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CARACTERIZACION PROCESO MEDICION ANALISIS Y MEJORA |
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| LÍDER DE PROCESO: | JEFE DE OFICINA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | RESPONSABLE(S): | JEFE DE OFICINA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | ||
| TIPO DE PROCESO: | DE EVALUACIÓN | ||||
| OBJETIVO: | Coordinar las actividades de medición y análisis de datos e indicadores de manera sistemática y objetiva en los procesos del Sistema Integrado de Gestión, que se constituyan en una herramienta de retroalimentación, para asegurar la aplicación del principio de mejoramiento continuo al obtener información de valor para la formulación y ejecución de acciones eficaces. |
| ALCANCE: | El alcance del proceso involucra actividades de planeación de la evaluación de la gestión hasta el seguimiento a los planes de mejoramiento de conformidad con los requisitos legales y la normatividad interna para lograr la renovación de certificado del sistema de calidad. |
| OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: | 3.2. Porcentaje de satisfacción del servicio interno 3.4. Índice de desempeño institucional |
| RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO: |
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| ACTOR | INSUMOS | ACTIVIDAD | RESPONSABLES | RESULTADOS | BENEFICIARIOS | REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015 |
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Todos los Procesos |
Metodologías de medición de la satisfacción de los usuarios. Información y caracterización de los usuarios. Información y caracterización de servicios institucionales. Encuestas diligenciadas de satisfacción de los servicios universitarios y servicios internos | Análisis de medición de la satisfacción de los usuarios internos y externos. | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Información de la satisfacción del cliente medida, analizada y reportada oportunamente. Informes de satisfacción de servicios internos y externos |
Todos los Procesos Proceso Direccionamiento |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Estudiante (s) Entes de Control Externo Egresados Sociedad Todos los Procesos |
Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas. Cambios en las cuestiones externas e internas que son relevantes para el sistema de gestión de calidad y para su dirección estratégica. Información sobre el funcionamiento de la calidad: No conformidades y acciones correctivas, Resultados del seguimiento y la medición, Resultados de las auditorías, La satisfacción del cliente, Cuestiones relativas a los proveedores externos y otras partes interesadas pertinentes, la adecuación de los recursos necesarios para mantener un eficaz sistema de gestión de calidad, desempeño de los procesos y la conformidad de los productos y servicios, la eficacia de las medidas adoptadas para abordar los riesgos y las oportunidades, nuevas oportunidades para la mejora continua. | Planificación y ejecución de la Revisión por la Dirección al SIG. | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Determinación de la conveniencia y adecuación del sistema, la política y los objetivos Mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema y los procesos. Mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente. Necesidades de recursos y modificaciones, ajustes y actualizaciones al SIG. Acciones de mejora y compromisos de líderes de proceso para la mejora continua del SIG |
Proceso Direccionamiento Proceso Planificación |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Análisis e información derivada de la ejecución de los procesos a través de la medición de indicadores. Medición de indicadores del plan de desarrollo y plan de acción institucional. | Medición del desempeño de los procesos y análisis de resultados institucionales | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Indicadores de gestión definidos, medidos, reportados y analizados. |
Todos los Procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Criterios y requisitos de conformidad del servicio Reporte de salidas no conformes de los procesos misionales | Gestión de las salidas no conformes. | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión - Líderes de los procesos misionales. | Análisis de los salidas no conformes y correcciones realizadas. |
Proceso Direccionamiento |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Estado Todos los Procesos |
Riesgos y controles identificados en todos los procesos, Metodología del DAFP. Análisis del contexto de riesgos de gestión y corrupción | Gestión del riesgo | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Formulación, seguimiento y mejora continua de los riesgos institucionales. |
Todos los Procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Sociedad Todos los Procesos |
Identificación de cambios necesarios para mantener la integridad del SIG. Cambios que se identifican como necesarios debidamente caracterizados y analizados. | Gestión del Cambio | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Cambios implementados Apropiación del cambio por parte de todos los procesos o partes interesadas. |
Todos los Procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Entorno Todos los Procesos |
Fuentes de autoevaluación y evaluación externa. | Gestión de la mejora | Profesional especializado - Sistema Integrado de Gestión | Plan de mejoramiento actualizado. |
Todos los Procesos |
5.2 Política 6 Planificación 7.5 Información documentada 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 10 Mejora |
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Documentos: Ver Listado Maestro de Documentos. Registros: Ver Listado Maestro de Documentos. |
LEGALES Ver Normograma NTC ISO 9001-2015 |
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* Seguimiento a los indicadores
* Seguimiento a la satisfacción del beneficiario * Seguimiento a la revisión por la dirección * Seguimiento al plan de acción * Seguimiento a controles de los riesgos identificados * Seguimiento Planes de mejoramiento * Documentación controlada del SIG * Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con todos los servicios |
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| Ver mapa de riesgos | Ver Observatorio institucional |
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| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 12 | Actualización de las actividades del proceso. | 2023-10-23 |
| 11 | Se ajustan los objetivos de calidad asociados al proceso. | 2023-09-26 |
| 10 | Se eliminan el objetivo de calidad 1.1. Porcentaje de quejas y reclamos relacionados con la prestación de los servicios universitarios. Se eliminan las siguientes actividades: Recepción, seguimiento, control y análisis de PQRS, verificación en el cumplimiento del plan de acción, plan de compras, plan de mejoramiento... y formulación e implementación de planes de mejoramiento, acciones correctivas y de mejora..., y se cambia el nombre de la última actividad por: Gestión de las auditorías de calidad. | 2022-11-18 |
| 9 | Ajustar los requisitos por auditar de acuerdo a lo establecido en la norma ISO 9001: 2015 | 2021-08-09 |
| 8 | Se Incluye la actividad de auditorias internas de calidad | 2020-10-20 |
| 7 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
| 6 | Se modifican las acciones de mejora en el actuar de la caracterización. | 2019-03-08 |
| 5 | Teniendo en cuenta la implementación de la Norma Técnica de Calidad ISO9001 en su Versión 2015, debe ser incorporadas como actividades al proceso de Medición, Análisis y Mejora, la Gestión del Riesgo y Gestión del Cambio para dar cumplimiento a lo establecido por la nueva norma. Si bien la Gestión del riesgo ha sido desarrollada dentro de la institución, no ha sido gestionada como actividad. Y la gestión del cambio si representa una nueva actividad que debe gestionarse a partir de ahora en la institución. | 2018-03-19 |
| 4 | Se incluyen los requisitos de las entradas y las salidas del proceso en consideración a los parámetros de control definidos en el componente "Verificar" de la caracterización. | 2014-03-27 |
| 3 | Se incluyen los requisitos de las entradas y las salidas del proceso en consideración a los parámetros de control. | 2009-07-22 |
| 2 | Se pasó la actividad de auditorias internas para el proceso de Control y Seguimiento, ya que a través de las auditorías realizadas se detectó su conveniencia en este otro proceso. Se precisaron las salidas del proceso y se ajustó esta información. En el planear - hacer se ajustó la actividad de Medición y analisis del desempeño de los proveedores. Se eliminó la actividad de fomento a la cultura de la excelencia, por hacer parte de los programas de capacitación del proceso de Gestión Humana. Se ajustaron los parámetros de control de acuerdo a los cambios efectuados en las actividades del proceso | 2008-12-15 |
| 1 | Versión inicial | 2008-08-14 |
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