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CARACTERIZACION PROCESO MEDICION ANALISIS Y MEJORA |
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| LÍDER DE PROCESO: | JEFE DE OFICINA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | RESPONSABLE(S): | JEFE DE OFICINA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | ||
| TIPO DE PROCESO: | DE EVALUACIÓN | ||||
| OBJETIVO: | Implementar el Modelo Integrado de Desempeño Institucional en la Universidad de Caldas, a través del acompañamiento y asesoría a las unidades académico-administrativas en la planeación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de la gestión de las políticas públicas, con el fin de generar resultados orientados a la creación de valor, con el Sistema Integrado de Gestión como herramienta de mejoramiento continuo para la toma de decisiones institucionales. |
| ALCANCE: | El alcance del proceso involucra actividades de planeación de la evaluación de la gestión hasta el seguimiento a los planes de mejoramiento de conformidad con los requisitos legales y la normatividad interna para lograr incrementar el desempeño institucional. |
| OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: | 3.2. Porcentaje de satisfacción del servicio interno 3.4. Índice de desempeño institucional |
| RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO: |
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| ACTOR | INSUMOS | ACTIVIDAD | RESPONSABLES | RESULTADOS | BENEFICIARIOS | REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015 |
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Todos los Procesos |
Metodologías de medición de la satisfacción de los usuarios. Información y caracterización de los usuarios. Información y caracterización de servicios institucionales. Encuestas diligenciadas de satisfacción de los servicios universitarios y servicios internos | Análisis de medición de la satisfacción de los usuarios internos y externos. | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Información de la satisfacción del cliente medida, analizada y reportada oportunamente. Informes de satisfacción de servicios internos y externos |
Todos los Procesos Proceso Direccionamiento |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Estudiante (s) Entes de Control Externo Egresados Sociedad Todos los Procesos |
Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas. Cambios en las cuestiones externas e internas que son relevantes para el sistema de gestión de calidad y para su dirección estratégica. Información sobre el funcionamiento de la calidad: No conformidades y acciones correctivas, Resultados del seguimiento y la medición, Resultados de las auditorías, La satisfacción del cliente, Cuestiones relativas a los proveedores externos y otras partes interesadas pertinentes, la adecuación de los recursos necesarios para mantener un eficaz sistema de gestión de calidad, desempeño de los procesos y la conformidad de los productos y servicios, la eficacia de las medidas adoptadas para abordar los riesgos y las oportunidades, nuevas oportunidades para la mejora continua. | Planificación y ejecución de la Revisión por la Dirección al SIG. | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Determinación de la conveniencia y adecuación del sistema, la política y los objetivos Mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema y los procesos. Mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente. Necesidades de recursos y modificaciones, ajustes y actualizaciones al SIG. Acciones de mejora y compromisos de líderes de proceso para la mejora continua del SIG |
Proceso Direccionamiento Proceso Planificación |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Análisis e información derivada de la ejecución de los procesos a través de la medición de indicadores. Medición de indicadores del plan de desarrollo y plan de acción institucional. | Medición del desempeño de los procesos y análisis de resultados institucionales | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Indicadores de gestión definidos, medidos, reportados y analizados. |
Todos los Procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Criterios y requisitos de conformidad del servicio Reporte de salidas no conformes de los procesos misionales | Gestión de las salidas no conformes. | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión - Líderes de los procesos misionales. | Análisis de los salidas no conformes y correcciones realizadas. |
Proceso Direccionamiento |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Estado Todos los Procesos |
Riesgos y controles identificados en todos los procesos, Metodología del DAFP. Análisis del contexto de riesgos de gestión y corrupción | Gestión del riesgo | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Formulación, seguimiento y mejora continua de los riesgos institucionales. |
