Sistema Integrado de Gestión
Inicio > Listado de Consultas > Detalle Consulta
Atras

Exportar este listado a Excel

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (ACPM)

 

Direccionamiento

     Riesgos
 
    - Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad.
Código ACPM: 714
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM:
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Compreter en el Plan de Acción institucional la definición de metas para la gestión de recursos propios por parte de las unidades potencialmente generadoras de recursos CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA 2014-01-01 2014-12-31
Continuar con las acciones de gestión de la ampliación de la base presupuestal transferida del Gobierno Nacional CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA 2014-01-01 2014-12-31
Aprobación de la actualización del Plan de Desarrollo institucional CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
2014-01-01 2014-04-30
 
    - Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis .
Código ACPM: 715
Fecha de Seguimiento: 2014-07-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Continuar con la identificación de situaciones que pueden suscitar crisis y la definición de acciones preventivas CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA 2014-01-01 2014-12-31
Incorporar criterios para la definción de perfiles y la selección de cargos directivos con competencias relacionadas con las capacidades de negociación, diálogo y resolución de conflictos Incorporación de estas temáticas en los programas de capacitación, inducción y reinducción orientados a cargos directivos y representantes de estamentos y asociaciones CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2014-03-30 2014-06-30
Establecer estrategias de diálogo permanente de manera formal e informal desde las directivas universitarias hacia la comunidad CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
, CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO
2014-01-01 2014-12-31
 
    - Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos
Código ACPM: 652
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Continuar con la revisión y actualización de funciones de los cargos, especialmente los cargos directivos en la organización CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2014-03-30 2014-06-30
Programar en el plan de capacitación 2014 la inducción y reinducción colectiva de todos los funcionarios que ocupan cargos de dirección, con el fin de que sean plenamente conocidas sus competencias, funciones y responsabilidades, no solo por el titular del cargo, sino además, por sus pares y superiores directos. Incluir temáticas relativas a la responsabilidad legal, ética y moral. CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2014-05-15 2014-06-30
 
    - Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad.
No existen acciones propuestas
 
    - Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis .
Código ACPM: 715
Fecha de Seguimiento: 2014-07-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Continuar con la identificación de situaciones que pueden suscitar crisis y la definición de acciones preventivas CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA 2014-01-01 2014-12-31
Incorporar criterios para la definción de perfiles y la selección de cargos directivos con competencias relacionadas con las capacidades de negociación, diálogo y resolución de conflictos Incorporación de estas temáticas en los programas de capacitación, inducción y reinducción orientados a cargos directivos y representantes de estamentos y asociaciones CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2014-03-30 2014-06-30
Establecer estrategias de diálogo permanente de manera formal e informal desde las directivas universitarias hacia la comunidad CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
, CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO
2014-01-01 2014-12-31
 
    - Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos
Código ACPM: 652
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Continuar con la revisión y actualización de funciones de los cargos, especialmente los cargos directivos en la organización CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2014-03-30 2014-06-30
Programar en el plan de capacitación 2014 la inducción y reinducción colectiva de todos los funcionarios que ocupan cargos de dirección, con el fin de que sean plenamente conocidas sus competencias, funciones y responsabilidades, no solo por el titular del cargo, sino además, por sus pares y superiores directos. Incluir temáticas relativas a la responsabilidad legal, ética y moral. CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2014-05-15 2014-06-30
 
    - Pérdida de sostenibilidad, credibilidad y pertinencia en los objetivos y metas estratégicas de la Universidad.
No existen acciones propuestas
 
    - Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis .
No existen acciones propuestas
 
    - Exceso de poder y extralimitación de funciones de los cargos directivos
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
Aunque ha existido una comisión designada por Secretaría General para la formulación del Proyecto Educativo Institucional, no se evidencia el acto administrativo de la rectoría a través del cual se conforma ésta con un año de antelación al vencimiento del PEI, como lo establece el procedimiento P-DI-130.
Código ACPM: 349
Fecha de Seguimiento: 2011-04-04         Fecha de Cierre: 2011-05-09         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Modificar el procedimiento P-DI-130 de acuerdo al concepto del Consejo Superior referente al no vencimiento del PEI PAULA ANDREA HENAO RUÍZ 2011-01-24 2011-03-31
Socializar con las instancias directivas y la comisión de revisón del PEI los cambios al procedimiento para que se tengan en cuenta en ésta revisión PAULA ANDREA HENAO RUÍZ 2011-04-11 2011-05-09
 
Considerando la carta publicada en el espacio denominado "correo abierto" titulada "una donación frustante" el día 1 de febrero de 2010 en el Diario La Patria de Manizales, enviada por el señor Hernando Arango Monedero en la que expresó su inconformidad respecto de la forma como la Universidad atendió su intención de donar unos libros, se hace necesario realizar un debido análisis de la situación y el registro de acciones correctivas para eliminar de manera eficaz las causas que la ocasionaron, dado que es una situación susceptible de repetirse afectando la imagen de la institución y su compromiso con el mejor servicio.
Código ACPM: 288
Fecha de Seguimiento: 2010-06-30         Fecha de Cierre: 2010-12-17         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Establecer un programa de capacitación y entrenamiento a todos los funcionarios de la Universidad en atención al cliente, atención teléfonica y creatividad para la solución de problemas relacionados con el cliente JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2010-03-01 2010-12-17
Establecer un procedimiento en el proceso de direccionamiento que permita a la comunidad universitaria conocer el paso a paso para recibir bienes muebles en donación para la Universidad de Caldas, teniendo en cuenta la reglamentación existente y las necesidades de acceso y atención de los posibles donantes MANUEL HUMBERTO JIMENEZ RAMIREZ 2010-02-22 2010-03-23
Ubicar en las sedes Palogrande y Versalles un punto de información satélite con acceso a internet y linea teléfonica directa con la Unidad de Servicios a fin de orientar al usuario en lo referente a trámites y solicitudes antes de trasladarse a la sede Principal LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2010-03-29 2010-08-05
 
En atención a la acción preventiva número 138 para el riesgo de Pérdida de la gobernabilidad institucional en situaciones de crísis, en sesión de Equipo Directivo realizada el 18 de Mayo del 2009, se identificaron las siguientes situaciones que en el segundo semetre del 2009 pueden generar crisis: 1. La modificación del Acuerdo 025/02 por parte del Consejo Superior. 2. La modificación del procedimiento para elección del Rector. 3. Procesos disciplinarios para docentes que no cumplieron compromisos en sus comisiones de estudio. 4. Las demandas a las resoluciones de reconocimiento de pensión a varios de los jubilados. 5. Proyecto de Ley de Concurrencias. 6. Cambio de reglamentación de ECAES.
Código ACPM: 219
Fecha de Seguimiento: 2009-11-30         Fecha de Cierre: 2009-12-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Gestionar la aprobación de la modificación del acuerdo 025/02 y las modificaciones al estatuto general relacionadas con la elección del rector por tardar en Julio del presente año. RICARDO GÓMEZ GIRALDO, GERMÁN GÓMEZ LONDOÑO
, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
, CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE
2009-05-18 2009-07-31
Aprobar el procedimiento de Comisión de Estudios. RICARDO GÓMEZ GIRALDO, SONIA INÉS BETANCUR LÓPEZ
, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2009-05-18 2009-08-31
Implementar la acción preventiva número 138 "Documentar, aprobar e implementar condiciones de seguridad para la Universidad". FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-05-18 2009-12-15
 
El proceso de Direccionamiento no tiene evidencia de los informes sobre atención al ciudadano por parte de la Secretaria General en lo relativo al estado de atención de peticiones, quejas y reclamos y lo relacionado a la medición de la satisfacción de los clientes. Adicionalmente, no se presentan los reportes estadísticos con sus respectivos análisis y acciones tomadas desde la alta dirección frente a los mismos. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 8.2.1, 8.4 de la NTCGP 1000 y en el Estatuto General en su artículo 33 literal f).
Código ACPM: 72
Fecha de Seguimiento: 2009-07-30         Fecha de Cierre: 2009-12-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Trasladar los informes de antención al ciudadano a la Rectoría, para la toma de decisiones. Realizar la modificación al procedimiento correspondiente. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-03-16 2009-12-15
Consolidar la unidad de mercadeo y servicio como soporte documental para la estandarización de los servicios, la operación del ciclo de retroalimentación con los clientes y la entrega de información para la toma de decisiones de la alta dirección frente a estos temas. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2009-03-16 2009-12-15
 
No se encontró evidencia de la implementación de una politica de Control Interno, tampoco de una política de Administración del Riesgo, tal como lo exige el Decreto 2145 de 1999 y el requisito 1.3.5 MECI.
Código ACPM: 74
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30         Fecha de Cierre: 2009-06-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Socializar al Rector y a todos los funcionarios de la Universidad la normatividad que regula el sistema de control interno de la Universidad, así como la política de administración del riesgo MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-05-04 2009-06-15
 
El proceso de Direccionamiento no dispone de un instrumento que le permita hacer seguimiento de manera estratégica al cumplimiento de PEI, Plan de Desarrollo y Plan de Acción. Al revisar el cronograma para la elaboración y aprobación del Plan de Desarrollo se encontró que este fué presentado al Consejo Superior el 29 de agosto y en cronograma aparece proyectado el 2 de junio. El acta 13 del 29 de agosto no se encuentra debidamente firmada por el Presidende del Consejo. Revisados los cronogramas de socialización y los registros de ejecución, se encontró incumplimiento en las fechas planeadas. Lo anterior pone en evidencia la contravención al requisito 8.2.3 de la NTCGP1000:2004
Código ACPM: 75
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-05-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaborar e implementar un procedimiento para el seguimiento y control de los planes estratégicos, tácticos y operativos. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-04-06 2009-05-27
 
Se evidenció que en el Plan de Acción de Transición vigencia 2008 el proceso de Direccionamiento no ha aplicado mecanismos que permitan reevaluar las metas propuestas que no alcanzan a ser cumplidas. Tal es el caso del objetivo de conversión tecnológica que no cumplió su meta según la fecha establecida, sin que se hubieran realizado justificaciones, modificaciones o cualquier otra acción derivada de este hecho. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el requisito 8.2.3 de la NTCGP1000:2004.
Código ACPM: 73
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Reprogramar las metas en el Plan de Acción Institucional 2009 a través de la Variable de Gestión Tecnológica y el Proyecto Adquisición Técnológica. A esta acción se suma la Acción correctiva No. 75 de implemementación de un procedimiento para hacer seguimiento a los planes estratégicos tácticos y operativos por parte del Líder del Proceso de Control y Seguimiento RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2009-02-28 2009-06-30
 
Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de direccionamiento, la pregunta con más baja calificación es: Valore el nivel de participación que usted tuvo en la construcción del: PEI, Plan de desarrollo institucional y plan de acción institucional, la cual tuvo una calificación promedio de 2,75.
Código ACPM: 735
Fecha de Seguimiento: 2015-01-22         Fecha de Cierre: 2015-02-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Definir acciones concretas para integrar a la comunidad universitaria el concepto de humanismo, desde el cual se desprenden los escenarios de participación, diálogo y concertación con la comunidad universitaria para la formulación de políticas, logrando la vinculación de los estamentos. FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, YORLADY MEDINA GÓMEZ
2014-11-11 2015-02-27
Establecer un plan de comunicaciones con un enfoque informativo, con el fin de vincular y conocer expectativas y necesidades de la comunidad universitaria, desde donde se legitiman todas las actuaciones. CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS, FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ
2014-11-11 2015-02-27
Elaborar el plan de acción institucional de manera participativa, conectándolo con el plan de desarrollo vigente y socializarlo a toda la comunidad universitaria, tanto desde lo programático como a nivel de proyectos, conectándolos conceptualmente y con su coherencia estratégica. YORLADY MEDINA GÓMEZ 2014-11-11 2015-02-27
Rediseñar los procedimientos existentes en el SIG para la elaboración de los documentos estratégicos, con el fin de integración metodológica a la planificación táctica y operativa en las unidades académico administrativas ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-11-11 2014-12-18
 
El acuerdo 07 de 2008 y las resoluciones de creación de los grupos internos de trabajo establecen el objetivo, obligaciones y entregables de los mismos. No obstante lo anterior, se envidencia la falta de preocedimientos o metodologías de planificación anual así como los instrumentos para realizar control y seguimiento al cumplimiento de dicha planificación. La anterior situación pone en riesgo el logro de la eficacia y efectividad de los Grupos Internos de Trabajo - GIT.
Código ACPM: 441
Fecha de Seguimiento: 2012-03-05         Fecha de Cierre: 2012-08-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar el procedimiento para gestionar los Grupos Internos de Trabajo, que en atención a lo establecido en el Acuerdo 07 de 2008 y en los actos administrativos de su creación, establezca directrices para la planeación anual de actividades y su seguimiento por parte de sus jefes superiores. JULIAN OROZCO OSPINA 2011-11-01 2011-11-30
Publicar y difundir la existencia del procedimiento, para su inicio de aplicación durante la vigencia 2012 JULIAN OROZCO OSPINA 2011-12-01 2011-12-16
Realizar el primer seguimiento al plan de acción anual y seguimento por parte de los jefes inmediatos de los coordinadores de Grupos Internos de Trabajo para verificar eficacia del procedimiento implementado. Seguimiento correspondiente a la gestión de los GIT del primer semestre de 2012. Presentación de informe sobre la gestión de los GIT al Rector. TATIANA OCHOA CARDENAS 2012-07-20 2012-08-30
 
Al analizar el indicador de Posicionamiento de la Universidad de Caldas en la región, según encuesta: Manizales Cómo Vamos, para los resultados 2013, se muestran un ligero decrecimiento en el criterio de favorabilidad, aunque los tres factores se mantienen en un rango adecuado y positivo en comparación con las entidades destacadas de la ciudad de Manizales, pues la Universidad de Caldas se mantiene siempre en los tres primeros lugares.
Código ACPM: 734
Fecha de Seguimiento: 2015-03-31         Fecha de Cierre: 2015-05-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se gestionará la aplicación de una encuesta por parte de Manizales Cómo Vamos, dentro del convenio interadministrativo que se tiene, para realizar medición de percepción de los ciudadanos frente a diferentes criterios en las Universidades de la Ciudad, teniendo en cuenta que la vocación de servicio con las entidades públicas y privadas con las que se compara actualmente, es totalmente diferente y sería de gran importancia para la institución compararse con instituciones pares. FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS
2014-11-11 2015-05-29

Información y Comunicación

     Riesgos
 
    - Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional
Código ACPM: 710
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Aprobar la política de comunicaciones CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA 2014-03-20 2014-05-20
Formalización del comité de comunicaciones CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA 2014-01-01 2014-03-15
Elaborar la política de comunicaciones CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2014-01-01 2014-03-15
Elaborar documento tipo hoja de ruta para el manejo de crisis informativa CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2014-01-01 2014-02-15
Elaborar y ejecutar un plan estratégico de comunicaciones interno y externo por anualidad, con revisión trimestral CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2014-05-30 2014-06-30
 
    - Utilización indebida de información confidencial
Código ACPM: 711
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Definición de la información con carácter reservado o confidencial sobre la cual deban definirse directrices sobre su uso FERNANDO DUQUE GARCÍA 2014-01-01 2014-03-15
Elaboración de directrices institucionales sobre información reservada o confidencial CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2014-04-01 2014-06-30
 
    - Publicación de información de carácter partidista a favor de un grupo, persona o partido político del momento
Código ACPM: 712
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30         Fecha de Cierre: 2014-03-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Emisión de refuerzo de directrices institucionales, en épocas electorales frente a las prohibiciones estipuladas en la Ley 734 de 2002 FERNANDO DUQUE GARCÍA 2014-01-01 2014-03-30
 
    - Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional
Código ACPM: 710
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Aprobar la política de comunicaciones CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA 2014-03-20 2014-05-20
Formalización del comité de comunicaciones CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA 2014-01-01 2014-03-15
Elaborar la política de comunicaciones CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2014-01-01 2014-03-15
Elaborar documento tipo hoja de ruta para el manejo de crisis informativa CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2014-01-01 2014-02-15
Elaborar y ejecutar un plan estratégico de comunicaciones interno y externo por anualidad, con revisión trimestral CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2014-05-30 2014-06-30
 
    - Utilización indebida de información confidencial
Código ACPM: 711
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Definición de la información con carácter reservado o confidencial sobre la cual deban definirse directrices sobre su uso FERNANDO DUQUE GARCÍA 2014-01-01 2014-03-15
Elaboración de directrices institucionales sobre información reservada o confidencial CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2014-04-01 2014-06-30
 
    - Publicación de información de carácter partidista a favor de un grupo, persona o partido político del momento
Código ACPM: 712
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30         Fecha de Cierre: 2014-03-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Emisión de refuerzo de directrices institucionales, en épocas electorales frente a las prohibiciones estipuladas en la Ley 734 de 2002 FERNANDO DUQUE GARCÍA 2014-01-01 2014-03-30
 
    - Deterioro de la imagen institucional interna y externa asociada al mal manejo de la información y comunicación institucional
No existen acciones propuestas
 
    - Publicación de información de carácter partidista a favor de un grupo, persona o partido político del momento
No existen acciones propuestas
 
    - Utilización indebida de información confidencial
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
En el proceso de Información y Comunicación no existe un Plan de Comunicación, tal como lo establece la caracterización del proceso.
Código ACPM: 70
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Construir el plan de comunicaciones de la Universidad vigencia del 2009. MISAEL ALEJANDRO PERALTA RODRIGUEZ 2009-03-02 2009-06-30
 
No se evidencia en el Proceso de Información y Comunicación un mecanismo formal e institucionalizado a nivel estratégico para comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad en la institución incumpliendo con el requisito 5.5.1 de NTCGP1000:2004 Y 2.3.1 MECI
Código ACPM: 69
Fecha de Seguimiento: 2009-07-30         Fecha de Cierre: 2009-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Implementar la accion correctiva No. 61 en el proceso de Gestión Humana consistente en elaborar y ejecutar un programa de reinducción en el que se socialice el manual de funciones y el estatuto administrativo. SAFARI PAOLA ALZATE ACOSTA 2009-05-26 2009-12-18
 
No se tienen definidos criterios para la asignación de permisos para usuarios de los Sistemas de Gestión Financiera, SICE, SUIP, entre otros.
Código ACPM: 71
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-11-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaborar e implementar una matriz en la que se definan los responsables para asignar y administrar los sistemas de información cuyo acceso requiera permiso. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2009-05-01 2009-11-15
 
Se evidencia una Política de Comunicación de manera informal, no socializada y sin aprobación. Por tanto no se cumple con lo establecido en la caracterización del proceso, además contraviene lo dispuesto en el requisito 2.3.2 de MECI.
Código ACPM: 68
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-07-06         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar y ajustar la politica de comunicación incluyendo su titulación, programar su socialización y difusión. MISAEL ALEJANDRO PERALTA RODRIGUEZ 2009-04-30 2009-07-06
 
Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de Información y Comunicación, las preguntas con más baja calificación fueron: Valore el impacto de la información institucional que se comunica en las redes sociales con una calificación de 2.67 y Valores su grado de satisfacción con la oportunidad y calidad del servicio que le prestaron en el Proceso de Información y Comunicación que igualmente obtuvo una calificación de 2,67.
Código ACPM: 736
Fecha de Seguimiento: 2015-05-29         Fecha de Cierre: 2015-10-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Redefinir estructura organizacional y funcional de la Oficina de Prensa, definiendo su ubicación en el organigrama institucional. FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, YORLADY MEDINA GÓMEZ
2014-11-11 2015-10-30
A partir de lo establecido en la estructura, definir desde el punto de vista del modelo operacional si se conservará el proceso de información y comunicación y el enfoque del mismo o se establecerá como actividad dentro de un proceso existente. FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, YORLADY MEDINA GÓMEZ
2014-11-11 2015-10-30
Definir claramente las funciones y responsabilidades de la Oficina de Información y Comunicación, delimitado a la información de tipo académico y la difusión de la producción intelectual de la institución. FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ, YORLADY MEDINA GÓMEZ
2014-11-11 2015-10-30
 
Se recomienda cambiar los contactos universitarios, por reuniones más pequeñas y personalizadas, con menor formalidad. De esta forma podrá haber una mejor escucha de las opiniones, inquietudes y comentarios de la comunidad universitaria. Dichos encuentros se llamarán diálogos creativos universitarios y se harán con profesores y estudiantes elegidos aleatoriamente, en grupos muy pequeños, y también en grupos más amplios por departamentos. Se harán coordinados por la Oficina de Desarrollo Docente y el área de Comunicación y Prensa.
Código ACPM: 639
Fecha de Seguimiento: 2013-10-18         Fecha de Cierre: 2013-12-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Crear los Diálogos Creativos con un tono más informal y más personalizados (con menor asistencia, pero mayor frecuencia). CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO, MARIA ALEJANDRA GOMEZ URIBE
2012-08-06 2013-12-27
 
Realizando el análisis del indicador de cumplimiento al plan de comunicaciones, se identifica una no conformidad potencial en cuanto al cumplimiento de las actividades programadas, debido a que uno de los funcionarios del área se retira de la universidad y tenía varias actividades a cargo, razón por la cual es necesario realizar los ajustes pertinentes para evitar el incumplimiento en la meta propuesta
Código ACPM: 638
Fecha de Seguimiento: 2013-09-23         Fecha de Cierre: 2013-09-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Dado el avance satisfactorio de las demás actividades del plan se recomienda dejar que las acciones sigan su curso y evaluar el cumplimiento total, como es habitual. En futuros diseños del plan, se sugiere aplicar acciones más generales y coherentes con la labor de Información y Comunicaciones. MARIA ALEJANDRA GOMEZ URIBE, CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS
2012-10-01 2013-09-27
 
En el proceso de Información y Comunicación se detectó la no utilización del registro número R-1724 para solicitud de servicios de grabaciòn, dado que se evidenció que las solicitudes se realizan en medio físico ó por e-mail sin dar utilización al formato indicado en el procedimiento I IC 537, lo cual, contraviene el procedimeinto indicado en el Sistema Integrado de Gestión.
Código ACPM: 458
Fecha de Seguimiento: 2012-12-07         Fecha de Cierre: 2012-12-07         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Socialización del formato con el equipo de prensa, aclaración de dudas e instrucciones de uso. CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2012-09-03 2012-12-07
 
Revisado el mapa de riesgos del proceso de Información y Comunicación, se encontró que el mapa de riesgos no se encuentra actualizado, e igualmente se indica la necesidad de segmentar ó de compartir el mapa de riesgos con el proceso de Planificación.
Código ACPM: 459
Fecha de Seguimiento: 2013-09-19         Fecha de Cierre: 2013-09-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Compartir el riesgo con la Oficina de Planeación y revisar anualmente el mapa de riesgos con fines de actualización. CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS, MARIA ALEJANDRA GOMEZ URIBE
2013-07-01 2013-09-27
 
No obstante que el proceso presenta diferentes acciones de mejora, se sugiere, conforme al modelo estandar de control interno (MECI 3.3.2) y la norma NTC GP 1000 2009, numeral 8.5.1, utilizar planes de mejoramiento por procesos dado que este no existe como tal; se tienen acciones de mejora pero no obedecen a un plan de mejoramiento previamente establecido. Esta situación hace referencia al tema de "Consejo de prensa" el cual deberá ser documentado e institucionalizado.
Código ACPM: 460
Fecha de Seguimiento: 2013-09-23         Fecha de Cierre: 2013-09-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Formalizar el Consejo de Prensa como una iniciativa permanente de mejora en le Oficina de Prensa y Comunicaciones. CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS 2013-06-03 2013-09-27
 
En el proceso de información y comunicación se detectó que el procedimiento P-IC-469 se encuentra desactualizado conforme a la normativa externa de la CGR, ley orgánica 6289 de 2011 y 6445 de 2012 contraviniendo lo estipulado en la norma NTC GP 1000:2009 numeral 4.2.3. literal b, que indica que " Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben ser revisados y actualizados cuando sea necesario y aprobados nuevamente".
Código ACPM: 456
Fecha de Seguimiento: 2014-05-15         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Establecer, dentro de la Oficina Asesora de Planeación, en cabeza del Coordinador del SIG, un método sistemático y periódico para la revisión permanente de la documentación, de manera que las actualizaciones se realicen de manera oportuna y permitan contemplan cambios, tanto en la operación como en la normativa ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-04-30 2014-06-30
Implementar en el sistema un mecanismo, que permita actualizar la normativa de los procedimientos cada vez que se cuente con actualización de la normativo por parte de Secretaría Jurídica. Verificar la oportunidad de la realización de tal actividad en el normograma. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-04-30 2014-06-30
Realizar la actualización del documento objeto de la presente ACPM. EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2014-04-21 2014-04-30

Planificación

     Riesgos
 
    - Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad.
Código ACPM: 646
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar seguimiento a la creación de programas académicos en la Oficina de Posgrados, garantizando la realización de estudios de pertinencia y mercado. (Auditoría). ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-09-30 2013-12-13
Revisión de la normativa que regula la creacion y modificación de programas académicos ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-12-13 2014-06-30
Desarrollar estrategias de mercadeo para promover la demanda de los programas. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-09-30 2014-06-30
Evaluar los métodos aplicados en la actualidad para determinar la pertinencia social y de mercado de los programas, determinando su utilidad y vigencia para los diferentes periodos académicos. Incorporar a los estudios, análisis de pertinencia social, Demanda o necesidades del mercado, de manera que se promueva la creación de programas convenientes viables desde el punto de vista académico y financiero. Utilizar el software Qlick View para análisis de datos de mercado que permitan orientar la creación y permanencia de los programas. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2013-09-30 2014-06-30
 
    - Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades, programas y departamentos que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos).
Código ACPM: 647
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar e implementar mecanismos para centralizar el registro de los proyectos de la universidad en todas sus instancias, realizando control a las ejecuciones presupuestales y cumplimiento de objetivos. Establecer la posibilidad de centralizar la información a través del aplicativo de Costos y Presupuestos del SIG. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-08-30 2013-12-13
Evaluar los diferentes procedimientos existentes en la universidad para la Gestión de Proyectos de recursos externos, procurando su unificación, control o registro por parte de una sola dependencia y su respectivo control por parte de la Oficina de Planeación. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-09-30 2014-06-30
Rediseñar el procedimiento del Banco de Programas y Proyectos de Inversión, documentarlo en el SIG, socializarlo e implementarlo en las unidades académicas y administrativas. Evaluar la documentación necesaria en el SIG para implementar planes de acción por departamentos y programas, documentar, concertar y socializar. WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA 2013-03-29 2014-06-30
Implementar desde la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, el procedimiento establecido y documentado para realizar seguimiento a los proyectos del banco de proyectos. Incorporar a los procedimientos de planes de acción de programas y departamentos, mecanismos de seguimiento y control por parte de la Oficina de Planeación. WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA 2013-12-13 2014-06-30
 
    - Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales
Código ACPM: 648
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Análisis y rediseño del procedimiento de programas especiales que permita centralizar la elaboración de presupuestos a través del aplicativo SIG en todas las unidades académicas y administrativas, con el fin de disminuir tiempos y centralizar información de proyectos en ejecución. Socializar procedimiento y capacitar a funcionarios específicos en el manejo del aplicativo. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-08-30 2013-10-31
Incluir en todos los procedimientos para la gestión de proyectos el control operativo para planes de adquisiciones que permitan planificar las necesidades de recursos de acuerdo a las fechas de uso requeridas, bajo criterios de prioridad y pre-requisitos. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-09-30 2013-12-13
Elaboración de un procedimiento para el manejo de proyectos que involucren recursos externos, unificado para todas las unidades académico – administrativas y ubicado en la Oficina de Planeación, con el fin de mejorar el control de los mismos. Realizar revisión de los procedimientos existentes en el SIG para la gestión de proyectos de las vicerrectorías, determinar la posibilidad de unificarlos o simplificarlos. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-09-30 2014-06-30
Evaluar, desde la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, los resultados obtenidos en el proyecto de análisis de cargas de trabajo realizado por Gestión Humana, con el fin de identificar la información obtenida, como insumo para determinar necesidades de ajustes en capacidad de la planta de personal o nuevos análisis. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2013-12-13 2014-06-30
 
    - Ejecución de obras por fuera de lo establecido en el plan de obras y de las especificaciones planeadas
Código ACPM: 649
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar los procedimientos relacionados con la planificación de infraestructura física de la Universidad, determinando necesidades de ajustes y tomando las decisiones correspondientes en los siguientes aspectos: 1. Independencia entre la inteventoría y ejecución. 2. Mecanismos para mejorar la eficacia de la interventoría 3. Metodologías para la planificación de las obras y el seguimiento permanente a la ejecución de las mismas a partir de lo planeado. 4. Control frente a la evaluación de proveedores de obras. 5. Procesos de elaboración, aprobación y revisión de planos. Documentar y publicar en el SIG el procedimiento ajustado ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-08-30 2013-10-31
Actualizar e implementar el plan de ordenamiento físico de la Universidad de Caldas. Aprobarlo en las instancias pertinentes y socializarlo. Garantizar la ejecución de planes de obras a partir de dicho plan. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-01-24 2014-12-19
Realizar verificación de la eficacia del procedimiento en el mejoramiento del control de la ejecución de obras. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2013-12-02 2014-06-30
 
    - Prestación de servicios institucionales a nivel interno y externo sin control sobre el monto de las ofertas, los costos asociados y los resultados financieros y de calidad obtenidos.
Código ACPM: 650
Fecha de Seguimiento: 2014-02-03         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaboración de procedimiento para diseñar y presupuestar propuestas comerciales y elaborar análisis financieros de manera que se tenga control tarifario y determinación de viabilidad técnica, operativa y financiera. También debe incluirse la verificación de la calidad del servicio prestado de acuerdo a los parámetros establecidos e incluir la metodología en el proceso de MM. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-03-03 2014-08-01
Analizar el portafolio de servicios ofrecidos por la Universidad y determinar cuáles pueden convertirse en unidades de negocio y cuáles son las características de la oferta de los demás servicios LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2014-03-03 2014-06-30
Diseñar una metodología para la presentación de ofertas comerciales por parte de la universidad que sea revisada y validada por instancias administrativas, tanto para unidades de negocio, como para todos los servicios institucionales. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2014-03-03 2014-06-30
 
    - Demanda de estudiantes en algunos programas académicos por debajo de las expectativas planeadas, que afectan su sostenibilidad.
No existen acciones propuestas
 
    - Resultados de la ejecución de planes de acción de las facultades, programas y departamentos que no generan impacto, asociada a una incompleta planificación en todas sus líneas (talento humano, inversión, recursos financieros, recursos tecnológicos).
No existen acciones propuestas
 
    - Proyecciones de recursos (humano, tecnológico, infraestructura, académico-administrativa) en el mediano y largo plazo que no corresponden a los requerimientos institucionales
No existen acciones propuestas
 
    - Prestación de servicios institucionales a nivel interno y externo sin control sobre el monto de las ofertas, los costos asociados y los resultados financieros y de calidad obtenidos.
No existen acciones propuestas
 
    - Ejecución de obras por fuera de lo establecido en el plan de obras y de las especificaciones planeadas
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
Los rubros ejecutados de Servicio a la Deuda y Gastos Generales presentaron una variación porcentual del -62.26% y 19.16% respectivamente con relación al presupuesto planificado, conduciendo a l incumplimiento de la meta del indicador que establecía una variación igual o inferior al 5%.
Código ACPM: 290
Fecha de Seguimiento: 2010-06-23         Fecha de Cierre: 2010-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Modificar el indicador de tal forma que solo mida la variación porcentual en la ejecución financiera del rubro de Gastos Generales y excluya la variación en la ejecución presupuestal del rubro de Servicio a la Deuda MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2010-01-18 2010-01-28
Fijar una meta de variación porcentual -5% para el indicador en la vigencia 2010 MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2010-01-18 2010-01-28
Medir el indicador de cumplimiento en la ejecución presupuestal en el rubro de gastos generales para la vigencia 2010 y establecer su comportamiento y nivel de cumplimiento MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2010-01-18 2010-12-31
 
En el proceso de Planificación, se verificó la existencia de la Matriz Plurianual de Inversiones, pero no fué posible obtener evidencia del PAC (Plan Anualizado mensual de Caja del año 2008).
Código ACPM: 78
Fecha de Seguimiento: 2009-06-15         Fecha de Cierre: 2010-01-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Modificar la caracterizaciòn del proceso de Planificación y ajustar la ubicación de la salida correspondiente al Plan Anualizado de Caja en el proceso de Gestión Financiera MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-06-01 2010-01-15
 
No se encontraron mecanismos que permitan asegurar que los cambios (normativos, tecnológicos, organizacionales, entre otros) que pueden afectar la integridad del SIG, se lleven a cabo de manera planificada; lo que contraviene el requisito 5.4.2 b) de la NTCGP 1000:2004
Código ACPM: 81
Fecha de Seguimiento: 2009-09-30         Fecha de Cierre: 2009-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar un diagnóstico y establecer las situaciones de cambio (normativos, tecnológicos, organizacionales, entre otros) que pueden afectar la integridad del Sistema Integrado de Gestión en el corto y mediano plazo (acción de tipo permanente). MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-04-01 2009-12-31
Incorporar al procedimiento para implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora una nueva fuente de situación frente a cambios institucionales y definir el método para registrar dichas situaciones. TATIANA OCHOA CARDENAS 2009-04-01 2009-04-15
Registrar e implementar acciones preventivas para todas las situaciones de cambio institucional que pueden afectar la integridad del sistema en el corto y mediano plazo (acción de tipo permanente). MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-04-15 2009-12-31
 
El Plan de Ordenamiento Físico es insumo fundamental para realizar una efectiva planificación de la infraestructura. No se encuentra evidencia de dicho Plan en el Proceso de Planificación.
Código ACPM: 80
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30         Fecha de Cierre: 2009-08-28         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Aprobar e implementar el plan de ordenamiento físico MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-02-02 2009-08-28
 
La Universidad de Caldas, a pesar de disponer de importantes elementos que constituyen patrimonio cultural a nivel regional y nacional, al poseer bienes declarados de interés cultural, no cuenta con un plan de protección y conservación del patrimonio cultural. (Revisión documental de los Acuerdos Municipales sobre Patrimonio Cultural)
Código ACPM: 79
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-08-28         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar el plan de ordenamiento físico que incluya las dispociones frente al manejo y conservación del patrimonio. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-02-02 2009-08-28
 
En el proceso de Planificación no se encontró evidencia la inscripción de proyectos en el Banco de Proyectos según lo dispuesto en el Estatuto Financiero de la Universidad (Acuerdo 01 de 1998).
Código ACPM: 77
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30         Fecha de Cierre: 2009-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar la operación del banco de proyectos y consolidar su operación. GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO 2009-05-01 2009-06-30
 
Para el año 2009 no existe Banco de proyectos como lo estipula el Procedimiento P-PL-490.
Código ACPM: 366
Fecha de Seguimiento: 2011-03-15         Fecha de Cierre: 2011-06-13         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar modificaciones al procedimiento levantado, modificando así mismo el formato de inscripción para Banco de Proyectos; así mismo dar la instrucción solicitada por los líderes de proyectos para que diligencien esta nueva versión. Consignar y tener una base de datos donde se encuentre los proyectos inscritos con la información necesaria para tener conocimiento de lo que se trata. WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA, HILDA MERY MUÑOZ HENAO
2010-08-16 2011-05-16
En el año 2010 se debe tener claro lo que se quiere hacer para la implementación de un Banco de Proyectos, donde se pueda tener y acceder a la información. Esto se puede ver reflejado en la nueva versión creada del procedimiento y en la nueva versión del formato para la inscripción de los proyectos. Aunque no se tenga aplicativo para la administración de un banco de proyectos, se tienen los formatos establecidos diligenciados por los proyectos inscritos; estos están consignados de manera magnética y se tiene una base de datos en la cual sabemos que proyectos se tienen. WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA, HILDA MERY MUÑOZ HENAO
2010-08-16 2011-05-16
Identificar aplicativos o herramientas informáticas externas con visitas a otras universidades o entidades que manejen bancos de proyectos los cuales nos puedan servir de ejemplo y cumplan esta función; así mismo y adquirlo en el caso que cumpla los requerimientos. FABIO CARDONA MARÍN, WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA
2010-10-01 2011-06-13
 
En el objetivo del Procedimiento para el costeo de los servicios universitarios P-PL-401 , especifica que está direccionado a los proceos misionales. Se evidencia que se está aplicando el proceso a programas de pregrado y postgradolos y los servicios prestados desde los laboratorios, para los demás servicios es calculado por los directos prestadores. Lo anterior evidencia que aun falta la implementación del procedimiento para los demás servicios de la Universidad
Código ACPM: 367
Fecha de Seguimiento: 2011-04-04         Fecha de Cierre: 2011-08-01         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar y poner en marcha un plan de difusión del sistema de costos y presupuesto de manera tal que las unidades academico admnisitrativas apropien y adopten los procedimientos y procesos en torno a este tema. HILDA MERY MUÑOZ HENAO 2011-01-14 2011-06-21
Diseñar un sistema de información para el registro, seguimiento y control de cada una de las unidades prestadoras de servicios. a través de este sistema se manejaría desde del diseño del servicio, pasando por el análisis de costos hasta llegar a la fijación de la tarifa. HILDA MERY MUÑOZ HENAO 2011-01-11 2011-08-01
 
Al realizar el análisis de inversión por estudiante, se tiene para el corte del 30 de Junio, un cumplimiento de la meta de un 45,7%, resultado muy cercano al cumplimiento pues el 100% debe cumplirse al finalizar la vigencia. Sin embargo, la ejecución presupuestal del año 2014, puede tener ciertas dificultades en cuanto a la generación de ingresos propios que podrían no cubrir totalmente el presupuesto asignado a inversión en algunos proyectos o fondos especiales, afectando el indicador, por lo cual se formula la la acción preventiva correspondiente.
Código ACPM: 732
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2015-06-30         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Establecer una metodología para costear y valorar los diferentes servicios universitarios que permita incluir conceptos de rentabilidad y retorno de la inversión que se convierta en una guía eficaz para las unidades que brindan servicios al momento de calcular el valor de las propuestas que serán presentadas a diferentes clientes. Documentar procedimiento HILDA MERY MUÑOZ HENAO 2014-11-28 2015-06-30
Acompañar a la Vicerrectoría Administrativa en la identificación de fuentes de recursos externos de orden gubernamental y apoyar el establecimiento de contactos para la presentación de proyectos para fortalecer financieramente la institución. YORLADY MEDINA GÓMEZ 2014-11-03 2015-06-30
Diseñar una estrategia dirigida a la comunidad universitaria que permita socializar diferentes conceptos del presupuesto institucional y sus diferentes componentes, de manera que se articule el trabajo de las diferentes unidades para el fortalecimiento de los recursos propios YORLADY MEDINA GÓMEZ 2015-01-30 2014-12-19
 
No se cumplen las actividades documentadas para solicitar el diseño y construcción de una obra y consolidar el plan de obras anual, según lo especificado en el proceso de planificación, no se encontró evidencia registrada en el formato para la solicitud de intervención en la planta física CODIGO: R-969-I-PL-432, Versión: 1, contraviniendo los requisitos 4.2.3 Control de documentos y 4.2.4 Control de los registros de la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública NTCGP 1000:2009
Código ACPM: 480
Fecha de Seguimiento: 2012-11-05         Fecha de Cierre: 2012-11-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
modificar el procedimiento para que en el formato del plan de obras ingresen directamente las obras a realizar concertadas con los decanos MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2012-09-20 2012-11-15
 
El seguimiento planteado para enero del 2012 sobre la actualización mapa de riesgos 2010-2011 a la acción dar continuidad a la acción preventiva de "Asesorar la formulación de los planes de acción de facultad desarrollando la metodología respectiva. Incorporar los proyectos derivados en el banco de proyectos cuando así­ sea pertinente" Se evidencia el acompañamiento del proceso de planificación a la formulación de los planes de acción, sin embargo, no se realizó el seguimiento planteado, que le genere al proceso una retroalimentación.
Código ACPM: 481
Fecha de Seguimiento: 2012-11-15         Fecha de Cierre: 2012-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
De conformidad con lo establecido en el procedimiento PPl - 268; paso 14 el jefe de la oficina de planeación y sistemas analizara los avances presentados por cada facultad en los cortes establecidos y realizara una retroalimentación de avance de las metas propuestas y recomendaciones de ajuste; partir del avance presentado a mitad del año 2012. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2012-10-04 2012-12-14
 
Se evidencia la necesidad de redireccionar los indicadores, en busca de resultados que aporten al conocimiento del desempeño del proceso y del cumplimiento de su objetivo.
Código ACPM: 482
Fecha de Seguimiento: 2013-01-21         Fecha de Cierre: 2013-02-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se realizo una revisión con el líder del proceso, de los indicadores existentes, generando una propuesta de indicadores mas orientados al impacto. En la actualidad se está en proceso de medición y análisis con el fin de determinar la pertinencia de los mismos ligados al objetivo del proceso. Deben volverse a evaluar en el mes de Diciembre con su segunda medición para determinar tal pertinencia. WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA, WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA
2012-05-15 2013-02-15
 
Al analizar el indicador de capacidad de la infraestructura física, específicamente los espacios usados para propósitos académicos, se concluye que aunque el índice general es positivo y se cumple la meta establecida, existe un riesgo de que al incrementarse el número de estudiantes, dichos espacios sean insuficientes frente a las necesidades crecientes en cuanto a docencia, investigación y proyección.
Código ACPM: 557
Fecha de Seguimiento: 2013-04-15         Fecha de Cierre: 2013-12-13         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar formalmente el ingreso de las programaciones de las asignaturas en el SIA a los Directores de programa que no lo hacen, previo conocimiento por parte de las decanaturas WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA 2013-03-01 2013-04-30
Realizar listado de ajustes requeridos al sistema acadèmico para ingreso de actividades no incluìdas en el pensum y al sistema de aulas en cuanto a la generación y revisiòn de reportes. Realizar solicitud formal al àrea de sistemas WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA 2013-02-18 2013-02-28
Exponer la situaciòn de programaciòn de aulas, debidamente justificada con anàlisis de causas a la vicerrectorìa acadèmica y las instancias correspondientes. WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA 2013-03-01 2013-04-30
Realizar anàlisis de factibilidad para la implementaciòn de una modalidad de contrataciòn para la ejecuciòn del plan de obras que mejora la eficiencia y eficacia de las obras a realizar WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA 2013-02-18 2013-04-30
Realizar ajustes al procedimiento de plnificaciòn y ejecuciòn del plan de obras, con el fin de delimitar alcances y responsabilidades de las oficinas participantes ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-04-30 2013-05-31
Incluir dentro del procedimiento para la creaciòn de programas especiales o programas de pregrado, el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeaciòn y sistemas frente a la disponibilidad de espacios para realizar las actividades acadèmicas ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-04-01 2013-04-30
 
El promedio de satisfacción de los servidores públicos frente a servicios internos tuvo un resultado para la vigencia 2013 de 67,9%, lo que no cumple la meta establecida del 70%. Adicionalmente el resultado está 5 puntos por debajo de lo obtenido para la vigencia 2012.
Código ACPM: 733
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar ajustes al contenido de la encuesta, tanto de servicios internos como de acreditación, pues ambas están conectadas en su aplicación y presentación de resultados y se requiere actualizar las preguntas a las nuevas disposiciones del CNA y las realidades del servicio tanto interno como externo. Se actualizará también la población objetivo a la cual se le aplica la encuesta. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2015-02-27 2015-12-18
Socializar la encuesta de servicio interno vigencia 2013 con los nuevos líderes con el fin de establecer acciones concretas frente a los resultados en cada proceso ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-10-01 2014-12-12
Implementar la estrategia de comunicación y participación en lo que respecta a la Oficina de Planeación: Socialización de la construcción conceptual y estratégica del PAI, PAF, visita a los diferentes departamentos para realizar capacitación del SIG, visitas constantes a facultades y departamentos, socializar conceptos generales del presupuesto institucional, a través del uso de diferentes medios y estrategias de comunicación. YORLADY MEDINA GÓMEZ 2015-11-20 2015-12-18

Docencia

     Riesgos
 
    - Lentitud en el diseño y aprobación de nuevos programas académicos.
No existen acciones propuestas
 
    - Oferta de programas académicos sin registro calificado.
Código ACPM: 656
Fecha de Seguimiento: 2014-03-27         Fecha de Cierre: 2014-07-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Con el vencimiento del registro calificado de un programa académico, notificar al Decano, Director de Programa, Mercadeo, Web Master con el fin de inactivar o eliminar la publicidad del respectivo programa. CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA 2013-09-03 2014-07-30
Solicitar una consulta jurídica a la Secretaría General sobre los efectos jurídicos de una conducta negligente comprobada por parte del director del programa para cumplir oportunamente con los compromisos asociados al procedimiento de renovación del registro calificado LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2013-09-30 2013-10-30
Realizar reuniones periódicas con los Decanos de las Facultades asociadas a los programas académicos que se encuentran en proceso de renovación de registro calificado, con el fin de informar sobre su estado actual y determinar las acciones que sean pertinentes. CARMENZA GALLEGO GIRALDO 2013-09-30 2014-07-30
Realizar un estudio para determinar las causas que originan las demoras en la entrega de los documentos maestros de los programas académicos en proceso de renovación del registro calificado e implementar las acciones de mejora que sean pertinentes. CARMENZA GALLEGO GIRALDO, CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA
2013-09-30 2013-11-29
 
    - Programas académicos con baja pertinencia social.
Código ACPM: 657
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28         Fecha de Cierre: 2014-07-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar sistemáticamente estudios de pertinencia de los programas académicos de pregrado y postgrado MARÍA LORENA GÁRTNER ISAZA 2013-09-30 2014-07-30
 
    - Prestación de actividades académicas con ausencia o con errores en los soportes normativos.
Código ACPM: 645
Fecha de Seguimiento: 2013-11-05         Fecha de Cierre: 2013-12-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a los directores de departamento diligenciar con número de horas el campo "Horas presenciales profesor" en los PIAAS activos. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2013-10-15 2013-12-15
Solicitar a la mesa de ayuda, ajustar en Sistema de Información Académica (SIA), de tal manera que al momento de programar la labor docente, se migre las "horas presenciales profesor" aprobadas en el PIAA correspondiente. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2013-10-15 2013-11-30
 
    - Ofrecer programas académicos en región con baja pertinencia e impacto social.
Código ACPM: 657
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28         Fecha de Cierre: 2014-07-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar sistemáticamente estudios de pertinencia de los programas académicos de pregrado y postgrado MARÍA LORENA GÁRTNER ISAZA 2013-09-30 2014-07-30
 
    - Inadecuada aplicación de la normatividad vigente en materia de procesos académicos.
Código ACPM: 645
Fecha de Seguimiento: 2013-11-05         Fecha de Cierre: 2013-12-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a los directores de departamento diligenciar con número de horas el campo "Horas presenciales profesor" en los PIAAS activos. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2013-10-15 2013-12-15
Solicitar a la mesa de ayuda, ajustar en Sistema de Información Académica (SIA), de tal manera que al momento de programar la labor docente, se migre las "horas presenciales profesor" aprobadas en el PIAA correspondiente. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2013-10-15 2013-11-30
 
    - Ineficacia en el diseño, aprobación y oferta de programas académicos
No existen acciones propuestas
 
    - Vencimiento de los registros calificados
Código ACPM: 656
Fecha de Seguimiento: 2014-03-27         Fecha de Cierre: 2014-07-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Con el vencimiento del registro calificado de un programa académico, notificar al Decano, Director de Programa, Mercadeo, Web Master con el fin de inactivar o eliminar la publicidad del respectivo programa. CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA 2013-09-03 2014-07-30
Solicitar una consulta jurídica a la Secretaría General sobre los efectos jurídicos de una conducta negligente comprobada por parte del director del programa para cumplir oportunamente con los compromisos asociados al procedimiento de renovación del registro calificado LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2013-09-30 2013-10-30
Realizar reuniones periódicas con los Decanos de las Facultades asociadas a los programas académicos que se encuentran en proceso de renovación de registro calificado, con el fin de informar sobre su estado actual y determinar las acciones que sean pertinentes. CARMENZA GALLEGO GIRALDO 2013-09-30 2014-07-30
Realizar un estudio para determinar las causas que originan las demoras en la entrega de los documentos maestros de los programas académicos en proceso de renovación del registro calificado e implementar las acciones de mejora que sean pertinentes. CARMENZA GALLEGO GIRALDO, CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA
2013-09-30 2013-11-29
 
