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CARACTERIZACION PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO

Código: CAR-CS-9
Versión: 9
Emisión: 2020-05-11

LÍDER DE PROCESO: ASESOR OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN RESPONSABLE(S): ASESOR OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
TIPO DE PROCESO: DE EVALUACIÓN

OBJETIVO: Controlar la eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión institucional, a través del seguimiento y evaluación de los controles establecidos, con el fin de garantizar que ésta se enmarque en los principios de la gestión publica, las normas constitucionales y legales vigentes y se oriente al cumplimiento de los fines esenciales del Estado

ALCANCE: El alcance del proceso involucra actividades de elaboración del plan anual de auditorías, pasando por la realización de las mismas, la administración del riesgo, la evaluación del sistema de control interno, la atención a organismos de control del estado, el análisis de riesgos hasta el establecimiento de acciones para la mejora continua.

OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO: No Aplica

RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO:

 

HUMANOS

Talento Humano competente especificado en la planta de personal (provee el proceso de Gestión Humana)

FISICOS

  • Recursos Financieros (provee el proceso de Gestión Financiera)
  • Sistemas de información y comunicación (provee el proceso de Información y Comunicación)
  • Infraestructura física (provee el proceso de Recursos Físicos)
  • Administración documental (provee el proceso de Gestión Documental)
  • Soporte y asesoría jurídica (provee el proceso de Gestión Jurídica)
  • Adquisición de bienes y servicios (provee el proceso de Contratación)
  • Bienestar y ambiente de trabajo (provee el proceso de Bienestar)  

 


DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTOR INSUMOS ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES RESULTADOS BENEFICIARIOS REQUISITOS POR AUDITAR ISO 9001-2015
Entes de Control Externo

Todos los Procesos

Normativa

Bases de datos

Sistemas de información

Resultados de auditorías internas Informes de auditorías realizadas por entes externos Resultados institucionales en planes, programas y proyectos y seguimiento a los procesos Análisis de datos de distintas fuentes Análisis de la gestión del riesgo P-H Liderazgo estratégico Asesor (a) de control interno Recomendaciones y conceptos inherentes al ejercicio del control y seguimiento. Actas de Comité Institucional de Control Interno Informes de seguimiento a la gestión institucional. Todos los Procesos

Proceso Direccionamiento

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio 9.2 auditoría interna
Entes de Control Externo

Todos los Procesos

Gobierno

Organismos de normalización

Normograma Documentación de los procesos. Informe de resultados de auditorías internas y de entes de control externo. P-H Seguimiento y evaluación a la gestión Asesor (a) de control interno Informes de auditorías internas de gestión, control fiscal y de calidad. Plan de mejoramiento evaluado. Seguimiento a los controles de los riesgos y efectividad de las acciones preventivas. Todos los Procesos

Representante de la Dirección

Proceso Direccionamiento

Proceso Medición Análisis y Mejora

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio 9.2 auditoría interna
Gobierno

Organismos de normalización

Normograma Requisitos de los estándares y lineamientos normativos Documentos del Sistema Integrado de Gestión Valores institucionales Documentos de direccionamiento estratégico institucional P-H Enfoque hacia la prevención Asesor (a) de control interno Evidencia objetiva sobre la implementación de mejores prácticas de gestión. Actividades documentadas de asesoría y acompañamiento Actas de Comité Institucional de Control Interno. Todos los Procesos

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio 9.2 auditoría interna
Entes de Control Externo

Requerimientos de información y auditoría Normatividad aplicable P-H Relación con entes externos de control Asesor(a) de control interno Profesional Especializado Información reportada Planes de mejoramiento Análisis de cumplimiento de planes de mejoramiento Entes de Control Externo

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio 9.2 auditoría interna
Todos los Procesos

Mapa de riesgos institucional Informes de auditoría Análisis de seguimiento al mapa de riesgos P-H Evaluación de la gestión del riesgo Asesor (a) de control interno Profesional Especializado Informe de seguimiento al mapa de riesgos Efectividad de los controles implementados Informe de análisis de política de gestión del riesgo. Todos los Procesos

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio 9.2 auditoría interna
Proceso Docencia

