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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL |
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| LÍDER DE PROCESO: | SECRETARIO GENERAL SECRETARÍA GENERAL | RESPONSABLE(S): | SECRETARIO GENERAL SECRETARÍA GENERAL | ||
| TIPO DE PROCESO: | DE APOYO | ||||
| OBJETIVO: | Asesorar y acompañar la planeación, producción, recepción, distribución, trámite, consulta, organización, valoración, conservación y preservación de los documentos en su soporte físico y electrónico dentro de las tres fases de archivo (Gestión, central e histórico) cumpliendo con la normatividad legal vigente y las políticas institucionales con el fin de conservar la historia institucional. |
| ALCANCE: | El alcance del proceso involucra actividades de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación hasta la disposición final del acervo documental que reposa en el archivo de la Universidad de Caldas. |
| OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: | NO APLICAN |
| RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO: |
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| ACTOR | INSUMOS | ACTIVIDAD | RESPONSABLES | RESULTADOS | BENEFICIARIOS | REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015 |
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Todos los Procesos |
Procedimientos realizados sobre la gestión institucional. | Elaboración, modificación y control de documentos y registros. | Profesional Especializado-Oficina asesora de planeación y sistemas | Procedimientos, instructivos y guías estandarizados y documentados en el sistema integrado de gestión |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Procedimientos realizados sobre la gestión institucional. | Elaboración, modificación y control de documentos y registros. | Profesional Especializado-Oficina asesora de planeación y sistemas | Procedimientos, instructivos y guías estandarizados y documentados en el sistema integrado de gestión |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Procedimientos realizados sobre la gestión institucional. | Elaboración, modificación y control de documentos y registros. | Profesional Especializado-Oficina asesora de planeación y sistemas | Procedimientos, instructivos y guías estandarizados y documentados en el sistema integrado de gestión |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Entes de Control Externo Estado ONGs Empresas Privadas Empresas Públicas Sociedad Civil Todos los Procesos |
Comunicaciones oficiales en medios físico y electrónico, producidas y recibidas. | Gestión de documentos oficiales. | Profesional Universitario - Secretaría General | Comunicaciones oficiales entregadas a las dependencias oportunamente. |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Entes de Control Externo Estado ONGs Empresas Privadas Empresas Públicas Sociedad Civil Todos los Procesos |
Comunicaciones oficiales en medios físico y electrónico, producidas y recibidas. | Gestión de documentos oficiales. | Profesional Universitario - Secretaría General | Comunicaciones oficiales entregadas a las dependencias oportunamente. |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Proceso Gestión Documental
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Tablas de retención documental. Tablas de valoración documental. Información documentada producida en las diferentes dependencias en el ejercicio misional. Marco legal interno y externo relativo a la administración documental. | Administración de registros en el archivo de gestión, central e histórico. | Auxiliar Administrativo-Secretaría general | Información controlada, organizada y conservada en los diferentes ciclos de la gestión documental. Normograma actualizado. Repositorio electrónico de documentos actualizado. |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Proceso Gestión Documental
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Tablas de retención documental. Tablas de valoración documental. Información documentada producida en las diferentes dependencias en el ejercicio misional. Marco legal interno y externo relativo a la administración documental. | Administración de registros en el archivo de gestión, central e histórico. | Auxiliar Administrativo-Secretaría general | Información controlada, organizada y conservada en los diferentes ciclos de la gestión documental. Normograma actualizado. Repositorio electrónico de documentos actualizado. |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Entes de Control Externo Estado ONGs Empresas Privadas Empresas Públicas Sociedad Civil Todos los Procesos |
Comunicaciones oficiales en medios físico y electrónico, producidas y recibidas. | Gestión de documentos oficiales. | Profesional Universitario - Secretaría General | Comunicaciones oficiales entregadas a las dependencias oportunamente. |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Proceso Gestión Documental
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Tablas de retención documental. Tablas de valoración documental. Información documentada producida en las diferentes dependencias en el ejercicio misional. Marco legal interno y externo relativo a la administración documental. | Administración de registros en el archivo de gestión, central e histórico. | Auxiliar Administrativo-Secretaría general | Información controlada, organizada y conservada en los diferentes ciclos de la gestión documental. Normograma actualizado. Repositorio electrónico de documentos actualizado. |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Estudiante (s) Egresados Leyes Sociedad Todos los Procesos |
Solicitudes de petición, queja, reclamo o sugerencia (PQRS). | Recepción, seguimiento, control y análisis de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS). | Auxiliar administrativo - Sistema de atención al ciudadano | PQRS tramitada y resuelta en los términos establecidos por la Ley. Información sobre el estado de registro y trámite de PQRS, medida, analizada y reportada. Informes estadísticos de PQRS, recurrencias y análisis de causas. Acciones implementadas y eficaces. |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Documentos: Ver Listado Maestro de Documentos. Registros: Ver Listado Maestro de Documentos. |
LEGALES Ver Normograma
NTC ISO 9001-2015 |
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* Programa de Gestión Documental
* Cronograma de Transferencia documental * Cronograma de actividades tendiente a la Conservación y Preservación Documental * Seguimiento a controles de los riesgos identificados * Indicadores de gestión * Seguimiento Planes de mejoramiento * Documentación controlada del SIG * Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de gestión documental |
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| Ver mapa de riesgos | Ver Observatorio institucional |
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| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 10 | Se modifican los objetivos de calidad asociados al proceso. | 2023-09-26 |
| 9 | Se ingresa en objetivos de calidad: 1.1. Porcentaje de quejas y reclamos relacionados con la prestación de los servicios universitarios y la actividad de recepción, seguimiento, control y análisis de PQRS. | 2022-11-18 |
| 8 | Ajustar los requisitos por auditar de acuerdo a lo establecido en la Norma ISO 9001-2015 | 2021-08-09 |
| 7 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-17 |
| 6 | Se realizan ajustes el objetivo y actualización de actividades.. | 2018-05-30 |
| 5 | Se solicita cambios en la caracterización: Administrar, los procesos y | 2016-02-18 |
| 4 | En los objetivos SE CAMBIA POR: los procesos. En entrada SE CAMBIA POR: Necesidades de documentación de los procesos. por Necesidad de documentación de los procesos (mapa de procesos). Sistemas de información para el control de la documentación del sistema, el control de registros, control de la normativa interna y externa. SE CAMBIA POR: Sistemas de información para el control de la documentación, los registros, custodia y publicación de la información. Requisitos de las salidas: SE CAMBIA POR: Procedimientos estandarizados y documentados para cada uno de los procesos. Cumplimiento de las normas y disposiciones institucionales en los procesos de elaboración, recepción, distribución, archivo, conservación y consulta. Normativa interna y externa disponible para consulta. En ENTRADAS: Necesidades de Documentación Procedimientos estandarizados por cada uno de los procesos y documentados Procedimiento de control de cambios SE CAMBIA POR : Procedimientos estandarizados y documentados para cada uno de los procesos. Procedimiento de control de cambios. | 2016-02-18 |
| 3 | Ajustes al objetivo estratégico del proceso y a las actividades | 2014-03-13 |
| 2 | Se incluyen los requisitos de las entradas y salidas del proceso Se fusionaron las actividades 1, 2 y 3. | 2009-07-22 |
| 1 | Versión inicial | 2008-09-11 |
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