La Resolución No. 000747 del Despacho del Rector de la Universidad, mediante la cual se adopta el Manual de Procedimientos para la clasificación, administración y custodia de los bienes de la Universidad de Caldas, define las diligencias y documentos que debe tramitar el funcionario responsable del bien. Esta guía proporciona información aclaratoria y adicional a la Resolución. 

La pérdida de bienes por hurto, caso fortuito o fuerza mayor, se presenta cuando aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en el almacén han desaparecido y se ha declarado la imposibilidad de su recuperación como consecuencia de los eventos citados, caso en el cual se deberá agotar los trámites legales, administrativos y contables a que haya lugar. 

En cualquiera de los casos comprobados de hurto o pérdida, caso fortuito o fuerza mayor, se deberá realizar la baja definitiva de los bienes en los correspondientes registros administrativos y contables. 

Caso fortuito o fuerza mayor (Artículo 64. Código Civil Colombiano): el imprevisto al que no es posible resistir, por ejemplo: naufragio, terremoto, inundaciones, etc.

Cualquier persona o funcionario que tenga conocimiento de la pérdida, daño o hurto de un bien de propiedad de la Universidad de Caldas, tiene el deber de informar a las autoridades competentes, allegando los correspondientes documentos probatorios.

En caso de hurto o pérdida de bienes: todo Funcionario de la Universidad que tenga bienes a cargo, una vez confirmado la ocurrencia de alguno de los hechos enunciados debera: 

1. Presentar la denuncia penal ante las autoridades competentes(en la estación de policía más cercana ó en una Unidad de Reacción Inmediata “URI” de la Fiscalía General de Nación), dentro de las 48 horas siguientes al conocimiento del suceso, indicando todas las características del bien registrado en el Sistema de Inventario de la Universidad. 

2. Dar aviso a Inventarios, Vicerrectoría Administrativay Control Interno Disciplinario, adjuntando copia de la respectiva denuncia. 

3. En caso de detectarse de manera posterior a la denuncia otros faltantes, correspondientes al mismo hecho, se debe ampliar la denuncia y envíar copia a las oficinas mencionadas. 

4. Manifestar voluntariamente y por escrito al Comité Administrador de Bienes, el interés de responder o pagar el bien perdido, en las condiciones y fechas aceptadas por la Universidad. 

5. Pagar el valor no reconocido por la aseguradora (deducible) en la indemnización, una vez se emita pronunciamiento por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario sobre la responsabilidad de la persona. 

6. Para efectos de la reclamación ante la compañía de seguros, la persona responsable del bien hurtado, deberá adjuntar los siguientes documentos: copia del denuncio respectivo, dos (2) cotizaciones de un equipo idéntico o equivalente, copia de la factura histórica o acta de ingreso a inventario, donde se indique claramente las características del equipo hurtado, valor y fecha, documento que deberá estar firmado por el responsable.