    - Vencimiento de acreditación de las licenciaturas
No existen acciones propuestas
 
    - Incremento de la deserción estudiantil
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
Ningún documento relacionado directamente con las tecnologías: Administración Judicial, Administración y Finanzas, Regencia en Farmacia, Tecnología en Sistemas Informáticos, Electrónica y Profesional en Agropecuarias de Empresas Agropecuarias, se encuentra documentado en el Sistema Integrado de Gestión, excepto por el formato G-DC-67 denominado guía para elaborar el programa institucional de la actividad académica (asignatura).
Código ACPM: 380
Fecha de Seguimiento: 2011-03-11         Fecha de Cierre: 2011-03-16         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar la documentación del procedimiento para la contratación de tutores JORGE IVAN CORREA OSPINA 2011-02-10 2011-03-16
Gestionar la aprobación del Acuerdo de Educación a Distancia y Virtualidad JORGE IVAN CORREA OSPINA 2011-01-11 2011-03-16
Elaborar y presentar propuesta de Educación a Distancia y Virtualidad ante el Consejo Superior JORGE IVAN CORREA OSPINA 2011-01-13 2011-03-16
 
Al preguntarle a los directores de los programas de tecnologías: Administración Judicial, Finanzas, Sistemas, Profesional en Admón de Empresas Agropecuarias, Regencia en Farmacia y Electrónica, sobre el proceso de selección de sus tutores se evidenció que no existe un procedimiento establecido para tal fin.
Código ACPM: 372
Fecha de Seguimiento: 2011-03-11         Fecha de Cierre: 2011-03-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar procedimiento para la contratación de tutores. CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE 2011-02-15 2011-03-18
Gestionar la aprobación del Acuerdo de Educación a Distancia y Virtualidad RICARDO GÓMEZ GIRALDO, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
, JORGE IVAN CORREA OSPINA
2011-01-13 2011-03-18
Elaborar y presentar propuesta reglamentaria de Educación a Distancia y Virtualidad, al Consejo Superior JORGE IVAN CORREA OSPINA 2011-01-12 2011-03-18
 
Revisado el contrato de compraventa No. 008 del 04 de marzo de 2009, fue nombrado interventor el docente ocasional de tiempo completo identificado con cédula 70.513.966 y en el formato de acta de recibo a satisfacción se observa que quien firma como interventor no es el mismo del que figura en el contrato. se contraviene el acuerdo No. 03 de 2009 (Estatuto de Contratación) y el artículo 5o. de la Resolución 296 de 2009 (reglamentaria del Acuerdo 03/09). Como tampoco se ejercen las funciones de supervisor contraviniendo el articulo 7o. de la misma resolución.
Código ACPM: 285
Fecha de Seguimiento: 2010-11-30         Fecha de Cierre: 2010-11-30         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 386
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Enviar oficio a los interventores y supervisores recordandoles las funciones y deberes adquiridos, así de la importancia que tien el proceso de interventoria FABIO CARDONA MARÍN, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2010-06-30 2010-07-30
Realizar una (1) capacitacion en la normatividad de contratación con enfasis en deberes y obligaciones de interventoría y supervisión en los prcesos de contratación FABIO CARDONA MARÍN, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2010-06-30 2010-11-30
Consolidar un banco de datos con la información de interventores y supervisores, que permita reasignar nuevos interventores cuando el proceso lo requiera CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2010-07-30 2010-11-30
 
Ningún documento relacionado directamente con las tecnologías: Administración Judicial, Administración y Finanzas, Regencia en Farmacia, Tecnología en Sistemas Informáticos, Electrónica y Profesional en Agropecuarias de Empresas Agropecuarias, se encuentra documentado en el Sistema Integrado de Gestión, excepto por el formato G-DC-67 denominado guía para elaborar el programa institucional de la actividad académica (asignatura).
Código ACPM: 286
Fecha de Seguimiento: 2010-11-30         Fecha de Cierre: 2010-12-15         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 380
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaborar y presentar propuesta de Educación a Distancia y Virtualidad ante el Consejo Superior GERMÁN GÓMEZ LONDOÑO, JORGE IVAN CORREA OSPINA
, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2010-06-30 2010-07-30
Gestionar la aprobación del Acuerdo de Educación a Distancia y Virtualidad RICARDO GÓMEZ GIRALDO, GERMÁN GÓMEZ LONDOÑO
, JORGE IVAN CORREA OSPINA
2010-06-30 2010-07-30
Realizar la documentación de los procesos y procedimientos de educación a distancia y virtualidad en el SIG JORGE IVAN CORREA OSPINA, CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA
, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
, LUZ ANGELA ARISTIZÁBAL ARIAS
2010-09-15 2010-12-15
 
Al preguntarle a los directores de los programas de tecnologías: Administración Judicial, Finanzas, Sistemas, Profesional en Admón de Empresas Agropecuarias, Regencia en Farmacia y Electrónica, sobre el proceso de selección de sus tutores se evidenció que no existe un procedimiento establecido para tal fin.
Código ACPM: 283
Fecha de Seguimiento: 2010-10-30         Fecha de Cierre: 2010-12-15         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 372
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaborar y presentar propuesta reglamentaria de Educación a Distancia y Virtualidad, al Consejo Superior GERMÁN GÓMEZ LONDOÑO, JORGE IVAN CORREA OSPINA
, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO
2010-02-26 2010-06-30
Gestionar la aprobación del Acuerdo de Educación a Distancia y Virtualidad RICARDO GÓMEZ GIRALDO, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
, GERMÁN GÓMEZ LONDOÑO
, JORGE IVAN CORREA OSPINA
, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
2010-06-30 2010-07-30
Realizar la documentación de los procesos y procedimientos de educación a distancia y virtualidad en el SIG JORGE IVAN CORREA OSPINA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
, LUZ ANGELA ARISTIZÁBAL ARIAS
, CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA
2010-10-15 2010-12-15
 
Dentro de los Departamentos escogidos aleatoriamente, se encuentran 15 docentes con grupos de cero inscritos
Código ACPM: 245
Fecha de Seguimiento: 2010-05-13         Fecha de Cierre: 2010-10-31         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 369
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se creara en el sistema de información académico un acceso a consulta del comportamiento de los grupos teniendo en cuenta repitencias ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-01-03 2010-06-01
Enviadas las solicitudes a los departamentos para recisión de grupos con 0 estudiantes, se realizará seguimiento a las acciones correctivas ejecutadas por los departamentos con periodicidad no superior a un mes ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-05-01 2010-10-31
 
Revisando los contratos de las secretarias de las Tecnologías, se evidenció que éstas cumplen horarios de trabajo, tienen subordinación, son contratos continuos, es decir, se presume el contrato realidad. Se contraviene las siguientes normas: artículos 53 y 209 de la CPC, Sentencia del Consejo de Estado 077 de 2009, artículo 2 y 3 del código de lo contencioso administrativo, y ley 74 de 1968.
Código ACPM: 284
Fecha de Seguimiento: 2010-03-01         Fecha de Cierre: 2010-03-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Desarrollar un procedimiento que permita a la Universidad transferir el proceso de contratación a un ente externo y que a la vez fije directrices para contratar la labor secretarial de las tecnologías CLARA INÉS BARCO GÓMEZ, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO
, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2010-01-01 2010-03-30
 
En el Sistema e Información Académico - SIA se registran todas las adiciones, cancelaciones y reportes extemporáneos de notas. Al realizar la verificación de los registros (trazabilidad) correspondiente a los periodos 2009-1, 2009-2 y 2010-1 en las direcciones de programas con base en los reportes del SIA, se encuentra de manera generalizada informalidad en la administración de estos registros (inexistentes, certificaciones docentes sin identificación, justificación y firma, en papel periódico de memorando, hojas toma-nota, notas adhesivas, recibos de consignación sin información del estudiante u otro soporte del pago que permita su identificación). Lo anterior contraviene el requisito 4.2.4 de la NTCGP1000:2004 y 2.2 MECI 1000:2005. En el programa académico de Biología, contrario a lo que establece el Reglamento Estudiantil, solo se solicita la certificación del docente cuando se ha desarrollado más del 12.5% y 25% para adiciones y cancelaciones respectivamente. En todos los programas académicos de pregrado auditados no fue posible verificar el cumplimiento de los términos para realizar el registro de las adiciones y cancelaciones establecidos en los parágrafos 2° de los artículos 34 y 35 del Reglamento Estudiantil, en tanto no existen registros de las solicitudes de los estudiantes que permitan confrontar con las fechas del registro en el SIA.
Código ACPM: 303
Fecha de Seguimiento: 2011-03-30         Fecha de Cierre: 2011-10-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar formato en el SIG para adiciones y cancelaciones en el que se registre la solicitud del estudiante, la certificación del docente y la aprobación del director del programa con la referencia a los distintos soportes. PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ
2010-08-01 2011-02-15
Crear en el SIA campo obligatorio para registro del número de consignación de la adición, cancelación y habilitaciones DIEGO ALONSO ARIAS HERNÁNDEZ 2010-07-30 2011-02-15
Solicitar a los programas reporte de inicio real de las actividades académicas y que el SIA, con base en esas fechas y los límites del reglamento estudiantil, automatice cierres. Comunicación oportuna de la puesta en marcha de este control. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-08-01 2011-10-15
 
En la Facultad de Ciencias para la Salud y en Facultad de Ciencias Júridicas y Sociales, se encontró que en los programas de Educacion Básica con énfasis en Recreacion y Deporte y en la tecnología de Administración judicial, la información relacionada con el seguimiento a compromisos del Colectivo Docente y relacionados con la calidad del programa no se tienen adecuadente disponibles en la secretaría de la dependencia para el control social, en razón a que se administran en las computadoras personales de los Directores de los Programas. Lo anterior contraviene un principio de trasparencia del MECI y el requisito de la NTCGP1000 7.5.3.
Código ACPM: 92
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
definir desarrollar e implementar repositorios para garantizar la informacion a directores de programas y departamentos. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2009-03-05 2009-06-30
verificar el cumplimiento a la implementación de repositorios de informacíón relacionada con el seguimiento a compromisos del colectivo docente y relacionados con la calidad del programa para los directores de programas y departamentos GERMÁN GÓMEZ LONDOÑO 2009-04-01 2009-06-30
 
Los programas académicos de Lic en educación básica con énfasis en educación física, recreación y deporte, Esp en anestesiología, Diseño visual, Msc en didáctica del ingles, Derecho, Esp derecho administrativa, Ing de alimentos, Esp en desarrollo agroindustrial y Agronomía ajustados bajo política curricular por acuerdo del Consejo Académico no tienen coherencia con los planes de estudio registrados en el Sistema de Información Académica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 7.2.2 y 7.3.7 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.1, 1.2 de la MECI 1000:2005.
Código ACPM: 299
Fecha de Seguimiento: 2011-03-30         Fecha de Cierre: 2011-12-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar la correspondencia nuevos planes de estudio aprobados con los registrados en el SIA. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-07-12 2010-09-30
El SIA crear un sitio único para visualizar los planes de estudio con sus respectivas vigencias. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-07-01 2010-07-30
Informe semestral a Secretaría General de ajustes efectuados a planes de estudio incorporados al SIA ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2011-07-01 2011-12-30
 
El ajuste a política curricular de los programas académicos de Biología, Lic en educación básica con énfasis en educación física, recreación y deporte, Esp en anestesiología, Diseño visual, Msc en didáctica del ingles, Derecho, Esp derecho administrativa, Ing de alimentos, Esp en desarrollo agroindustrial y Agronomía no se encuentra actualizado en la WEB institucional en el portal de Programas Académicos. Esta es la información básica del programa fuente consulta de los aspirantes y la sociedad en general. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 7.2.3 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.1, 2.3.2, 2.3.3 MECI 1000:2005
Código ACPM: 301
Fecha de Seguimiento: 2011-05-15         Fecha de Cierre: 2011-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Definir un formulario unificado para en el SIA para el registro de la información de los programas académicos que será mostrada en el portal web para la sociedad. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-10-30 2011-04-29
Unificar un mecanismo información sobre planes curriculares: Prensa, Mercadeo, Web, Registro Académico, Secretaría General. LILIANA MARIA BECERRA HERRERA, LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA
, JUAN CARLOS CANO AGUILERA
, ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ
, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2010-09-15 2011-06-30
 
La Msc en Ciencias Veterinarias no opera aún bajo política curricular (aunque se encuentra dentro del plazo fijado para realizarlo): Sus actividades académicas actuales obedecen al pensum (plan de estudios) #401. En el SIA no aparece el número de créditos y al estudiante con código 223082149 no le aparece el pensum que está cursando. Lo anterior contraviene los requisitos 7.5.1 y 7.5.3 de la NTCGP 1000:2004 y 2.1 y 3.1 MECI 1000:2005.
Código ACPM: 302
Fecha de Seguimiento: 2011-02-01         Fecha de Cierre: 2011-04-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar la correspondencia nuevos planes de estudio aprobados con los registrados en el SIA LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2010-08-01 2011-04-30
Establecer un limites de tiempo a los pasos que deben cumplir los directores de programa para efecto del reporte de los planes de estudio y sus respectivas modificaciones a Registro Académico. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2010-08-01 2010-12-17
El SIA debe crear un sitio único para visualizar los planes de estudio con sus respectivas vigencias ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-07-30 2010-12-17
Siempre asignar a nuevos estudiantes el plan vigente. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-07-30 2010-08-15
 
Al revisar la trazabilidad del reporte extemporáneo de una nota al estudiante con código 800923055 el docente justificó el reporte argumentando que el estudiante no estaba en lista (Fecha: 02 2009, Docente: Hoja de vida #266). Lo anterior contraviene la directriz institucional impartida a los docentes relativa a la prohibición de aceptar estudiantes en las clases sin que aparezcan en lista.
Código ACPM: 297
Fecha de Seguimiento: 2011-02-28         Fecha de Cierre: 2011-04-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Ajustar el sistema de información académico para que, al momento de que un director de programa realice un reporte extemporáneo, este obligue asociar adicionalmente el número del grupo original al que estuvo asociado el estudiante. Luego de este ajuste, en la página de visualización de grupos debe reflejarse para los grupos, cuantos estudiantes fueron registrados por medio de reporte extemporáneo. ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN, ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ
2010-11-01 2011-04-29
Pasar propuesta de modificación del reglamento al Consejo Académico, para que se retire del artículo 55 del acuerdo 049, la opción de adicionar notas a estudiantes que no estén debidamente registrados en los grupos. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-10-25 2011-02-04
 
Con excepción de los programas de Biología, Derecho y la Lic en Educación Básica con énfasis en educación física, recreación y deporte, al resto de programas académicos auditados que han presentado ECAES no fue posible verificar el registro formal del análisis de datos, toma de acciones y el seguimiento a su cumplimento. No hay claridad entre los directores de programas auditados, acerca del alcance en su responsabilidad, en la del comité de currículo o del departamento que oferte las asignaturas que reflejen debilidades. El procedimiento P-DC-35 establece que el análisis es realizado por el director de la Oficina de Acreditación (Ahora Evaluación y Calidad Académica). Lo anterior pone en riesgo el cumplimiento del requisito 8.4 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.2 MECI 1000:2005.
Código ACPM: 305
Fecha de Seguimiento: 2011-03-30         Fecha de Cierre: 2011-06-01         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar un diagnóstico y plan de mejora de obligatorio cumplimiento por parte de directores de programa, canalizables a través de consejos de Facultad y Oficina de Evaluación y Calidad Académica. Instrumentos definidos por Planeación y Oficina de Evaluación y Calidad Académica MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, MARÍA LORENA GÁRTNER ISAZA
2010-08-01 2010-10-30
Emitir resolución de Vicerrectoría Académica LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2010-08-01 2010-10-30
Hacer seguimiento permanente de la misma por parte de Oficina de Evaluación y Calidad Académica. MARÍA LORENA GÁRTNER ISAZA 2010-08-01 2010-12-17
Diseño instrumento interno de ECAES, a partir de simulacros (requisitos para intercambios, pasantías, becas). MARÍA LORENA GÁRTNER ISAZA 2010-06-15 2011-06-01
 
En el proceso de Docencia, se encuentra atraso en el cumplimiento del cronograma de evaluacion de los departamentos. Existe una modificacion al cronograma y aún se presenta el atraso. Con respecto al acuerdo 057 de 2006, no se encontró una autoridad responsable para controlar y garantizar el éxito de este proceso de autoevaluación. Se considera contravención al requisito de la norma NTCGP 1000 en el numeral 5.5.1 de Responsabilidad y Autoridad.
Código ACPM: 91
Fecha de Seguimiento: 2009-09-30         Fecha de Cierre: 2010-07-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Presentar el informe consolidado parcial de autoevaluación de Departamentos MARÍA LORENA GÁRTNER ISAZA 2009-02-09 2009-03-05
Culminar el proceso de consolidado del informe de autoevaluación de Departamentos MARÍA LORENA GÁRTNER ISAZA 2009-03-12 2009-03-31
Adecuar el software de tal manera que sea visible el plan de mejoramiento y el juicio crítico para los Decanos y para super usuario (Jefe Acreditación) JOSE FERNANDO CASTELLANOS GALEANO 2009-03-01 2009-03-20
Dar cumplimiento al cronograma del proceso de evaluación de Departamentos por parte de la persona responsable MARÍA LORENA GÁRTNER ISAZA 2009-02-05 2010-07-30
 
Se encontró en la verificación de la ejecucion de la labor docente en el Departamento de Jurídicas, que existen restriciones para atender los requerimientos de algunos estudiantes para la evaluación de tésis de grado, por no contar con los docentes de planta, debido a que acuerdo 025 de 2002 de labor académica impide reprogramar o adicionar horas por fuera de los períodos establecidos, sin que sobre pase el promedio de docencia o tope máximo de horas por profesor.
Código ACPM: 103
Fecha de Seguimiento: 2009-06-19         Fecha de Cierre: 2009-12-11         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Generar un calendario acadèmico que permita flexibilizar la asignaciòn de labor acadèmica a los docentes en lo referido a trabajos de Grado. JUAN CARLOS GONZÁLEZ CORRALES 2009-03-12 2009-12-11
 
En la hoja de labor académica registrada en el SIA se presentan las siguientes situaciones:1. Docentes y jefes de departamento que no están dando cumplimiento a la actualización de la hoja de labor académica.2. Se evidenció que algunos docentes no presentan carga académica registrada en el SIA.3. Comisiones de estudio que no se encuentran actualizadas o en su defecto figuran sin definir el concepto o nombre de la comisión. 4. Se presentan docentes con carga académica por debajo de los promedios establecidos y sin ninguna observación en la hoja de labor académica.5. Se presentan situaciones relacionadas con la facilidad de modificación de los registros en el SIA; durante el proceso de revisión se encontró que en una primera revisión se presentaba una situación y en la segunda revisión figura con una situación totalmente diferente a la primera verificación.6. Docentes que aparecen en la primera revisión en el SIA y en la segunda ya no figuran y viceversa.7. Docentes que ejercen como jefes de departamento o labor administrativa y en el SIA no figuran con este tipo de situación.8. Docentes pensionados que aún figuran como activos y con carga académica.
Código ACPM: 244
Fecha de Seguimiento: 2010-05-13         Fecha de Cierre: 2010-06-16         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Implementar desde registro académico, vicerrectoria académica y gestión humana, estrategias de capacitación en: manejo del SIA, para instrucción en la normativa institucional pertinente y sus funciones heredadas al cargo que desempeñen los docentes. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ
2010-04-01 2010-06-16
Mejorar la interacción entre los sistemas manejados en registro académico y desarrollo humano, por medio de interfaces de datos, para actualización de la información de los docentes con el propósito de manejar información coherente y actualizada. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-01-04 2010-06-06
Realizar capacitaciones complementarias a docentes y directores de departamento, con el propósito de mejorar sus competencias en el SIA y en el reglamento académico ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-01-03 2010-01-09
 
Se encontró que en el Programa de Licenciatura Educacion Básica con enfasis en Recreacion y Deporte, se posee solamente un computador de uso de la secretaria y el Director se vale de uno personal. Lo anteriormente expuesto genera el riesgo de pérdida de la informacion del programa y una accesibilidad restringida.
Código ACPM: 94
Fecha de Seguimiento: 2009-06-19         Fecha de Cierre: 2009-12-11         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Compra de equipos tecnológicos FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-02-06 2009-12-11
Generar repositorios de información para las diferentes unidades académico- administrativas ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2009-02-12 2009-12-11
 
Al revisar la información consignada en el SIA respecto a la labor académica de los docentes y confrontada en terreno, se evidencia que esta no es la misma en la práctica. Ejemplo: Asignatura Rotación Área Clínica Médica del departamento de salud animal - aula F209 sala de cómputo, cupo de estudiantes: 45. En el sistema no aparece la clínica como aula y el grupo de estudiantes son 5 por que debe interactuar profesor, estudiante y paciente.
Código ACPM: 246
Fecha de Seguimiento: 2010-04-26         Fecha de Cierre: 2010-05-13         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Coordinar con la oficina de planeación el registro adecuado de los espacios físicos utilizados para el desarrollo de las actividades académicas y practicas ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
2010-01-14 2010-05-13
Recordar a los profesores a través de sus directores de departamento por medio escrito, la importancia en el uso de los espacios físicos asignados. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2010-01-14 2010-05-13
 
La nueva política curricular exige la revisión y ajuste de los programas académicos de pre y postgrado en función de la flexibilidad. Se detecta que en el proceso de Docencia hay atraso en el cronograma y en el número de programas ajustados y no cumplimientono con el registro en SACES de dichas modificaciones al MEN.
Código ACPM: 104
Fecha de Seguimiento: 2009-03-31         Fecha de Cierre: 2009-08-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Emitir un control de advertencia previa frente al incumplimiento de las responsabilidades relacionadas con las actividades para el ajuste de los planes currriculares de los programas académicos. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-03-17 2009-08-30
 
Revisado el contrato de compraventa No. 008 del 04 de marzo de 2009, fue nombrado interventor el docente ocasional de tiempo completo identificado con cédula 70.513.966 y en el formato de acta de recibo a satisfacción se observa que quien firma como interventor no es el mismo del que figura en el contrato. se contraviene el acuerdo No. 03 de 2009 (Estatuto de Contratación) y el artículo 5o. de la Resolución 296 de 2009 (reglamentaria del Acuerdo 03/09). Como tampoco se ejercen las funciones de supervisor contraviniendo el articulo 7o. de la misma resolución.
Código ACPM: 386
Fecha de Seguimiento: 2011-03-10         Fecha de Cierre: 2011-03-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Consolidar un banco de datos con la información de interventores y supervisores, que permita reasignar nuevos interventores cuando el proceso lo requiera CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2011-02-11 2011-03-14
Realizar una (1) capacitacion en la normatividad de contratación con enfasis en deberes y obligaciones de interventoría y supervisión en los prcesos de contratación CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2011-02-08 2011-03-15
Enviar oficio a los interventores y supervisores recordandoles las funciones y deberes adquiridos, así de la importancia que tien el proceso de interventoria CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2011-03-08 2011-03-15
 
El Consejo Académico ha prorrogado el cronograma de ajuste de los programas académicos a la política curricular, así como la fecha de máxima de inicio de su aplicación estableciendo el principio del periodo 2010-2, sin embargo no se encuentra el acta oficial de esta decisión. Al solicitarles a los directores de programa auditados los programas ajustados y aprobados por el Consejo Académico no suministran el documento oficial y controlado. Por lo anterior se hace evidente la falta de unanimidad de conceptos en las unidades académico - administrativas acerca de las disposiciones establecidas para la planificación de los ajustes a los programas académicos, lo que contraviene la debida planificación del servicio, específicamente en los cambios a su diseño dispuesto en los requisitos 7.3.1 NTCGP 1000:2004 , 1.2 y 2.1 MECI 1000:2005.
Código ACPM: 300
Fecha de Seguimiento: 2011-02-07         Fecha de Cierre: 2011-12-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Consolidar y entregar informe al Consejo Académico, determinando que programas no han cumplido con los ajustes curriculares dentro de las fechas establecidos, para que se determine las medidas pertinenentes de tipo administrativo y disciplinario CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2010-11-24 2010-12-10
Debe establecerse en un comunicado del Consejo Académico claridad respecto del plazo máximo para la presentación de los ajustes de la política curricular. FERNANDO DUQUE GARCÍA 2010-08-17 2010-08-18
Actualizacion permanente del normograma, determinar en la pagina web los datos de contacto de las secretarias de los Consejos para mayor orientaciòn de la comunidad universitaria SANDRA MILENA CORTÉS OROZCO, SANDRA LORENA CARDONA ARCILA
, VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ
2010-08-02 2011-12-30
 
En los informes de la labor académica se visualiza la diferencia en la información, contenidos, profundidad que cada docente imprime al documento presentado a su director de departamento, lo que no permite unificar criterios de evaluación y necesariamente no puede constituirse en información valiosa, fuente de mejora continua.
Código ACPM: 599
Fecha de Seguimiento: 2013-09-27         Fecha de Cierre: 2013-12-13         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar capacitaciones a Decanos y Directores de departamento en el uso del aplicativo de labor académica. PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ 2013-02-15 2013-12-13
Revisión detallada de las bases de datos y de la información que alimentan dichas bases con el fin de corroborar que la información este al día. FANNY OSORIO GIRALDO, ROGELIO OCAMPO CARDONA
2013-02-15 2013-12-13
 
Se percibe por parte de los estudiantes que los procesos formativos tienen un carácter meramente disciplinar; no se trabaja suficientemente otros componentes de las disciplinas y las ciencias, que permitan comprender el sentido de la formación INTEGRAL.
Código ACPM: 750
Fecha de Seguimiento: 2015-06-18         Fecha de Cierre: 2015-10-22         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Establecer un cronograma de actividades orientadas a la discusión y definición de estrategias para la formación flexible desde las Unidades Académicas. HENRY PORTELA GUARÍN 2014-11-18 2015-10-22
 
Realizando un análisis integral a la medición de indicadores del proceso de docencia, se concluye que dos de los indicadores no cumplen la meta propuesta: 1. Acreditación de alta calidad de programas (debido a que se incluye para la medición del indicador los programas de posgrado y se está en espera de 4 Resoluciones por parte del ministerio. Resultado: 27% Meta 30%) y Desempeño académico (Resultado: 29% Meta: 30%) En cuanto a la medición de la encuesta de satisfacción de los programas académicos para la vigencia 2013, se tiene un resultado de la percepción de los estudiantes frente a su programa en los aspectos relacionados con Pertinencia y Calidad Académica en una valoración inferior a la esperada: 3,67 3,61
Código ACPM: 747
Fecha de Seguimiento: 2015-04-23         Fecha de Cierre: 2015-07-24         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Aplicación de la Normatividad exigida por el MEN FRANCISCO JAVIER RUÍZ ORTEGA 2014-11-18 2014-12-19
Implementar estrategias de acompañamiento a los docentes para cualificar sus prácticas de aula. YASALDEZ EDER LOAIZA ZULUAGA 2014-11-18 2015-07-24
Implementar estrategias de acompañamiento a los docentes para cualificar sus prácticas de aula. YASALDEZ EDER LOAIZA ZULUAGA 2014-11-18 2015-07-24
 
El componente de Flexibilidad Curricular no se ve reflejado suficientemente en los procesos de formación en segundo idioma, en los diferentes programas académicos.
Código ACPM: 751
Fecha de Seguimiento: 2015-05-14         Fecha de Cierre: 2015-08-20         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar un plan estratégico desde el cual se generen posibilidades de formación en segundo idioma en los distintos niveles de formación, teniendo en cuenta también las particularidades de las diferentes disciplinas académicas. MARGARITA MARIA LÓPEZ PINZÓN 2014-11-18 2015-08-20
 
No se encuentra información registrada trazable que demuestre que se ha realizado análisis de datos y toma de decisiones frente al número significativamente elevado de adiciones y cancelaciones de actividades académicas presentadas en los últimos tres periodos académicos que pone en consideración la coherencia y efectividad de la planificación académica con su ejecución. Además del análisis de los procesos y procedimientos institucionales que se ven afectados en consecuencia y el establecimiento del nivel impacto sobre estos aspectos. Lo anterior contraviene el requisito 8.4 de la NTCGP 1000:2004 y 2.2.2 MECI 1000:2005.
Código ACPM: 304
Fecha de Seguimiento: 2011-06-30         Fecha de Cierre: 2014-10-31         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Desarrollar las acciones definidas en la ACPM 303 LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2010-07-30 2011-08-15
Presentar informe semestral (junio y diciembre) de adiciones, cancelaciones, reporte extemporáneo de notas y habilitaciones que incluya análisis de datos y acciones cuando hubiere lugar al Consejo Académico ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-06-30 2011-12-30
Diseño de módulo de consultas para visualizar adiciones, cancelaciones, reporte extemporáneo de notas y habilitaciones ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-08-01 2010-09-30
 
En las Especializaciones de Estudios Penales, Legislación Comercial, Legislación de Familia y del menor, se evidenciaron inconsistencias en el número de inscritos comparado con la información suministrada por la Oficina de Admisiones y Registro Académico y el punto de equilibrio establecido en los respectivos presupuestos de las especializaciones.
Código ACPM: 450
Fecha de Seguimiento: 2012-07-01         Fecha de Cierre: 2016-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar e implementar en los procedimientos respectivos para la apertura de cohortes de programas especiales (de manera específica en programas de postgrado), las directrices necesarias que establezcan las acciones a seguir cuando un programa especial solicita aval para abrir una nueva cohorte sin que se alcance el punto de equilibrio estipulado en el presupuesto y costeo aprobado por el Jefe de Planeación y Sistemas JULIAN OROZCO OSPINA 2012-01-16 2012-05-01
Verificar la eficacia de la corrección en el programa de auditorias ordinario al proceso de Docencia a efectuarse en la vigencia 2012 TATIANA OCHOA CARDENAS 2012-07-01 2012-10-01
 
Acuerdo 020 de 2010, acuerdo que regula la oferta de programas a distancia en la Universidad, indica la existencia del comité Central de Educación e indica la conformación y participación de los diferentes funcionarios, sin embargo, no es claro en revelar la frecuencia de reuniones de dicho comité. Durante el proceso auditor y con la evidencia del acta leída, se deduce que desde la fecha de reglamentación de la oferta de programas a distancia en junio de 2010 solo se han realizado dos reuniones y durante el año 2011, por manifestación del mismo director de la oficina, no se han realizado reuniones del comité.
Código ACPM: 446
Fecha de Seguimiento: 2012-12-03         Fecha de Cierre: 2012-12-20         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Nos permitimos aclarar que en el año 2011 se realizaron 7 Comités de Educación a Distancia por consiguiente elaboramos 7 actas ,las cuales reposan en el archivo de la oficina ellas son: Acta 01 Julio 13 de 2011 Acta 02 Agosto 12 de 2011 Acta 03 Septiembre 07 de 2011 Acta 04 Octubre 19 de 2011 Acta 05 Octubre 25 de 2011 Acta 06 Noviembre 2 de 2011 Acta 07 Noviembre 22 de 2011 Para el Año 2012 hemos llevado a cabo 2 Comités de Educación a Distancia y 1 comité ejecutivo, a saber: Acta 01 Enero 26 de 2012 Acta 02 Agosto 15 de 2012 Acta 03 Septiembre 27 de 2012 Para el último trimestre del 2012 se espera realizar al menos dos reuniones de comité central adicionales. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ, CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ
2012-10-09 2012-12-20
Se espera poder acordar una periodicidad para le año 2013 durante las próximas reuniones. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2012-10-09 2012-11-29
 
El Plan de mejoramiento derivado del análisis de los resultados de la aplicación de la autoevaluación de los programas de postgrado como requisito para viabilizar la apertura de una nueva cohorte carece de mecanismos que posibiliten su validación y el seguimiento a su cumplimiento. Lo anterior pone en riesgo el cumplimiento del requisito 8.5 de la NTCGP 1000:2004 y 3.3 MECI 1000:2005
Código ACPM: 306
Fecha de Seguimiento: 2011-03-30         Fecha de Cierre: 2012-11-16         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Seguimiento a los procesos de autoevaluación LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2010-08-01 2010-12-15
Establecer formato de autoevaluación de los programas de postgrado con base en lineamientos del CNA LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2010-10-30 2011-06-30
 
Con excepción del Doctorado en Diseño y Creación, se encuentra que en todos los programas auditados, en los que han realizado renovación de registro, procesos de acreditación o autoevaluación para la apertura de una cohorte, existen planes de mejoramiento. No obstante lo anterior, Los directores de programa, en general, no reconocen esta herramienta como útil, además de manifestar que no se le pueda hacer seguimiento a estos planes, en tanto no poseen un cronograma ni un presupuesto que los haga medibles y realizables. Asi mismo se evidenció un nueva guía denominada "G-DC-615-GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS" que señala la existencia de un software para la elaboración de dichos planes. Sin embargo, éste software aún o esta en funcionamiento y se avizoran restricciones de uso, en tanto exige que se elaboren los planes durante los tres primeros meses del año sin considerar la etapa proceso en el que se encuentre el programa. Lo anterior pone de manifiesto fallas en el cumplimiento de los numerales 8.5 NTCGP 1000:2004 y 3.3 de MECI 1000:2005. Este hallazgo es reiterativo desde 2010, dejando de manifiesto las fallas en la implementación de acciones por parte del proceso.
Código ACPM: 597
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30         Fecha de Cierre: 2013-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incorporar las mejoras al Software para el registro y seguimiento de los planes de mejoramiento de los programas, esta herramienta se encuentra incluida dentro de la navegación del director de programa, como componente esencial de la gestión curricular del programa. Esta herramienta cuenta con la posibilidad de ingresar el plan de mejoramiento de cada uno de los programas académicos ya sean fruto de autoevaluaciones con fines de Acreditación o como autoevaluaciones realizadas por cambios en el currículo. CARMENZA GALLEGO GIRALDO, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ
, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
2013-02-15 2013-12-31
Capacitar a los Directores de Programa en le manejo del Software de planes de mejoramiento y en la elaboración de acciones de mejoramiento pertinentes al programa y a la gobernabilidad del mismo. CARMENZA GALLEGO GIRALDO, MARGARITA MARIA LÓPEZ PINZÓN
, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ
2013-03-05 2013-11-30
 
Al indagar sobre la identificación, registro y analisis de servicio no conforme los directores de los 21 programas auditados expresaron su desconocimiento del concepto, aunque reconocen que reciben manifestaciones diarias de estudiantes y docentes frente a situaciones del servicio que deben corregir de inmediato, no se lleva un registro de las mismas que permita luego su control y mejora. Los funcionarios de la Vicerrectoría reconocen no tener un mecanismo definido para cumplir con este requisito, lo que contraviene el númeral 8.3 NTCGP 1000:2009 y 2.1.3 de MECI 1000:2005. Adicionalmente se encuentra que esta situación fué reportada en la auditoría de ICONTEC, como una oportunidad de mejora. Esto pone de manifiesto falta en la efectividad de la mejora continua del proceso de Docencia
Código ACPM: 595
Fecha de Seguimiento: 2013-08-21         Fecha de Cierre: 2014-10-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Establecer metodología para caracterizar los requisitos de calidad de los diferentes servicios. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
2013-02-15 2013-12-31
Definir conceptualmente la identificación del Servicio no conforme para la Universidad de Caldas y socializarla. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-02-15 2013-06-30
Defrinir un instrumento para registrar el no conforme desde las unidades académicas. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-02-15 2013-12-15
Definir instrumento o metodología para analizar el servicios no conforme, realizar las correcciones o definir acciones preventivas derivadas de su implementación. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ, CARMENZA GALLEGO GIRALDO
2013-04-15 2013-12-15
 
La puesta en vigencia del Acuerdo 026 de 2012 que modificó al Acuerdo 020 de 2010 en lo relativo con la contratación de tutores, representó dificultades en la contratación de éstos para el periodo académico 2012-2. Se evidenció que la actividad académica G6J002 Desarrollo Social y Humano, orientada para la tecnología en Regencia de Farmacia en el municipio de Supía entre los días 25 de agosto y 1 de septiembre de 2012, según consta en la resolución de vinculación 030 del 20 de agosto de 2012, finalizó su ejecución el día 10 de septiembre, según consta en la resolución de avances y cumplido de labor, sin que para ello mediara una prorroga al contrato. La anterior situación presentada puede implicar riesgos para la institución, asociados a la debida contratación de los tutores al momento de desarrollar sus labores y denota debilidades en el procedimiento de planificación del la prestación del servicio de Docencia en lo que respecta a la educación a distancia.
Código ACPM: 592
Fecha de Seguimiento: 2013-06-27         Fecha de Cierre: 2014-06-27         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se avisará al secretario y la decanatura sobre la situación para que se establezcan los correctivos del caso CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2013-05-07 2013-06-29
Se sugerirá a la Viucerrectoría Académcia que se haga capacitación o charla de refrescamiento a los secretarios y decanos sobre el tema CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2013-05-07 2013-06-28
 
El Acuerdo 020 de 2010 de Educación a Distancia en su artículo 5 numeral 4 reza: "Evaluar las ejecuciones presupuestales de los programas de educación a distancia, frente a su programación". Al solicitar evidencias de estas revisiones en las actas de dicho comité, éstas no fueron aportadas a pesar de afirmar que las revisiones si se realizan en el seno del Comité Central de Educación a Distancia. Lo que representa un incumplimiento a la normatividad interna y pone en riesgo el cumplimiento del requisito 7.1 de la norma NTCGP 1000:2009 y el numeral 1.2 de MECI 1000:2005
Código ACPM: 591
Fecha de Seguimiento: 2013-08-31         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Como miembro del comité de Educación a Distancia y Virtualidad, procederé a recomendar al presidente del comité central de Educación a Distancia y Virtualidad tomar las medidas necesarias para que esto se cumpla. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ, CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ
2013-05-07 2013-08-30
Se recomendará al Comité Central de Educación a Distancia sesionar al respecto como punto único. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2013-05-07 2013-08-31
Se sugerirá que la oficina jurídica nos acompañe en un comité paritario para realizar una revisión minuciosa acerca de si este ítem requiere modificación en aras de darle más claridad al mandato. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2013-05-07 2013-08-31
 
Se hace necesario implementar una acción correctiva en torno al proceso de admisión de nuevos estudiantes, dado que la meta establecida según el Plan de Desarrollo es 12.520 estudiantes y la medición 2012 fue de 11.582 estudiantes. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 1) Existe una diferencia cercana a los 1.000 estudiantes entre la meta y la medición obtenida. 2) Debemos tener en cuenta que la medición de absorción en pregrado, según los históricos, dan cuenta de que no se asignaron 420 cupos en todo el año 2012 (tocaría analizar bien las causas, aunque históricamente siempre han quedado sin asignar entre 81 y 235 cupos desde el año 2007). 3) En programas a distancia es notable que la cantidad de inscritos tiende a disminuir sobre todo en municipios, dada la gran cantidad de instituciones que entraron a competir con oferta de este tipo de programas y la necesidad de evaluar la pertinencia de nuestros programas en dichas localidades. 4) En programas de postgrado la oferta también depende en gran parte de la pertinencia de los mismos, y también según las condiciones de las convocatorias.
Código ACPM: 606
Fecha de Seguimiento: 2013-06-19         Fecha de Cierre: 2013-06-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Optimizar las herramientas de comunicación y difusión de la información sobre las convocatorias, a través de: sitio web nuevo, envío de email, llamadas telefónicas y publicación de las actas de cada llamado. JULIAN OROZCO OSPINA 2013-05-15 2013-05-15
Ajustar la normativa institucional para llamar a más aspirantes durante cada primer llamado, con el fin de aumentar el número de matriculados durante el mismo. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-10-17 2013-06-19
Creación de un nuevo sitio web de admisiones que permita administrar y gestionar la información de cada convocatoria. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-09-10 2013-05-15
Incluir dentro del Calendario Académico los calendarios de admisiones específicos para los programas especiales (presenciales, distancia, postgrados) con fechas adecuadas para que sea posible hacer procesos de difusión, mercadeo e inscripción en tiempos precisos. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-10-08 2013-01-25
 
Dentro de los Departamentos escogidos aleatoriamente, se encuentran 15 docentes con grupos de cero inscritos
Código ACPM: 369
Fecha de Seguimiento: 2011-05-26         Fecha de Cierre: 2012-11-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Crear en el sistema de consultas para departamentos en acad.ucaldas.edu.co/app2 y en el sistema de labor académica, consultas que permitan al director del departamento entender como es el comportamiento de grupos y estudiantes inscritos en ellos. DIEGO ALONSO ARIAS HERNÁNDEZ, ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN
2010-09-15 2011-01-31
Ajustar el sistema de información académico para que, al momento de que un director de programa realice un reporte extemporáneo, este obligue asociar adicionalmente el número del grupo original al que estuvo asociado el estudiante. Luego de este ajuste, en la página de visualización de grupos debe reflejarse para los grupos, cuantos estudiantes fueron registrados por medio de reporte extemporáneo. ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN 2010-11-15 2011-02-15
Proponer modificación al acuerdo 049 de 2007, para que el procedimiento de cancelación de actividades académicas luego de superado el 25% de cursada la materia, requiera aprobación del consejo de facultad para su cancelación y no del director de programa para ejercer mayor control sobre cancelaciones extemporáneas que deben ser soportadas sumariamente. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-10-13 2011-04-29
Implementar en el sistema un registro adicional para el procedimiento de cancelación de materias, que lleve traza del por que se solicita la cancelación y de observaciones respecto a la aprobación de la cancelación autorizada por el director de programa, permitiendo realizar traza de las razones de la cancelación permitiendo traza de las mismas. ÓSCAR IVÁN CASTRILLÓN CASTRILLÓN 2010-10-25 2011-04-29
i. Remitir informes periódicos a las facultades y programas sobre el comportamiento de los grupos, para que puedan apoyar sus decisiones respecto a los grupos ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-06-30 2011-11-01
 
Se observa en los inventarios de los diferentes CERES que éstos figuran a nombre de un funcionario de la Universidad, sin embargo la resolución 00747 de 2007 reglamenta la responsabilidad de los inventarios los cuales deben estar bajo responsabilidad del director de la oficina pudiendo este a su vez, delegar en los respectivos coordinadores. Esta situación, a la fecha de la presente auditoría, no se ha realizado conforme a lo normado en el artículo 11 y artículo 26 de la citada resolución rectoral para manejo y custodia de inventarios, con lo cual se contraviene lo allí estipulado.
Código ACPM: 447
Fecha de Seguimiento: 2013-02-13         Fecha de Cierre: 2014-06-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se solicitó al Secretario General una evaluación de los convenios interadministrativos con el objetivo de establecer cuáles bienes son de nuestra propiedad y cuáles de las alianzas y en cuáles lugares nos corresponde administrar bienes CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ, FERNANDO DUQUE GARCÍA
2012-10-09 2012-12-19
Una vez emitido el concepto del Secretario General, se procederá a dividir los bienes que pertenecen a la Universidad y los que pertenecen a las Alianzas, para proceder a asignarlos al inventario donde correspondan. FERNANDO DUQUE GARCÍA, CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ
2012-10-09 2012-12-19
 
El acuerdo 020 de 2010 regulatorio de la oferta de programas a distancia no profundiza sobre la virtualidad, razón por la cual se hace necesario reglamentarse en la institución. El acuerdo 010 de abril de 2010, en su artículo 13, indica que "Los cursos virtuales tendrá una normatividad especial y el Consejo Académico los reglamentará antes del 30 de junio de 2010". A la fecha de esta auditoría no se ha dado la citada reglamentación.
Código ACPM: 448
Fecha de Seguimiento: 2013-02-28         Fecha de Cierre: 2016-06-30         Estado: Abierta
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
El director de Educación a Distancia ha conformado un comité integrado, compuesto por representantes de las diferentes iniciativas existentes en el tema, con el objetivo de generar un documento estratégico que oriente las políticas y enfoques institucionales. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2012-10-09 2013-06-28
Una vez generado el documento estratégico, se procederá a entregarlo al comité Central de Educación a Distancia y al Señor Rector para que sea gestionado ante el Consejo Académico. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2012-10-09 2013-06-28
 
Al indagar sobre los analisis de datos y toma de acciones y decisiones sobre los resultados de las Pruebas Saber Pro, se evidencia en los programas de pregrado auditados que no se realiza este análisis. La Vicerrectoría Académica no reporta datos desde 2011 a los programas, argumentando que no han podido realizar la interpretación de los mismos, ya que desde 2011 el ICFES cambió la metodología. Esta situación contraviene el numeral 8.4 de la NTCGP1000:2009. Adicionalmente se encuentra que esta no conformidad es recurrente desde la auditoría efectuada al proceso en 2010, lo que pone de manifiesto fallas en la efectividad de la mejora continua producto del ejercicio de auditorias internas (requisito 8.2.2 de la NTGP1000:2009) en el proceso de Docencia.
Código ACPM: 596
Fecha de Seguimiento: 2013-09-15         Fecha de Cierre: 2013-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Consolidar los resultados de las pruebas Sabor Pro de las competencias genéricas del 2011 y 2012 por programa académico comparando los resultados globales de la Universidad de Caldas y entregar a cada Director de Programa para que efectúe el análisis en el comité de currículo. CARMENZA GALLEGO GIRALDO, JOSE FERNANDO QUINTANA VELASCO
2013-02-15 2013-12-15
Promover en los Directores de Programa los eventos de capacitación programados por el ICFES a través de los medios virtuales dispuestos por esta entidad. JOSE FERNANDO QUINTANA VELASCO 2013-02-15 2013-12-31
Adicionar en los estudios de Pertinencia de los programas académicos implementados por la Vicerrectoría Académica el análisis de los resultados de las pruebas Saber Pro de cada programa académico. CARMENZA GALLEGO GIRALDO 2013-02-15 2013-12-31
 
En el 67% de los programas académicos auditados (21 programas) se evidencia que sus comité de currículo no son operartivos o regulares en sus funciones. Adicionalmente, se referencia por parte del proceso la creación de un software que incorpora ayudas a los comités de currículo. Sin embargo, este aún no ha empezado a operar. Esta no conformidad es recurrente desde la auditoría efectuada al proceso en 2010. Lo anterior contraviene el requisito 7.5 NTGP1000:2009. 2.1 y 3.1 MECI 1000:2005, además de poner de manifiesto fallas en la efectividad de la mejora continua producto del ejercicio de auditorias internas (requisito 8.2.2 de la NTGP1000:2009)
Código ACPM: 594
Fecha de Seguimiento: 2013-10-14         Fecha de Cierre: 2014-11-20         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se realizarán capacitaciones continuas en lo pertinente al reglamento estudiantil y a la normatividad vigente que tenga que ver con la gestión curricular de directores de programa FERNANDO DUQUE GARCÍA, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ
2013-02-15 2013-12-20
Se pone en funcionamiento el nuevo sofware de gestión curricular para los directores de programa el cual dentro de su contenido contiene un repositorio documental, con la normatividad vigente necesaria para la gestión de los directores de programa, también contiene el manual del usuario y la resolución de funciones propias del cargo. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, CARMENZA GALLEGO GIRALDO
2013-02-15 2013-12-20
 
