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CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTION JURIDICA |
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| LÍDER DE PROCESO: | SECRETARIO GENERAL SECRETARÍA GENERAL | RESPONSABLE(S): | SECRETARIO GENERAL SECRETARÍA GENERAL | ||
| TIPO DE PROCESO: | DE APOYO | ||||
| OBJETIVO: | Salvaguardar los intereses de la Universidad de Caldas, asesorando jurídica y administrativamente al Rector y a las diferentes dependencias de la Universidad, propendiendo porque los actos administrativos, las normas, estatutos, reglamentos y demás actos jurídico-administrativos de la Institución estén dentro de un marco constitucional y legal de conformidad con las normas vigentes. Adicionalmente, adelantar de forma óptima todas las actuaciones concernientes a la representación judicial y administrativa de la Universidad y del control disciplinario y sancionatorio. |
| ALCANCE: | El alcance del proceso involucra las actividades de asesoría y representación jurídica de la Institución frente a los requerimientos presentados bajo el contexto legal aplicable, y la Coordinación de elecciones de forma transparente y confiable. |
| OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: | No aplica. |
| RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO: |
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| ACTOR | INSUMOS | ACTIVIDAD | RESPONSABLES | RESULTADOS | BENEFICIARIOS | REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015 |
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Comunidad Universitaria Todos los Procesos |
Consultas verbales y escritas | Proyección y ajustes de concepto jurídico. | Líder Grupo Interno de Trabajo Gestión Jurídica o el Abogado designado por este. | Expedición de concepto jurídico suscrito por el Secretario General |
Todos los Procesos |
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Comunidad Universitaria Todos los Procesos |
Solicitud de asesoría jurídica o administrativa verbal o escrita | Asesoría Jurídica o administrativa | Líder Grupo Interno de Trabajo Gestión Jurídica o el Abogado designado por este. | Expedición de oficio o acompañamiento a distintas reuniones. |
Todos los Procesos |
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Demandas de tipo constitucional, administrativo, civil o laboral en los cuales la Universidad puede actuar en calidad de demandada o demandante. | Representación de la Universidad en procesos judiciales y extrajudiciales. Elaboración de Demandas de cualquier índole, Elaboración de Memoriales, Contestaciones de demandas civiles o laborales, medios de control y acciones constitucionales, Radicación de memoriales y demás oficios ante las autoridades judiciales o entes que corresponda. Alimentación, actualización y verificación del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado- eKOGUI | Líder Grupo Interno de Trabajo Gestión Jurídica o el Abogado designado por este, | Actuaciones judiciales y extrajudiciales como contestación o interposición de acciones o demandas constitucionales y judiciales. |
Todos los Procesos |
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Denuncias penales en los cuales la Universidad puede actuar en calidad de denunciante, denunciado o parte civil. | Denuncias, Actuaciones en calidad de víctima en los procesos penales. | Líder Grupo Interno de Trabajo Gestión Jurídica o el Abogado designado por este. | Actuaciones judiciales y extrajudiciales como contestación o interposición de denuncias penales. |
Todos los Procesos |
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Estado |
Requerimientos de órganos de control y entidades públicas | Proyección de respuesta a requerimientos en los términos dispuestos por la normativa vigente. | Líder Grupo Interno de Trabajo Gestión Jurídica o el Abogado que este designe. | Respuesta a requerimiento. |
Todos los Procesos |
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Solicitudes de conciliaciones extrajudiciales ante la Procuraduría para asuntos administrativo. Solicitudes de conciliaciones dentro de los procesos judiciales. | Citaciones al Comité de Conciliación de la Entidad. Elaboración de Actas del Comité de Conciliación. Asistir y representar correctamente a la Universidad en dicha diligencia. | Líder Grupo Interno de Trabajo Gestión Jurídica o el Abogado designado por este. | Representación judicial y extrajudicial de la Universidad en las audiencias de conciliación y en general en los mecanismos alternativos de solución de conflictos. |
Todos los Procesos |
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Consejo Superior Consejo Académico Secretario General |
Expedición de actos administrativos de los Consejos Superior y Académico | Revisión, ajustes, modificaciones y proyección de actos administrativos. | Secretario General. Líder Grupo Interno de Trabajo Gestión Jurídica o el Abogado designado por este. | Expedición de actos administrativos, diplomas (con firma digital) Notificación, publicación y comunicación de actos administrativos |
Todos los Procesos |
