y año sabatico. |
HÉLMER QUINTERO VERGARA |
2009-04-01 |
2009-07-30 |
|
En el proceso de Gestión Humana se ha encontrado las siguientes contravenciones al control de documentos: 1. Al verificar el uso del formato para la asistencia a eventos educativos R-121-P-GH-52, diligenciados en por el proceso de Gestion Humana los dias octubre 10,14,15 y noviembre 13 de 2008, se evidencia que no permite identificar el responsable de la la capacitacion. 2. No se puede evidenciar en la plataforma del SIG el formato cronograma de actividades para la planificación del dignóstico de necesidades de capacitación. 3. El procedimiento de manejo de situaciones administrativas no tiene definido objeto, alcance, responsables y documentos relacionados. |
Código ACPM: 64
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-15
Fecha de Cierre: 2009-05-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar e implementar instructivo para la verificacion de formatos de Capacitacion |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2009-04-20 |
2009-05-20 |
Elaborar registros del cronograma de actividades para la planificacion del diagnóstico de necesidades de capacitacion. |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2009-05-15 |
2009-05-30 |
|
En el proceso de Gestión Humana no se evidenció que los planes de formación se realizaran con base en los lineaminentos para cada cargo, indicados en los conocimientos especiales del Manual de Funciones. No hay evidencia de mecanismos para evaluar el impacto de la formación suministrada en la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG. |
Código ACPM: 65
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30
Fecha de Cierre: 2009-06-10
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Implementar el Plan de Formacion y capacitacion del año 2009, basado en las necesidades halladas en contraste con el manual de funciones (Parte V Conocimientos basicos o esnciales) |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2009-04-01 |
2009-05-30 |
Diseñar e implementar un instructivo para la evaluacion del impacto de la capacitacion . |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2009-04-01 |
2009-06-10 |
|
En el proceso de Gestión Humana, en los registros de la evaluación del desempeño del personal, no se evidencia que la evaluación de habilidades se realice conforme a lo establecido en el Manual de Funciones donde se definen competencias generales para todos los servidores y específicas según niveles de responsabilidad. Ejemplo hoja de vida # 41 Ciencias Exactas. |
Código ACPM: 66
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-15
Fecha de Cierre: 2009-04-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Efectuar visita al epartamento Administrativo de la Funcion Pública para, indagar la posibilidad de actualizacion de formatos de evaluacion o método alternativo a seguir. |
HÉLMER QUINTERO VERGARA |
2009-03-20 |
2009-04-30 |
|
En el proceso de Gestión Humana, al confrontar el acuerdo No 06 acta de 4 de marzo de 2008 por medio de la cual se modifica la estructura orgánica de la Universidad de Caldas, se evidenció que este no coincide con con el que se refleja en la página en la pagina WEB de la Institución lo que contraviene los requisitos 4.2.3 NTCGP 1000:2004 y pone en riesgo el cumplimiento del requisito 5.5.1 de la misma norma. |
Código ACPM: 56
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incluir en la normatividad institucional el acuerdo No 06 acta de 4 de marzo de 2008 del Consejo Superior publicado en la web y verificar que la normativa asociada al proceso de gestión humana se encuentre vigente y actualizada. |
HÉLMER QUINTERO VERGARA |
2009-02-15 |
2009-06-30 |
|
No se cumple la meta propuesta para el indicador de Ocupación de Planta docente, de hecho los resultados de los ultimos periodos muestran una tendencia decreciente, dado que se van generando vacancias en la planta docente que no se suplen a través de concurso público de méritos. |
Código ACPM: 729
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar el estudio Técnico de Planta Docente |
YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2015-01-16 |
2015-12-18 |
Presentar propuesta de ajustes al Acuerdo 055 de Consejo Superior para determinar mínimos requeridos para realizar el estudio de planta |
YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2015-01-16 |
2015-06-30 |
Determinar faltantes en reglamentación y procedimientos para el concurso y elaborar lo pertinente |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2015-01-16 |
2015-06-30 |
|
Dentro de los indicadores del proceso de gestión humana, se analiza el porcentaje de funcionarios que obtienen evaluación de desempeño sobresaliente, pero se mide funcionarios de carrera por un lado y de libre nombramiento y remoción y provisionales por otro. Esto obedece a las diferentes metodologías que se aplican con cada grupo de funcionarios a partir del tipo de vinculación. Al medir el indicador para el año 2013, se evidencia una diferencia grande en los resultados pues para el caso de carrera, el 100% de funcionarios tuvieron evaluación sobresaliente y el resultado para los proveisionales y de LN fue del 30% haciéndose evidente una no conformidad frente a la confiabilidad y validez de los resultados. |
Código ACPM: 727
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2015-06-30
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Evaluar diferentes metodologías de evaluación de desempeño y proponer un instrumento unificado para todos los tipos de funcionarios de la universidad |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-11-28 |
2015-03-31 |
Definir salidas normativas para evaluar el desempeño de funcionarios en condición de provisionalidad |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2014-11-28 |
2015-03-31 |
Conformar una comisión de funcionarios de carrera para la construcción de la metodología y la socialización de la misma dentro de los funcionarios |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2015-01-30 |
2015-04-30 |
Construir los procedimientos e instructivos necesarios por parte del SIG |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2015-04-30 |
2015-06-30 |
|
Aunque se cumple la meta del indicador de apoyo a las carreras profesionales, el cual mide el número de funcionarios administrativos apoyados económicamente por la universidad para desarrollar carreras profesionales o de posgrado (12%), se ha podido concluir que el cumplimiento de la meta del indicador para los próximos periodos se puede ver amenazado por la deficiencia en la disponiblidad presupuestal que se ha presentado durante el año 2014 y que ha obligado a disminuir los recursos destinados para este concepto. |
Código ACPM: 730
|
Fecha de Seguimiento: 2015-03-31
Fecha de Cierre: 2015-06-30
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar análisis históricos de la ejecución presupuestal destinada a educación formal desde 2010 y presentar a la Vicerrectoría Administrativa y la Oficina de Planeación una propuesta de asignación presupuestal fija con incremento anual de IPC. |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2014-11-17 |
2015-03-31 |
A partir de una asignación presupuestal definida, construir y complementar con el comité de estímulos e incentivos, los lineamientos para otorgar apoyos para capacitación formal a partir del presupuesto, generando políticas de selección o distribución del apoyo cuando sea del caso. |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2015-03-02 |
2015-06-30 |
|
Al analizar la encuesta de satisfacción del cliente frente a los servicios internos para la vigencia 2013, se concluye que aunque el resultado general de satisfacción del proceso de Gestión Humana es satisfactorio 71,66% y cumple la meta del 70% propuesto por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, se tiene dos preguntas con baja calificación relacionadas con la inducción y reinducción de personal:
Califique al proceso de gestión humana frente a la reinducción de personal docente y administrativo: 3,21
Califique al proceso de gestión humana frente a la Inducción de personal docente y administrativo: 3,32
Se concluye que la inducción para personal administrativo siempre ha cumplido los objetivos propuestos; sin embargo la reinducción para personal docente no se ha podido desarrollar adecuadamente. |
Código ACPM: 728
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2015-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Para el año 2015 se programarán reinducciones por departamentos, en las cuales la Oficina de Desarrollo Docente y funcionarios del SIG, abordarán temas específicos y de importancia para los docentes. Las actividades se realizarán directamente en las facultades y las convocatorias se realizarán a través de los departamentos directamente. |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2015-02-02 |
2015-09-30 |
Programar acompañamientos personalizados para los Directores de Programa y Departamento y los docentes que lo requieran en cuanto al manejo del SIG. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2015-02-02 |
2015-08-31 |
Realizar reinducciones a docentes que regresan de comisiones de estudio |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2015-01-16 |
2015-12-18 |
|
En el proceso de Gestión Humana, al verificar las hojas de vida de diversos funcionarios se encontró lo siguiente: 1.H.V 15 Administrativo al veficar y confrontar la hoja de vida con el Estatuto General y la Resolución 000150 de marzo 9 del 2008 en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, se evidencia que no se cumple con el paragrafo: " el aspirante al cargo de Vicerrector debera acreditar estudios de gestión universitaria, en caso de no tenerlo debera asistir dentro del primer año a un curso de gestión universitaria que ofrezca la universidad". 2. Al verificar los requistos de estudio y experiencia para el el cargo Jefe de Oficina de Investigaciones y Postgrados, se evidencia en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, que no se requiere formación en posgrado pero si se referencia el posgrado en las equivelancias del cargo. 3. Al verficar la hoja de vida # 33 Administrativo quien se desempeña en el cargo de Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, le falta formación en Plan de Desarrollo institucional, sistemas de informacion, normativida interna vigente, planeación estratégica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en la normatividad interna institucional y el requisito 6.2.2 de la NTCGP 1000:2004. |
Código ACPM: 351
|
Fecha de Seguimiento: 2011-04-20
Fecha de Cierre: 2013-02-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Presentar una nueva versión del Manual de Funciones. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2010-08-30 |
2011-06-23 |
Planear, diseñar y ejecutar un curso de Gestión Universitaria para personal directivo e incluirlo en el Plan de capacitación institucional. |
CAROLINA TORRES MONTOYA, JORGE ARIEL HENAO LONDOÑO , GLORIA ELENA BEDOYA HENAO |
2010-04-16 |
2010-11-30 |
Capacitar al jefe de la oficina de Control Interno y a su equipo de trabajo en todo lo relacionado con normatividad, planeación estratégica, auditorias, indicadores, MECI, GP 1000. |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2010-06-02 |
2011-07-29 |
|
En el procedimiento para solicitar comisión de estudios –P-GH-39- no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsables de la expedición del certificado sobre sanciones disciplinarias. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de normatividad, revisión documental y entrevista con los directores de Departamento. Esto contraviene lo estipulado en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI. |
Código ACPM: 391
|
Fecha de Seguimiento: 2011-05-04
Fecha de Cierre: 2011-05-06
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se diseñara una hoja de ruta donde conste cada uno de los requisitos que exige la norma, para que los respectivos directores de Departamento, ostenten total claridad de cuáles son los requisitos que se necesitan para iniciar los trámites de la concesión de la comisión docentes, hoja de ruta que se ingresará al procedimiento para solicitar comisión de estudio. |
JAIDER LOSADA SALGADO |
2011-04-29 |
2011-05-06 |
Se elaborará un oficio para cada uno de los directores de Departamento, donde se especifique cuáles son sus obligaciones y responsabilidades en el tramité y ejecución del otorgamiento de las comisiones de estudio. |
JAIDER LOSADA SALGADO, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2011-04-29 |
2011-05-06 |
Se aclarará en el procedimiento de comisión de estudio con total certeza que el órgano competente para acreditar si el docente solicitante no ha sido sancionado disciplinariamente en los dos últimos períodos académicos es la Procuraduría General de la Nación. |
JAIDER LOSADA SALGADO |
2011-04-29 |
2011-05-06 |
|
