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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN |
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| LÍDER DE PROCESO: | SECRETARIO GENERAL SECRETARÍA GENERAL | RESPONSABLE(S): | SECRETARIO GENERAL SECRETARÍA GENERAL | ||
| TIPO DE PROCESO: | DE APOYO | ||||
| OBJETIVO: | Adelantar de forma transparente y eficaz los procesos de contratación para la adquisición de bienes y servicios que requieran las diferentes dependencias académico administrativas, en el marco de la autonomía universitaria, observando los principios de la contratación estatal, las disposiciones contractuales internas y las normas civiles y comerciales, con el propósito de cumplir los fines institucionales. Efectuar los acuerdos de voluntades (convenios y contratos interadministrativos o internacionales) que permitan fortalecer las relaciones con entidades estatales, personas jurídicas de derecho privado o público, para el desarrollo conjunto de proyectos académicos, de investigación y/o de extensión, incluyendo la movilidad académica y las distintas actividades que promuevan la internacionalización de la Universidad. |
| ALCANCE: | El alcance del proceso involucra actividades de identificación de la necesidad, la solicitud de la contratación con su justificación acorde al plan anual de adquisiciones y contando con el certificado de disponibilidad presupuestal, pasando por la adquisición o contratación de bienes o servicios, el seguimiento a través de la elaboración del acta de recibido a satisfacción y evaluación de proveedores a través del acta de liquidación en los casos donde sea aplicable hasta el establecimiento de acciones para la mejora continua. |
| OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: | No Aplica |
| RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO: |
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| ACTOR | INSUMOS | ACTIVIDAD | RESPONSABLES | RESULTADOS | BENEFICIARIOS | REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015 |
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Proceso Gestión Financiera
Proceso Planificación Todos los Procesos |
Certificado de Disponibilidad Presupuestal Plan Anual de Adquisiciones Solicitud de contratación y Soportes Autorizacion de la contratación Estudio de mercado cuando se requiera | Adelantar el procedimiento de contratación directa para adquirir bienes servicios. | Profesional Especializado Grupo interno de trabajo - contratación | Contrato legalizado Modificaciones contractuales Actas de suspensión Actas de recibido a satisfacción y evaluación de los proveedores a través del acta de liquidación |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Consejo Superior Proceso Gestión Financiera Proceso Planificación Todos los Procesos |
Certificado de Disponibilidad Presupuestal Plan Anual de Adquisiciones Solicitud de contratación y Soportes Elaboración de convocatorias | Adelantar el procedimiento de convocatoria pública para adquirir bienes y servicios. | Profesional Especializado Grupo interno de trabajo - contratación | Publicación de la invitación Contrato legalizado Modificaciones contractuales Actas de suspensión Actas de recibido a satisfacción y evaluación de los proveedores a través del acta de liquidación |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Ejecución de proyectos de investigación o proyección, bien sea que la Universidad actúe como aportante en un convenio o contratista en contratos interadministrativos, originados en invitaciones directas a la Universidad, participación en convocatorias externas, o contratos con otras instituciones o entre docentes, entre otras. | Adelantar el procedimiento para la celebración de convenios y contratos interadministrativos. | Profesional Especializado- Profesional Universitario Grupo interno de trabajo - contratación | Celebración del convenio o legalización del contrato interadministrativo. Modificaciones contractuales. Actas de suspensión. Acta de supervisión para convenios. Contratos interadministrativos y contratos donde la Universidad funja como contratista. y evaluación de los proveedores a través del acta de liquidación |
Todos los Procesos |
7.5 Información documentada 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Documentos: Ver Listado Maestro de Documentos. Registros: Ver Listado Maestro de Documentos. |
LEGALES Ver Normograma NTC ISO 9001-2015 |
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* Informes entregados a los entes de control
* Seguimiento a controles de los riesgos identificados * Seguimiento Planes de mejoramiento * Documentación controlada del SIG * Indicadores de gestión * Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de contratación |
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| Ver mapa de riesgos | Ver Observatorio institucional |
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| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 6 | Modernización de la imagen del SIG. Ajustar los requisitos por auditar de acuerdo a lo establecido en la norma ISO 9001:2015 | 2019-08-16 |
