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CARACTERIZACION PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO |
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| LÍDER DE PROCESO: | ASESOR OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN | RESPONSABLE(S): | ASESOR OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN | ||
| TIPO DE PROCESO: | DE EVALUACIÓN | ||||
| OBJETIVO: | Controlar la eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión institucional, a través del seguimiento y evaluación de los controles establecidos, con el fin de garantizar que ésta se enmarque en los principios de la gestión publica, las normas constitucionales y legales vigentes y se oriente al cumplimiento de los fines esenciales del Estado |
| ALCANCE: | El alcance del proceso involucra actividades de elaboración del plan anual de auditorías, pasando por la realización de las mismas, la administración del riesgo, la evaluación del sistema de control interno, la atención a organismos de control del estado, el análisis de riesgos hasta el establecimiento de acciones para la mejora continua. |
| OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: | No Aplica |
| RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO: |
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| ACTOR | INSUMOS | ACTIVIDAD | RESPONSABLES | RESULTADOS | BENEFICIARIOS | REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015 |
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Entes de Control Externo Todos los Procesos Normativa Bases de datos Sistemas de información |
Resultados de auditorías internas Informes de auditorías realizadas por entes externos Resultados institucionales en planes, programas y proyectos y seguimiento a los procesos Análisis de datos de distintas fuentes Análisis de la gestión del riesgo | Liderazgo estratégico | Asesor (a) de control interno | Recomendaciones y conceptos inherentes al ejercicio del control y seguimiento. Actas de Comité Institucional de Control Interno Informes de seguimiento a la gestión institucional. |
Todos los Procesos Proceso Direccionamiento |
7.1.5.1 Recursos de seguimiento y medición 7.5 Información documentada 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Entes de Control Externo Todos los Procesos Gobierno Organismos de normalización |
Normograma Documentación de los procesos. Informe de resultados de auditorías internas y de entes de control externo. | Seguimiento y evaluación a la gestión | Asesor (a) de control interno | Informes de auditorías internas de gestión, control fiscal y de calidad. Plan de mejoramiento evaluado. Seguimiento a los controles de los riesgos y efectividad de las acciones preventivas. |
Todos los Procesos Representante de la Dirección Proceso Direccionamiento Proceso Medición Análisis y Mejora |
7.1.5.1 Recursos de seguimiento y medición 7.5 Información documentada 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Gobierno Organismos de normalización |
Normograma Requisitos de los estándares y lineamientos normativos Documentos del Sistema Integrado de Gestión Valores institucionales Documentos de direccionamiento estratégico institucional | Enfoque hacia la prevención | Asesor (a) de control interno | Evidencia objetiva sobre la implementación de mejores prácticas de gestión. Actividades documentadas de asesoría y acompañamiento Actas de Comité Institucional de Control Interno. |
Todos los Procesos |
7.1.5.1 Recursos de seguimiento y medición 7.5 Información documentada 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Entes de Control Externo |
Requerimientos de información y auditoría Normatividad aplicable | Relación con entes externos de control | Asesor(a) de control interno Profesional Especializado | Información reportada Planes de mejoramiento Análisis de cumplimiento de planes de mejoramiento |
Entes de Control Externo |
7.1.5.1 Recursos de seguimiento y medición 7.5 Información documentada 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Todos los Procesos |
Mapa de riesgos institucional Informes de auditoría Análisis de seguimiento al mapa de riesgos | Evaluación de la gestión del riesgo | Asesor (a) de control interno Profesional Especializado | Informe de seguimiento al mapa de riesgos Efectividad de los controles implementados Informe de análisis de política de gestión del riesgo. |
Todos los Procesos |
7.1.5.1 Recursos de seguimiento y medición 7.5 Información documentada 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio 9.2 Auditoria interna 10 Mejora |
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Documentos: Ver Listado Maestro de Documentos. Registros: Ver Listado Maestro de Documentos. |
LEGALES Ver Normograma NTC ISO 9001-2015 |
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* Seguimiento a la ejecución del cronograma de auditorias
* Seguimiento a controles de los riesgos identificados * Seguimiento Planes de mejoramiento * Documentación controlada del SIG * Indicadores de gestión * Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de control y seguimiento |
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| Ver mapa de riesgos | Ver Observatorio institucional |
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| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 10 | Ajustar los requisitos por auditar de acuerdo a lo establecido en la norma ISO 9001: 2015 | 2021-08-10 |
| 9 | Actualización del documento de acuerdo a la normatividad vigente | 2020-05-11 |
| 8 | Modernización de la imagen del SIG | 2019-10-15 |
| 7 | Actualización de Salidas y actividades del Planear, hacer, verificar y actuar de acuerdo a las directrices de la nueva líder del proceso. | 2019-03-01 |
| 6 | Se hace necesario modificar entradas y salidas del proceso y los respectivos requisitos de conformidad, así como actualizar las actividades del proceso y las respectivas entradas y salidas. | 2016-09-13 |
| 5 | Actualización del objetivo estratégico del proceso y del capítulo Planear - Hacer | 2014-10-21 |
| 4 | Ajustes al objetivo estratégico del proceso y las actividades | 2014-03-20 |
| 3 | Se incluyen los requisitos de las entradas y las salidas del proceso en concordancia con los parámetros de control. | 2009-08-04 |
| 2 | Se modificó el objetivo del proceso, haciendolo mas claro y concordante con sus actividades. Se incluyó la actividad de auditorías internas, trasladada desde el proceso de Medición, Análisis y Mejora. Se precisó la primera actividad y sus salidas, especificando lo que se planifica en la operación del proceso. Se incluyeron los parámetros de control relacionados con las auditorias internas | 2008-12-15 |
| 1 | Versión inicial | 2008-08-14 |
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