Se evidencia que persiste la no conformidad por incoherencias entre los planes de estudio aprobados y lo publicado a los estudiantes en el Sistema de Información Acadèmico: 1)Maestría en Educación Acuerdo 019 de 2010, se observa una incoherencia entre el número de créditos aprobados para la actividad académica Tesis de grado con código G5K0398 aprobada con 9 créditos ofrecida con 5. 2)Maestría en Ingeniería de Alimentos Ac 037 de 2010 del CS, se observa una incoherencia entre el número de créditos aprobados para la actividad académica trabajo de grado con código G8E0249 aprobada con 16 créditos ofrecida con 27. 3) Tecnología en Logística Ac 011 de 2010, no hay coherencia entre el total de créditos aprobados 81 y los ofrecidos 79. 4) Especialización en Medicina Interna, Ac 008 de 2010, pensum 439, su número total de créditos ofrecidos en SIA es de 174 y lo aprobado es de 180. 5) Tecnología en Regencia de Farmacia Acuerdo 030 de 2009, pensum 508, no existe coherencia entre los aprobado y lo publicado, 96 créditos contra 107 respectivamente. 6) Maestría en Ciencias de la Tierra Ac 024 de 2009, pensum vigente 418 el cual ofrece 75 créditos pero el acuerdo del académico aprueba 75. Lo anterior contraviene los numerales 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1NTCGP 1000:2009, 2.2.1, 2.1.1, 2.3.2, 2. Adicionalmente se encuentra que esta no conformidad es recurrente desde la auditoría efectuada al proceso en 2010, lo que pone de manifiesto fallas en la efectividad de la mejora continua producto del ejercicio de auditorias internas (requisito 8.2.2 de la NTGP1000:2009)
Código ACPM: 593
Fecha de Seguimiento: 2013-12-10         Fecha de Cierre: 2014-11-20         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar desde la Vicerrectoría Académica todos los planes de estudio de los programas académicos aprobados bajo política curricular reportados en el Sistema de Información Académico con los debidos soportes. CARMENZA GALLEGO GIRALDO, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ
2012-09-17 2013-12-20
Realización de capacitaciones permanentes con los directores de programa y de departamento en la apropiación de la Política Curricular y el Reglamento Estudiantil y en el manejo y conocimiento de los procesos y procedimientos relacionados con este tema FERNANDO DUQUE GARCÍA, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ
2013-02-14 2013-12-31
 
Al verificar la vigencia y aplicación de los documentos del sistema en el proceso de docencia, se identifican: G-DC-615-GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS, no se cumple por la ausencia del software con el cual se debe elaborar el plan de mejoramiento en el aplicativo web- gestión curricular y el I-DC-568-INSTRUCTIVO PARA LA RENOVACIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO DE UN PROGRAMA ACADÉMICO, que no cumple en sus pasos 2 y 3 frente a la información suministrada al Equipo Directivo para evaluar la conveniencia de la renovación de Registro Calificado. Lo anterior contraviene el requisito 4.2.3 NTCGP 1000:2009 y 2.2 MECI 1000: 2005.
Código ACPM: 590
Fecha de Seguimiento: 2013-07-23         Fecha de Cierre: 2013-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incorporar las mejoras al Software para el registro y seguimiento de los planes de mejoramiento de los programas, esta herramienta se encuentra incluida dentro de la navegación del director de programa, como componente esencial de la gestión curricular del programa. Esta herramienta cuenta con la posibilidad de ingresar el plan de mejoramiento de cada uno de los programas académicos ya sean fruto de autoevaluaciones con fines de Acreditación o como autoevaluaciones realizadas por cambios en el currículo. CARMENZA GALLEGO GIRALDO, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ
, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
2013-02-02 2013-12-31
Actualizar el Instructivo I-DC-598 en sus nuevos pasos. CARMENZA GALLEGO GIRALDO, CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA
2012-02-11 2013-12-31
Enviar a los Decanos y directores de programa un oficio en el cual se les indican las fechas de vencimiento de los registros calificados, y se les indica la fecha en la cual se debe de iniciar el proceso. CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA 2012-11-02 2013-12-31
 
Luego de que fueran revisados los procedimientos internos de la Clinica Veterinaria, para dar respuesta a queja interpuesta por un estudiante relacionada con el procedimiento de eutanasia y disposición final de un equino, se evidencia que si bien la Clinica cuenta con unos procedimientos y formatos de prestación del servicio, estos no se encuentran estandarizados y controlados por el SIG, además de haberse detectado la necesidad de revisar estos procedimientos a la luz de la conformidad con las normas establecidas sobre manejo y disposición de residuos hospitalarios.
Código ACPM: 442
Fecha de Seguimiento: 2012-09-28         Fecha de Cierre: 2012-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar todo lo relacionado con el numeral 7.5.4 de la NTCGP 1000: 2009 (propiedad del cliente) en términos de establecer los protocolos que deben seguirse cuando se trabaja en el hospital con elementos (en este caso mascotas o animales) que son propiedad del usuario. FRANCY ELENA BUENO ZAPATA 2012-08-22 2012-10-31
Documentar en el SIG un procedimiento que permita establecer la gestión de consultas en el Hospital Veterinario FRANCY ELENA BUENO ZAPATA 2012-08-22 2012-11-30
Diseñar un manual interno de funciones para el personal del Hospital Veterinario, que dé cuenta de las actividades específicas que deben realizar las personas que allí laboran o realizan prácticas. SERGIO EDUARDO LINARES VILLALBA, FRANCY ELENA BUENO ZAPATA
2012-08-22 2012-12-14
 
La encuesta de satisfacción da cuenta de que el tema de Flexibilidad Curricular no atiende las necesidades de los estudiantes en un buen porcentaje.
Código ACPM: 749
Fecha de Seguimiento: 2015-06-18         Fecha de Cierre: 2015-10-22         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Fortalecer y proponer nuevos lineamientos curriculares en la Política Curricular Institucional, que atiendan la formación flexible y la organización curricular de una manera participativa y pluralista. HENRY PORTELA GUARÍN 2014-11-18 2015-10-22
Establecer un portafolio de ofertas electivas me manera permanente, desde las disciplinas académicas y las Facultades. HENRY PORTELA GUARÍN 2014-11-18 2015-10-22
Establecer un plan de formación docente que permita ampliar el panorama conceptual de los docentes sobre diferentes enfoques sobre las dinámicas universitarias contemporáneas. HENRY PORTELA GUARÍN 2014-11-18 2015-10-22
 
Con respecto a las pruebas de Inglés: Se evidenciaron imprecisiones en la aplicación del art. 62 del Acuerdo 049 de 2007 "Para demostrar competencia en comprensión lectora en una lengua extranjera". En las FCS para la convocatoria 2011 se exigió la prueba de inglés como requisito previo a la presentación de las pruebas de conocimientos. En la FCJS se le solicitó al Depto de Lenguas y Literatura que certifique la validez de las constancias allegadas por los estudiantes, acreditando la comprensión lectora.
Código ACPM: 451
Fecha de Seguimiento: 2012-07-01         Fecha de Cierre: 2016-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar e implementar lo debido en el SIG, en lo que respecta al procedimiento de admisión de estudiantes de programas de postgrado, con el fin de unificar los criterios para la certificacion de la competencia lectora en lengua estranjera, de conformidad con lo establecido en el artículo 65 del acuerdo 049 de 2007. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-01-16 2012-05-01
Verificar la eficacia de la corrección en el programa de auditorias ordinario al proceso de Docencia a efectuarse en la vigencia 2012 TATIANA OCHOA CARDENAS 2012-07-01 2012-10-01
 
En las FCS y en la FCJS se evidenciaron, de manera generalizada, debilidades en el control documental a la información sobre la inscripción y matrícula de sus estudiantes. Adicionalmente, en la Especialización en Geriatría los registros del estudiantes con código 711110001 presentan fallas en el control de registros correspondientes a sus pruebas de conocimientos y prueba de inglés.
Código ACPM: 452
Fecha de Seguimiento: 2012-07-01         Fecha de Cierre: 2016-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar e implementar un procedimiento para la inscripción, admisión y matricula de estudiantes de postgrado, que incluya todos los registros y formatos que se consideren convenientes para garantizar el efectivo control de registros y salvaguarda de la información necesaria de los aspirantes y admitidos. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-01-16 2012-05-01
Verificar la eficacia de la corrección en el programa de auditorias ordinario al proceso de Docencia a efectuarse en la vigencia 2012 TATIANA OCHOA CARDENAS 2012-07-01 2012-10-01
 
Al realizar la busqueda de los acuerdos de creación o aprobación de los 21 programas de pregrado y postgrado auditados, los siguientes Maestría en Sistemas de Producción Agropecuaria, Doctorado en Diseño y Creación, Especialización en Medicina Interna, Maestría en Didáctica de las Matemáticas e Ingeniería Mecatrónica no se encuentraron en el normograma y las instancias responsables tampoco pudieron suministrarlos, por lo tanto, no fué posible verificar sus ajustes a política currícular. Lo que contraviene el numeral 4.2.4 NTCGP 1000:2009 y 2.2 MECI 1000: 2005.
Código ACPM: 589
Fecha de Seguimiento: 2013-10-23         Fecha de Cierre: 2014-11-20         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Ejercer control y seguimiento a los tiempos establecidos para el cargue de la información por parte de Secretaria General. FERNANDO DUQUE GARCÍA 2013-02-15 2013-07-31
Previo a la sanción del acto administrativo en la Vicerrectoría Académica verifica que la información allí expuesta corresponda con lo aprobado por el Consejo Académico y Consejo Superior. CARLOS EMILIO HERNÁNDEZ PINEDA 2013-02-15 2013-07-31
Verificar en el momento del cargue de la información en el Normograma la correcta escritura y su adscripción ya sea de Consejo Académico o del Consejo Superior, para facilitar la consulta de usuarios de este aplicativo. FERNANDO DUQUE GARCÍA 2013-02-15 2013-12-31
Desarrollar un nuevo modulo en Admiarchi que permita realizar trazabilidad documental que evidencien las etapas de aprobación, validación y verificación de los programas académicos. PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ 2013-02-15 2013-12-31
 
Al analizar el comportamiento en el tamaño de la oferta académica (tamaños de grupo) de 8 asignaturas teóricas de alta demanda (G6K0801, G6E0074, G6F0186, G6F0185, G5E0078, G5K0139, G5K0113, G6F0115), se evidencia un número promedio de 29 estudiantes por grupo, lo que significa un 50% menos de inscripción que la capacidad teórica definida en el artículo 27 del Acuerdo 029 de 2008, afectando directamente la eficiencia en el uso de los recursos físicos por la ocupación de aulas y los recursos financieros por demanda de labor docente. Lo anterior denota debilidades tanto en la normativa existente, como en el control ejercido para su cumplimiento y con ello se pone en riesgo el cumplimiento de lo dispuesto en el requisito 7.5.1 respecto del control a la prestación del servicio.
Código ACPM: 438
Fecha de Seguimiento: 2012-01-23         Fecha de Cierre: 2016-03-10         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar y analizar el comportamiento histórico en la inscripción de actividades académicas teóricas. De manera prioritaria aquellas que presentan alta demanda. Incluye la implementación de acciones para corregir situaciones de ineficiencia en el tamaño actual de los grupos. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2012-01-01 2012-08-05
Realizar un inventario de las aulas y su capacidad instalada en comparación con su ocupación actual MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2012-01-02 2012-08-05
Revisar y proponer ajuste al acuerdo 029 de 2008 en lo relativo a: - Requisitos, responsables y trámites para la definición y modificación de cupos de las asignaturas teóricas, teórico prácticas y electivas. - Responsabilidades y condiciones para la oferta de grupos en cada periodo académico. - Directrices para la reorganización del tamaño de los grupos durante los procesos de inscripción, adiciones y cancelaciones. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2012-01-01 2012-08-20
Optimizar el Sistema de Información Académico – SIA incorporando controles automatizados que garanticen el cumplimiento de la Política Curricular en lo relativo a la oferta académica, control y ajuste del tamaño de grupos. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-01-01 2012-10-29

Investigación

     Riesgos
 
    - No contribuir a la formación de recurso humano científico
Código ACPM: 574
Fecha de Seguimiento: 2013-10-01         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Requerir en las nuevas convocatorias de investigación, la participación de un estudiante de pre o pos grado. CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE, ROGELIO OCAMPO CARDONA
2012-09-27 2014-06-30
 
    - Incumplimiento de las actividades planeadas en los proyectos de investigación financiados por la Institución y Cofinanciados
No existen acciones propuestas
 
    - Los proyectos de investigación concluidos carecen de producción científica
No existen acciones propuestas
 
    - Inobservancia en el cumplimiento de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado
Código ACPM: 575
Fecha de Seguimiento: 2013-12-06         Fecha de Cierre: 2013-12-06         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Propuesta de reforma integral al sistema de postgrado, donde se prevean mecanismos para eliminar este riesgo, radicado en el Consejo Académico para su trámite. ROGELIO OCAMPO CARDONA 2012-09-27 2013-12-06
 
    - Selección final de beneficiarios de becas doctorales de COLCIENCIAS con posible conflicto de interés.
Código ACPM: 667
Fecha de Seguimiento: 2013-12-15         Fecha de Cierre: 2014-12-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incorpor en el reglamento para la selección de beneficiarios de becas, la obligación de declarar formalmente el conflicto de intereses y de marginarse del proceso de selección para los directivos y profesores del programa doctoral CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE 2014-03-31 2014-12-30
Elaborar un reglamento que garantice la selección objetiva, pública y basada en méritos de los beneficiarios de las becas CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE 2013-10-01 2014-02-14
 
    - Uso exclusivo y privado de equipos u otros bienes que apoyan el proceso de investigación después de que se ha concluido el proyecto.
Código ACPM: 668
Fecha de Seguimiento: 2014-01-15         Fecha de Cierre: 2014-06-28         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incluir como una de las condiciones de las nuevas convocatorias que los profesores entreguen prueba de que los equipos adquiridos en proyectos pasados y concluidos, se han entregado o a un grupo de investigación o a un laboratorio u otra dependiencia, donde puedan estar a disposición de los miembros de la comunidad universitaria que los requieran ROGELIO OCAMPO CARDONA 2013-08-15 2014-06-28
 
    - No contribuir a la formación de recurso humano científico
No existen acciones propuestas
 
    - Uso exclusivo y privado de equipos u otros bienes que apoyan el proceso de investigación después de que se ha concluido el proyecto.
No existen acciones propuestas
 
    - Selección final de beneficiarios de becas doctorales de COLCIENCIAS con posible conflicto de interés.
Código ACPM: 667
Fecha de Seguimiento: 2013-12-15         Fecha de Cierre: 2014-12-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incorpor en el reglamento para la selección de beneficiarios de becas, la obligación de declarar formalmente el conflicto de intereses y de marginarse del proceso de selección para los directivos y profesores del programa doctoral CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE 2014-03-31 2014-12-30
Elaborar un reglamento que garantice la selección objetiva, pública y basada en méritos de los beneficiarios de las becas CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE 2013-10-01 2014-02-14
 
    - Inobservancia en el cumplimiento de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado
No existen acciones propuestas
 
    - No contribuir a la formación de recurso humano científico
No existen acciones propuestas
 
    - Inobservancia en el cumplimiento de la norma en el proceso de selección de los estudiantes de postgrado
No existen acciones propuestas
 
    - Uso exclusivo y privado de equipos u otros bienes que apoyan el proceso de investigación después de que se ha concluido el proyecto.
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
El procedimiento P-IN-77 en su paso 6 establece la priorización de los proyectos de investigación por parte de la Comisión de Investigaciones y Postgrados de las facultades antes de ser enviados a la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados, al preguntar a los decanos por esta priorización manifestaron la no existencia de criterios documentados para realizarla, en consecuencia los proyectos llegan al Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados sin ser priorizados lo que dificulta el cumplimiento de requisitos enunciados en el numeral 7.3.4 de la Norma GP 1000.
Código ACPM: 307
Fecha de Seguimiento: 2011-05-15         Fecha de Cierre: 2011-07-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
En las próximas convocatorias no se solicitará la priorización de los proyectos en las comisiones, por no encontrarse procedente este aspecto. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2011-04-11 2011-07-18
Actualizar el procedimiento P-IN-77 en el paso correspondiente a la preselección de los proyectos para que ya no se lleve a cabo la priorización. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2011-02-11 2011-02-18
 
La prestación de servicios universitarios se rige por los procedimientos establecidos en cada proceso misional. Sin embargo, al indagar el cumplimiento de estos procedimientos en los Institutos se encuentra que estos no los acogen. Lo anterior contraviene el requisito establecido en el numeral 7,3 de la GP 1000
Código ACPM: 309
Fecha de Seguimiento: 2011-03-30         Fecha de Cierre: 2011-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incluir en el procedimiento P-PR-94 las instancias de revisión y verificación para la prestación de servicios de los institutos. FANNY OSORIO GIRALDO 2011-02-25 2011-06-30
 
Al indagar acerca de la conformación de semilleros, se evidencia el uso de una ficha de inscripción de semilleros no controlada por el Sistema Integrado de Gestión que carece de fecha y aval institucional, lo que contraviene el requisito 4.2.4 control de registros de la norma GP 1000. No se evidencia en la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados un mecanismo para las actualizaciones de información de semilleros, de acuerdo al instructivo I-IN-63-INSTRUCTIVO PARA INSCRIBIR SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN.
Código ACPM: 308
Fecha de Seguimiento: 2011-03-11         Fecha de Cierre: 2011-03-11         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Actualizar el Instructivo para inscribir semilleros de investigación, lo cual conllevará a actualizar la ficha de inscripción de semilleros, con las fechas pertinentes. También se tendrá en cuenta la implementación de un mecanismo para actualizar la información de semilleros. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2011-03-07 2011-03-11
 
No existen convocatorias abiertas en la actualidad, en razón de que no existen los recursos económicos para efectuar la convocatoria. La última fue abierta en el año 2007 en el cual se realizó todo proceso de selección satisfactoriamente; no obstante por falta de planeación presupuestal podría presentarse una interrupción en la prestación del servicio de asignación de becas como producto del proceso de investigación.
Código ACPM: 240
Fecha de Seguimiento: 2010-05-03         Fecha de Cierre: 2011-03-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Proponer una modificación al Acuerdo 009 de 2005 del Consejo Superior, de tal manera que se defina específicamente el alcance en la responsabilidad de la Oficina de Bienestar y la Vicerrectoría de Investigaciones y Postrados frente a la asinganción de los recursos para la apertura de convocatorias para otorgar becas de postgrado. CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
, CARLOS HERNANDO VALENCIA CALVO
2009-11-30 2010-02-15
Abrir convocatoria para otorgar becas de postgrado en la vigencia 2010 de conformidad con el procedimiento para asingar becas de postgrados (P-IN-22) posterior a la aprobación de la modificación al Acuerdo 009 de 2005 o el acto administrativo resultante. Continuar permanentemente con la apertura de convocatorias de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
2010-04-30 2011-03-30
 
No existen convocatorias abiertas en la actualidad, en razón de que no existen los recursos económicos para efectuar la convocatoria. La última fue abierta en el año 2007 en el cual se realizó todo proceso de selección satisfactoriamente; no obstante por falta de planeación presupuestal podría presentarse una interrupción en la prestación del servicio de asignación de becas como producto del proceso de investigación.
Código ACPM: 152
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-08-07         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 240
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Abrir la convocatoria para el año 2009 en acuerdo con las oficinas responsables y la asignación presupuestal CARLOS HERNANDO VALENCIA CALVO 2009-03-23 2009-08-07
 
Al solicitaron (3) proyectos de investigación en el proceso de Investigación, se hizo seguimiento y trazabilidad a los proyectos, evidenciando los documentos de la convocatoria, formatos de inscripcion del proyecto, selección de los proyectos y hoja de vida de los pares evaluadores, sin embargo no se logra evidenciar la aplicación de algún mecanismo para el control sobre la autoria intelectual del investigador.
Código ACPM: 153
Fecha de Seguimiento: 2009-04-27         Fecha de Cierre: 2009-04-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar un formato para que los investigadores certifiquen la autoría de los proyectos y otro formato para que los pares evaluadores suscriban claúsula de confidencialidad sobre la información contenida en los proyectos e informes de investigación que se mandan a evaluar LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-03-30 2009-04-27
 
Se evidencia que en el proceso de Investigación es necesario que en las convocatorias para publicación de libros de investigación se haga visible el cierre de la propuesta para no incurrir en interpretaciones ambiguas por parte de los usuarios.
Código ACPM: 158
Fecha de Seguimiento: 2009-05-18         Fecha de Cierre: 2009-05-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
En el cronograma de la siguiente covocatoria y las futuras, se empleará la locución "cierre de la convocatoria" para evitar otra interpretación diferente LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-03-10 2009-05-18
 
Al revisar las investigaciones identificadas con los códigos Nros: 0561706, 0000414, 0306808, 1865006, 0224808, 0216108, 0219008, 0671407, 1223506 y 1783305 se evidenció que no se encuentran en el Sistema de Información Académica - SIA - debidamente actualizadas las fechas de vencimiento de las mismas, dado que han existido prórrogas, incumpliendo con el Acuerdo No. 25 de 2002 en su Artículo 12.
Código ACPM: 259
Fecha de Seguimiento: 2010-02-15         Fecha de Cierre: 2010-04-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incorporar en el oficio de la aprobación de prórroga la indicación de la obligación que tiene el docente de actualizar en el SIA las fechas de los compromisos de los proyectos de investigación (Accion permanente) LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-11-23 2010-04-05
Realizar jornadas de capacitación a los docentes acerca del manejo del Sistema de Información Académico JUAN CARLOS GONZALEZ CARDONA 2009-11-16 2010-04-15
Analizar y decidir sobre la posiblidad de realizar una interfase entre el proceso de Investigación y el Sistema de Información Académica JUAN CARLOS GONZALEZ CARDONA, CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE
2009-11-23 2010-03-30
 
Al revisar las carpetas de las investigaciones identificadas con los códigos Nros: 0561706, 0000414, 0306808, 1865006, 1230006, 0800105, 0224808, 0216108, 1519306, 0219008, 0679507, 0671407, 1223506, 1783305, 0190808 no se encontraron los informes parciales como se establece en las cartas de compromisos firmadas por cada uno de ellos. Contraviniendo el Artículo 7 del Acuerdo No. 019 de 2000.
Código ACPM: 260
Fecha de Seguimiento: 2010-01-13         Fecha de Cierre: 2010-02-26         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incluir en cada convocatoria realizada, la obligatoriedad de entregar un informe técnico anual y un informe técnico final como resultado del desarrollo del proyecto (Acción permanente) LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-11-20 2010-02-26
Establecer un formato para la elaboración de los informes técnicos y ajustar en la carta de compromiso la obligación de entregarlos de acuerdo a la periodicidad establecida LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2010-02-01 2010-02-15
Incluir en el instructivo para el seguimiento a los proyectos de investigación, la actividad de revisión del cumplimiento de compromisos incluyendo la presentación de informes. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-11-16 2009-11-23
 
No se encuentra en el SIA reportadas en las hojas de labor académica las investigaciones e investigadores que a continuación se relacionan:Investigación No. 1230006 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 24.325.191.Investigación No. 0224808 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 18.460.726.Investigación No. 0219008 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 30.405.943.Investigación No. 0679507 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 12.987.374.Investigación No. 0671407 e investigadores identificados con las cédulas de ciudadanía Nros. 7.513.856 y 11.299.690.Investigación No. 0190808 e investigador identificado con la cédula de ciudadanía No. 25.095.574, incumpliendo con el Acuerdo No. 25 de 2002 en su Artículo 12.
Código ACPM: 262
Fecha de Seguimiento: 2010-03-15         Fecha de Cierre: 2010-12-17         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
El 9 de noviembre se envió oficio 16102 al jefe de registro académico, solicitándole ingresar en la labor académica de los docentes, los proyectos que aún no tienen reportados. Para lo cual se está cruzando la información que se tiene en la Oficina de Investigaciones para proceder a hacerlo por medio del sistema. JUAN CARLOS GONZÁLEZ CORRALES, LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
2009-11-09 2009-12-11
Incluir en la carta de compromiso, la obligatoriedad de registrar en la labor académica, en el SIA, los proyectos de investigación que tenga vigente cada docente, antes de iniciar la ejecución de los recursos. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2010-03-01 2010-12-17
 
Se realiza trazabilidad a la solicitud de revisión de informe de investigación con fines de ascenso al escalafón docente presentada por la profesora Dora Inés Molina de Salazar. Se recomienda ampliar los términos para realizar los ajustes al informe final por parte del par evaluador.
Código ACPM: 156
Fecha de Seguimiento: 2009-04-14         Fecha de Cierre: 2009-11-20         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Modificar en el procedimiento de evaluación por parte de los pares externos el tiempo estipulado para este fin LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-04-13 2009-11-20
 
En el proceso de Investigación se detecta la necesidad de revisar el alcance, límites y responsabilidades del proceso, con base en un análisis cuidadoso de su secuencia e interacciones y de los objetivos o productos resultantes requeridos, diferenciando la gestión por procesos de la gestión por áreas de la administración; en este sentido, evaluar la conveniencia de la ubicación del área de postgrados dentro del proceso de Investigación.
Código ACPM: 160
Fecha de Seguimiento: 2009-08-26         Fecha de Cierre: 2009-09-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Actualizar la caracterización de los procesos de Investigación y Docencia, exponiendo la relación entrada y salida de los programas de postgrados para ambos procesos. GERMÁN GÓMEZ LONDOÑO, CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE
2009-05-08 2009-07-30
Solicitar información sobre el estado académico y administrativo de los programas de postgrados en las facultades, para realizar propuesta de mejoramiento de los postgrados. RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2009-05-08 2009-07-30
Revisión del Acuerdo 019 del 2000 del Consejo Superior sobre el sistema de investigaciones y postgrados a la luz de las propuestas de mejoramiento de los programas de postgrado. Proponer la modificación al Acuerdo en lo pertinente a postgrados. CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE 2009-07-30 2009-09-30
 
Al indagar por el cumplimiento del procedimiento para la creación de una maestría o doctorado, la responsable informa que la propuesta con registro de factibilidad llega aprobado por el Consejo de Facultad, se solicita el estudio de factibilidad del Doctorado de Ciencias Agropecuarias pero no se evidencia según lo dispuesto en el procedimiento. Se solicita informacion sobre el Doctorado en Ciencias de la Educación; se solicitan los documentos encontrándose que algunos no reposan en la oficina de postgrados. Los responsables informan que el doctorado no se gestionó por la oficina de postgrados, sino por el Consejo Académico.
Código ACPM: 157
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-10-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Sistematizar los archivos de los programas de postgrados CARLOS HERNANDO VALENCIA CALVO 2009-04-06 2009-10-19
 
En el proceso de Investigación, se encuentra que el último proyecto que se realizó en convenio con la Universidad Nacional fué en el año 2006. No se dispone de una lista de proyectos realizadas entre las dos instituciones. Al revisar las carpetas de los convenios suscritos entre las dos instituciones, se encuentra que las fechas son confusas para efectos de trazabilidad y no se evidencian documentos que permitan dar claridad frente al cumplimiento de este procedimiento. Al revisar el proyecto "Determinación propiedades eléctricas, mecánicas y térmicas de los huesos y músculos", no se encontraron evidencias, las reponsables informan que la información se maneja en la Universidad Nacional.
Código ACPM: 155
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-07-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar capacitación en el manejo de excel u otra herramientas informáticas, para jefes y secretarias, orientada a la organización y control de la información LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-03-16 2009-07-31
Determinar las necesidades de sistematización de los proyectos ejecutados de manera conjunta con la Universidad Nacional, en todas las convocatorias y desarrollar un método para tal efecto LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-03-16 2009-04-20
 
No se evidencia un listado de becados activos lo cual no permite tener control y conocimiento de los clientes totales del proceso, siendo esto una no conformidad frente al numeral 7.1 y 7.5.1. de la NTCGP1000:2004 y 2.1.1 - 2.1.2 de MECI
Código ACPM: 151
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-07-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Detectar la necesidad de sistematización de la información del proceso y desarrollar el método de sistematización para las necesidades detectadas CARLOS HERNANDO VALENCIA CALVO 2009-03-16 2009-04-13
Solicitar la ejecución de una capacitación en excell a jefes y secretarias aplicable al control de la información CARLOS HERNANDO VALENCIA CALVO 2009-03-16 2009-07-31
 
No se evidencia una lista de ganadores de premio a la Investigacion, con el fin de identificar que una persona o grupo que se este inscribiendo ya haya sido ganadora previamente. Siendo esto una no conformidad frente al numeral 7.5.1 y 7.1 de NTCGP1000:2004 y 2.1.1 - 2.1.2 de MECI
Código ACPM: 154
Fecha de Seguimiento: 2009-04-28         Fecha de Cierre: 2009-04-28         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar la ejecución de una capacitación en el manejo de excel para jefes y secretarias orientada a la organización y control de la información LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-03-30 2009-04-28
Elaborar una base de datos que contenga el histórico de los ganadores del premio a la investigación LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-03-30 2009-04-28
 
Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de investigaciones, la pregunta con más baja calificación es: Valore la gestión del proceso frente a las convocatorias en lo relativo a frecuencia en la apertura, difusión masiva de las convocatorias, claridad de los instrumentos (formatos), agilidad en el desarrollo de las etapas de la convocatoria, claridad de los criterios de decisión aplicados y difusión y retroalimentación de los resultados, con un calificación de 3.37.
Código ACPM: 738
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2015-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Publicación anual de las convocatorias que serán financiadas internamente para el año 2015 ALEJANDRO CEBALLOS MÁRQUEZ, MARIA HELENA MEJIA SALAZAR
2014-11-11 2015-02-27
Promover desde la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados un plan de apoyo institucional a los grupos para avalarlos y lograr un mejor escalafonamiento en COLCIENCIAS. LUISA FERNANDA GIRALDO ZULUAGA, ALEJANDRO CEBALLOS MÁRQUEZ
2014-11-11 2015-04-30
Promover junto con la oficina de innovación el fortalecimiento de la relación Universidad – Empresa con el fin de lograr acceder a más recursos para investigación. ALEJANDRO CEBALLOS MÁRQUEZ, PATRICIA SALAZAR VILLEGAS
2014-11-11 2015-12-31
Promover en la comunidad científica de la Universidad un mejor conocimiento de los términos de las convocatorias internas, para entender el mecanismo mediante el cual se evalúan y califican los proyectos de investigación. ALEJANDRO CEBALLOS MÁRQUEZ 2014-11-11 2015-12-31
Analizar y definir las acciones necesarias para lograr la indexación de las revistas que no fueron aceptadas para indexar en las bases ISI y Scopus. ALEJANDRO CEBALLOS MÁRQUEZ 2014-11-11 2015-12-31
Suscripción a una base de datos para la búsqueda de fondos nacionales e internacionales para financiar proyectos de investigación. ALEJANDRO CEBALLOS MÁRQUEZ 2014-11-11 2015-12-31
Difusión de la información sobre los fondos con recursos disponibles, mediante la creación de perfiles de investigación que permitan recibir permanentemente en los correos de los investigadores los términos de referencia para aplicar a dichos fondos. ALEJANDRO CEBALLOS MÁRQUEZ, PATRICIA SALAZAR VILLEGAS
2014-11-11 2015-12-31
 
Hay un número significativo de proyectos en fase de evaluación a la espera de culminar procesos de publicación de artículos científicos que aún no se ha definido la aceptación o no de las publicaciones en las revistas científicas de la categoría inicialmente comprometida por el investigador.
Código ACPM: 602
Fecha de Seguimiento: 2013-10-31         Fecha de Cierre: 2013-12-20         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Implementar un sistema electrónico automático para recordarle periódicamente a los investigadores la necesidad de reportar a la oficina de investigaciones la culminación de los procesos de publicación de artículos en revistas científicas ROGELIO OCAMPO CARDONA 2012-10-31 2013-12-20
Diseñar un procedimiento SIG para la toma de decisiones ante la eventualidad de que los manuscritos para publicación no sean aceptados por en el comité editorial de la revista a la cual se sometió ROGELIO OCAMPO CARDONA 2012-10-31 2013-03-01
 
A algunos investigadores les llega la fecha de finalización de los proyectos y la pasan inadvertida, en razón a sus múltiples ocupaciones y responsabilidades; y en repetidas ocasiones olvidan acoger el plazo de dos meses de antelación para solicitar prórrogas
Código ACPM: 603
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30         Fecha de Cierre: 2013-10-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Envío automático de mensajes de correo electrónico recordando la directriz de acoger plazos ROGELIO OCAMPO CARDONA 2012-10-31 2013-10-30
 
En cumplimiento de los compromisos celebrados con la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados, los investigadores someten los manuscritos de artículos para publicación en alguna revista que tenga la categoría en la cual se hizo el compromiso de publicar, pero existe una significativa probabilidad de que los manuscritos sometidos sean rechazados por la revista. En los procedimientos SIG no está estipulada la acción a tomar cuando ésto sucede.
Código ACPM: 605
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30         Fecha de Cierre: 2013-11-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Proponer a la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados una directriz a seguir para considerar en qué casos excepcionales se puede exonerar a los investigadores del requerimiento de publicación y qué requerimiento se exigirá a cambio. ROGELIO OCAMPO CARDONA 2013-05-31 2013-11-29
 
Al revisar el procedimiento P-IN-580 para la elaboracion de proyectos de investigacion se encuentra que la guia para la formulacion de proyectos de investigacion no es un documento controlado por el SIG y la version publicada no es la que corresponde a cada convocatoria contraviniendo los requisitos 7.3.1 y 4.2.3 de la norma NTCGP1000:2009. Además, la revision del procedimiento P-IN-22 para otorgar becas de posgrado evidencia desactualizacion en varios apartes a saber: paso 14 responsabilidad de solicitar el CDP en cabeza de la secretaria ejecutiva de bienestar social y corresponde a bienestar universitario, así como la solicitud a la oficina de planeacion y no a la financiera como ocurre en la realidad. Lo anterior, contraviene los requisitos 4.2.3 y 7.3.1 de la norma NTCGP1000:2009
Código ACPM: 518
Fecha de Seguimiento: 2013-10-31         Fecha de Cierre: 2016-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisión y actualización del procedimiento para gestionar proyectos de investigación, con el fin de actualizarlo y determinar documentación adjunta al procedimiento, ej: Guía ROGELIO OCAMPO CARDONA 2013-05-31 2013-07-19
Realizar comparación de lo descrito en el procedimiento para Otorgar Becas de Posgrado con lo realizado actualmente. Determinar necesidades de ajustes a los documentos. MARGARITA MARIA LÓPEZ PINZÓN 2013-09-11 2013-12-20
 
Incumplimiento al Acuerdo 019 de 2000 CS en el ARTICULO 10 numeral a) que determina la conformacion de los integrantes de los institutos con por lo menos 2 profesores con titulo de PHD y 5 profesores de tiempo completo con titulo de maestria. En la visita al Instituto de investigaciones en salud se encuentra que solo la coordinadora esta inscrita con labor academica al instituto, contraviniendo el requisito 6.1 de la norma NTCGP1000:2009
Código ACPM: 516
Fecha de Seguimiento: 2013-04-30         Fecha de Cierre: 2013-05-15         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se ha conformado una comisión nombrada por el Rector para hacer un análisis de la situación actual de los Institutos y el correspondiente plan de mejoramiento ROGELIO OCAMPO CARDONA 2012-10-31 2013-05-15
 
Incumplimiento del Acuerdo 019 de 2000 CS en el ARTICULO 6 paragrafo 1 que establece la obligatoriedad de la vinculacion de estudiantes de pregrado en todas las investigaciones y su participacion debe ser reglamentada por la VIP. No se encuentra evidencia de la existencia de dicha reglamentacion contraviniendo el requisito 7.1 de la norma NTCGP1000:2009
Código ACPM: 520
Fecha de Seguimiento: 2013-11-01         Fecha de Cierre: 2013-12-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incluir en las convocatorias de investigación la obligatoriedad de incorporar estudiantes de pregrado o postgrado mientras se promulga la modificación del acuerdo 019 ROGELIO OCAMPO CARDONA 2013-05-02 2013-12-15
 
Hay reiterado incumplimiento de los pares evaluadores externos para reportar resultados de evaluación de trabajos especiales de promoción docente, tesis candidatizadas a mención Laureada, proyectos de investigación o propuestas de libros de investigación. No hay norma alguna en el país ni controles por parte de COLCIENCIAS para obligar a los pares evaluadores a acatar los plazos otorgados para las evaluaciones que se les encomienda.
Código ACPM: 604
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30         Fecha de Cierre: 2013-11-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Enviar comunicación a COLCIENCIAS pidiendo proponer alguna intervención ROGELIO OCAMPO CARDONA 2012-11-28 2013-11-29
 
Revisado el expediente que contiene el proyecto de investigacion identificado con el codigo 0040811 se encuentra que hay incumplimiento de los investigadores para la presentacion del informe final, cuya prorroga autorizada por la institucion y la entidad cofinanciadora (fundacion Carolina) era el 30 de marzo de 2012. No hay evidencia de la presentacion del informe, no reposa en el expediente, ni consultado uno de los investigadores dio razon de dicho cumplimiento. No obstante y de manera tardia en el seguimiento les fue requerido mediante oficio de la oficina de investigaciones con fecha 16 de agosto de 2012 sin respuesta a la fecha, contraviniendo los requisitos 7.5.1 y 8.2.4 de la norma NTCGP1000:2009
Código ACPM: 517
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30         Fecha de Cierre: 2016-06-30         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Aplicar apropiadamente el protocolo de seguimiento de proyectos, levantar actas y enviar las comunicaciones oportunamente. ROGELIO OCAMPO CARDONA 2012-11-28 2013-11-29

Proyección

     Riesgos
 
    - Desarticulación entre las Vicerrectorías y las Facultades para la formulación y ejecución de proyectos de proyección.
No existen acciones propuestas
 
    - Insuficiente impacto de los proyectos de proyección con relación a las potencialidades y capacidades institucionales.
No existen acciones propuestas
 
    - La movilidad internacional de docentes y estudiantes no genere impacto para el fortalecimiento de las funciones misionales.
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
En la Maestría en Didáctica del Inglés no se lograron evidenciar actas del Comité de Currículo de los años 2009 y 2010, como tampoco la vinculaciòn de egresados. Así mismo en la Maestría en Ciencias Veterinarias no se observa la vinculación de los egresados, por cuanto no hay constituido un comité de currículo. Se evidencia incumplimiento de lo dispuesto en los Artículos 2 y 5 del Acuerdo del Consejo Académico No. 03 de 2008.
Código ACPM: 318
Fecha de Seguimiento: 2011-01-31         Fecha de Cierre: 2011-06-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitar a los directores de posgrados sobre la normativa y funcionamiento del comite LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ, CARLOS ALBERTO RUÍZ VILLA
, CARLOS ALBERTO OSPINA HERRERA
, DOLLY MAGNOLIA GONZÁLEZ HOYOS
, JOSE FERNANDO KOGSON QUINTERO
, MARIA YOLANDA AGUIRRE OSPINA
2010-08-23 2011-06-15
Establecer informes semestrales donde se evidencie el funcionamiento y dificultades de los comites de currículo MARÍA LORENA GÁRTNER ISAZA 2010-08-23 2010-12-15
 
Al revisar la iniciativa de emprendimiento "Producción y comercialización de Arroz con leche entero y deslactosado e Industrias Alimenticias DELISAN", no se logró evidenciar la realización de la entrevista al emprendedor ni el control documental de la ficha de inscripción de las iniciativas (formato código: R-525-P-PR-38), contraviniendo el Procedimiento para la Gestión Integral de Proyectos de Emprendimiento en la Universidad de Caldas P-PR-38, el requisito 7.3 NTCGP 1000:2004 y los numerales 1.2 y 2.1 MECI 1000:2005.
Código ACPM: 316
Fecha de Seguimiento: 2012-01-30         Fecha de Cierre: 2012-01-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Actualización del procedimiento para la Gestión Integral de Proyectos de Emprendimiento en el Sistema Integrado de Gestión (SIG). LUZ ESTELLA RÍOS SANCHEZ 2012-01-30 2012-01-31
Desarrollo de la convocatoria de la Unidad de Emprendimiento, buscando mejorar el proceso de gestión documental y almacenamiento de las fichas de inscripción de los proyectos de emprendimiento. LUZ ESTELLA RÍOS SANCHEZ 2012-01-30 2012-01-31
 
En los servicios que hacen parte del proceso de Proyección no se conoce ni tienen definidos mecanismos de identificación y control de la propiedad del cliente, contraviniendo el requisito 7.5.4 de la NTCGP1000:2004.
Código ACPM: 236
Fecha de Seguimiento: 2010-03-30         Fecha de Cierre: 2010-08-23         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incluir en el procedimiento para la celebración de convenios la directriz de que aquellos que se suscriban para la prestación de alguno de los servicios de investigación o proyección y sobre los cuales el cliente entregue bienes que deban ser custodiados o cuidados por la Universidad, definan en sus responsabilidades lo que sera de alcance y obligatoriedad para la Universidad al respecto. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2009-11-09 2010-02-15
para el servicio de programas académicos aplica como propiedad del cliente la información relativa a certificaciones personales del estudiante y las notas. Dado que éstos se constituyen en documentos y registros, se asegura la adecuada identificación, trazabilidad y custodia de los mismos por medio de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y registros y las disposiciones establecidas en la ley general de archivos (ley 594 de 2000) y ante cualquier pérdida, deterioro o uso inadecuado, se formularán acciones correctivas. (Acción permanente) JUAN CARLOS GONZALEZ CARDONA 2009-09-14 2010-06-30
Controlar a través de la revisión durante las etapas de formalización de los convenios que medien prestación de servicios de investigación y proyección que se incluyan las condiciones para el manejo de bienes de propiedad del cliente antes de que éstos sean aprobados. (Acción permanente) CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2010-02-15 2010-06-30
Para los servicios de laboratorios de extensión, a través de la implementación de la ACPM 234 (la de laboratorios), asegurar que para cada uno de los laboratorios de extensión se determina en su documentación, los bienes de propiedad del cliente que pueden ser incorporados y las medidas de control y protección. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
2010-01-15 2010-08-23
Para el servicio de atención en salud animal y servicios de impresión, incluir en la documentación que define los procedimientos para la prestación de estos servicios, los elementos que se considerarán propiedad del cliente y las directrices para el manejo y salvaguarda de estos bienes, si aplica. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
2010-01-15 2010-06-30
 
En el laboratorio de Bioimpedanciometría eléctrica del proceso de Proyección se evidencia que las instalaciones no tienen la adecuación para la prestación del servicio, no obstante se ofrece dentro del portafolio de servicios de la Universidad. La falta de control documental dificulta la trazabilidad de la información. Adicionalmente, en entrevista con la persona responsable de valoración nutricional se evidencia el desconocimiento del procedimiento interno código VPR-131 y la normatividad interna establecida en el SIG. Lo anteriormente expuesto contraviene los requisitos 7.1 y 7.5.3 de la NTCGP1000:2004 y el 2.1.1 del MECI.
Código ACPM: 34
Fecha de Seguimiento: 2009-03-27         Fecha de Cierre: 2009-03-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se reitera la convocatoria a la docente responsable del laboratorio con el fin de definir las acciones correctivas FANNY OSORIO GIRALDO 2009-03-16 2009-03-27
 
En el proceso de Proyección, no se demostró la planificación de actividades y métodos para la verificación, seguimiento y control sistemáticos de los servicios prestados, (algunos a través de convenios). No fue factible encontrar los registros necesarios (informes, planes de calidad, reportes de supervision, indicadores, etc) para proporcionar evidencia de que el proceso de Proyeccion y los servicios resultantes cumplen los requisitos.
Código ACPM: 35
Fecha de Seguimiento: 2009-08-14         Fecha de Cierre: 2009-12-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar un inventario de los proyectos vigentes e identificar vacios de información, solicitar a los docentes responsables de los proyectos y directores de departamentos el ajuste a la información con plazoz definidos MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA 2009-04-06 2009-05-04
Crear base de datos para hacer monitoreo y seguimiento al desarrollo de los proyectos MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA 2009-03-24 2009-04-06
Revisar el formato para la inscripción de proyectos de extensión FANNY OSORIO GIRALDO 2009-03-27 2009-04-17
Revisar el PROCEDIMIENTO PARA PRESTACION DE SERVICIOS A TRAVES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE EXTENSIÓN, para ajustar requisitos y condiciones de desembolsos y registro en la labor académica FANNY OSORIO GIRALDO 2009-03-30 2009-05-04
Dotar la Vicerrectoría de un software avanzado que permita sistematizar y concentrar la información referente al proceso de proyección MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-04-13 2009-12-15
Identificar la linea base de los servicio de proyección a traves de equipos de trabajo de la Vicerrectoria FANNY OSORIO GIRALDO 2009-03-16 2009-03-30
Estandarizar los servicios de proyección univeristaria LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2009-03-16 2009-06-30
 
No se evidenció el acta donde constara la socialización y el aval del colectivo del Departamento de Estudios Educativos, para el proyecto Capacitación para Educadores en Ejercicio, contraviniendo el procedimiento para Prestación de Servicios a través de la Gestión de Proyectos de Extensión P-PR-94, el requisito 7.1 NTCGP 1000:2004 y el numeral 1.2 MECI 1000:2005.
Código ACPM: 317
Fecha de Seguimiento: 2011-03-10         Fecha de Cierre: 2011-02-24         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Modificar el procedimiento a fin de hacer reducción de trámites facilitando el paso por el departamento y reduciéndolo al visto bueno del Director obviando el acta, quedando el acta de la Comisión Central de Proyección como registro de la planificación del servicio FANNY OSORIO GIRALDO 2010-10-05 2010-12-10
Reunir a directores de departamento y a decanos con el fin de socializar los cambios al procedimiento garantizando su empoderamiento frente a la responsabilidad en la planificación del servicio FANNY OSORIO GIRALDO 2011-01-24 2011-02-24
 
En el laboratorio de suelos y bromatología del proceso de Proyección, los servicios prestados a INGECAL en septiembre 9/08 y a la GOBERNACION DE CALDAS en septiembre 15/08 no se envidencian las firmas de recibido en el libro de entrega de resultados incumpliendo el procedimiento P-PR-131.
Código ACPM: 33
Fecha de Seguimiento: 2009-04-16         Fecha de Cierre: 2009-04-16         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Dejar registro de la llamada cuando se utilice este medio para informar los resultados. Modificar el formato único para que quede explicito el medio por el cual se entregaron los resultados JORGE MARIO URIBE MÁRQUEZ 2009-03-16 2009-04-16
 
En los proyectos del proceso de Proyección "Generación de paquetes de información" con código CPU-CEN-511 con fecha de terminacion 15 de abril de 2008 y "Diplomado en administración y análisis de proyectos" con fecha de terminación 02 de agosto de 2008, con código VPU-CEN-519, no se evidencia el informe final de culminación del proyecto ni el acta de terminación del mismo contraviniendo lo dispuesto en el procedimiento P-PR-94.
Código ACPM: 26
Fecha de Seguimiento: 2009-04-15         Fecha de Cierre: 2009-05-04         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar un inventario de los proyectos vigentes e identificar vacios de información, solicitar a los docentes responsables de los proyectos y directores de departamentos el ajuste a la información con plazoz definidos MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA 2009-04-06 2009-05-04
Crear base de datos para hacer monitoreo y seguimiento al desarrollo de los proyectos MARIA FANNY AGUDELO GARCÍA 2009-03-24 2009-04-06
 
En los servicios que hacen parte del proceso de Proyección no se conoce ni tienen definidos mecanismos de identificación y control de la propiedad del cliente, contraviniendo el requisito 7.5.4 de la NTCGP1000:2004.
Código ACPM: 30
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Establecer los mecanismos para identificar y controlar la propiedaad del cliente para los servicios en los cuales se presente esta condición FANNY OSORIO GIRALDO 2009-03-16 2009-06-30
 
