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CARACTERIZACION DEL PROCESO RECURSOS DE APOYO ACADEMICO

Código: CAR-RA-86
Versión: 7
Emisión: 2019-10-18

LÍDER DE PROCESO: VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD DEPARTAMENTO DE QUÍMICA RESPONSABLE(S): VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD DEPARTAMENTO DE QUÍMICA
TIPO DE PROCESO: DE APOYO

OBJETIVO: Proporcionar a la comunidad académica los recursos logísticos, académicos y tecnológicos con calidad y oportunidad con el fin de garantizar continuidad y eficacia en la realización de las funciones misionales.

ALCANCE: El alcance del proceso involucra actividades de solicitudes para la prestación del servicio de biblioteca, laboratorios, virtualidad, inscripción, admisión y matrícula y gestión académica hasta la mejora de la prestación de dichos servicios, exceptuando los laboratorios de extensión.

OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: No aplica

RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO:
HUMANOS Talento Humano competente especificado en la planta de personal (provee el proceso de Gestión Humana)
FÍSICOS
  • Recursos Financieros (provee el proceso de Gestión Financiera)
  • Sistemas de información y comunicación (provee el proceso de Información y Comunicación)
  • Infraestructura física (provee el proceso de Recursos Físicos)
  • Administración documental (provee el proceso de Gestión Documental)
  • Soporte y asesoría jurídica (provee el proceso de Gestión Jurídica)
  • Adquisición de bienes y servicios (provee el proceso de Contratación)
  • Bienestar y ambiente de trabajo (provee el proceso de Bienestar)

 


DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTOR INSUMOS ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES RESULTADOS BENEFICIARIOS REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015
Estudiante (s)

Proceso Docencia

Necesidad de consulta P-H Administración de la biblioteca. Lider Grupo de trabajo biblioteca Libros, textos, bases de datos y revistas consultados. Estudiante (s)

Proceso Docencia

7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Proceso Docencia

Prácticas de laboratorio programadas en las actividades académicas de los programas Laboratorios existentes y actividades académicas realizadas P-H Gestión de laboratorios Vicerrectoría Académica Docente Prácticas de laboratorios realizadas Estudiante (s)

Proceso Docencia

7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Estudiante (s)

Proceso Docencia

Oferta de servicios, contenidos educativos y mediaciones pedagógicas virtuales P-H Virtualidad Jefe De Oficina educación a distancia y virtualidad Servicios y productos virtuales disponibles. Estudiante (s)

Egresados

Proceso Docencia

7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Estudiante (s)

Proceso Gestión Financiera

Proceso Planificación

Proceso Recursos de Apoyo Academico

Aspirantes Estudiantes admitidos Estudiantes antiguos en reserva de cupo Liquidación de matrícula financiera Planes institucionales de estudio P-H Inscripción, admisión y matrícula de estudiantes nuevos e inscripción de actividades académicas Jefe De Oficina admisión y registro académico Estudiantes matriculados Demandas y necesidades de docentes y aulas Estudiante (s)

Proceso Contratación

Proceso Control y Seguimiento

Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Proceso Gestión Financiera

Proceso Gestión Humana

Proceso Planificación

Proceso Recursos de Apoyo Academico

7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Consejo Superior

Consejo Académico

Ministerio de Educación

Acuerdos para concertación de la labor académica. Calendario Académico Calendario de concertación de la labor académica Demanda de actividades académicas de los programas Normativa Institucional (Política Curricular, Reglamento Estudiantil, Calendario Académico) P-H Gestión Académica Jefe De Oficina evaluación y calidad académica Programación de actividades académicas Labor académica concertada Contratos de docentes Programación de grupos Inscripción en línea Informe de cupos y grupos Programación de aulas Planes de estudio actualizados Hojas de vida académicas revisadas y actualizadas Consejo Académico

Consejo (s) de Facultad (es)

Docentes

7.1.3 Infraestructura
Proceso Control y Seguimiento

Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Proceso Medición Análisis y Mejora

Plan de Acción, Plan de Mejoramiento resultado de Autoevaluación Indicadores del proceso Mapa de Riesgos Encuestas de satisfacción y Estandarización y/o documentación de las actividades de acuerdo a los requisitos legales, institucionales, de los clientes y partes interesadas V Verificación en el cumplimiento del plan de acción, plan de mejoramiento resultado de autoevaluación, resultado de indicadores, de la encuesta de satisfacción, de la documentación del proceso, los controles para mitigar riesgos y acciones para maximizar oportunidades, eficacia de las acciones desarrolladas. Jefe Oficina de Calidad Académica Asesor (a) de control interno Profesional Especializado - Sistema Integrado de gestión Informe de Gestión Reportes de medición Seguimiento al plan de Acción y plan de mejoramiento. Usuarios externos

