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CARACTERIZACION PROCESO PLANIFICACION

Código: CAR-PL-1
Versión: 7
Emisión: 2019-10-16

LÍDER DE PROCESO: JEFE DE OFICINA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS RESPONSABLE(S): JEFE DE OFICINA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO

OBJETIVO: Planear el desarrollo académico, físico, financiero, tecnológico, y humano de la Universidad de Caldas a través del acompañamiento y asesoría a los procesos en la formulación de políticas, planes, programas y proyectos, el seguimiento a la ejecución y la evaluación de resultados, con el fin de mejorar continuamente las capacidades institucionales requeridas para el cumplimiento de la misión.

ALCANCE: El alcance del proceso involucra actividades de planificación física, financiera, tecnológica, académico administrativa y del SIG en cuanto a presentación del servicio, planes, políticas programas y proyectos institucionales en materia de infraestructura física y tecnológica, de finanzas, de seguridad de informática y comunicaciones, de soporte tecnológico, de sistemas de información hasta la medición, evaluación, auditoría y la posterior aplicación de las acciones necesarias, acorde a la misión y al cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: No Aplica

RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO:

 

HUMANOS:

Talento Humano competente especificado en la planta de personal (provee el proceso de Gestión Humana)

FISICOS:

  • Recursos Financieros (provee el proceso de Gestión Financiera)
  • Sistemas de información y comunicación (provee el proceso de Información y Comunicación)
  • Infraestructura física (provee el proceso de Recursos Físicos)
  • Administración documental (provee el proceso de Gestión Documental)
  • Soporte y asesoría jurídica (provee el proceso de Gestión Jurídica)
  • Adquisición de bienes y servicios (provee el proceso de Contratación)
  • Bienestar y ambiente de trabajo (provee el proceso de Bienestar)

 

 


DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTOR INSUMOS ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES RESULTADOS BENEFICIARIOS REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015
Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Proceso Investigación

Proceso Proyección

Proyecto Educativo Institucional Plan de Desarrollo Institucional Necesidades de procesos misionales Informes de autoevaluación de los programas. Planes de mejoramiento P-H Planeación estratégica y táctica Profesional Universitario -Oficina asesora de planeación y sistemas Planes de acción de las facultades. Planes de acción de las diferentes unidades Todos los Procesos

4. contexto de la organización 6. planificación
Consejo Superior

Consejo Académico

Proceso Direccionamiento

Todos los Procesos

Plan de desarrollo Normativas Proceso de gestión humana Necesidades de recursos humanos Requisitos generales del sistema de gestión Requisitos de los clientes Política y objetivos del SIG P-H Organización y métodos Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión Jefe Oficina de Gestión Humana Estudios técnicos para la proyección del talento humano requerido por la universidad en el mediano y largo plazo. Descripción del sistema integrado de gestión, alcance y recursos (Manual SIG) Todos los Procesos

4. contexto de la organización 6. planificación
Consejo Académico

Proceso Control y Seguimiento

Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Plan de desarrollo Plan educativo institucional Programas académicos activos o en proceso de registro calificado Estudios de pertinencia Necesidades de recursos humanos, tecnológicos y de infraestructura para el desarrollo de programas académicos Planes de mejoramiento P-H Planificación académica Profesional Universitario -Oficina asesora de planeación y sistemas Planificación de recursos y actividades para la creación y desarrollo de programas académicos y programas especiales Estudiante (s)

Proceso Contratación

Proceso Gestión Financiera

Proceso Gestión Humana

Proceso Investigación

Proceso Proyección

Proceso Recursos Físicos

Docentes

4. contexto de la organización 6. planificación
Proceso Docencia

Proceso Gestión Financiera

Proceso Investigación

Proceso Proyección

Políticas financieras Acuerdo 01/98 Plan Plurianual de inversiones Necesidades Financieras de las dependencias Ejecución presupuestal vigencia anterior Recursos del balance de la anterior vigencia P-H Planificación financiera Jefe Oficina asesora de planeación y sistemas Jefe Oficina financiera Presupuesto institucional asignado y aprobado Matriz plurianual de inversiones Todos los Procesos

4. contexto de la organización 6. planificación
Proceso Planificación

Proceso Recursos Físicos

Plan de ordenamiento territorial Código de construcción Estudios técnicos Consolidado de las necesidades de infraestructura de facultades y del nivel central P-H Planificación de infraestructura física. Profesional Universitario -Oficina asesora de planeación y sistemas Líder Unidad de desarrollo físico Plan de ordenamiento físico Plan maestro de desarrollo físico Plan de obras Asesoría y diseño arquitectónico de obras de infraestructura y espacios físicos. Análisis de capacidad y uso del espacio físico Normativa y estándares de demanda, y capacidad Todos los Procesos

4. contexto de la organización 6. planificación
Entorno

Todos los Procesos

Necesidades de todos los procesos. Proyecciones. Plan de Desarrollo Institucional Plan de Acción Institucional. Demandas informáticas del contexto. Servicios institucionales P-H Planificación tecnológica. Líder Grupo interno de trabajo de sistemas Plan estratégico de tecnologías de información Software de gestión universitaria Plan de renovación tecnológica Diseño infraestructura tecnológica Software desarrollados según necesidades institucionales Todos los Procesos

4. contexto de la organización 6. planificación
Todos los Procesos

Plan de desarrollo Plan de acción institucional Plan de infraestructura física P-H Gestión de programas y proyectos Profesional Universitario -Oficina asesora de planeación y sistemas Proyectos formulados en el Banco Universitario de Programas y Proyectos Necesidades de adquisición de bienes y servicios Proceso Contratación