En la muestra seleccionada para verificar requisitos de laboratorios en el proceso de Proyección fueron seleccionados el de Bioimpedancia, Toxicología e Hidrodensiometría y no fue posible hacerlo porque no están prestando servicios en el último periodo académico, lo anterior pone en riesgo la imagen y sostenibilidad de estos servicios teniendo en cuenta que se ofrecen dentro del portafolio de la Universidad.
Código ACPM: 28
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-06-16         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Nombrar un químico farmaceutico que garanticela prestación de los servicios de manera continua CARLOS RICARDO ESCOBAR ORTEGA 2009-03-16 2009-06-16
 
Al revisar los proyectos con código VPU-AH-122 "Difusión de la música andina", el CPU-CEN-511 "generación de paquetes de información" y el VPU-CEN-519 "Diplomado en administración y análisis de proyectos" no se encontraron las firmas del Vicerrector, lo que contraviene lo dispuesto en el procedimiento para la gestión de proyectos de extensión.
Código ACPM: 32
Fecha de Seguimiento: 2009-04-16         Fecha de Cierre: 2009-04-16         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Modificar el formato de inscripción de proyectos y el procedimiento para la prestación de servicio de proyección, eliminando la firma del Vicerrector de Proyección del Formato y determinando el oficio de inscripción de proyectos con la firma del vicerrector como requisito para validar la inscripción a la Vicerrectoría de Proyección FANNY OSORIO GIRALDO 2009-03-16 2009-04-16
 
En el procedimiento de gestión integral de proyectos de emprendimiento se dificulta encontrar los datos que alimentan los indicadores del plan de accion 2008, tal es el caso de los "estudiantes que presentan iniciativa empresarial" no se visualiza cuales corresponden a lo proyectado para esta vigencia.
Código ACPM: 29
Fecha de Seguimiento: 2009-04-17         Fecha de Cierre: 2009-04-17         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Definir dentro del proceso de gestión documental los mecanismos para la administración de archivos electrónicos LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-03-16 2009-04-17
 
Se hace evidente en el proceso de Proyección que no se aplica adecuadamente Ley General de Archivo (Ley 594 de 2000) para el control de registros; tal es el caso del procedimiento de gestión integral de proyectos de emprendimiento en el que se observa que los registros concernientes a dichos proyectos son administrados solo en medio electrónico por el responsable de esta actividad y esto dificulta el seguimiento y control de la información. No es una información de fácil acceso o consulta. Lo anterior contraviene los requisitos 4.2.4 y 7.5.3 de la NTCGP 1000:2004.
Código ACPM: 31
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-04-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Crear tabla de retención documental para Emprendimiento incluyendo las series documentales para los registros electrónicos necesarios LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-03-03 2009-04-30
 
Analizando el resultado de la medición de satisfacción del año 2013 para el servicio de salud animal, aunque la calificación global es muy positiva (91.14%), la pregunta con más baja calificación fue la relacionada con el inventario de los medicamentos en la farmacia y su disponibilidad para los pacientes del Hospital Veterinario, con un total de 4.34. El análisis de causas derivo a situaciones que deben ser objeto de mejora.
Código ACPM: 741
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2015-06-30         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Formular un proyecto de extensión que se presente a la Vicerrectoría de proyección que aborde de manera integral aspectos de mejora en la prestación del servicio y los recursos necesarios para este y articule esfuerzos en proyectos de investigación. GINES FERNANDO RAMIREZ BENAVIDEZ 2014-11-13 2015-06-30
Analizar la posibilidad de continuar el proyecto de diplomados que prepara profesionales graduados con matricula vigente para prestar servicios en el Hospital Veterinario en horarios no cubiertos por Docentes y Estudiantes. GINES FERNANDO RAMIREZ BENAVIDEZ, MARIA VICTORIA BENJUMEA RINCÓN
2014-11-13 2015-06-30
Evaluar la prestación del servicio actual y documentarlo en un procedimiento que incluya actividades necesarias para mejorar la atención del usuario. GINES FERNANDO RAMIREZ BENAVIDEZ, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ
2014-11-13 2015-06-30
 
La encuesta de satisfacción de los servicios de proyección evaluados para la vigencia 2013, presentaron en su totalidad una evaluación satisfactoria superior al 90% (Usuarios externos); sin embargo, los resultados de la encuesta de satisfacción de servicios internos tuvo un resultado global de 59,09%, por debajo de la meta propuesta y por debajo del promedio comparativo con los demás procesos.
Código ACPM: 742
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar una mejora integral a la forma como se registran, evalúan y se hace seguimiento a los proyectos de proyección. MARIA VICTORIA BENJUMEA RINCÓN 2014-10-01 2015-06-30
Establecer e implementar una estrategia para la difusión permanente de los servicios de Proyección y vincular las actividades que se realicen en todos los ámbitos de la Vicerrectoría. PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA 2015-01-30 2015-12-18
Implementar y hacer seguimiento al proyecto que hace parte del Plan de Acción Institucional sobre la socialización de los logros de los docentes en el ámbito de la proyección universitaria PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA 2015-01-30 2015-12-18
Visitar periodicamente las facultades para recoger iniciativas de proyectos y socializar a los docentes las posibilidades que brinda la administración para el apoyo a proyectos articulados en docencia, investigación y proyección. PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA 2015-01-30 2015-12-18
 
Aunque la calificación de satisfacción de los egresados (Medición de indicadores) supera la meta y también la medición de satisfacción de educación continuada, el proceso de proyección ha logrado identificar que no se cuenta con un análisis estratégico ni estructural de la oferta de educación continuada que dinamice los objetivos misionales de la universidad.
Código ACPM: 752
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Actualización del diagnóstico de necesidades de educación continuada a partir de un análisis prospectivo de los sectores productivos con relación a las competencias del recurso humano que deben fortalecerse. GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO 2015-01-23 2014-06-30
Complementar el diagnóstico de necesidades de educación continuada a partir de un análisis real de las brechas que existen entre las necesidades del medio y las competencias de nuestros profesionales. GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO 2015-01-23 2015-06-30
Estructurar el diseño de un modelo de servicio de educación continuada bajo el enfoque de sistemas que brinde información sobre el monitoreo del entorno y el desempeño de los diferentes programas. GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO, LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA
2015-01-23 2015-06-30
Realizar un reconocimiento e identificación de la oferta actual de educación continuada dentro de todos los programas, identificando de manera conjunta programas pertinentes a ser ofertados a partir del diagnóstico de necesidades realizado. GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO, ANDRÉS FELIPE BETANCOURTH LÓPEZ
2015-06-30 2015-12-18
Proyectar una agenda de educación continuada permanente y de actualización anual que responda a las necesidades del medio y a las capacidades académicas de los diferentes programas GLORIA ESPERANZA GARCÍA QUINTERO, LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA
2015-06-30 2015-12-18
Estructurar un programa de mercadeo unificado y estandarizado para la totalidad de la agenda de educación continuada de cada año. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2015-06-30 2015-12-18
 
Analizando los servicios no conformes presentados en el 2011 y 2012, se identifica como recurrente la dificultad para la consecución de aulas o espacios adecuados para la prestación del servicio de educación continuada, los que pone en riesgo el cumplimiento de la promesa de servicio.
Código ACPM: 547
Fecha de Seguimiento: 2012-11-30         Fecha de Cierre: 2012-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Es necesario incluir en el formato de Presentación de Proyectos a la Vicerrectoría de Proyección en el Procedimiento P-PR-94 específicamente para Educación Continuada, el item relacionado con "espacio definido y reservado para realizar la actividad", de esta manera la Comisión Central de Proyección puede conocer de antemano si se cuenta con los espacios adecuados o no. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2012-10-29 2012-12-14
 
Al analizar el indicador que mide la cultura del emprendimiento se identificó que aunque la meta se cumple: (Durante la vigencia 2011 se inscribieron a la convocatoria Ucaldas-emprende 25 iniciativas , a las que se sumaron 15 , que venian en proceso de acompañamiento del año 2010, para un total de 40 iniciativas. de las cuales estan en marcha, o generando ventas 8 iniciativas, equivalente al 20%), se ha evidenciado un alto nivel de deserción o mortandad en las iniciativas de emprendimiento entre las etapas de idea de negocio y su puestas en marcha, en un 80%, razón por la cual se solicita formular una acción preventiva para identificar las causas de deserción y poder focalizar el accionar de la unidad.
Código ACPM: 503
Fecha de Seguimiento: 2013-05-22         Fecha de Cierre: 2013-10-25         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Gestionar ante los directores de programa y de departamento los proceso de emprendimiento de los estudiantes como actividades académicas válidas ejemplo: pasantías, proyectos de grado, practicas, otros LUZ ESTELLA RÍOS SANCHEZ 2012-10-26 2013-10-25
 
El Centro de Museos continúa desarrollando su objeto misional, tal como fue evidenciado en la última auditoría interna. Sin embargo, luego de realizar una revisión a la continuidad y crecimiento de los proyectos liderados por esta instancia se denota una progresiva disminución en la participación en la gestión de proyectos de investigación y proyección así como su articulación con la gestión académica de la Universidad y la posibilidad que ofrecen convocatorias del nivel nacional. La Universidad debe destinar recursos importantes para la adecuación de los espacios que implican la protección y salvaguarda de las obras y patrimonio que alberga este Centro de Museos.
Código ACPM: 623
Fecha de Seguimiento: 2014-08-13         Fecha de Cierre: 2014-11-28         Estado: Abierta
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Invitar a los departamentos que tienen en su misión temas realcionados con las colecciones del Centro de Museos qa que se vinculen con proyectos de docencia, investigación y proyección, aprovechando las piezas aqui salvaguardadas. SANDRA MILENA LINCE SALAZAR 2014-03-03 2014-07-15
Trabajar conjuntamente con los departamentos que tienen intereses en temas de gestión cultural y reflexión sobre la cultura en eventos de proyección como seminarios, conferencias, talleres, etc. SANDRA MILENA LINCE SALAZAR 2014-03-03 2014-11-28
Preparar un proyecto genérico del Centro de Museos y buscar apoyo en las instancias administrativas de la Universidad realcionadas con la gestión de proyectos para aplicar a convocatorias nacionales y regionales. SANDRA MILENA LINCE SALAZAR 2014-04-30 2014-07-30
Busqueda de articulación a través de convenios de cooperación con museos, centros de investigación y organizaciones culturales que contribuyan al desarrollo del patrimonio y las acciones que se realizan desde el Centro de Museos de la Universidad. SANDRA MILENA LINCE SALAZAR 2014-04-30 2014-11-28
Abrir espacios de educación no formal dirigidos a la comunidad en general como estrategia de visibilidad y difusión del Centro de Museos. SANDRA MILENA LINCE SALAZAR 2014-03-03 2014-11-28
 
Al evaluar la satisfacción del servicio de asesoría y consultoría de la Universidad de Caldas, se evidencia una calificación satisfactoria de 87,79% por parte de todos los clientes encuestados; sin embargo, muy pocos clientes que la diligencian, pues solo se aplica a convenios formales legalizados, lo cual puede presentar sesgo en el resultado e insuficiente información para el análisis.
Código ACPM: 743
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar acompañamiento a los departamentos para identificar las posibles fortalezas y potencialidades en temas necesarios en el medio, que puedan hacer parte del portafolio institucional de servicios de asesoría y consultoría. PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA 2015-01-30 2015-12-18
Establecer metodología para configurar la oferta de servicios de asesoría y consultoría a partir de las potencialidades identificadas en los diferentes departamentos. PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA 2015-01-30 2015-12-18
Diseñar e implementar un programa de capacitaciones para los docentes interesados en ofertar servicios de consultoría sobre metodologías para abordar consultorías, elaboración de propuestas de servicios, mercadeo, establecimiento de tarifas, etc. PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA 2015-01-30 2015-12-18
Diseñar e implementar, con apoyo de las facultades, un plan de mercadeo específico para los servicios de asesoría y consultoría que se requieren brindar. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2015-01-30 2015-12-18
 
El soporte documental que da evidencia de la prestación de los servicios de proyección, se constituye de los informes de seguimiento y cierre de los mismos con los debido soportes que permitan dar cuenta con evidencia objetiva de la ejecución de las actividades para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, con lo cual la Comisión evalúe con base en criterios y juicios contundentes la eficacia, eficiencia y efectividad de los mismos. Es así como la identificación y trazabilidad del servicio a lo largo de toda la cadena de prestación del mismo, se garantiza a través de la información contenida en dichos informes. Luego de haber realizado la revisión documental a los proyectos registrados en la Vicerrectoría de Proyección, se hizo evidente que existen debilidades en cuanto al cumplimiento para la presentación de estos informes (7 de 37 proyectos) y así como en su completitud y soporte (7 de 37 proyectos). La no existencia de informes que den cuenta de la ejecución de las actividades, así como la existencia de los mismos que no cuenten con los debidos soportes de su ejecución, afecta la identificación y trazabilidad del servicio, con lo cual se contraviene lo dispuesto en el numeral 7.5.3 de la NTCGP 1000:2009 y de manera consecuente se pone de manifiesto la existencia de riesgos en el cumplimiento del numeral 7.3.5 correspondiente a la verificación del diseño y desarrollo, en tanto, la Comisión Central de Proyección como instancia responsable de esta actividad, puede carecer de elementos objetivos y criterios basados en evidencia para evaluar la conformidad en la prestación de los servicios. Así mismo se pone en riesgo la capacidad del proceso para cumplir con el seguimiento y medición del servicio estipulada en el requisito 8.2.4 de la NTC GP 1000:2009 y se pone de manifiesto debilidades en la eficacia de la mejora continua, por tratarse esta situación de un hallazgo reiterativo de la auditoría de la vigencia 2009 al proceso.
Código ACPM: 621
Fecha de Seguimiento: 2014-05-22         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
La Vicerrectoría de Proyección Universitaria y la Comisión Central de Proyección elaborarán un protocolo de seguimiento a los proyectos, de acuerdo a los informes parciales y finales y dispondrán las sanciones para quienes incumplan el procedimiento P-PR-94, el cual establece la obligatoriedad de presentar estos informes a la VPU. FANNY OSORIO GIRALDO 2013-11-15 2014-06-16
Puesta en marcha del software de administración de los proyectos de proyección, que garantice la sistematización de la información y un optimo seguimiento a los mismos. FANNY OSORIO GIRALDO 2014-01-30 2014-06-30
 
Se analiza el indicador: Proyectos que han demostrado su impacto social a través del uso del conocimiento, el cual presenta un resultado de 18%, ligeramente inferior a la meta establecida del 20%, obteniendo un 90% de cumplimiento; sin embargo, se ha identificado la posibilidad de tener subregistro de los datos que hacen parte del indicador, con lo que es posible superar en gran medida la meta propuesta.
Código ACPM: 748
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Modificación del procedimiento P-PR-94 para incluir el concepto: Desarrollo Social e Inclusión, con el fin de identificar los proyectos de extensión de impacto social desarrollados en la universidad articulado a la clasificación propuesta por el Ministerio de Educación unificando las fuentes de información para la medición de responsabilidad social. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-06-30 2014-08-29
Armonizar la medición de indicadores internos con los reportes generados al Ministerio de Educación Nacional para darle visibilidad a los proyectos sociales para ir construyendo la línea base para establecer la verdadera dinámica institucional alrededor de los proyectos de responsabilidad social. CARLA NORIDIA MURILLO NOREÑA 2014-06-30 2014-12-19
Diseñar e implementar un sistema de información para la formulación y seguimiento a los proyectos de extensión, con el fin de facilitar la presentación de los mismos a la Vicerrectoría de Proyección y su ejecución de conformidad con lo planificado, estimulando la presentación de proyectos por parte de las diferentes facultades. CARLOS ALBERTO CUESTA IGLESIAS 2014-10-01 2015-03-31
Establecer e implementar estrategias para promover el reporte de los proyectos de fondos especiales a través del aplicativo implementado, de manera que se conozca la verdadera dinámica de formulación de proyectos de proyección en la institución. Socializar en las diferentes facultades el instrumento generado para estimular su uso. PAULA TATIANA LÓPEZ CHICA 2015-01-30 2015-12-18

Gestión Jurídica

     Riesgos
 
    - No presentar recursos cuando es procedente, en procesos judiciales.
Código ACPM: 707
Fecha de Seguimiento: 2014-05-30         Fecha de Cierre: 2014-12-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Monitoreo permanente al sistema LITIGOB por parte del Secretario General. FERNANDO DUQUE GARCÍA 2013-11-19 2014-12-15
Creación de un instructivo que indique la necesidad de justificar ante el Secretario General la no presentación del recurso. FERNANDO DUQUE GARCÍA 2013-11-19 2014-12-15
 
    - Vencimiento de términos judiciales y no se pueda realizar una defensa apropiada de la entidad
Código ACPM: 705
Fecha de Seguimiento: 2014-07-30         Fecha de Cierre: 2015-01-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Crear tabla de reporte de procesos notificados y fecha extrema de vencimiento con registro de presentación de la contestación CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2013-01-15 2015-01-15
 
    - Delitos contra la administración pública
Código ACPM: 709
Fecha de Seguimiento: 2014-07-30         Fecha de Cierre: 2015-03-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Fortalecer el proceso de Gestión Humana en lo relativo a la selección (aplicación de pruebas), inducción y reinducción JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2014-01-30 2015-01-30
Informe bimestral de las labores desplegadas por los funcionarios y contratistas encargados de ejercer la defensa de los intereses de la entidad. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2014-01-15 2015-03-15
 
     Hallazgos
 
Socializar el informe realizado por la oficina de control Interno disciplinario del proceso de Gestión Jurídica, con una frecuencia semestral, tal como lo establece la guía G-GJ-447 del Sistema Integrado de Gestión.
Código ACPM: 319
Fecha de Seguimiento: 2011-01-10         Fecha de Cierre: 2011-07-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Consolidar informe para ser presentado al Equipo Directivo de acuerdo a lo establecido en la guìa. SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ 2010-11-30 2011-01-14
Agendar al Equipo Directivo para la socialización, discusión y toma de decisiones del informe presentado por la Oficina de Control interno Disciplinario. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2011-01-24 2011-07-25
Dejar constancia en el Acta del respectivo Equipo Directivo de la socialización, discusión y toma de decisiones con respecto al informe semestral presentado por la Oficina de Control Interno Disciplinario. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2011-01-31 2011-07-29
 
Realizar copias de seguridad de los asuntos judiciales, extrajudiciales y de control disciplinario del proceso de Gestión Jurídica, direccionadas hacia el servidor en la Oficina de sistemas con el fin de minimizar el riesgo de pérdida de información y obtener respaldo del servidor, tal como lo establece el instructivo I-IC-362 del sistema Integrado de Gestión.
Código ACPM: 320
Fecha de Seguimiento: 2011-05-25         Fecha de Cierre: 2011-07-22         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a la oficina de Planeacion y sistemas la capacitacion de los empleados de la secretaria general grupo de gestion juridica y control disciplinario en la realizacion de copias de seguridad. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2010-11-26 2011-03-09
Elaborar un intructivo de copias de seguridad de los archivos de la oficina de control interno disciplinario y gestion juridica WILLIAMS FELIPE IBAÑEZ JURADO, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
, SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ
, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2010-11-26 2011-04-23
Solicitar a la oficina de planeacion y sistemas el suministro de comuptadores que tengan la capacidad de realizar las copias de seguridad. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
2010-11-26 2011-07-22
 
Ampliar la difusión y culturización del normograma institucional en el proceso de Gestión Jurídica, con el propósito de evitar el riesgo de incurrir en errores por el desconocimiento de las normas por parte de la comunidad universitaria.
Código ACPM: 323
Fecha de Seguimiento: 2011-02-18         Fecha de Cierre: 2011-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Oficiar al Líder de Comunicaciones solicitándole la existencia dentro de la página web, de un espacio para dar mayor difusión y publicidad a los Acuerdos, Resoluciones, Circulares y otros expedidos por las diferentes autoridades universitarias. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2010-11-22 2011-06-01
Solicitar al Grupo Interno de Archivo se estudien los pasos que quedaron establecidos en la nueva Versión del Admiarchi, con el fin de que capacite a los funcionarios de la Universidad respecto a los cambios surgidos y a la nueva aplicación para su fácil consulta. SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2010-05-31 2011-06-30
Establecer criterios que permitan determinar prioridades para la publicación de la información en la página Web, teniendo en cuenta las solicitudes realizadas por los líderes de los procesos. RICARDO GÓMEZ GIRALDO, CARLOS EDUARDO GARCÍA CORTÉS
2010-11-26 2011-02-28
 
Los informes sobre el control disciplinario en el Proceso de Gestión Jurídica, no se encuentran presentados de manera debida acorde a lo exigido por el Estatuto General en su artículo 34. Solo se encuentra evidencia de los mismos desde el mes de agosto de 2008 y adicionalmente no se encuentran documentados como una salida del proceso en la caracterización.
Código ACPM: 44
Fecha de Seguimiento: 2009-04-17         Fecha de Cierre: 2009-04-17         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Reconstruir los informes de Control Disciplinario de la vigencia 2008 incluyendo el análisis estadístico de las principales faltas disciplinarias y las recomendaciones. ALEXÁNDER VELÁSQUEZ VILLA 2009-03-16 2009-04-17
Documentar un procedimiento para la presentación de informes de Control Disciplinario en donde se reglamente la emisión de recomendaciones y las acciones a tomar por parte del proceso frente a ellas. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-03-23 2009-04-17
Modificar la caracterización del proceso incorporando la salida de los informes de control disciplinario CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-03-23 2009-04-03
 
Se evidencia que el Proceso de Gestión Jurídica, no verifica semestralmente el cumplimiento del requisito de ser estudiante, a los representantes estudiantiles ante los Consejos Superior y Académico.
Código ACPM: 46
Fecha de Seguimiento: 2009-04-23         Fecha de Cierre: 2009-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Modificar el instructivo para elegir representantes del pesonal docente, estudiantil y egresados antes las distintas corporaciones universitarias adicionando la directriz de verificar semestralmente la condición de estudiante regular a los representantes estudiantiles a los Consejos Superior y Académico. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-03-23 2009-04-03
Socializar la modificación al instructivo a los funcionarios relacionados con dicha actividad CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-04-13 2009-06-30
 
Ajustar el aplicativo SAC, puesto en marcha desde junio de 2009 en la oficina de atención al ciudadano del proceso de Gestión Jurídica, con el propósito de registrar la evaluación del servicio y de evaluar el grado de satisfacción de los diferentes clientes.
Código ACPM: 322
Fecha de Seguimiento: 2011-04-21         Fecha de Cierre: 2011-06-30         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 398
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Dirigir oficio a la Oficina de Planeacion y sistemas, para que se realicen los ajustes del aplicativo del SAC, de conformidad con las observaciones realizadas en la auditoria LUCENA OCAMPO BALLESTEROS, VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ
, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
2010-11-26 2011-02-15
Se implementara una encuesta en forma aleatoria de los usuarios del SAC, via correo electronico teniendo en cuenta la calificacion del servicio en el tramite de la peticion queja y reclamo LUCENA OCAMPO BALLESTEROS 2010-11-29 2011-06-30
 
En el Estatuto General en el artículo 34, se define el requisito de que se indiquen las conductas antidisciplinarias de mayor ocurrencia al interior de la institución por parte de sus funcionarios. Se encuentra que el proceso de Gestión Jurídica no realiza la medición y e incorporación de esta información a sus actividades, reflejándose en indicadores de gestión incoherentes con lo dispuesto en el Estatuto General.
Código ACPM: 47
Fecha de Seguimiento: 2009-04-24         Fecha de Cierre: 2009-04-24         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar un procedimiento para la presentación de informes de Control Disciplinario en donde se reglamente la emisión de recomendaciones y las acciones a tomar por parte del proceso frente a ellas. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-03-23 2009-04-17
Socialización del procedimiento a los funcionarios responsables o relacionados con la actividad CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-04-20 2009-04-24
 
Se encuentra que el proceso de Gestión Jurídica, pese a que tiene como responsabilidad desarrollar asesoría jurídico - administrativa a la comunidad universitaria y la elaboración, modificación, aclaración y revisión de actos administrativos, no dispone de una metodología establecida para incorporar la normatividad tanto interna como externa a los procedimientos y actividades propias de la institución, lo que pone en riesgo la aplicación y acatamiento de las mismas.
Código ACPM: 45
Fecha de Seguimiento: 2009-04-20         Fecha de Cierre: 2009-04-20         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar un procedimiento en el que se defina la metodología para incoporar la normatividad interna y externa a los procedimientos y demás actividades propias de la institución. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-03-23 2009-04-03
Socializar el procedimiento a todo el equipo del proceso de Gestión Jurídica en la Secretaría General CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-04-13 2009-04-20
 
Pese a que se observa que el Proceso de Gestión Jurídica, tiene un listado actualizado de los procesos judiciales y extrajudiciales, este no permite ejercer un control rápido sobre el estado y vigencias de los mismos, en razón de que esta información no se especifica.
Código ACPM: 227
Fecha de Seguimiento: 2009-09-01         Fecha de Cierre: 2009-09-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Contratar la adecuaciòn del software existente para control de tèrminos de las audiencias CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-07-30 2009-09-30
 
Pese a que se observa que el Proceso de Gestión Jurídica, tiene un listado actualizado de los procesos judiciales y extrajudiciales, este no permite ejercer un control rápido sobre el estado y vigencias de los mismos, en razón de que esta información no se especifica.
Código ACPM: 43
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-05-29         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 227
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar la cotización para el ajuste al software existente en el que se incorpore el control a las vigencias de las audiencias. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-03-16 2009-03-30
Solicitar al área de sistemas de la Universidad, la viabilidad de intervenir el software para realizarle los ajustes necesarios. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-03-16 2009-03-30
Realizar el ajuste al software de tal manera que se incluya el control a las vigencias de las audiencias. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-04-20 2009-05-29
 
Al revisar uno de los casos correspondientes a prima técnica, se evidencia que presentó recurso de reposición el día 29 de febrero de 2012, sin allegar más documentación. Mediante Resolución No. 647 del 27 de junio de 2012 se decide el recurso de reposición y su notificación se da el 18 de julio de 2012. Lo anterior contraviene el Artículo 86 del Código Contencioso Administrativo.
Código ACPM: 640
Fecha de Seguimiento: 2013-06-30         Fecha de Cierre: 2013-09-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
incrementar personal de apoyo al grupo de gestión juridica FERNANDO DUQUE GARCÍA 2013-01-18 2013-06-20
Implementar modelos de respuesta de prima técnica y disponer en el archivo de gestión carpetas individuales por funcionario el cual contiene las solicitudes y resoluciones que dieron respuesta SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ 2012-11-22 2013-09-30
Designar un funcionario para proyectar las respuestas de prima técnica, que contara con experiencia en la respuesta de este tipo de reclamaciones FERNANDO DUQUE GARCÍA 2013-01-18 2013-09-30
 
Se identificó como riesgo de Gestión Jurídica el Vencimiento de términos en los derechos de petición
Código ACPM: 611
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2013-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Modificar el procedimiento P-MM-80 CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2012-11-01 2013-12-31
 
Se identifico como riesgo en el proceso de gestion juridica el Vencimiento de tèrminos en los derechos de peticiòn, identificando como causas que los derechos de peticiòn ingresados a dependencias diferentes de atenciòn al ciudadano, Falta de seguimiento y control de las peticiones por parte de la oficina de atencion al ciudadano, Desconocimiento de la resolucion rectoral Nro. 00806 de 2006
Código ACPM: 612
Fecha de Seguimiento: 2013-07-12         Fecha de Cierre: 2013-12-02         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitaciones continuas y personalizada a los funcionarios de la Institución acerca del Derecho de Petición (normativa, términos, implicaciones). CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2012-12-03 2013-12-02
 
La última actualización del Instructivo 385 fue realizada en septiembre de 2009 y no fue ajustado luego de la aprobación por parte del Consejo Superior del Acuerdo 020 de 2010, con el fin de incluir las actividades y el formato para la inscripción de representantes estudiantiles al Comité Central de Educación a Distancia (Dado que se debe elegir a través del mecanismo que consagra el Estatuto Electoral de la Universidad Acuerdo 44 de 1997). Lo anterior contraviene el numeral 4.1 de la norma NTCGP1000:2009 y 1.2 del MECI: 1000:2005
Código ACPM: 641
Fecha de Seguimiento: 2013-07-30         Fecha de Cierre: 2013-09-19         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar el instructivo de elecciones en su integridad y realizar los ajustes necesarios para su actualización antes de celebrarse una nueva convocatoria a elecciones SANDRA LILIANA ORTIZ ÁLVAREZ, FERNANDO DUQUE GARCÍA
2012-10-17 2013-09-19
 
De los contatos revisados, solamente uno de ellos presenta el informe de ejecución de recursos, las restantes carpetas de la oficina juridica no presentan esta información, como tampoco, no se remiten los informes de ejecución y liquidación a la secretaría general, contraviniendo las circulares Nros. 05 y 015 de 2010 emitidas por la Secretaria General y el procedimiento SIG P-CC-384
Código ACPM: 445
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2016-06-30         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
PRESENTACION PROYECTO SOFTWARE: Desde principio de año se solicito a la Oficina de Sistemas la adquisición de un software para convenios, el que hoy día cuenta con todos los estudios previos, sin embargo, está pendiente de la asignación de recursos. Se propone el software, por cuanto los convenios se encuentran en una base de datos (Excel), sin que esta permita hacer una trazabilidad del mismo desde su radicación en la Secretaria General, hasta su liquidación incluyendo entre estos dos momentos los informes de supervisión. Un sistema debidamente programado y con usuarios definidos permitirá a través de la pagina web crear el portal de convenios para su consulta y visualización de su trámite, incluyendo informes y alarmas LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-02-01 2014-12-01
 
Aunque se cumple la meta, al realizar una Paretto de causas de los fallos en contra, es posible que para el próximo periodo se incremente el número de fallos por las mismas causas; sin embargo, la universidad desde el mes de febrero de 2012 especificamente mediante acta No. 2 del Comitè de Conciliaciòn decide para los casos donde la entidad sea convocada para reliquidaciòn de pensiones con factores extralegales conciliar extrajudicialmente en asuntos contenciosos administrativos. Se toma esta acciòn para evitar futuras condenas aunque no es posible garantizar el impacto en los fallos que obtendràn en el II semestre de 2012. Se documenta entonces el desarrollo de la acciòn para tomar acciones para futuros fallos en contra.
Código ACPM: 510
Fecha de Seguimiento: 2012-10-25         Fecha de Cierre: 2012-12-24         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se propone utilizar el mecanismo de conciliación extrajudicial, para evitar demandas y condenas en contra de la Universidad, en aquellos casos donde la Universidad sea convocada en asuntos contenciosos administrativos, relacionados con la reliquidacion de pensiones con factores devengados por los servidores en el ultimo año de servicio. FERNANDO DUQUE GARCÍA 2012-04-16 2012-12-24
 
Toda vez que se trata de un tema eminentemente tecnico relativo a la capacidad del software del sig, en cuanto a la capacidad en mejorar el tiempo de respuesta de las consultas en el normograma, se oficiará a la oficina de planeación y sistema, para que implemente la acción correctiva y mejorar en tiempos de respuesta del software.
Código ACPM: 610
Fecha de Seguimiento: 2012-11-26         Fecha de Cierre: 2012-12-04         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Oficiar a la Oficina de Planeación y de Sistemas con el fin que realicen los ajustes pertinentes, para que sea mejorado el criterio de busqueda y memoria. FERNANDO DUQUE GARCÍA 2012-10-29 2012-12-04
 
Ajustar el aplicativo SAC, puesto en marcha desde junio de 2009 en la oficina de atención al ciudadano del proceso de Gestión Jurídica, con el propósito de registrar la evaluación del servicio y de evaluar el grado de satisfacción de los diferentes clientes.
Código ACPM: 398
Fecha de Seguimiento: 2013-04-30         Fecha de Cierre: 2013-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Dado que el SAC no puede ser modificado para incluir una encuesta electrónica, es necesario revisar la encuesta manual para optimizar la aplicación de la misma. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2012-10-25 2013-06-30
 
Revisando las bases de datos de las Resoluciones de Rectoría 2011 y 2012 y diferentes Resoluciones que pasan por revisión de abogados del proceso de Gestión Jurídica, se evidencian varias modificaciones por errores cometidos en digitación. Ejemplos:* Resolución No. 0000095 del 12 de febrero de 2012 que modifica la Resolución No. 000089 del 10 de febrero de 2012. * Resolución No. 0000462 del 26 de abril de 2012 que modifica la Resolución No. 0000403 del 30 de marzo de 2012* Resolución No. 000924 del 24 de agosto de 2012 que modifica la Resolución No. 000759 del 19 de Julio de 2012.* Resolución No. 000946 del 28 de Agosto de 2012 que modifica la Resolución No. 000924 del 24 de agosto de 2012. * Resolución No. 000980 del 7 de septiembre de 2012 que modifica la Resolución No. 000946 del 28 de agosto de 2012.Lo anterior contraviene la conformidad en la prestación de los servicios del proceso, con la consecuente afectación a los usuarios.
Código ACPM: 642
Fecha de Seguimiento:         Fecha de Cierre: 2015-01-30         Estado: Abierta
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Adoptar un plan de contingencia, consistente en obtener el apoyo de un mayor número de abogados -todos adscritos a la Secretaría General-, para efectos de asumir con mayor talento humano la revisión de un alto número de actos administrativos que ocurran en circunstancias excepcionales, como las acontecidas en las fechas de expedición de las resoluciones. FERNANDO DUQUE GARCÍA 2014-12-30 2015-01-30
 
No se cumplió la meta del indicador de ahorro patrimonial, pues el resultado en el I sem de 2014 fue de 113%, por encima de la meta fijada en máximo 50% de condenas con relación a las pretensiones demandadas en diferentes procesos judiciales, a pesar de realizar una defensa judicial adecuada, pues se presentaron condenas que superaron el 50% del valor de las pretensiones. Al realizar un análisis de los condenas, se encuentra que 4 fallos corresponden a demandas por reliquidacion pensional y uno de los fallos correspondió a la revocatoria directa de un acto administrativo que había reconocido una sustitución pensional.
Código ACPM: 721
Fecha de Seguimiento: 2014-11-28         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaborar y aprobar una política de prevención del daño antijurídico sobre reliquidación pensional régimen de transición, a partir de la metodología establecida en el Manual de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico realizado por la Agencia de Defensa Jurídica del Estado de Junio de 2014. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2014-10-01 2014-12-31

Contratación

     Riesgos
 
    - Contratar con personas incursas en causales de inhabilidad
Código ACPM: 680
Fecha de Seguimiento: 2013-11-30         Fecha de Cierre: 2013-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
integrar al 100% los centros de gasto a la unidad de contratación LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2013-01-01 2013-12-31
incluir en las invitaciones a cotizar y en las orden de servicio la pregunta de si es o no servidor publico LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2013-01-01 2013-10-31
 
    - Vicios en la supervision a la contratación
Código ACPM: 681
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incluir una clausula en el formato de la orden o contrato donde se declare por parte del interventor no estar incurso en conflicto de interés. LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2013-01-01 2013-12-31
Accion conjunta con la Oficina de Control Interno para realizar auditoria aleatoria a la labor de interventoría a la contratación LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2014-01-01 2014-12-31
Consolidar el proyecto de especializacion de la función interventoría LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2014-01-01 2014-12-31
 
    - Errores involuntarios en pliegos de condiciones
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
El proceso de Contratación no cuenta con una base de datos de proveedores como referencia y fuente de información para los diferentes ordenadores de gasto y la junta de compras para la invitación a cotizar, así mismo no se tienen establecidos criterios que permitan definir a que proveedores invitar, lo que pone en riesgo el fundamento del principio de la transparencia citado en el estatuto de contratación de la Universidad.
Código ACPM: 8
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-05-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar e implementar en el estatuto de contratación y los procedimientos relacionados lo pertinente al concepto de banco de proveedores y su administración. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-02-10 2009-04-15
Elaborar una base de datos de proveedores única aplicable para todos los ordenadores de gasto de la universidad. Socializarla y publicarla. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-02-10 2009-05-29
 
En el proceso de Contratación, no se tiene registro de actas de la junta de compras de las 3 sesiones anteriores a la fecha de la auditoría, en las cuales se referencie la aprobación de solicitudes de compras ya adjudicadas.
Código ACPM: 3
Fecha de Seguimiento: 2009-04-24         Fecha de Cierre: 2009-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Generar directamente en computador portatil el acta en cada sesion CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-01-19 2009-12-18
 
El proceso de Contratación, pese a que tiene documentado un procedimiento, no tiene clararidad sobre los criterios para evaluación y reevaluación de proveedores de bienes o servicios a la Universidad; igualmente no posee registros de evaluaciones aplicadas, lo que contraviene lo dispuesto en el numeral 7.4 de la NTCGP 1000:2004.
Código ACPM: 4
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-11-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Socializar el estatuto de contratacion y sus reglamentaciones a todos los centros de gastos CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-02-10 2009-04-15
Realizar visitas de control y seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-04-30 2009-11-30
Realizar visitas de control y seguimiento por parte de la Secretaria General mensualmente (a uno o mas centros de gastos LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2009-04-30 2009-11-30
 
En el proceso de Contatación se envió una circular el 24 de noviembre de 2008 referente a la utilización de los formatos aprobados en el SIG para la implementación de los procedimientos asociados al proceso, no obstante se encuentra que no se han implementado adecuada y completamente sin que se hayan adelantado las acciones pertinentes. Lo anterior contraviene el requisito 4.2.3 de la NTCGP 1000:2004.
Código ACPM: 5
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-05-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Difundir en la capacitación de contratación los formatos SIG CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-04-15 2009-05-29
 
En el proceso de Contratación, no se evidencia registro de los requerimientos de las direntes facultades como entrada para la construcción del plan de compras de 2008. No se evidencia registros de los requerimientos de las siguientes compras relacionadas en el plan de compras del 2008: dotación sala de cirujía, adquisición de equipos y muebles de oficina, video proyector. No se eviencia el Visto Bueno del Rector en el plan de compras del 2008. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el artículo 9 del Estatuto de Contratación. El proceso no realiza publicación del registro de los contratos de bienes y servicios adquiridos por la entidad en un lugar visible de la Universidad como lo establece el artículo 35 del Estatuto de Contratación. Adicionalmente, en consideración al enfoque por procesos, la construcción del plan de compras se asocia directamente al proceso de Planificación y hace parte de un documento de entrada al proceso de Contratación, lo que no se hace evidente en la caracterización de los respectivos procesos.
Código ACPM: 7
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-05-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a Planeación el cambio en la caracterizacion del procedimiento de contratacion CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-03-23 2009-05-15
 
En el proceso de Contratación, no se tienen identificados los folios de los expedientes de los contratos 049 y 050 de 2008. No se tiene establecida la tabla de retención documental para la administración de la documentación de los convenios. Lo anterior contraviene el requisito 4.2.4 de la NTCGP 1000:2004.
Código ACPM: 6
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-05-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Comunicar a través de circular y correo electrónico, la obligación de foliar los documentos para la contatación antes de ser enviados a la Secretaría General. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-04-15 2009-05-15
Solicitar al área de administración de documentos asesoría en la administración del archivo de gestión para la funcionaria LIGIA RIOS GARCIA. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-04-01 2009-04-03
Realizar inspección y diagnóstico del archivo de gestión y las tablas de retención documental del proceso de Contratación, determinar ajustes y realizarlos. LIGIA RÍOS GARCÍA 2009-04-15 2009-05-18
Realizar capacitación a la funcionaria LIGIA RIOS GARCIA acerca de la administración de los archivos de gestión. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-04-13 2009-04-15
 
Se pretende evitar tramites innecesarios conservado dos archivos de contratos, el de la Secretaria General con originales y faltandoles documentos como los recibidos a satisfacción y las actas de liquidacion y el de la Oficina Financiera donde igualmente deben quedar los originales y donde efectivamente reposan los recibidos a satisfacción y las actas de liquidación para efectos de pago. Por lo tanto que el expediente del contrato se conserve directamente en la oficina Financiera.
Código ACPM: 266
Fecha de Seguimiento: 2009-11-16         Fecha de Cierre: 2009-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Generar una nueva tabla de retención documental por parte de la Oficina de Administración de Documentos para la serie de contratos y los documentos que debe contener su expediente, en acuerdo con la Oficina Financiera FERNANDO ARENAS CLAVIJO 2009-04-15 2009-12-18
 
El proyecto de estandarización y centralización de la contratación directa de la Universidad de Caldas, pretende mostrar de un modo detallado, como erradicar los riesgos jurídicos de los cuales son vulnerables todas las personas que intervienen en el proceso de contratación directa y de la universidad misma, además pretende rediseñar el proceso donde se plantean las responsabilidades y métodos en pro del mejoramiento continuo de los procesos administrativos de la universidad.
Código ACPM: 461
Fecha de Seguimiento: 2013-01-31         Fecha de Cierre: 2013-11-01         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Unificar el procedimiento de contratacion directa en un grupo especializado de la Secretaria General, para que desde alli se opere el procedimiento, como una accion de mejora frente a los hallazgos de la Contraloria , LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
2011-05-31 2013-05-31
Implementar la especializacion en la supervision de los contratos, reduciendo el grupo de personas que pueden efectuar esta accion a un grupo de 15 o 20 personas, permitiendo con esto ademas de un segumiento mas directo a la contratacion, la operatividad del SINCO en lo que respecta a las actas de recibo a satisfaccion, reevaluacion del proveedor y el acta de liquidacion , LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
2012-11-01 2013-11-01
 
Luego de haber sido auditada la gestión contractual de todos los centros de gasto, sobre muestra de contratos seleccionados aleatoriamente, se encuentran no conformidades sobre los siguientes aspectos (ver detalles en la lista de verificación de la auditoria): a) publicación de la contratación dentro de los términos establecidos en el Acuerdo 03 de 2009, b) falta de inscripción de un proveedor en el banco de proveedores, c) falta de consulta en el SICE en un contrato, d) debilidades en el registro de la información contractual en los formatos de rendición al organo de control, e) debilidades en la elaboración de los estudios de mercado, f) requisito de consulta en el plan de compras en la etapa precontractual, g) fallas en el cumplimiento de los plazos establecidos en el procedimiento de contratación, h) debilidades en el uso de la modalidad de "compra global". Lo anterior denota la existencia de debilidades en el manejo de las etapas precontractuales por parte de los centros de gasto, que avizoran la necesidad de establecer correctivos integrales al procedimiento de contratación bajo el alcance de los centros de gasto, dado que los controles que hoy estan establecidos en estas etapas, no estan evidenciando su efecitividad para evitar la persistencia de fallas identificadas en auditorias internas y externas anteriores de similar connotación.
Código ACPM: 453
Fecha de Seguimiento: 2012-06-29         Fecha de Cierre: 2012-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Desarrollar el proyecto de unidad de contratación que pemita centralizar la gestión contractual, desde las etapas precontactuales de los centros de gasto en una unidad de gestión liderada por la Secretaría General. El proyecto se desarrollará por prueba piloto integrando progresivamente a cada centro de gasto. El proyecto se constituirá en el objeto de seguimiento de cumplimiento de esta ACPM. FERNANDO DUQUE GARCÍA 2011-06-01 2012-12-14
 
Se evidencia que aún persiste un gran riesgo en términos de la cultura del "inmediatismo" que muchos funcionarios tienen a la hora de suscribir convenios sin seguir las formalidades plenas establecidas en el procedimiento P-CC-384. Así mismo, no existe una acción correctiva o preventiva relacionada con el tema de convenios y esto tiene implicaciones jurídicas graves para la Institución y para quienes suscriben dichos convenios.Lo anterior contraviene los numerales 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3 de la norma NTCGP-1000.
Código ACPM: 495
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2013-06-28         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se elaborara a modo de prueba un solo procedimiento unificando el procedimiento de la Vicerrectoria de Proyeccion con el de la Secretaria General ya que gran parte de la informacion de este último se encuentra en el formato de que para el efecto tiene el procedimiento de la Viceproyeccion. LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-11-01 2013-06-28
 
Al solicitar los informes de interventoría y/o supervision de contratos, se encuentra de manera generalizada la inexistencia de informes de interventoría y supervisión, cuando aplica. No se hace evidente en todos los contratos la actuación de los internventores y supervisores respecto de la generación de informes. Lo anterior avizora riesgos de control documental de los expedientes de los contratos y falta de claridad sobre el alcance de actuación de los supervisores e interventores en la actividad de emisión de informes que soporten el recibo a satisfacción.
Código ACPM: 443
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
PRESENTACION PROYECTO SOFTWARE: Desde principio de año se solicito a la Oficina de Sistemas la adquisición de un software para convenios, el que hoy día cuenta con todos los estudios previos, sin embargo, está pendiente de la asignación de recursos. Se propone el software, por cuanto los convenios se encuentran en una base de datos (Excel), sin que esta permita hacer una trazabilidad del mismo desde su radicación en la Secretaria General, hasta su liquidación incluyendo entre estos dos momentos los informes de supervisión. Un sistema debidamente programado y con usuarios definidos permitirá a través de la pagina web crear el portal de convenios para su consulta y visualización de su trámite, incluyendo informes y alarmas LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-02-06 2014-12-19
La digitalización de los convenios junto con su visualización en la página web de la Universidad LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-10-01 2012-12-19
 
De conformidad con el acta de revisión por la dirección de la vigencia 2009, registrar el cronograma de implementación del Subsistema de Inventarios y Compras – SINCO en una acción preventiva, el que empezará a consolidar la base de datos de contratos en el mes de agosto de 2010.
Código ACPM: 289
Fecha de Seguimiento: 2011-06-30         Fecha de Cierre: 2011-11-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
El desarrollo del cronograma de implementación del subsistema de inventarios y compras SINCO LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2009-09-01 2011-11-30
 
Se evidencia que no se ha venido llevando un control documental adecuado en cuanto al orden de los registros en los expedientes contractuales y de convenios, propiciando riesgos por extravío o traspapelación de registros que se archivan en diferentes carpetas sin conservar orden consecutivo según la estructura de cada proceso contractual y lo establecido en el numeral 4.2.4 de la norma NTCGP-1000
Código ACPM: 497
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2013-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Generar para la prueba piloto una nueva tabla de retencion documental y el archivo digital de los contratos LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-11-01 2013-12-31
 
Se evidencia que aún persisten inconsistencias en la firma de los formatos de paz y salvo por parte de los supervisores en cada proceso contractual a través de los cuales se autorizan los pagos a los proveedores. Lo anterior contraviene los numerales 4.2.4 y 7.4.3 de la norma NTCGP-1000
Código ACPM: 496
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2013-12-31         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Implementar la especializacion en la supervision de los contratos, reduciendo el grupo de personas que pueden efectuar esta accion a un grupo de 15 o 20 personas, permitiendo con esto ademas de un segumiento mas directo a la contratacion, la operatividad del SINCO en lo que respecta a las actas de recibo a satisfaccion, reevaluacion del proveedor y el acta de liquidacion LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-11-01 2013-12-31
 
Realizando el análisis de los días promedio que se demora el trámite contractual desde la aprobación de la solicitud hasta la legalización del contrato, se encuentra que el foco de intervención es la contratación privada de menor cuantía porque no está cumpliendo con la meta en un 55% (Meta: 12 días, Promedio: 22 días), mientras que las demás modalidades están cumpliendo en un 100% la directa y en un 92% la privada de mayor cuantía (Contratación Pública no se registra).
Código ACPM: 755
Fecha de Seguimiento: 2014-07-01         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Eliminar o minimizar ciertos pasos dentro del proceso contractual, de manera que sea más ágil y se pueda desarrollar en los 12 días calendario establecidos en la meta. Esta simplificación de trámites deberá generar una nueva versión de los procedimientos de contratación. JUAN SEBASTIAN GUTIERREZ HERNÁNDEZ, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ
2014-11-03 2015-12-18
Mejorar el procedimiento y manejo de la supervisión, pues aunque hasta el momento se ha manejado como pos-contractual, los supervisores son las personas que deben promover por la oportunidad en el inicio de la prestación del servicio contratado. El procedimiento mejorado en el SIG, deberá establecer claramente las responsabilidades alrededor de las actividades asociadas a la supervisión. JUAN SEBASTIAN GUTIERREZ HERNÁNDEZ 2014-11-28 2015-12-18
Montar en la página principal de la universidad un módulo para que los supervisores ingrese la documentación relacionada con la ejecución del contrato y los informes de contratistas. El módulo puede ser desarrollado por la empresa contratista del SINCO o la Oficina de Sistemas de la universidad. JUAN SEBASTIAN GUTIERREZ HERNÁNDEZ 2015-01-23 2015-12-18
 