| 5 | Actualización de acuerdo con la normatividad vigente. | 2018-06-06 |
| 4 | Realizar procedimientos para la adquisición de bienes y servicios de acuerdo a las necesidades de las diferentes unidades administrativas y académicas bajo el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de contratación estatal y cumpliendo los principios de transparencia, objetividad y conveniencia, con el fin de garantizar la continuidad de los procesos y el desarrollo eficaz de la misión institucional. SE CAMBIA POR: Realizar procedimientos para la adquisición de bienes y servicios de acuerdo a las necesidades de las diferentes unidades administrativas y académicas bajo el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de contratación estatal y cumpliendo los principios de transparencia, objetividad y conveniencia, con el fin de garantizar la continuidad de los procesos y el desarrollo eficaz de la misión institucional. Necesidades de adquisición de bienes y servicios de las unidades académicas y administrativas. SE CAMBIA POR: Identificación de la necesidad Solicitud de la Contratación Certificado de disponibilidad presupuestal Políticas financieras vigentes. Necesidades de adquisición de bienes y servicios contempladas en un plan de compras aprobado. SE CAMBIA POR: Documentos de solicitud de la contratación con su justificación Documentos soporte del certificado de disponibilidad presupuestal Proveedores (contratistas) evaluados para ser seleccionados y reevaluados para definir su continuidad. Bienes y servicios adquiridos o contratados de conformidad con los requisitos establecidos. SE CAMBIA POR: Acta de recibido a satisfacción Acta de liquidación en los casos donde sea aplicable Proyección, Recursos físicos, Recursos de Apoyo Académico SE CAMBIA POR: Todos los procesos. En planear - hacer: Contratación Directa se cambia por: Adelantar el procedimiento de contratación directa y oferta privada de menor cuantía para adquirir bienes servicios. Contrato legalizado previo análisis de ofertas y cotizaciones Informes de supervisión previa realización de pagos Actas de liquidación previo cumplimiento del objeto contractual definido Bien o servicio adquirido SE CAMBIA POR: Invitación a cotizar. Contrato legalizado. Actas de recibido a satisfacción. Acta de liquidación donde se aplique. Plan de Compras Institucional Solicitud de Contratación Aprobación de la compra por parte de la Junta de Compras Elaboración de convocatorias Entrada se cambia por: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Plan de Compras. Solicitud de contratación. Autorización del Consejo Superior en oferta pública. Decisión sobre el inicio del proceso por la junta de Compras. Elaboración de convocatorias. Actividad se cambia por: Adelantar el procedimiento de oferta privada de mayor cuantía y oferta pública para adquirir bienes y servicios. Salida se cambia por: Invitación a cotizar, publicación de la invitación, actas de la Junta de Compras, Contrato legalizado, actas de recibido a satisfacción y acta de liquidación, donde aplique. Entradas se cambia por: Ejecución de proyectos de investigación o proyección, bien sea que la Universidad actúe como aportante en un convenio o contratista en contratos interadministrativos, originados en invitaciones directas a la Universidad, participación en convocatorias externas, o contratos con otras instituciones o entre docentes, entre otras. Se cambia por: Adelantar el procedimiento para la celebración de convenios y contratos interadministrativos. Se cambia por: Celebración del convenio o legalización del contrato interadministrativo. Acta de supervisión para convenios. Contratos interadministrativos y contratos donde la Universidad funja como contratista. Acta de liquidación. PLAN DE MEJORAMIENTO: - Formulación e implementación de acciones correctivas preventivas y de mejora resultantes de actividades normales de control, seguimiento y evaluación del proceso (medición de indicadores, administración del riesgo, medición de la satisfacción, auditorías, seguimiento a la operación, demás fuentes pertinentes definidas en el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora). | 2016-02-17 |
| 3 | Se ajusta el objetivo estratégico del proceso y las actividades SE AGREGA AUTORIZACION DE LA CONTRATACION LA QUE CORRESPONDE A LOS ORDENADORES Y SOLO DESPUES DE ESTA, SE PUEDE INICIAR EL PROCESO DE COMPRA SE MODIFICA CONFORME A LOS ULTIMOS CAMBIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONVENIOS Y OFERTAS COMERCIALES SE AMPLIA LOS RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD NO SOLO SON CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS | 2014-03-10 |
| 2 | Se traslada la actividad de elaboración del Plan de Compras Institucional al proceso de Planificación. El Plan de Compras, (de conformidad con el Estatuto de Contratación) se constrituye en una entrada del proceso de Contratación. En consideración a lo anterior, se ajustan los parámetros de control. Se incluyen los requisitos de las entradas y salidas del proceso. | 2009-07-15 |
| 1 | Versión inicial | 2008-08-14 |
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