Respecto a los registros se evidenció los siguientes incumplimientos: •Documentos archivados en orden cronológico contrario al establecido: Actas del Comité de estímulos e incentivos, Capacitación administrativa, Inducción y entrenamiento en el cargo.•La Actas del Comité de Personal se encuentran mezcladas con las del Comité de estímulos e incentivos, •Registros que no cuentan con firmas e identificaciones: Comité de Personal: Acta 01 del 31 de enero de 2012 sin la firma del Presidente del Comité (Vice Adtivo), las actas del 9 de marzo y del 3 de mayo de 2012 no tienen número de Acta.•Tablas de retención documental: El procedimiento (Capacitación individual P-GH-81)establece que la Resolución de avance debe ser archivada en la Serie G1-OGH-027 y se encontró que la Resolución F1 013 del 13 de febrero de 2012 está archivada en la G1-OGH-036 relacionada con el avance otorgado a la funcionaria 30.275.255. El oficio para notificar la programación e inducción en el cargo no se archiva en la Oficina de Gestión Humana como lo contempla el procedimiento, este oficio se anexa a la programación y se envía al funcionario. El formato para notificar la programación de inducción y entrenamiento en el cargo no se archiva en la Oficina de Gestión Humana como lo contempla el procedimiento. No se evidencia en los archivos de Gestión Humana tal como lo describe el procedimiento para la vinculación de docentes ocasionales y catedráticos los Registros “Formato para recepcionar documentos para vincular docentes ocasionales y catedráticos” y “Paz y salvo de vinculación”. Los formatos de apoyo económico para asistencia a eventos, capacitación docente grupal, pasantías y postgrado no son archivados en la Oficina de Desarrollo Docente, como lo describe el procedimiento, sino que hacen parte del paquete de documentos que soportan la Resolución de pago y reposan en Tesorería. • Los formatos de publicación de admitidos y resultados de pruebas, correspondientes al Procedimiento para selección del personal administrativo no dan cuenta de la fecha de su publicación. Lo anterior contraviene el numeral 4.2.4 NTCGP 1000:2009, 2.2 MECI 1000:2005 (CONTROL DE REGISTROS) |
Código ACPM: 617
|
Fecha de Seguimiento: 2013-05-22
Fecha de Cierre: 2013-06-28
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar acorde a la realidad los procedimientos de capacitación e inducción. |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2013-05-01 |
2013-05-31 |
Organizar las actas de la comisión de personal y del comité de estímulos e incentivos, recoletar firmas faltantes. |
MARLENY MURILLO TORO |
2013-05-01 |
2013-06-28 |
|
Se evidencia incumplimiento en el procedimiento para la capacitación individual de los servidores públicos, toda vez que le fue firmado y otorgado compromiso presupuestal al avance de la funcionaria C.C 30.279.686 para participar en un evento de capacitación (Resolución F1 192 del 16/06/2011), con fecha anterior a la Evaluación de la solicitud realizada por el Jefe de la Oficina de Gestión Humana (20/06/2011). Lo anterior pone en riesgo el aseguramiento en el control previo a la pertinencia de las capacitaciones.Lo anterior contraviene el Procedimiento para la capacitación individual de los servidores públicos P-GH-81 |
Código ACPM: 618
|
Fecha de Seguimiento: 2013-05-22
Fecha de Cierre: 2013-05-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Rediseño y nueva documentación del procedimiento de capacitación. |
CAROLINA TORRES MONTOYA |
2013-05-01 |
2013-05-31 |
|
Se evidenció desactualización en: NORMATIVIDAD: •Normativa que no abre: Decreto 1950 de 1973, Acuerdo 1 del grupo de seguimiento del Decreto 1279, Decreto 1567 de 1998. •Normativa desactualizada: Acuerdos del Consejo Superior: 064 de 1997, 005 de 2000, 0003 de 2007. •Normativa que no se incluye: Resolución 055 de 2012, Acuerdo 020 de 2010 y sus modificaciones (Acuerdos 026 y 030 de 2012) y la demás que considere el líder del proceso. PROCEDIMIENTOS:•Procedimiento para la Administración de la nómina: El registro “Nómina impresa (temporal)”ya no es manejado en la Oficina de Gestión Humana, la liquidación y ajustes de nómina se realizan directamente en el sistema en un archivo de excel; por lo anterior se presenta un incumplimiento al procedimiento (paso 10 y 11).•Procedimiento para la inducción y entrenamiento en el cargo del personal docente y administrativo: La actividad número 14 no se está aplicando (identificación de las necesidades de capacitación)•El Procedimiento para gestionar la realización de pasantías internacionales de los docentes: No se está aplicando•El Procedimiento para la contratación de tutores: A la fecha de la auditoría se está aplicando una nueva normativa que reglamenta la vinculación de docentes tutores que no está contemplada en el procedimiento.Lo anterior contraviene el numeral 4.2.3 NTCGP 1000:2009, 2.2 MECI 1000:2005 (CONTROL DE DOCUMENTOS) |
Código ACPM: 616
|
Fecha de Seguimiento: 2014-05-02
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, específicamente al Sistema Integrado de Gestión, la inactivación del Procedimiento para gestionar la realización de pasantías, dado que dicho procedimiento corresponde a las comisiones de servicio incluidas en el procedimiento P-GH-31 |
MARCELA TRUJILLO VALENCIA |
2013-05-03 |
2013-05-31 |
Enviar oficio al profesional encargado en Secretaría General para la actualización del Decreto 1950 de 1973 ya que no abre , del Acuerdo 064 de 1997 con la normativa que modifica y deroga, del Acuerdo 005 de 2000 que corresponde al estatuto general anterior. |
MARCELA TRUJILLO VALENCIA |
2013-05-03 |
2013-05-31 |
Reunión de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas (CooRdinación del SIG) y la Secretaría General, con el fin de tratar el tema normativo al interior de la Universidad. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ, FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-05-03 |
2013-07-19 |
Elaborar el procedimiento para la contrataciòn de tutores, subirlo al SIG e implementarlo. |
CARMENZA MORENO RODRÍGUEZ |
2013-05-06 |
2013-07-31 |
Solicitar a la Oficina Asesora d ePlaneaciòn y Sistemas, la inclusiòn de la siguiente normativa dentro de los procesos de la oficina de gestiòn Humana: Estatuto de personal docente- Acuerdo 21 de 2002, Acuerdo 18 de 2009, Acuerdo No. 42 de 2010, Resoluciòn 055 de 2012 y del Acuerdo 020 de 2010 y sus modificaciones (Acuerdo No. 026 y 030 de 2012). |
MARCELA TRUJILLO VALENCIA |
2013-05-06 |
2013-06-06 |
Validar el objetivo del proceso y las actividades de la Oficina de Gestiòn Humana, con el fìn de definir la documentaciòn pertinente del proceso, identificando necesidades de eliminaciòn, contrucciòn y unificaciòn de documentos. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2013-06-30 |
2014-06-30 |
Revisar, ajustar o construir los documentos propuestos con base en la acciòn anterior. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2013-06-30 |
2014-06-30 |
Establecer revisiones trimestrales, de toda la documentaciòn del proceso de Gestiòn Humana, en reuniones con el equipo de trabajo, con el fìn de mantener actualizada la documentaciòn. |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2013-06-30 |
2014-06-30 |
|
Revisado el contrato C – 055 del proceso de gestión humana relacionado con la elaboración y socialización del manual de funciones, se detectó un incumplimiento parcial del mismo, contraviniendo lo establecido en el contrato, en el manual de Interventoría y los numerales 4.2.4, 8.1, 8.2.1, 8.2.4, 8.3 de la norma NTCGP1000:2004 y 2.1.3, 2.2.1, 2.2.3, 3.1.1 del MECI |
Código ACPM: 336
|
Fecha de Seguimiento: 2011-04-29
Fecha de Cierre: 2013-02-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Entrega de nuevo manual de funciones a la Rectoría para aprobación |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, JORGE ARIEL HENAO LONDOÑO |
2011-01-15 |
2011-02-15 |
Aprobación de nuevo manual de funciones del pesonal administrativo de la Universidad de Caldas |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO |
2011-02-16 |
2011-03-17 |
Entrega y socialización de labor |
DIEGO VILLADA OSORIO |
2011-03-18 |
2011-04-29 |
|
En el procedimiento para otorgar el año sabático –P-GH-167- existe inconsistencia al mencionar un parágrafo que no existe en la normativa. Así mismo, no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsable de la expedición del certificado sobre sanciones penales. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de la normatividad, revisión documental y con la entrevista realizada a los directores de departamento. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI. |
Código ACPM: 392
|
Fecha de Seguimiento: 2011-05-04
Fecha de Cierre: 2014-10-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Se modificará el procedimiento de otorgamiento de año sabático y se indicará correctamente que la disposición que señala el requisito de estar al día con los compromisos adquiridos con la Universidad es el artículo 78 numeral 4.Estatuto de Personal Docente. Mod. por el artículo 9 del Acuerdo No 014/2008. Y no el parágrafo 2 del mismo artículo. |
JAIDER LOSADA SALGADO, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON , JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2011-04-29 |
2011-05-06 |
Se aclarará en el procedimiento de año Sabático en el sentido que el único órgano competente para acreditar si ha sido sancionado disciplinariamente el solicitante, será la Procuraduría General de la Nación y que en lo concerniente a antecedentes penales se certificará con el Pasado Judicial. |
JAIDER LOSADA SALGADO, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON , JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2011-04-29 |
2011-05-06 |
Se diseñara una hoja de ruta donde conste cada uno de los requisitos que exige la norma, con el objetivo que los respectivos directores de Departamento, ostenten total claridad de cuáles son los requisitos que se necesitan para iniciar los trámites para el otorgamiento de año sabático, hoja de ruta que se ingresará al procedimiento. |
JAIDER LOSADA SALGADO, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2011-04-29 |
2011-05-06 |
Se elaborará un oficio para cada uno de los directores de Departamento, donde se especifique cuáles son sus obligaciones y responsabilidades en el tramité y ejecución del otorgamiento de los años sabáticos. |
JAIDER LOSADA SALGADO, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2011-04-29 |
2011-05-06 |
|
No se evidenció entrega del Informe de evaluación docente del Departamento de Jurídicas correspondiente al primer semestre, así mismo ninguno de los departamentos de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales, lo cual se configura en un incumplimiento a la Resolución 000772 del 12 de septiembre de 2011, por la cual se reglamentan los entregables a cargo de los directores de departamento y de programa. |
Código ACPM: 619
|
Fecha de Seguimiento: 2013-10-31
Fecha de Cierre: 2014-12-31
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar los procedimientos de Gestión Humana y determinar la posibilidad de incluir la obligación de entrega del resultado de las evaluaciones a la Oficina de Desarrollo Docente y socializar tal instrucción. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-04-18 |
2013-05-31 |
Se viene elaborando por parte de la Comisión Docente del Consejo Académico una nueva propuesta de evaluación docente y su correspondiente formato unificado para toda la Universidad. En caso que la propuesta sea aprobada, desarrollar las acciones necesarias para su implementación. |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2013-04-18 |
2014-12-31 |
|
Recursos de Apoyo Academico
|
Riesgos
|
|
Hallazgos
|
|
Queja de la estudiante Jackeline Gonzalez a cerca de la imposibilidad de graduarse por incumplimiento a los requisitos en la matrícula, al allegar un certificado del icfes de validación del bachillerato no aprobado y haber culminado sus estudios con esta inconsistencia. Es necesario analizar causas y establecer acciones correctivas para evitar que esta situación vuelva a presentarse. |
Código ACPM: 389
|
Fecha de Seguimiento: 2011-06-15
Fecha de Cierre: 2011-07-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar el archivo físico de Registro Académico , específicamente las hojas de vida de los estudiantes de los programas a distancia, con el fin de identificar posibles errores en la recepción de documentos y faltantes de información para corregir de manera inmediata |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2011-04-26 |
2011-06-30 |
Proponer una modificación al reglamento estudiantil artículo 11 en lo relacionado a los documentos exigidos para la matrícula, específicamente, certificado de validación expedido por el ICFES debidamente aprobado
|
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2011-04-29 |
2011-07-29 |
Establecer el mecanismo para garantizar que, como último plazo, en la segunda matrícula los estudiantes completen los documentos exigidos para su ingreso a la Universidad |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2011-04-26 |
2011-06-30 |
|
En el proceso de Recursos de Apoyo Académico no se evidenció el desarrollo de acciones correctivas para eliminar las causas del problema presentado por daño en el servidor durante el proceso de admisiones en noviembre de 2008. |
Código ACPM: 89
