ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos los documentos generados en los centros de Gastos, Oficinas y en general todas las dependencias de la Universidad y que finalizan en la tesorería con un Pago, Ingreso, solicitud de información y comunicaciones en general. 

SUMINISTRO DE INFORMACION: Información Generada desde los Consejos Superior y Académico, Secretaría General, Vicerrectorías, Fondos de Facultad,  Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Oficina de Registro Académico, Oficina de Gestión Financiera y demás Centros de Gasto.

RESPONSABLES: La responsabilidad de las actividades de este procedimiento es competencia de la Oficina financiera, Auxiliares Administrativos, Profesionales Especializados, Universitarios, Técnicos de Gestión Financiera, Entidades Financieras, Entes internos y externos.

En la Tesorería reposan todos los documentos soportes de: 

1. Pagos: Comprobantes de Egresos y Notas débito, documentos generados y soportados desde todos los Centros de Gastos, Secretaria General y Contabilidad, con sus respectivos soportes y firmas.

2. Recaudos: Comprobantes de Recaudo, Recibos de Caja y Comprobante del Cierre de Caja, documentos generados del recaudo en Cajas Satélites.

3. Ingresos: Comprobantes de Ingresos, documentos generados de las consignaciones y transferencias electrónicas que realizan estudiantes, funcionarios, contratistas y en general comunidad Universitaria, los cuales se reciben en los Fondos de Facultad, Programas, Vicerrectorías y Oficinas de la Universidad de Caldas.

4.  Legalizaciones de Avances y Apoyos Económicos:  Comprobantes de legalización, egresos, notas débito y soportados desde todos los Centros de Gastos, Secretaria General y Contabilidad, con sus respectivos soportes y firmas.

5.  Correspondencia interna y externa:  Devoluciones, Disminuciones Presupuestales, requerimientos, informes, correspondencia generada con entidades externas e internas.

6.  Traslados bancarios:  Comprobantes contables, movimientos bancarios

7.  Conciliaciones Bancarias:  Extractos Bancarios, anexos, libros auxiliares

Con lo anterior, la Tesorería custodia, controla y archiva todos los documentos soportes de pagos, egresos, ingresos, recaudos, traslados, devoluciones, legalizaciones, arqueos, portafolio de inversiones, así como comunicaciones internas y externas, debidamente archivados según las normas del Archivo General de la Nación, los cuales son trasladados al Archivo Central de la Universidad de Caldas, para su archivo final, de acuerdo con los cronogramas y la capacitación generada por parte de la Oficina de Administración de Documentos.