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

9.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación
Proceso Control y Seguimiento

Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Proceso Medición Análisis y Mejora

Informes de Auditorías Internas y Externas Informes de Autoevaluación Informe de Evaluación Docente Informes de pares Académicos Informe de Revisión por la Dirección Resultados de Plan de Acción Informes de Entes gubernamentales Reportes Estadísticos, Reportes de medición y análisis de indicadores Planes de Mejoramiento A Formulación e implementación de planes de mejoramiento, acciones correctivas y de mejora resultantes de las actividades de control, seguimiento y evaluación del proceso. Asesor (a) de control interno Profesional Especializado - Sistema Integrado de gestión Planes de Mejoramiento institucional Usuarios externos

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

10. mejora
Comunidad Universitaria

Todos los Procesos

PQRS, salida No Conforme (P-MM-349)- Mesa de Ayuda H-V-A Atender y gestionar la solicitud de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias e Identificación y tratamiento del servicio no conforme Asesor (a) de control interno Profesional Especializado - Sistema Integrado de gestión Auxiliar administrativo Atención al ciudadano Respuesta de la PQRS. Acción de salida No Conforme - Acción remedial inmediata a tomar (corrección) Usuarios externos

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

8.7 control de las salidas no conformes 9.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación

Documentos relacionados
Requisitos aplicables
Documentos:
Ver Listado Maestro de Documentos.

Registros:
Ver Listado Maestro de Documentos.
LEGALES
Ver Normograma


NTC ISO 9001-2015

 

  • 4.2 comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
  • 5.3 roles, responsabilidades y autoridades en la organización
  • 6.1 acciones para abordar riesgos y oportunidades
  • 6.3 planificación de los cambios
  • 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
  • 7.4 comunicación
  • 7.5.1 información documentada - Generalidades
  • 7.5.2 información documentada -  Creación y actualización
  • 7.5.3 información documentada - Control de la información documentada
  • 8.7 control de las salidas no conformes
  • 9.1.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación - Generalidades
  • 9.1.2 seguimiento, medición, análisis y evaluación - Satisfacción del cliente
  • 9.1.3 seguimiento, medición, análisis y evaluación - Análisis y evaluación
  • 10.1 mejora- generalidades
  • 10.2 mejora- no conformidad y acción correctiva
  • 10.3 mejora- mejora continua

LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL CNA 2015.


LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS CNA 2013

 


PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
* Cumplimiento del acuerdo de matrículas.
* Cumplimiento del reglamento de funcionamiento de laboratorios.
* Cumplimiento de la política curricular y reglamento estudiantil.
* Funcionalidad y estandarización del Sistema de Información Académica SIA.
* Acceso estudiantes y docentes a través de claves.
* Interacción con el proceso de Recursos Físicos en el control y mantenimiento de equipos y software para la academia.
* Catalogación de material bibliográfico.
* Cumplimiento de la política de desarrollo de colecciones bibliográficas.
* Seguimiento al plan de acción
* Indicadores de gestión
* Seguimiento a controles de los riesgos identificados
* Seguimiento Planes de mejoramiento
* Documentación controlada del SIG
* Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de proyección.

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
INDICADORES
Ver mapa de riesgos Ver Observatorio institucional
http://bit.ly/oginicio



ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD -
JEFE DE OFICINA -
RECTOR UNIVERSIDAD - RECTORÍA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
7Modernización de la imagen del SIG2019-10-18
6Se modifica el actuar del documento en lo relacionado a las acciones de mejora

2019-03-08
5Se actualizan las actividades del proceso a partir de las nuevas disposiciones de la Vicerrectoría Académica para el fortalecimiento de la Gestión Académica Institucional liderada desde Registro Académico. 2017-03-29
4Ajustes al objetivo estratégico del proceso, las actividades y el tratamiento del servicio no conforme2014-03-25
3Se incluyen los requisitos de las entradas y salidas del proceso.

Se especifican los procesos proveedores de los recursos del proceso.
2009-10-20
2Se incluyó la actividad No. 12 "Gestión de prácticas académicas y curso de semestres en el exterior"2008-10-23
1Versión inicial2008-09-11


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