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CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTION FINANCIERA

GESTIóN FINANCIERA

CAR-GF-87
Rige a partir de:
2014-03-19

Versión: 3
 
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Versión DocumentoRige a partir de
12008-10-16
22009-08-20
32014-03-19

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DESCRIPCIÓN

LIDER:
JEFE DE OFICINA -10 OFICINA FINANCIERA

OBJETIVO:
Garantizar la ejecución y registro de los recursos financieros previa disposición de su uso por parte de los centros de gasto, enmarcados en la normatividad presupuestal y contable vigente y bajo cumplimiento de los principios de transparencia y economía, con el fin de gestionar la capacidad financiera y garantizar el desarrollo de los procesos institucionales.

ENTRADAS:
Presupuesto institucional aprobado
Ingresos de la nación
Ingresos propios
Planificación financiera (proyecciones)
REQUISITOS DE LA ENTRADAS:
Articulación de la planificación con las orientaciones estatégicas institucionales.
Factibilidad de la planificación financiera.
Planificación financiera que responda a las particularidades de la Universidad.

SALIDAS:
Informes de Ejecución presupuestal
Estados Financieros
Informes para entes de control y otras entidades
Pagos
Proyecciones financieras y contables
REQUISITOS DE LA SALIDAS:
Coherencia entre la contratación y los pagos - Seguimiento a los estados financieros.
Conveniencia en la colocación de fondos de la Universidad en el mercado de capitales.
Métodos definidos, operativos y eficaces frente al manejo de recaudos y recuperación de carteras morosas.
Métodos definidos, operativos y eficaces frente al cumplimiento en los pagos de las obligaciones de la Universidad.
Confiabilidad de la información financiera
Oportunidad en la presentaión de informes

PROCESO PROVEEDOR:
Contratación
Direccionamiento
Gestión Humana
Planificación

PROCESO CLIENTE:
Todos Los Procesos


RECURSOS:
Talento Humano competente especificado en la planta de personal (provee el proceso de Gestión Humana).
Recursos Financieros (provee el proceso de Gestión Financiera).
Sistemas de información y comunicación (provee el proceso de Información y Comunicación).
Infraestructura física (provee el proceso de Recursos Físicos).
Administración documental (provee el proceso de Gestión Documental).
Soporte y asesoría jurídica (provee el proceso de Gestión Jurídica)
Adquisición de bienes y servicios (provee el proceso de Contratación).
Bienestar y ambiente de trabajo (provee el proceso de Bienestar)
REQUISITOS DE LAS NORMAS QUE LE APLICAN AL PROCESO

NORMATIVIDAD DEL PROCESO

PLANEAR - HACER
No PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD RESPONSABLE SALIDA CLIENTE
1 Todos los Procesos

Gestión Presupuestal Ejecución de Ingresos Gestión Contable Direccionamiento Financiero Jefe Oficina 10- Oficina Financiera

Asesoría técnica, financiera y contable. Análisis financiero y recomendaciones a los informes. Proyecciones financieras. Entes de Control Externo

Proceso Direccionamiento

Proceso Planificación

2 Consejo Superior

Proceso Contratación

Proceso Gestión Financiera

Proceso Planificación

Acuerdo de Asignación Presupuestal Resolución de Asignación Presupuestal Acuerdo de modificacion presupuestal Resolución de liquidación de la modificación presupuestal. Ficha técnica Solicitudes de Disponibilidad Presupuestal Actos Administrativos Ejecución de ingresos Creación de terceros Ordenes de servicio Convenios Ordenes de compra Ordenes de Suministro Contratos Gestión presupuestal Profesional Universitario-06 -Oficina Financiera

Certificados de Disponibilidad Presupuestal Informes de Ejecución de ingresos y egresos. Proceso Contratación

3 Consejo Superior

Estado

Proceso Gestión Financiera

Proceso Gestión Humana

Ejecución presupuestal Régimen de contabilidad pública Estatuto tributario Catálogo General de Cuentas Estatuto de Contratación Informe de demandas Calculo actuarial y cuotas partes Transferencias de la nación Venta de bienes y servicio Rendimientos financieros Gestión Contable. Profesional Especializado-14 -Oficina Financiera

