CARACTERIZACION PROCESO PLANIFICACION PLANIFICACIóN CAR-PL-1 Rige a partir de: 2017-03-22 Versión: 5   Historial de Versiones Versión Documento Rige a partir de 1 2008-08-19 2 2008-10-16 3 2009-07-18 4 2014-03-11 5 2017-03-22 Descripción de cambios realizados en versiones anteriores DESCRIPCIÓN LIDER: PROFESIONAL ESPECIALIZADO OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS OBJETIVO: Planear el desarrollo académico, físico, financiero, tecnológico, y humano de la Universidad de Caldas a través del acompañamiento y asesoría a los procesos en la formulación de políticas, planes, programas y proyectos, el seguimiento a la ejecución y la evaluación de resultados, con el fin de mejorar continuamente las capacidades institucionales requeridas para el cumplimiento de la misión. ENTRADAS: Proyecto Educativo Institucional Plan de Desarrollo Institucional Plan de Acción Institucional Directrices institucionales Política y Objetivos del SIG Resultados de la revisión por la dirección al SIG REQUISITOS DE LA ENTRADAS: Vigencia de las políticas y orientaciones estratégicas institucionales. SALIDAS: Planificación Financiera Planificación de Infraestructura Planificación del talento humano Planificación tecnológica Planificación académico administrativa Planificación del SIG REQUISITOS DE LA SALIDAS: Coherencia de las actividades planificadas con los recursos proyectados. Articulación de la planificación con las orientaciones estratégicas institucionales. Factibilidad de la planificación. Cumplimiento de la planificación (que se alcance) Planificación que responda a las necesidades particulares de la universidad. PROCESO PROVEEDOR: Todos Los Procesos PROCESO CLIENTE: Todos Los Procesos RECURSOS: Talento Humano competente especificado en la planta de personal (provee el proceso de Gestión Humana). Recursos Financieros (provee el proceso de Gestión Financiera). Sistemas de información y comunicación (provee el proceso de Información y Comunicación). Infraestructura física (provee el proceso de Recursos Físicos). Administración documental (provee el proceso de Gestión Documental). Soporte y asesoría jurídica (provee el proceso de Gestión Jurídica) Adquisición de bienes y servicios (provee el proceso de Contratación). Bienestar y ambiente de trabajo (provee el proceso de Bienestar) REQUISITOS DE LAS NORMAS QUE LE APLICAN AL PROCESO NORMATIVIDAD DEL PROCESO PLANEAR - HACER No PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD RESPONSABLE SALIDA CLIENTE 1 Proceso Direccionamiento Proceso Docencia Proceso Investigación Proceso Proyección Proyecto Educativo Institucional Plan de Desarrollo Institucional Necesidades de procesos misionales Informes de autoevaluación de los programas. Planes de mejoramiento Planeación estratégica y táctica Profesional Universitario-04 -Oficina Asesora De Control Interno De GestiÓn Planes de acción de las facultades. Planes de acción de las diferentes unidades Todos los Procesos 2 Consejo Académico Consejo Superior Proceso Direccionamiento Todos los Procesos Plan de desarrollo Normativas Proceso de gestión humana Necesidades de recursos humanos Requisitos generales del sistema de gestión Requisitos de los clientes Política y objetivos del SIG Organización y métodos Profesional Especializado-14 -Oficina Asesora De PlaneaciÓn Y Sistemas Estudios técnicos para la proyección del talento humano requerido por la universidad en el mediano y largo plazo. Descripción del sistema integrado de gestión, alcance y recursos (Manual SIG) Todos los Procesos 3 Consejo Académico Proceso Control y Seguimiento Proceso Direccionamiento Proceso Docencia Plan de desarrollo Plan educativo institucional Programas académicos activos o en proceso de registro calificado Estudios de pertinencia Necesidades de recursos humanos, tecnológicos y de infraestructura para el desarrollo de programas académicos Planes de mejoramiento Planificación académica Profesional Especializado-14 -Oficina Asesora De PlaneaciÓn Y Sistemas Planificación de recursos y actividades para la creación y desarrollo de programas académicos y programas especiales Docentes Estudiante (s) Proceso Contratación Proceso Gestión Financiera Proceso Gestión Humana Proceso Investigación Proceso Proyección Proceso Recursos Físicos 4 Proceso Docencia Proceso Gestión Financiera Proceso Investigación Proceso Proyección Políticas financieras Acuerdo 01/98 Plan Plurianual de inversiones Necesidades Financieras de las dependencias Ejecución presupuestal vigencia anterior Recursos del balance de la anterior vigencia Planificación financiera Profesional Universitario-04 -Oficina Asesora De Control Interno De GestiÓn Presupuesto institucional asignado y aprobado Matriz plurianual de inversiones Todos los Procesos 5 Proceso Planificación Proceso Recursos Físicos Plan de ordenamiento territorial Código de construcción Estudios técnicos Consolidado de las necesidades de infraestructura de facultades y del nivel central Planificación de infraestructura física. Profesional Universitario-06 -Oficina Asesora De PlaneaciÓn Y Sistemas Plan de ordenamiento físico Plan maestro de desarrollo físico Plan de obras Asesoría y diseño arquitectónico de obras de infraestructura y espacios físicos. Análisis de capacidad y uso del espacio físico Normativa y estándares de demanda, y capacidad Todos los Procesos 6 Entorno Todos los Procesos Necesidades de todos los procesos. Proyecciones. Plan de Desarrollo Institucional Plan de Acción Institucional. Demandas informáticas del contexto. Servicios institucionales Planificación tecnológica. Profesional Especializado-14 -Oficina Asesora De PlaneaciÓn Y Sistemas Plan estratégico de tecnologías de información Software de gestión universitaria Plan de renovación tecnológica Diseño infraestructura tecnológica Software desarrollados según necesidades institucionales Todos los Procesos 7 Todos