Es recomendable estudiar estrategias que permitan la optimización y agilidad en la actualización de indicadores de los procesos y de los registros de reevaluación de los mapas de riegos en el SIG desde el año 2009 y las acciones que se toman por parte del líder de proceso para reevaluar su probabilidad de ocurrencia y su impacto con el fin de lograr su mitigación.
Código ACPM: 499
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2013-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Trazar un solo programa de acciones ya sean de auditorias de control, de auditorias internas, de planes de mejoramiento con la Contraloria, de acciones con Transparencia por Colombia, de solicitud autonoma o del grupo interno de trabajo unifican las fechas de seguimiento. LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-11-01 2013-12-31
 
Realizando análisis del indicador eficiencia en la contratación para el II semestre del año 2012, se identifica, que aunque la meta se cumple, por un lado, el indicador unifica las mediciones de días de contratación, tanto para directa como para pública y privada (procesos contractuales completamente diferentes en su ejecución) y por el otro, se presenta un alto riesgo de incumplimiento en la contratación directa, la cual se ejecuta en la universidad con mayor frecuencia y representa gran cantidad de recursos para la adquisición de bienes y servicios, identificando una no conformidad potencial frente a posibles posibles demoras derivadas de ineficiencias en el proceso contractual.
Código ACPM: 620
Fecha de Seguimiento: 2013-06-03         Fecha de Cierre: 2013-06-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Rediseñar el proceso de plan de compras, elaborarlo a partir de la Planeación de las facultades y articularlo al Banco de Programas y Proyectos de la universidad. Rediseñar procedimiento y sistematizar ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-04-01 2013-04-30
Modificar el procedimiento del SIG, complementando actividades previas a la solicitud, actividades del planear y articularlo a la operación del SINCO. Simplificar los documentos existentes. LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2013-03-01 2013-04-30
Socializar y difundir el procedimiento modificado, dentro de los funcionarios relacionados con la contratación, realizando una campaña para dar a conocer los principios de legalidad y transparencia LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2013-04-30 2013-05-31
Implementar el proyecto de selección, consolidación del grupo y mejoramiento de competencias del grupo de supervisores de los contratos en la Universidad, debidamente caracterizados por temas LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2013-04-30 2013-06-14
 
Analizando el resultado del indicador de eficacia en la selección de proveedores, en el cual se determina los proveedores que obtienen una mayor calificación en los procesos de reevaluación, a pesar de cumplir la meta, se identifica una no conformidad en cuanto a contratar un proveedor que no cuenta con recalificación de proveedores previa, teniendo el riesgo de no cumplir las expectativas o criterios de evaluación de la universidad dado que la evaluación se realiza a través de una muestra.
Código ACPM: 500
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2013-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se trabajo con la casa de software y Sistemas, en la parametrizacion en el SINCO de la REEVALUACION del proveedor, del acta de recibido a satisfaccion y de acta de liquidación. En la actualidad el SINCO ya cuenta con estas actas y reevaluación, sin embargo, para ponerla en marcha es necesario capacitar a un grupo de personas para que cumplan de manera especializada la funcion de la supervision y pueden asi mismo adelantar dichos tramites a traves del sistema SINCO. Esta actividad depende de la disponibilidad de personal y distribucion de funciones que se soliciten a la Oficina de Gestion Humana y que sean aprobadas por ésta. LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-04-16 2013-12-31
 
A raíz de la puesta en marcha de dos acciones de mejora, se hace necesario brindar claridad respecto de un periodo de transición entre los procedimientos ya existentes de Contratación en el SIG Y FORMATOS y el SUBSISTEMA SINCO y la PRUEBA PILOTO. Al poner en marcha estas dos últimas acciones se presenta un paralelismo entre estos nuevos procedimientos y los procedimientos del SIG, si bien la normatividad sigue siendo la misma en lo que respecta a responsables, formatos y pasos.
Código ACPM: 501
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2013-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
definir un perido de transicion entre el sistema SINCO Y EL SIG, tiempo en el cual se correran las adaptaciones a uno y otro hasta lograr la uniformidad en ambos LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-11-01 2013-12-31
 
UNA VEZ ANALIZADOS LOS INDICADORES a pesar que se cumple la meta de los 24 dias dentro del proceso global de la contratacion, es necesario analizar los plazos de la Oferta Privada ya que respecto de los tiempo del año pasado este termino aumento. Por lo que se llevara acabo una accion correctiva en la que se incluira el analisis de pareto como fuente de identificacion de acciones.
Código ACPM: 526
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2012-11-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Analisis de las 7 convocatorias utilizando el metodo de pareto para formulacion precisa de las acciones, iniciando con la descripcion paso a paso del tramite surtido luego de recepcionada en la Junta de Compras la solicitud LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-08-01 2012-11-30
 
Se evidencian debilidades aún persistentes en cuanto a la cultura del registro de acciones y proyectos de mejoramiento que si bien se han implementado o se encuentran en ejecución, no están siendo documentados dentro del módulo de ACPMs del SIG, perdiendo trazabilidad y visibilidad de proyectos que generan impactos positivos en la institución y podrían demostrar la madurez del sistema.
Código ACPM: 498
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2016-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Trazar un solo programa de acciones ya sean de auditorias de control, de auditorias internas, de planes de mejoramiento con la Contraloria, de acciones con Transparencia por Colombia, de solicitud autonoma o del grupo interno de trabajo unificando las fechas de seguimiento. LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO 2012-11-01 2013-12-31

Bienestar

     Riesgos
 
    - Vulnerabilidad Institucional frente a cambios abruptos en el sistema de Bienestar Universitario a Nivel Nacional
Código ACPM: 675
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2013-11-30         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Desarrollar un encuentro con los coordinadores de bienestar y de las áreas de desarrollo humano para trabajar los siguientes temas: 1) Inclusión social universitaria. 2) Red tutorial 3) Documento ASCUN Reforma Ley 30 TATIANA OCHOA CARDENAS 2013-09-25 2013-11-30
 
    - Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de sentido de pertenencia institucional y problemas de convivencia.
Código ACPM: 676
Fecha de Seguimiento: 2014-01-30         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Desarrollar el plan de trabajo producto de la línea base. TATIANA OCHOA CARDENAS 2013-06-01 2014-06-30
 
    - Vulnerabilidad institucional frente a reformas internas en el proceso de Bienestar
Código ACPM: 677
Fecha de Seguimiento: 2014-01-30         Fecha de Cierre: 2014-03-28         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Crear espacios de análisis y discusión colectiva de los proyectos de reforma involucrando a todos los actores asociados de la comunidad universitaria TATIANA OCHOA CARDENAS 2013-02-15 2014-03-28
 
    - Concentracion de información de determinadas actividades o procedimientos en una persona
Código ACPM: 678
Fecha de Seguimiento: 2014-03-28         Fecha de Cierre: 2014-12-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Desarrolar aplicativo para hacer seguimiento de todos los apoyos que se hacen desde bienestar a nivel psicosocial, socioeconomico, deportivo, cultural y lograr una trazabilidad con el sistema académico. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ
2013-08-30 2014-12-30
 
    - Desfinanciación de los programas de bienestar asociada a fallas de gestión y políticas
Código ACPM: 679
Fecha de Seguimiento: 2014-08-04         Fecha de Cierre: 2014-12-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Presentación de prespuestos a la comisión de presupuesto con mínimo 3 escenarios: deseable, proyectado ajustando el vigente al incremento del IPC del siguiente año y un tercer escenario sosteniendo el mismo presupuesto vigente. TATIANA OCHOA CARDENAS 2014-07-15 2014-10-30
Presentar en el primer trimestre del año al Vicerrector Administrativo y Oficina Financiera, las necesidades de adiciones presupuestales para evitar incumplimientos en la ejecución y contratación de servicios misionales de bienestar. TATIANA OCHOA CARDENAS 2014-01-15 2014-12-30
Antes de ser aprobado cualquier tipo de acto administrativo sobre un programa o proyecto de Bienestar, este tenga su CDP correspondiente FERNANDO DUQUE GARCÍA 2014-01-15 2014-12-30
 
    - Incidencia y prevalencia en los problemas de salud mental en la comunidad universitaria.
Código ACPM: 704
Fecha de Seguimiento: 2014-02-19         Fecha de Cierre: 2014-03-31         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Presentar el proyecto de creación del centro atención en salud mental de la universidad de caldas, al equipo directivo. , JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
, CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO
2014-01-20 2014-03-31
 
    - Insuficiente cobertura en todos los estamentos frente a los programas de bienestar y posible incumplimiento en las actividades propuestas.
Código ACPM: 679
Fecha de Seguimiento: 2014-08-04         Fecha de Cierre: 2014-12-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Presentación de prespuestos a la comisión de presupuesto con mínimo 3 escenarios: deseable, proyectado ajustando el vigente al incremento del IPC del siguiente año y un tercer escenario sosteniendo el mismo presupuesto vigente. TATIANA OCHOA CARDENAS 2014-07-15 2014-10-30
Presentar en el primer trimestre del año al Vicerrector Administrativo y Oficina Financiera, las necesidades de adiciones presupuestales para evitar incumplimientos en la ejecución y contratación de servicios misionales de bienestar. TATIANA OCHOA CARDENAS 2014-01-15 2014-12-30
Antes de ser aprobado cualquier tipo de acto administrativo sobre un programa o proyecto de Bienestar, este tenga su CDP correspondiente FERNANDO DUQUE GARCÍA 2014-01-15 2014-12-30
 
    - Deterioro del clima laboral y de las relaciones interpersonales que genera falta de sentido de pertenencia institucional y problemas de convivencia.
No existen acciones propuestas
 
    - Inadecuada utilización de los recursos asociados a los apoyos socioeconómicos
No existen acciones propuestas
 
    - Ausentismo laboral o académico asociado al desarrollo de las actividades deportivas
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
Ajustar el formato para historia clínica que utiliza la IPS Universitaria en el proceso de Bienestar Universitario, conforme a lo establecido en la Resolución 1995 de 1999 del sistema General de Seguridad Social en Salud, con el fin de evitar el riesgo de incumplir lo estipulado en la citada resolución.
Código ACPM: 340
Fecha de Seguimiento: 2011-02-10         Fecha de Cierre: 2011-02-17         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Subir al SIG el formato que se tiene determinado desde la IPS universitaria con el fin de cumplir requerimientos de Ley LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2011-01-25 2011-02-17
 
Mejorar el control a las entrevistas que se realizan por parte de los estudiantes a quienes solicitan cupo para las residencias universitarias y el control que realiza el área socioeconómica del proceso de Bienestar Universitario a las residencias estudiantiles para el adecuado uso de las mismas. Lo anterior con el fin de evitar el riesgo de no asignar adecuadamente los cupos a las residencias y de evitar un mal uso de las mismas
Código ACPM: 341
Fecha de Seguimiento: 2011-08-23         Fecha de Cierre: 2011-12-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaborar un protocolo que contenga los requisitos que deben cumplir los estudiantes residentes que esten interesados en participar en el proceso de entrevistas para asignación de cupo LUCY AMPARO GIL ZULUAGA 2011-04-05 2011-06-30
Diseñar formato para realizar controles mensuales y evaluar el uso adecuado de las residencias LUCY AMPARO GIL ZULUAGA 2011-04-11 2011-06-29
Realizar actividades desde la IPS Universitaria desde Psicologia , salud y capellania LUCY AMPARO GIL ZULUAGA 2011-04-04 2011-12-15
 
Con base en la revisión realizada a la agenda cultural de la vigencia 2010 en la oficina de extensión cultural, se observó que un solo funcionario desempeña las funciones de atención de requerimientos de las diferentes dependencias de la institución tanto en el horario normal como en horas nocturnas, fines de semana y festivos. Esta situación podría generar riesgos de incumplimiento en la atención de los requerimientos de las diferentes dependencias de la universidad.
Código ACPM: 342
Fecha de Seguimiento: 2011-07-13         Fecha de Cierre: 2011-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar presupuesto 2011de Bienestar para contratacion de personal LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2011-01-24 2011-02-24
Solicitar a Vice Administrativa y Gestiòn Humana contrataciòn tecnico medio tiempo LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2011-02-24 2011-03-24
Realizar la contrataciòn LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2011-03-22 2011-12-14
 
En la caracterización del proceso de Bienestar no se definen como clientes los docentes, administrativos, directivos, familias de los servidores publicos, ni los jubilados, poblaciones referidas como usuarios por parte de los funcionaros responsables de la prestación de los servicios lo que también genera dificultad para diferenciar los servicios por parte de los usuarios.
Código ACPM: 123
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30         Fecha de Cierre: 2009-07-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar discusiones, foros o consultas que permitan construir el concepto colectivamente . LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2009-04-09 2009-07-31
Realizar muestreos anuales que permitan estar definiendo presupuestos de acuerdo a necesidades y prioridades de los diferentes estamentos. LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2009-04-15 2009-07-31
 
La programación para el otorgamiento del subsidio de matrícula no concuerda con el calendario académico, generando extemporaneidad en la matrícula de los estudiantes. Adicionalmente no se tiene claridad sobre la administración de los registros soportes del otorgamiento del subsidio por parte del comité matrícula.
Código ACPM: 124
Fecha de Seguimiento: 2009-06-23         Fecha de Cierre: 2009-06-23         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar el acuerdo 03 de 1998 por el cuañl se creó el comité de matriculas y la resolución 000790 de 2006 que reglamenta los apoyos para el subsidio de matricula LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
2009-04-21 2009-04-27
Armonizar la convocatoria con el calendario academico tomando la informacion directamente del sistema de registro académico( promedio y liquidación de matrícula) LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2008-12-09 2009-01-15
En el formato de convocatoria se aclarará que el estudiante será responsable de hacerle seguimiento a su hoja académica LUCY AMPARO GIL ZULUAGA 2009-05-29 2009-06-23
 
Frente a la inspeccion realizada al programa establecido en la circular 006 de septiembre 23 de 2008, para asignar residencias estudiantiles en el segundo periodo del 2008, el instructivo existente no se aplicó en forma oportuna. No existe un instrumento que permita verificar y reportar el estado de la infraestructura física en las residencias. Se encontró adicionalmente escaso orden en la informacion como los soportes, listas, cuadros de control y demás registros relativos a esta actividad.
Código ACPM: 125
Fecha de Seguimiento: 2009-04-28         Fecha de Cierre: 2009-04-28         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Reportar una lista de chequeo de necesidades físicas cada semestre a SG y P que generen mejoren las condiciones de vida LUCY AMPARO GIL ZULUAGA 2009-04-14 2009-04-28
 
La detecta en el proceso de Bienestar la necesidad de definir programas y proyectos de carácter Institucional y con el apoyo de la Alta Dirección para desarrollar habilidades en los estudiantes para el manejo de conflictos, la convivencia pacífica, el diálogo y la no violencia, que permitan fortalecer las competencias de los individuos para hacer frente a los compromisos establecidos en la Misión de la Universidad, como entidad pública orientada a propiciar el “desarrollo económico, social y humano sostenible de las comunidades locales, regionales y globales con calidad, eficiencia y equidad social”.
Código ACPM: 130
Fecha de Seguimiento: 2009-07-27         Fecha de Cierre: 2009-07-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Definir estrategias que permitan desarrollar acciones artículadas con los diferentes actores LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2009-03-24 2009-07-27
Definir estrategias que permitan desarrollar acciones artículadas con la alta gerencia institucional. LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2009-04-14 2009-06-30
 
Mejorar la planificación para la elaboración de la agenda cultural en la oficina de extensión cultural en el proceso de Bienestar Universitario con el propósito de evitar el riesgo de no cumplimiento oportuno de la agenda o de realizar actividades por fuera de la misma.
Código ACPM: 347
Fecha de Seguimiento: 2011-07-21         Fecha de Cierre: 2011-12-11         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar Formato de convocatoria HENRY CARDONA . 2011-01-24 2011-02-24
Realizar dos convocatorias internas y externas al año iniciando calendario academico HENRY CARDONA . 2011-02-21 2011-03-15
Diseñar agenda Extension Cultural para su aprobación y ejecución HENRY CARDONA . 2011-03-11 2011-06-11
Convocatoria II semetre HENRY CARDONA . 2011-06-11 2011-07-11
Diseñar agenda Extension Cultural para su aprobación y ejecución HENRY CARDONA . 2011-08-11 2011-12-11
 
Revisado en el proceso de Bienestar Universitario el servicio de médico estudiantil prestado a través de la IPS Universitaria, se observó que el acuerdo 054 de 1988 debe alinearse con la ley 30 de 1992 y la 100 de 1993 a través de la Secretaria General, con el fin de racionalizar los recursos que la institución dispone para tal fin.
Código ACPM: 344
Fecha de Seguimiento: 2011-08-23         Fecha de Cierre: 2011-11-18         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 421
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Crear comité multiestamentario para analizar el acuerdo 054 de 1988 LILIA VARGAS PIEDRAHITA, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2011-02-22 2011-06-22
Presentar propuesta de nuevo acuerdo para revision Sec General LILIA VARGAS PIEDRAHITA, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2011-07-11 2011-11-18
 
Al revisar las mediciones del proceso, se encuentra una clara responsabilidad del éste frente a los indicadores SUE que miden la eficiencia y la eficacia. Es conveniente definir un indicador que mida el impacto social de los servicios (efectividad), en tanto se pone en riesgo el cumplimiento del requisito 8.2.3 de la NTCGP1000:2004.
Código ACPM: 121
Fecha de Seguimiento: 2009-04-15         Fecha de Cierre: 2009-12-15         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM:
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Definir el comité impulsor de la Política de Bienestar conformado por los diferentes estamentos(Aprobar por resolución) RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2009-03-17 2009-03-20
Incorporar el objetivo y alcance del objetivo en el documento borrador de la politica de Bienestar y modificar la caracterización del proceso LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2009-05-06 2009-05-15
Definir el objetivo y alcance del proceso de Bienestar con el comitè impulsor de la política de Bienestar. LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2009-03-31 2009-12-15
Definir y caracterizar los indicadores de efectividad del proceso de Binestar e iniciar su medición. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-04-16 2009-04-30
 
No se encuentran claramente determinados los recursos de inflaestructura, talento humano y tecnología necesarios para la prestacion de los servicios de Bienestar. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los requisitos 4.1 d) y 6.1. de la NTCGP1000:2004.
Código ACPM: 120
Fecha de Seguimiento: 2009-12-05         Fecha de Cierre: 2009-12-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diagnosticar y priorizar las necesidades de infraestructura, tecnología y talento humano requeridos para el desarrollo de los programas de Bienestar. LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2009-03-16 2009-04-30
Presentar diagnóstico y priorización de necesidades de infraestructura, tecnología y talento humano requeridos para el desarrollo de los programas de Bienestar para su análisis e incorporación en la planificación de la inversión para las vigencias 2009 a 2012. LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2009-05-11 2009-05-29
Realizar sustentación ante el proceso de Planificación antes de que el comité presente al Consejo Superior el plan de inversión de cada vigencia. De cara al presupuesto aprobado, realizar un plan de acción para realizar seguimiento a su ejecución. LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2009-09-14 2009-12-15
 
El Proceso de Bienestar contribuye al ambiente de trabajo en tanto atiende las condiciones de convivencia, espiritualidad y promoción y prevención de la salud en la comunidad universitaria, no obstante es necesario revisar las condiciones ambientales en el área de deportes, toda vez que se observan aspectos de luminosidad y ergonomía no adecuadas para la prestación de los servicios, lo que pone en riesgo el cumplimiento del requisito 6.4 de la NTCGP1000:2004.
Código ACPM: 119
Fecha de Seguimiento: 2009-07-21         Fecha de Cierre: 2009-07-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar un diagnóstico de necesidades de infraestrucutura y tecnologia para los servicios que ofrece el área de Deporte. MAURICIO CASTILLO VILLEGAS 2009-03-25 2009-04-15
Presentar un plan de inversión a la administración a corto , mediano y largo plazo MAURICIO CASTILLO VILLEGAS 2009-04-30 2009-05-21
Presentar solicitud a la oficina de planeación de la Universidad para que incorpore en el plan de inversión una partida presupuestal destinada a la infraestrutura del area de Deporte. MAURICIO CASTILLO VILLEGAS 2009-05-29 2009-07-31
 
No se encontró evidencia de las evaluaciones que el profesional universitario del área de deportes debe hacerle a los técnicos para cada deporte. De igual manera no se encontró evidencia de la aprobación que el profesional universitario del área de deporte debe hacer sobre el plan de trabajo del técnico Gilberto Osorio.
Código ACPM: 126
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-04-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar e implementar un formato que contenga los parámetros necesarios para la prestación del servicio . MAURICIO CASTILLO VILLEGAS 2009-03-11 2009-03-31
Solicitar a Gestión Humana el acompañamiento en la implementación de un modelo de evaluación de desempeño para personas que tienen contrato por prestación de servicios ( entrenadores) MAURICIO CASTILLO VILLEGAS 2009-03-16 2009-04-30
 
No existe un soporte que evidencie que la tarifa cobrada al estudiante por concepto de consulta con especialistas, medicamentos, exámenes de laboratorio o de rayos X, corresponde al porcentaje acordado por valor de matrícula.
Código ACPM: 127
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-05-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar e implementar un instrumento para evidenciar el control sobre el cobro de las tarifas por servicios de salud prestados frente al valor pagado por matrícula. MARIA DEL PILAR GIL VALENCIA 2009-03-18 2009-05-29
 
No se encuentran documentadas las actividades de prestación de los servicios culturales, generando el riesgo de no tenerse claro el alcane y objetivos del mismo.
Código ACPM: 129
Fecha de Seguimiento: 2009-06-01         Fecha de Cierre: 2009-06-01         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaborar procedimiento que permita determinar las acciones y pasos que orienten la agenda cultural de la Universidad, definiendo intencionalidades. HENRY CARDONA . 2009-04-14 2009-05-29
Revisar avances de la construcción de la política Cultural Institucional. LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2009-04-07 2009-06-01
 
En el proceso de Bienestar Universitario, a través de la IPS Universitaria, al revisar los registros de estudiantes que solicitan servicio médico, se observó que se debe mejorar el registro de la información de los estudiantes en el momento de realizar la matricula en la oficina de Registro Académico, con fin de evitar el riesgo de que se genere doble vinculación al sistema de salud, o que el estudiante se quede sin la afiliación al mismo
Código ACPM: 343
Fecha de Seguimiento: 2011-01-30         Fecha de Cierre: 2011-03-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Ampliar la información respecto a la afiliación en salud de los admitidos a la universidad de caldas exigiendo certificado de la EPS, donde se especifique: quién es el cotizante, quiénes son los beneficiarios, categoría del carné, tiempo de vinculación y si es dependiente o independiente. Y para los casos en que el admitido no cuente con Seguridad Social, lo manifieste por por escrito ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-08-01 2011-03-30
Comunicar a través del SIA a los estudiantes que en caso de haber cambiado su situación respecto a la afiliación al sistema de seguridad, lo actualicen por el sistema de información académico, y crear la opción en el SIA para que esta acción pueda ser ejecutada. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-11-08 2011-03-15
 
Realizar seguimiento por parte del proceso de Bienestar Universitario a través del área socioeconómica, a las recomendaciones generadas por la Unidad Tecnológica de Alimentos, en cuanto a los resultados de reportes microbiológicos realizados durante el año 2010 a las cafeterías donde se ofrece el subsidio de alimentación a estudiantes de la Universidad.
Código ACPM: 346
Fecha de Seguimiento: 2011-04-20         Fecha de Cierre: 2011-05-31         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 399
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a las cafeterías donde se brinda el servicio de alimentación a los estudiantes beneficiarios de este Programa informe de las medidas que se hayan tomado como resultado de la entrega de los análisis microbiológicos LUCY AMPARO GIL ZULUAGA 2011-02-24 2011-05-31
Hacer trazabilidad de las acciones tomadas a partir del informe presentado por la UTA LUCY AMPARO GIL ZULUAGA 2011-03-28 2011-04-29
 
Se observó que el proceso de Bienestar en lo referente al procedimiento de becas de compensación y asignación de residencias estudiantiles, el registro de información y su trazabilidad, es realizado en su mayoría de manera manual. Se evidencia que el desarrollo de este procedimiento demanda la gestión de gran cantidad de información, por lo cual se avizora que carece de un sistema de información que permita el control y ejecución de las actividades propias de los procesos de una manera automatizada evitando el riesgo de desgaste administrativo o la posibilidad de incurrir en errores.
Código ACPM: 492
Fecha de Seguimiento: 2013-03-20         Fecha de Cierre: 2014-07-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Gestionar ante las Oficina de Planeación y Sistemas la implementación de un Sistema de Información para la Oficina de Bienestar Universitario LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
2012-11-13 2013-11-29
 
Al revisar la normativa aplicable al procedimiento para otorgar becas de compensación (Acuerdo 078 de 2004), se observó que se encuentra establecida la veeduría por parte de la Oficina de Control Interno; no obstante lo anterior, no se encuentra evidencia sobre la ejecución de esta veeduría ni la referencia a esta actividad en el procedimiento documentado P-BN-336 en el Sistema Integrado de Gestión.
Código ACPM: 493
Fecha de Seguimiento: 2012-11-23         Fecha de Cierre: 2012-12-20         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Gestionar ante la Oficina de Planeación y el Sistema Integrado de Gestión, la inclusión de la veeduría, en el procedimiento de Becas por Compensación. LUCY AMPARO GIL ZULUAGA 2012-11-20 2012-11-20
Definir con la Oficina de Control Interno en qué momento del procedimiento se realizará la veeduría. LUCY AMPARO GIL ZULUAGA 2012-11-20 2012-12-20
 
Evacuación del edificio donde funcionaban las residencias estudiantiles universitarias "Gabriel Soto Bayona" por inseguras condiciones de infraestructura, de acuerdo a estudio realizado por ingenieros de la Universidad Nacional Sede Manizales
Código ACPM: 582
Fecha de Seguimiento: 2012-09-17         Fecha de Cierre: 2012-09-13         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Evacuar inmediatamente el Edificio Gabriel Soto Bayona. Dicha evacuación será entre el viernes 11 de mayo y el domingo 13 de mayo de 2012. LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
2012-05-11 2012-05-13
Consecución de viviendas suficientes para alojar 130 residentes evacuados. LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
2012-05-07 2012-05-16
Contratación de arrendamiento de seis (06) viviendas para alojar los estudiantes evacuados. LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
2012-05-15 2012-05-16
Adecuación viviendas para alojamiento de los residentes evacuados LUCY AMPARO GIL ZULUAGA, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
2012-05-28 2012-09-13
 
En el Área de Deportes se evidenció que las acciones propuestas en el ACPM 119 del año 2009, producto de la auditoría interna del mismo año, no surtieron efecto en tanto reincide la falencia detectada en esta área referente a dotación tecnológica y comunicaciones, lo cual contraviene el numeral 6.3 de la NTCGP 1000-2009 Infraestructura y 2.2.3 MECI (Medios de Comunicación).
Código ACPM: 489
Fecha de Seguimiento: 2012-11-09         Fecha de Cierre: 2012-11-16         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se destino un rubro por el programa especial Club Deportivo con el fin de realizar la dotación tecnológica para el área de deportes. MAURICIO CASTILLO VILLEGAS 2012-10-31 2012-11-16
 
Revisado el proceso de Bienestar, se observó que en la Universidad de Caldas no se cuenta con una política de inclusión de la población estudiantil que presenta discapacidad física, mental, psicológica que permita el diseño, elaboración y ejecución de un plan integral de atención para dicha población, en el marco de gestión de sus diferentes Áreas de atención, lo cual contribuirá de manera pertinente al cumplimiento del objetivo del proceso.
Código ACPM: 490
Fecha de Seguimiento: 2013-05-31         Fecha de Cierre: 2016-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar en la ficha integral de ingreso de los estudiantes, valoración para determinar la existencia de discapacidades, a llevarse a cabo a través de la Corporación IPS Universitaria de Caldas LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2012-06-18 2012-12-14
Definir una linea de acción liderada por el Servicio de Salud Estudiantil a través de la Corporación IPS Universitaria de Caldas, que permita realizar actividades de inclusión de personas con discapacidad que hacen parte del estamento estudiantil de la Universidad de Caldas. Mantener actualizada semestralmente, la base de datos de los estudiantes que ingresan con discapacidad. LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2013-03-18 2013-12-13
 
Revisado en el proceso de Bienestar Universitario el servicio de médico estudiantil prestado a través de la IPS Universitaria, se observó que el acuerdo 054 de 1988 debe alinearse con la ley 30 de 1992 y la 100 de 1993 a través de la Secretaria General, con el fin de racionalizar los recursos que la institución dispone para tal fin.
Código ACPM: 421
Fecha de Seguimiento: 2012-01-30         Fecha de Cierre: 2012-01-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Analizar el Acuerdo 054 de 1988 en el Comité multiestamentario. LILIA VARGAS PIEDRAHITA, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO
2012-01-09 2012-01-31
Presentar propuesta de nuevo acuerdo para revisión en el Comité. LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2012-01-09 2012-01-31
 
Realizar seguimiento por parte del proceso de Bienestar Universitario a través del área socioeconómica, a las recomendaciones generadas por la Unidad Tecnológica de Alimentos, en cuanto a los resultados de reportes microbiológicos realizados durante el año 2010 a las cafeterías donde se ofrece el subsidio de alimentación a estudiantes de la Universidad.
Código ACPM: 399
Fecha de Seguimiento: 2012-01-30         Fecha de Cierre: 2012-02-01         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a las cafeterías donde se brinda el servicio de alimentación a los estudiantes beneficiarios de este programa, informes sobre las medidas tomadas como resultado de los análisis microbiológicos realizados por la Unidad Tecnológica de Alimentos según requerimiento de Bienestar Universitario. LUCY AMPARO GIL ZULUAGA 2012-01-09 2012-02-01
 
Diseñar programas de intervención para la comunidad identificada como de alto riesgos para procurar una mejora en sus condiciones físicas y mentales a través del deporte y la recreación
Código ACPM: 607
Fecha de Seguimiento: 2012-11-16         Fecha de Cierre: 2012-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Hacer demanda inducida en los programas permanentes de actividad física con las personas detectadas con riesgo muscular, respiratorio o cardíaco que hacen parte del estudio. MAURICIO CASTILLO VILLEGAS 2012-09-03 2012-12-14
 
Con el fin de consolidar una base de datos de los grupos de artes escénicas, grupos musicales de cámara, colectivos de artes plásticas, de diseño visual y ademas de otros grupos de interés cultural que hacen parte de la dinámica de la Universidad de Caldas; se hace necesario elaborar un directorio que permita articular y visibilizar la producción artística.
Código ACPM: 609
Fecha de Seguimiento: 2013-04-15         Fecha de Cierre: 2013-07-01         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a las diferentes unidades académicas que están relacionadas con la formación artística y con los colectivos culturales de la Universidad de Caldas, información para la construcción de una caracterización de la producción artística, con el fin de consolidar un directorio que pueda actualizarse anualmente HENRY CARDONA . 2013-02-04 2013-07-01
 
Identificando el estrés como una de las causas de ausentismo y como desencadenante de enfermedades, se formula un programa de desintoxicación iónica, terapia de sanación y terapia de meditación guiada. Una vez implementada se evaluará el impacto.
Código ACPM: 608
Fecha de Seguimiento: 2013-01-31         Fecha de Cierre: 2012-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se realiza prueba piloto con una terapia para el cuerpo, la mente y el espíritu, con 60 personas de la comunidad universitaria, elegidas aleatoriamente. Se analizan encuestas de satisfacción y se programarán terapias para 200 personas durante el segundo semestre del año 2012. LILIA VARGAS PIEDRAHITA 2012-05-15 2012-12-14
 
En el Área de Deportes del proceso de Bienestar al revisar las condiciones de ambiente e infraestructura referenciados en el numeral 6.4 de la NTCGP1000-2009 y el 1.1 del componente ambiente de control de MECI, se pudo evidenciar el ruido originado por las actividades propias del gimnasio, aspecto que el equipo auditor considera de interés y que podría ser pertinente su evaluación y análisis por el área competente para este caso, Salud Ocupacional.
Código ACPM: 491
Fecha de Seguimiento: 2012-11-16         Fecha de Cierre: 2012-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Trasladar la solicitud de la necesidad de implementar acciones preventivas del área de deportes a la oficina de salud ocupacional para que se realicen los análisis pertinentes de la ubicación de las oficinas del talento humano del área de deportes. MARIA JOSE BEDOYA GIRALDO 2012-10-31 2012-12-14
 
En solicitud escrita realizada por los funcionarios del gimnasio el dìa 22 de octubre, se menciona la necesidad de arreglar una polea que se reventó en la maquina extensora de pierna, haciéndose evidente la necesidad de actividades de mantenimiento preventivo adicionales como lubricación de máquinas.
Código ACPM: 504
Fecha de Seguimiento: 2012-10-31         Fecha de Cierre: 2012-11-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar un mantenimiento de las máquinas mensualmente con el fin de tenerlas en un servicio permanente. MAURICIO CASTILLO VILLEGAS 2012-10-27 2012-11-27

Gestión Documental

     Riesgos
 
    - Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la universidad
Código ACPM: 684
Fecha de Seguimiento: 2014-03-28         Fecha de Cierre: 2014-08-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitación en Admiarchi (Recepción, elaboración, aprobación y distribución de las comunicaciones oficiales). JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2013-09-01 2014-08-31
Funcionario en Administración de Documentos para que administre el sistema LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2013-09-01 2014-08-31
Instrucciones al personal de Ventanilla Unica para informar sobre documentos que no tengan el consecutivo instituciona y por ende no elaborados por el sistema admiarchi LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2013-09-01 2014-08-31
Información por parte de Gestión Humana a la Oficina de Administración de Documentos de la vinculación de nuevas secretarias para su respectiva capacitación GLORIA ELENA BEDOYA HENAO 2013-09-01 2014-08-31
 
    - Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico.
Código ACPM: 685
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30         Fecha de Cierre: 2014-08-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Levantar protocolo para que los controles se conviertan en política institucional LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2013-09-01 2014-08-30
 
    - Alteración o manipulación de documentos oficiales
Código ACPM: 686
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30         Fecha de Cierre: 2014-08-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Microfilmación y digitalización de los actos administrativos, hojas académicas y demás documentos que demanen alto grado de consulta. Publicación en la pagina web (normograma), y consulta en los archivos de gestión respectivamente. , JHON EDDIER JARAMILLO QUICENO
, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2013-09-01 2014-08-31
 
    - Perdida de la trazabilidad de la correspondencia emitida en la Universidad
Código ACPM: 685
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30         Fecha de Cierre: 2014-08-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Levantar protocolo para que los controles se conviertan en política institucional LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2013-09-01 2014-08-30
 
    - Alteración o manipulación de documentos oficiales
Código ACPM: 686
Fecha de Seguimiento: 2014-03-30         Fecha de Cierre: 2014-08-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Microfilmación y digitalización de los actos administrativos, hojas académicas y demás documentos que demanen alto grado de consulta. Publicación en la pagina web (normograma), y consulta en los archivos de gestión respectivamente. , JHON EDDIER JARAMILLO QUICENO
, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2013-09-01 2014-08-31
 
    - Pérdida de información contenida en los documentos de los archivos de gestión, central e histórico.
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
Se evidencia un riesgo en términos de la disponibilidad de los documentos electrónicos soportados en la plataforma SIG, toda vez que no se tiene asignado un suplente en caso de ausencia forzosa del administrador de desarrollo, soporte e implementación del mismo, buscando garantizar la accesibilidad a dicha documentación en el Sistema. Numeral 2.2.3 de MECI: 2005.
Código ACPM: 311
Fecha de Seguimiento: 2011-02-28         Fecha de Cierre: 2011-05-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitar a alguno de los funcionarios actuales para brindar el soporte ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2011-03-01 2011-05-31
Estudiar las cargas de los ingenieros actuales para porderle asignar esta nueva responsabilidad. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2011-02-01 2010-02-26
 
Se evidenciò que en la Sede Central existen dos puntos de recepciòn de documentos; en la Oficina de Atenciòn al ciudadano y en la ventanilla única, lo que puede causar un subregistro de las PQR y como consecuencia una falta de seguimiento por parte de la Oficina de Atenciòn al ciudadano.
Código ACPM: 267
Fecha de Seguimiento: 2010-02-26         Fecha de Cierre: 2010-03-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Trasladar la ventanilla unica para la oficina de atención al ciudadano ANDREA VIVIANA HENAO GIL 2010-01-18 2010-03-30
Capacitar en PQR al funcionario encargado de la ventanilla unica con el objeto de que clasificeque el tipo de documento que llega CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2010-01-18 2010-03-30
Impartir la instruccion al funcionario encargado de la ventanilla unica para que abra los sobres y clasifique los documentos CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2010-01-18 2010-03-30
 
No se evidencian la entrega de inventarios documentales de acuerdo a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 594 de 2000, lo que genera liberación de responsabilidades por parte del funcionario que asume un cargo.
Código ACPM: 23
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incluir y aprobar en el procedimiento Administración de Archivos de Gestión, Central e Histórico, la obligación de realizar el inventario documental al momento de abandonar un cargo donde se tengan como responsabilidad la administración de archivos LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-03-16 2009-04-15
Socializar el procedimientos de Administración de Archivos de Gestión, Central e Histórico, mediante el Programa de Inducción y Reinducción HÉLMER QUINTERO VERGARA 2009-03-16 2009-12-18
 
Se evidencia que en el proceso de gestión documental hay un riesgo asociado al control de la correspondencia recibida en tanto no esta armonizada la recepción de documentos con las distintas sedes de la Universidad. Esta situación se hace mayormente riesgosa para las notificaciones judiciales y los derechos de petición.
Código ACPM: 22
Fecha de Seguimiento: 2009-03-30         Fecha de Cierre: 2009-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Difundir entre los miembros de la comunidad universitaria, la prohibición de recepcionar documentos oficiales en dependencias diferentes a Administración de Documentos LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-02-09 2009-12-18
Socializar el procedimientos de Gestión de Documentos Oficiales mediante el Programa de Inducción y Reinducción HÉLMER QUINTERO VERGARA 2009-04-01 2009-12-18
 
La Res. de Rectoría 746 de 2003, creó el comité de archivo de la Universidad de Caldas, pero este no se reune periodicamente lo que lo hace poco operativo en consideración a las necesidades actuales frente a la gestión de la documentación en virtud de la implementación del SIG.
Código ACPM: 21
Fecha de Seguimiento: 2009-07-31         Fecha de Cierre: 2009-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar un plan de trabajo, de acuerdo con las necesidades de Administración de Documentos LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-02-23 2009-03-30
Convocar y reunir al Comité de Archivo, de acuerdo con las necesidades y el plan de trabajo CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-04-01 2009-12-18
Elaborar actas del Comité de Archivo y procurar su aprobación inmediata LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-04-01 2009-12-18
Implementar las políticas y directrices aprobadas por el Comité de Archivo LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-04-01 2009-12-18
 
El proceso de Gestión Documental carece de información actualizada relacionada con el estado de conservación de documentos históricos, lo que podría dar lugar a la nesidad de emprender actividades de restauración.
Código ACPM: 19
Fecha de Seguimiento: 2009-11-02         Fecha de Cierre: 2010-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Entrenar y capacitar un funcionario de Administración de Documentos en técnicas de restauración y conservación documental JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-03-24 2009-07-31
Determinar el estado de conservación en que se encuentra la documentación, mediante muestra representativa LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-08-03 2009-10-30
Implementar de medidas de conservación y restauración, según resultados del diagnóstico LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-11-02 2010-06-30
 
El proceso de Gestión Documental no cuenta con un normograma aprobado y vigente, lo que contraviene lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y MECI información primaria y secundaria
Código ACPM: 18
Fecha de Seguimiento: 2009-03-15         Fecha de Cierre: 2009-05-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Ajustar el aplicativo Admiarchi, a fin de articularlo con SIG y propiciar así la difusión del normograma LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2008-11-25 2008-12-19
Seleccionar normatividad interna y externa vigente y aplicable a la Universidad CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2008-11-25 2009-05-15
Articular Admiarchi y SIG para publicar en éste último el Normograma VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ 2009-03-18 2009-05-29
 
De manera sistemática se evidenció en todos los procesos lo siguiente:1. Los archivos de gestion no se encuentran organizados conforme a las tablas de retencion documental aprobadas mediante resolucion de Rectoria numero 797 de 2003. 2. Se evidencia incumplimiento en los tiempos de Retencion Documental por que no se han realizado transferencias al archivo central desde el ano 2005. 3. Se evidencia que las tablas de retencion estan desactualizadas de acuerdo a la estructura organica vigente y a la estructura documental del SIG. 4. Se evidencia la existencia de un plan de trabajo aprobado desde enero de 2008, sin embargo los resultados obtenidos a la fecha no garantizan una solucion a corto plazo de la situacion actual de los archivos de gestion. Lo anteriormente expuesto contraviene lo dispuesto en los requisitos 4.2.3 y 4.2.4 de NTCGP-1000
Código ACPM: 17
Fecha de Seguimiento: 2009-11-30         Fecha de Cierre: 2010-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Ajustar las Tablas de Retención Documental a las modificaciones de estructura orgánica, funcionales y de procedimiento LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2008-11-25 2009-03-30
Asesorar y verificar la implementación de las Tablas de Retención Documental vigentes en los archivos de gestión. FERNANDO ARENAS CLAVIJO 2008-11-25 2009-03-30
Aprobar las modificaciones a las Tablas de Retención Documental por parte del Comité de Archivo RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2009-04-01 2009-04-17
Realizar actividades de sensibilización a los funcionarios repsonsables de los archivos de gestión frente a las modificaciones de las Tablas de Retención Documental aprobadas por el Comité de Archivo FERNANDO ARENAS CLAVIJO 2009-04-20 2009-05-15
Asesorar a los funcionarios responsables de los archivos de gestión en la implementación de las Tablas de Retención Documental modificadas y aprobadas. FERNANDO ARENAS CLAVIJO 2009-05-01 2009-12-18
Verificar la aplicación de las Tablas de Retención Documental modificadas y aprobadas, en los archivos de getión, previa planificación de la metodología FERNANDO ARENAS CLAVIJO 2009-08-03 2009-11-30
Programar las actividades de capacitación sobre administración de archivos de gestión dirigido a funcionarios responsales y capacitación sobre valoración y descarte documental para funcionaes del área de administración de documentos, en el plan de capacitación institucional LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2008-11-25 2009-03-30
Ejecutar las actividades de capacitación sobre administración de archivos de gestión y valoración y descarte documental programas en el programa de capacitación institucional JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-05-04 2009-12-18
Elaborar y presentar propuesta de Tablas de Valoración Documental al Comité de Archivo LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-08-18 2009-12-18
Aprobar las Tablas de Valoración Documental por parte del Comité de Archivo RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2010-01-20 2010-02-19
Enviar la propuesta de Tablas de Valoración Documental al Archivo General de la Nación para su aprobación. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2010-02-22 2010-03-10
Valorar y realizar descarte documental en el archivo central de acuerdo con la normatividad vigente LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-06-15 2009-11-30
Elaborar cronograma de transferencias primarias LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-08-17 2009-08-31
Ejecutar cronograma de tranfesrencias primarias donde se incluye brigadas de depuración y eliminación documental en archivos de gestión. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-09-01 2010-06-30
 
En el proceso de Gestión Documental se encontró que no se controlan las condiciones de temperatura y humedad en el archivo central e histórico, conviniendo los parámetros establecidos al respecto por el AGN
Código ACPM: 25
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Identificar el dispositivo de medición de temperatura y humedad relativa y conocer su funcionamiento LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2008-11-25 2009-02-13
Diseñar un formato para hacer el control de las variaciones diarias de temperatura y humedad relativa LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2008-11-25 2009-02-13
Revisar y calibrar el dispositivo de medición de temperatura y humedad relativa EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2009-02-16 2009-04-30
Registrar diariamente las condiciones de temperatura y humedad relativa LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-05-01 2009-12-18
Implementar acciones que propicien estabilidad de las condiciones de temperatura y humedad relativa adecuadas para la documentación, de acuerdo con el seguimiento registrado diariamente LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-05-01 2009-12-18
 
Se evidencia que en la dependencia de administración de archivos central e histórico hay obsolecencia de los equipos de computo y pese a que existía un espacio destinado a la sala de consulta al público, ésta ya no se encuentra habilitada para tal fin. Lo anteriormente expuesto pone en riesgo el cumplimiento del numeral 6.3 de la NTCGP-1000
Código ACPM: 24
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Acondicionar espacio físico, en Administración de Documentos, para facilitar a los usuarios las consultas documentales EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2009-04-01 2009-06-30
Obtener el diagóstico técnico sobre el estado de los equipos de cómputo de Administración de Documentos LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-03-02 2009-03-30
Solicitar las adquisiones y/o actualizaciones de equipos de cómputo, de acuerdo con el diagnóstico obtenido CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-04-01 2009-06-30
 
El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso.
Código ACPM: 20
Fecha de Seguimiento: 2009-12-18         Fecha de Cierre: 2010-03-12         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 353
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar propuesta existente sobre Tablas de Valoración Documental, para determinar su vigencia y pertinencia LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-07-01 2009-08-14
Entrenar y capacitar un funcionario de Administración de Documentos en elaboración y aplicación de TVD JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-07-01 2009-11-30
Elaborar y presentar propuesta de Tablas de Valoración Documental al Comité de Archivo LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2009-08-18 2009-12-18
Aprobar las Tablas de Valoración Documental por parte del Comité de Archivo RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2010-01-20 2010-02-19
Enviar la propuesta de Tablas de Valoración Documental al Archivo General de la Nación para su aprobación LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2010-02-22 2010-03-12
 
No se está dando manejo a los archivos de gestión y no se han realizado transferencias al Archivo Central con la normativa institucional de acuerdo con la normativa institucional, pues al auditar los archivos de gestión de la Vicerrectoría de Proyección y la Decanatura de Ciencias para la Salud, no se evidencia control en el manejo de actas y desconocimiento de la ubicación de las tablas de retención documental en la plataforma SIG. Lo anterior es recurrente y contraviene los requisitos 4.2.3, 4.2.4 y 8.2.4 de NTCGP 1000: 2004 y 2.2.2 - 3.3.1 MECI 1000:2005.
Código ACPM: 312
Fecha de Seguimiento: 2010-12-10         Fecha de Cierre: 2010-12-10         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaboración de cronograma para transferencias documentales , LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2010-05-19 2010-05-19
Capacitacón a las secretarias en la oganización de archivos de gestión y transferencias documentales LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-06-02 2010-12-10
 
El líder del proceso demostró desconocimiento de las ACPM existentes en el proceso de gestión documental, pues al solicitar evidencias sobre las acciones emprendidas, no fue concreto con sus respuestas, hecho que es recurrente y contraviene los requisitos 8.2.3, 8.5.2 y 8.5.3. de la NTCGP 1000: 2004 y MECI 3.3.
Código ACPM: 314
Fecha de Seguimiento: 2010-11-30         Fecha de Cierre: 2010-12-17         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Consultar permanente en Sistema Integrado de Gestión LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-07-12 2010-12-17
Capacitar al profesional de apoyo en el Sistema Integrado de Gestión, para las acciones que debe emprender, monitorear y controlar dentro de su proceso LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-07-12 2010-07-12
 