Proceso Gestión Financiera

4. contexto de la organización 6. planificación
Estudiante (s)

Entes de Control Externo

Ministerio de Educación

Todos los Procesos

Registros realizados en los sistemas de información que respaldan la función académica y administrativa. Requerimientos de información de entes externos. Requerimientos de indicadores de entes externos y procesos. Requerimientos de información de la comunidad académica P-H Gestión de la Información Institucional Profesional Universitario -Oficina asesora de planeación y sistemas Indicadores medidos y analizados PDI, PAI, SIG. Reportes de información a entes externos: SNIES, SPADIES, DANE. Reportes de información según requerimientos de la comunidad académica. Informes de desempeño institucional como rendición de cuentas, boletín estadístico. Informes para Equipo Directivo, Consejo Académico, Consejo Superior. Todos los Procesos

Estudiante (s)

Entes de Control Externo

Empresas Privadas

Empresas Públicas

Ministerio de Educación

Funcionarios

4. contexto de la organización 6. planificación
Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Proceso Medición Análisis y Mejora

Plan de Acción, Plan de Mejoramiento resultado de Autoevaluación Indicadores del proceso Mapa de Riesgos Encuestas de satisfacción y Estandarización y/o documentación de las actividades de acuerdo a los requisitos legales, institucionales, de los clientes y partes interesadas V Verificación en el cumplimiento del plan de acción, plan de compras, plan de mejoramiento resultado de autoevaluación, resultado de indicadores, de la encuesta de satisfacción, de la documentación del proceso, los controles para mitigar riesgos y acciones para maximizar oportunidades, eficacia de las acciones desarrolladas. Asesor (a) de control interno Profesional especializado - Sistema Integrado de gestión Informe de Gestión Reportes de medición Seguimiento al plan de Acción y plan de mejoramiento. Usuarios externos

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

10. mejora
Proceso Control y Seguimiento

Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Proceso Medición Análisis y Mejora

Informes de Auditorías Internas y Externas Informes de Autoevaluación Informe de Evaluación Docente Informes de pares Académicos Informe de Revisión por la Dirección Resultados de Plan de Acción Informes de Entes gubernamentales Reportes Estadísticos, Reportes de medición y análisis de indicadores Planes de Mejoramiento A Formulación e implementación de planes de mejoramiento, acciones correctivas y de mejora resultantes de las actividades de control, seguimiento y evaluación del proceso. Asesor (a) de control interno Profesional Especializado - Sistema Integrado de gestión Planes de Mejoramiento institucional Usuarios externos

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

10. mejora
Comunidad Universitaria

Todos los Procesos

PQRS, salida No Conforme (P-MM-349)- Mesa de Ayuda H-V-A Atender y gestionar la solicitud de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias e Identificación y tratamiento del servicio no conforme Asesor (a) de control interno Profesional especializado - Sistema Integrado de gestión Auxiliar administrativo Respuesta de la PQRS. Acción de salida No Conforme - Acción remedial inmediata a tomar (corrección) Usuarios externos

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

8.7 control de las salidas no conformes 9.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación

Documentos relacionados
Requisitos aplicables
Documentos:
Ver Listado Maestro de Documentos.

Registros:
Ver Listado Maestro de Documentos.
LEGALES
Ver Normograma

NTC ISO 9001-2015

  • 4. contexto de la organización
  • 5.1. liderazgo y compromiso
  • 5.2 política
  • 5.3 roles, responsabilidades y autoridades en la organización
  • 6. Planificación
  • 7.1 recursos
  • 7.3 toma de conciencia
  • 7.4 comunicación
  • 7.5. información documentada
  • 8.1 Planificación y control operacional
  • 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
  • 8.7 control de las salidas no conformes
  • 9.1. seguimiento, medición, análisis y evaluación
  • 9.3 revisión por la dirección
  • 10. mejora

 

LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL CNA 2015.

 

 

LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS CNA 2013.


PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
* Seguimiento al plan de desarrollo institucional
* Seguimiento al plan de acción
* Seguimiento a controles de los riesgos identificados
* Seguimiento Planes de mejoramiento
* Documentación controlada del SIG
* Indicadores de gestión
* Revisión por la dirección
* Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de planeación.
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
INDICADORES
Ver mapa de riesgos Ver Observatorio institucional
http://bit.ly/oginicio



ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
JEFE DE OFICINA -
JEFE DE OFICINA -
RECTOR UNIVERSIDAD - RECTORÍA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
7Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
6Se modifica en el actuar del documento lo relacionado con las acciones de mejora. 2019-03-08
5Se modifica la caracterización agregando una actividad denominada Gestión de la Información Institucional, la cual debe configurarse y fortalecerse en la Oficina de Planeación y estaría a cargo de un profesional universitario grado 06, Ingeniero de Sistemas. 2017-03-22
4La caracterización del proceso modificará el objetivo estratégico, las actividades, describirá el manejo del servicio no conforme y relacionará los controles derivados del análisis de riesgos.2014-03-11
3En el componente "planear-hacer" se precisó en la salida de la actividad 2. lo relativo a la "protección y conservación del patrimonio cultural"

Se incluye la actividad de elaboración del plan de compras, como resultado de la planificación de las adquisiciones de bienes y servicios en la institución.

Se incluyen los requisitos de las entradas y salidas del proceso.
2009-07-18
2Se modificó el objetivo, haciendo precisión acerca de la función de las unidades académico administrativas en el proceso.

Se modificó la actividad No. 3, precisando la actividad planificadora de las unidades académico administrativas.

Se modificaron los parámetros de control, en consideración al ajuste en la actividad anteriormente descrita.
2008-10-16
1Versión inicial2008-08-19


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