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CARACTERIZACIÓN PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS

Código: CAR-RF-82
Versión: 8
Emisión: 2019-10-18

LÍDER DE PROCESO: VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA RESPONSABLE(S): VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
TIPO DE PROCESO: DE APOYO

OBJETIVO: Gestionar el suministro de recursos físicos y tecnológicos de acuerdo a las necesidades de los usuarios internos y externos para brindar continuidad y eficacia en la prestación de servicios universitarios, por medio de la adquisición, el control y el mantenimiento de los recursos, optimizando su uso y la racionalidad en las inversiones realizadas, con excepción de los programas especiales quienes son auto-sostenibles.

ALCANCE: Involucra actividades de identificación y/o recepción de las necesidades del servicio de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, fortalecimiento de la infraestructura tecnológica, registro de los bienes, infraestructura física y sostenibilidad ambiental hasta la mejora de la prestación de dichos servicios. Se excluye del alcance del proceso y de la norma, la calibración de equipos de los laboratorios de docencia, ya que se utilizan sólo para fines académicos y el mantenimiento preventivo y correctivo de los laboratorios de extensión, ya que son programas especiales autofinanciados.

OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: 5.1. Porcentaje de impactos ambientales que mejoraron en su nivel de valoración. 5.2. Nivel de cumplimiento de requisitos legales 5.3. Porcentaje de reducción en consumo de agua. 5.4. Nivel de aprovechamiento de residuos generados

RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO:
HUMANOS Talento Humano competente especificado en la planta de personal (provee el proceso de Gestión Humana)
FÍSICOS
  • Recursos Financieros (provee el proceso de Gestión Financiera)

  • Sistemas de información y comunicación (provee el proceso de Información y Comunicación)

  • Infraestructura física (provee el proceso de Recursos Físicos)

  • Administración documental (provee el proceso de Gestión Documental)

  • Soporte y asesoría jurídica (provee el proceso de Gestión Jurídica)

  • Adquisición de bienes y servicios (provee el proceso de Contratación)

  • Bienestar y ambiente de trabajo (provee el proceso de Bienestar)


DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTOR INSUMOS ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES RESULTADOS BENEFICIARIOS REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015
Todos los Procesos

Bienes muebles e inmuebles Presupuesto P-H Gestión del mantenimiento de bienes muebles e inmuebles Líder grupo de trabajo servicios generales Bienes muebles e inmuebles en óptimas condiciones Todos los Procesos

7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Todos los Procesos

Infraestructura tecnológica existente Necesidades de infraestructura tecnológica Presupuesto institucional P-H Gestión del mantenimiento y fortalecimiento de la infraestructura tecnológica. Jefe grupo de trabajo sistemas Disponiblidad de infraestructura tecnológica de acuerdo a los requerimientos institucionales Infraestructura tecnológica soportada y mantenida Todos los Procesos

7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Todos los Procesos

Bienes adquiridos por las diferentes unidades Bienes en existencia e inventarios P-H Manejo y registro de bienes Líder grupo de trabajo servicios generales Bienes devolutivos inventariados y no devolutivos registrados y entregados Todos los Procesos

7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Todos los Procesos

Necesidades de vigilancia y seguridad en sedes Contratos de vigilancia privada P-H Seguridad física Líder grupo de trabajo servicios generales Funcionarios, estudiantes y visitantes protegidos; y bienes muebles e inmuebles custodiados Todos los Procesos

7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Todos los Procesos

Disposiciones legales en materia ambiental Evaluación de aspectos e impactos ambientales P-H Sostenibilidad ambiental Líder área de medio ambiente Administrativa Mejoramiento continuo de las condiciones ambientales en las instalaciones de la Universidad. Todos los Procesos

7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Todos los Procesos

Lineamientos generales emitidos por la Oficina de Planeación y Sistemas Plan de obras - Presupuesto Necesidades y requerimientos de mejoramiento de infraestructura Diseños de acuerdo a los requerimientos P-H Gestión de Infraestructura Física Profesional Universitario- desarrollo físico - vicerrectoría Administrativa Obras de infraestructura ejecutadas de acuerdo a las necesidades y presupuesto institucional Obras físicas mantenidas Todos los Procesos

7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Proceso Control y Seguimiento

Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Proceso Medición Análisis y Mejora