El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso.
Código ACPM: 428
Fecha de Seguimiento: 2012-10-05         Fecha de Cierre: 2012-11-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Análisis de la información para construcción de la tabla de valoración documental por dependencia LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-01-02 2012-08-31
Socializar con un Docente de cada Facultad para determinar si los procedimientos son acordes a los tiempos de retención de los expedientes. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-09-03 2012-09-28
Presentación de la TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL AL COMITE DE ARCHIVO LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-10-01 2012-11-15
 
No existe evidencia del control y seguimiento a la ejecución del servicio prestado por 472 durante las vigencias 2011 y 2012. Fueron aplicadas encuestas por el contratista, pero no existe evidencia de la socialización y análisis de la información, contraviniendo el numeral 4.1. relacionado con la obligación de controlar los servicios tercerizados, de la NTCGP 1000:2009 que afecten la prestación del servicio
Código ACPM: 564
Fecha de Seguimiento: 2012-11-01         Fecha de Cierre: 2012-11-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Socializar el resultdo de las encuestas a los usurios internos en especial a las secretarias, quienes son las llamadas a realizar el proceso de envio y recepcion de las comunicaciones LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-10-25 2012-11-15
 
Los puntos señalados contraviene el requisito 4.2.4 Control de Registros de la norma NTCGP1000:2009:Durante el desarrollo de la auditoría del Proceso de Investigación, se detectó que no existe tabla de retención documental (TRD) asociada a los registros del Instituto de Salud y comisiones de investigaciones y postgrados de las facultades, los auditados muestran registros almacenada en AZ y otro tipo de archivos que no han sido transferidos por la carencia descrita. En el proceso de Docencia se detectan deficiencias en el archivo de las siguientes actas de los comités currículo, actas perforadas, almacenadas en AZ y sin orden (cronológico): Maestría en Filosofía (Acta No 2 julio de 2011, Acta No 1 de enero de 2012, Acta No 2 abril de 2012, Acta No 3 de julio de 2012). Licenciatura en música (Acta No 9 de julio de 2012). Regencia en Farmacia (Acta 2 de marzo de 2011, Acta No 3 de abril de 2012, Acta 6 julio de 2012). Doctorado en Ciencias Biomédica (Acta No 9 de diciembre de 2011 y Acta No 2 de mayo 2012).
Código ACPM: 563
Fecha de Seguimiento: 2012-12-06         Fecha de Cierre: 2012-12-06         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Programar capacitación el día jueves 25 de octubre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de las Tecnologías, Posgrados e Institutos LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-10-25 2012-10-25
Programar capacitación el día jueves 1 de noviembre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de las las oficinas administrativas. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-11-01 2012-11-01
Programar capacitación el día jueves 8 de noviembre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de los programas. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-11-08 2012-11-08
Programar capacitación el día jueves 15 de noviembre de 2pm. a 4pm. para las secretarias de los departamentos y Decanaturas LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-11-15 2012-11-15
Enviar oficio a los funcionarios que asistan a la capacitación y reprogramar la misma. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-11-19 2012-11-19
Seguimiento especial a las dependencias que fueron auditadas, y verificar el cumplimiento de la norma en la organización de archivos, con prioridad en las Actas. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO
2012-12-03 2012-12-06
Enviar oficio firmado por el Secretario General al jefe de Gestión Humana, solicitando nuevamente reporte de los movimientos de personal para acompañarlos en la entrega y recibo de los archivos de gestión y dejar constancia en el acta. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, FERNANDO DUQUE GARCÍA
2012-11-01 2012-11-01
 
En el sistema no están disponibles las mediciones de los indicadores de la vigencia 2012 y segundo semestre de 2011, tampoco disponible la actualización de los riesgos y las acciones asociadas; contraviniendo el artículo 14 del Acuerdo 11 de 2008 del Consejo Superior que establece que la administración documental se hará mediante una herramienta informática diseñada para tal fin; y 4.2.3 Control de documentos, literal d, de la NTCGP 1000:2009.
Código ACPM: 562
Fecha de Seguimiento: 2013-03-29         Fecha de Cierre: 2012-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar sesión de trabajo con cada uno de los líderes de los procesos para reformular los indicadores y orientarlos a la medición del impacto de cada proceso. Indicadores de efectividad JULIAN OROZCO OSPINA 2012-05-15 2012-08-15
Solicitar las mediciones de los nuevos indicadores con corte al I semestre del año 2012 a cada uno de los procesos y consolidar la matriz general de caracterización de los indicadores con las respectivas mediciones ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2012-09-06 2012-09-28
Realizar una segunda sesión de trabajo de trabajo con los líderes de los procesos para realizar el análisis de los indicadores y los ajustes pertienentes en cuanto a forma y contenido ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2012-09-03 2012-09-28
Ingresar los indicadores a la base de datos del sistema de información del SIG y dejar visible las graficas, caracterizaciones, metas y análisis. Realizar los ajustes pertinentes en el sistema de información CARLA NORIDIA MURILLO NOREÑA 2012-10-01 2012-10-19
Mejorar el aplicativo del SIG para permitir el ingreso de datos y el ingreso de análisis por parte de cada uno de los líderes de los procesos con el fin de tener mediciones inmediatas, una vez obtenidos los datos en cada proceso CARLA NORIDIA MURILLO NOREÑA 2012-11-01 2012-12-14
 
En el aplicativo se consultó el normograma, y se evidenció que la normatividad interna está disponible aunque presentando lentitud en la consulta; en lo que respecta a la normatividad externa no fue posible consultar al momento de la auditoría y durante la etapa de preparación de la misma: la Ley 30 de 1992, Ley 734 de 2002, Ley 1474 de 2011, observándose que los criterios de búsqueda no cumplen con su fin de agilizar la consulta y la disponibilidad de los documentos; contraviene el numeral 4.2.3. literal f, de la NTCGP 1000:2009y el numeral 2.2. Documentos normativos internos y externos del procedimiento del P-GD-15
Código ACPM: 566
Fecha de Seguimiento: 2013-06-28         Fecha de Cierre: 2012-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Oficiar al jefe de la oficina de planeacion y sistemas para que sea revisado el sistema y se hagan los ajustes respectivos para mejorar los criterios de busqueda FERNANDO DUQUE GARCÍA 2012-11-01 2012-12-31
 
En el proceso PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LOS ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL E HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD, P-GD-103. En el flujorama (Paso 24) es necesario actualizar el formato para la entrega de los archivos de gestión en la unidades productoras, y en cumplimiento del Acuerdo 038 de septiembre 20 de 2002.
Código ACPM: 614
Fecha de Seguimiento: 2013-09-15         Fecha de Cierre: 2012-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Modificar el formato para la entrega de los archivos de gestión cuando se deje el cargo LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-12-14 2012-12-14
Agregar un paso en el flujograma donde se describa el procedimiento en la entrega de los archivos de gestión LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-12-14 2012-12-14
 
En Gestión Documental modificar el Instructivo para la Gestión de Reuniones de Trabajo en la Universidad de Caldas, debido a que este formato puede ser utilizado por todas las instancias que en su momento realicen reuniones, para que queden plasmados los temas tratados y los compromisos adquiridos
Código ACPM: 615
Fecha de Seguimiento: 2013-09-15         Fecha de Cierre: 2012-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Análisis del instructivo LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-12-14 2012-12-14
Cambios en el instructivo para la Gestión de Reuniones de Trabajo en lo relacionado con el Desarrollo y Flujograma LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-12-14 2012-12-14
 
Con la implementación del sistema de gestión documental para la elaboración de las comunicaciones oficiales, se debe modificar sustancialmente el proceso del sistema Interado de Gestión " P - GED- 282 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES". Este proceso permite, optimizar la mensajería, enviar y recibir la información una vez este aprobado el documento e igualmente imprimir un solo ejemplar para conformar los expedientes de los archivos de gestión. ]En cuanto a las comunicaciones recibidas externas, se tramitan por la Ventanilla Unica, se radican, escanean y envian por el sistema, permitiendo toma de decisiones oportunas
Código ACPM: 466
Fecha de Seguimiento: 2012-12-03         Fecha de Cierre: 2013-12-20         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaborar el procedimiento para las comunicaciones oficiales de la Institución y gestíonar para subirlo al SIG. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-08-13 2012-08-31
En el contrato con la empresa de correo disminuír un auxiliar que se desempeña como mensajero inteno. y redefinir las rondas de entrega y recibo de correspondencia interna. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-05-31 2012-06-29
Ubicar en la Ventanilla Unica un funcionario para que atienda todo lo relacionado con la recepción de los documentos que llegan a la Universidad y relice su tramite a través del sistema de gestión documental. Recepción, radicación, escaneo y distribución de las comunicaciones oficiales LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-02-01 2012-02-02
Capacitación y asesoría constante a las secretarias y Jefes en la utilización del sistema de gestión-admiarchi, para elaborar, aprobar, distribuir y consultar las comunicaciones oficiales. Además para la consulta del normograma, archivo central e histórico y realizar transferencias documentales. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-01-23 2012-12-21
Disminuir el uso de papel en la impresión de las comunicaciones, mediante el de sistema admiachi , e imprimiendo solamente el documento que hará parte del expediente de la Unidad administrativa según la tabla de retención documental.( sensibilización). LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-02-01 2013-12-20
 
No fue posible comparar los indicadores del proceso con datos estadísticos consolidados en el SIG y en archivo de gestión, ya que al solicitar datos numéricos consolidados del proceso, no se evidencia su existencia lo cual es recurrente y contraviene los requisitos 8.2.3 y 8.4 de la NTCGP 1000: 2004.
Código ACPM: 310
Fecha de Seguimiento: 2010-11-30         Fecha de Cierre: 2010-12-17         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Inducción al funcionario para el conocimiento amplio del cargo LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-07-01 2010-07-16
Aplicación de los conocimientos en las actividades archivísticas JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ 2010-07-16 2010-12-16
Diseñar formato que permita conocer los consolidados de los prestamos de documentos LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ
2010-07-28 2010-12-17
 
No existen actas de entrega de inventarios documentales en los archivos de gestión, pues cuando se da la desvinculación laboral de un funcionario no se evidencia la entrega del inventario documental al nuevo funcionario, lo cual es recurrente con respecto a la auditoría anterior y contraviene los requisitos 4.2.4, 8.2.3 y 8.2.4 de NTCGP 1000:2004 y la Ley 594 de 2000.
Código ACPM: 313
Fecha de Seguimiento: 2010-12-15         Fecha de Cierre: 2010-12-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar al Dr. José Jesús Díaz Corrales, autorice enviar información sobre las novedades de personal en cuanto a traslado permanente o temporal y desvinculación del personal de la entidad, con el propósito de aplicar el Acuerdo 038/2002 A.G.N. artículo segundo. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-05-18 2010-05-18
Acompañar a las secretarias en la entrega y recibo de los archivos de gestión cada vez que se presente un traslado o dejación del cargo de manera temporal o definitiva. JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2010-07-12 2010-12-15
 
Al solicitar los registros que evidenciaran la calibración y el manejo del Termohigrómetro (dispositivo que mide la temperatura y la humedad relativa del Archivo Central), estos no fueron suministrados, así como tampoco el manual del equipo, incumpliendo el numeral 7.6 de la NTCGP 1000: 2004. Igualmente, se pudo evidenciar que en el archivo central sólo se cuenta con 1 sensor de humo, ubicado aproximadamente en la parte central del espacio, lo cual no garantiza una eventual detección de humo por riesgo de incendio en las esquinas o puntos alejados del recinto. La cargas de los extintores se encuentran vencidas (con fecha de marzo de 2010). Así mismo, se manejan dos tablas no controladas por el S.I.G. en las cuales se verifican las lecturas del termohigrómetro durante el día, omitiendo lo establecido en el numeral 7.5.1 y 7.5.5 de la NTCGP 1000: 2004 y el artículo 19 de la Ley 594 de 2000.
Código ACPM: 315
Fecha de Seguimiento: 2011-02-15         Fecha de Cierre: 2011-03-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Consecución de un manual del termo higrómetro digital JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ 2010-10-29 2010-12-17
Diseñar formato que contenga los parámetros de las condiciones ambientales en el archivo central y que permita visualizar los controles de temperatura y su variación, con acciones correctivas si es del caso LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ
2010-10-28 2010-12-01
Solicitar a la profesional de Salud Ocupacional, la recarga de los extintores y la adquisiciòn de un detector de humo LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ
2010-11-19 2010-11-30
Solicitar a la Lider de Grupo de Servicios Generales, el mantenimiento del termo-higrómetro y la calibración del mismo si se requiere. JOSÉ ARIEL SERNA ÁLVAREZ 2011-03-22 2011-03-31
 
El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso.
Código ACPM: 353
Fecha de Seguimiento: 2011-02-15         Fecha de Cierre: 2011-09-30         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 428
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
CONSTRUCCION HISTORIA INSTITUCIONAL JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2010-11-30 2011-01-31
IDENTIFICACION DE ENTES PRODUCTORES LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-11-15 2011-02-14
IDENTIFICACION DE ASUNTOS POR DEPENDENCIAS LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2010-12-01 2011-02-14
BUSQUEDA DE SOPORTES LEGALES QUE AYUDEN A DETERMINAR TIEMPOS DE RETENCION DE LA INFORMACION. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2011-03-15 2011-05-27
ANALISIS DE LA INFORMACION PARA LA CONSTRUCCION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2011-06-01 2011-09-30
 
Al realizar el anàlisis del indicador del consumo de papel, se determina que la meta no se cumple, pues se habìa planteado una reducciòn en el consumo de un 15% en el año y a junio de 2012 por el contrario, se ha incrementado en un 9%. La meta de reducciòn se habìa planteado como resultado del uso del ADMIARCHI; sin embargo, por diferentes razones no fue posible cumplir con lo propuesto.
Código ACPM: 509
Fecha de Seguimiento: 2013-05-31         Fecha de Cierre: 2013-12-20         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Remitir oficio a la coordinadora de Bienes y Suministros, solicitándole el retiro de la papelería en desuso de las diferentes dependencias y definir su disposición. LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-10-24 2012-10-24
Trabajar con la oficina de sistemas, Gestión Ambiental y Secretaría General para determinar la ubicación de 15 impresoras con impresión a doble cara y escáner, con el propósito de ubicarlas estratégicamente y optimizar el uso de papel. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO, LUZ MIRYAM OROZCO OSORIO
, HENRY GONZÁLEZ GONZÁLEZ
, LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ
2012-09-12 2012-10-19
Contratar el outsourcing de impresiones a dos caras preconfiguarada en los cómputadores exceptuando de esto aquellos documentos que por normatividad o conveniencia institucional deban ser impresos a una cara ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2012-08-01 2012-08-30
Capacitar y sensibilizar la utilización del sistema de gestión documental para la elaboración de las comunicciones oficiales LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-02-01 2013-12-20
Seguimiento y control en el cumplimiento de las políticas cero papel LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-02-02 2013-12-20
Revisión de los procedimientos de la TRD LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ, JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO
2013-01-21 2013-12-20
 
Los puntos señalados contravienen el requisito 4.2.3 Control de documentos, de la NTCGP 1000:2009:Al verificar la aplicación del procedimiento P.GD-103 se observa el uso de la versión 1 del formato CODIGO: R-1138-P-GD-103, el cual fue actualizado el 15 de febrero de 2012 pasando a versión 2. El formato CODIGO: R-947-P-GD-103 no se aplica en atención al procedimiento, en su reemplazo se implementó un formato no controlado por el SIG de acta de entrega de archivos de gestión. El procedimiento P-GD-282-PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES, fue actualizado a partir del día 04 de septiembre de 2012, no obstante durante el año 2011 y lo que iba corrido del 2012 las actividades no fueron coherentes con el procedimiento en versión 2.
Código ACPM: 565
Fecha de Seguimiento: 2012-11-06         Fecha de Cierre: 2012-11-08         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Utilización del formato del SIG para préstamo de documentos CODIGO: R.- 947-P-GD-103, VERSION 2 LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-10-25 2012-10-25
Diseñar Acta de entrega de archivos de gestión, con todos las caracteristicas del formato sugerido por el AGN y subierla al SIG LUZ STELLA SALAZAR ARBELAEZ 2012-11-01 2012-11-08

Gestión Financiera

     Riesgos
 
    - Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad
Código ACPM: 687
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Cronograma de reporte de informaciòn al área de Contabilidad, que debe ser incluída en los estados financieros y que se genera en otras dependiencias JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ 2014-03-14 2014-12-31
 
    - Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales.
Código ACPM: 688
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitar a los integrantes del Comité de Inversiones en áreas relacionadas con el tema de inversiones EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL 2014-03-14 2014-12-31
 
    - Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera
Código ACPM: 701
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Velar por el cumplimiento de la normatividad relacionada con los avances y las cajas menores. Contar con personal capacitado para la asesoría a los usuarios en estos temas JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ, SONIA IMELDA VALLEJO RIVERA
2014-03-14 2014-12-31
 
    - Políticas y procedimientos en la recuperación de carteras morosas, sin impacto real en la misma
Código ACPM: 702
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Conciliación de la facturación de los centros gastos de la vigencia 2013 y tomar medidas frente a generación de cartera morosa sin justa causa. JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ 2014-03-14 2014-12-31
 
    - Manejo de claves para el registro de Ingresos y Giros
Código ACPM: 716
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Conciliaciones permanentes y actualizadas, auditorias internas del área EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL 2014-03-14 2014-12-31
 
    - Expedición de Paz y Salvos
Código ACPM: 717
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Conciliación permanente con la oficina de Registro Académico y los sistemas académico y financiero. EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL 2014-03-14 2014-12-31
 
    - Que la informacion financiera no refleje la realidad de la Institución, en términos de revelación, pertinencia, confiabilidad y oportunidad
Código ACPM: 687
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Cronograma de reporte de informaciòn al área de Contabilidad, que debe ser incluída en los estados financieros y que se genera en otras dependiencias JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ 2014-03-14 2014-12-31
 
    - Colocación inadecuada de recursos financieros en el mercado de capitales.
Código ACPM: 688
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitar a los integrantes del Comité de Inversiones en áreas relacionadas con el tema de inversiones EDUAR AUGUSTO ALDANA GIL 2014-03-14 2014-12-31
 
    - Pérdida de Recursos de la Institución asociada al proceso de gestión financiera
Código ACPM: 701
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Velar por el cumplimiento de la normatividad relacionada con los avances y las cajas menores. Contar con personal capacitado para la asesoría a los usuarios en estos temas JULIÁN CASTAÑO LÓPEZ, SONIA IMELDA VALLEJO RIVERA
2014-03-14 2014-12-31
 
     Hallazgos
 
Se evidencia entre los auditados del proceso de Gestión Financiera, el cumplimiento exclusivo de ejecuciones diarías cotidianas, mas no sujeto a un programa en el que se planee con antelación, no solo lo cotidiano, sino además las metas del proceso. De manera consecuente, no se evidencia el analisis de estos resultados ni la existencia de planes de mejoramiento derivados de la evaluación al cumplimiento de objetivos y metas del proceso y sus funcionarios.
Código ACPM: 12
Fecha de Seguimiento: 2009-04-20         Fecha de Cierre: 2009-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revision y concertacion de objetivos y metas del proceso con los funcionarios de la oficina Financiera e incorporacion en el respectivo Plan de Accion. AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2009-03-16 2009-03-20
Desplegar los objetivos y metas del Plan de Accion del Proceso a objetivos y metas de desmpeño individual AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2009-03-23 2009-06-30
 
-Se evidencia en el procedimiento P-GF-136 en punto 14 la referencia a "boletin diario de tesoreria" cuando el termino usado en la practica es "boletin diario de caja y bancos".- Se evidencia que en el avance de gloria maria rodriguez de junio de 2010, con el formato R-319-P-GH-37 Formato para cumplido de comision, se usa en el procedimiento de legalizacion de avance y este no esta referenciado en el procedimiento, debe ser R-1080-P-GF-190.- En la legalizacion de avance, del profesor Jorge Ronderos, con fecha junio 1 de 2010, de recibido en financiera, se legalizo con un formato no controlado. No esta con el numero de documento ni con la version.-Se debe revisar el paso 36 procedimiento P-GF-118, esta mal redactado, en el paso 36 imprime la nota debito, estaba en otra carpeta. En el paso 39 se evidencia el pago cuando se informa via fax, pero cuando se informa via telefonica no hay evidencia de que se informo. Se debe completar el procedimiento para definir que se hace cuando no hay reclamacion por parte del beneficiario del pago.
Código ACPM: 326
Fecha de Seguimiento: 2010-09-30         Fecha de Cierre: 2010-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Circularizar la ruta del formato de legalización de avances que existe dentro del Sistema Integrado de Gestion a través de los funcionarios encargados de entregar los avances y recibir las legalizaciones. En caso de recibir formatos no controlados de funcionarios que asistieron a comisiones de las cuales no sea posible repetir el registro se validara el formato no controlado hasta terminar la vigencia 2010. SONIA IMELDA VALLEJO RIVERA, MARIA FANNY HURTADO SANCHEZ
2010-07-26 2010-12-31
Adicionar en el procedimiento para la revision y causacion para efectuar pago de cuentas P.G.F.118, punto 39: que tambien se confirma el pago telefonicamente. SONIA IMELDA VALLEJO RIVERA 2010-08-01 2010-09-30
Trazar procedimiento constitucion Acreedores Varios SONIA IMELDA VALLEJO RIVERA 2010-08-01 2010-09-30
Unificar con la oficina de desarrollo docente el formato para legalización de avances y cumplidos de comisión, dejando vigente solo el formato del procedimeinto de Gestión Financiera AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2010-08-02 2010-08-30
 
NO CONFORMIDAD POTENCIAL. SE EVIDENCIA QUE NO EXISTE SOPORTE DE LOS DINEROS GIRADOS A LA UNIVERSIDAD DE CALDAS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA POR PARTE DE LA GOBERNACION. SE SOLICITA LA ORDENANZA DE LA ASAMBLEA Y EVIDENCIA DE SOLICITUD DE INFORME DETALLADO A LA GOBERNACION.
Código ACPM: 325
Fecha de Seguimiento: 2010-09-15         Fecha de Cierre: 2010-09-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Comunicación a la Contraloría Departamental, recordando el cumplimiento de la Odenanza que autoriza el cobro de estampilla para las Universidades FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO, RICARDO GÓMEZ GIRALDO
, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
2010-08-31 2010-09-30
Comunicación a la Contraloría Municipal, recordando el cumplimiento del Acuerdo que autoriza el cobro de estampilla para las Universidades FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO, RICARDO GÓMEZ GIRALDO
, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
2010-08-31 2010-09-30
 
Al realizar trazabilidad de la actividad de avances en el Proceso de Gestión Financiera realizada al funcionario FERNANDO VALENCIA de la seccion Deportes se evidenció que no contiene la solicitud de legalización , ni resolucion aclaratoria sobre la no legalización dentro de los plazos, como tampoco la resolución aclaratoria sobre su aplazamiento ni el reporte de la situación administrativa para descuento en nómina; lo anterior contraviene la Resolucion de avances 000594 de julio 15 de 2008. Adicionalmente se evidencio en la actividad de modificaciones presupuestales que no se adjunta la autorización o solicitud del ordenador del gasto contraviniendo lo dispuesto en el procedimiento aprobado para ese efecto.
Código ACPM: 9
Fecha de Seguimiento: 2009-02-15         Fecha de Cierre: 2009-03-13         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Verificar la corrección de la situación (resolucion aclaratoria modificando la fecha de viaje del señor FERNANDO VALENCIA AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2008-11-17 2008-11-20
Enviar circular a todos los funcionarios del Proceso de Gestión Financiera para que revisen, atiendan y cumplan los procedimientos de manera estricta. AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2009-03-10 2009-03-13
 
Al revisar las condiciones de ambiente e infraestructura del proceso de Gestión Financiera, se hicieron evidentes algunos aspectos, que el equipo auditor considera de interés y que podría ser pertinente su valoración y análisis por parte del área de Salud Ocupacional (ver lista de verificación de la auditoría), como el competente para tal efecto
Código ACPM: 463
Fecha de Seguimiento: 2012-11-15         Fecha de Cierre: 2012-11-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Envíar comunicación a la oficina de Salud Ocupacional para que en visita con la ARP se tomen las acciones pertinentes AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2012-08-22 2012-11-30
 
Con el objeto de realizar el monitoreo al proceso de gestión financiera, este genera unos indicadores que se encuentran ubicados en el SIG a traves del link LUPA. Estos indicadores se adminsitran desde la oficina de planeación con insumos remitidos desde los diferentes procesos, en consecuencia se hace la presente observación, dado que se evidencia una gestión por parte del proceso de gestión financiera para que los indicadores sean debidamente actualizados en el Sistema Integrado de Gestión por parte del proceso de Planificación.
Código ACPM: 464
Fecha de Seguimiento: 2012-11-15         Fecha de Cierre: 2012-11-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Enviar comunicación a la Oficina de Planeación y Sistemas solicitando la actualización del sistema en cuanto a indicadores AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2012-08-22 2012-11-30
Realizar revisión y seguimiento para verificar que los datos se estén cargando oportunamente AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2012-08-22 2012-11-30
 
Revisado el procedimiento P GF 136 se evidenció que se encuentra desactualizado dado que se presentan consignaciones que son archivadas en otras dependencias y reportadas electrónicamente por el banco a la oficina financiera; igualmente, se encuentra desactualizado el formato para el registro de llamadas correspondiente al paso 39 del P GF 118. De igual forma el procedimiento P-GF - 240 relacionado con recaudos se encuentra desactualizado dada la aclaración de la oficina financiera en el sentido de que éste procedimiento no es una actividad de tipo permanente sino que ésta se realiza cuando un centro de gastos lo requiere. En consecuencia a los procedimientos revisados, se encuentra que no están alineados conforme al criterio de auditoría "Control de documentos 4.2.3 literal b".
Código ACPM: 465
Fecha de Seguimiento: 2012-11-15         Fecha de Cierre: 2012-11-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar la respectiva actualización con las aclaraciones pertinentes,donde se aclare que la actividad de Caja es una actividad eventual y que la desarrolla un auxiliar admistrativo AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2012-08-22 2012-11-30
 
Si bien la normativa interna de la Universidad establece por su naturaleza, medidas de control fiscal, estas se encuentran dispersas en gran cantidad de actos administrativos o se encuentran algunas directrices que siendo necesarias, no se encuentran claramente determinadas en la normativa. Respecto de lo anterior se identifica la oportunidad de mejora de generar un documento de referencia que contenga en forma de compendio las políticas de control fiscal aplicables a la Universidad de Caldas.
Código ACPM: 444
Fecha de Seguimiento: 2012-07-01         Fecha de Cierre: 2016-04-29         Estado: Abierta
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
En el marco del comité de sostenibilidad financiera, liderado por el Vicerrector Administrativo, analizar y documentar un proyecto de acto administrativo que contenga lineamientos relativos al control fiscal, donde se consideren las medidas y reglamentos de austeridad del gasto existentes y se incluyan directrices institucionales adicionales y complementarias, resultantes de las observaciones que en esta auditoría se han puesto de manifiesto y otros aspectos de relevancia para el control fiscal. AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
2012-01-16 2012-10-15
Verificar la eficacia y efectividad de las directrices establecidas, mediante ejercicios de control y seguimiento o auditoria ordinaria durante la vigencia 2013. TATIANA OCHOA CARDENAS 2013-01-14 2013-12-20
 
En las Tecnologías de Electrónica y Administración Judicial se evidenció que se produjo la alteración en el contenido del formato de legalización de avances, presentación del formato en fotocopia o escaneado, solicitud de avances establecido en un formato diferente y la utilización de formatos de versiones anteriores, en las siguientes resoluciones de avances números: G7-115, G7-130, G7-133, G7-154, G6-358, G6 490, G6-539, G7-139, G7-175, G7-167, G7-259, G6-339, G6-375, G6-497, G6-420.
Código ACPM: 449
Fecha de Seguimiento: 2012-11-30         Fecha de Cierre: 2012-12-03         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Actualización de la Resolución 594 de 2008 con el fin de dar claridad a situaciones que suceden en el proceso de legalización de avances y que no están contempladas en la actual Resolución AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO 2012-10-01 2012-12-03

Gestión Humana

     Riesgos
 
    - Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta.
Código ACPM: 683
Fecha de Seguimiento: 2014-12-30         Fecha de Cierre: 2014-12-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar los procesos de selección de conformidad con el nuevo manual específico de funciones y requisitos DANERY GONZÁLEZ VÉLEZ 2014-06-24 2014-12-30
 
    - Asumir el costo por enfermedad profesional reflejado en incapacidades permanentes, ausentismo por enfermedad o incapacidad para ejercer funciones por evaluación de la ARP.
Código ACPM: 662
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Campañas de sensiblización y capacitación relacionadas con el uso adecuado de los elementos de protección personal PAOLA TATIANA GÓMEZ DUQUE 2013-09-01 2014-12-19
Visitas de inspección a los sitios de trabajo para documentar las condiciones en el área de trabajo. PAOLA TATIANA GÓMEZ DUQUE 2013-09-01 2014-12-19
 
    - Uso y manejo inadecuado de información, por acción o por omisión, que beneficie indebidamente a un servidor público.
Código ACPM: 663
Fecha de Seguimiento: 2014-06-16         Fecha de Cierre: 2014-12-10         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
En los seminarios de Gerencia del Servicio que planea y ejecuta la Oficina de Gestión Humana, incluir un capítulo sobre Estatuto Anticorrupción y/o temas de corrupción. CAROLINA TORRES MONTOYA 2013-11-04 2014-12-10
En los proceso de Inducción y Reinducción abrir un espacio educativo para analizar el Estatuto Anticorrupción. CAROLINA TORRES MONTOYA 2014-01-15 2014-12-10
 
    - Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto.
Código ACPM: 664
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitud de ajuste al módulo de puntaje en SARA para generar alertas previas sobre productividad académica repetida al momento de ingresar los datos de la solicitud realizada. CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2013-09-30 2014-12-19
Enviar a los profesores el decreto 1279 de 2002 para que sea nuevamente estudiado por el cuerpo docente de la universidad e incluir en la inducción y reinducción un tema relacionado con la productividad académica y la aplicación de la normativa. CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2013-10-31 2014-06-30
 
    - Plagio y autoplagio de la productividad académica de los docentes.
Código ACPM: 665
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-08-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar, adquirir e implementar del software antiplagio para revisión de la producción académica previa asignación de puntaje salarial. CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2013-09-27 2014-08-29
Incluir en la temática de las actividades de inducción y reinducción de docentes, temas relacionados con la corrupción y los mecanismos de control implementados en la universidad. CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2013-10-31 2014-08-29
 
    - Alteración de los datos que generan el pago de nómina.
Código ACPM: 666
Fecha de Seguimiento: 2014-05-01         Fecha de Cierre: 2015-03-27         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisión muestral de la nómina por parte de un funcionario ajeno al procedimiento, con el acompañamiento de un funcionario de nómina con una periodicidad cuatrimestral CARMENZA MORENO RODRÍGUEZ 2013-10-01 2014-10-31
 
    - Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta.
Código ACPM: 683
Fecha de Seguimiento: 2014-12-30         Fecha de Cierre: 2014-12-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar los procesos de selección de conformidad con el nuevo manual específico de funciones y requisitos DANERY GONZÁLEZ VÉLEZ 2014-06-24 2014-12-30
 
    - Asumir costo que no corresponde a la institución por ausentismo de enfermedad profesional, enfermedad general y permisos personales.
Código ACPM: 662
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Campañas de sensiblización y capacitación relacionadas con el uso adecuado de los elementos de protección personal PAOLA TATIANA GÓMEZ DUQUE 2013-09-01 2014-12-19
Visitas de inspección a los sitios de trabajo para documentar las condiciones en el área de trabajo. PAOLA TATIANA GÓMEZ DUQUE 2013-09-01 2014-12-19
 
    - Errores o alteración en los datos que genera la liquidación de la nómina.
No existen acciones propuestas
 
    - Uso y manejo inadecuado de información privilegiada y confidencial de los servidores públicos.
Código ACPM: 663
Fecha de Seguimiento: 2014-06-16         Fecha de Cierre: 2014-12-10         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
En los seminarios de Gerencia del Servicio que planea y ejecuta la Oficina de Gestión Humana, incluir un capítulo sobre Estatuto Anticorrupción y/o temas de corrupción. CAROLINA TORRES MONTOYA 2013-11-04 2014-12-10
En los proceso de Inducción y Reinducción abrir un espacio educativo para analizar el Estatuto Anticorrupción. CAROLINA TORRES MONTOYA 2014-01-15 2014-12-10
 
    - Solicitud de reconocimiento por productividad académica en una misma modalidad en varias oportunidades por el mismo producto.
Código ACPM: 664
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitud de ajuste al módulo de puntaje en SARA para generar alertas previas sobre productividad académica repetida al momento de ingresar los datos de la solicitud realizada. CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2013-09-30 2014-12-19
Enviar a los profesores el decreto 1279 de 2002 para que sea nuevamente estudiado por el cuerpo docente de la universidad e incluir en la inducción y reinducción un tema relacionado con la productividad académica y la aplicación de la normativa. CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2013-10-31 2014-06-30
 
    - Plagio y autoplagio de la productividad académica de los docentes.
Código ACPM: 665
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-08-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar, adquirir e implementar del software antiplagio para revisión de la producción académica previa asignación de puntaje salarial. CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2013-09-27 2014-08-29
Incluir en la temática de las actividades de inducción y reinducción de docentes, temas relacionados con la corrupción y los mecanismos de control implementados en la universidad. CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2013-10-31 2014-08-29
 
    - Demandas a la Universidad asociadas a la administración de la Planta.
No existen acciones propuestas
 
    - Asumir costo que no corresponde a la institución por ausentismo de enfermedad profesional, enfermedad general y permisos personales.
No existen acciones propuestas
 
    - Errores o alteración en los datos que genera la liquidación de la nómina.
No existen acciones propuestas
 
    - Uso y manejo inadecuado de información privilegiada y confidencial de los servidores públicos.
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
En el proceso de Gestión Humana se evidencia que el formato único declaración juramentada de bienes y rentas y actividad económica privada persona natural no se encuentra diligenciada completamente, falta la parte posterior del formato y no pemite establecer el año a que corresponde la declaración tal como lo solicita la circular 003 de 2004 del Archivo general de la Nación. Al indagar por el medio utilizado para pedir actualizarlas, se mencionó el envío de una circular para toda la comunidad universitaria, la cual nunca fue aportada para su evidencia.
Código ACPM: 59
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30         Fecha de Cierre: 2009-07-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar el instructivo para la actualizacion de formatos de declaracion Juramentada. JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2009-03-12 2009-03-30
Comunicar a través de Circular Interna, el cronograma y procedimiento para la actualizacion y diligenciamiento del formato de declaracion Juramentada HÉLMER QUINTERO VERGARA 2009-04-04 2009-04-10
Responsabilizar a los jefes inmediatos de la actualizacion y diligenciamiento del formato de declaracion Juramentada, según cronograma y circular. HÉLMER QUINTERO VERGARA 2009-04-01 2009-07-30
 
En el procedimiento para otorgar el año sabático –P-GH-167- existe inconsistencia al mencionar un parágrafo que no existe en la normativa. Así mismo, no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsable de la expedición del certificado sobre sanciones penales. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de la normatividad, revisión documental y con la entrevista realizada a los directores de departamento. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI.
Código ACPM: 338
Fecha de Seguimiento: 2011-03-01         Fecha de Cierre: 2011-03-11         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 392
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se modificará el procedimiento y se indicara correctamente que la disposición que señala que el requisito de estar al día con los compromisos adquiridos con la Universidad, incluida las comisiones de estudio previos es el artículo 78. Modificado por el artículo 9 del Acuerdo 014/2008 numeral 4, y no el parágrafo 2 del mismo artículo. JAIDER LOSADA SALGADO 2011-01-12 2011-03-03
Se aclarará en el procedimiento de año sabático que la dependencia competente para expedir el Paz y Salvo por conceptos de comisiones de estudio es la Oficina de Gestión Humana. JAIDER LOSADA SALGADO 2011-01-12 2011-03-03
Se aclarará en el procedimiento de año que el único órgano competente para acreditar si ha sido o no sancionado disciplinariamente será la Contraloría General de la Republica o en su defecto el certificado Judicial para acreditar que no ostenta antecedentes penales. JAIDER LOSADA SALGADO 2011-01-12 2011-03-03
Se diseñará una hoja de Ruta donde conste cada uno de los requisitos que exige la norma, para que los respectivos directores de Departamento posean total conocimiento de cuales son los requisitos que se necesitan para iniciar los tramites para la concesión de año sabático, hoja de ruta que se ingresará al procedimiento de solicitud de año sabático . JAIDER LOSADA SALGADO 2011-01-12 2011-03-11
Se elaborará un oficio para cada uno de los directores de Departamento, donde se especifique cuales son sus obligaciones y responsabilidades como director en el trámite y ejecución del otorgamiento del año sabático. JAIDER LOSADA SALGADO 2011-01-12 2011-03-11
 
Revisado el plan de capacitación correspondiente a la vigencia 2010, se evidenció el incumplimiento de su socialización, ante la Comisión de Personal de la Universidad de Caldas. Esto se pudo evidenciar con la verificación del procedimiento para Planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo –paso 5-. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 6.2.2 literal e) de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2 MECI 1000:2005 y el paso 5 del procedimiento para planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo.
Código ACPM: 371
Fecha de Seguimiento: 2011-03-10         Fecha de Cierre: 2011-03-21         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
En el momento de dar a conocer el plan de capacitación a la comisión de personal, se debe hacer claridad que este nace de las necesidades detectadas y expresadas por cada uno de los funcionarios en un respectivo formato que va firmado por cada funcionario. De las necesidades expresadas en la evaluación de desempeño y por competencias suministradas por el área de selección. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, CAROLINA TORRES MONTOYA
2011-01-21 2011-03-21
Redefinir el procedimiento y realizar los ajustes necesarios para la claridad del mismo. Atendiendo expresamente el alcance que tiene la comisión de personal frente a la elaboración del plan de capacitación anual definido en la ley 909 de 2004 CAROLINA TORRES MONTOYA 2011-01-21 2011-02-21
 
En el procedimiento para solicitar comisión de estudios –P-GH-39- no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsables de la expedición del certificado sobre sanciones disciplinarias. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de normatividad, revisión documental y entrevista con los directores de Departamento. Esto contraviene lo estipulado en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI.
Código ACPM: 337
Fecha de Seguimiento: 2011-03-01         Fecha de Cierre: 2011-03-03         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 391
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se diseñará una hoja de Ruta donde conste cada uno de los requisitos que exige la norma, para que los respectivos directores de Departamento posean total conocimiento de cuales son los requisitos que se necesitan para iniciar los tramites de la concesión de la comisión de docentes, hoja de ruta que se ingresará al procedimiento para solicitar comisión de estudio. JAIDER LOSADA SALGADO 2011-01-12 2011-03-03
Se elaborará un oficio para cada uno de los directores de Departamento, donde se especifique cuales son sus obligaciones y responsabilidades como director en el trámite y ejecución del otorgamiento de las comisiones de estudio. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2011-01-12 2011-03-03
Se aclarará en el procedimiento de comisión de estudio que el único órgano competente para acreditar si ha sido o no sancionado disciplinariamente el solicitante de la comisión de estudio será la Contraloría General de la Republica. JAIDER LOSADA SALGADO 2011-01-12 2011-03-03
 
Actualizar el procedimiento para planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo según la Resolución de Rectoría 243 de febrero 26 de 2010
Código ACPM: 327
Fecha de Seguimiento: 2010-12-10         Fecha de Cierre: 2010-12-10         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Actualizar el procedimiento en el SIG, teniendo en cuentala Resolución de Rectoría 243 de Febrero 26 de 2010. CAROLINA TORRES MONTOYA 2010-08-27 2010-12-10
 
Incrementar los controles para una adecuada implementación del procedimiento de Otorgamiento de año sabático –P-GH-167- y del procedimiento para solicitar comisión de estudios –P-GH-39-
Código ACPM: 333
Fecha de Seguimiento: 2011-03-01         Fecha de Cierre: 2011-03-03         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM:
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se determinará con total claridad cual debe ser la función de la Oficina de Gestión Humana en las comisiones de estudio y en el otorgamiento del año sabático para los docentes. JAIDER LOSADA SALGADO 2011-01-12 2011-03-03
 
El plan de capacitación correspondiente al año 2010, fue entregado el 22 de enero de 2010, tanto a Rectoría como a Control interno y Vicerrectoría Administrativa. Según el procedimiento para planificar, ejecutar y evaluar la capacitación del personal administrativo -paso 5-, la socialización del programa de capacitación se hace ante la Comisión de Personal y permite complementar la información sobre las necesidades de formación, las debilidades y fortalezas del programa de capacitación. Tiempo: Un mes posterior a la elaboración del programa de capacitación. A la fecha de la auditoría -10 de junio de 2010-, no se evidenció dicha socialización. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 6.2.2 literal e) de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2 MECI 1000:2005.
Código ACPM: 331
Fecha de Seguimiento: 2010-12-15         Fecha de Cierre: 2010-12-17         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM:
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Socializar el Plan de Capacitación, ante la Comisión de Personal. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2010-04-19 2010-12-17
 
Se evidenció la sub-utilización del Software SARA (adquirido en el año 2007), en tanto no hay conformidad con la utilización de este. El líder del proceso manifestó que el único módulo que se encuentra en funcionamiento es el de nómina. Se verificó el ingreso de información al módulo de capacitación, encontrándose errores del sistema que no permiten dar continuidad al procedimiento. En cuanto al módulo de hojas de vida, se verificó la información académica de la funcionaria Lorenza Ríos Zapata, evidenciándose que el nombre del colegio donde obtuvo su título de bachiller no corresponde al verdadero. Los funcionarios encargados de la ejecución de los módulos de nómina y capacitación, manifestaron no tener el manual de usuario ni haber recibido capacitación para el manejo de sistema. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el numeral 6.3 de la NTCGP1000:2004 y 2.2.3 MECI1000:2005.
Código ACPM: 332
Fecha de Seguimiento: 2011-02-25         Fecha de Cierre: 2011-04-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Aplicar los lineamientos que están en el contrato con la empresa Union Soluciones dando continuidad con la implementación y parametrización de los módulos que no están en total funcionamiento VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO, GLORIA ELENA BEDOYA HENAO
, GLORIA INÉS HERNÁNDEZ PINEDA
, CLAUDIA PATRICIA BETANCUR VARGAS
, CAROLINA TORRES MONTOYA
, FREDDY MAURICIO GIRALDO MURILLO
, JOSÉ HUMBERTO BEDOYA TABARES
, JAIDER LOSADA SALGADO
2010-08-01 2011-04-30
Solicitar los manuales de usuario del sistema de información SARA a la empresa proveedora VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2010-08-01 2010-12-17
 
En la oficina de Gestión Humana es evidente la necesidad de fortalecer mecanismos de comunicación interna, con el fin de mantener al tanto a los funcinarios acerca de las posibilidades de capacitación respecto al software SARA, esto debido a que Los funcionarios encargados de los módulos de nómina y capacitación no estaban enterados que disponían de 32 horas por semestre para capacitación del sistema.
Código ACPM: 339
Fecha de Seguimiento: 2011-03-01         Fecha de Cierre: 2011-04-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Analizar contrato de la Universidad de Caldas con la empresa Unión Soluciones y programar las capacitaciones. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO
, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2010-08-01 2011-03-31
Utilizar, de acuerdo a las capacitaciones recibidas, la información para aplicar en la utilización de los módulos del sistema de información SARA VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO 2010-08-01 2011-04-30
 
Mejorar los mecanismos para generar aproximadamente 550 desprendibles de pago de jubilados y funcionarios que aún no reciben esta información por correo electrónic
Código ACPM: 328
Fecha de Seguimiento: 2011-02-01         Fecha de Cierre: 2011-04-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Modificar los procedimiento de ingreso de funcionarios a la Universidad de Caldas donde se establezca como requisito de documentación, la obtención de un correo electrónico institucional y anexarlo a la hoja de vida del sistema de información SARA HÉCTOR MARIO VALLEJO FRANCO, VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO
, MARIA DEL CARMEN QUINTERO BEDOYA
, GLORIA ELENA BEDOYA HENAO
, GLORIA INÉS HERNÁNDEZ PINEDA
2010-08-01 2011-04-30
Solicitar a los funcionarios de la Universidad de Caldas la activacion del correo electrónico institucional o la activación del mismo para anexarlo a la hoja de vida del sistema de información SARA. Para los Pensionados, sólo se anexa el correo, ya sea institucional o personal, para las personas que deseen usar este método para obtener el desprendible de pago VÍCTOR MANUEL ROJAS TORO, CARMENZA MORENO RODRÍGUEZ
, MARIA DEL CARMEN QUINTERO BEDOYA
2010-08-01 2011-04-30
 
De acuerdo con la información suministrada por la oficina de Gestión Humana y verificadas las alarmas recibidas por correo electrónico del SUIP – DAFP, del 18 de junio de 2010, no se envían tanto reportes de contratos desde 26/07/2006 como reportes de novedades desde 30/01/2007, lo que contraviene las disposiciones establecidas en los Artículos 9 y 13 del Decreto 1145 de 2004.
Código ACPM: 329
Fecha de Seguimiento: 2011-02-28         Fecha de Cierre: 2011-05-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Adoptar la nomenclatura del DAFP y presentar la propuesta de la modificación del Acuerdo como planta global. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, GLORIA ELENA BEDOYA HENAO
2010-08-10 2011-02-23
Que el Consejo Superior apruebe el proyecto de acuerdo de la planta global JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2010-11-23 2011-05-31
Solicitar a la Secretaría General para que se agende dentro de las primeras sesiones del Consejo Superior del año 2011, la aprobación de la planta globla. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, GLORIA ELENA BEDOYA HENAO
2010-11-23 2011-01-12
 
En el archivo de gestión de la oficina de Gestión Humana, se evidenciaron inconsistencias relacionadas con la aplicación de la tabla de retención documental. Lo anterior se pudo evidenciar con la revisión realizada a las actas del Comisión de Personal, El Comité Paritario de Salud y al acta No.9 del 25 de mayo de 2010 del Consejo Académico mediante la cual se aprobó el año sabático de un docente, cotejado esto, con la TRD que aplica para este proceso. Por tanto, lo anterior contraviene a lo dispuesto en los numerales 4.2.4 de la NTCGP1000:2004 y 2.2.2 MECI 1000:2005.
Código ACPM: 334
Fecha de Seguimiento: 2012-01-30         Fecha de Cierre: 2012-01-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a la Oficina de Gestión Documental mayor acompañamiento en el manejo de las T.R.D JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2012-01-27 2012-01-30
 
En la Oficina de Gestión Humana se verificó, mediante información suministrada por parte de los funcionarios encargados de las hojas de vida, que no se ha hecho efectiva la actualización del Formato Único de Hoja de Vida, con los ajustes recomendados por la Contraloría General de la República, comunicada en noviembre 26 de 2009 por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP. Lo anterior, contraviene las disposiciones establecidas en el Decreto 1145 de 2004 en su Artículo 10
Código ACPM: 330
Fecha de Seguimiento: 2011-02-25         Fecha de Cierre: 2011-04-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Enviar circular a cada uno de los funcionarios a través de todo ucaldas, informando sobre el requerimiento de la Contraloría General de la República respecto a la actualización del Formato Único de Hoja de Vida y al igual que del diligenciamiento del Formato Unico de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas; indicando fecha límite de entrega del respectivo formato. Se enviará recordatorio a través de correo electrónico con el fin de que los funcionarios respondan a dicho requerimiento. CLAUDIA PATRICIA BETANCUR VARGAS, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2010-08-18 2011-04-29
Después de enviado el recordatorio a través de los correspondientes correos electrónicos se dará un tiempo prudente para el envío de ambos formatos debidamente diligenciados a la Oficina de Gestión Humana – Área Hojas de Vida, momento a partir del cual se enviará a la instancia respectiva un listado de las personas que no hayan enviado estos formatos diligenciados a la dependencia antes mencionada, con el fin de iniciar las acciones que consideren pertinentes. Lo anterior teniendo en cuenta que es obligación dar cumplimiento estos requerimientos de la Contraloría General de la República. CLAUDIA PATRICIA BETANCUR VARGAS, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2010-08-18 2011-04-29
 