Estados Financieros Declaración de Renta Retención en la Fuente Chip Información Exogena Ordenes de Pago Certificados de Retención en la Fuente Informes Relación concepto de recaudos Entes de Control Externo

Sociedad

Todos los Procesos

4 Egresados

Estudiante (s)

Proceso Bienestar

Proceso Gestión Financiera

Proceso Gestión Humana

Sociedad

Transferencia de la nación Proyectos, matriculas y servicios de la universidad Ordenes de pago a terceros Compromisos de proveedores Gestión de tesorería Profesional Especializado-13 -Oficina Financiera

Soportes de pago (cheques, transferencias bancaria, desprendibles de pago). Documentos soportes de los créditos. Sociedad


VERIFICAR

PARAMETROS DE CONTROL:
- Medición y seguimiento: A la coherencia entre la contratación y los pagos efectuados.
- Coherencia: Entre la planificación financiera y la ejecución presupuestal.
- Medición y Seguimiento: A los estados financieros.
- Conducencia: En la toma de decisiones frente a los resultados del análisis de los estados financieros.
- Conveniencia: En la colocación de fondos de la Universidad en el mercado de capitales.
- Método: Definido, operativo y eficaz frente al manejo de recaudos y recuperación de carteras morosas.
- Método: Definido, operativo y eficaz frente al cumplimiento en los pagos de las obligaciones de la Universidad.
- Confiabilidad: En la información financiera
- Oportunidad: En la presentaión de informes

INSTRUMENTO DE CONTROL O TECNICA DE MEDICION:

- Indicadores
- Estandarización y/o documentación de las actividades de acuerdo a los requisitos legales, institucionales, de los clientes y partes interesadas.
- Revisión de las etapas durante su desarrollo.
- Normatividad legal e institucional relacionada.

DOCUMENTO NORMATIVO PARA EL CONTROL:

Documentación controlada del SIG (Ver documentación del proceso).

RESPONSABLE DEL CONTROL:

Cada persona definida como responsable de ejecutar la actividad particular de acuerdo a los documentos de referencia normativa.

REGISTRO DEL CONTROL:

Todos los soportes que evidencian la ejecución conforme de un servicio (registros) y que se encuentran tipificados en los documentos de referencia normativa.

MEDICIONES:
Ver Tabla de Indicadores e Indices del Proceso

RIESGOS:
Ver Mapa de Riesgos del Proceso

ACTUAR

MEJORA:
1. ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA:

- Formulación e implementación de acciones correctivas preventivas y de mejora resultantes de actividades normales de control, seguimiento y evaluación del proceso (medición de indicadores, administración del riesgo, medición de la satisfacción, auditorías, seguimiento a la operación, demás fuentes definidas en el procedimiento para la formulación e implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora (P-MM-7).


2. IDENTIFICACION Y TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME:

2.1. Servicios que presta el proceso:

Informes de Ejecución presupuestal
Estados Financieros
Informes para entes de control y otras entidades
Pagos
Proyecciones financieras y contables

2.2 Descripción del servicio no conforme:

Informes inconclusos y fuera de tiempo.
Informes incoherentes y con errores técnicos.
Estados financieros inconclusos, incoherentes y con errores técnicos.
Pagos doblemente registrados y con errores técnicos.
Pagos a terceros diferentes a los que se ordena el pago.
Pagos por mora generados por falta de oportunidad.
Proyecciones financieras inconclusas, incoherentes y con errores técnicos.

2.3. Acción de corrección inmediata:

Reproceso de la actividad cuando aplique.

Se deben implementar acciones correctivas cuando la situación no conforme (aplicada la corrección), es repetitiva, genera un impacto negativo en la imagen y la sostenibilidad de la Universidad o se ha identificado sistemáticamente.

2.4. Responsable de implementar la acción.

Jefe de Oficina Financiera.

2.5. Registro de la acción de corrección.

Correcciones y acciones correctivas registradas, implementadas y evaluadas como eficaces.


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Aura Liliana Gaviria Giraldo

JEFE OFICINA
Angela Maria Garcia Gomez

JEFE DE OFICINA ASESORA
Ricardo Gomez Giraldo

RECTOR UNIVERSIDAD

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