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Establecer políticas claras, responsables y protocolos para el respaldo, mantenimiento y soporte de los Sistemas de Información |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-03-23 |
2009-04-30 |
Hacerse cargo del soporte y mantenimiento (hardware) del Sistema de Información Académica |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2009-03-30 |
2009-04-30 |
Establecer políticas claras para el diseño, desarrollo, implementación y adquisión de sistemas de información de uso institucional. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-03-30 |
2009-06-30 |
|
Al indagar en los laboratorios del proceso de Recursos de Apoyo Académico, se encontraron manuales desactualizados, en el laboratorio de Bioquímica no hay manual, los documentos en los que se soporta la planificación de actividades se encuentran deteriorados y en mal estado de conservación. Lo anterior contraviene los requisitos 4.2.3 y 4.2.4 de la NTCGP1000:2004. |
Código ACPM: 82
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-19
Fecha de Cierre: 2009-12-11
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Actualización y creación de manuales de uso de los laboratorios |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2009-03-12 |
2009-12-11 |
|
En el proceso de Recursos de Apoyo Académico no se evidenció el registro apropiado de la calibración del equipo extractor de grasa VELP, Modelo SER 148, que indicara los resultados y trazabilidad hacia los equipos patrón utilizados (Julio de 2007) |
Código ACPM: 88
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-15
Fecha de Cierre: 2009-12-11
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaboración de protocolo para garantizar la contratación del mantenimiento y calibración de equipos con entidades acreditadas |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2009-03-12 |
2009-12-11 |
|
En los viajes académicos no se evidencian métodos de control al desarrollo de los viajes, como: Verificación de carnets de cada estudiante y seguro de accidentes, matrícula de los mismos, condiciones mecánicas del transporte y humanas de los conductores. |
Código ACPM: 86
|
Fecha de Seguimiento: 2009-03-31
Fecha de Cierre: 2009-07-03
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaboración de protocolos para el control de los viajes de estudio |
GERMAN GOMEZ LONDOÑO |
2009-03-12 |
2009-07-03 |
|
En el proceso de Recursos de Apoyo Académico, se encuentran dificultades relacionadas con la infraestructua; el campus virtual esta operando en instalaciones transitorias sin plan de acción. Se encontró una resolución de Rectoría de asignación de 100 millones pare inversión en educación virtual, de los cuales se han entregado 70 millones al campus virtual. En el caso de los laboratorios no se encontró evidencia de la identificación de necesidades de recuros necesarios para la prestación de los servicios, tal como lo estipula el requisito 6.3 de la NTCGP 1000:2004, antes existía un comité para analizar todo lo relacionado con los recursos necesarios para el buen funcionamiento de los laboratorios y ahora ese comité no sesiona. Se evidencias problemas de mantenimiento a la infraestructura, que han sido reportadas y no se han atendido. Acueducto, alcantarillado, iluminación, redes eléctricas y pintura, entre otras. |
Código ACPM: 83
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
se apropiarán recursos para el campus virtual por 40 millones de pesos. |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO |
2009-01-01 |
2009-02-28 |
la oficina de planeación asignará un espacio para la unidad virtual. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-03-12 |
2009-06-30 |
|
Desconocimiento por parte de los docentes del código que diferencia un estudiante regular de un estudiante especial, lo que hace que en un momento determinado los estudiantes especiales acudan a salidas académicas, sin contar con seguro contra accidentes. |
Código ACPM: 356
|
Fecha de Seguimiento: 2011-04-15
Fecha de Cierre: 2011-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
en el reporte de estudiantes inscritos al grupo de un profesor, añadir columna que especifique el tipo de estudiante que se encuentra en el listado (estudiante regular, estudiante especial, estudiante especial en movilidad academica) |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-11-01 |
2011-03-30 |
Llegar a consenso con secretaría general y bienestar universitario sobre el mecanismo de cobro de seguro estudiantil para los estudiantes especiales que no correspondan a convenios movilidad académica, o que estando en este grupo no posean seguridad estudiantil de la institución participante. |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ, LILIA VARGAS PIEDRAHITA |
2011-02-01 |
2011-06-30 |
|
No se aplica el ciclo P-H-V-A (Planear-Hacer-Verificar-Actuar): 1) Se observa una separación total entre los procedimientos que se encuentran en el Sistema Integrado de Gestión -SIG- con las labores que realizan los funcionarios de la Oficina de Admisiones y Registro Académico. 2) Se evidencia la inaplicabilidad, inexistencia y/o desactualización de los procedimientos y registros, por ejemplo: para la matrícula de estudiantes antiguos de pregrado - P-RA-219- (Versión 1), para la solicitud y aprobación de transferencias entre programas académicos de diferentes universidades -P-RA-337 (Versión 1), para la solicitud y admisión de aspirantes a estudiantes especiales -P-RA-215- (Versión 1), como la inexistencia de los registros P-RA-217 Y 218. 3) No se evidencia control y seguimiento a los procedimientos descritos en el punto anterior, por ejemplo, se observó que en algunas situaciones (transferencias, estudiantes especiales), no se respetan las fechas del calendario académico; no se cuenta con hoja académica completa de los estudiantes que ingresan por transferencia, esta información no se translada por parte del director de programa. 4) En el procedimiento para la gestión de los viajes de tipo académico, no se evidencian registros relacionados en los pasos 8 9 y 10 (informes que deben presentar los docentes) |
Código ACPM: 358
|
Fecha de Seguimiento: 2011-02-28
Fecha de Cierre: 2011-05-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Reunir al equipo de registro académico para realizar capacitación para uso y concientización de la importancia de la herramienta SIG |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-09-01 |
2010-09-10 |
Revisar con el equipo de trabajo de la oficina de admisiones y registro académico los procedimientos registrados como recursos de apoyo académico en el SIG para realizar las actualizaciones pertinentes, acorde a la evolución de los procedimientos. |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-09-20 |
2011-04-29 |
Por medio de las sesiones de revisión de procedimientos con el equipo de trabajo de la oficina de admisiones y registro académico , generar una transversalizacion del conocimiento de los mismos y la apropiación del sistema SIG como herramienta guía. |
ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ |
2010-09-20 |
2011-05-30 |
|
Revisadas las hojas de vida de los estudiantes, se encuentra que el estudiante con código 1721119020, del Programa Licenciatura en Artes Escenicas, presentó un oficio donde consta que es egresado del colegio con jornada y valor de pensión, que no esta firmado por la institucion educativa, sino por el mismo estudiante. Asi mismo, el estudiante codigo 601111692, presento un oficio sin firma donde manifiesta que no tiene afiliacion a EPS. Las tres situaciones descritas contravienen lo estipulado en el procedimiento P-RA-216- versión 1. |
Código ACPM: 439
|
Fecha de Seguimiento: 2012-08-29
Fecha de Cierre: 2012-09-12
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
De manera transitoria se elaborará un documento que dé cuenta de las condiciones en las cuales se debe recibir y archivar la documentación durante los procesos de admisiones. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2012-05-22 |
2012-09-12 |
|
Al revisar el informe de PQRS del primer semestre de 2014, se evidencia que existió un número considerable de quejas de los estudiantes relacionadas con el proceso de inscripción en línea. |
Código ACPM: 746
|
Fecha de Seguimiento: 2015-01-15
Fecha de Cierre: 2015-01-30
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar e implementar un instructivo para la gestión de la inscripción en línea, en el cual se describan el procedimiento para ello así como las situaciones particulares que se pueden presentar y que eventualmente representarían problemas a la hora de la inscripción. |
JULIAN OROZCO OSPINA, JUAN CARLOS CANO AGUILERA |
2014-11-24 |
2015-01-30 |
Diseñar y expedir un comunicado para los programas y departamentos, en el cual se establezcan las condiciones y las fechas en las cuales se recomienda realizar la solicitud de oferta académica, de cara a la inscripción en línea. |
JULIAN OROZCO OSPINA, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ |
2014-11-24 |
2015-01-30 |
Diseñar y expedir un comunicado para todos los estudiantes, en el cual se establezca (a manera de aviso previo) toda la información relacionada con la inscripción en línea, así como la necesidad de que los estudiantes estén a paz y salvo para mantener activos sus accesos. |
JULIAN OROZCO OSPINA, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ |
2014-11-18 |
2015-01-30 |
|
Analizando los resultados de la encuesta de satisfacción encontramos que la calificación de los encuestados en cuanto a la equidad del proceso de admisión es baja con relación a los demás criterios evaluados: 3,27 en una escala de 0 a 5. |
Código ACPM: 745
|
Fecha de Seguimiento: 2015-07-17
Fecha de Cierre: 2015-11-27
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Proponer al Consejo Académico un nuevo modelo de admisión, que permita un proceso de selección más objetivo que evalúe fortalezas y debilidades reales de los admitidos. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-11-18 |
2015-11-27 |
Diseñar un modelo que permita identificar falencias de los admitidos al momento de ingresar a la Institución, de modo que se puedan establecer acciones que eviten o disminuyan la deserción temprana. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-11-18 |
2015-11-27 |
Proponer a los Consejos Superior y Académico una estructura de admisión para aspirantes especiales, teniendo en cuenta los criterios y mandatos estatales vigentes, en el marco de la ley general de educación. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-11-18 |
2015-11-27 |
Presentar un proyecto a través del sistema de regalías, orientado a la implementación de mecanismos que garanticen la inclusión y permanencia en el sistema educativo para aspirantes con algún tipo de discapacidad. |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2014-11-18 |
2015-11-27 |
|
Aún no se cumple la meta de contar con 60 Megas en el canal de internet, razón por la cual se están generando dificultades de navegación que impiden el desarrollo normal de los procesos institucionales soportados en plataformas web. |
Código ACPM: 754
|
Fecha de Seguimiento: 2015-02-27
Fecha de Cierre: 2015-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Unificar las redes inalámbricas y limitar el acceso a través de la red unificada, con el fin de evitar saturación del canal con accesos de personas diferentes a la comunidad académica. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-10-01 |
2014-11-30 |
Ajustes técnicos en la red para “limpiar” el canal. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2014-10-01 |
2014-12-19 |
Diseño e impresión de una revista dirigida a estudiantes, con recomendaciones para mejorar el uso del canal de internet. |
YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2015-01-16 |
2014-03-31 |
Solicitud de presupuesto para reparar los daños que se han presentado por el uso de la infraestructura tecnológica y liderar la ejecución de los contratos correspondientes, en los que se incluya el mantenimiento preventivo anual necesario a la red. |
ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2015-01-23 |
2015-06-30 |
|
Para el periodo 2014-1, se presenta un porcentaje de ocupación de aulas del 51,7%, ligeramente superior a lo que se ha registrado en los dos anteriores periodos que han sido objeto de análisis y medición, pero aún muy distante a la meta propuesta desde la Oficina de Planeación y Sistemas que es del 60%. Este porcentaje de ocupación es preocupante, toda vez que la comunidad universitaria, expresa de manera permanente su inconformidad con la disponibilidad de aulas para desarrollar las diferentes asignaturas, actividades de educación continuada o más aún, actividades extraacadémicas que también requieran espacios adecuados para ser desarrolladas. |
Código ACPM: 753
|
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30
Fecha de Cierre: 2016-06-30
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Adquisición de proyectores para el 100% de aulas. La Oficina de Planeación entregará a cada facultad un informe de dotación de aulas, el cual se deriva de las inspecciones semestrales que se realizan a las mismas, identificando las necesidades. |
YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2015-01-23 |
2015-06-30 |
Generar un informe desde la Oficina de Planeación y Sistemas para identificar las aulas que se usan en un 50% o menos de su capacidad real. Una vez se tengan identificadas, se propondrá intercambio de aulas entre facultades para responder a demandas de asignaturas con mayor número de estudiantes. |
YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2015-01-23 |
2015-06-30 |
Una vez implementadas las acciones propuestas anteriormente, duplicar la programación de aulas semestre tras semestre y generar un informe de ocupación que permita determinar las aulas disponibles de cada semestre, las cuales se destinarán para los nuevos programas. |
YORLADY MEDINA GÓMEZ |
2015-06-30 |
2015-12-18 |
|
Es evidente una tendencia creciente en el uso de las mediaciones pedagógicas de aprendizaje virtual entre la comunidad universitaria, hoy representada en cerca de 500 cursos y 4800 usuarios entre estudiantes y docentes. No obstante, es igualmente evidente que este crecimiento está desbordando la capacidad de la unidad y del personal actualmente responsable. En el mismo sentido, no hay claridad sobre la estructura y niveles de autoridad y responsabilidad que la Universidad ha dispuesto para la gestión de la virtualidad como mediación pedagógica. Hoy se reconocen acciones desde la Facultad de Ingenierías, desde el proyecto de Telmedicina y además como función conferida mediante el Acuerdo 020 de 2010 a la Dirección del CEAD. |
Código ACPM: 629
|
Fecha de Seguimiento: 2013-10-30
Fecha de Cierre: 2013-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Contratar un profesional de tiempo completo para que administre la plataforma virtual. |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ, MARCELO LÓPEZ TRUJILLO |
2013-07-15 |
2013-09-15 |
Conformar un comité de virtualidad compuesto por un representante del departamento de sistemas de la Facultad de Ingenierías, un representante del departamento de estudios educativos de la Facultad de humanidades, un representante de Telesalud y el Jefe de la Oficina de Educación a Distancia, quien lo coordinará.
|
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2013-02-05 |
2013-12-31 |
Elaborar un plan de trabajo y presupuesto para la virtualidad. |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2013-03-05 |
2013-05-20 |
|
El Plan de Desarrollo Institucional 2009-2018 y el Plan de Acción Institucional disponen objetivos y metas respecto del crecimiento o expansión de la virtualidad como mediación pedagógica. Las metas definidas han presentado incumplimiento, a lo cual puede atribuirse como una causa, la falta de un plan de expansión que permita establecer actividades, responsables, plazos y entregables concretos, que le permitan al proceso avanzar en el cumplimiento de estos objetivos y metas de manera ordenada y planificada. |
Código ACPM: 630
|
Fecha de Seguimiento: 2014-09-16
Fecha de Cierre: 2014-11-28
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Capacitar a docentes y catedráticos tutores en metodologías y herramientas virtuales. |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO, CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2013-02-20 |
2013-06-15 |
Implementar Objetos Virtuales de Aprendizaje (OVAS) principalmente en los programas de educación a distancia con recursos de los fondos de facultad. |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2013-03-14 |
2014-11-28 |
Participar en convocatorias del Ministerio de Educación Nacional, para financiar la formación docente y la implementación de OVAS. |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ, LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ |
2013-04-14 |
2014-06-18 |
Solicitar la revisión y ajuste de las metas del Plan de desarrollo y Plan de Acción frente al tema de "Programas Virtuales", con miras a planificar con principio de realizar "Programas Virtuales" en la Universidad de Caldas. |
CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ |
2013-08-29 |
2013-10-30 |
|
Luego de revisar y verificar los registros de la admisión 2011-2, el comité veedor del proceso de admisiones concluye que existió un presunto fraude en el proceso de admisión del aspirante con formulario número 104 y registro SNP AC200920094094 al programa de Medicina. |
Código ACPM: 440
|
Fecha de Seguimiento: 2012-05-30
Fecha de Cierre: 2016-03-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Dar inicio al proceso de responsabilidad que derive en las siguientes posibles actuaciones:
- Revocatoria de la admisión del estudiante involucrado en el fraude.
- Inicio proceso de investigación disciplinaria contra los presuntos funcionarios involucrados
- Traslado de la situación a las instancias externa de tipo penal y disciplinaria que haya lugar |
LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ, JULIAN OROZCO OSPINA , CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2012-01-16 |
2012-06-15 |
Frente al procedimiento interno de admisiones:
a) Diseñar un instrumento de registro de los llamados que contenga la información sobre los admitidos que hacen uso del cupo y de las personas que no se presentan
b) Enviar registro a la Secretaría General y al comité veedor de admisiones sobre los llamados |
JULIAN OROZCO OSPINA |
2011-06-30 |
2012-08-30 |
Elaborar, presentar al rector para aprobación e implementar un plan de seguridad informática que incluya la salvaguarda y control de claves de ingreso al Sistema de Información Académico |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, JULIAN OROZCO OSPINA , ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO |
2011-06-30 |
2012-08-30 |
|
Control Disciplinario
|
Riesgos
|
|
Hallazgos
|
No existen acciones propuestas |
|
Medición, Análisis y Mejora
|
Riesgos
|
|
- Análisis de la gestión de los procesos (institucional) basada en mediciones erróneas de indicadores. |
Código ACPM: 636
|
Fecha de Seguimiento: 2013-07-31
Fecha de Cierre: 2013-08-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisión de los objetivos estratégicos de los procesos (Caracterizaciones) para determinar la existencia de todos los componentes que conduzcan a medir la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-04-30 |
2013-07-12 |
A partir de los objetivos estratégicos modificados, analizar los indicadores y modificar o agregar indicadores que correspondan a la medición de eficiencia, eficacia y efectividad del proceso. Caracterizarlos e ingresarlos al SIG con la revisión previa de los mismos por parte de los líderes de proceso. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-05-31 |
2013-07-15 |
Realizar capacitaciones a los líderes de procesos y líderes de actividades frente a la importancia de medir los indicadores de los procesos y su utilidad para la formulación de ACPMs y con ésto lograr la mejora en el desempeño de los procesos. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-07-18 |
2013-08-15 |
Realizar la medición de los nuevos indicadores planteados para el I sem de 2013 a través de talleres realizados en cada uno de los procesos en los que se oriente sobre la medición, el análisis y la formulación de acciones derivadas. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-07-15 |
2013-08-15 |
|
|
- Gestión del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión. |
Código ACPM: 637
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-03
Fecha de Cierre: 2013-11-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Actualizar los riesgos calificados bajo la anterior metodología, a la nueva metodología sistematizada en el SIG |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2012-10-31 |
2012-11-30 |
Ajustar el módulo de riesgos del SIG para ingresar y calificar los riesgos de corrupción. Coordinar con los líderes de proceso, el ingreso de los riesgos de corrupción de cada proceso al aplicativo en cumplimiento del plan anticorrupción. |
EDUARDO CASTRO ECHEVERRI |
2013-06-03 |
2013-08-30 |
Ajustar el módulo del SIG a la nueva metodología de valoración propuesta por el DAFP |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2012-10-01 |
2012-11-15 |
Realizar capacitación para líderes de proceso y personal de apoyo, para dar a conocer la importancia y utilidad de la gestión de riesgos para la Universidad y la metodología de calificación con la que cuenta el SIG |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-02 |
2013-09-30 |
Establecer, documentar y difundir una metodología de seguimiento a los riesgos con los equipos de trabajo al interior de los procesos, con el fin de implantar una dinámica de Gestión de Riesgos. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-30 |
2013-11-29 |
|
|
- Análisis de la gestión de los procesos del SIG basada en mediciones erróneas de indicadores. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Gestión del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Alteración de la información institucional manejada por el SIG. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de la integridad de la información que reposa en el SIG |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de la certificación del SIG. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Análisis de la gestión de los procesos del SIG basada en mediciones erróneas de indicadores. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Gestión del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Alteración de la información institucional manejada por el SIG. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de la integridad de la información que reposa en el SIG |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Pérdida de la certificación del SIG. |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
Al indagar sobre el análisis de datos de los resultados de la evaluación y reevaluación de proveedores, se observó la aplicación de 25 encuestas cuyo propósito fué conocer la percepción de los proveedores de la Universidad frente al proceso de Contratación; no se encontraron los parámetros y la metodología para la aplicación de este instrumento ni para la retroalimentación de la información generada. Lo anteriormente expuesto contraviene el principio h) de la NTCGP 1000. |
Código ACPM: 140
|
Fecha de Seguimiento: 2009-07-15
Fecha de Cierre: 2009-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar un procedimiento que describa la metodología para medir la satisfacción de los clientes frente a los servicios prestados aplicable al proceso de Contratación, considerando la incorporación de la encuesta actual ajustada a su conveniencia y a la del sistema. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS |
2009-04-01 |
2009-05-15 |
Implementar la metodología establecida para medir la satisfacción de los clientes del proceso de Contratación y proveedores (contatistas) de la Universidad y aplicarla de manera permanente. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-05-01 |
2009-12-31 |
|
No se hace seguimiento a la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos por parte de la Universidad (satisfacción), toda vez que no se tienen definidos los métodos y responsables para obtener la información, realizar su medición y análisis. Adicionalmente no se logran evidenciar las acciones de mejora tomadas como resultado del análisis de los datos derivados de la aplicación de las encuestas con fines de Acreditación institucional. Lo anterior contraviene el requisito 8.2.1. y 8.4 de la NTCGP1000. |
Código ACPM: 144
|
Fecha de Seguimiento: 2009-08-30
Fecha de Cierre: 2009-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Documentar un procedimiento que describa la metodología para medir la satisfacción de los clientes frente a los diez y seis (16) servicios prestados por la universidad y su aplicación en los procesos misionales. Incluye la metodología aplicable al análisis de datos resultantes de la aplicación de las autoevaluaciones con fines de acreditación institucional y de programas |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS |
2009-02-09 |
2009-05-30 |
Verificar de manera permanente la aplicación de los instrumentos para medir la satisfacción de los clientes y el registro e implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora resultantes del análisis de datos de la satisfacción de los clientes de los servicios universitarios y en general, el cumplimiento, implementación y adecuación del procedimiento documentado para tal fin. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2009-06-01 |
2009-12-31 |
Diseñar y desarrollar un módulo automatizado para la medición de la satisfacción de los clientes para todos los servicios universitarios, en consideración con el procedimiento que describe su metodología. |
VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ |
2009-05-01 |
2009-07-30 |
|
No se evidencia la aplicación de un método para retroalimentar a los procesos, respecto de la información obtenida en atención al ciudadano (informes) ni se evidencian acciones de mejora a partir de la información presentada sobre quejas y reclamos. No está prevista la evaluación de la percepción del usuario, una vez comunicada la respuesta de la Universidad frente a sus peticiones. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el Estatuto General artículo 33 y en el requisito 7.2.3 c) de la NTCGP 1000:2004. |
