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CARACTERIZACIÓN PROCESO INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Código: CAR-IC-5
Versión: 7
Emisión: 2019-10-15

LÍDER DE PROCESO: RECTOR UNIVERSIDAD DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA RESPONSABLE(S): RECTOR UNIVERSIDAD DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA
TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO

OBJETIVO: Informar a la comunidad universitaria y comunidad en general sobre las directrices estrategias y acciones institucionales emprendidas desde la alta dirección, con el fin de garantizar transparencia y publicidad en las actuaciones realizadas y promover una cultura organizacional orientada a la comunicación abierta, oportuna y confiable.

ALCANCE: El alcance del proceso involucra actividades de definición del plan estratégico de comunicaciones, implementación del plan, hasta el seguimiento y evaluación de las actividades definidas en el plan estratégico institucional.

OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: No aplica

RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO:

HUMANOS

Talento Humano competente especificado en la planta de personal (provee el proceso de Gestión Humana)

FISICOS

  • Recursos Financieros (provee el proceso de Gestión Financiera
  • Sistemas de información y comunicación (provee el proceso de Información y Comunicación)
  • Infraestructura física (provee el proceso de Recursos Físicos)
  • Administración documental (provee el proceso de Gestión Documental)
  • Soporte y asesoría jurídica (provee el proceso de Gestión Jurídica)
  • Adquisición de bienes y servicios (provee el proceso de Contratación)
  • Bienestar y ambiente de trabajo (provee el proceso de Bienestar)

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTOR INSUMOS ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES RESULTADOS BENEFICIARIOS REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015
Proceso Direccionamiento

Directrices Institucionales. Necesidades institucionales. Normatividad. P-H Definición de la Política y estrategias de comunicación institucional. Profesional especializado - comunicaciones Política y estrategias de comunicación aprobadas y difundidas Matriz de comunicación informativa y organizacional. Plan estratégico de comunicaciones Todos los Procesos

7.4 Comunicación
Consejo Superior

Consejo Académico

Todos los Procesos

Politica de Comunicación. Información de procesos y procedimientos. Resoluciones y directrices emanadas de Rectoría, Consejo Superior y Consejo Académico. Resultados Institucionales Indicadores de Gestión Normativa interna y externa P-H Comunicación pública Profesional especializado - comunicaciones Gestión de medios internos y externos Procesamiento y presentación de la información Mensajes presentados en los medios de comunicación institucionales Rendición de cuentas a la ciudadanía Todos los Procesos

Estudiante (s)

Egresados

Sociedad

7.4 Comunicación
Sociedad

Todos los Procesos

Bases de datos derivadas del uso de sistemas de información institucional y la interacción con usuarios externos. P-H Tratamiento y disposición de la información sobre datos personales Profesional especializado - comunicaciones Registro de bases de datos Datos personales protegidos Comunicaciones electrónicas controladas Información resultante del buen manejo de la información personal Todos los Procesos

Sociedad

7.4 Comunicación
Proceso Control y Seguimiento

Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Proceso Medición Análisis y Mejora

Plan de Acción, Plan de Mejoramiento resultado de Autoevaluación Indicadores del proceso Mapa de Riesgos Encuestas de satisfacción y Estandarización y/o documentación de las actividades de acuerdo a los requisitos legales, institucionales, de los clientes y partes interesadas V Verificación en el cumplimiento del plan de acción, plan de mejoramiento resultado de autoevaluación, resultado de indicadores, de la encuesta de satisfacción, de la documentación del proceso, los controles para mitigar riesgos y acciones para maximizar oportunidades, eficacia de las acciones desarrolladas. Jefe Oficina de Calidad Académica Asesor (a) de control interno Profesional Especializado - Sistema Integrado de gestión Informe de Gestión Reportes de medición Seguimiento al plan de Acción y plan de mejoramiento.

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

9.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación
Proceso Control y Seguimiento

Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Proceso Medición Análisis y Mejora

Informes de Auditorías Internas y Externas Informes de Autoevaluación Informe de Evaluación Docente Informes de pares Académicos Informe de Revisión por la Dirección Resultados de Plan de Acción Informes de Entes gubernamentales Reportes Estadísticos, Reportes de medición y análisis de indicadores Planes de Mejoramiento A Formulación e implementación de planes de mejoramiento, acciones correctivas y de mejora resultantes de las actividades de control, seguimiento y evaluación del proceso. Asesor (a) de control interno Profesional Especializado - Sistema Integrado de gestión Planes de Mejoramiento institucional Usuarios externos

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

10. mejora
Comunidad Universitaria

Todos los Procesos

PQRS, salida No Conforme (P-MM-349)- Mesa de Ayuda H-V-A Atender y gestionar la solicitud de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias e Identificación y tratamiento del servicio no conforme Asesor (a) de control interno Profesional Especializado - Sistema Integrado de gestión Auxiliar administrativo Atención al ciudadano Respuesta de la PQRS. Acción de salida No Conforme - Acción remedial inmediata a tomar (corrección) Usuarios externos

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

8.7 control de las salidas no conformes 9.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación

Documentos relacionados
Requisitos aplicables
Documentos:
Ver Listado Maestro de Documentos.

Registros:
Ver Listado Maestro de Documentos.
LEGALES
Ver Normograma

NTC ISO 9001-2015

  • 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesada
  • 4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos
  • 5.1. liderazgo y compromiso
  • 5.2 política
  • 5.3 roles, responsabilidades y autoridades en la organización
  • 6. Planificación
  • 7.3 Toma de conciencia
  • 7.4 comunicación
  • 7.5. información documentada
  • 9.1. seguimiento, medición, análisis y evaluación
  • 10. Mejora


LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL CNA 2015.

 

LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS CNA 2013.


 


PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
* Seguimiento al plan de comunicaciones
* Seguimiento a controles de los riesgos identificados
* Seguimiento Planes de mejoramiento
* Indicadores de gestión
* Documentación controlada del SIG
* Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de información y comunicación.
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
INDICADORES
Ver mapa de riesgos Ver Observatorio institucional
http://bit.ly/oginicio



ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
RECTOR UNIVERSIDAD - RECTORÍA
JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
RECTOR UNIVERSIDAD - RECTORÍA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
7Modernización de la imagen del SIG.2019-10-15
6Se modifica en el actuar del documento lo relacionado con las acciones de mejora. 2019-03-08
5Se ajustan las actividades del proceso, incluyendo todo el tema de datos personales, cambiando el nombre de la segunda actividad y eliminando la actividad relacionada con comunicación organizacional, la cual se sugiere sea desarrollada desde gestión humana. 2017-02-21
4Ajustes al objetivo estratégico del proceso y a las actividades, con el fin de darle al proceso de información y comunicación, una orientación más estratégica hacia la comunicación pública y organizacional2014-03-12
3Se cuenta de una plan anual de comunicaciones y con matriz de comunicacion en todos los procesos que satisfacen los requisitos de calidad de nuestro proceso.
2011-01-21
2Se incluyen los requisitos de las entradas y salidas del proceso.

Se modifica la actividad No. 3 por "Concertación de agendas de comunicación interna y externa"

Se modifica la actividad No. 4 por "Producción de mensajes y productos de comunicación"

Se modifica la actividad No. 5 por "Administración de la información institucional.

Se elimina la actividad No. 6.

En consideracion a los anteriores cambios, se modifican las entradas y salidas del proceso.
2009-08-22
1Versión inicial2008-10-23


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