Proceso Direccionamiento

Proceso Medición Análisis y Mejora

Plan de Acción, Plan de Mejoramiento resultado de Autoevaluación Indicadores del proceso Mapa de Riesgos Encuestas de satisfacción y Estandarización y/o documentación de las actividades de acuerdo a los requisitos legales, institucionales, de los clientes y partes interesadas V Verificación en el cumplimiento del plan de acción, plan de mejoramiento resultado de autoevaluación, resultado de indicadores, de la encuesta de satisfacción, de la documentación del proceso, los controles para mitigar riesgos y acciones para maximizar oportunidades, eficacia de las acciones desarrolladas. Asesor (a) de control interno Profesional Especializado Informe de Gestión Reportes de medición Seguimiento al plan de Acción y plan de mejoramiento. Usuarios externos

Estudiante (s)

Docentes

Funcionarios

10. mejora
Todos los Procesos

Plan de Mejoramiento e informes de auditorias V Verificación de que la ejecución responda a la planificación de un programa aprobado por el Comité Institucional de Control Interno y debidamente socializado. Que los auditores internos sean competentes en educación, formación, experiencia y habilidades acorde a la auditoria a realizar. Asesor (a) de control interno Profesional Especializado Seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramientos e informes de Auditorias. Todos los Procesos

9.2 Auditorías internas
Todos los Procesos

Normatividad interna y externa que le aplique al tema a auditar, - Informes de auditorías y/o seguimientos anteriores. A Formular e implementar planes de mejoramiento, acciones correctivas y de mejora resultantes de las actividades de control, seguimiento y evaluación del proceso. Asesor (a) de control interno - Profesional especializado - Profesional universitario. Planes de Mejoramiento Todos los Procesos

Entes de Control Externo

9.2 auditoría interna 10. mejora

Documentos relacionados
Requisitos aplicables
Documentos:
Ver Listado Maestro de Documentos.

Registros:
Ver Listado Maestro de Documentos.
LEGALES
Ver Normograma

NTC ISO 9001-2015

 


  • 4.2 comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

  • 4.4 sistema de gestión de la calidad y sus procesos

  • 6.1 acciones para abordar riesgos y oportunidades

  • 6.3 planificación de los cambios

  • 7.3 toma de conciencia

  • 7.4 comunicación

  • 7.5.1 información documentada - Generalidades

  • 7.5.2 información documentada -  Creación y actualización

  • 7.5.3 información documentada - Control de la información documentada

  • 9.1.3 seguimiento, medición, análisis y evaluación - Análisis y evaluación

  • 9.2 auditoría interna

  • 10.1 mejora- generalidades

  • 10.2 mejora- no conformidad y acción correctiva

  • 10.3 mejora- mejora continua

 

 

 

LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL CNA 2015.

 

LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS CNA 2013


PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
* Seguimiento a la ejecución del cronograma de auditorias
* Seguimiento a controles de los riesgos identificados
* Seguimiento Planes de mejoramiento
* Documentación controlada del SIG
* Indicadores de gestión
* Seguimiento a los casos del Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con los servicios de control y seguimiento
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
INDICADORES
Ver mapa de riesgos Ver Observatorio institucional
http://bit.ly/oginicio



ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
ASESOR - OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
RECTOR UNIVERSIDAD - RECTORÍA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
9Actualización del documento de acuerdo a la normatividad vigente2020-05-11
8Modernización de la imagen del SIG2019-10-15
7Actualización de Salidas y actividades del Planear, hacer, verificar y actuar de acuerdo a las directrices de la nueva líder del proceso. 2019-03-01
6Se hace necesario modificar entradas y salidas del proceso y los respectivos requisitos de conformidad, así como actualizar las actividades del proceso y las respectivas entradas y salidas. 2016-09-13
5Actualización del objetivo estratégico del proceso y del capítulo Planear - Hacer 2014-10-21
4Ajustes al objetivo estratégico del proceso y las actividades2014-03-20
3Se incluyen los requisitos de las entradas y las salidas del proceso en concordancia con los parámetros de control. 2009-08-04
2Se modificó el objetivo del proceso, haciendolo mas claro y concordante con sus actividades.

Se incluyó la actividad de auditorías internas, trasladada desde el proceso de Medición, Análisis y Mejora.

Se precisó la primera actividad y sus salidas, especificando lo que se planifica en la operación del proceso.

Se incluyeron los parámetros de control relacionados con las auditorias internas
2008-12-15
1Versión inicial2008-08-14


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