Código ACPM: 146
|
Fecha de Seguimiento: 2009-06-12
Fecha de Cierre: 2009-12-31
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Reportar en el equipo directivo el informe analizado del estado de atención de peticiones, quejas y reclamos cada trimestre. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-01 |
2009-12-31 |
Formular las acciones correctivas, preventivas y de mejora resultantes del análisis de la información relativa a peticiones, quejas y reclamos. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-01 |
2009-12-31 |
Actualizar el formato para el registro de peticiones, quejas y reclamos incorporando la información de retroalimentación con el peticionario |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-02-25 |
2009-03-06 |
|
Posterior a la revisión por la dirección de la vigencia 2008, se detecta la necesidad de registrar e implementar acciones de mejora con respecto al informe presentado para la entrada correspondiente a "Resultados de las auditorias". |
Código ACPM: 1
|
Fecha de Seguimiento: 2009-08-24
Fecha de Cierre: 2009-11-06
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar una capacitación a cada proceso (líder y su equipo de trabajo) acerca de la metodología para la formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora conforme al procedimiento documentado |
CARMENZA GALLEGO GIRALDO |
2009-01-20 |
2009-04-20 |
Registrar todas las acciones correctivas, preventivas y de mejora derivadas de los hallazgos de la auditoria interna a los procesos |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON , GERMAN GOMEZ LONDOÑO , CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE , MARIO HERNÁN LÓPEZ BECERRA , CLARA INÉS BARCO GÓMEZ , LILIA VARGAS PIEDRAHITA , AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO , HÉLMER QUINTERO VERGARA , FABIO CARDONA MARÍN , FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2009-01-20 |
2009-02-28 |
Efectuar curso de actualización para todos los auditores internos de la institución |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-01-20 |
2009-11-06 |
Adelantar la evaluación de los auditores internos y retroalimentarlos con los resultados. Incorporar al programa de capacitación de la vigencia 2009 las principales necesidades de capacitación al respecto |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-01-20 |
2009-06-30 |
|
Se evidencia que en todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión no se han identificado adecuadamente los indicadores de gestión que permitan medir la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos. La frecuencia de medición de algunos indicadores, puede constituirse en un factor de riesgo asociado a largos periodos de tiempo para el análisis de datos y la toma de decisiones de manera acertada y oportuna. Adicionalmente, se evidencia que los indicadores de gestión asignados actualmente a los procesos, no tienen definida una meta ni se están realizando las mediciones para su cálculo y por ende no se realiza análisis de datos para esta y otra información, por ende no se logra demostrar el uso de este instrumento de control, seguimiento y análisis a la gestión de los procesos. Lo anteriormente expuesto contraviene los requisitos 8.2.3 y 8.4 de la NTCGP1000, 2.1.4 del MECI. |
Código ACPM: 141
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30
Fecha de Cierre: 2009-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Concluir la identificación y caracterización de los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad para todos los procesos de la Universidad. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-03-17 |
2009-04-30 |
Concluir el diseño y desarrollo del módulo de medición de los indicadores en el Sistema de Información Institucional - SII |
VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ |
2009-03-17 |
2009-05-30 |
Documentar y gestionar la aprobación de la metodología para la identificación, caracterización, actualización, medición y análisis de los indicadores de los procesos del Sistema Integrado de Gestión. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2009-03-17 |
2009-05-30 |
Socializar la metodología para la identificación, caracterización, actualización, medición y análisis de los indicadores de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, así como la metodología para operar el módulo de mediciones a todos los líderes de procesos y responsables de mediciones |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-05-30 |
2009-06-30 |
Realizar una capacitación en relación con la formulación e implementación de acciones correctivas y preventivas como resultado de las mediciones y análisis de indicadores, dirigida a los responsables de dicha actividad. Continuar con la asesoría y acompañamiento a los responsables frente a esta actividad. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2009-07-01 |
2009-07-30 |
|
Se encontró en el proceso de Medición Análisis y Mejora que en la respuesta a la petición No. 072 de 2008 del señor Jairo Calderón Arbeláez no se registró la fecha y hora de recibo de la misma, por lo cual no se logró verificar el cumplimiento de los términos en dicha petición. Adicionalmente no se dió trámite oportuno a la petición de la profesora Beatriz Eugenia Botero de Mejia de la Facultad de Ciencias para la Salud con fecha de 24 de septiembre; el Secretario Gneral da respuesto a la profesora el 24 de septiembre, no obstante a la fecha de la auditoría, la oficina de atención al ciudadano no habia entregado la respuesto a la profesora. Lo anterior contraviene lo consagrado en la Constitución política de Colombia y en el Codigo Contencioso Administrativo respecto de la entrega oportuna de las respuestas a derechos de petición. |
Código ACPM: 147
|
Fecha de Seguimiento: 2009-01-23
Fecha de Cierre: 2009-01-23
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Ajustar el formato para registrar peticiones, de tal manera que se pueda registrar la fecha y hora de notificación al peticionario. |
CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-01-19 |
2009-01-23 |
|
En todos los procesos fueron identificados y analizados los riesgos por cada líder de proceso, sin embargo éstos no se encuentran aprobados; en algunos casos la definición de los riesgos no fué adecuada, en tanto se encuentran como riesgos situaciones ya materializadas o causas y no efectos. Se contraviene el requisito 1.3 del MECI y el 4.1 g. de la NTCGP 1000. |
Código ACPM: 142
|
Fecha de Seguimiento: 2009-03-15
Fecha de Cierre: 2009-04-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar y corregir los mapas de riesgos de los procesos. |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON , GERMAN GOMEZ LONDOÑO , CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE , MARIO HERNÁN LÓPEZ BECERRA , FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO , AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO , LILIA VARGAS PIEDRAHITA , FABIO CARDONA MARÍN , CLARA INÉS BARCO GÓMEZ , HÉLMER QUINTERO VERGARA |
2009-01-19 |
2009-03-12 |
Aprobar la totalidad de los mapas de riesgos de los procesos ajustados. |
RICARDO GÓMEZ GIRALDO |
2009-03-12 |
2009-04-30 |
|
No se evidencian registros de acciones preventivas en todos los procesos en general. Se determinaron acciones preventivas para cada uno de los riesgos de los procesos pero estas no se definieron de manera adecuada y siguiendo una metodología para el análisis de problemas. No se logró auditar el registro de acciones correctivas para eliminar las causas de las no conformidades detectadas en las auditorías internas dada la programación no pertinente para la auditoria a este proceso. Lo anterior contraviene los requisitos 8.5 de la NTCGP 1000 y 3.3 del MECI. |
Código ACPM: 143
|
Fecha de Seguimiento: 2009-03-30
Fecha de Cierre: 2009-05-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar con todos los lideres de procesos y su grupos de trabajo, una capacitación - taller de individual acerca del método para registrar e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora aplicable a los riesgos identificados en los procesos y a los hallazgos derivados de las auditorías internas. Registrar las acciones corrctivas, preventivas y de mejora para cada hallazgo y las acciones preventivas para cada riesgo. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2009-02-16 |
2009-03-12 |
Incorporar un método para el análisis de problemas al módulo de acciones correctivas, preventivas y de mejora en el software del SIG. |
VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ |
2009-05-01 |
2009-05-30 |
|
Tras analizar el objetivo del proceso de Medición, Análisis y Mejora, se detecto el riego de "Análisis de la gestión de los procesos basada en mediciones erróneas de indicadores" |
Código ACPM: 434
|
Fecha de Seguimiento: 2012-01-23
Fecha de Cierre: 2013-02-22
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar por cada reporte de indicadores de cada proceso. Según el dato ó los datos suministrados, soporte o evidencia para realizar un análisis real según los datos entregados por los procesos. |
WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA |
2012-10-15 |
2013-02-22 |
|
Al recurrir al software de encuestas electrónicas para analizar la información producto de la medición de la satisfacción del cliente se encuentran pocos datos recolectados para los servicios prestados en los procesos de investigación y proyección, lo que dificulta el suministro de información a las instancias que la requieren en períodos intermedios del año. |
Código ACPM: 559
|
Fecha de Seguimiento: 2013-02-28
Fecha de Cierre: 2013-12-13
Estado: Abierta |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar y modificar el procedimiento de Medición de la satisfacción de los usuarios externos con el fin de establecer períodos de medición intermedios en cada vigencia, específicamente en los servicios de investigación y proyección. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2012-10-25 |
2013-03-29 |
|
El Sistema de Atención al Ciudadano SAC, ha demostrado su usabilidad, por tanto se hace necesaria una optimización que permita:*Ampliar la capacidad para que los peticionarios puedan anexar documentos a sus requerimientos*Generación de informes que contribuyan de manera ágil a la toma oportuna de decisiones (manual)*Generar alarmas que le permitan al funcionario de la Oficina de atención al ciudadano controlar el cumplimiento de los términos para las respuestas a cada una de las peticiones (manual) |
Código ACPM: 548
|
Fecha de Seguimiento: 2013-08-16
Fecha de Cierre: 2013-12-13
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Revisar el procedimiento de PQRS de la Universidad a la luz de la norma ISO10002:2004 Satisfacción del cliente. Directrices para el tratamiento de las quejas en las organizaciones, con el fin de identificar deficiencias en su aplicación y su impacto en el uso del sistema. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-01-17 |
2013-02-22 |
Realizar exploración del sistema SAC y de nuevas versiones implementadas en el Ministerio de Educación para comparar las aplicaciones con las necesidades identificadas a partir de la revisión del procedimiento Vs norma ISO |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2013-02-01 |
2013-03-15 |
Ealaborar y desarrollar un plan de trabajo que defina las actividades necesarias para incorporar al sistema SAC actual o en nueva versión, las necesidades identificadas y realizar las pruebas respectivas para su entrada en operación |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2013-03-15 |
2013-12-13 |
|
No se evidencia análisis de datos y toma de acciones sobre la gestión del servicio no conforme. Lo anterior contraviene los literales 8.4 y 8.5 de la NTCGP1000:2009 |
Código ACPM: 552
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-14
Fecha de Cierre: 2014-06-27
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Capacitación a los líderes de proceso y líderes de actividad sobre los conceptos asociados al servicio no conforme, su utilidad para el sistema y para el mejoramiento del servicio |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2012-09-03 |
2012-11-16 |
Diseñar un formato para el registro de servicio no conforme, acompañar a los procesos en su diligenciamiento y la correspondiente formulación de acciones preventivas y correctivas fruto de tal análisis. Consolidar los formatos diligenciados para ser presentados en la auditoría de renovación del certificado de ICONTEC |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2012-09-14 |
2012-11-23 |
Diseñar un sistema de información para el registro, análisis de causas y tratamiento del servicio no conforme a través del SIG y en tiempo real, el cual permita, a través de etiquetas, generar informes de prevalencia y ser fuente de análisis para el mejoramiento del servicio, a través de la implementación de ACPM derivadas de este análisis. Acompañar a los procesos en el uso y utilidad del sistema y en el ingreso y seguimiento a los datos.