los Procesos Plan de desarrollo Plan de acción institucional Plan de infraestructura física Gestión de programas y proyectos Profesional Universitario-04 -Oficina Asesora De PlaneaciÓn Y Sistemas Proyectos formulados en el Banco Universitario de Programas y Proyectos Necesidades de adquisición de bienes y servicios Proceso Contratación Proceso Gestión Financiera 8 Entes de Control Externo Estudiante (s) Ministerio de Educación Todos los Procesos Registros realizados en los sistemas de información que respaldan la función académica y administrativa. Requerimientos de información de entes externos. Requerimientos de indicadores de entes externos y procesos. Requerimientos de información de la comunidad académica Gestión de la Información Institucional Profesional Universitario-06 -Oficina Asesora De PlaneaciÓn Y Sistemas Indicadores medidos y analizados PDI, PAI, SIG. Reportes de información a entes externos: SNIES, SPADIES, DANE. Reportes de información según requerimientos de la comunidad académica. Informes de desempeño institucional como rendición de cuentas, boletín estadístico. Informes para Equipo Directivo, Consejo Académico, Consejo Superior. Empresas Privadas Empresas Públicas Entes de Control Externo Estudiante (s) Funcionarios Ministerio de Educación Todos los Procesos VERIFICAR PARAMETROS DE CONTROL: a. Planificación Financiera: - Coherencia: De lo planificado en recursos con su respectivo presupuesto. - Estructura: Que la planficación financiera sea consistente en sus fuentes de información. b. Acción planificadora de las unidades académico administrativas: - Confiabilidad: en las fuentes de información. - Articulación: de las necesidades de los programas académicos, los departamentos y las facultades. - Factibilidad: que los planes de acción sean ejecutables. - Coherencia: de las acciones propuestas en las unidades académico administrativas con el Plan de Desarrollo y el Plan de Acción Institucional. c. Planificación de Infraestructura física: - Coherencia: De los estándares formulados con instituciones similares y su cumplimiento. d. Planificación tecnológica - Pertinencia: plataforma tecnológica de última tecnología y que se adapte a los recursos disponibles. - Cumplimiento: que los estándares que se establezcan y se alcancen. e. Organización y Métodos - Alcance: Que los estudios técnicos tengan claramente definidos los productos. - Economía: Evitar la duplicidad de estudios técnicos con el mismo propósito y en vigencias iguales. - Vigencia: Los estudios técnicos deben responder a las necesidades particulares históricas de la universidad. - Coherencia: Cumplimiento de requisitos y estándares de calidad f) Plan de Compras: - Coherencia: con la planificación de infraestructura, tecnología, talento humano, finaciera. g) Gestión de programas y proyectos: -Coherencia: De las necesidades institucionales con la disponiblidad de recursos y necesidades identificadas. INSTRUMENTO DE CONTROL O TECNICA DE MEDICION - Indicadores - Estandarización y/o documentación de las actividades de acuerdo a los requisitos legales, institucionales, de los clientes y partes interesadas. - Revisión de las etapas durante la prestación. - Normatividad legal e institucional relacionada. - Controles aplicados para le gestión de los riesgos DOCUMENTO NORMATIVO PARA EL CONTROL Documentación controlada del SIG (Ver estructura documental del proceso RESPONSABLE DEL CONTROL Cada persona definida como responsable de ejecutar la actividad particular de acuerdo a los documentos de referencia normativa. REGISTRO DEL CONTROL Todos los soportes que evidencian la ejecución conforme de un servicio (registros) y que se encuentran tipificados en los documentos de referencia normativa. MEDICIONES: Ver Tabla de Indicadores e Indices del Proceso RIESGOS: Ver Mapa de Riesgos del Proceso ACTUAR MEJORA: 1. ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA: - Formulación e implementación de acciones correctivas preventivas y de mejora resultantes de actividades normales de control, seguimiento y evaluación del proceso (medición de indicadores, administración del riesgo, medición de la satisfacción, auditorías, seguimiento a la operación, demás fuentes definidas en el procedimiento para la formulación e implementación de acciones correctivas, prevenivas y de mejora (P-MM-7). 2. IDENTIFICACION Y TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME: 2.1. Servicios que presta el proceso: Planificación Financiera Planificación de Infraestructura Planificación del talento humano Planificación tecnológica Planificación académico administrativa 2.2 Descripción del servicio no conforme: - Desacertada planificación de la inversión de la Universidad. - Planificación financiera inconsistente y carente de certeza y confiabilidad. - Inutilidad de los resultados de los estudios técnicos para la planificación del talento humano. - Repitencia de las actividades planificadas de vigencia en vigencia. 2.3. Acción remedial inmediata a tomar (Corrección): De acuerdo a la situación presentada, el líder del proceso, establece con el líder de cada actividad la necesidad de implementar correcciones o acciones correctivas. Se deben implementar acciones correctivas cuando la situación no conforme (aplicada la corrección), es repetitiva, genera un impacto negativo en la imagen y la sostenibilidad de la Universidad o se ha identificado sistemáticamente. 2.4. Responsable de implementar la acción. Rector. 2.5. Registro de la acción de corrección. Correcciones y acciones correctivas registradas, implementadas y evaluadas como eficaces. Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación: Angela Maria Garcia Gomez PROFESIONAL ESPECIALIZADO Paula Andrea Chica CortÉs JEFE DE OFICINA FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ RECTOR UNIVERSIDAD

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