En el proceso de Gestión Humana, al verificar las hojas de vida de diversos funcionarios se encontró lo siguiente: 1.H.V 15 Administrativo al veficar y confrontar la hoja de vida con el Estatuto General y la Resolución 000150 de marzo 9 del 2008 en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, se evidencia que no se cumple con el paragrafo: " el aspirante al cargo de Vicerrector debera acreditar estudios de gestión universitaria, en caso de no tenerlo debera asistir dentro del primer año a un curso de gestión universitaria que ofrezca la universidad". 2. Al verificar los requistos de estudio y experiencia para el el cargo Jefe de Oficina de Investigaciones y Postgrados, se evidencia en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, que no se requiere formación en posgrado pero si se referencia el posgrado en las equivelancias del cargo. 3. Al verficar la hoja de vida # 33 Administrativo quien se desempeña en el cargo de Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, le falta formación en Plan de Desarrollo institucional, sistemas de informacion, normativida interna vigente, planeación estratégica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en la normatividad interna institucional y el requisito 6.2.2 de la NTCGP 1000:2004.
Código ACPM: 61
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-12-18         Estado: Cerrada no cumplida    Generó ACPM: 351
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Efectuar visita visita técnica al DAFP para dirimir la confusión existente entre los conceptos de "Planta Globlal" y "Planta Estructural" y su incidencia sobre la adecuación del manual de funciones JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-03-12 2009-03-13
Elaborar y presentar propuesta de modificación del manual de funciones como planta global al Equipo Directivo JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2009-03-16 2009-04-17
Aprobar el manual de funciones ajustado RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2009-04-18 2009-05-18
Elaborar y ejecutar un programa de reinducción en el que se socialice el manual de funciones y el estatuto administrativo SAFARI PAOLA ALZATE ACOSTA 2009-05-26 2009-12-18
Realizar una revisión total a las hojas de vida de los funcionarios, cotejando el cumplimiento de los requisitos de conocimientos básicos esenciales y determinando las necesidades de formación. JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2009-03-20 2009-12-18
Elaborar y ejecutar un plan de contingencia para atender las necesidades de formación detectadas en el diagnóstico de las hojas de vida de funcionarios activos. CAROLINA TORRES MONTOYA 2009-04-15 2009-12-18
 
No se encontro evidencia de la inducción del funcionario con Hoja de Vida # 23 Provisional, nombrado el dia 14 de noviembre de 2008, lo que contraviene lo dispuesto en el procedimiento relacionado en el proceso de Gestión Humana y el numeral 6.2.2 de la NTCGP 1000:2004.
Código ACPM: 62
Fecha de Seguimiento: 2009-08-16         Fecha de Cierre: 2009-12-16         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Dar cumplimiento al procedimiento de induccion de personal, a más tardar en los 8 días siguientes a su vinculacion. SAFARI PAOLA ALZATE ACOSTA 2009-04-12 2009-12-16
 
En el proceso de Gestión Humana existe una formato de hoja de ruta que permite realcionar los documentos que contiene una historia laboral, esta no se encuentra relacionada y controlada en el SIG. De igual manera, no se evidencia que las siguientes hojas de vida poseen la hoja de ruta: 60 Administrativo, 167 Administrativo, 740 Administrativo, 41 Ciencias Exactas, 15 Administrativo, 33 Administrativo, 77 Administrativo, 6 Administrativo.
Código ACPM: 58
Fecha de Seguimiento: 2009-07-30         Fecha de Cierre: 2009-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
ASIGNACION DE BECARIOS PARA EL AREA DE HOJAS DE VIDA, QUE APOYEN LA ORGANIZACION DE LAS MISMAS. JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2009-04-01 2009-12-31
INCLUIR HOJAS DE VIDA COMO INSTRUCTIVO Y CONTROLAR EL MISMO A TRAVES DEL SIG RICARDO DÍAZ GARCÍA 2009-04-01 2009-04-30
DESIGNAR UN FUNCIONARIO PARA LIDERAR Y EFECTUAR EL DESARROLLO DE HOJAS DE RUTA DE LAS HOJAS DE VIDA JORGE ENRIQUE RODRÍGUEZ ARANGO 2009-04-01 2009-04-30
 
No hay fechas claramente definidas para la elaboración de resoluciones de pago y entrega de documentos al proceso de Gestión Financiera para desarrollar pertinentes. No hay suficiente claridad en cuanto a los días límite, si son hábiles o calendario, el procedimiento habla de día del mes y los responsables del proceso hablan de días hábiles, lo que pone en riesgo el control y la eficacia del proceso para atender las solicitudes de pago oportunamente y la adecuada interacción con el proceso de Gestión Financiera.
Código ACPM: 63
Fecha de Seguimiento: 2009-08-10         Fecha de Cierre: 2009-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Establecer, fijar e implementar un cronograma para la recepción de novedades internas y externas CARMENZA MORENO RODRÍGUEZ 2009-03-18 2009-12-31
Difundir el cronograma para la recepción de novedades en las diferentes dependencias de la Universidad y entidades externas CARMENZA MORENO RODRÍGUEZ 2009-03-18 2009-04-15
 
En el proceso de Gestión Humana, al revisar la hoja de vida # 740 Administrativo y verificar las experiencias laborales relacionadas en el formato único de hoja de vida no se evidenció el soporte de las experiencias en: CI agroquímicas, Industria Licorera de Caldas.
Código ACPM: 57
Fecha de Seguimiento: 2009-09-04         Fecha de Cierre: 2009-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Efectuar el procedimiento de seleccion diseñado en el Sistema Integrado de Gestion. SAFARI PAOLA ALZATE ACOSTA 2009-01-16 2009-12-18
Implementar el chequeo de requisitos antes del nombramiento de los funcionarios. SAFARI PAOLA ALZATE ACOSTA 2009-01-18 2009-12-16
 
Después de realizar la revisión por la dirección correspondiente a la vigencia 2008, se detecta que un cambio en un líder de proceso, puede afectar la integridad del SIG.
Código ACPM: 2
Fecha de Seguimiento: 2009-08-24         Fecha de Cierre: 2009-11-06         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incorporar en el procedimiento de inducción y reinducción del proceso de Gestión Humana los aspectos a considerar como parte de la inducción a los funcionarios que ejercerán el rol de líderes de procesos. Implementar las directrices cuando ocurra un cambio de líder, de manera permanente CAROLINA TORRES MONTOYA 2009-03-23 2009-11-06
 
En el proceso de Gestión Humana, al verificar las siguientes situaciones administrativas en los funcionarios cuyo número de hoja de vida se relaciona a continuación, se encontró lo siguiente: 1. H.V 167 Administrativo (prorroga de un encargo remunerado en el cargo de auxiliar administrativo 14 a la Dirección de Planeación Resolucion 000953) se realizó el encargo como producto del proceso de reestructuracion de la institucion y no se evidencia la solicitud de realizar el encargo. 2. H.V 23 Provisional(posesión nombramiento provisional profesional universitario acta 204) se evidencia en los documentos que aún no posee firmas del Rector Encargado y aunque en el sistema aparece el numero del acta, el acta aún no tiene la radicacion de este número. 3. H.V 382 Ocasional (contrato de docente cátedra número 377 del docente) solo se evidencia un listado firmado por el Vicerrector académico con el nombre de las personas a contratar; al momento de indagar con la oficina de registro académico para verificar la necesidad de contratar, el líder del proceso se encontraba en auditoria y no se pudo evidenciar la solicitud. 4. H.V 59 Planta Artes y Humanidades y H.V 48 Planta Artes y Humanidades (año sabático Resolución 000605 y Resolución 000604 respectivamente), se evidencia solo las resoluciones pero no se puede evidenciar la solicitud de año sabático ni demás evidencias ya que el responsable en la Secretaría General donde reposan los expedientes no se encontraba disponible.
Código ACPM: 60
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30         Fecha de Cierre: 2009-07-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitar al personal en el manejo de los procedimientos y requerimientos para solicitar y conceder encargos y año sabatico. HÉLMER QUINTERO VERGARA 2009-04-01 2009-07-30
 
En el proceso de Gestión Humana se ha encontrado las siguientes contravenciones al control de documentos: 1. Al verificar el uso del formato para la asistencia a eventos educativos R-121-P-GH-52, diligenciados en por el proceso de Gestion Humana los dias octubre 10,14,15 y noviembre 13 de 2008, se evidencia que no permite identificar el responsable de la la capacitacion. 2. No se puede evidenciar en la plataforma del SIG el formato cronograma de actividades para la planificación del dignóstico de necesidades de capacitación. 3. El procedimiento de manejo de situaciones administrativas no tiene definido objeto, alcance, responsables y documentos relacionados.
Código ACPM: 64
Fecha de Seguimiento: 2009-05-15         Fecha de Cierre: 2009-05-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar e implementar instructivo para la verificacion de formatos de Capacitacion CAROLINA TORRES MONTOYA 2009-04-20 2009-05-20
Elaborar registros del cronograma de actividades para la planificacion del diagnóstico de necesidades de capacitacion. CAROLINA TORRES MONTOYA 2009-05-15 2009-05-30
 
En el proceso de Gestión Humana no se evidenció que los planes de formación se realizaran con base en los lineaminentos para cada cargo, indicados en los conocimientos especiales del Manual de Funciones. No hay evidencia de mecanismos para evaluar el impacto de la formación suministrada en la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG.
Código ACPM: 65
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30         Fecha de Cierre: 2009-06-10         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Implementar el Plan de Formacion y capacitacion del año 2009, basado en las necesidades halladas en contraste con el manual de funciones (Parte V Conocimientos basicos o esnciales) CAROLINA TORRES MONTOYA 2009-04-01 2009-05-30
Diseñar e implementar un instructivo para la evaluacion del impacto de la capacitacion . CAROLINA TORRES MONTOYA 2009-04-01 2009-06-10
 
En el proceso de Gestión Humana, en los registros de la evaluación del desempeño del personal, no se evidencia que la evaluación de habilidades se realice conforme a lo establecido en el Manual de Funciones donde se definen competencias generales para todos los servidores y específicas según niveles de responsabilidad. Ejemplo hoja de vida # 41 Ciencias Exactas.
Código ACPM: 66
Fecha de Seguimiento: 2009-04-15         Fecha de Cierre: 2009-04-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Efectuar visita al epartamento Administrativo de la Funcion Pública para, indagar la posibilidad de actualizacion de formatos de evaluacion o método alternativo a seguir. HÉLMER QUINTERO VERGARA 2009-03-20 2009-04-30
 
En el proceso de Gestión Humana, al confrontar el acuerdo No 06 acta de 4 de marzo de 2008 por medio de la cual se modifica la estructura orgánica de la Universidad de Caldas, se evidenció que este no coincide con con el que se refleja en la página en la pagina WEB de la Institución lo que contraviene los requisitos 4.2.3 NTCGP 1000:2004 y pone en riesgo el cumplimiento del requisito 5.5.1 de la misma norma.
Código ACPM: 56
Fecha de Seguimiento: 2009-04-30         Fecha de Cierre: 2009-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Incluir en la normatividad institucional el acuerdo No 06 acta de 4 de marzo de 2008 del Consejo Superior publicado en la web y verificar que la normativa asociada al proceso de gestión humana se encuentre vigente y actualizada. HÉLMER QUINTERO VERGARA 2009-02-15 2009-06-30
 
No se cumple la meta propuesta para el indicador de Ocupación de Planta docente, de hecho los resultados de los ultimos periodos muestran una tendencia decreciente, dado que se van generando vacancias en la planta docente que no se suplen a través de concurso público de méritos.
Código ACPM: 729
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar el estudio Técnico de Planta Docente YORLADY MEDINA GÓMEZ 2015-01-16 2015-12-18
Presentar propuesta de ajustes al Acuerdo 055 de Consejo Superior para determinar mínimos requeridos para realizar el estudio de planta YORLADY MEDINA GÓMEZ 2015-01-16 2015-06-30
Determinar faltantes en reglamentación y procedimientos para el concurso y elaborar lo pertinente CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2015-01-16 2015-06-30
 
Dentro de los indicadores del proceso de gestión humana, se analiza el porcentaje de funcionarios que obtienen evaluación de desempeño sobresaliente, pero se mide funcionarios de carrera por un lado y de libre nombramiento y remoción y provisionales por otro. Esto obedece a las diferentes metodologías que se aplican con cada grupo de funcionarios a partir del tipo de vinculación. Al medir el indicador para el año 2013, se evidencia una diferencia grande en los resultados pues para el caso de carrera, el 100% de funcionarios tuvieron evaluación sobresaliente y el resultado para los proveisionales y de LN fue del 30% haciéndose evidente una no conformidad frente a la confiabilidad y validez de los resultados.
Código ACPM: 727
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2015-06-30         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Evaluar diferentes metodologías de evaluación de desempeño y proponer un instrumento unificado para todos los tipos de funcionarios de la universidad JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2014-11-28 2015-03-31
Definir salidas normativas para evaluar el desempeño de funcionarios en condición de provisionalidad JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2014-11-28 2015-03-31
Conformar una comisión de funcionarios de carrera para la construcción de la metodología y la socialización de la misma dentro de los funcionarios JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2015-01-30 2015-04-30
Construir los procedimientos e instructivos necesarios por parte del SIG ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2015-04-30 2015-06-30
 
Aunque se cumple la meta del indicador de apoyo a las carreras profesionales, el cual mide el número de funcionarios administrativos apoyados económicamente por la universidad para desarrollar carreras profesionales o de posgrado (12%), se ha podido concluir que el cumplimiento de la meta del indicador para los próximos periodos se puede ver amenazado por la deficiencia en la disponiblidad presupuestal que se ha presentado durante el año 2014 y que ha obligado a disminuir los recursos destinados para este concepto.
Código ACPM: 730
Fecha de Seguimiento: 2015-03-31         Fecha de Cierre: 2015-06-30         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar análisis históricos de la ejecución presupuestal destinada a educación formal desde 2010 y presentar a la Vicerrectoría Administrativa y la Oficina de Planeación una propuesta de asignación presupuestal fija con incremento anual de IPC. CAROLINA TORRES MONTOYA 2014-11-17 2015-03-31
A partir de una asignación presupuestal definida, construir y complementar con el comité de estímulos e incentivos, los lineamientos para otorgar apoyos para capacitación formal a partir del presupuesto, generando políticas de selección o distribución del apoyo cuando sea del caso. CAROLINA TORRES MONTOYA 2015-03-02 2015-06-30
 
Al analizar la encuesta de satisfacción del cliente frente a los servicios internos para la vigencia 2013, se concluye que aunque el resultado general de satisfacción del proceso de Gestión Humana es satisfactorio 71,66% y cumple la meta del 70% propuesto por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, se tiene dos preguntas con baja calificación relacionadas con la inducción y reinducción de personal: Califique al proceso de gestión humana frente a la reinducción de personal docente y administrativo: 3,21 Califique al proceso de gestión humana frente a la Inducción de personal docente y administrativo: 3,32 Se concluye que la inducción para personal administrativo siempre ha cumplido los objetivos propuestos; sin embargo la reinducción para personal docente no se ha podido desarrollar adecuadamente.
Código ACPM: 728
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2015-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Para el año 2015 se programarán reinducciones por departamentos, en las cuales la Oficina de Desarrollo Docente y funcionarios del SIG, abordarán temas específicos y de importancia para los docentes. Las actividades se realizarán directamente en las facultades y las convocatorias se realizarán a través de los departamentos directamente. CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2015-02-02 2015-09-30
Programar acompañamientos personalizados para los Directores de Programa y Departamento y los docentes que lo requieran en cuanto al manejo del SIG. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2015-02-02 2015-08-31
Realizar reinducciones a docentes que regresan de comisiones de estudio CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2015-01-16 2015-12-18
 
En el proceso de Gestión Humana, al verificar las hojas de vida de diversos funcionarios se encontró lo siguiente: 1.H.V 15 Administrativo al veficar y confrontar la hoja de vida con el Estatuto General y la Resolución 000150 de marzo 9 del 2008 en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, se evidencia que no se cumple con el paragrafo: " el aspirante al cargo de Vicerrector debera acreditar estudios de gestión universitaria, en caso de no tenerlo debera asistir dentro del primer año a un curso de gestión universitaria que ofrezca la universidad". 2. Al verificar los requistos de estudio y experiencia para el el cargo Jefe de Oficina de Investigaciones y Postgrados, se evidencia en el ítem de requisitos de estudio y experiencia, que no se requiere formación en posgrado pero si se referencia el posgrado en las equivelancias del cargo. 3. Al verficar la hoja de vida # 33 Administrativo quien se desempeña en el cargo de Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno de Gestión, le falta formación en Plan de Desarrollo institucional, sistemas de informacion, normativida interna vigente, planeación estratégica. Lo anterior contraviene lo dispuesto en la normatividad interna institucional y el requisito 6.2.2 de la NTCGP 1000:2004.
Código ACPM: 351
Fecha de Seguimiento: 2011-04-20         Fecha de Cierre: 2013-02-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Presentar una nueva versión del Manual de Funciones. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2010-08-30 2011-06-23
Planear, diseñar y ejecutar un curso de Gestión Universitaria para personal directivo e incluirlo en el Plan de capacitación institucional. CAROLINA TORRES MONTOYA, JORGE ARIEL HENAO LONDOÑO
, GLORIA ELENA BEDOYA HENAO
2010-04-16 2010-11-30
Capacitar al jefe de la oficina de Control Interno y a su equipo de trabajo en todo lo relacionado con normatividad, planeación estratégica, auditorias, indicadores, MECI, GP 1000. CAROLINA TORRES MONTOYA 2010-06-02 2011-07-29
 
En el procedimiento para solicitar comisión de estudios –P-GH-39- no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsables de la expedición del certificado sobre sanciones disciplinarias. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de normatividad, revisión documental y entrevista con los directores de Departamento. Esto contraviene lo estipulado en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI.
Código ACPM: 391
Fecha de Seguimiento: 2011-05-04         Fecha de Cierre: 2011-05-06         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se diseñara una hoja de ruta donde conste cada uno de los requisitos que exige la norma, para que los respectivos directores de Departamento, ostenten total claridad de cuáles son los requisitos que se necesitan para iniciar los trámites de la concesión de la comisión docentes, hoja de ruta que se ingresará al procedimiento para solicitar comisión de estudio. JAIDER LOSADA SALGADO 2011-04-29 2011-05-06
Se elaborará un oficio para cada uno de los directores de Departamento, donde se especifique cuáles son sus obligaciones y responsabilidades en el tramité y ejecución del otorgamiento de las comisiones de estudio. JAIDER LOSADA SALGADO, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2011-04-29 2011-05-06
Se aclarará en el procedimiento de comisión de estudio con total certeza que el órgano competente para acreditar si el docente solicitante no ha sido sancionado disciplinariamente en los dos últimos períodos académicos es la Procuraduría General de la Nación. JAIDER LOSADA SALGADO 2011-04-29 2011-05-06
 
Respecto a los registros se evidenció los siguientes incumplimientos: •Documentos archivados en orden cronológico contrario al establecido: Actas del Comité de estímulos e incentivos, Capacitación administrativa, Inducción y entrenamiento en el cargo.•La Actas del Comité de Personal se encuentran mezcladas con las del Comité de estímulos e incentivos, •Registros que no cuentan con firmas e identificaciones: Comité de Personal: Acta 01 del 31 de enero de 2012 sin la firma del Presidente del Comité (Vice Adtivo), las actas del 9 de marzo y del 3 de mayo de 2012 no tienen número de Acta.•Tablas de retención documental: El procedimiento (Capacitación individual P-GH-81)establece que la Resolución de avance debe ser archivada en la Serie G1-OGH-027 y se encontró que la Resolución F1 013 del 13 de febrero de 2012 está archivada en la G1-OGH-036 relacionada con el avance otorgado a la funcionaria 30.275.255. El oficio para notificar la programación e inducción en el cargo no se archiva en la Oficina de Gestión Humana como lo contempla el procedimiento, este oficio se anexa a la programación y se envía al funcionario. El formato para notificar la programación de inducción y entrenamiento en el cargo no se archiva en la Oficina de Gestión Humana como lo contempla el procedimiento. No se evidencia en los archivos de Gestión Humana tal como lo describe el procedimiento para la vinculación de docentes ocasionales y catedráticos los Registros “Formato para recepcionar documentos para vincular docentes ocasionales y catedráticos” y “Paz y salvo de vinculación”. Los formatos de apoyo económico para asistencia a eventos, capacitación docente grupal, pasantías y postgrado no son archivados en la Oficina de Desarrollo Docente, como lo describe el procedimiento, sino que hacen parte del paquete de documentos que soportan la Resolución de pago y reposan en Tesorería. • Los formatos de publicación de admitidos y resultados de pruebas, correspondientes al Procedimiento para selección del personal administrativo no dan cuenta de la fecha de su publicación. Lo anterior contraviene el numeral 4.2.4 NTCGP 1000:2009, 2.2 MECI 1000:2005 (CONTROL DE REGISTROS)
Código ACPM: 617
Fecha de Seguimiento: 2013-05-22         Fecha de Cierre: 2013-06-28         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar acorde a la realidad los procedimientos de capacitación e inducción. CAROLINA TORRES MONTOYA 2013-05-01 2013-05-31
Organizar las actas de la comisión de personal y del comité de estímulos e incentivos, recoletar firmas faltantes. MARLENY MURILLO TORO 2013-05-01 2013-06-28
 
Se evidencia incumplimiento en el procedimiento para la capacitación individual de los servidores públicos, toda vez que le fue firmado y otorgado compromiso presupuestal al avance de la funcionaria C.C 30.279.686 para participar en un evento de capacitación (Resolución F1 192 del 16/06/2011), con fecha anterior a la Evaluación de la solicitud realizada por el Jefe de la Oficina de Gestión Humana (20/06/2011). Lo anterior pone en riesgo el aseguramiento en el control previo a la pertinencia de las capacitaciones.Lo anterior contraviene el Procedimiento para la capacitación individual de los servidores públicos P-GH-81
Código ACPM: 618
Fecha de Seguimiento: 2013-05-22         Fecha de Cierre: 2013-05-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Rediseño y nueva documentación del procedimiento de capacitación. CAROLINA TORRES MONTOYA 2013-05-01 2013-05-31
 
Se evidenció desactualización en: NORMATIVIDAD: •Normativa que no abre: Decreto 1950 de 1973, Acuerdo 1 del grupo de seguimiento del Decreto 1279, Decreto 1567 de 1998. •Normativa desactualizada: Acuerdos del Consejo Superior: 064 de 1997, 005 de 2000, 0003 de 2007. •Normativa que no se incluye: Resolución 055 de 2012, Acuerdo 020 de 2010 y sus modificaciones (Acuerdos 026 y 030 de 2012) y la demás que considere el líder del proceso. PROCEDIMIENTOS:•Procedimiento para la Administración de la nómina: El registro “Nómina impresa (temporal)”ya no es manejado en la Oficina de Gestión Humana, la liquidación y ajustes de nómina se realizan directamente en el sistema en un archivo de excel; por lo anterior se presenta un incumplimiento al procedimiento (paso 10 y 11).•Procedimiento para la inducción y entrenamiento en el cargo del personal docente y administrativo: La actividad número 14 no se está aplicando (identificación de las necesidades de capacitación)•El Procedimiento para gestionar la realización de pasantías internacionales de los docentes: No se está aplicando•El Procedimiento para la contratación de tutores: A la fecha de la auditoría se está aplicando una nueva normativa que reglamenta la vinculación de docentes tutores que no está contemplada en el procedimiento.Lo anterior contraviene el numeral 4.2.3 NTCGP 1000:2009, 2.2 MECI 1000:2005 (CONTROL DE DOCUMENTOS)
Código ACPM: 616
Fecha de Seguimiento: 2014-05-02         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, específicamente al Sistema Integrado de Gestión, la inactivación del Procedimiento para gestionar la realización de pasantías, dado que dicho procedimiento corresponde a las comisiones de servicio incluidas en el procedimiento P-GH-31 MARCELA TRUJILLO VALENCIA 2013-05-03 2013-05-31
Enviar oficio al profesional encargado en Secretaría General para la actualización del Decreto 1950 de 1973 ya que no abre , del Acuerdo 064 de 1997 con la normativa que modifica y deroga, del Acuerdo 005 de 2000 que corresponde al estatuto general anterior. MARCELA TRUJILLO VALENCIA 2013-05-03 2013-05-31
Reunión de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas (CooRdinación del SIG) y la Secretaría General, con el fin de tratar el tema normativo al interior de la Universidad. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ, FERNANDO DUQUE GARCÍA
2013-05-03 2013-07-19
Elaborar el procedimiento para la contrataciòn de tutores, subirlo al SIG e implementarlo. CARMENZA MORENO RODRÍGUEZ 2013-05-06 2013-07-31
Solicitar a la Oficina Asesora d ePlaneaciòn y Sistemas, la inclusiòn de la siguiente normativa dentro de los procesos de la oficina de gestiòn Humana: Estatuto de personal docente- Acuerdo 21 de 2002, Acuerdo 18 de 2009, Acuerdo No. 42 de 2010, Resoluciòn 055 de 2012 y del Acuerdo 020 de 2010 y sus modificaciones (Acuerdo No. 026 y 030 de 2012). MARCELA TRUJILLO VALENCIA 2013-05-06 2013-06-06
Validar el objetivo del proceso y las actividades de la Oficina de Gestiòn Humana, con el fìn de definir la documentaciòn pertinente del proceso, identificando necesidades de eliminaciòn, contrucciòn y unificaciòn de documentos. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2013-06-30 2014-06-30
Revisar, ajustar o construir los documentos propuestos con base en la acciòn anterior. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2013-06-30 2014-06-30
Establecer revisiones trimestrales, de toda la documentaciòn del proceso de Gestiòn Humana, en reuniones con el equipo de trabajo, con el fìn de mantener actualizada la documentaciòn. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2013-06-30 2014-06-30
 
Revisado el contrato C – 055 del proceso de gestión humana relacionado con la elaboración y socialización del manual de funciones, se detectó un incumplimiento parcial del mismo, contraviniendo lo establecido en el contrato, en el manual de Interventoría y los numerales 4.2.4, 8.1, 8.2.1, 8.2.4, 8.3 de la norma NTCGP1000:2004 y 2.1.3, 2.2.1, 2.2.3, 3.1.1 del MECI
Código ACPM: 336
Fecha de Seguimiento: 2011-04-29         Fecha de Cierre: 2013-02-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Entrega de nuevo manual de funciones a la Rectoría para aprobación JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, JORGE ARIEL HENAO LONDOÑO
2011-01-15 2011-02-15
Aprobación de nuevo manual de funciones del pesonal administrativo de la Universidad de Caldas RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2011-02-16 2011-03-17
Entrega y socialización de labor DIEGO VILLADA OSORIO 2011-03-18 2011-04-29
 
En el procedimiento para otorgar el año sabático –P-GH-167- existe inconsistencia al mencionar un parágrafo que no existe en la normativa. Así mismo, no se encuentra definida la dependencia de la Universidad o ente de control responsable de la expedición del certificado sobre sanciones penales. Igualmente se evidenció que no existen seguimientos y controles al procedimiento. Lo anterior se pudo constatar mediante la revisión de la normatividad, revisión documental y con la entrevista realizada a los directores de departamento. Lo anterior contraviene lo dispuesto en los numerales 4.2.3, 4.2.4, 6.2.2 y 7.5 de la NTCGP1000:2004 y 1.1.2, 2.1.2, 2.1.3, 2.2 y 3.1.1 del MECI.
Código ACPM: 392
Fecha de Seguimiento: 2011-05-04         Fecha de Cierre: 2014-10-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se modificará el procedimiento de otorgamiento de año sabático y se indicará correctamente que la disposición que señala el requisito de estar al día con los compromisos adquiridos con la Universidad es el artículo 78 numeral 4.Estatuto de Personal Docente. Mod. por el artículo 9 del Acuerdo No 014/2008. Y no el parágrafo 2 del mismo artículo. JAIDER LOSADA SALGADO, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2011-04-29 2011-05-06
Se aclarará en el procedimiento de año Sabático en el sentido que el único órgano competente para acreditar si ha sido sancionado disciplinariamente el solicitante, será la Procuraduría General de la Nación y que en lo concerniente a antecedentes penales se certificará con el Pasado Judicial. JAIDER LOSADA SALGADO, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2011-04-29 2011-05-06
Se diseñara una hoja de ruta donde conste cada uno de los requisitos que exige la norma, con el objetivo que los respectivos directores de Departamento, ostenten total claridad de cuáles son los requisitos que se necesitan para iniciar los trámites para el otorgamiento de año sabático, hoja de ruta que se ingresará al procedimiento. JAIDER LOSADA SALGADO, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2011-04-29 2011-05-06
Se elaborará un oficio para cada uno de los directores de Departamento, donde se especifique cuáles son sus obligaciones y responsabilidades en el tramité y ejecución del otorgamiento de los años sabáticos. JAIDER LOSADA SALGADO, JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES
2011-04-29 2011-05-06
 
No se evidenció entrega del Informe de evaluación docente del Departamento de Jurídicas correspondiente al primer semestre, así mismo ninguno de los departamentos de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales, lo cual se configura en un incumplimiento a la Resolución 000772 del 12 de septiembre de 2011, por la cual se reglamentan los entregables a cargo de los directores de departamento y de programa.
Código ACPM: 619
Fecha de Seguimiento: 2013-10-31         Fecha de Cierre: 2014-12-31         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar los procedimientos de Gestión Humana y determinar la posibilidad de incluir la obligación de entrega del resultado de las evaluaciones a la Oficina de Desarrollo Docente y socializar tal instrucción. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-04-18 2013-05-31
Se viene elaborando por parte de la Comisión Docente del Consejo Académico una nueva propuesta de evaluación docente y su correspondiente formato unificado para toda la Universidad. En caso que la propuesta sea aprobada, desarrollar las acciones necesarias para su implementación. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2013-04-18 2014-12-31

Recursos de Apoyo Academico

     Riesgos
 
    - Exceder el estándar de límite máximo tolerable para la pérdida de material bibliográfico en la biblioteca.
Código ACPM: 691
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realización de inventarios anualizados, comparando la información física contra los datos del sistema bibliográfico. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
Verificación constante de los sistema de control de activos (bandas magnéticas y sensor). CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
Verificación mensual con respecto a los deudores de recursos bibliográficos. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
 
    - Modificación fraudulenta del SIA.
Código ACPM: 692
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Activación del sistema de auditoría en las bases de datos. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-01-16 2014-12-19
Verificación constante de las condiciones en las cuales se realizan las copias de seguridad de los servidores. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-01-16 2014-12-19
Validación constante de los anillos de seguridad que protegen la red de información UCALDAS. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-01-16 2014-12-19
Adquisición de un nuevo aplicativo de Sistema de Información Académica. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-01-16 2014-12-19
Seguimiento constante al sistema de validación de identidad implementado. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-01-16 2014-12-19
 
    - Expedición fraudulenta de certificados.
Código ACPM: 693
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revision desde la Oficina de Gestión Humana del perfil de los funcionarios de Registro Académico. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2014-01-16 2014-12-19
Sistematización del 100% de las plantillas de certificados en el SIA. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-01-16 2014-12-19
Elaboración de certificados manuales con anotación en libro de actas, para control de consecutivos. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-01-16 2014-06-30
Depuración de las plantillas para elaboración de certificados, estableciendo con claridad todas las que deben sistematizarse a través del SIA. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-01-16 2014-12-19
Elaboración de procedimiento para la expedición y entrega de certificados, claramente definido y socializado con funcionarios y usuarios del servicio. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-01-16 2014-12-19
 
    - Vulneración física de los archivos físicos de historia académica y pérdida de información en el SIA.
Código ACPM: 694
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2015-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Aumentar los niveles de seguridad (validaciones) y las condiciones para la disposición y salvaguarda de las copias de seguridad de la información académica. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-01-16 2014-12-19
Redefinición de las tablas de retención documentos en conjunto con el grupo interno de Gestión Documental. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-01-16 2014-06-30
Depuración de hojas de vida físicas y transferencias al Archivo Central JULIAN OROZCO OSPINA 2014-01-16 2014-06-30
Digitalización de hojas de vida. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-01-16 2015-06-30
 
    - Material bibliográfico desactualizado
Código ACPM: 695
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Inventario constante de colecciones y ediciones, con el fin de determinar necesidades de actualización bibliográfica. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
Realización de campañas informativas constantes para determinación de necesidades por parte de los docentes. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
Ejecutar las compras de manera inmediata a su solicitud. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
 
    - Expedir un título sin el cumplimiento pleno de requisitos.
Código ACPM: 696
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Adquisición de un nuevo aplicativo de Sistema de Información Académica, el cual permita parametrizar los requisitos de grado y su cumplimiento, así como su seguimiento. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-01-16 2014-12-19
Parametrizar el sistema de notas y la plantilla de núcleos, con el fin de garantizar la certificación automática de los requisitos académicos. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-10-21 2014-12-19
Establecimiento de una hoja de chequeo que deberá ser firmada por los responsables de la verificación de documentos y requsitos. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-01-16 2014-12-19
 
    - No disponibilidad o uso ineficiente de aulas.
Código ACPM: 689
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Ajuste al sistema de aulas, de acuerdo con lo establecido en la nueva normativa de cupos aprobada por el Consejo Académico en septiembre de 2013. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-11-04 2014-02-21
Mantener el rol de gerencia de aulas (espacios) en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, con el fin de ejercer control constante en términos de la utilización de la infraestructura institucional. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-01-16 2014-12-19
Implementación de una nueva normativa sobre cancelaciones de materias y de semestre, para controlar la fluctuación de estudiantes en los grupos inicialmente aprobados. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-01-16 2014-03-31
 
    - Inversión insuficiente e inadecuada para dotación y mantenimiento de laboratorios.
Código ACPM: 697
Fecha de Seguimiento: 2014-03-31         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Definición de un mecanismo que permita controlar la adquisición de equipos e infraestructura recibidos vía proyectos de investigación. ROGELIO OCAMPO CARDONA 2014-01-16 2014-06-30
Realización de un inventario de necesidades de cada laboratorio, con el fin de tener información confiable que permita diseñar un plan de compras adecuado. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2014-01-16 2014-12-19
 
    - Admisión fraudulenta de nuevos estudiantes.
No existen acciones propuestas
 
    - Falta de preparación del personal que labora en la Biblioteca.
Código ACPM: 700
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Promover actividades de capacitación de temáticas relacionadas, garantizando así la actualización de los funcionarios del Centro de Bibliotecas. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
Ajuste en los manuales de funciones, con el fin de mantener claras las actividades de cada funcionario según la actividad a realizar, incluso cuando haya nuevas vinculaciones. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
 
    - Devolución de estudiantes en movilidad académica.
Código ACPM: 690
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Acompañamiento constante a los estudiantes durante el periodo de anormalidad académica. PAULA ANDREA HENAO RUÍZ 2014-01-16 2014-12-19
Socializar la reglamentación sobre movilidad académica internacional con los Directores de Departamento y Programa PAULA ANDREA HENAO RUÍZ 2014-01-16 2014-12-19
 
    - Poca pertinencia y calidad de los contenidos disponibles en la plataforma virtual.
No existen acciones propuestas
 
    - Gestión de laboratorios no articulada a las necesidades institucionales y de usuarios externos.
Código ACPM: 697
Fecha de Seguimiento: 2014-03-31         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Definición de un mecanismo que permita controlar la adquisición de equipos e infraestructura recibidos vía proyectos de investigación. ROGELIO OCAMPO CARDONA 2014-01-16 2014-06-30
Realización de un inventario de necesidades de cada laboratorio, con el fin de tener información confiable que permita diseñar un plan de compras adecuado. LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2014-01-16 2014-12-19
 
    - Admisión fraudulenta de nuevos estudiantes.
No existen acciones propuestas
 
    - Certificados expedidos con información errónea o fraudulenta.
No existen acciones propuestas
 
    - Expedir un título sin el cumplimiento pleno de requisitos.
Código ACPM: 696
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Adquisición de un nuevo aplicativo de Sistema de Información Académica, el cual permita parametrizar los requisitos de grado y su cumplimiento, así como su seguimiento. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-01-16 2014-12-19
Parametrizar el sistema de notas y la plantilla de núcleos, con el fin de garantizar la certificación automática de los requisitos académicos. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-10-21 2014-12-19
Establecimiento de una hoja de chequeo que deberá ser firmada por los responsables de la verificación de documentos y requsitos. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-01-16 2014-12-19
 
    - Insuficiente disponibilidad de material bibliográfico
Código ACPM: 695
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Inventario constante de colecciones y ediciones, con el fin de determinar necesidades de actualización bibliográfica. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
Realización de campañas informativas constantes para determinación de necesidades por parte de los docentes. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
Ejecutar las compras de manera inmediata a su solicitud. CARLOS AUGUSTO JARAMILLO PARRA 2014-01-16 2014-12-19
 
    - Pérdida o alteración de información académica conservada en medio físico o en el Sistema de Información Académico.
Código ACPM: 692
Fecha de Seguimiento: 2014-06-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Activación del sistema de auditoría en las bases de datos. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-01-16 2014-12-19
Verificación constante de las condiciones en las cuales se realizan las copias de seguridad de los servidores. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-01-16 2014-12-19
Validación constante de los anillos de seguridad que protegen la red de información UCALDAS. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-01-16 2014-12-19
Adquisición de un nuevo aplicativo de Sistema de Información Académica. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-01-16 2014-12-19
Seguimiento constante al sistema de validación de identidad implementado. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2014-01-16 2014-12-19
 
    - Incremento no deseado de la contratación docente
No existen acciones propuestas
 
    - Retención no deseada de estudiantes por deficiencias en su recorrido curricular
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
Queja de la estudiante Jackeline Gonzalez a cerca de la imposibilidad de graduarse por incumplimiento a los requisitos en la matrícula, al allegar un certificado del icfes de validación del bachillerato no aprobado y haber culminado sus estudios con esta inconsistencia. Es necesario analizar causas y establecer acciones correctivas para evitar que esta situación vuelva a presentarse.
Código ACPM: 389
Fecha de Seguimiento: 2011-06-15         Fecha de Cierre: 2011-07-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar el archivo físico de Registro Académico , específicamente las hojas de vida de los estudiantes de los programas a distancia, con el fin de identificar posibles errores en la recepción de documentos y faltantes de información para corregir de manera inmediata ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2011-04-26 2011-06-30
Proponer una modificación al reglamento estudiantil artículo 11 en lo relacionado a los documentos exigidos para la matrícula, específicamente, certificado de validación expedido por el ICFES debidamente aprobado LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2011-04-29 2011-07-29
Establecer el mecanismo para garantizar que, como último plazo, en la segunda matrícula los estudiantes completen los documentos exigidos para su ingreso a la Universidad ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2011-04-26 2011-06-30
 
En el proceso de Recursos de Apoyo Académico no se evidenció el desarrollo de acciones correctivas para eliminar las causas del problema presentado por daño en el servidor durante el proceso de admisiones en noviembre de 2008.
Código ACPM: 89
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Establecer políticas claras, responsables y protocolos para el respaldo, mantenimiento y soporte de los Sistemas de Información MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-03-23 2009-04-30
Hacerse cargo del soporte y mantenimiento (hardware) del Sistema de Información Académica ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2009-03-30 2009-04-30
Establecer políticas claras para el diseño, desarrollo, implementación y adquisión de sistemas de información de uso institucional. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-03-30 2009-06-30
 
Al indagar en los laboratorios del proceso de Recursos de Apoyo Académico, se encontraron manuales desactualizados, en el laboratorio de Bioquímica no hay manual, los documentos en los que se soporta la planificación de actividades se encuentran deteriorados y en mal estado de conservación. Lo anterior contraviene los requisitos 4.2.3 y 4.2.4 de la NTCGP1000:2004.
Código ACPM: 82
Fecha de Seguimiento: 2009-06-19         Fecha de Cierre: 2009-12-11         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Actualización y creación de manuales de uso de los laboratorios LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ 2009-03-12 2009-12-11
 
En el proceso de Recursos de Apoyo Académico no se evidenció el registro apropiado de la calibración del equipo extractor de grasa VELP, Modelo SER 148, que indicara los resultados y trazabilidad hacia los equipos patrón utilizados (Julio de 2007)
Código ACPM: 88
Fecha de Seguimiento: 2009-05-15         Fecha de Cierre: 2009-12-11         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaboración de protocolo para garantizar la contratación del mantenimiento y calibración de equipos con entidades acreditadas EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2009-03-12 2009-12-11
 
En los viajes académicos no se evidencian métodos de control al desarrollo de los viajes, como: Verificación de carnets de cada estudiante y seguro de accidentes, matrícula de los mismos, condiciones mecánicas del transporte y humanas de los conductores.
Código ACPM: 86
Fecha de Seguimiento: 2009-03-31         Fecha de Cierre: 2009-07-03         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Elaboración de protocolos para el control de los viajes de estudio GERMÁN GÓMEZ LONDOÑO 2009-03-12 2009-07-03
 
En el proceso de Recursos de Apoyo Académico, se encuentran dificultades relacionadas con la infraestructua; el campus virtual esta operando en instalaciones transitorias sin plan de acción. Se encontró una resolución de Rectoría de asignación de 100 millones pare inversión en educación virtual, de los cuales se han entregado 70 millones al campus virtual. En el caso de los laboratorios no se encontró evidencia de la identificación de necesidades de recuros necesarios para la prestación de los servicios, tal como lo estipula el requisito 6.3 de la NTCGP 1000:2004, antes existía un comité para analizar todo lo relacionado con los recursos necesarios para el buen funcionamiento de los laboratorios y ahora ese comité no sesiona. Se evidencias problemas de mantenimiento a la infraestructura, que han sido reportadas y no se han atendido. Acueducto, alcantarillado, iluminación, redes eléctricas y pintura, entre otras.
Código ACPM: 83
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
se apropiarán recursos para el campus virtual por 40 millones de pesos. RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2009-01-01 2009-02-28
la oficina de planeación asignará un espacio para la unidad virtual. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-03-12 2009-06-30
 
Desconocimiento por parte de los docentes del código que diferencia un estudiante regular de un estudiante especial, lo que hace que en un momento determinado los estudiantes especiales acudan a salidas académicas, sin contar con seguro contra accidentes.
Código ACPM: 356
Fecha de Seguimiento: 2011-04-15         Fecha de Cierre: 2011-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
en el reporte de estudiantes inscritos al grupo de un profesor, añadir columna que especifique el tipo de estudiante que se encuentra en el listado (estudiante regular, estudiante especial, estudiante especial en movilidad academica) ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-11-01 2011-03-30
Llegar a consenso con secretaría general y bienestar universitario sobre el mecanismo de cobro de seguro estudiantil para los estudiantes especiales que no correspondan a convenios movilidad académica, o que estando en este grupo no posean seguridad estudiantil de la institución participante. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
2011-02-01 2011-06-30
 
No se aplica el ciclo P-H-V-A (Planear-Hacer-Verificar-Actuar): 1) Se observa una separación total entre los procedimientos que se encuentran en el Sistema Integrado de Gestión -SIG- con las labores que realizan los funcionarios de la Oficina de Admisiones y Registro Académico. 2) Se evidencia la inaplicabilidad, inexistencia y/o desactualización de los procedimientos y registros, por ejemplo: para la matrícula de estudiantes antiguos de pregrado - P-RA-219- (Versión 1), para la solicitud y aprobación de transferencias entre programas académicos de diferentes universidades -P-RA-337 (Versión 1), para la solicitud y admisión de aspirantes a estudiantes especiales -P-RA-215- (Versión 1), como la inexistencia de los registros P-RA-217 Y 218. 3) No se evidencia control y seguimiento a los procedimientos descritos en el punto anterior, por ejemplo, se observó que en algunas situaciones (transferencias, estudiantes especiales), no se respetan las fechas del calendario académico; no se cuenta con hoja académica completa de los estudiantes que ingresan por transferencia, esta información no se translada por parte del director de programa. 4) En el procedimiento para la gestión de los viajes de tipo académico, no se evidencian registros relacionados en los pasos 8 9 y 10 (informes que deben presentar los docentes)
Código ACPM: 358
Fecha de Seguimiento: 2011-02-28         Fecha de Cierre: 2011-05-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Reunir al equipo de registro académico para realizar capacitación para uso y concientización de la importancia de la herramienta SIG ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-09-01 2010-09-10
Revisar con el equipo de trabajo de la oficina de admisiones y registro académico los procedimientos registrados como recursos de apoyo académico en el SIG para realizar las actualizaciones pertinentes, acorde a la evolución de los procedimientos. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-09-20 2011-04-29
Por medio de las sesiones de revisión de procedimientos con el equipo de trabajo de la oficina de admisiones y registro académico , generar una transversalizacion del conocimiento de los mismos y la apropiación del sistema SIG como herramienta guía. ALEJANDRO GUTIERREZ DIAZ 2010-09-20 2011-05-30
 
Revisadas las hojas de vida de los estudiantes, se encuentra que el estudiante con código 1721119020, del Programa Licenciatura en Artes Escenicas, presentó un oficio donde consta que es egresado del colegio con jornada y valor de pensión, que no esta firmado por la institucion educativa, sino por el mismo estudiante. Asi mismo, el estudiante codigo 601111692, presento un oficio sin firma donde manifiesta que no tiene afiliacion a EPS. Las tres situaciones descritas contravienen lo estipulado en el procedimiento P-RA-216- versión 1.
Código ACPM: 439
Fecha de Seguimiento: 2012-08-29         Fecha de Cierre: 2012-09-12         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
De manera transitoria se elaborará un documento que dé cuenta de las condiciones en las cuales se debe recibir y archivar la documentación durante los procesos de admisiones. JULIAN OROZCO OSPINA 2012-05-22 2012-09-12
 
Al revisar el informe de PQRS del primer semestre de 2014, se evidencia que existió un número considerable de quejas de los estudiantes relacionadas con el proceso de inscripción en línea.
Código ACPM: 746
Fecha de Seguimiento: 2015-01-15         Fecha de Cierre: 2015-01-30         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Diseñar e implementar un instructivo para la gestión de la inscripción en línea, en el cual se describan el procedimiento para ello así como las situaciones particulares que se pueden presentar y que eventualmente representarían problemas a la hora de la inscripción. JULIAN OROZCO OSPINA, JUAN CARLOS CANO AGUILERA
2014-11-24 2015-01-30
Diseñar y expedir un comunicado para los programas y departamentos, en el cual se establezcan las condiciones y las fechas en las cuales se recomienda realizar la solicitud de oferta académica, de cara a la inscripción en línea. JULIAN OROZCO OSPINA, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ
2014-11-24 2015-01-30
Diseñar y expedir un comunicado para todos los estudiantes, en el cual se establezca (a manera de aviso previo) toda la información relacionada con la inscripción en línea, así como la necesidad de que los estudiantes estén a paz y salvo para mantener activos sus accesos. JULIAN OROZCO OSPINA, PAULA MARCELA RESTREPO LÓPEZ
2014-11-18 2015-01-30
 
Analizando los resultados de la encuesta de satisfacción encontramos que la calificación de los encuestados en cuanto a la equidad del proceso de admisión es baja con relación a los demás criterios evaluados: 3,27 en una escala de 0 a 5.
Código ACPM: 745
Fecha de Seguimiento: 2015-07-17         Fecha de Cierre: 2015-11-27         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Proponer al Consejo Académico un nuevo modelo de admisión, que permita un proceso de selección más objetivo que evalúe fortalezas y debilidades reales de los admitidos. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-11-18 2015-11-27
Diseñar un modelo que permita identificar falencias de los admitidos al momento de ingresar a la Institución, de modo que se puedan establecer acciones que eviten o disminuyan la deserción temprana. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-11-18 2015-11-27
Proponer a los Consejos Superior y Académico una estructura de admisión para aspirantes especiales, teniendo en cuenta los criterios y mandatos estatales vigentes, en el marco de la ley general de educación. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-11-18 2015-11-27
Presentar un proyecto a través del sistema de regalías, orientado a la implementación de mecanismos que garanticen la inclusión y permanencia en el sistema educativo para aspirantes con algún tipo de discapacidad. JULIAN OROZCO OSPINA 2014-11-18 2015-11-27
 