|
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-04-19 |
2013-10-18 |
|
Se evidencia en el informe de quejas y reclamos (julio - diciembre de 2011) que el 17% de las respuestas se respondieron extemporáneamente y en el informe de peticiones (enero-junio 2012) fue el 11%. Frente a estas respuestas extemporáneas, no se evidencian acciones establecidas por la Secretaría General tal como lo describen los literales G) y L) del punto 2 del Procedimiento para recibir, tramitar y resolver peticiones, quejas y reclamos.Adicionalmente las respuestas extemporáneas dadas por los funcionarios de las diferentes dependencias incumplen con lo establecido en la Ley (Código Contencioso Administrativo y Constitución Nacional), quedando expuestos a que las autoridades competentes inicien las acciones disciplinarias a que haya lugar |
Código ACPM: 549
|
Fecha de Seguimiento: 2013-05-17
Fecha de Cierre: 2014-05-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar un comparativo entre el procedimiento documentado en el SIG y el procedimiento establecido en la norma ISO 10002:2004: Satisfacción del cliente. Directrices para el tratamiento de las quejas en las organizaciones, con el fin de comparar y evaluar, qué actividades o pasos planteados en la norma, hacen falta en el procedimiento del SIG para su ajuste. Proponer los ajustes necesarios |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-01-17 |
2013-01-31 |
Realizar un reconocimiento general de los aplicativos del SAC con relación a lo planteado por el procedimiento para determinar las falencias del sistema frente a éstos requerimientos. Concertar reunión con una entidad local que use el sistema para determinar si las necesidades identificadas existen o no en el sistema. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2013-02-01 |
2013-02-08 |
Concertar una cita con el Ministerio de Educación para determinar la posibilidad de adoptar en la Universidad de Caldas una nueva versión del SAC o realizar los ajustes requeridos, básicamente en cuanto a etiquetas que permitan identificar prevalencias y realizar análisis de causas Paretto. Realizar visita o comunicación telefónica. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2013-02-15 |
2013-03-15 |
Realizar ajustes al SAC, para potencializar su uso en caso que se decida continuar con con este sistema en la universidad para registrar y tramitar ACPMs. Definir niveles de usuario para reportes, consultas y análisis y realizar la respectiva capacitación a las personas involucradas |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2013-03-15 |
2013-04-15 |
Articular las actividades realizadas alrededor del mejoramiento del procedimiento de PQRS al proyecto integral de mejoramiento del servicio en la Universidad, con el fin de incluirlo como estrategia de una proyecto estructural y crítico para la universidad |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-01-17 |
2013-06-28 |
Diseñar y desarrollar una agresiva estrategia de comunicación dentro de la comunidad universitaria para estimular el uso del SAC como mecanismo efectivo para interponer PQRS. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2013-07-01 |
2013-07-31 |
|
Es interés de la comunidad universitaria y del rector, que en esta segunda etapa del sistema integrado de gestión (Renovación de la certificación), se desarrollen las acciones necesarias para la simplificación, tanto de los documentos, como de los trámites asociados a cada uno de los procesos, razón por la cual se propone formular una estrategia integral para el mejoramiento del servicio en la universidad, estrategia que se abordará desde todas las perspectivas: Personal, infraestructura, trámites, documentos, procedimientos, etc. |
Código ACPM: 558
|
Fecha de Seguimiento: 2013-02-15
Fecha de Cierre: 2013-12-13
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar inventario de trámites de servicios internos y externos, evaluarlos con criterios de eficiencia y eficacia y estandarizar un procedimiento optimo a ser automatizado |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2012-11-15 |
2013-02-15 |
Priorizar obras de mejoramiento de infraestructura física para la prestación del servicio, programas ejecución y realizar seguimiento |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2012-11-30 |
2013-12-13 |
Implementar la metodología de evaluación del desempeño de 360° para personal administrativo |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2012-11-09 |
2013-03-21 |
Continuar la implementación de las capacitaciones en Gerencia del Servicio |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2011-06-15 |
2013-12-13 |
Implementar un programa para otorgar incentivos a los mejores prestadores del servicio |
JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES |
2013-02-01 |
2012-04-13 |
Implementar plan para el mejoramiento de la calidad en el servicio en las facultades a través de un trabajo articulado con docentes al servicio del estudiante |
CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO |
2012-10-31 |
2013-12-06 |
Implementar la estrategia de trabajo en equipo como impulsor de los procesos de servicio al cliente |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2012-06-15 |
2013-06-21 |
|
De acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para medir la satisfacción de los usuarios frente a los servicios universitarios se están incumpliendo las siguientes actividades:*Aplicación de encuestas a los estudiantes de educación a distancia. *Aplicación de la encuesta de satisfacción para los servicios de laboratorio. La no aplicación de las encuestas de manera integral a todos los servicios universitarios, impide el análisis y la toma de decisiones frente al desempeño del sistema de gestión de calidad. Lo anterior contraviene los requisitos 8.1 y 8.2.1 de la norma NTCGP1000:2009 |
Código ACPM: 554
|
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28
Fecha de Cierre: 2014-06-30
Estado: Abierta |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Consolidar por parte del SIG, una base de datos de laboratorios existentes, los servicios que prestan y cuáles de éstos brindan servicios externos. Caracterizar el servicio brindado por cada uno, los requisitos de calidad y los clientes que atiende en la actualidad. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-09 |
2013-09-30 |
Definir a través de un equipo técnico entre Docencia y la Unidad de Servicios y Mercadeo, los laboratorios con potencial para brindar servicios en cuanto a capacidad y tipo de servicio y definir los laboratorios que serán incluidos como servicios institucionales debidamente documentados y ofertados |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2013-09-30 |
2013-10-14 |
A través de los Coordinadores de los Laboratorios, realizar sondeo de la situación del mercado al cual se ofrecerán servicios: Competencia, precios, producto, etc., con el fin de caracterizar el servicio a brindar y determinaar posiblidades de comercialización. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2013-09-30 |
2013-12-20 |
Elaborar y estandarizar la documentación de los laboratorios relacionada con: Tipo de servicio, tipo de clientes, características de calidad del servicio, requisitos de conformidad de los servicios, procedimientos de operación, procedimientos de seguimiento y calibración de equipos, procedimientos de control de calidad y entrega certificada de servicios. Implementar documentación y verificar su eficacia. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-09-30 |
2013-12-20 |
Determinar la necesidad de implementar normas técnicas a los laboratorios (Aquellos con alto potencial de comercialización o apoyo a convenios y contratos), elaborar diseño de implementación de la norma, cronograma, responsables, entregables y potencialidades de certificación. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-12-20 |
2014-06-30 |
De acuerdo a los laboratorios y servicios establecidos y documentados, definir los mecanismos, instrumentos y metodología para la aplicación de las encuestas de satisfacción e iniciar su medición para la vigencia 2013. |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2013-09-30 |
2013-12-20 |
|
Algunas de las actividades desarrolladas en la Oficina de Atención al Ciudadano son contrarias a lo establecido en el Procedimiento para recibir, tramitar y resolver peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, tal es el caso de los informes mensuales descritos en el procedimiento (paso 8 del flujograma y literal L del punto 2) que no se están elaborando y presentando al Secretario General con dicha periodicidad, para la formulación acciones de mejora. Sólo se evidencian informes trimestrales de Quejas, reclamos y sugerencias presentado a la Coordinadora de la Unidad de servicios y mercadeo e informes semestrales de Peticiones, presentados a la Secretaría General |
Código ACPM: 551
|
Fecha de Seguimiento: 2013-05-30
Fecha de Cierre: 2014-05-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Explorar con el Ministerio de Comunicaciones o con otras entidades que han usado el sistema SAC sobre la posiblidad de generar reportes e informes y determinar la incorporación o uso de esta aplicación en la universidad para generar datos facilmente, que permitan análisis periódicos y determinar el tiempo optimo para obtener presentar los informes a Secretaría General y su contenido |
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA |
2013-01-17 |
2013-02-15 |
Modificar el procedimiento existente en el SIG, en el que se establezca el contenido y periodicidad de los informes de PQRS y posibles modificaciones a las actividades realizadas con base en ajustes incorporados al SAC para optimizar su uso. |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-02-15 |
2013-04-30 |
Establecer y documentar un mecanismo de seguimiento periodico de PQRS en el que se socialice el informe con el Equipo Directivo y todas las personas involucradas en el registro, atención, respuesta y seguimiento a PQRS con el fin de socializar resultados, identificar oportunidades de mejora y establecer acciones que mejoren la prestación del servicio y la satisfacción del cliente. Documentar seguimiento en el procedimiento del SIG |
