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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

CONTRATACIóN

CAR-CC-16
Rige a partir de:
2018-06-06

Versión: 5
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12008-08-14
22009-07-15
32014-03-10
42016-02-17
52018-06-06

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
DESCRIPCIÓN

LIDER:
SECRETARIA GENERAL DE UNIVERSIDAD SECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO:
Adelantar los procesos de contratación para la adquisición de bienes y servicios que requieran las diferentes dependencias académico administrativas, en el marco de la autonomía universitaria, observando los principios de la contratación estatal, las disposiciones contractuales internas y las normas civiles y comerciales, con el propósito de cumplir los fines institucionales.

ENTRADAS:
Identificación de la necesidad
Solicitud de contratación
Certificado de disponibilidad presupuestal
REQUISITOS DE LA ENTRADAS:
Documentos de solicitud de la contratación con su justificación
Documentos soporte del certificado de disponibilidad presupuestal

SALIDAS:
Bienes y servicios adquiridos o contratados
REQUISITOS DE LA SALIDAS:
Acta de recibido a satisfacción
Acta de liquidación en los casos donde sea aplicable

PROCESO PROVEEDOR:
Todos Los Procesos

PROCESO CLIENTE:
Todos Los Procesos


RECURSOS:
Todos los procesos.
REQUISITOS DE LAS NORMAS QUE LE APLICAN AL PROCESO

NORMATIVIDAD DEL PROCESO

PLANEAR - HACER
No PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD RESPONSABLE SALIDA CLIENTE
1 Proceso Gestión Financiera

Proceso Planificación

Todos los Procesos

Certificado de Disponibilidad Presupuestal Plan Anual de Adquisiciones Solicitud de Contratación, autorizacion de la contratación Estudio de mercado cuando se requiera Adelantar el procedimiento de contratación directa para adquirir bienes servicios. Profesional Especializado-14 -SecretarÍa General

Contrato legalizado. Actas de recibido a satisfacción. Acta de liquidación. Todos los Procesos

2 Consejo Superior

Proceso Gestión Financiera

Proceso Planificación

Todos los Procesos

Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Plan Anual de Adquisiciones. Solicitud de contratación. Elaboración de convocatorias. Adelantar el procedimiento de convocatoria pública para adquirir bienes y servicios. Profesional Especializado-15 -SecretarÍa General

Profesional Especializado-14 -SecretarÍa General

Publicación de la invitación, Contrato legalizado, actas de recibido a satisfacción y acta de liquidación. Todos los Procesos

3 Todos los Procesos

Ejecución de proyectos de investigación o proyección, bien sea que la Universidad actúe como aportante en un convenio o contratista en contratos interadministrativos, originados en invitaciones directas a la Universidad, participación en convocatorias externas, o contratos con otras instituciones o entre docentes, entre otras. Adelantar el procedimiento para la celebración de convenios y contratos interadministrativos. Profesional Especializado-14 -SecretarÍa General

Profesional Universitario-04 -SecretarÍa General

Celebración del convenio o legalización del contrato interadministrativo. Acta de supervisión para convenios. Contratos interadministrativos y contratos donde la Universidad funja como contratista. Acta de liquidación. Todos los Procesos


VERIFICAR

PARAMETROS DE CONTROL:
- Recursos: disponibilidad presupuestal para contratar.
- Estandarización: en los procedimientos de contratación.
- Debido proceso: en la contratación que refleje transparencia, equidad, soporte y seguridad para las partes.
- Pertinencia y cumplimiento: de los contratos

INSTRUMENTO O TÉCNICA DE MEDICIÓN:
- Indicadores del proceso
- Estandarización y/o documentación de las actividades de acuerdo a los requisitos legales, institucionales, de los clientes y partes interesadas.
- Revisión de las etapas durante su operación.
- Normatividad legal e institucional relacionada.

DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA EL CONTROL:

- Documentación controlada del SIG

RESPONSABLE DEL CONTROL

Cada servidor público definido como responsable de ejecutar alguna actividad en el proceso de acuerdo a los documentos de referencia normativa del mismo.

REGISTRO DEL CONTROL

- Resultados de la medición de los indicadores del proceso.
- Todos los soportes que evidencian la ejecución del contrato o convenio y que se encuentran plasmados en los documentos de referencia normativa.

MEDICIONES:
Ver Tabla de Indicadores e Indices del Proceso

RIESGOS:
Ver Mapa de Riesgos del Proceso

ACTUAR

MEJORA:
1. ACCIONES DE MEJORA:

Formulación e implementación de acciones de mejora resultantes de actividades normales de control, seguimiento y evaluación del proceso (medición de indicadores, administración del riesgo, medición de la satisfacción, auditorías, seguimiento a la operación, demás fuentes definidas en el procedimiento para la gestión de la mejora (P-MM-789).

2. IDENTIFICACION Y TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME:

2.1. Servicios que presta el proceso:

Bienes y Servicios adquiridos o contratados.

2.2 Descripción del servicio no conforme:

Incumplimiento o deficiente cumplimiento del objeto contractual en una contratación.

2.3. Acción remedial inmediata a tomar (Corrección): Inicio del procedimiento administrativo de incumplimiento establecido en la Ley 1474 de 2011 - Artículo 86.

2.4. Responsable de implementar la acción.

Secretario General.

2.5. Registro de la acción:

Acciones correctivas registradas en el Formato electrónico para la solicitud de implementación de correcciones, acciones correctivas, preventivas y de mejora (R-53-P-MM-7), implementadas y evaluadas como eficaces.


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Juan Guillermo Correa Garcia

SECRETARIO GENERAL
Julian Orozco Ospina

JEFE DE OFICINA
ALEJANDRO CEBALLOS MARQUEZ

RECTOR UNIVERSIDAD

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