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CARACTERIZACION PROCESO INFORMACION Y COMUNICACION

INFORMACIóN Y COMUNICACIóN

CAR-IC-5
Rige a partir de:
2017-02-21

Versión: 5
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12008-10-23
22009-08-22
32011-01-21
42014-03-12
52017-02-21

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
DESCRIPCIÓN

LIDER:

OBJETIVO:
Informar a la comunidad universitaria y comunidad en general sobre las directrices estrategias y acciones institucionales emprendidas desde la alta dirección, con el fin de garantizar transparencia y publicidad en las actuaciones realizadas y promover una cultura organizacional orientada a la comunicación abierta, oportuna y confiable.

ENTRADAS:
Directrices institucionales.
Información que se produzca interna y externamente con respecto a la Universidad que sea pertinente comunicarla.
Necesidades comunicacionales de la institución y su contexto.
Medios y recursos físicos para la comunicación y administración de la información.
REQUISITOS DE LA ENTRADAS:
Vigencia de las directrices institucionales.
Medios y recursos físicos para la comunicación operantes y disponibles.

SALIDAS:
- Políticas y estrategias de información y comunicación.
- Sistematización y administración de la información institucional.
- Agendas internas y externas.
- Gestión de medios de comunicación internos y externos.
REQUISITOS DE LA SALIDAS:
Vigencia de las politicas y estrategias de información y comunicación.
Pertinencia de los contenidos y de la información institucional.
Oportunidad de la información reportada en el tiempo y espacio requeridos.
Legitimidad y veracidad de la información a publicar.
Interacción fluida y permanente con medios y portavoces externos.
Referenciación de la Universidad.

PROCESO PROVEEDOR:
Todos Los Procesos

PROCESO CLIENTE:
Todos Los Procesos


RECURSOS:
Talento Humano competente especificado en la planta de personal (provee el proceso de Gestión Humana).
Recursos Financieros (provee el proceso de Gestión Financiera).
Sistemas de información y comunicación (provee el proceso de Información y Comunicación).
Infraestructura física (provee el proceso de Recursos Físicos).
Administración documental (provee el proceso de Gestión Documental).
Soporte y asesoría jurídica (provee el proceso de Gestión Jurídica)
Adquisición de bienes y servicios (provee el proceso de Contratación).
Bienestar y ambiente de trabajo (provee el proceso de Bienestar)
REQUISITOS DE LAS NORMAS QUE LE APLICAN AL PROCESO

NORMATIVIDAD DEL PROCESO

PLANEAR - HACER
No PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD RESPONSABLE SALIDA CLIENTE
1 Proceso Direccionamiento

Directrices Institucionales. Necesidades institucionales. Normatividad. Definición de la Política y estrategias de comunicación institucional. Profesional Especializado-12 -RectorÍa

Política y estrategias de comunicación aprobadas y difundidas Matriz de comunicación informativa y organizacional. Plan estratégico de comunicaciones Todos los Procesos

2 Consejo Académico

Consejo Superior

Todos los Procesos

Politica de Comunicación. Información de procesos y procedimientos. Resoluciones y directrices emanadas de Rectoría, Consejo Superior y Consejo Académico. Resultados Institucionales Indicadores de Gestión Normativa interna y externa Comunicación pública Profesional Especializado-12 -RectorÍa

Gestión de medios internos y externos Procesamiento y presentación de la información Mensajes presentados en los medios de comunicación institucionales Rendición de cuentas a la ciudadanía Egresados

Estudiante (s)

Sociedad

Todos los Procesos

3 Sociedad

Todos los Procesos

Bases de datos derivadas del uso de sistemas de información institucional y la interacción con usuarios externos. Tratamiento y disposición de la información sobre datos personales Profesional Universitario-10 -Facultad De Ciencias Agropecuarias

Profesional Especializado-15 -RectorÍa

Registro de bases de datos Datos personales protegidos Comunicaciones electrónicas controladas Información resultante del buen manejo de la información personal Sociedad

Todos los Procesos


VERIFICAR

PARAMETROS DE CONTROL:
-Coherencia: Que la política de comunicación sea congruente con el quehacer institucional.
- Pertinencia: Que los contenidos de la noticia y de la información respondan a las necesidades institucionales.
- Oportunidad: Información reportada en el tiempo y espacio requeridos.
- Recursos: Que se disponga del presupuesto para la inversión en desarrollo tecnológico e informático.
- Contenido: Legitimidad y veracidad de la Información a publicar.
- Recepción y cobertura: Que lo difundido llegue a los actores y escenarios objetivo de la información.
- Medición y seguimiento: Al Plan de Comunicaciones.
- Contacto: Que los actores oficiales de la universidad mantengan una interacción fluida y permanente con medios y portavoces externos.
- Referenciación: Que la Universidad sea objeto de consulta externa en lo misional.
- Contenido: Confiabilidad y veracidad de la información para la medición de los indicadores de la Universidad.
- Debido proceso: Adecuado manejo de la información institucional (confidencialidad, prudencia).

INSTRUMENTO DE CONTROL O TECNICA DE MEDICION:

- Indicadores
- Estandarización y/o documentación de las actividades de acuerdo a los requisitos legales, institucionales, de los clientes y partes interesadas.
- Revisión de las etapas durante su desarrollo.
- Normatividad legal e institucional relacionada.

DOCUMENTO NORMATIVO PARA EL CONTROL:

- Documentación controlada del SIG (Ver documentación del proceso).

RESPONSABLE DEL CONTROL:

Cada persona definida como responsable de ejecutar la actividad particular de acuerdo a los documentos de referencia normativa.

REGISTRO DEL CONTROL:

Todos los soportes que evidencian la ejecución conforme de un servicio (registros) y que se encuentran tipificados en los documentos de referencia normativa.

MEDICIONES:
Ver Tabla de Indicadores e Indices del Proceso

RIESGOS:
Ver Mapa de Riesgos del Proceso

ACTUAR

MEJORA:
1. ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA:

- Formulación e implementación de acciones correctivas preventivas y de mejora resultantes de actividades normales de control, seguimiento y evaluación del proceso (medición de indicadores, administración del riesgo, medición de la satisfacción, auditorías, seguimiento a la operación, demás fuentes definidas en el procedimiento para la formulación e implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora (P-MM-7).

2. IDENTIFICACION Y TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME:

2.1. Servicios que presta el proceso:

- Políticas y estrategias de información y comunicación.
- Sistematización y administración de la información institucional.
- Agendas internas y externas.
- Gestión de medios de comunicación internos y externos.

2.2 Descripción del servicio no conforme:

- Productos comunicacionales difundidos por fuera de lo establecido en la política de información y comunicación o agendas internas y externas.
- Información sistematizada incorrecta o sin soporte.

2.3. Acción de corrección inmediata:

Aclaración y corrección oficial de la información.

Se deben implementar acciones correctivas cuando la situación no conforme (aplicada la corrección), es repetitiva, genera un impacto negativo en la imagen y la sostenibilidad de la Universidad o se ha identificado sistemáticamente.

2.4. Responsable de implementar la acción.

Rector.

2.5. Registro de la acción de corrección.

Correcciones y acciones correctivas registradas, implementadas y evaluadas como eficaces.


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Felipe CÉsar LondoÑo LÓpez

RECTOR UNIVERSIDAD
Paula Andrea Chica CortÉs

JEFE DE OFICINA
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ

RECTOR UNIVERSIDAD

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