FERNANDO DUQUE GARCÍA |
2013-04-01 |
2013-06-28 |
|
Se hace evidente en los procedimientos desactualización en lo relacionado con: 1. La norma NTCGP1000, ya que el procedimiento menciona la 2004 y actualmente está en vigencia la 2009 y la NTC-ISO 9000:2000 por la NTC-ISO 9000:19011. 2. Los procedimientos que generan una entrada para Revisión por la dirección, establecen que la dependencia responsable de almacenar el Acta de Revisión por la dirección es la Oficina Asesora de Control Interno; en la auditoría se evidenció que ya no hace parte de su tabla de retención documental, y este registro es almacenado en la Rectoría. 3. El Procedimiento para medir la satisfacción de los usuarios frente a los servicios universitarios hace referencia a los Servicios de impresión, servicio que la Universidad ya no presta. 4. *El Procedimiento para la suscripción del plan de mejoramiento con la Contraloría General de la República se encuentra desactualizado en su normativa: * La normativa en la que se basó el procedimiento (P-MM-471) es la Resolución Orgánica N° 5872 de 2007 de la Contraloría General de la República, la cual fue derogada en su totalidad por la Resolución Orgánica N°6289 de 2011 y ésta a su vez modificada por la Resolución Orgánica N° 6445 de 2012 en lo que respecta a Planes de Mejoramiento. * El paso 3 del procedimiento (P-MM-471) remite al procedimiento para Desarrollar la rendición de cuentas ante la Contraloría General de la República (P-IC-469) del proceso Información y Comunicación, el cual también debe ser ajustado a la nueva normativa.Lo anterior contraviene el numeral 4.23 de la norma (Control de documentos) |
Código ACPM: 550
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-14
Fecha de Cierre: 2013-12-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Definir una estrategia para la reducción de la documentación que sea estructurada y coherente con el Modelo de operación por procesos establecido en la Universidad de Caldas y difundirla a los líderes de proceso para determinar pertinencia y utilidad de las modificaciones propuestas definiendo un método y un cronograma para implementar los resultados de revisión documental |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-01-18 |
2013-03-15 |
Realizar sesiones de trabajo con lo líderes de proceso o líderes de actividad para la revisión de los procedimientos, guías e instructivos del respectivo proceso y determinar la posibilidad de simplificar o integrar la documentación a partir del modelo de operación y las estrategias definidas y aprobadas por los líderes de proceso |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-02-28 |
2013-07-31 |
Establecer un proceso de revisión de la documentación por parte del SIG, con el fin de identificar desactualizaciones, inconsistencias documentales o posibilidades de mejora de los documentos, retroalimentando de manera inmediata a los proceso frente a la necesidad de las modificaciones y garantizando su efectiva incorporación |
FRANCY ELENA BUENO ZAPATA |
2013-03-15 |
2013-12-20 |
|
No se evidencia publicación de las mediciones de los indicadores para el año 2012. Las mediciones reportadas en los indicadores sólo se encuentran hasta el segundo semestre de 2011 y para el caso de los indicadores cuya frecuencia es menor a un año no permite conocer el desarrollo de las diferentes actividades que apuntan al cumplimiento de los objetivos institucionales. Lo anterior no permite el análisis de los datos para la toma de decisiones, siendo éste análisis una de las salidas del proceso |
Código ACPM: 553
|
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28
Fecha de Cierre: 2014-10-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incorporar al SIG los indicadores modificados a partir de la revisión realizada antes de la auditoría de renovación, acompañar a los procesos en la obtención de los datos, cálculo de indicadores, análisis y ACPM |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2012-09-14 |
2012-10-22 |
Realizar sesiones de trabajo con los líderes de proceso y líderes de actividad para evaluar el objetivo estratégico de los procesos y los indicadores modificados a la luz del nuevo objetivo. determinar si los indicadores permiten medir la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso a partir del objetivo y proponer los ajustes pertinentes a los indicadores del SIG |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-01-25 |
2013-02-28 |
Diseñar e implementar un aplicativo en LUPA que permita el ingreso de datos directamente por los líderes de proceso, que permita evaluar el cumplimiento de metas y genere la necesidad de análisis y formulación de ACPM, con el fin de reducir el tiempo entre la generación de los datos y su posterior presentación en el sistema. Acompañar a los procesos en el uso del sistema e ingreso de datos |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-02-28 |
2013-03-15 |
Mejorar LUPA a través de un sistema integrado para el registro, procesamiento y presentación de datos e indicadores de la universidad en todas las instancias, que permita mediciones en línea y en tiempo real a través de la articulación de bases de datos a información requerida para consulta permanente y para la toma de decisiones. Determinar los indicadores del SIG que pueden ser generados o los que necesariamente deben ser ingresados por los líderes de proceso para caracterizarlos, generar bases de datos o sistematizarlos, con el fin de mejorar la captura y procesamiento de tales indicadores |
ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ |
2013-04-30 |
2013-12-20 |
|
Control y Seguimiento
|
Riesgos
|
|
- Perdida de independencia en el ejercicio de auditorias internas
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Perdida, sustracción indebida o alteración de la información o registros correspondientes a las auditorias internas. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución.
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Baja cobertura del programa de auditorias, respecto de los procesos y actividades susceptibles de auditar en la Universidad |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Que no se implementen proyectos y acciones de mejoramiento producto de las conclusiones y recomendaciones de las auditorias |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Perdida, sustracción indebida o alteración de la información o registros correspondientes a las auditorias internas. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Bajo cubrimiento de las áreas de la entidad en cuanto a evaluaciones y seguimiento en procesos de auditoría. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Perdida de independencia en el ejercicio de auditorias internas
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Cambios continuos en la normatividad externa e interna dificultando el seguimiento al proceso. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Demoras en el suministro de la información requerida para llevar a cabo el proceso auditor. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Inoportunidad en presentación de los informes a los entes de control |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Perdida, sustracción indebida o alteración de la información o registros correspondientes a las auditorias internas. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Bajo cubrimiento de las áreas de la entidad en cuanto a evaluaciones y seguimiento en procesos de auditoría. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Perdida de independencia en el ejercicio de auditorias internas
|
No existen acciones propuestas |
|
|
- Cambios continuos en la normatividad externa e interna dificultando el seguimiento al proceso. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Demoras en el suministro de la información requerida para llevar a cabo el proceso auditor. |
No existen acciones propuestas |
|
|
- Inoportunidad en presentación de los informes a los entes de control |
No existen acciones propuestas |
|
|
Hallazgos
|
|
Al revisar el procedimiento para planificar y ejecutar auditorias internas en la Universidad de Caldas -control y seguimiento -P-CS-8, dice que todos los formatos son electrónicos, se encuentra que algunos formatos se imprimen y se diligencian en forma manual.
|
Código ACPM: 281
|
Fecha de Seguimiento: 2010-01-29
Fecha de Cierre: 2010-02-05
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar una completa verificación en los Archivos de la Oficina de Control Interno de GEstión, con el fin de identificar documentos que NO deben ser impresos y destruirlos completamente. |
LORENZA MARÍA RÍOS ZAPATA |
2010-01-18 |
2010-02-05 |
|
En el procedimiento para el seguimiento y evaluación al cumplimiento del plan de acción y plan de desarrollo institucional, se usa el formato R-928-PDI-98 avances de las actividades para lograr las metas de cada proyecto, pero este formato no esta relacionado en el procedimiento. |
Código ACPM: 279
|
Fecha de Seguimiento: 2009-12-15
Fecha de Cierre: 2009-12-18
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Capacitar al equipo de Control Interno de Gestión , en la adecuada identificación de los procedimientos y la documentación asociada a cada uno. |
LORENZA MARÍA RÍOS ZAPATA, FABIO CARDONA MARÍN |
2009-12-04 |
2009-12-18 |
Sacar de la Carpeta de Archivo el Formato R-928-PDI-98 el cual corresponde al Proceso de Direccionamiento y entregarlo a la Oficina de Planeación, para su control y archivo. |
LORENZA MARÍA RÍOS ZAPATA |
2009-12-01 |
2009-12-07 |
|
Según el acuerdo 03 de 2009, la Oficina de Control Interno debe presentar trimestralmente al Consejo Superior los informes de adiciones o prorrogas en la contrataciones. Se evidencia circular 7 de octubre 21 de 2009 donde se solicito información con corte a sep30-2009. Pero el informe a noviembre 10 de 2009 no se ha presentado.