Todos los Procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Sociedad Todos los Procesos |
Identificación de cambios necesarios para mantener la integridad del SIG. Cambios que se identifican como necesarios debidamente caracterizados y analizados. | Gestión del Cambio | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Cambios implementados Apropiación del cambio por parte de todos los procesos o partes interesadas. |
Todos los Procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Entorno Todos los Procesos |
Fuentes de autoevaluación y evaluación externa. | Gestión de la mejora | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Plan de mejoramiento actualizado. |
Todos los Procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Estado |
Modelo Integrado de Planeación y Gestión Leyes y normas colombianas Directrices DAFP | Implementar Modelo Integrado de Desempeño institucional | Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación y Sistemas | Incrementar el índice de desempeño institucional que mide la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. |
Todos los Procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Documentos: Ver Listado Maestro de Documentos. Registros: Ver Listado Maestro de Documentos. |
LEGALES Ver Normograma Acuerdo 16 de 2022. NTC ISO 9001-2015 |
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* Seguimiento a los indicadores
* Seguimiento a la satisfacción del beneficiario * Seguimiento a la revisión por la dirección * Seguimiento al plan de acción * Seguimiento a controles de los riesgos identificados * Seguimiento Planes de mejoramiento * Documentación controlada del SIG * Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con todos los servicios |
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| Ver mapa de riesgos | Ver Observatorio institucional |
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| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 13 | Se actualizan las actividades y se incluye el modelo integrado de desempeño institucional como parte del proceso. | 2024-07-28 |
| 12 | Actualización de las actividades del proceso. | 2023-10-23 |
| 11 | Se ajustan los objetivos de calidad asociados al proceso. | 2023-09-26 |
| 10 | Se eliminan el objetivo de calidad 1.1. Porcentaje de quejas y reclamos relacionados con la prestación de los servicios universitarios. Se eliminan las siguientes actividades: Recepción, seguimiento, control y análisis de PQRS, verificación en el cumplimiento del plan de acción, plan de compras, plan de mejoramiento... y formulación e implementación de planes de mejoramiento, acciones correctivas y de mejora..., y se cambia el nombre de la última actividad por: Gestión de las auditorías de calidad. | 2022-11-18 |
| 9 | Ajustar los requisitos por auditar de acuerdo a lo establecido en la norma ISO 9001: 2015 | 2021-08-09 |
| 8 | Se Incluye la actividad de auditorias internas de calidad | 2020-10-20 |
| 7 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
| 6 | Se modifican las acciones de mejora en el actuar de la caracterización. | 2019-03-08 |
| 5 | Teniendo en cuenta la implementación de la Norma Técnica de Calidad ISO9001 en su Versión 2015, debe ser incorporadas como actividades al proceso de Medición, Análisis y Mejora, la Gestión del Riesgo y Gestión del Cambio para dar cumplimiento a lo establecido por la nueva norma. Si bien la Gestión del riesgo ha sido desarrollada dentro de la institución, no ha sido gestionada como actividad. Y la gestión del cambio si representa una nueva actividad que debe gestionarse a partir de ahora en la institución. | 2018-03-19 |
| 4 | Se incluyen los requisitos de las entradas y las salidas del proceso en consideración a los parámetros de control definidos en el componente "Verificar" de la caracterización. | 2014-03-27 |
| 3 | Se incluyen los requisitos de las entradas y las salidas del proceso en consideración a los parámetros de control. | 2009-07-22 |
| 2 | Se pasó la actividad de auditorias internas para el proceso de Control y Seguimiento, ya que a través de las auditorías realizadas se detectó su conveniencia en este otro proceso. Se precisaron las salidas del proceso y se ajustó esta información. En el planear - hacer se ajustó la actividad de Medición y analisis del desempeño de los proveedores. Se eliminó la actividad de fomento a la cultura de la excelencia, por hacer parte de los programas de capacitación del proceso de Gestión Humana. Se ajustaron los parámetros de control de acuerdo a los cambios efectuados en las actividades del proceso | 2008-12-15 |
| 1 | Versión inicial | 2008-08-14 |
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