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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

GESTIóN DOCUMENTAL

CAR-GD-14
Rige a partir de:
2018-05-30

Versión: 6
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12008-09-11
22009-07-22
32014-03-13
42016-02-18
52016-02-18
62018-05-30

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
DESCRIPCIÓN

LIDER:
SECRETARIO GENERAL SECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO:
Asesorar y acompañar la planeación, producción, recepción, distribución, trámite, consulta, organización, valoración, conservación y preservación de los documentos en su soporte físico y electrónico dentro de las tres fases de archivo (Gestión, central e histórico) cumpliendo con la normatividad legal vigente y las políticas institucionales con el fin de conservar la historia institucional.

ENTRADAS:
Necesidad de documentación de los procesos (mapa de procesos).
Sistemas de información para el control de la documentación, los registros, custodia y publicación de la información.
REQUISITOS DE LA ENTRADAS:
Procesos plenamente documentados, aprobados y vigentes.
Sistemas de información operando de conformidad.

SALIDAS:
Documentos aprobados, vigentes, disponibles, conservados, custodiados y controlados.
REQUISITOS DE LA SALIDAS:
Procedimientos estandarizados y documentados para cada uno de los procesos.
Cumplimiento de las normas y disposiciones institucionales en los procesos de elaboración, recepción, distribución, archivo, conservación y consulta.
Normativa interna y externa disponible para consulta.

PROCESO PROVEEDOR:
Todos Los Procesos

PROCESO CLIENTE:
Todos Los Procesos


RECURSOS:
Talento Humano competente especificado en la planta de personal (provee el proceso de Gestión Humana).
Recursos Financieros (provee el proceso de Gestión Financiera).
Sistemas de información y comunicación (provee el proceso de Información y Comunicación).
Infraestructura física (provee el proceso de Recursos Físicos).
Administración documental (provee el proceso de Gestión Documental).
Soporte y asesoría jurídica (provee el proceso de Gestión Jurídica)
Adquisición de bienes y servicios (provee el proceso de Contratación).
Bienestar y ambiente de trabajo (provee el proceso de Bienestar)


REQUISITOS DE LAS NORMAS QUE LE APLICAN AL PROCESO

NORMATIVIDAD DEL PROCESO

PLANEAR - HACER
No PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD RESPONSABLE SALIDA CLIENTE
1 Todos los Procesos

Procedimientos realizados sobre la gestión institucional. Elaboración, modificación y control de documentos y registros. Profesional Especializado-14 -Oficina Asesora De PlaneaciÓn Y Sistemas

Procedimientos, instructivos y guías estandarizados y documentados en el sistema integrado de gestión Todos los Procesos

2 Empresas Privadas

Empresas Públicas

Entes de Control Externo

Estado

ONGs

Sociedad Civil

Todos los Procesos

Comunicaciones oficiales en medios físico y electrónico, producidas y recibidas. Gestión de documentos oficiales. Profesional Universitario - 06 - Secretaría General

Comunicaciones oficiales entregadas a las dependencias oportunamente. Empresas Privadas

Empresas Públicas

Entes de Control Externo

Estado

ONGs

Sociedad Civil

Todos los Procesos

2 Proceso Gestión Documental

Tablas de retención documental. Tablas de valoración documental. Información documentada producida en las diferentes dependencias en el ejercicio misional. Marco legal interno y externo relativo a la administración documental. Administración de registros en el archivo de gestión, central e histórico. Auxiliar Administrativo-17 -SecretarÍa General

Información controlada, organizada y conservada en los diferentes ciclos de la gestión documental. Normograma actualizado. Repositorio electrónico de documentos actualizado. Todos los Procesos


VERIFICAR

PARAMETROS DE CONTROL:
- Diligencia: En el procedimiento de elaboración, revisión y aprobación de documentos.
- Cumplimiento: en las medidas para la conservación, mantenimiento y custodia de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico.
- Debido proceso: En la administración de los archivos y gestión de las comunicaciones oficiales.
- Vigencia: De la documentación interna externa (normatividad y jurisprudencia) disponible para consulta.

INSTRUMENTO DE CONTROL O TECNICA DE MEDICION:

- Indicadores
- Estandarización y/o documentación de las actividades de acuerdo a los requisitos legales, institucionales, de los clientes y partes interesadas.
- Revisión de las etapas durante su desarrollo.
- Normatividad legal e institucional relacionada.

DOCUMENTO NORMATIVO PARA EL CONTROL:

Documentación controlada del SIG (Ver documentación del proceso).

RESPONSABLE DEL CONTROL:

Cada persona definida como responsable de ejecutar la actividad particular de acuerdo a los documentos de referencia normativa.

REGISTRO DEL CONTROL:

Todos los soportes que evidencian la ejecución conforme de un servicio (registros) y que se encuentran tipificados en los documentos de referencia normativa.

MEDICIONES:
Ver Tabla de Indicadores e Indices del Proceso

RIESGOS:
Ver Mapa de Riesgos del Proceso

ACTUAR

MEJORA:
1. ACCIONES DE MEJORA:

Formulación e implementación de acciones de mejora resultantes de actividades normales de control, seguimiento y evaluación del proceso (medición de indicadores, administración del riesgo, medición de la satisfacción, auditorías, seguimiento a la operación, demás fuentes definidas en el procedimiento para la gestión de la mejora (P-MM-789).

2. IDENTIFICACION Y TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME:

2.1. Servicios que presta el proceso:

Documentos aprobados, vigentes, disponibles, conservados, custodiados y controlados.

2.2 Descripción del servicio no conforme:

a) Inoperancia o pérdida de confiabilidad en la operación del Software SIG como herramienta para la administración de la documentación aprobada y vigente del Sistema Integrado de Gestión.

b) Ineficaces o inoperantes disposiciones para la conservación, custodia y difusión del patrimonio documental de la Universidad.

c) Ineficacia en el flujo de los documentos al interior y exterior de la Universidad

2.3. Acción remedial inmediata a tomar (Corrección):

a) Reestablecer a su condición normal la operatividad y confiabilidad del Software SIG. Adicionalmente formular e implementar acciones correctivas que eliminen la causa raíz del hecho.

b) Diseñar o rediseñar el programa de conservación, tanto de la información como de los soportes documentales de la Universidad.

c) Diseñar o rediseñar las estrategias que garanticen el flujo adecuado de los documentos al interior y exterior de la Universidad.

2.4. Responsable de implementar la acción.

a) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

b) Profesional Universitario encargado de Administración de Documentos, bajo los lineamientos y políticas del Comité de Archivo de la Universidad.

c) Profesional Universitario encargado de Administración de Documentos, bajo los lineamientos y políticas del Comité de Archivo de la Universidad.

2.5. Registro de la acción de corrección.

Acciones correctivas registradas, implementadas y evaluadas como eficaces.


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Juan Guillermo Correa Garcia

SECRETARIO GENERAL
Julian Orozco Ospina

JEFE DE OFICINA
Alejandro Ceballos Márquez

RECTOR UNIVERSIDAD

Documento Controlado
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