|
Código ACPM: 278
|
Fecha de Seguimiento: 2010-01-20
Fecha de Cierre: 2010-01-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Incorporar en el cuadro de control de informes que está a cargo de la Secretaria de la Oficina, las fechas de corte y las fechas de envío del Informe al Consejo Superior, de tal forma que se identifique con la debida anticipación, la posibilidad de incumplimiento por parte de los responsables de rendir la información |
LORENZA MARÍA RÍOS ZAPATA |
2009-12-07 |
2010-01-29 |
|
Tras analizar el proceso de Control y Seguimiento se detectó el riesgo de "Que las recomendaciones, asesorías y conceptos generados en el proceso de Control y Seguimiento no generen valor para ser incorporados en las decisiones estratégicas de la Institución." |
Código ACPM: 287
|
Fecha de Seguimiento: 2011-01-31
Fecha de Cierre: 2012-02-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
REalizar un Cronograma de Mediano y Largo Plazo, que contenga las asesorías, seguimientos, evaluaciones, controles y verificaciones a todos los procesos y facultades de la Universidad, a fin de ser desarrollados en un términos de dos (2) años. De tal forma que se disponga de una herramienta de gestión que permita dar cobertura con el actual personal de la Oficina de Control Interno de GEstión. |
FABIO CARDONA MARÍN, EDUARDO CASTRO ECHEVERRI , GLORIA CARMENZA GÓMEZ BARCO |
2010-02-05 |
2012-02-29 |
|
Tendiente a mejorar la participacion, compromiso y permanencia del grupo de auditores, se solicita gestionar los incentivos antes mencionados al grupo de auditores. |
Código ACPM: 467
|
Fecha de Seguimiento: 2013-05-30
Fecha de Cierre: 2014-05-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Llevar la propuesta para el reconocimiento de incentivos por la labor de los auditores internos a la Revisión por la Dirección vigencia 2012 a realizarse en el año 2013 |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-02-01 |
2013-06-10 |
|
Se recomienda precisar el alcance del objeto para evitar confusiones de alcances del proceso de control y seguimiento. |
Código ACPM: 468
|
Fecha de Seguimiento: 2013-05-17
Fecha de Cierre: 2013-05-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a la coordinación del SIG en la Oficina de Planeación, una revisión y análisis de los objetivos y alcance de los procesos de Control y Seguimiento y Medición, Análisis y Mejora, con el fin de determinar la pertinencia de realizar ajustes y ser llevados a la revisión por la dirección o tramitar las modificaciones con las instancias pertinentes |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-04-01 |
2013-05-30 |
|
Se recomienda seguir trabajando el proyecto de intregracion de todas las accciones de mejora para mantener y mejorar el SIG. |
Código ACPM: 469
|
Fecha de Seguimiento: 2013-05-30
Fecha de Cierre: 2013-07-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Conformar un equipo técnico consultivo, con el fin de analizar las posibles opciones lograr una integración progresiva de los planes de mejoramiento. Llevar a la revisión por la dirección o realizar los ajustes que se convengan. |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-03-29 |
2013-07-30 |
|
Se realizo por parte de la oficina de control interno una recopilacion de la normativa que rige el actuar de la oficina de control interno, dicho informe se realizo con periodos de presentacion de exigencias mensuales; se resalta la calidad e importancia de dicho trabajo y recomendamos hacerlo extensivo a todos los procesos de la Universidad. |
Código ACPM: 470
|
Fecha de Seguimiento: 2013-05-29
Fecha de Cierre: 2013-05-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción de mejora |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
En la sesión de Revisión por la Dirección, en la entrada correspondiente a las acciones de mejoramiento del SIG, presentar la experiencia como una buena práctica replicable en otros procesos |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2013-04-01 |
2013-05-30 |
|
Se evidencia que en el proceso de Control y Seguimiento no hay claridad acerca de los controles que tiene el SIG y el rol que tiene el proceso dentro de la evaluación a estos controles, así mismo no se tiene claridad acerca de la forma en la que evalúan su eficacia, adecuación y conveniencia, lo que contraviene los requisitos 2.1 MECI, 8.2 NTCGP 1000:2004 |
Código ACPM: 109
|
Fecha de Seguimiento: 2009-10-01
Fecha de Cierre: 2009-10-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Solicitar a la Coordinación del SIG, una capacitación específica para el manejo de los Indicadores de Eficiencia, Eficacia y Efectividad y de los controles establecidos en el Sistema para cada proceso. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-04-01 |
2009-05-01 |
Realizar dos actividades de carácter académico que fomenten la cultura del Aucontrol, la Autogestión y la Autoregulación, como principios fundamentales del Control Interno |
FABIO CARDONA MARÍN, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2009-04-01 |
2009-10-30 |
|
Frente a la actividad de asesoría y sugerencia de las mejores prácticas de gestión a los procesos, se encontró que en el proceso de Control y Seguimiento no se tienen formalmente definidos los métodos que permitan hacer trazabilidad y control a esta actividad. |
Código ACPM: 110
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-15
Fecha de Cierre: 2009-06-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Programar refuerzo de capacitación para líderes de proceso y auditores internos del SIG |
HÉLMER QUINTERO VERGARA |
2009-04-01 |
2009-06-30 |
Solicitar a la Coordinación del SIG, un taller sobre controles para los procesos definidos en el Mapa de Procesos del SIG. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-04-01 |
2009-05-29 |
|
En el proceso de Control y Seguimiento se encontró que mediante oficio 7708 de 2008 se solicitó la asistencia de la Oficina de Planeación a la capacitación "Sensibilizar y capacitar para generar cultura de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación". la actividad no se efectuo, sin embargo no aparece oficio de cancelación de la actividad, ni sus acciones consecuentes. (Serie documental CO-30.3.3) |
Código ACPM: 111
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-10
Fecha de Cierre: 2009-04-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseño de una herramienta en el sistema que permita hacer trazabilidad a la información que es despachada para otras dependencias |
LORENZA MARÍA RÍOS ZAPATA |
2009-04-01 |
2009-04-15 |
|
Es evidente que existe confusión sobre las actividades propias de la oficina de control interno (funciones auditoras del control) y las actividades del proceso de Control y Seguimiento en tanto se dispersa el límite del proceso con respecto de las actividades propias del proceso de Medición, Analisis y Mejora. |
Código ACPM: 112
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-04-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Trasladar el procedimiento de auditorias internas al proceso de control y seguimiento. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-03-30 |
2009-04-30 |
|
En el proceso de Control y Seguimiento se realiza la evaluación al Sistema de Control Interno. Pese a que se utiliza el instrumento que el DAFP envía para tal efecto, se detecta el riesgo de que no sea aplicable a las particularidades del sistema de control interno asociado al SIG en la Universidad y que se dependa de un instrumento externo que pueda no muestrar resultados aplicables y pertinentes. |
Código ACPM: 113
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-15
Fecha de Cierre: 2009-04-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Consultar al DAFP sobre la conveniencia de seguir utilizando el instrumento de evaluación del Sistema de Control Interno, o mejor solicitar su autorización para diseñar un instrumento propio de la Universidad. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-04-01 |
2009-04-30 |
|
El proceso de Control y Seguimiento tiene un listado de informes obligatorios que debe presentar a los entes externos de control y demás instancias Institucionales, en los que se especifica la periodicidad con la que deben ser presentados, no obstante, el líder declara que no todos son obligatorios, pero tampoco demuestra tener claro cuales si son obligatorios. Ello evidencia deficiencias en la planificación y control en la presentación de los informes por parte del proceso. |
Código ACPM: 114
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-20
Fecha de Cierre: 2009-05-20
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Planificar la entrega períodica de informes a los entes de control. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-04-20 |
2009-05-20 |
|
En el proceso de Control y Seguimiento, se evidenció que existe la siguiente normatividad que regula el sistema de control interno institucional; Resolución 000123 de 1997, Resolución 000829 de 2006, 001358 de 1994, Resolución 00721 de 2006, Resolución 00830 de 2006, algunas de ellas suministradas por el auditado y otras anexas a la documentación del proceso. Se evidencia que algunas de esas Resoluciones se encuentran derogradas y no se tiene claridad acerca de la directriz institucional que regula la operación del sistema de control interno en términos de funciones, responsabilidades y autoridades. |
Código ACPM: 115
|
Fecha de Seguimiento: 2009-07-15
Fecha de Cierre: 2009-07-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar una revisión completa a la normatividad aplicable a la Institución relacionada con el Sistema de Control Interno, con el apoyo del proceso de Gestión Jurídica. |
FABIO CARDONA MARÍN, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ |
2009-04-27 |
2009-07-15 |
|
Tras indagar al líder del proceso, se evidencia que no se tiene establecida la metodología para el seguimiento y control al cumplimiento de los planes estratégicos, tácticos y operativos, pese a que se identifica como una actividad en la caracterización. |
Código ACPM: 116
|
Fecha de Seguimiento: 2009-05-29
Fecha de Cierre: 2009-05-29
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Diseñar un procedimiento para realizar un control y seguimiento al cumplimiento de los planes (Institucional, de acción e individuales), definidos por la Institución |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS , FABIO CARDONA MARÍN |
2009-04-27 |
2009-05-29 |
|
Frente a la actividad de seguimiento al estado de avance del Plan de Mejoramiento Institucional que realiza el proceso de Control y Seguimiento, se detecta que no se hacen formales los registros que dan evidencia de dichas actividades, lo que pone en riesgo el logro de demostrar su cumplimiento. |
Código ACPM: 117
|
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30
Fecha de Cierre: 2009-04-30
Estado: Cerrada cumplida |
Acción preventiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Elaborar un procedimiento para el control y seguimiento del plan de mejoramiento institucional. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-04-01 |
2009-04-30 |
Solicitar a la Vicerrectoría Administrativa, apoyo con recurso humano para la Oficina Asesora de Control Interno |
FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO |
2009-04-01 |
2009-04-30 |
|
En la ejecución del procedimiento de auditorías internas se detectaron las siguientes situaciones: 1. Se asignaron auditores cotraviniendo el principio de independencia e imparcialidad (Luz Angela Aristizabal y Julián Patiño). 2. Se generó una versión del programa de auditoría por la modificación de fechas de auditorías, aun cuando el procedimiento estipula que solo puede generarse una nueva versión por adición solicitada de una auditoría; sumado a ello, no se evidenció la socialización del programa al Rector, auque fue convocado a la reunión de apertura del ciclo de auditorías. |
Código ACPM: 145
|
Fecha de Seguimiento: 2009-03-30
Fecha de Cierre: 2009-05-15
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Actualizar el procedimiento para la planificación y ejecución de auditorías internas en el que se haga explícito que no se podrán asignar auditores internos a procesos en los que hayan hecho parte como funcionarios hasta un año antes de la fecha de la auditoría. Adicionalmente documentar la directriz de socializar por cualquier medio el programa al Rector. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-03-12 |
2009-04-30 |
Ajustar el módulo de auditorías internas, de tal manera que solo permita generar nuevas versiones por adición de auditorías. |
VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ |
2009-01-19 |
2009-02-20 |
Incorporar 15 auditores internos adicionales al equipo de auditores existente y programar su formación en el diplomado para tal fin. |
MAURICIO ARBELÁEZ RENDON |
2009-03-02 |
2009-05-15 |
|
Al realizar un muestreo de los hallazgos encontrados en el cliclo de auditorías ejecutado durante el año 2010 se encontró que el 30% de ellos no tenía la información necesaria para que los auditados puedan realizar un adecuado análisis de causas
|
Código ACPM: 387
|
Fecha de Seguimiento: 2011-06-30
Fecha de Cierre: 2012-11-26
Estado: Cerrada cumplida |
Acción correctiva |
Acción |
Responsable |
Fecha Inicio |
Fecha Fin |
Realizar una capacitación con un consultor de alto nivel sobre metodología específica para redacciónde hallazgos de auditorías internas |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2010-12-13 |
2010-12-17 |
Realizar una capacitación con un consultor dealto nivel sobre elaboración y presentación de informes de auditorías |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2011-02-14 |
2011-02-28 |
Realizar acompañamiento en los ajustes realizados por cada auditor a los hallazgos encontrados en el último ciclo de auditorías internas, de acuerdo con la nueva metodología |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2011-02-15 |
2011-03-15 |
Realizar acompañamiento en los ajustes realizados por cada auditor interno a los informes de auditorías del último ciclo |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2011-03-01 |
2011-03-31 |
Ajustar procedimiento de auditorías internas según metodologías vistas y resultados obtenidos |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2011-04-01 |
2011-04-29 |
Verificar la eficacia de las acciones tomadas al finalizar el ciclo de auditorías del año 2011 |
TATIANA OCHOA CARDENAS |
2012-01-16 |
2012-02-29 |
|