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Convocatoria a elecciones de representantes de los diferentes estamentos en Consejos, Comités, Comisiones, Mesas y Cuerpos Colegiados. Convocatoria a elecciones de Rector, Decanos, Directores de Programa, Directores de Departamento. | Coordinación de procesos electorales de conformidad al procedimiento reglado por el Estatuto Electoral vigente. | Secretario General en compañía del Profesional Universitario 2028 grado 10 de la Secretaria General. | Actos administrativos requeridos. |
Todos los Procesos |
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Solicitud de inicio de Procesos Administrativos Sancionatorios. | Instrucción de procedimiento administrativo sancionatorio. | Líder Grupo Interno de Trabajo Gestión Jurídica Abogado encargado de asuntos disciplinarios del Grupo Gestión Jurídica. | Acto administrativo que determina sanción o archivo. |
Todos los Procesos |
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Solicitudes de cobro coactivo. | Adelantar las acciones de cobro persuasivo y coactivo que correspondan a las acreencias a favor de la Universidad, de acuerdo con el procedimiento señalado | Líder Grupo Interno de Trabajo Gestión Jurídica o el Abogado designado por este | Inicio y culminación de los procesos de cobro coactivo |
Todos los Procesos |
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Participación y asesoría jurídica en el Comité y en la Comisión de Matrículas | Asistencia a sesiones de dichas Corporaciones, con voz y voto. Secretaría técnica sin voto pero con voz. | Líder Grupo Interno de Trabajo Gestión Jurídica o el Abogado designado por este. | Asesoría Jurídica en la toma de decisiones y demás actividades. Actos administrativos que deciden trámite de segunda instancia. |
Todos los Procesos |
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Documentos: Ver Listado Maestro de Documentos. Registros: Ver Listado Maestro de Documentos. |
LEGALES Ver Normograma
NTC ISO 9001-2015 |
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* Informes entregados a los entes de control.
* Normatividad legal e institucional relacionada. * Informes de avance de procesos jurídicos * Análisis de la ejecución de los procesos disciplinarios * Verificación inventario de expedientes * Indicadores de gestión * Seguimiento a controles de los riesgos identificados * Seguimiento Planes de mejoramiento * Documentación controlada del SIG |
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| Ver mapa de riesgos | Ver Observatorio institucional |
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| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 12 | Se elimina la segunda actividad (Queja disciplinaria) y del alcance los datos correspondientes a control interno disciplinario, dado que esta área ya no hace parte del Proceso de Gestión Jurídica. | 2022-07-18 |
| 11 | En la actividad de Revisión, ajustes, modificaciones y proyección de actos administrativos se incluye como actor al Secretario General y en los resultados la expedición de diplomas (con firma digital) | 2022-02-07 |
| 10 | Ajustar los requisitos por auditar de acuerdo a lo establecido en la norma ISO 9001:2015 | 2021-08-09 |
| 9 | Cambio de las actividades del proceso. | 2020-05-21 |
| 8 | Se van a realizar cambios de redacción en el objetivo. Entradas. Informe de servidor público. Queja Requerimientos de órganos de control y entidades públicas | 2019-10-17 |
| 7 | Se actualiza objetivos, entradas, normatividad del proceso, responsabilidades y una actividad del proceso. | 2019-03-18 |
| 6 | En el objetivo se modifico la redacción. En la entrada se incluyo informe de servidor publico, queja, requerimientos de organos de control y entidades públicas. En los requisitos de salida se modifico acta de consulta o queja verbal, constancia de consultas verbales o quejas, notificación. En la salida se eliminó operación de mecanismos electorales. Se modificó el responsable a profesional especializado grado 15, se modifico la salida de la primera actividad. En la actividad N° 2 se modifico el responsable a profesional especializado grado 15 y en cliente se modifica todos los procesos. En la actividad N° 3 se modifico el responsable a profesional especializado grado 15. En la actividad N° 4 se modifico el responsable a profesional especializado grado 15, en la salida se modifica a actos administrativos de designación y elección. En la actividad N° 5 se modifica proveedor, en la actividad se modifica redacción a "adelantamiento de los procesos disciplinarios", en salida se incluye fallos absolutorios, archivo, recomendación de fallo y archivo, en cliente se incluye todos los procesos. En verificar se modifico conducencia. | 2016-02-19 |
| 5 | Ajustes al objetivo estratégico el proceso y las actividades definidas | 2014-03-21 |
| 4 | Se incluyeron los requisitos de las entradas y salidas del proceso | 2009-07-16 |
| 3 | Se incluye la salida de informes trimestrales sobre la ejecución de la actividad de "Control disciplinario a los empleados, docentes y estudiantes de la Universidad" | 2009-03-16 |
| 2 | Se modificó la actividad No. 1, en tanto se incluyeron los procesos extrajudiciales o conciliaciones. | 2008-11-11 |
| 1 | Versión inicial | 2008-09-11 |
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