Aún no se cumple la meta de contar con 60 Megas en el canal de internet, razón por la cual se están generando dificultades de navegación que impiden el desarrollo normal de los procesos institucionales soportados en plataformas web.
Código ACPM: 754
Fecha de Seguimiento: 2015-02-27         Fecha de Cierre: 2015-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Unificar las redes inalámbricas y limitar el acceso a través de la red unificada, con el fin de evitar saturación del canal con accesos de personas diferentes a la comunidad académica. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-10-01 2014-11-30
Ajustes técnicos en la red para “limpiar” el canal. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-10-01 2014-12-19
Diseño e impresión de una revista dirigida a estudiantes, con recomendaciones para mejorar el uso del canal de internet. YORLADY MEDINA GÓMEZ 2015-01-16 2014-03-31
Solicitud de presupuesto para reparar los daños que se han presentado por el uso de la infraestructura tecnológica y liderar la ejecución de los contratos correspondientes, en los que se incluya el mantenimiento preventivo anual necesario a la red. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2015-01-23 2015-06-30
 
Para el periodo 2014-1, se presenta un porcentaje de ocupación de aulas del 51,7%, ligeramente superior a lo que se ha registrado en los dos anteriores periodos que han sido objeto de análisis y medición, pero aún muy distante a la meta propuesta desde la Oficina de Planeación y Sistemas que es del 60%. Este porcentaje de ocupación es preocupante, toda vez que la comunidad universitaria, expresa de manera permanente su inconformidad con la disponibilidad de aulas para desarrollar las diferentes asignaturas, actividades de educación continuada o más aún, actividades extraacadémicas que también requieran espacios adecuados para ser desarrolladas.
Código ACPM: 753
Fecha de Seguimiento: 2015-06-30         Fecha de Cierre: 2016-06-30         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Adquisición de proyectores para el 100% de aulas. La Oficina de Planeación entregará a cada facultad un informe de dotación de aulas, el cual se deriva de las inspecciones semestrales que se realizan a las mismas, identificando las necesidades. YORLADY MEDINA GÓMEZ 2015-01-23 2015-06-30
Generar un informe desde la Oficina de Planeación y Sistemas para identificar las aulas que se usan en un 50% o menos de su capacidad real. Una vez se tengan identificadas, se propondrá intercambio de aulas entre facultades para responder a demandas de asignaturas con mayor número de estudiantes. YORLADY MEDINA GÓMEZ 2015-01-23 2015-06-30
Una vez implementadas las acciones propuestas anteriormente, duplicar la programación de aulas semestre tras semestre y generar un informe de ocupación que permita determinar las aulas disponibles de cada semestre, las cuales se destinarán para los nuevos programas. YORLADY MEDINA GÓMEZ 2015-06-30 2015-12-18
 
Es evidente una tendencia creciente en el uso de las mediaciones pedagógicas de aprendizaje virtual entre la comunidad universitaria, hoy representada en cerca de 500 cursos y 4800 usuarios entre estudiantes y docentes. No obstante, es igualmente evidente que este crecimiento está desbordando la capacidad de la unidad y del personal actualmente responsable. En el mismo sentido, no hay claridad sobre la estructura y niveles de autoridad y responsabilidad que la Universidad ha dispuesto para la gestión de la virtualidad como mediación pedagógica. Hoy se reconocen acciones desde la Facultad de Ingenierías, desde el proyecto de Telmedicina y además como función conferida mediante el Acuerdo 020 de 2010 a la Dirección del CEAD.
Código ACPM: 629
Fecha de Seguimiento: 2013-10-30         Fecha de Cierre: 2013-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Contratar un profesional de tiempo completo para que administre la plataforma virtual. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ, MARCELO LÓPEZ TRUJILLO
2013-07-15 2013-09-15
Conformar un comité de virtualidad compuesto por un representante del departamento de sistemas de la Facultad de Ingenierías, un representante del departamento de estudios educativos de la Facultad de humanidades, un representante de Telesalud y el Jefe de la Oficina de Educación a Distancia, quien lo coordinará. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2013-02-05 2013-12-31
Elaborar un plan de trabajo y presupuesto para la virtualidad. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2013-03-05 2013-05-20
 
El Plan de Desarrollo Institucional 2009-2018 y el Plan de Acción Institucional disponen objetivos y metas respecto del crecimiento o expansión de la virtualidad como mediación pedagógica. Las metas definidas han presentado incumplimiento, a lo cual puede atribuirse como una causa, la falta de un plan de expansión que permita establecer actividades, responsables, plazos y entregables concretos, que le permitan al proceso avanzar en el cumplimiento de estos objetivos y metas de manera ordenada y planificada.
Código ACPM: 630
Fecha de Seguimiento: 2014-09-16         Fecha de Cierre: 2014-11-28         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitar a docentes y catedráticos tutores en metodologías y herramientas virtuales. CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO, CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ
2013-02-20 2013-06-15
Implementar Objetos Virtuales de Aprendizaje (OVAS) principalmente en los programas de educación a distancia con recursos de los fondos de facultad. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2013-03-14 2014-11-28
Participar en convocatorias del Ministerio de Educación Nacional, para financiar la formación docente y la implementación de OVAS. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ, LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ
2013-04-14 2014-06-18
Solicitar la revisión y ajuste de las metas del Plan de desarrollo y Plan de Acción frente al tema de "Programas Virtuales", con miras a planificar con principio de realizar "Programas Virtuales" en la Universidad de Caldas. CARLOS AUGUSTO MONTOYA ALVAREZ 2013-08-29 2013-10-30
 
Luego de revisar y verificar los registros de la admisión 2011-2, el comité veedor del proceso de admisiones concluye que existió un presunto fraude en el proceso de admisión del aspirante con formulario número 104 y registro SNP AC200920094094 al programa de Medicina.
Código ACPM: 440
Fecha de Seguimiento: 2012-05-30         Fecha de Cierre: 2016-03-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Dar inicio al proceso de responsabilidad que derive en las siguientes posibles actuaciones: - Revocatoria de la admisión del estudiante involucrado en el fraude. - Inicio proceso de investigación disciplinaria contra los presuntos funcionarios involucrados - Traslado de la situación a las instancias externa de tipo penal y disciplinaria que haya lugar LUZ AMALIA RÍOS VÁSQUEZ, JULIAN OROZCO OSPINA
, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
2012-01-16 2012-06-15
Frente al procedimiento interno de admisiones: a) Diseñar un instrumento de registro de los llamados que contenga la información sobre los admitidos que hacen uso del cupo y de las personas que no se presentan b) Enviar registro a la Secretaría General y al comité veedor de admisiones sobre los llamados JULIAN OROZCO OSPINA 2011-06-30 2012-08-30
Elaborar, presentar al rector para aprobación e implementar un plan de seguridad informática que incluya la salvaguarda y control de claves de ingreso al Sistema de Información Académico MAURICIO ARBELÁEZ RENDON, JULIAN OROZCO OSPINA
, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2011-06-30 2012-08-30

Recursos Físicos

     Riesgos
 
    - Incumplimiento de requisitos legales ambientales
Código ACPM: 713
Fecha de Seguimiento: 2014-03-03         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar los requisitos de trámite ambiental en los procedimientos para la gestión de proyectos , LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ
2013-09-01 2014-03-30
Elaborar y aprobar una matriz legal ambiental aplicable a la Universidad de Caldas LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ 2013-09-01 2014-03-30
Aplicar estrategias de sensibilización y difusión a los institutos y grupos de investigación para dar a conocer los requisitos legales ambientales LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ 2014-02-01 2014-06-30
 
    - Incumplimiento de requisitos legales ambientales
Código ACPM: 713
Fecha de Seguimiento: 2014-03-03         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar los requisitos de trámite ambiental en los procedimientos para la gestión de proyectos , LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ
2013-09-01 2014-03-30
Elaborar y aprobar una matriz legal ambiental aplicable a la Universidad de Caldas LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ 2013-09-01 2014-03-30
Aplicar estrategias de sensibilización y difusión a los institutos y grupos de investigación para dar a conocer los requisitos legales ambientales LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ 2014-02-01 2014-06-30
 
    - Hurto de bienes
No existen acciones propuestas
 
    - Daños en la infraestructura física, derivados de eventos naturales
No existen acciones propuestas
 
    - Suspensión de servicios básicos que apoyan el desarrollo de actividades institucionales (energía, agua, baterías sanitarias, etc.)
No existen acciones propuestas
 
    - Acceso indebido a las estaciones de trabajo o a los servidores, que soportan los sistemas de información de la Universidad de Caldas
No existen acciones propuestas
 
    - Inadecuada selección y/o obsolescencia de Infraestructura y Plataforma Tecnológica de hardware y software y de los sistemas de comunicación.
No existen acciones propuestas
 
     Hallazgos
 
En el proceso de Recursos Físicos, el líder declara que se fijan metas a los funcionarios por medio de ordenes de trabajo. No se evidencia un mecanismo de planificación de actividades y metas, ni el control al cumplimiento de las mismas, asi como la medición de la idoneidad y competencia de los funcionarios asociados al proceso. Dado lo anterior, no se evidencia el desarrollo de acciones de mejoramiento individuales por cada funcionario, derivadas de dichas evaluaciones y controles, por ende no se logra hacer seguimiento a dichos planes y la retroalimentación correspondiente. Lo anterior contraviene los requisito 4.1 f), 8.4 y 8.5 de la NTCGP 1000:2004 y el MECI 2.1.1 y 3.3.3.
Código ACPM: 51
Fecha de Seguimiento: 2009-07-30         Fecha de Cierre: 2009-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Concertar objetivos de desempeño con todos los funcionarios del proceso en coherencia con el plan de accion y registrarlos en el formato correspondiente. FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-02-25 2009-03-30
Realizar seguimiento al cumplimiento de los objetivos de desempeño de manera bimestral FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-03-05 2009-12-31
Evaluar al final de la vigencia, el cumplimiento total de los objetivos de desempeño FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-12-01 2009-12-31
Fijar planes de mejoramiento individual concertados con el funcionario, con base en los resultados de la evaluación al cumplimiento de los objetivos de desempeño FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-12-01 2009-12-31
Solicitar al proceso de gestión humana la incorporación de los funcionarios del proceso de recursos fisicos, al plan de implementación de la evaluación por competencias FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2009-03-05 2009-03-30
Realizar control y seguimiento a las actividades asignadas mediante órdenes de trabajo, a través de la base de datos de Servicios Generales EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2009-01-19 2009-12-18
 
Se evidencia que en el proceso de Recursos Físicos se ejecutan obras de infraestructura que no responden a una planificación establecida con base en diagnósticos de necesidades ni priorización de las mismas. Se evidencia la ejecución de obras en respuesta a solicitudes que se viabilizan a través de un comité de obras. De igual manera no se lleva un registro que demuestre el seguimiento a las ejecuciones, la conformidad y adecuación de las obras y el análisis de datos que permitan retroalimentar el proceso para la toma de acciones consecuentes. Lo anterior contraviene los requisitos 4.1 f) y 8.4 de la NTCGP 1000:2004.
Código ACPM: 48
Fecha de Seguimiento: 2009-06-30         Fecha de Cierre: 2009-12-18         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar revisiòn al manual y procedimiento de interventorìa incluido capacitciòn a los interventores de obras fìsicas existentes. EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2009-03-30 2009-12-12
solicitar al proceso de Gestiòn Humana un funcionario competente para la realizacion de interventorìas a obras fìsicas. EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2009-03-30 2009-03-30
Construir ficha para las obras de infraestructura física, que permita la planeación y priorizaciòn de las proyectos EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2009-01-15 2009-04-30
Realizar interventorìa de las obras de infraestructura, mediante la construcción de una bitácora de avance de obra, a realizarse durante su ejecuciòn ANA MARÍA ISABEL VENEGAS CEBALLOS 2009-04-20 2009-12-18
 
La actividad de control y seguimiento ejercido al desempeño en el servicio de vigilancia prestado por el contratista, amerita la implementación de instrumentos para el registro de novedades o desviaciones, a fin de generar información trazable que sea útil a los fines de evaluación del desempeño del contratista, incorporar ajustes necesarios a las consignas o focalizar esfuerzos en la capacitación al personal.
Código ACPM: 627
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30         Fecha de Cierre: 2013-12-20         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Sistematización de los eventos materializados en todas las sedes de la Universidad, de manera cronológica. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2013-02-01 2013-12-20
Reporte de eventos a las instancias correspondientes para toma de acciones correctivas. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2013-02-01 2013-12-20
 
Las actividades de control y seguimiento al manejo, salvaguarda y estado de los bienes, deben obedecer a un esquema planificado por parte del proceso y no solo a actividades puntuales. Es pertinente que se recupere esta práctica que el proceso tenia implementada y que le aporta elementos de gran valor para el cumplimiento de su objetivo misional.
Código ACPM: 625
Fecha de Seguimiento: 2013-09-30         Fecha de Cierre: 2013-12-20         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Verificar inventarios de bienes devolutivos en los municipios LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ, JOHN JAIRO BUITRAGO OCAMPO
2013-02-01 2013-09-30
Verificar bienes que son retirados de las instalaciones por los responsables para el desarrollo de actividades en otras sedes o institiuiones de la ciudad o del país. ALEISI SÁNCHEZ CEBALLOS 2013-02-01 2013-12-20
Remisión de listados de inventarios de bienes devolutivos a cada responsable y atención y solución de novedades. ALEISI SÁNCHEZ CEBALLOS 2013-02-01 2013-12-20
 
Al realizar el análisis del indicador: Oportunidad en la atención de las actividades de mantenimiento tecnológico, las cuales son tramitadas a través de la mesa de ayuda, no se cumple la meta del indicador, la cual está en 90% y el resultado obtenido fue del 86%, pese a que se realizaron ingentes esfuerzos desde la oficina de sistemas para contrarrestar los factores causantes de la situación.
Código ACPM: 726
Fecha de Seguimiento: 2015-04-17         Fecha de Cierre: 2015-06-30         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Asignar los recursos necesarios para realizar mantenimiento y soporte de la infraestructura tecnológica, la cual está conformada por: Cámaras de vigilancia, UPS (Baterías), Servidores, Aires acondicionados, Planta telefónica, Equipos computacionales y Redes estructuradas. GERMAN MEJIA RIVERA, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2014-11-12 2015-06-30
Disponer de mínimo cuatro funcionarios para la Unidad de Hardware, con el fin de realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la base computacional instalada compuesta por 3.400 computadores distribuidos en las diferentes sedes de la Universidad de Caldas. GERMAN MEJIA RIVERA, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2014-11-12 2015-06-30
Realizar las reparaciones a la infraestructura tecnológica que resultó afectada producto de la navegación oscura realizada en el interior de la comunidad universitaria. GERMAN MEJIA RIVERA 2014-11-12 2015-06-30
 
Analizando los resultados de la medición de la encuesta de satisfacción, se identifico que una de las preguntas con calificación más baja es: Califique la percepción que tiene frente a la seguridad en las instalaciones de la universidad, con un total de 3.31.
Código ACPM: 740
Fecha de Seguimiento: 2014-11-30         Fecha de Cierre: 2014-12-19         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Asignación de presupuesto para inversión en nuevos dispositivos electrónicos articulados a la central de monitoreo. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-05-02 2014-07-07
Identificación de áreas vulnerables susceptibles de intervenir con medios electrónicos, articulados a la central de monitoreo. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2014-06-30 2014-08-04
Desarrollo del proceso de convocatoria, contratación e instalación de los nuevos dispositivos. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-09-02 2014-12-19
 
Analizando los resultados de la medición de satisfacción del proceso de Recursos Físicos, una de las preguntas con más baja calificación fue la relacionada con la calificación a la gestión del proceso frente a la respuesta de solicitudes de mantenimiento de obras físicas (carpintería, electricidad, plomería, pintura, metal-mecánica, cerrajería, telefonía, servicios varios), en lo relativo a cumplimiento, oportunidad y calidad.
Código ACPM: 739
Fecha de Seguimiento: 2015-03-31         Fecha de Cierre: 2015-06-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Implementar un mecanismo de notificación que permita establecer directrices claras y oportunas a las personas que ejecutan la actividad de mantenimiento solicitada, evitando los reprocesos que ocurren actualmente. GABRIELA MARIN MUÑOZ 2014-11-12 2015-06-30
Incorporar la evaluación de cada servicio de mantenimiento por parte del usuario a la mesa de ayuda, para que sea diligenciada cuando se cierre el ticket. ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO 2014-11-14 2015-06-30
 
Frente al mantenimiento correctivo y preventivo de los sistemas de información desarrollados por la Universidad existe un riesgo de falta de gobernabilidad y control por parte del proceso, para atender el mantenimiento correctivo o cualquier otra contingencia que se presente con sistemas tan vitales como el Sistema de Información Académico o el Sistema Integrado de Gestión. No se cuenta con directrices o políticas claras para la gestión adecuada del desarrollo de software por parte del personal o los contratistas de la Universidad. Así mismo, se avizora la oportunidad de simplificar los procedimientos para el mantenimiento, ajustándolo a las condiciones particulares de la universidad (mantenimiento en sistemas de información contratados y sistemas de información de construcción propia), y a los diferentes sistemas de información que se poseen. Lo anterior, a fin de que se haga mas evidente la existencia de un PLAN PREVENTIVO y no solamente a la respuesta de solicitudes de mantenimiento correctivo o ajustes y optimizaciones al sistema, como hasta hoy se hace evidente.
Código ACPM: 626
Fecha de Seguimiento: 2014-07-15         Fecha de Cierre: 2014-12-17         Estado: Abierta
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Se deben apropiar los recursos necesarios para adquirir e implantar los sistemas de informacion necesarios como nuevo SIA - BANCO DE PROYECTOS - CONVENIOS - con el fin de integrarlos y brindar una funcionalidad adecuada - se definio por concenso en el equipo directivo la compra de nuevo SIA, pero a la fecha no se han apropiado los recursos, teniendo en cuenta que el SIA es un core o el nucleo de los sistemas de informacion de la Universidad. GERMAN MEJIA RIVERA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
2014-02-03 2014-11-27
Una vez iniciada la implantacion de los nuevos sistemas de informacion, de igual manera los ingenieros existentes se deben capacitar para mantener y soportar las herramientas o sistemas de informacion nuevos como el SIA y otros desarrollos de terceros, toda vez que las nuevas plataformas e infraestructuras requieren de personal capacitado y con conocimientos apropiados para brindar un soporte en las condiciones que lo exigen los nuevos ambientes y sistemas de informacion. JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
, GERMAN MEJIA RIVERA
2014-03-03 2014-07-14
Mantener y soportar los sistemas de informacion contratados con terceros durante el tiempo de vida util de los mismos; con el fin de brindar un servicio apropiado y con oportunidad, teniendo en cuenta los niveles de servicio y los tiempos de respuesta de los proveedores - tambien es necesario revisar y evaluar la funcionalidad de estos sistemas con el fin de verificar si ya estan siendo obsoletos o ya han cumplido su tiempo de vida util que es aproximadamente 10 años. GERMAN MEJIA RIVERA, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2014-02-03 2014-12-17
En relacion a los sistemas de informacion desarrollados en la Universidad de Caldas, se debe tener claro que no se cuenta con capacidad de respuesta con la actual fuerza de trabajo - toda vez que los ingenieros deben desarrollar el dia a dia de las necesidades que se presentan, documentar y brindar el soporte tecnico a los sistemas en cuestion y de acuerdo a las estadisticas con las que contamos del sistema de mesa de ayuda, se determino que el soporte tecnico a estos sistemas es excesivo y requiere de mucha atencion por parte de los ingenieros, donde finalmente no les queda tiempo de realizar mas desarrollos o realizar reingenieria en los sistemas que se hacen a la medida en la Universidad, razon por la cual es conveniente la compra de sistemas de informacion a terceros para equilibar las necesidades y requerimientos de la Universidad con los sistemas de informacion adaptables y parametrizables para uso en la Universidad. De no continuar con esta accion preventiva y hasta correctiva continuara colapsada la atencion que le brindamos a los sistemas con el desarrollo de nuevas necesidades institucionales. PAULA ANDREA CHICA CORTÉS, ABELARDO RODRÍGUEZ GIRALDO
2014-03-03 2014-11-27
 
Luego de revisar los registros de consumo telefónico comparativo vigencia 2010 y 2011 correspondiente a los meses de julio, agosto y septiembre, se identifica una tendencia creciente en el uso de números de celular. Pese a que se realizan seguimientos cuatrimestrales y se hacen llamados de atención a los responsables de las líneas corresponidentes, no se ha logrado la efectividad esperada en pro de salvaguardar el cumplimiento de principios de austeridad en el gasto.
Código ACPM: 436
Fecha de Seguimiento: 2012-07-30         Fecha de Cierre: 2012-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Convocar (circular) a los integrantes de la comunidad universitaria al uso racional del servicio telefónico y como apoyo a las actividades institucionales (Acción de implementación permanente como una manera de recordar y enfatizar sobre el uso racional del servicio) FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO, LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ
2011-10-30 2012-12-14
Elaborar y aprobar una base de datos de teléfonos celulares oficiales y de mayor frecuencia de uso, por dependencia. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2012-02-15 2012-11-30
Implementar formato de control para el registro de llamadas a celular y larga distancia en cada dependencia LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2012-03-30 2012-08-30
Gestionar un contrato con una empresa operadora de telefonía mediante el cual se logre una tarifa especial para las llamadas a celular que salen de nuestro sistema telefónico. Lo anterior a través de un trabajo conjunto con el área de Sistemas con la instalación de equipamiento tecnológico FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO 2012-02-15 2012-04-30
 
El indicador asociado a eventos de hurto ha presentado una medición favorable frente a la meta propuesta en lo que va corrido del año, no obstante es evidente continuar articulando acciones de mejora a fin de fortalecer los mecanismos de control en el área de seguridad, para ello se diseña la central de llaves que contendrá los duplicados de las aulas, puertas principales y espacios comúnes.
Código ACPM: 584
Fecha de Seguimiento: 2012-11-09         Fecha de Cierre: 2012-12-21         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Reposición y mantenimiento de cerraduras de las chapas LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2012-06-20 2012-12-14
Diseño de una base de datos para relacionar la totalidad de las llaves duplicadas, con base en la nomenclatura establecida LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2012-06-20 2012-12-21
Adecuación de un espacio físico para almacenar duplicados de las llaves y garantizar el control LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2012-06-20 2012-08-17
 
Al realizar análisis del indicador relacionado con eficacia en la atención a solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo, se concluye que existe una no conformidad potencial frente a la satisfacción de la calidad del servicio por tiempos de respuesta, situación que aunque es analizada, es necesario establecer mecanismos para la mejora.
Código ACPM: 585
Fecha de Seguimiento: 2013-08-15         Fecha de Cierre: 2013-12-20         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitud de convocatoria y contratación de proveedor de servicios de cerrajería y plomería con experiencia y conocimiento. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2013-02-04 2013-12-20
Incorporar medición de la satisfacciòn de los usuarios frente a la prestación de los servicio de mantenimiento, a travès de las òrdenes de trabajo. LINA MARÍA CORRALES RODRIGUEZ 2013-02-04 2013-12-20
 
El anàlisis de la mediciòn de los indicadores dio como resultado que no se mantiene el consumo de agua y energìa durante el año 2012, comparativamente con la vigencia 2011, en razòn de situaciones externas que afectaron la dinàmica institucional. Para ello se hace necesario implementar acciones para optimizar el consumo de dichos servicios en la vigencia 2013 y años siguientes.
Código ACPM: 624
Fecha de Seguimiento: 2013-08-30         Fecha de Cierre: 2013-12-20         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Jornadas de sensibilización para promover el uso eficiente y racional de los servicios como agua y energia en todas las sedes. LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ 2013-03-04 2013-12-20
Implementar tecnologìa lìmpia en eficiencia energètica, con cambio de luminarias. LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ 2013-04-01 2013-12-20
Implementar sistema de aguas lluvias en dos de las baterìas sanitarias del edificio Bicentenario. LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ 2013-04-01 2013-12-20
 
Con el fin de mejorar el resultado de los indicadores y poder incrementar las metas, se plantea mejorar los consumos de agua, energía y aprovechamiento de los residuos solidos, a través de proyectos que contribuyan a la disminución del impacto ambiental.
Código ACPM: 744
Fecha de Seguimiento: 2016-06-30         Fecha de Cierre: 2015-12-14         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Instalación de iluminación LED para el Campus Palogrande como piloto inicial para el cálculo de eficiencias energéticas. LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ 2015-01-19 2015-06-30
Planeación de visitas de inspección a los Campus de la Universidad para control de fugas de agua, mantenimiento de baterias sanitarias y redes hidráulicas con el contratista de plomería. LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ, GABRIELA MARIN MUÑOZ
2014-11-14 2015-12-14
Implementación de una estrategia iconográfica y cambio de canecas para almacenamiento de residuos, con el fin de mejorar la separación de la fuente y aumentar el aprovechamiento de los residuos sólidos. LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ, GERMAN MEJIA RIVERA
2015-01-19 2015-06-30
Realizar una estrategia de sensibilización y capacitación en manejo adecuado de los residuos sólidos y la separación en la fuente para aumentar el aprovechamiento de los residuos sólidos. LUISA FERNANDA RAMIREZ GOMEZ 2015-01-19 2015-12-14

Medición, Análisis y Mejora

     Riesgos
 
    - Análisis de la gestión de los procesos (institucional) basada en mediciones erróneas de indicadores.
Código ACPM: 636
Fecha de Seguimiento: 2013-07-31         Fecha de Cierre: 2013-08-15         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisión de los objetivos estratégicos de los procesos (Caracterizaciones) para determinar la existencia de todos los componentes que conduzcan a medir la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-04-30 2013-07-12
A partir de los objetivos estratégicos modificados, analizar los indicadores y modificar o agregar indicadores que correspondan a la medición de eficiencia, eficacia y efectividad del proceso. Caracterizarlos e ingresarlos al SIG con la revisión previa de los mismos por parte de los líderes de proceso. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-05-31 2013-07-15
Realizar capacitaciones a los líderes de procesos y líderes de actividades frente a la importancia de medir los indicadores de los procesos y su utilidad para la formulación de ACPMs y con ésto lograr la mejora en el desempeño de los procesos. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-07-18 2013-08-15
Realizar la medición de los nuevos indicadores planteados para el I sem de 2013 a través de talleres realizados en cada uno de los procesos en los que se oriente sobre la medición, el análisis y la formulación de acciones derivadas. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-07-15 2013-08-15
 
    - Gestión del riesgo inoperante o inútil en el Sistema Integrado de Gestión.
Código ACPM: 637
Fecha de Seguimiento: 2013-06-03         Fecha de Cierre: 2013-11-29         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Actualizar los riesgos calificados bajo la anterior metodología, a la nueva metodología sistematizada en el SIG EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2012-10-31 2012-11-30
Ajustar el módulo de riesgos del SIG para ingresar y calificar los riesgos de corrupción. Coordinar con los líderes de proceso, el ingreso de los riesgos de corrupción de cada proceso al aplicativo en cumplimiento del plan anticorrupción. EDUARDO CASTRO ECHEVERRI 2013-06-03 2013-08-30
Ajustar el módulo del SIG a la nueva metodología de valoración propuesta por el DAFP ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2012-10-01 2012-11-15
Realizar capacitación para líderes de proceso y personal de apoyo, para dar a conocer la importancia y utilidad de la gestión de riesgos para la Universidad y la metodología de calificación con la que cuenta el SIG ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-09-02 2013-09-30
Establecer, documentar y difundir una metodología de seguimiento a los riesgos con los equipos de trabajo al interior de los procesos, con el fin de implantar una dinámica de Gestión de Riesgos. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-09-30 2013-11-29
 
     Hallazgos
 
Al indagar sobre el análisis de datos de los resultados de la evaluación y reevaluación de proveedores, se observó la aplicación de 25 encuestas cuyo propósito fué conocer la percepción de los proveedores de la Universidad frente al proceso de Contratación; no se encontraron los parámetros y la metodología para la aplicación de este instrumento ni para la retroalimentación de la información generada. Lo anteriormente expuesto contraviene el principio h) de la NTCGP 1000.
Código ACPM: 140
Fecha de Seguimiento: 2009-07-15         Fecha de Cierre: 2009-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar un procedimiento que describa la metodología para medir la satisfacción de los clientes frente a los servicios prestados aplicable al proceso de Contratación, considerando la incorporación de la encuesta actual ajustada a su conveniencia y a la del sistema. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
2009-04-01 2009-05-15
Implementar la metodología establecida para medir la satisfacción de los clientes del proceso de Contratación y proveedores (contatistas) de la Universidad y aplicarla de manera permanente. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-05-01 2009-12-31
 
No se hace seguimiento a la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos por parte de la Universidad (satisfacción), toda vez que no se tienen definidos los métodos y responsables para obtener la información, realizar su medición y análisis. Adicionalmente no se logran evidenciar las acciones de mejora tomadas como resultado del análisis de los datos derivados de la aplicación de las encuestas con fines de Acreditación institucional. Lo anterior contraviene el requisito 8.2.1. y 8.4 de la NTCGP1000.
Código ACPM: 144
Fecha de Seguimiento: 2009-08-30         Fecha de Cierre: 2009-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Documentar un procedimiento que describa la metodología para medir la satisfacción de los clientes frente a los diez y seis (16) servicios prestados por la universidad y su aplicación en los procesos misionales. Incluye la metodología aplicable al análisis de datos resultantes de la aplicación de las autoevaluaciones con fines de acreditación institucional y de programas LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA, PAULA ANDREA CHICA CORTÉS
2009-02-09 2009-05-30
Verificar de manera permanente la aplicación de los instrumentos para medir la satisfacción de los clientes y el registro e implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora resultantes del análisis de datos de la satisfacción de los clientes de los servicios universitarios y en general, el cumplimiento, implementación y adecuación del procedimiento documentado para tal fin. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2009-06-01 2009-12-31
Diseñar y desarrollar un módulo automatizado para la medición de la satisfacción de los clientes para todos los servicios universitarios, en consideración con el procedimiento que describe su metodología. VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ 2009-05-01 2009-07-30
 
No se evidencia la aplicación de un método para retroalimentar a los procesos, respecto de la información obtenida en atención al ciudadano (informes) ni se evidencian acciones de mejora a partir de la información presentada sobre quejas y reclamos. No está prevista la evaluación de la percepción del usuario, una vez comunicada la respuesta de la Universidad frente a sus peticiones. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el Estatuto General artículo 33 y en el requisito 7.2.3 c) de la NTCGP 1000:2004.
Código ACPM: 146
Fecha de Seguimiento: 2009-06-12         Fecha de Cierre: 2009-12-31         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Reportar en el equipo directivo el informe analizado del estado de atención de peticiones, quejas y reclamos cada trimestre. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-04-01 2009-12-31
Formular las acciones correctivas, preventivas y de mejora resultantes del análisis de la información relativa a peticiones, quejas y reclamos. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-04-01 2009-12-31
Actualizar el formato para el registro de peticiones, quejas y reclamos incorporando la información de retroalimentación con el peticionario CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-02-25 2009-03-06
 
Posterior a la revisión por la dirección de la vigencia 2008, se detecta la necesidad de registrar e implementar acciones de mejora con respecto al informe presentado para la entrada correspondiente a "Resultados de las auditorias".
Código ACPM: 1
Fecha de Seguimiento: 2009-08-24         Fecha de Cierre: 2009-11-06         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar una capacitación a cada proceso (líder y su equipo de trabajo) acerca de la metodología para la formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora conforme al procedimiento documentado CARMENZA GALLEGO GIRALDO 2009-01-20 2009-04-20
Registrar todas las acciones correctivas, preventivas y de mejora derivadas de los hallazgos de la auditoria interna a los procesos RICARDO GÓMEZ GIRALDO, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
, GERMÁN GÓMEZ LONDOÑO
, CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE
, MARIO HERNÁN LÓPEZ BECERRA
, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
, HÉLMER QUINTERO VERGARA
, FABIO CARDONA MARÍN
, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO
2009-01-20 2009-02-28
Efectuar curso de actualización para todos los auditores internos de la institución MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-01-20 2009-11-06
Adelantar la evaluación de los auditores internos y retroalimentarlos con los resultados. Incorporar al programa de capacitación de la vigencia 2009 las principales necesidades de capacitación al respecto MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-01-20 2009-06-30
 
Se evidencia que en todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión no se han identificado adecuadamente los indicadores de gestión que permitan medir la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos. La frecuencia de medición de algunos indicadores, puede constituirse en un factor de riesgo asociado a largos periodos de tiempo para el análisis de datos y la toma de decisiones de manera acertada y oportuna. Adicionalmente, se evidencia que los indicadores de gestión asignados actualmente a los procesos, no tienen definida una meta ni se están realizando las mediciones para su cálculo y por ende no se realiza análisis de datos para esta y otra información, por ende no se logra demostrar el uso de este instrumento de control, seguimiento y análisis a la gestión de los procesos. Lo anteriormente expuesto contraviene los requisitos 8.2.3 y 8.4 de la NTCGP1000, 2.1.4 del MECI.
Código ACPM: 141
Fecha de Seguimiento: 2009-05-30         Fecha de Cierre: 2009-07-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Concluir la identificación y caracterización de los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad para todos los procesos de la Universidad. MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-03-17 2009-04-30
Concluir el diseño y desarrollo del módulo de medición de los indicadores en el Sistema de Información Institucional - SII VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ 2009-03-17 2009-05-30
Documentar y gestionar la aprobación de la metodología para la identificación, caracterización, actualización, medición y análisis de los indicadores de los procesos del Sistema Integrado de Gestión. TATIANA OCHOA CARDENAS 2009-03-17 2009-05-30
Socializar la metodología para la identificación, caracterización, actualización, medición y análisis de los indicadores de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, así como la metodología para operar el módulo de mediciones a todos los líderes de procesos y responsables de mediciones MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2009-05-30 2009-06-30
Realizar una capacitación en relación con la formulación e implementación de acciones correctivas y preventivas como resultado de las mediciones y análisis de indicadores, dirigida a los responsables de dicha actividad. Continuar con la asesoría y acompañamiento a los responsables frente a esta actividad. TATIANA OCHOA CARDENAS 2009-07-01 2009-07-30
 
Se encontró en el proceso de Medición Análisis y Mejora que en la respuesta a la petición No. 072 de 2008 del señor Jairo Calderón Arbeláez no se registró la fecha y hora de recibo de la misma, por lo cual no se logró verificar el cumplimiento de los términos en dicha petición. Adicionalmente no se dió trámite oportuno a la petición de la profesora Beatriz Eugenia Botero de Mejia de la Facultad de Ciencias para la Salud con fecha de 24 de septiembre; el Secretario Gneral da respuesto a la profesora el 24 de septiembre, no obstante a la fecha de la auditoría, la oficina de atención al ciudadano no habia entregado la respuesto a la profesora. Lo anterior contraviene lo consagrado en la Constitución política de Colombia y en el Codigo Contencioso Administrativo respecto de la entrega oportuna de las respuestas a derechos de petición.
Código ACPM: 147
Fecha de Seguimiento: 2009-01-23         Fecha de Cierre: 2009-01-23         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Ajustar el formato para registrar peticiones, de tal manera que se pueda registrar la fecha y hora de notificación al peticionario. CLARA INÉS BARCO GÓMEZ 2009-01-19 2009-01-23
 
En todos los procesos fueron identificados y analizados los riesgos por cada líder de proceso, sin embargo éstos no se encuentran aprobados; en algunos casos la definición de los riesgos no fué adecuada, en tanto se encuentran como riesgos situaciones ya materializadas o causas y no efectos. Se contraviene el requisito 1.3 del MECI y el 4.1 g. de la NTCGP 1000.
Código ACPM: 142
Fecha de Seguimiento: 2009-03-15         Fecha de Cierre: 2009-04-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar y corregir los mapas de riesgos de los procesos. RICARDO GÓMEZ GIRALDO, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
, GERMÁN GÓMEZ LONDOÑO
, CARLOS EMILIO GARCÍA DUQUE
, MARIO HERNÁN LÓPEZ BECERRA
, FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO
, AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO
, LILIA VARGAS PIEDRAHITA
, FABIO CARDONA MARÍN
, CLARA INÉS BARCO GÓMEZ
, HÉLMER QUINTERO VERGARA
2009-01-19 2009-03-12
Aprobar la totalidad de los mapas de riesgos de los procesos ajustados. RICARDO GÓMEZ GIRALDO 2009-03-12 2009-04-30
 
No se evidencian registros de acciones preventivas en todos los procesos en general. Se determinaron acciones preventivas para cada uno de los riesgos de los procesos pero estas no se definieron de manera adecuada y siguiendo una metodología para el análisis de problemas. No se logró auditar el registro de acciones correctivas para eliminar las causas de las no conformidades detectadas en las auditorías internas dada la programación no pertinente para la auditoria a este proceso. Lo anterior contraviene los requisitos 8.5 de la NTCGP 1000 y 3.3 del MECI.
Código ACPM: 143
Fecha de Seguimiento: 2009-03-30         Fecha de Cierre: 2009-05-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar con todos los lideres de procesos y su grupos de trabajo, una capacitación - taller de individual acerca del método para registrar e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora aplicable a los riesgos identificados en los procesos y a los hallazgos derivados de las auditorías internas. Registrar las acciones corrctivas, preventivas y de mejora para cada hallazgo y las acciones preventivas para cada riesgo. TATIANA OCHOA CARDENAS 2009-02-16 2009-03-12
Incorporar un método para el análisis de problemas al módulo de acciones correctivas, preventivas y de mejora en el software del SIG. VICTOR MANUEL ARCILA VÉLEZ 2009-05-01 2009-05-30
 
Tras analizar el objetivo del proceso de Medición, Análisis y Mejora, se detecto el riego de "Análisis de la gestión de los procesos basada en mediciones erróneas de indicadores"
Código ACPM: 434
Fecha de Seguimiento: 2012-01-23         Fecha de Cierre: 2013-02-22         Estado: Cerrada cumplida
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Solicitar por cada reporte de indicadores de cada proceso. Según el dato ó los datos suministrados, soporte o evidencia para realizar un análisis real según los datos entregados por los procesos. WILSON IVÁN RAMÍREZ MURCIA 2012-10-15 2013-02-22
 
Al recurrir al software de encuestas electrónicas para analizar la información producto de la medición de la satisfacción del cliente se encuentran pocos datos recolectados para los servicios prestados en los procesos de investigación y proyección, lo que dificulta el suministro de información a las instancias que la requieren en períodos intermedios del año.
Código ACPM: 559
Fecha de Seguimiento: 2013-02-28         Fecha de Cierre: 2013-12-13         Estado: Abierta
Acción preventiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar y modificar el procedimiento de Medición de la satisfacción de los usuarios externos con el fin de establecer períodos de medición intermedios en cada vigencia, específicamente en los servicios de investigación y proyección. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2012-10-25 2013-03-29
 
El Sistema de Atención al Ciudadano SAC, ha demostrado su usabilidad, por tanto se hace necesaria una optimización que permita:*Ampliar la capacidad para que los peticionarios puedan anexar documentos a sus requerimientos*Generación de informes que contribuyan de manera ágil a la toma oportuna de decisiones (manual)*Generar alarmas que le permitan al funcionario de la Oficina de atención al ciudadano controlar el cumplimiento de los términos para las respuestas a cada una de las peticiones (manual)
Código ACPM: 548
Fecha de Seguimiento: 2013-08-16         Fecha de Cierre: 2013-12-13         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Revisar el procedimiento de PQRS de la Universidad a la luz de la norma ISO10002:2004 Satisfacción del cliente. Directrices para el tratamiento de las quejas en las organizaciones, con el fin de identificar deficiencias en su aplicación y su impacto en el uso del sistema. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-01-17 2013-02-22
Realizar exploración del sistema SAC y de nuevas versiones implementadas en el Ministerio de Educación para comparar las aplicaciones con las necesidades identificadas a partir de la revisión del procedimiento Vs norma ISO LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-02-01 2013-03-15
Ealaborar y desarrollar un plan de trabajo que defina las actividades necesarias para incorporar al sistema SAC actual o en nueva versión, las necesidades identificadas y realizar las pruebas respectivas para su entrada en operación LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-03-15 2013-12-13
 
No se evidencia análisis de datos y toma de acciones sobre la gestión del servicio no conforme. Lo anterior contraviene los literales 8.4 y 8.5 de la NTCGP1000:2009
Código ACPM: 552
Fecha de Seguimiento: 2013-06-14         Fecha de Cierre: 2014-06-27         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Capacitación a los líderes de proceso y líderes de actividad sobre los conceptos asociados al servicio no conforme, su utilidad para el sistema y para el mejoramiento del servicio ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2012-09-03 2012-11-16
Diseñar un formato para el registro de servicio no conforme, acompañar a los procesos en su diligenciamiento y la correspondiente formulación de acciones preventivas y correctivas fruto de tal análisis. Consolidar los formatos diligenciados para ser presentados en la auditoría de renovación del certificado de ICONTEC ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2012-09-14 2012-11-23
Diseñar un sistema de información para el registro, análisis de causas y tratamiento del servicio no conforme a través del SIG y en tiempo real, el cual permita, a través de etiquetas, generar informes de prevalencia y ser fuente de análisis para el mejoramiento del servicio, a través de la implementación de ACPM derivadas de este análisis. Acompañar a los procesos en el uso y utilidad del sistema y en el ingreso y seguimiento a los datos. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-04-19 2013-10-18
 
Se evidencia en el informe de quejas y reclamos (julio - diciembre de 2011) que el 17% de las respuestas se respondieron extemporáneamente y en el informe de peticiones (enero-junio 2012) fue el 11%. Frente a estas respuestas extemporáneas, no se evidencian acciones establecidas por la Secretaría General tal como lo describen los literales G) y L) del punto 2 del Procedimiento para recibir, tramitar y resolver peticiones, quejas y reclamos.Adicionalmente las respuestas extemporáneas dadas por los funcionarios de las diferentes dependencias incumplen con lo establecido en la Ley (Código Contencioso Administrativo y Constitución Nacional), quedando expuestos a que las autoridades competentes inicien las acciones disciplinarias a que haya lugar
Código ACPM: 549
Fecha de Seguimiento: 2013-05-17         Fecha de Cierre: 2014-05-30         Estado: Cerrada cumplida
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar un comparativo entre el procedimiento documentado en el SIG y el procedimiento establecido en la norma ISO 10002:2004: Satisfacción del cliente. Directrices para el tratamiento de las quejas en las organizaciones, con el fin de comparar y evaluar, qué actividades o pasos planteados en la norma, hacen falta en el procedimiento del SIG para su ajuste. Proponer los ajustes necesarios ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-01-17 2013-01-31
Realizar un reconocimiento general de los aplicativos del SAC con relación a lo planteado por el procedimiento para determinar las falencias del sistema frente a éstos requerimientos. Concertar reunión con una entidad local que use el sistema para determinar si las necesidades identificadas existen o no en el sistema. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-02-01 2013-02-08
Concertar una cita con el Ministerio de Educación para determinar la posibilidad de adoptar en la Universidad de Caldas una nueva versión del SAC o realizar los ajustes requeridos, básicamente en cuanto a etiquetas que permitan identificar prevalencias y realizar análisis de causas Paretto. Realizar visita o comunicación telefónica. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-02-15 2013-03-15
Realizar ajustes al SAC, para potencializar su uso en caso que se decida continuar con con este sistema en la universidad para registrar y tramitar ACPMs. Definir niveles de usuario para reportes, consultas y análisis y realizar la respectiva capacitación a las personas involucradas LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-03-15 2013-04-15
Articular las actividades realizadas alrededor del mejoramiento del procedimiento de PQRS al proyecto integral de mejoramiento del servicio en la Universidad, con el fin de incluirlo como estrategia de una proyecto estructural y crítico para la universidad ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-01-17 2013-06-28
Diseñar y desarrollar una agresiva estrategia de comunicación dentro de la comunidad universitaria para estimular el uso del SAC como mecanismo efectivo para interponer PQRS. LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-07-01 2013-07-31
 
Es interés de la comunidad universitaria y del rector, que en esta segunda etapa del sistema integrado de gestión (Renovación de la certificación), se desarrollen las acciones necesarias para la simplificación, tanto de los documentos, como de los trámites asociados a cada uno de los procesos, razón por la cual se propone formular una estrategia integral para el mejoramiento del servicio en la universidad, estrategia que se abordará desde todas las perspectivas: Personal, infraestructura, trámites, documentos, procedimientos, etc.
Código ACPM: 558
Fecha de Seguimiento: 2013-02-15         Fecha de Cierre: 2013-12-13         Estado: Cerrada cumplida
Acción de mejora
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Realizar inventario de trámites de servicios internos y externos, evaluarlos con criterios de eficiencia y eficacia y estandarizar un procedimiento optimo a ser automatizado ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ, MAURICIO ARBELÁEZ RENDON
2012-11-15 2013-02-15
Priorizar obras de mejoramiento de infraestructura física para la prestación del servicio, programas ejecución y realizar seguimiento MAURICIO ARBELÁEZ RENDON 2012-11-30 2013-12-13
Implementar la metodología de evaluación del desempeño de 360° para personal administrativo JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2012-11-09 2013-03-21
Continuar la implementación de las capacitaciones en Gerencia del Servicio JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2011-06-15 2013-12-13
Implementar un programa para otorgar incentivos a los mejores prestadores del servicio JOSÉ JESÚS DÍAZ CORRALES 2013-02-01 2012-04-13
Implementar plan para el mejoramiento de la calidad en el servicio en las facultades a través de un trabajo articulado con docentes al servicio del estudiante CLAUDIA PATRICIA LEGUIZAMÓN LONDOÑO 2012-10-31 2013-12-06
Implementar la estrategia de trabajo en equipo como impulsor de los procesos de servicio al cliente LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2012-06-15 2013-06-21
 
De acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para medir la satisfacción de los usuarios frente a los servicios universitarios se están incumpliendo las siguientes actividades:*Aplicación de encuestas a los estudiantes de educación a distancia. *Aplicación de la encuesta de satisfacción para los servicios de laboratorio. La no aplicación de las encuestas de manera integral a todos los servicios universitarios, impide el análisis y la toma de decisiones frente al desempeño del sistema de gestión de calidad. Lo anterior contraviene los requisitos 8.1 y 8.2.1 de la norma NTCGP1000:2009
Código ACPM: 554
Fecha de Seguimiento: 2014-02-28         Fecha de Cierre: 2014-06-30         Estado: Abierta
Acción correctiva
Acción Responsable Fecha Inicio Fecha Fin
Consolidar por parte del SIG, una base de datos de laboratorios existentes, los servicios que prestan y cuáles de éstos brindan servicios externos. Caracterizar el servicio brindado por cada uno, los requisitos de calidad y los clientes que atiende en la actualidad. ANGELA MARIA GARCIA GOMEZ 2013-09-09 2013-09-30
Definir a través de un equipo técnico entre Docencia y la Unidad de Servicios y Mercadeo, los laboratorios con potencial para brindar servicios en cuanto a capacidad y tipo de servicio y definir los laboratorios que serán incluidos como servicios institucionales debidamente documentados y ofertados LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA 2013-09-30 2013-10-14
A través de los Coordinadores de los Laboratorios, realizar sondeo de la situación del mercado al cual se ofrecerán servicios: Competencia, precios, producto, etc., con el fin de caracterizar el servicio a brindar y determinaar posiblidades de comercialización. LAURA ELENA ZULUAGA V