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CARACTERIZACIÓN PROCESO INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN |
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| LÍDER DE PROCESO: | RECTOR UNIVERSIDAD RECTORÍA | RESPONSABLE(S): | RECTOR UNIVERSIDAD RECTORÍA | ||
| TIPO DE PROCESO: | ESTRATÉGICO | ||||
| OBJETIVO: | Informar a la comunidad universitaria y comunidad en general sobre las directrices estrategias y acciones institucionales, con el fin de garantizar transparencia y publicidad en las actuaciones realizadas y promover una cultura organizacional orientada a la comunicación abierta, oportuna y confiable. |
| ALCANCE: | El alcance del proceso involucra actividades de comunicación externa, interna y +media hasta las disposiciones sobre el uso, tratamiento y custodia de la información institucional. |
| OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: | No aplica |
| RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO: |
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| ACTOR | INSUMOS | ACTIVIDAD | RESPONSABLES | RESULTADOS | BENEFICIARIOS | REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015 |
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Consejo Superior Consejo Académico Comunidad Universitaria Todos los Procesos |
Solicitudes de difusión de información de actividades. | Comunicación externa. | Unidad de prensa y comunicaciones | Estrategias de comunicación externa (Boletín de prensa, diseños publicitarios, parrilla de programación para redes sociales, productos audiovisuales promocionales). |
Usuarios externos Comunidad en general Comunidad Universitaria |
7.4 Comunicación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Consejo Superior Consejo Académico Comunidad Universitaria Todos los Procesos |
Solicitudes de difusión de información de actividades | Comunicación interna y +media | Unidad de prensa y comunicaciones | Estrategias de comunicación interna (Flash informativo, Boletín interno, productos audiovisuales y contenidos digitales) |
Todos los Procesos Comunidad Universitaria Usuarios Internos |
7.4 Comunicación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Sociedad Todos los Procesos |
Bases de datos derivadas del uso de sistemas de información institucional y la interacción con usuarios externos. | Tratamiento y disposición de la información. | Secretaria General - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Disposiciones para el uso, distribución, tratamiento y custodia de la información. Registro nacional de bases de datos |
Todos los Procesos Comunidad Universitaria |
7.4 Comunicación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Documentos: Ver Listado Maestro de Documentos. Registros: Ver Listado Maestro de Documentos. |
LEGALES Ver Normograma NTC ISO 9001-2015 |
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* Seguimiento al plan de comunicaciones
* Seguimiento a controles de los riesgos identificados * Seguimiento Planes de mejoramiento * Indicadores de gestión * Documentación controlada del SIG * Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de información y comunicación. |
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| Ver mapa de riesgos | Ver Observatorio institucional |
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| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 9 | Actualización de las actividades de comunicación externa, interna y +media. | 2023-10-18 |
| 8 | Ajustar los requisitos por auditar de acuerdo a lo establecido en la Norma ISO 9001-2015 | 2021-08-09 |
| 7 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
| 6 | Se modifica en el actuar del documento lo relacionado con las acciones de mejora. | 2019-03-08 |
| 5 | Se ajustan las actividades del proceso, incluyendo todo el tema de datos personales, cambiando el nombre de la segunda actividad y eliminando la actividad relacionada con comunicación organizacional, la cual se sugiere sea desarrollada desde gestión humana. | 2017-02-21 |
| 4 | Ajustes al objetivo estratégico del proceso y a las actividades, con el fin de darle al proceso de información y comunicación, una orientación más estratégica hacia la comunicación pública y organizacional | 2014-03-12 |
| 3 | Se cuenta de una plan anual de comunicaciones y con matriz de comunicacion en todos los procesos que satisfacen los requisitos de calidad de nuestro proceso. | 2011-01-21 |
| 2 | Se incluyen los requisitos de las entradas y salidas del proceso. Se modifica la actividad No. 3 por "Concertación de agendas de comunicación interna y externa" Se modifica la actividad No. 4 por "Producción de mensajes y productos de comunicación" Se modifica la actividad No. 5 por "Administración de la información institucional. Se elimina la actividad No. 6. En consideracion a los anteriores cambios, se modifican las entradas y salidas del proceso. | 2009-08-22 |
| 1 | Versión inicial | 2008-10-23 |
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