Plan de Acción, Plan de Mejoramiento resultado de Autoevaluación Indicadores del proceso Mapa de Riesgos Encuestas de satisfacción y Estandarización y/o documentación de las actividades de acuerdo a los requisitos legales, institucionales, de los clientes y partes interesadas V Verificación en el cumplimiento del plan de acción, plan de compras, plan de mejoramiento resultado de autoevaluación, resultado de indicadores, de la encuesta de satisfacción, de la documentación del proceso, los controles para mitigar riesgos y acciones para maximizar oportunidades, eficacia de las acciones desarrolladas. Asesor (a) de control interno Profesional especializado -Sistema Integrado de gestión Informe de Gestión Reportes de medición Seguimiento al plan de Acción y plan de mejoramiento. Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

10. mejora
Proceso Control y Seguimiento

Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Proceso Medición Análisis y Mejora

Informes de Auditorías Internas y Externas Informes de Autoevaluación Informe de Evaluación Docente Informes de pares Académicos Informe de Revisión por la Dirección Resultados de Plan de Acción Informes de Entes gubernamentales Reportes Estadísticos, Reportes de medición y análisis de indicadores Planes de Mejoramiento A Formulación e implementación de planes de mejoramiento, acciones correctivas y de mejora resultantes de las actividades de control, seguimiento y evaluación del proceso. Asesor (a) de control interno Profesional Especializado - Sistema Integrado de gestión Planes de Mejoramiento institucional Usuarios externos

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

10. mejora
Comunidad Universitaria

Todos los Procesos

PQRS, salida No Conforme (P-MM-349)- Mesa de Ayuda H-V-A Atender y gestionar la solicitud de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias e Identificación y tratamiento del servicio no conforme Asesor (a) de control interno Profesional especializado - Sistema Integrado de gestión Auxiliar administrativo Atención al ciudadano Respuesta de la PQRS. Acción de salida No Conforme - Acción remedial inmediata a tomar (corrección) Usuarios externos

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

8.7 control de las salidas no conformes 9.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación

Documentos relacionados
Requisitos aplicables
Documentos:
Ver Listado Maestro de Documentos.

Registros:
Ver Listado Maestro de Documentos.
LEGALES
Ver Normograma

NTC ISO 9001-2015

  • 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas

  • de las partes interesadas 

  • 4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos

  • 5.2 política

  • 7.1 Recursos

  • 8.7 control de las salidas no conformes

  • 9.1. seguimiento, medición, análisis y evaluación

  • 10. Mejora

 

LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL CNA 2015.

 

LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS CNA 2013.


PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
* Cumplimiento del acuerdo de matrículas.
* Cumplimiento del reglamento de funcionamiento de laboratorios.
* Cumplimiento de la política curricular y reglamento estudiantil.
* Funcionalidad y estandarización del Sistema de Información Académica SIA.
* Acceso estudiantes y docentes a través de claves.
* Interacción con el proceso de Recursos Físicos en el control y mantenimiento de equipos y software para la academia.
* Catalogación de material bibliográfico.
* Cumplimiento de la política de desarrollo de colecciones bibliográficas.
* Seguimiento al plan de acción
* Indicadores de gestión
* Seguimiento a controles de los riesgos identificados
* Seguimiento Planes de mejoramiento
* Documentación controlada del SIG
* Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de proyección.
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
INDICADORES
Ver mapa de riesgos Ver Observatorio institucional
http://bit.ly/oginicio



ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
RECTOR UNIVERSIDAD - RECTORÍA
RECTOR UNIVERSIDAD - RECTORÍA
RECTOR UNIVERSIDAD - RECTORÍA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
8Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
7Se actualiza el actuar del documento debido a que se modifica el tratamiento a las acciones de mejora. 2019-03-08
6Se modifica el actuar del documento con la actualización de las acciones de mejora.
2019-03-07
5Actualización de versión2016-02-18
4Se cambia el objetivo estratégico del proceso y se complementan las actividades del proceso. Se ajustan los controles y la descripción del servicio no conforme

2014-03-20
3Se hace necesario realizar ajustes a la caracterización, agregando una quinta actividad relacionada con la gestión ambiental. Además, se requiere actualizar algunos aspectos normativos y corregir errores de redacción.2012-01-26
2Se incluyen los requisitos de las entradas y las salidas del proceso.

Se agruparon las actividades teniendo en cuenta la pertinencia y alcance de cada uno de los proceso, como en el caso de la construcción de obras, administración de infraestructura y administración de espacios físicos, sobre los cuales se consideró su incidencia total en los procesos de planificación y contratación.
Se precisaron proveedores, entradas y salidas y la redacción de las actividades.
De acuerdo con lo anterior, se ajustaron los parámetros de control y de mejora.
2009-07-22
1Versión inicial2008-08-19


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